cómo maximizar su visita a una feria internacional

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CÓMO MAXIMIZAR SU
VISITA A UNA FERIA
INTERNACIONAL
La principal razón que hace de las ferias una herramienta fundamental para hacer
negocios y establecer relaciones empresariales duraderas reside en su capacidad,
única, de permitir el FACE 2 FACE, poner la oferta y la demanda frente a frente, establecer lazos, discutir ideas y soluciones y, sobre todo, incrementar el proceso de
networking.
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¿QUÉ NOS MOTIVA A VISITAR UNA FERIA?
Además de crear oportunidades de negocio, existen otros
motivos por los que es importante visitar una feria, ya
que:
• Son útiles para obtener información acerca de
novedades; las ferias permiten al público asistir “en vivo
y en directo” a las demostraciones y presentaciones de
nuevos productos y/o servicios.
• Permiten preseleccionar las empresas que nos
interesan y hacer compras/negocios “cara a cara” con
el vendedor.
• Nos permiten validar las características de los
productos o servicios antes de comprarlos.
• Facilitan comparaciones de precios.
• Permiten ampliar nuestro conocimiento, porque
también ofrecen la posibilidad de asistir a talleres
y seminarios, que son fuentes indiscutibles de
información acerca de las tendencias y la evolución del
sector.
• Crean oportunidades de negocio y estimulan nuevas
ideas
¿Conocer novedades? ¿Soluciones a su problema? Sea
como sea, defínalo de forma SMART.
• Ofrecen información relevante para valorar las
posibilidades de una futura participación como
Sea su objetivo específico, mesurable, alcanzable,
expositor.
realista y en un tiempo definido, solo así podrá evaluar
el retorno del tiempo invertido y los negocios generados.
Pero, sobre todo, nos permiten encontrar “Soluciones a
Una vez definido el objetivo, es necesario planificar la
nuestras necesidades”.
visita a una feria determinada, por lo tanto el siguiente
paso será:
Sin embargo, y para que nuestra visita tenga éxito, es
necesario planificarla con antelación, y establecer un
objetivo previo.
1. Seleccionar la mejor feria que se ajusta a sus
objetivos, y recuerde que no siempre cantidad
equivale a calidad. Vea el perfil del expositor y
Todos sabemos que el tiempo utilizado fuera de nuestra
del visitante, los sectores de exposición, datos
oficina es precioso y, especialmente en la actual
estadísticos, etc. Tras una primera búsqueda
coyuntura económica, debemos aprovecharlo de la mejor
contacte con el organizador, la mayor parte de los
manera posible. Honoré Balzac decía que “el tiempo es
promotores tiene páginas web disponibles que
el único capital de quienes solo poseen la fortuna de su
pueden ofrecer toda la información que se necesita;
inteligencia”. En mi opinión, una de las mejores formas
por otra parte también existen organizadores que
de aprovechar nuestro tiempo es, sin duda, la visita a una
desarrollan programas de Hosted Buyers que podrán
feria, siempre y cuando sepamos organizar nuestra visita
proporcionarle una elevada rentabilidad siempre
para lograr el resultado deseado.
y cuando se ajusten al perfil de la candidatura
del visitante deseado. Cruce la información
Así, uno de los primeros aspectos a considerarse consiste
disponible con alguien que ya haya estado presente,
en definir un objetivo, claro y específico: ¿Compras?
pídales su opinión. A veces no son las ferias de
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PUBLI
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mayores dimensiones las más interesantes o las
ahorrar en tiempo y dinero, pues evitará colas
más importantes. Hoy en día existe el concepto de
e incomodidades a la entrada de la feria y,
microferia, un evento muy profesional y especializado
probablemente, si el evento tiene un precio
en los subsectores en los que podrá encontrar la
de entrada, el mismo puede reducirse, o
“solución a su problema” y así cuadrarla con su
eventualmente, como forma de incentivo, no tener
objetivo.
ningún coste.
Por otra parte, estando registrado podrá tener
2. Haga su registro con antelación
acceso anticipado a otras informaciones sobre el
Una vez seleccionada la feria en cuestión, haga
evento, ofertas, programas educacionales, fechas de
su registro previo como visitante profesional de
reuniones con empresas, condiciones especiales de
forma anticipada, la mayoría de los certámenes
alojamiento, actividades paralelas, eventos sociales
ofrece esta funcionalidad que le permitirá
de networking, etc.
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Así, le permitirá mantenerse actualizado
sesiones educativas, formación que pueden ser
permanentemente y en conexión directa con el
importantes para su actividad— o incluso eventos
evento en el que pretenda participar, facilitando la
sociales que le permitirán estimular el networking.
organización de su tiempo.
Valore y estudie previamente cada empresa a la
que pretende visitar.
3. Preseleccione y defina “a quien quiero ver” y “a quien
debo ver”
4. Pida una cita o reunión, tome la iniciativa.
Desde el momento que se confirma el registro
Tras la preselección de las empresas en las que
previo, solicite información al organizador sobre los
está interesado, pida una cita para una reunión
expositores presentes, o acceda a la información
con los responsables, así tendrá ocasión de hablar
online para seleccionar los expositores a los que usted
directamente con la persona con quien desee y que
pretende visitar.
esté cualificada para “solucionar su problema” y, por
En función del perfil de cada empresa presente y
otra parte, la empresa también podrá prepararse de
según su objetivo e interés particular, seleccione
forma conveniente y anticipadamente para ofrecerle
aquellas a las que “obligatoriamente” “quiere ver”
las mejores soluciones. Por otra parte, es habitual que
para generar negocios y las que “debe ver” para sacar
las empresas participantes envíen información antes
ideas, soluciones, experiencias, etc.
del evento a sus contactos, así como invitaciones
Busque más información e investigue sobre
para distintos eventos realizados durante la feria.
las empresas a las “que quiere ver”. Vea si
Aproveche estos datos para valorar su interés y
proporcionan experiencias, demostraciones de
concretar una fecha para reuniones y establecer
productos, novedades —muchas empresas ofrecen
contactos.
