POLÍTICAS RELATIVAS A PROYECTOS INFORMÁTICOS A. Generales 1. En virtud de que en el PETI se ha trazado -a partir de objetivos estratégicos- el rumbo que deberá seguir la institución en un período determinado, los usuarios procurarán prestar toda la colaboración para su cumplimiento. 2. Estas políticas se sustentan en el Manual de Normas Técnicas de Control Interno Relativas a los Sistemas de Información Computarizados. 3. Toda modificación sustancial, desarrollo o adquisición de Sistemas de Información Computarizados (SIC), de acuerdo con el criterio del DTIC, debe estar contemplada en el Plan Estratégico en Tecnologías de Información (PETI). 4. El Tribunal Supremo de Elecciones definirá la prioridad de los proyectos informáticos, para lo cual el Comité Gerencial de Informática (CGI) brindará la respectiva asesoría y se deberán incluir en la cartera de proyectos del PETI. 5. Todo proyecto informático deberá estar a cargo de un administrador, bajo el ámbito funcional del Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos (APGGP) del DTIC, quien junto con el usuario principal, actuará como contraparte y representarán al Tribunal Supremo de Elecciones frente a la empresa contratista en su ejecución. 6. Los proyectos informáticos usarán recurso humano conforme a las solicitudes de servicios (esquema matricial) que se formulen a las diferentes unidades administrativas. Solo en proyectos de alto impacto institucional, si el Superior así lo considera, se asignarán recursos permanentes (esquema por proyecto). 7. El administrador en todo proyecto deberá realizar la “evaluación posterior” a partir de la aceptación a satisfacción brindada por el órgano fiscalizador, la cual hará en un periodo razonable que para cada caso fijará el CGI. 8. El DTIC, por medio del Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos (APGGP), brindará información sobre la ejecución de un proyecto a solicitud del órgano fiscalizador para los efectos propios de su función. B. Necesidades que surjan al margen del PETI 9. Si posterior a la aprobación del PETI por parte del TSE, el usuario identifica necesidades adicionales de hardware, software y/o sistemas de información computarizados, las justificará amplia y razonadamente (justificación del usuario), a más tardar el 15 de enero de cada año, ante el DTIC, para su valoración y criterio. 10. El DTIC, en su calidad de Secretaría Técnica del CGI, valorará las necesidades presentadas por los usuarios y realizará el respectivo dimensionamiento conforme a la aplicación de la “Guía Complementaria”. 11. Si la necesidad presentada por el usuario requiere para su implementación e implantación la participación de terceros (personas físicas o jurídicas), se trasladará el resultado con su dimensionamiento al CGI para que se ordene el respectivo estudio de factibilidad. 12. En los casos en que la necesidad presentada por el usuario corresponda a la adquisición de un bien tecnológico informático que no involucre un desarrollo o modificación de un sistema informático computarizado, el DTIC brindará las condiciones técnicas y el dimensionamiento al CGI para que se ordene el 2 respectivo estudio de mercado. 13. Si la necesidad presentada por el usuario corresponde a un desarrollo o modificación no sustancial que resulte atendible con el recurso profesional-técnico informático del DTIC, éste presentará informe al CGI para su conocimiento y lo incorporará dentro de sus procesos ordinarios. Si del resultado de la valoración se determina que se requiere la adquisición de bienes tales como los definidos en el punto 12, se procederá de acuerdo con lo expuesto en ese aparte en cuanto a estos bienes. 14. El DTIC presentará al CGI el análisis de los requerimientos de los usuarios, con sus respectivos resultados, a más tardar en marzo de cada año. 15. El CGI, con base en los resultados de los dimensionamientos de las necesidades de los usuarios, definirá las guías para el estudio de factibilidad correspondiente, y a más tardar en abril de cada año recomendará al Tribunal que la OPT proceda a realizar el estudio respectivo, según las prioridades propuestas. Se comunicará el acuerdo tomado a más tardar el 15 de mayo de cada año. 16. La OPT deberá presentar la CGI los resultados de los estudios a su cargo a más tardar el 2 de enero de cada año, y éste, a más tardar el 15 de ese mismo mes, recomendará al Tribunal su decisión, a efecto de que si es positivo se incorporen en el PETI, proponiendo la prioridad del caso y el nombramiento de su administrador. El TSE comunicará lo acordado a más tardar el 31 de ese mes. 17. Una vez aprobados los estudios por el TSE e incorporados en la cartera PETI, el DTIC, a través de la APGGP, conjuntamente con el administrador del proyecto y el usuario, elaborarán las especificaciones y el respectivo plan de ejecución, el cual se elevará a aprobación del CGI y a conocimiento del CEPEI a más tardar el 31 de marzo. 3 18. El DTIC deberá presentar dentro de su POA a la Dirección Ejecutiva, a más tardar el 15 de abril, las necesidades de los proyectos incorporados en la cartera PETI, con la finalidad de que en el anteproyecto de presupuesto del año siguiente se incluyan los recursos necesarios para su ejecución. De esto el DTIC hará una presentación al CGI. C. Formulación de los planes de adquisición de hardware y software por obsolescencia 19. El DTIC, por medio del Área de Servicios de Información y Gestión (ASIG), recomendará en forma exclusiva la sustitución de activos por obsolescencia conforme al “Manual de Procedimientos, Normas y Políticas para la Planificación y Adquisición de Recursos Informáticos para el Tribunal Supremo de Elecciones”, previa valoración con el usuario de los activos que deben cambiarse, con el fin de incluir lo correspondiente en el POA respectivo. 