Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Co

Ministerio de Cultura de España
Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica
Fundación Pro-Rescate de Documentos
Nº de Formulario: __18______
Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica
El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos
Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción
detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción
para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales
que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de
Costa Rica.
INFORMACIÓN GENERAL
DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO
(*) Nombre del Archivo: Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL)
Formas Excluídas: _____________________________________________________________
Nombre Paralelo: _Archivo Central de la Universidad de Costa Rica
(*) Acrónimo del Archivo: CR-UCR-AUROL-
DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA
(*) Área Geográfica:
X
Iberoamérica
(*) País: Costa Rica
(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”
Provincia de:
o
o
o
o
o
o
X
Alajuela
Cartago
Guanacaste
Heredia
Limón
Puntarenas
San José
1
Provincia / 2 División Territorial (Cantón): _Montes de Oca________
(*) Municipio (Distrito): Sabanilla
Núcleo de Población Menor:
Calle: _De la entrada de las Instalaciones Deportivas de la Universidad, 100 m. este, 600 m.
norte y 50 m. oeste, frente a la Sub-estación del ICE en Sabanilla.
Código Postal: 11501-2060 San José, Costa Rica
DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO
Página Web:
http://archivo.ucr.ac.cr
Correo electrónico: aurol@cariari.ucr.ac.cr
Teléfono(s):
1. (506)2-202 6175
2. (506)2-202 6169
3. (506)2-202 6171
4. (506)2-202 6172
Fax:
1. (506)2-202 6171
2. (506)2-202 6172
Se desglosa el personal y la forma de contactarlo:
Rita Ma. Porras León
Jefe del Archivo Universitario
Teléfonos: (506) 2-202-6175
Correo electrónico: rita.porras@ucr.ac.cr
Marco A. Brenes Arroyo
Jefe Administrativo
Teléfonos: (506) 2-202-6172
Correo electrónico: marco.brenes@ucr.ac.cr
Flor de María Rodríguez Moya
Ingeniera Informática
Teléfonos: (506) 2-202-6173
Correo electrónico: flor.rodriguez@ucr.ac.cr
2
Andrey González Farguharson
Archivo Documental
Teléfonos: (506) 2-202-6171
Correo electrónico: andrey.gonzalez@ucr.ac.cr
Leonora Córdoba Roldán
Identificación y Valoración
Teléfonos: (506) 2-202-6169
Correo electrónico: leonora.cordoba@ucr.ac.cr
Ana Lucila Jaén Delgado
Archivo Fotográfico
Teléfonos: (506) 2-202-6174
Correo electrónico: lucila.jaen@ucr.ac.cr
Nuria Gutiérrez Rojas
Archivo de Planos
Teléfonos: (506)2-202-6175
Correo electrónico: nuria.gutierrez@ucr.ac.cr
DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO
Horario de Apertura: Lunes a Viernes de 8:00 am a las 17:00 horas
Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados de ley
Con previa cita se atiende hasta las 8:00 de la noche
Horas semanales de apertura: _____40 horas _______
Marque con “X”
o
o
Acceso Libre
Acceso restringido
DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Apellidos: __ Porras _____ /____ _ León _________________
Nombre: ____ Rita __________________________________
Cargo: _Jefe del Archivo Universitario
Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 01/08/1999 como funcionaria universitaria
3
HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS
TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Titularidad:
Marque con “X”
X
o
Público
Privado
Tipo de Archivo:
Marque con “X”
o Archivo General del Estado
o Archivo Notarial
o Archivo Municipal
o Archivo de Registros Públicos
o Archivo Diocesano
o Archivo de Catedral o Colegiata
o Archivo Parroquial
o Archivo de Institución Penitenciaria
o Archivo de Asociación
o Archivo de Colegio Profesional
o Archivo de Partido Político
o Archivo Empresarial
o Archivo Hospitalario
o Archivo de Centro Benéfico
o Archivo de Centro Docente
X
Archivo Universitario
o Archivo de Institución Científica y de Investigación
o Archivo de Medios de Comunicación
o Archivo de Organización Sindical
o Archivo de Organización Patronal
o Archivo de Organismo Internacional
o Archivo Bancario
o Archivo de Cámara Agraria
o Archivo de Derechos Humanos
Gestionado por:
Marque con “X”
o Administración Autonómica / territorial
o
o
X
o
o
Administración Central
Administración Local
Otras administraciones públicas
Poder Judicial
Poder Legislativo
Administración Central: __________________________
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(*) Según el Ciclo Vital:
Marque con “X”
o Archivo Histórico
o Archivo Intermedio
X
Archivo Central
o Archivo de Gestión
DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA
Reseña del surgimiento del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría
I Etapa: 1978-1990
El M.Sc. Eduardo Fournier García, coordinador de la Carrera de Archivo de la Universidad de
Costa Rica, presentó una propuesta para crear un archivo central en la Universidad. Este
proyecto fue aprobado por el Consejo Universitario en 1985, que por diversos motivos no se
materializó.
II Etapa 1990-1999
En 1990 con la creación del Sistema Nacional de Archivos, mediante la aprobación de la Ley
No. 7202 de 24 de octubre de 1990, se redefine el papel de los archivos de las instituciones
públicas el incorporarlos como miembros activos de un sistema nacional.
En acatamiento de dicha Ley, la Universidad integra por primera vez un Comité Institucional de
Selección y Eliminación de documentos en 1990 y se avoca a la realización de un reglamento
interno de archivo el cual fue aprobado en 1996. La aprobación del reglamento dio lugar a la
creación de una plaza para el incipiente archivo de la Universidad, así como la aprobación de
presupuesto para la instalación de un archivo central. En 1995 mediante el Decreto Ejecutivo
No. 24023-C, se aprueba el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
III Etapa 1999-2002
El Rector asigna al Archivo Universitario un terreno en la finca No. 3, para construir el depósito y
se aprueba el presupuesto de ¢31.5 millones de colones, para financiar la construcción.
Se crea el Archivo Universitario como una unidad ejecutora de presupuesto
El Consejo Universitario acuerda la aplicación del Reglamento de la Ley 7202 hasta tanto no se
apruebe un nuevo reglamento interno.
La Oficina de Recursos Humanos reclasifica la plaza de Jefe de Sección de Archivo a
Profesional 3
IV Etapa (2002-2007)
Una Comisión Institucional nombrada por el Rector, elevó a su consideración la propuesta para
organizar el Sistema de Archivos Universitarios (SAU).
