Las ventajas de un software de gestión integral

IDEAS Y TENDENCIAS
Las ventajas de un software de gestión integral
JOSEBA FÍNEZ, director de Marketing de Solmicro
www.solmicro.com
En tiempos difíciles, la correcta gestión
de todas las variables que afectan a
nuestro negocio y la optimización de
nuestros recursos son esenciales para ser competitivos y productivos. Las
nuevas tecnologías son casi siempre la
forma más rápida de incrementar productividad y competitividad, y avanzar
conforme a las exigencias del mercado
sin acusar sus típicos vaivenes. Pero en
el siglo XXI ya no bastan los clásicos
programas ofimáticos o de contabilidad que resuelven necesidades aisladas, ahora las empresas demandan
programas de gestión (también llamados ERPs) capaces de acometer con
éxito todos los procesos de negocio
de una organización.
En la empresa, lo más habitual es
que cada área utilice programas dis-
tintos para procesar la información y
la interacción entre dichos programas
suele ser escasa. Con un software de
gestión integral, cada departamento
tendría acceso a datos centralizados y
constantemente actualizados, lo que
facilitaría tanto la búsqueda de información por parte de cualquier usuario
como la coordinación entre las distintas áreas de la empresa.
De igual forma, el software de gestión integral contribuye a establecer
un método de trabajo sistemático y
ordenado. En consecuencia, se reducen los tiempos empleados en tareas
cotidianas y se evita la ejecución de
trabajos duplicados y los errores en el
manejo de datos gracias a integración
automática de información en todos
los procesos del negocio. En resumen,
y como ya decíamos, mejoramos de
forma notable la productividad de
nuestra compañía.
Sin embargo, no vale cualquier programa de gestión ERP para cualquier
empresa. El sector que nos compete
tiene sus propias necesidades y a la
hora de elegir hay que decantarse por
un software que se adecue a nuestra
problemática. En este caso, un programa de gestión que pueda ofrecer
soluciones reales a todas las empresas de selección de personal, departamentos de RR.HH., ETTs o consultoras
dedicadas a la elaboración de estudios de mercado y opinión pública.
Un software ERP que nos permita
gestionar de forma rápida, sencilla y
con información siempre actualizada
todo lo referente a presupuestos, características contractuales (así como
el estado de los mismos y la vigilancia
de sus renovaciones), gestión documental, de contactos y de bases de
datos, órdenes de trabajo, gestión
de perfiles profesionales, control de
absentismo laboral, evaluaciones
de desempeño, planes formativos,
servicios médicos (reconocimientos,
partes de accidentes, vacunaciones,
análisis…) y, por supuesto, todo lo referente a la contabilidad y facturación
de la propia compañía.
Los programas de gestión más avanzados también son capaces de ofrecernos de forma gráfica y muy visual
completos análisis de rentabilidad,
así como estadísticas de todo tipo
o búsquedas inteligentes a partir de
información permanentemente actualizada, lo que nos permite tomar,
con la máxima agilidad y con datos
siempre contrastados, decisiones que
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afectan al día a día de nuestro negocio o responder en el menor tiempo
posible a las necesidades y exigencias
de nuestros clientes. Mantener toda
esta información al día es una tarea
ardua y complicada si no contamos
con la ayuda de las nuevas tecnologías. Una buena solución es adoptar
un software de gestión integral que
automatice todos estos procesos y
que está perfectamente adaptado a
las necesidades del sector.
IDENTIFICAR LAS NECESIDADES
REALES, CLAVE PARA EL BUEN
FUNCIONAMIENTO DEL FUTURO
ERP
No siempre es sencillo dar este paso,
pero las compañías que ya lo han hecho han comprobado en poco tiempo
cómo su funcionamiento y eficiencia
mejoraban notablemente. También es
cierto que renunciar a una metodología a la que estamos acostumbrados
para incorporar y aprender a utilizar
un nuevo sistema informático puede
llegar a ser un proceso traumático si
no se hace con todas las garantías.
Por esa razón, tan importante como
asumir la necesidad de este cambio es
dar con un fabricante de que garantice un proceso de renovación lo más
rápido y cómodo posible.
Las ventajas que nos proporciona la
incorporación de un programa de
gestión ERP son innegables pero, una
vez asumido el cambio, se abre ante
nosotros un abanico de posibilidades,
desde las ofrecidas por las grandes
multinacionales del software de gestión hasta las compañías que, por no
pertenecer a ese reducido grupo, son
menos conocidas.
Cuando se trata de implantar un nuevo software de gestión, un programa
que va a afectar a todas las variables de
nuestro negocio, la clave es contar con
una voz experta que esté siempre disponible, antes, durante y después del
proceso de implantación de las nuevas
tecnologías. Porque además de apostar
por un producto vanguardista, potente,
completo y flexible, es necesario ponerse en manos de fabricantes y consultores capaces de entender sus necesi-
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dades y problemas concretos, capaces
de analizar a fondo la situación real de
sus futuros clientes, desde el número
de empleados a las formas internas de
funcionamiento o las tecnologías de las
que dispone, así como, por supuesto,
conocer a fondo el sector de actividad
en que desarrolla su negocio. Sólo así
no correremos riesgos y estaremos incorporando las herramientas que, en la
práctica, vamos a utilizar, sabiendo que
estarán adaptadas a nuestras necesidades y que su manejo será sencillo.
Otro punto a favor será la posibilidad
de evolución tecnológica del programa de gestión para evitar que quede
obsoleto y, si es posible, evitar la dependencia de terceros en la realización
de nuevos posibles desarrollos, con
lo que ganamos en independencia y
agilidad y evitamos gastos añadidos.
En este sentido, es muy interesante
contar con el código fuente de la aplicación, aunque son muy pocos los fabricantes que lo ofrecen.
La implantación de un programa de
gestión ha dejado de ser conveniente
para convertirse en una necesidad de
primer orden. Una herramienta inestimable para el control y coordinación
de todos los recursos y un aliado en
la toma de decisiones en tiempo real;
una herramienta única para ser más
eficientes y un paso necesario si lo
que queremos es ser competitivos en
un mercado cada día más global.\
La correcta gestión de todas las variables que afectan al
negocio y la optimización de los recursos son esenciales para
ser competitivos y productivos, y las nuevas tecnologías son
la forma más rápida de incrementar esos parámetros
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