20. Si el DTIC considera que alguna sustitución de activos por obsolescencia debe ser dimensionada como requerimiento, se procederá conforme al aparte B “Necesidades que surjan al margen del PETI”. D. Condiciones para la realización de procesos de contratación 21. Con base en el anteproyecto de presupuesto y a partir de que el Ministerio de Hacienda lo presente como proyecto de presupuesto ordinario a la Asamblea Legislativa (1 de setiembre de cada año), la Proveeduría iniciará el proceso de formulación y visado de carteles, conforme a los lineamientos definidos (ver procedimiento aprobado por el TSE en oficio N. 4031-TSE-2005 del 23/5/05). 22. Las adquisiciones relativas a los SIC que se pretendan hacer, deben incluirse en la 4 programación financiera y consecuentemente en el programa de adquisiciones proyectado anual y deberán contar con los estudios previos que justifiquen la compra. E. Abreviaturas y definición de conceptos 23. Abreviaturas APGGP: Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos ASIG: Área de Servicios de Información y Gestión CEPEI: Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional CGI: Comité Gerencial de Informática DTIC: Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones OPT: Oficina de Proyectos Tecnológicos POA: Plan Operativo Anual SIC: Sistemas de información computarizados PETI: Plan Estratégico de Tecnologías de Información TI: Tecnología de Información 24. Terminología Administrador: funcionario responsable de dirigir, organizar, planear, coordinar y controlar técnica y administrativamente el proyecto. Análisis técnico: corresponde al análisis informático de las necesidades o problemas planteados por los usuarios, realizado por el DTIC. Contraparte: constituida por el administrador del proyecto y el usuario principal, con el apoyo técnico del DTIC. 5 Estudio preliminar: es un documento bastante acabado, coherente, con información y análisis sobre variables importantes como el mercado, la tecnología, la rentabilidad financiera, económica-social y el impacto ambiental, cuyo propósito es determinar si el uso del computador y la adquisición o desarrollo del SIC es viable técnica y económicamente. Estudio de factibilidad: es un documento que contiene toda la información pertinente y el estudio de las variables del proyecto, que contempla un análisis de los diversos escenarios en que podría actuar el proyecto. Desde el punto de vista de su evaluación incorpora todos los indicadores financieros, económicos y ambientales aplicables, así como un análisis de sensibilidad sobre las variables más críticas o incertidumbres para visualizar su comportamiento y posible viabilidad. Brinda una orientación definida y justificada como recomendación, apoyada sobre un nivel aceptable de incertidumbre que facilita la toma de decisiones. Formulación de proyectos: es un proceso que tiene como objetivo analizar su dirección, objetivos, alcance, su lógica o coherencia interna, su racionalidad y su factibilidad; lo anterior antes de decidir si se ejecuta o no. Su documentación servirá de base para la toma de decisiones de los niveles gerenciales. Guía complementaria: conjunto de pasos ejecutados por el Área de Sistemas de Información para la valoración de los requerimientos de los usuarios, con el fin de determinar si la solución respectiva puede ser atendida por personal del DTIC. Justificación técnica: es el razonamiento a nivel informático por parte del DTIC sobre un requerimiento de usuario referente a adquisiciones tecnológicas informáticas que no involucran desarrollo o modificación sustancial de un sistema informático computarizado. Líder técnico: ejecuta el desarrollo informático interno del ciclo de vida del proyecto 6 con personal profesional o técnico informático de la Institución. Esta figura se presenta en los proyectos de desarrollos informáticos realizados con recursos propios. Paquetería: software ya desarrollado, existente en el mercado tecnológico, que combina la capacidad para realizar varias aplicaciones de propósito general (como procesamiento de palabras, hoja de cálculo electrónica, gráficos y presentaciones) en un programa. Plan de ejecución: define las tareas de cada actividad con su fecha de inicio y conclusión, objetivos, metas, indicadores y recursos requeridos por el administrador para gerenciar el desarrollo del proyecto. Proyecto de TI: se define como un conjunto de acciones informáticas que tienden a la simplificación, tecnificación y mantenimiento de los recursos a través del apoyo de los sistemas tecnológicos. Este conjunto de acciones, para ser considerado como proyecto informático, tiene que poseer una serie de características, a saber: • Debe ser único, no hay otro(s) funcionario(s) haciendo esa misma actividad o sea involucra hacer algo que no se ha hecho antes. El producto de cada proyecto es único. • No debe ser repetitivo. Dentro de los planes de la organización no se prevé generar otro conjunto de acciones para el mismo propósito. • Es temporal, tiene un principio y un fin en su desarrollo e implica la coordinación de elementos humanos, técnicos, administrativos y financieros; los cuales deben ser determinados desde un inicio. • Tiene un funcionario nombrado como administrador para gerenciar el proyecto. Aprobado por el TSE en sesión N. 90-2005 del 20 de setiembre, Oficio N. 5996-TSE-2005. 7