El Consejo Universitario aprueba 5 plazas adicionales para el AUROL, con lo cual tiene 7, todas
de categoría profesional.
En el año 2004, el Consejo Universitario aprueba los lineamientos para la gestión documental
en la Universidad de Costa Rica.
5
En el año 2005 se inician los estudios para dotar a la Universidad de un software especializado
en gestión de documentos. También se inicia la elaboración de la tabla general de plazos de
conservación de documentos para las unidades académicas.
En el año 2006 se aprueba la construcción de un segundo depósito, semejante en todo al
primero.
En el año 2007 se elabora la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de las unidades
de investigación y los programas de posgrado. También la Universidad empieza a experimentar
el funcionamiento del sistema IsoSystem para la gestión documental y de Albalá para la gestión
archivística.
Fundación del Archivo:
Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): _13_/_02_/1985_
En el año 2003 se inaugura la planta física
Norma de Fundación (13 / febrero / 1985): Acuerdo del Consejo Universitario de la sesión No.
3157, artículo 8.
Supresión del Archivo
Fecha de Supresión: ______/_____/_____
Norma de Supresión:
EDIFICIO
Descripción del Edificio:
El edificio fue diseñado de conformidad con los requerimientos establecidos en el Reglamento
de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y tomando en cuenta las limitaciones
presupuestarias de la Universidad, la Oficina Ejecutora optó por el diseño de una superficie
limpia de obstáculos, de 5m de altura, con un sistema de rejillas metálicas en todo el perímetro
para el ingreso del aire y seis extractores en el techo para la salida. Las paredes son de bloque
expuesto y la superficie del piso es de cemento lujado. Las rejillas se cubren con filtros de
recambio en tela de “pelón” para contener el ingreso de polvo.
Este diseño corresponde a un sistema de ventilación cruzada o ventilación natural y “pasiva”
que facilita la renovación del aire y mantiene el depósito a una menor temperatura, esto
funciona por la misma energía que el viento produce al ingresar a través de las rejillas metálicas
ubicadas en el perímetro del edificio. El aire entra y sale por las rejillas y el aire caliente
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producido dentro del edificio asciende y es extraído por seis turbinas colocadas en la cumbrera
del techo, que giran con la misma acción del viento externo.
Metros Cuadrados de Depósito: 200 m2
(*) Metros lineales de estantería: 1.540 mts.
(*) Número de puestos de sala: ____2______
Facilidades para discapacitados:
Marque con “X”
x o Sí
o No
DOCUMENTACIÓN
(*) Metros lineales de documentos: 1540 mts
GUÍAS DEL ARCHIVO
Guías: No hay
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
Jefatura Técnica
Jefatura Administrativa
Sección de Documentación e
Información
Archivos documental,
fotográfico y de planos.
Sección de Asesoría y Promoción
de la calidad.
Unidad de Tecnologías.
Estructura Administrativa:
7
SERVICIOS TÉCNICOS
RESTAURACIÓN
Marque con “X”
Taller de restauración:
o Sí
X No
REPRODUCCIÓN.
Marque con “X”
Servicios de reproducción documental
X Sí
o No
Servicios de fotocopias
X Sí
o No
Servicios de fotografías
X Sí
o No
Servicios de microformas
o Sí
X No
Servicios de reproducciones digitales
X Sí
o No
BIBLIOTECA
Marque con “X”
Biblioteca auxiliar
o Sí
X No
8
Está en proceso de organización un acervo bibliográfico
Nº de monografías: 100 aproximadamente
Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________
9
INFORMATIZACIÓN
Marque con “X”
Funciones informatizadas:
X Sí
o No
Gestión de usuarios:
X
Sí
o No
Descripción de fondos
X Sí
o No
Lenguajes Documentales
o Sí
X No
Otra información:
En cuanto a herramientas de trabajo, el Centro de Informática introdujo el módulo de gestión
de documentos de IsoSystem, y para la descripción técnica se evaluó el sistema de gestión
de archivos Albalá. La Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones diseñó la II etapa del
archivo, la cual se construirá en el 2008.
Se están redactando los procesos técnicos y administrativos, con el fin de desarrollar un
manual de procedimientos.
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación
Denominación de la agrupación: Orgánica-funcional
Agrupación Superior: Fondo Universidad de Costa Rica
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CUESTIONARIO
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): _25___/__01____/___08___
Datos del informante:
Apellidos: ____Porras_______________________ / ___________León_____________
Nombre: _____Rita_________________________________________________
Cargo: _Jefe_______________________________________________________
FUENTE EMPLEADA:
Entrevista con la Jefe del Archivo.
Sitio Web
Informes de desarrollo archivístico, 2007 disponible en el sitio web
OBSERVACIONES
Observaciones:
Desde 1985 a la fecha, el Archivo Universitario se ha ido desarrollando, pese a las
limitaciones iniciales. Es probable que en el año 2008, el Consejo Universitario apruebe su
constitución como oficina administrativa. Se están organizando varios documentos con valor
científico – cultural, para establecerlo como una sección histórica. A partir de enero 2009 se
proyecta una ampliación de la capacidad de estantería a 3.080 m²
(*) Campos Obligatorios
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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
ARCHIVO UNIVERSITARIO
SERIES DOCUMENTALES POR DEPENDENCIAS DE LA UCR
Serie documental
Asamblea Universitaria
Expediente del Acta
Estatuto Orgánico
Congresos Universitarios
Reglamento del Congreso Universitario
Ponencias del Congreso Universitario
Resoluciones del Congreso Universitario
Comisión Organizadora del Congreso
Correspondencia del V y VI Congresos Universitarios
Tribunal Electoral Universitario
Expedientes de actas de sesiones del Tribunal Electoral
Universitario
Expedientes de elecciones universitarias
Cartas de comunicación de Ascenso de régimen
académico
Contenido
 Acta, Convocatoria, Mociones, Excusas, Correspondencia, Asistencia
Principios, propósitos, funciones y organización de la UCR. Constituye el marco jurídico de la
Universidad.
Regulan el desarrollo de los Congreso
Iniciativas sobre diferentes temas que debe abordar la Universidad en los 10 años posteriores al
Congreso, que proponen los sectores académicos y administrativos.
Lo que el Plenario del Congreso resuelve acoger y darle trámite.
Las comunicaciones que se generan desde la coordinación del Congreso y la Comunidad
Universitaria.