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5. Organice su visita y desarrolle un guión.
Defina el tiempo que pretende emplear en cada
sociales, porque seguramente no querrá perder la
oportunidad de desarrollar su networking.
reunión, eso le permitirá gestionar su visita y crear una
agenda previamente.
6. Reserve su viaje y alojamiento con antelación.
Consulte el plano de la feria e identifique la ubicación
Los organizadores le facilitarán información sobre el
de los expositores a los que pretende visitar por orden
viaje y hoteles recomendados, así podrá compararlos
de agenda y desarrolle un guión.
con los precios obtenidos previamente, de modo que
No se olvide considerar el tiempo necesario para
podrá reservar la opción que más se ajuste a sus
las actividades paralelas, formación, eventos
necesidades y presupuesto.
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DOS FERIAS EN UNA!!
16ª edición
4ª edición
ESTE AÑO EN GRANADA, 3/5 OCTUBRE
16 EDICIONES EN 9 PAISES MEJORANDO CADA AÑO
¿En qué destacan MITM y CULTOURFAIR?
Nunca hay más expositores que compradores.
Se selecciona a los compradores en base a su potencial de negocio, aprobando
tan solo un 30% de las solicitudes recibidas.
Las citas de negocio son individuales. No hay presentaciones en grupo en los
stands.
No son ferias de puertas abiertas. Todos los participantes están pre-registrados y
no se permiten visitantes.
Se garantizan 20 citas con los compradores invitados.
Más oportunidades de negocio durante las funciones sociales: una recepción de
bienvenida, tres coffee breaks, un almuerzo, una cena de clausura y un brunch.
Con el objeto de seguir mejorando, los participantes evalúan el evento como
“excelente”, “bueno”, “aceptable” o “malo” en relación a las oportunidades de
negocio.
MEDIO ASOCIADO
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En ocasiones, el organizador facilita el traslado
DÍA D – ON SITE
del aeropuerto y de los hoteles oficiales en las
proximidades.
– Prepárese
Antes de iniciar las reuniones previamente marcadas,
ambiéntese, detecte novedades, actitudes, localice
e identifique las empresas a las que “quiere ver”
y “debe ver”, así podrá apreciar los productos o
servicios sin presión, identificar oportunidades, prever
prioridades y “absorber” información que podrá serle
útil más tarde.
Del mismo modo, procure oportunidades de networking,
muchas empresas y el propio organizador realizan
recepciones, presentaciones dentro y fuera de la feria,
participe, establezca contactos con todo el stakeholders
y leaders, recoja tarjetas de visita e incremente su red de
contactos.
Aproveche el final del día para visitar las empresas a las
que “debe ver”, normalmente eso se hace de forma más
tranquila, además hay más disponibilidad para establecer
un contacto sin necesidad de una cita previa.
Tito Maiorescu decía “Tenga cuidado con el día siguiente
al éxito”. En ese sentido recuerde que, tras su regreso
del certamen, todo puede caer por tierra si no hace un
correcto follow-up de los contactos y oportunidades que
surgieron.
Después de la feria, verifique si ha alcanzado sus
objetivos, valore el coste/beneficio de su visita y si
la misma tendrá un efecto positivo en su negocio;
compare el coste y el tiempo necesarios para obtener
la misma información y negocios caso no hubiese
visitado la feria.
Planifique ahora lo que va a hacer con la información
obtenida, realice un informe detallado de su visita,
organice el material recibido, clasifique los contactos
por orden de importancia, asegúrese de que recibirá
la información solicitada, pida una cita y confirme
las reuniones tras la feria, agradezca las reuniones
y envíe presentaciones de su empresa y, por último,
manténgase en contacto periódicamente con todos los
contactos realizados durante la feria. Desarrolle y ponga
en práctica un plan de acción y no olvide que solo
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ferias de negocios son, sin duda, la mejor herramienta de marketing que las empresas
“ Las
tienen a su disposición: no obstante, si no planificamos con mucho criterio nuestra
participación, no lograremos el retorno deseado
”
existen tres cosas en la vida que no vuelven atrás, la
flecha lanzada, la palabra pronunciada y la oportunidad
ANTÓNIO MANUEL BRITO, CEM, CMP
perdida.
Consultor internacional en gestión y marketing
Las ferias de negocios son, sin duda, la mejor
de ferias y eventos
herramienta de marketing que las empresas tienen
abrito@newevents.com.pt
a su disposición: no obstante, si no planificamos con
mucho criterio nuestra participación, no lograremos
el retorno deseado y, además, corremos el riesgo de
transformar una inversión productiva en un coste
innecesario.
Planifique los objetivos y calcule los resultados, verá que
las ferias que visita o participa son fundamentales para
incrementar sus negocios y establecer relaciones a largo
plazo.