Orden del día, Acta, Documentos de trabajo
Carta de la unidad proponiendo la fecha para iniciar el proceso o bien una carta del Tribunal
recordando el proceso y respuesta aprobando la fecha, Solicitud del TEU al CEA, VVE, Recursos
Humanos, VD y SEP, respuestas de las unidades consultadas para la publicado del Padrón
provisional, Padrón provisional, Convocatoria de la unidad a los profesores, Convocatoria del
TEU para Asamblea Plebiscitaria, Solicitudes de modificaciones al padrón provisional por parte
de las unidades y docentes, Cambio de ubicación , Padrón definitivo, Actas de apertura de mesa y
Actas de cierre de mesa, Acta de declaratoria provisional, Registro de firmas, Declaratoria
oficial, Comunicado del nombramiento, Oficio de felicitación
Comunicado de acuerdo de la Comisión de Régimen Académico, en donde se expone el estudio de
los atestados del docente, su respectiva unidad y la categoría a la que fue ascendido de acuerdo con su
puntaje.
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Cartas recibidas
Consecutivo
Constancias de nombramientos
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del Tribunal.
Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del Tribunal
Comunicaciones sobre el ingreso de personal docente a Régimen Académico para que el Tribunal
ingrese la información en el padrón.
Contratos por licencia sabática
Contrato por licencia sabática entre el rector(a) y el docente. Al docente se le da la facultad de decidir si desea o
no participar de las Asambleas.
El Tribunal utiliza está información para incluir o excluir al docente del padrón.
Informes de fin de gestión de la presidencia del TEU
Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:
 Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas,
designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de
departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, modificaciones
de cursos, fondo de trabajo; activos fijos; acta de traspaso
Presupuesto Ordinario
Permisos sin goce de salario
Presupuesto del Tribunal Electoral Universitario, según partidas
Resoluciones de la VD de nombramientos ad honoren
pensionados
Recontrataciones
Resolución de la VD, en la que se nombra a profesores ad honoren pensionados de acuerdo con el
artículo 21 bis del Reglamento de Régimen Académico y Servicio Docente.
Se utilizan para incluir en el Padrón y son por períodos determinados
 Comunicado de la Rectoría sobre la recontratación, Acción de personal P-6 (copia), Oficio del
SEP.
Oficio de la ORH al que se le adjunta un listado del personal docente y administrativo
Reportes de movimientos del personal docente y
administrativo
Resoluciones de la VD sobre Cambio de unidad base
Consejo Universitario
Actas del Consejo Universitario
Expedientes de Actas del Consejo Universitario
Cartas enviadas por los miembros del Consejo
Universitario
Cartas enviadas por las comisiones permanentes y
especiales
Cartas enviadas por el director(a) del CU
Cartas recibidas
Dictamen de comisiones permanentes y especiales
La VD comunica al Tribunal cuando el docente se acoge a un permiso sin goce de salario; información que el
TEU utiliza para excluir al docente del padrón.
Resolución de la VD donde se autoriza el cambio de Unidad base del docente otra.
Esta información la utiliza el Tribunal para la confección del padrón
Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Universitario
 Agenda, Acta, Inventario de documentos, Gaceta Universitaria
Oficios que producen los miembros del CU en el ejercicio de sus funciones, que pueden tener o no
relación directa con el quehacer del Plenario
Oficios que producen las comisiones permanentes y especiales del CU en el ejercicio de sus funciones
Oficios que produce el director (a) del CU en el ejercicio de su función, puede tener relación directa o
no con el quehacer propio del Plenario
Consultas y solicitudes de diversa índole de toda la Comunidad Universitaria que resuelve la
Dirección o el Plenario del CU
Registro por escrito del análisis que hace la comisión respectiva, sobre el asunto por resolver.
Contiene antecedentes, observaciones y criterios especializados
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Solicitud de gastos de viaje para participar en eventos
internacionales (fracción del expediente)
Normativa Universitaria
Gacetas, Alcances,
Índices a la Gaceta
Cartas enviadas
Cartas recibidas
Expediente de personal (fracción)
Fotografías (convencionales y digitales)
Estudios Académicos
Es la asignación de recursos económicos para gastos de viaje a funcionarios universitarios
Regula aspectos administrativos, docentes, orgánico funcionales y estudiantiles en la UCR
Órgano oficial de difusión y comunicación de acuerdos, reglamentos y normas aprobados por el CU.
Oficios que produce la jefatura del CIST en el desarrollo de sus funciones
Oficios que recibe el CIST en el ejercicio de sus funciones
Contiene copias de acciones de personal, incapacidades, permisos de estudio, actualizaciones de
salarios y correspondencia varia.
Evidencia gráfica de actividades del CU, tales como Sesión Solemne, Mejores Promedios, Premio
Rodrigo Facio, Doctorado Honoris Causa
Sobre asuntos y temas tratados por el CU en el transcurso del tiempo, y sobre los cuales los miembros
del CU, la comunidad universitaria y otros usuarios externos, solicitan información constantemente.
Se elaboran con base en los acuerdos del CU y con información de otras oficinas e instancias
universitarias
Solicitudes de trámites por servicios administrativos

mantenimiento de planta física y construcción, reparación de maquinaria y equipo,
materiales, publicaciones, transportes

pago de órdenes por servicios, devolución de cheques, reintegros de caja chica, devolución
de planillas, pago de recibos telefónicos, facturas, traslado de activos fijos
Solicitudes de trámites por servicios financieros
Boletín “CU-Informa”
Divulgación de actividades y acciones que realiza el CU
Contraloría Universitaria
Informes anuales de labores
Manuales y procedimientos internos
Síntesis de las acciones realizadas por la Oficina de Contraloría Universitaria a lo largo del año.
Procedimientos de Administrativos

Procedimiento para uso de vehículo oficial asignado a la Oficina de Contraloría
Universitaria

Procedimiento para el uso y control de bienes asignados a la Contraloría Universitaria.
Procedimiento para el control de formularios, Procedimientos de Gestión

Procedimiento para elaborar y emitir procedimientos, Procedimiento para de recepción y trámite
de denuncias, Procedimiento para elaborar Manuales de procedimientos, Procedimiento para
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conformar el Manual de Auditoría, Procedimientos para la entrega de documentos a terceros
Lineamientos para la aplicación de entrevistas documentadas
Manual de comunicación de resultados, Manual de organización de la Oficina de Contraloría
Universitaria, Manual de auditorias, Manual de procedimientos de gestión
Principales objetivos y actividades que se esperan realizar
Programación de las actividades que se evaluaran en cada área de auditoría según el formato que
solicita la Contraloría General de la Republica que incluye: nombre de auditoría, prioridad, nombre de
la actividad a auditar, justificación, objetivos, procedimientos de auditoría, personal designado y
tiempo (horas) y relación o coordinación.
Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Asesor de la
Oficina de Contraloría Universitaria.
Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OCU
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OCU
Son conocidos como DI (Documentos internos), y tienen relación con trámites sobre:
 Uso de llaves, Cierre de casos que no ameritan informe, Propuestas de trabajo, Procedimientos,
Directrices
 Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de
activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos.
 Solicitud de Personal (formulario P3) (copia), Hoja de Vida, Nominas de candidatos (copia y
original ), Permisos de estudio (copia), Correspondencia (original y copia), Declaraciones juradas
(original), Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario
(impreso), Acciones de personal (formularios P6, P8 y P1) (copia), Documento de
Actualizaciones de salario, formulario P25) (copia), Cambio de Datos Anualidades y escalafón
(formulario P7), Control de Vacaciones (formulario P5) (copia), Informes de Trabajo
Extraordinario (formulario P15) (copia), Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino
(VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva (copia), Contrato de Adjudicación de Beca (copia)
 Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas,
Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados
de cuenta, Proyecto de Presupuesto, Solicitudes de bienes y servicios
 Mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, Materiales,
Publicaciones, Transportes
 Pago de órdenes por servicios, Devolución de cheques, Reintegros de caja chica, Devolución de
planillas, Pago de recibos telefónicos, Facturas, Traslado de activos fijos
Artículos elaborados por los funcionarios de la OCU con el fin de transmitir información sobre:
Normas, Procedimientos, Conceptos, Entre otra información relacionada con la administración y
gestión universitaria
El expediente se encuentra divido en tres apartados:


Planes de trabajo y formulación de presupuestaria
Planes de trabajo presentados a la Contraloría General de
la República
Minutas de sesiones del Consejo Asesor de la OCU
Cartas enviadas (consecutivo)
Cartas recibidas
Circulares internas
Expediente de activos fijos
Expedientes de personal administrativo (fracción)
Expediente de ejecución presupuestaria
Solicitudes de trámites por servicios administrativos
Solicitudes de trámites por servicios financieros
Boletín técnico de gestión y control
Expedientes de auditoría administrativa
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Informes de relación de hechos
Informes finales de auditoría administrativa
1
1. Archivo Administrativo
- Archivo General: Índice general, Hoja de asignación de trabajo (original), Oficio que da origen al
estudio (copia). Resultados y seguimientos:
 Minuta de cierre (original), Informe definitivo (original), Informe preliminar (original), Cartas
recibidas de la unidad auditada donde rechazan o aceptan el informe preliminar (copia), Cartas
enviadas a la unidad auditada en relación con el proceso. (original), Cédula de seguimiento,
Correspondencia, Cartas enviadas solicitado información (original), Cartas recibidas en el
proceso de auditoría(copia), - Marco Referencial: Normativa vigente aplicada, Resultados de
auditorias anteriores,
 2. Papeles de trabajo1
- Archivo de gestión: Programa de trabajo, Cuestionarios de control interno (original), Cédulas de
observaciones, Cédulas de pendientes, Cuadro resumen de observaciones, conclusiones y
recomendaciones, 3. Borradores: Borradores de informes preliminar y definitivo
La OCU realiza 5 tipos de auditoría: administrativa, contable financiera, de estudios especiales,
operacional y de sistemas de tecnología de información. Cuyos expedientes tienen por
procedimiento la misma conformidad. Por lo tanto su conservación será la misma en cualquier de
las auditorias.
Estudios de auditoría en los cuales se presentan acciones anómalas cometidas por algún funcionario
que ameritan un proceso administrativo disciplinario
Auditoría Administrativa
Estudios de auditoría sobre autoevaluación del sistema de control interno, rendición de cuentas,
activos fijos, vacaciones, asesorías a autoridades universitarias, evaluaciones a la gestión de las
unidades desconcentradas, construcción y mejora de la planta física e inmuebles.
Auditoría de Contable financiero
Estudios de auditoría sobre informes y estados financieros, arqueos de fondos de trabajo, toma de
inventarios físicos de bienes, inversiones transitorias, modificaciones presupuestarias, pro-puestas de
reformas a reglamentos.
Auditoría de Estudios especiales
Estudios de auditoría sobre proyectos de ley, reglamentos, régimen laboral y disciplinario,
contratación administrativa, procesos judiciales.
Auditoría Operacional
Estudios de auditoria sobre organización y administración universitaria, vinculo externo, recurso
humano, gestión académica, gestión y controles administrativos.
Auditoría de Sistemas y Tecnologías de Información
“Son los registros que el auditor mantiene de los procedimientos seguidos, las pruebas efectuadas, la documentación obtenida y las conclusiones alcanzadas
en la auditoría (…) pueden incluir: programas, análisis de sistuaciones, memorandos, cartas de confirmación y representación, extractos y copias de
documentos, tablas, comentarios preparados u obtenidos por el auditor” Jorge Lopéz Ramirez, Subcontralor, DI-034-2004, 02 de noviembre de 2004
17
Informes de fin de gestión de las unidades universitarias
Rectoría
Modificaciones internas y externas al presupuesto
Consecutivo
Solicitudes de trámites presupuestarios
Solicitudes de trámites por servicios administrativos
Liquidación de derechos labores
Informes de labores
Cartas recibidas
Expedientes de personal (fracción)
Expedientes de reglamentos
Actas de Asamblea Colegiada Representativa
Expediente del acta de Asamblea
Representativa
Convenios
Expedientes del convenio
Colegiada
Contratos
Expedientes de contratos
Informes gerenciales y de situación presupuestaria
Transferencias presupuestarias
Presupuesto ordinario y extraordinario
Distribución presupuestaria
Estudios de auditoría sobre gestión de recursos informáticos, procesos de adquisición de hardware y
software, análisis de riesgos, continuidad de servicios de información, evaluación, desarrollo,
operación y mantenimiento de sistemas de información y comunicaciones.
Instrumento administrativo donde la autoridad saliente presenta a su sucesor un estado de los asuntos
y recursos de la unidad para facilitar el cambio de directores o responsables de un forma ordenada y
coherente con el principio de rendición de cuentas
 Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre: presupuesto, proyectos de
investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas, designaciones de horas
estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de departamentos,
secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, entre otros
Oficios producidos por la Rectoría en función de sus trámites y atribuciones, incluyen circulares y
resoluciones
Apoyo económico (contenido presupuestario), Modificaciones y variaciones presupuestarias
Sobregiros, Refuerzos de partidas, Remuneraciones extraordinarias
Sobre: mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, materiales,
Publicaciones, Transportes
Trámite administrativo para la liquidación de las prestaciones laborales
Contiene información de todas las actividades realizadas por la Rectoría en un período de tiempo
determinado, generalmente un año
Oficios sobre asuntos diversos que atiende la rectoría
Copias de acciones de personal, Incapacidades, Permisos de estudio, Actualizaciones de salarios,
correspondencia
Texto y documentación concerniente al trámite para la aprobación y ejecución de reglamentos
Texto del acta
Convocatoria, Padrones, Agenda, Excusas, Correspondencia, Comunicados de acuerdos,
Publicaciones, Nombramientos de Representantes
Texto del convenio
Correspondencia sobre el convenio, Observaciones, correcciones y modificaciones al texto del
convenio
Texto del contrato
Correspondencia, Análisis y aprobación del contrato
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Estados financieros y ejecución presupuestaria
Plan presupuesto institucional
Oficina de Planificación Universitaria
Informe de labores
Informes de fin de gestión
Planes anuales operativos de la UCR
Actas del Consejo Técnico Asesor
Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las unidades académicas de investigación
Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:
 Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas,
designaciones de horas estudiante y horas asistente, Informe de acciones de personal informes de
departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio,
modificaciones de cursos, fondo de trabajo; activos fijos; acta de traspaso
Se presenta el presupuesto para cada año según las partidas que se necesitan para el cumplimiento de
las metas, objetivos y proyectos. Incluye a todas la dependencias universitarias
Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo Técnico Asesor de
la OPLAU.
Cronogramas para el proceso de formulación y
elaboración del presupuesto
Planes estratégico de las dependencias universitarias
Planes de trabajo
Expedientes de asesorías por dependencias
Formulaciones presupuestarias
Evaluaciones de programas, proyectos y actividades de
investigación
Expediente de activos fijos

Expediente de ejecución presupuestaria

Expedientes de personal administrativo y docente
(fracción)

Solicitudes de trámites por servicios administrativos

Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de
activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos.
Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas,
Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados
de cuenta, Proyecto de Presupuesto, Solicitudes de bienes y servicios
Solicitud de Personal (formulario P3) (copia), Hoja de Vida, Nominas de candidatos (copia y
original ), Permisos de estudio (copia), Correspondencia (original y copia), Declaraciones juradas
(original), Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario
(impreso), Acciones de personal (formularios P6, P8 y P1) (copia), Documento de
Actualizaciones de salario, formulario P25) (copia), Cambio de Datos Anualidades y escalafón
(formulario P7), Control de Vacaciones (formulario P5) (copia, Informes de Trabajo
extraordinario (formulario P15) (copia), Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino
(VD-PI), Contrato Dedicación Exclusiva (copia), Contrato de Adjudicación de Beca (copia)
Mantenimiento de planta física y construcción, Reparación de maquinaria y equipo, Materiales,
Publicaciones, Transportes
19
Solicitudes de trámites por servicios financieros
Cartas enviadas
Cartas recibidas
Oficina Jurídica
Expediente de dictámenes
Cartas recibidas
Cartas recibidas
Expedientes judiciales y administrativos
Expedientes de personal administrativo y docente
(fracción)
Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones
Consecutivo
Correspondencia
Expediente de comisiones institucionales a los que asiste
el Director
Informes anuales de labores
Expediente de presupuesto ordinario y extraordinario.
Expediente de presupuestos de inversiones
Informes de vacaciones
Informes presupuestarios
Normas generales y especificas de cada proyecto
Planos de construcción
Expedientes de proyectos de construcción

Pago de órdenes por servicios, Devolución de cheques, Reintegros de caja chica, Devolución de
planillas, Pago de recibos telefónicos, Facturas, Traslado de activos fijos
Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OPLAU
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OPLAU
Antecedentes, consulta, Dictamen
Solicitudes de personería jurídica, cédula jurídica, información varia
Comunicaciones de diferentes unidades académicas y administrativas
Antecedentes y escritos judiciales
Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la OEPI.
Oficios enviados y recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la OEPI.
 Correspondencia, Documentos de trabajo, Convocatoria, Agenda, Acta.
Síntesis de las acciones realizadas por la Oficina Ejecutora de Programa de Inversiones a lo largo del
año.
Presupuesto de OEPI, según partidas y correspondencia
Se conoce como "presupuesto de inversiones" a la suma de dinero que la UCR dispone utilizar dentro
de un periodo determinado para financiar la construcción de los proyectos. Presupuesto de
Inversiones, según partidas y correspondencia.
Normativa general que establecen un conjunto de reglas básicas aplicables a todas las licitaciones de
obras de la Universidad de Costa Rica excepto a las Contrataciones Directas.
Representación esquemática, a escala de los edificios construidos en la Universidad.
Un plano puede constar de una o varias láminas según la obra.
Entre las principales se encuentran: Láminas Arquitectónicas, Láminas Estructuras, Láminas
Mecánicas, Láminas Eléctrica. A su vez cada una de estas láminas tiene subdivisiones ejemplo las
Láminas Arquitectónicas se puede dividir en: Plantas de distribución, Fachadas, Cortes y detalles, a
demás estás pueden estar distribuidas en varias láminas.
 Anteproyecto de construcción (original), Vale de reserva presupuestaria (copia), Estudios
preliminares de construcción (original), Lista de asistencia de la visitas técnicas (copia), Ordenes
de Compra (copia), Informes técnicos (copia), Carteles (copia), Informe de ensayos de materiales
(original), Bitácora de inspecciones (copia), Contratos por servicios profesionales (original),
20
Libro de bitácoras de inspección
Vicerrectoría de Acción Social
Informes de fin de gestión
Informes anuales de la VAS
Expediente de Actas del Consejo Académico
Cartas enviadas
Cartas recibidas
Discursos pronunciados en diversas actividades
Informes de avances del proyecto (original), Acta de recepción provisional (original), Finiquito
de la obra (original), Correspondencia
Anotaciones que hacen los inspectores o contratista durante todo el proyecto, contiene la fecha, firmas
y sello
Síntesis de las acciones realizadas por la VAS
 Convocatoria, Agenda, Acta anterior , Documentos de trabajo, Acta
Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de la Vicerrectoría de Acción Social
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la Vicerrectoría de Acción Social
Alocución formal y escrita que presentan el o la Vicerrectora a la comunidad.
Entre los asuntos se pueden presentar: información general del quehacer de la VAS, felicitaciones,
temas específicos de algún proyecto, llamadas de atención u otros
Expedientes de personal administrativo (fracción)
Formularios P14 (Régimen Becario)
Informes anuales de labores de la Sección Administrativa
Informes de Comisiones en las que participan los
funcionarios de la VAS
Cronogramas de planes de trabajo para matricula de TCU
Documentos de matricula y aprobación de TCU
Encuestas de Evaluación de TCU
Expediente de proyecto de trabajo comunal universitario
Formularios para la evaluación de ascenso en régimen
académico de los profesores responsables de cada
proyecto
Guía de matrícula de TCU
Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo.
Síntesis de las acciones realizadas por la persona encargada de la Sección Administrativa al término
de un año de labores.
Síntesis de las acciones realizadas por los funcionarios (as) que participan en las diversas Comisiones
Cronograma de actividades de cada funcionario de la sección
 Boletas de matricula de TCU, Prorrogas de TCU, Cartas de conclusión de TCU, Comprobantes
de conclusión de TCU
Encuestas de proyectos, beneficiarios, estudiantes y coordinadores. Quedan cuadros que se
incluyen en el informe anual de labores
 Correspondencia (equivale a 2.79 del Informe de Selección 33-96), Formulación de proyecto,
original (equivale a 2.76 del Informe de Selección 33-96), Informes de labores de profesores
coordinadores, original, Informes de estudiantes, original (equivale a 2.84 del Informe de
Selección 33-96), Afiches, impresos, Programas de manos, impresos, Invitaciones, impresos,
Copias de recortes de periódico, Memos, original y copia, Copias de designaciones de régimen
becario, Copias de facturas, Estadísticas de satisfacción de los estudiantes que participaron en el
proyecto, original
Instrumentos para calificar la labor de acción social de los responsables o colaboradores de los
diferentes proyectos, para ascenso en régimen académico.
Proyectos de TCU que se abrieron por ciclo en las diferentes unidades académicas y horario de
21
Resultados de las encuestas de TCU
Solicitudes de exoneración del trabajo de comunal
Expediente de proyecto de Extensión Docente
Boletas de solicitud de grupos culturales
Expediente de proyecto de Extensión Cultural
Vicerrectoría de Docencia
Correspondencia
Formularios de vacaciones
Expedientes de Docentes (fracción)
Expedientes de concurso de antecedentes
Expedientes de resoluciones
Formulario VD-PI
Proyectos de innovación educacional
Centro de Evaluación Académica
Cartas enviadas
Cartas recibidas
Circulares
Informes de fin de gestión
Informes anuales de labores
Expedientes de Actas de Consejo Asesor
Expedientes de formulación y ejecución presupuestaria
(ordinario y extraordinario
Solicitudes de trámites por servicios administrativo
Solicitudes de trámites por servicios financiero
Expedientes de activos fijos
Expedientes de personal docente y administrativo
Estudios sobre temas universitarios y educativos
atención de los profesores.
Conocer los resultados de cada proyecto de Trabajo Comunal Universitario durante un año
Carta de solicitud y respuesta de exoneración del TCU
 Correspondencia, Formulación de proyecto
Controlar la programación de actividades de los diferentes grupos culturales
 Correspondencia, Formulación de proyecto
Cartas enviadas y recibidas en relación con trámites de:
 Becas docentes, Dedicación exclusiva, Dedicación extraordinaria, Licencia Sabática, Reservas de
plaza docentes, Descongelamiento de plazas, entre otros
Solicitudes de vacaciones de decanos de facultad y directores de escuelas
Documentos de:
 Dedicación exclusiva, Dedicación extraordinaria, Licencia sabática, cambios de unidad base,
solicitud de viáticos, readecuación salarial, contratos, informes
 Carta de solicitud de apertura del concurso, Cartel, Resolución , Comunicación de la asignación
de la plaza
 Carta de solicitud de modificaciones de planes, Estudio de modificación de planes y aperturas de
planes, Resolución
Propuesta de nombramiento de personal docente interino
Inscripción de proyectos presentados por docentes de diversas unidades
Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del CEA
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del CEA
En relación con trámites de:
Plazos de envío de documentación para procesos de evaluación, Explicación de procedimientos,

Agenda, Acta , Documentos de trabajo
(fracción
Con relación a:
 Estudios de universidades estatales, Factibilidad de creación de carreras, Cursos y grupos no
22
Expedientes de diseño curricular
Expedientes de modelo taxonómico
Expedientes de asesoría de procesos de autoevaluación,
acreditación y reacreditación
Expediente de proyectos de docencia, investigación y
acción social.
Informes de valoración de la actividad docente
Cuestionarios de evaluación del desempeño docente:
Informe del decano o director
Cuestionarios de autoevaluación del desempeño docente
Cuestionarios de evaluación del desempeño docente:
Informe del estudiante
Expedientes de evaluaciones docente-curso
Formularios de horario lectivo
Listas de desglose por factores del desempeño docente
Listas de profesores por evaluar
Memorandos
Expedientes de actas de la Comisión de Régimen
Académico
Expedientes académicos docentes
ponderables, Demandas de carreras, Ferias científicas
Cualquier otro estudio que se le solicite o necesite para la ejecución de sus funciones.
 Copia firmada y sellada de resolución de la VD sobre: modificación, creación, eliminación y
descongelamiento, de planes de estudio, Informe de diseño curricular, Estructura de curso,
Correspondencia
 Correspondencia, Clasificación y ubicación de las unidades en la institución, Datos estadísticos,
Estructura propuesta de reorganización, Informes, Anexos
 Carta de solicitud de asesoría, Correspondencia, Informe preliminar de autoevaluación, Informe
definitivo, Curriculum de pares externos, Planes de mejoramiento
 Inscripción del proyecto ante la Vicerrectoría correspondiente, Visto bueno de la vicerrectoría,
Correspondencia, Curricula de investigadores, Acciones de personal, Informe Final
Oficios enviados a la Comisión de Régimen Académico en el ejercicio de las funciones de la
Sección de Evaluación Académica y de acuerdo al artículo 47 del Reglamento de Régimen
Académico. Consigna la calificación obtenida por el o la docente en el ciclo lectivo.
Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica cumplimentados por los
superiores jerárquicos del personal docente sobre su desempeño.
Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica
Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica

Carta de entendimiento original, Correspondencia, original y copia, Informe de resultados de
evaluación docente (copia a VD, original se envía a la unidad académica junto con los
Cuestionarios de evaluación del desempeño docente informe del estudiante), Hoja de control de
grupos
Formulario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica para conocer el horario de
los y las docentes para la aplicación del Cuestionario del desempeño docente- Informe del estudiante.
Desglose de la calificación obtenida por el docente en didáctica, respeto a los estudiantes, entre otros
Lista de profesores por evaluar que les envía la Sección Técnica de Régimen Académico.
Nombre del profesor, unidad a la que pertenece, nota obtenida de los estudiantes, nota del superior
jerárquico, nota de autoevaluación, porcentaje total obtenido.
Notas que produce la Sección Técnica de Evaluación Académica en la que se solicita información
faltante para iniciar o continuar el proceso de evaluación.
 Agenda, Acta , Documentos de trabajo
 Fotografía, Constancia de nombramiento (original), Currículo, Carta de solicitud de ascenso en
régimen, Solicitud de documentos, Certificación de idiomas (original), Títulos (copia),
Comunicados de retiros de certificación, Pruebas documentales, Carta de la Comisión de Libros
de Texto., Guía para la presentación de obra didáctica a la Comisión de Régimen Académico
23
Boletines informativos
Unidades Académicas (Escuelas y Facultades)
Actas de sesiones de:
 Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela,
Consejo de Área, Consejo Asesor, Reuniones de
Departamento, Reuniones de Sección, Comisiones o
Coordinaciones Permanentes, Comisiones Especiales
Actas de notas
Actas de trabajos finales de graduación
Boletas de exclusión e inclusión de matrícula para
estudiantes de otras carreras
Boletas para reservación de espacio físico
Boletines
Cartas enviadas consecutivas
Cartas recibidas
Estadísticas de matrícula (simulación)
Expedientes de Actas de:
Asamblea de Facultad, Asamblea de Escuela, Consejo de
Área, Consejo Asesor, Reuniones de Departamento,
Reuniones de Sección, Comisiones o coordinaciones
permanentes, Comisiones especiales
Expedientes de activos fijos
Formulario, Guía para la presentación de obra artística*, Certificación de grado de participación
(Formulario)*, Permiso con y sin goce de salario, Resoluciones de aumentos de jornada (copia),
Licencia sabática, entre otros
Divulgación de actividades, mensajes de la dirección, artículos
Registro por escrito de lo sucedido, tratado y acordado en las sesiones de los diferentes cuerpos
colegiados
Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos
matriculados en un semestre.
Registro por escrito sobre la presentación pública que realiza el estudiante de su trabajo final de
graduación (réplica)
Formulario normalizado para que los estudiantes soliciten inclusión o exclusión de cursos en otras
unidades académicas.
Formulario normalizado de la ORI para gestionar las reservaciones extraordinarias de aulas en el
periodo de exámenes finales.
Para la divulgación de fechas y actividades importantes que realizan las unidades académicas
Oficios que producen las autoridades de escuelas y decanatos en el ejercicio de sus funciones
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de los decanatos y las escuelas
Resultado parcial provisional del proceso de matrícula ordinaria.
 Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas,
Justificación de ausencias

Expedientes de cargas académicas
Expedientes de ejecución presupuestaria


Expedientes de estudiantes (fracción)

Actas de desecho de activos fijo, Actas de inactivos, Actas de recibido de activo, Inventario de
activos fijos, Correspondencia, Boleta de registro de activos fijos.
Planes de trabajo, Correspondencia, Reportes de cargas académicas
Correspondencia, Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto, Modificaciones internas,
Reintegros de caja chica, Listados de fotocopias hechas, Solicitud y Fondo de Trabajo, Estados
de cuenta, Proyecto de Presupuesto
Fórmula de autorización de matrícula SDM-C-02, Fórmulas Intermedias, Copia del expediente,
Constancia de conclusión de TCU, Correspondencia, Fórmula de Modificación del Expediente
Académico, Boletas de inclusión y exclusión de matricula, Boleta de seguimiento del plan de
24
Expedientes de permisos con o sin goce de salario (por 10
días)
Expedientes de personal docente
(fracción)
Expedientes de proyectos de investigación
Expedientes de trabajos y actos finales de graduación
Expedientes de vínculo externo
Formularios P14 (Régimen Becario)
Fórmulas de modificación de expediente académico
Fórmulas SH2 (Reporte de horarios)
Fórmulas SH4 (Reporte de cursos a cargo de los
profesores de la Unidad Académica
Informes anuales de la Coordinación del TCU
Informes anuales de labores
Informes de fin de gestión
Informes de vacaciones
estudios, Declaración jurada, Informe de matrícula, Informe de notas, Solicitud de
reconocimiento y equiparación de estudios (cursos), Carta de Interrupción de estudios,
Adecuaciones curriculares, Sanciones
 Carta de solicitud del funcionario, Visto bueno de la Escuela, Invitación a la actividad, Respuesta
del Decanato a la Escuela, Informe de la actividad, Solicitud de viáticos
 Hoja de Vida, Incapacidades, Permisos de estudio, Correspondencia, Declaraciones juradas,
Evaluaciones académica, Reportes de investigación, Actualizaciones de salario, Acciones de
personal (formularios P6 y P8), Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25),
Cambio de Datos, Anualidades y escalafón (formulario P7), Solicitud de Personal (formulario
P3), Control de Vacaciones (formulario P5), Informes de Trabajo Extraordinario (formulario
P15), Nominas de candidatos, Reportes de vacaciones, Fórmula de Personal Interino (VD-PI),
Contrato Dedicación Exclusiva, Contrato de Adjudicación de Beca, Solicitudes de permiso con o
sin goce de salario
 Correspondencia, Propuesta de Proyecto, Avances de Investigaciones, Propuesta del Presupuesto.
 Carta de solicitud, Carta de aprobación del proyecto de trabajo final de graduación, Cartas de
aprobación del Comité Asesor, Estudio de créditos, Copia del expediente académico, Recibo de
cancelación de derechos de graduación, Constancia de no deudas, Certificación del Registro de
Delincuentes, Fotocopias de la cédula de identidad, Fórmula IE (información personal), Copia
del Acta de Graduación,
 Correspondencia, Estados de Cuenta, Proyecto del presupuesto, Recibos de dinero.
Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo.
Formulario normalizado de la ORI para realizar modificaciones de notas de los estudiantes
Formulario normalizado de la ORI para reportar horarios
Formulario normalizado de la ORI para que los nombres de los profesores que imparten los cursos
salgan en la guía de horarios.
Contiene los informes finales de los estudiante y síntesis de las acciones realizadas por las
coordinaciones de TCU
Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las escuelas, decanaturas de las facultades,
directores de departamentos, coordinadores de sección y otras autoridades, al término de un año de
labores.
Conjunto de formularios normalizados que reúnen información sobre:
 Presupuesto, proyectos de investigación, acción social y docencia, permisos, cargas académicas,
designaciones de horas estudiante y horas asistente, informe de acciones de personal, informes de
departamentos, secciones, cursos y comisiones, modificaciones de planes de estudio, entre otros
Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo
determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones.
25
Informes finales de TCU
Listas de estudiantes con condiciones especiales
Listas definitivas de clase
Minutas de reuniones de grupos de trabajo
Nóminas de graduados
Padrones de estudiantes
Planes de estudio
Programas de cursos
Sistema de Estudios de Posgrado
Actas del Consejo del SEP
Expedientes de Actas
Expedientes de Actas de la Comisión de Credenciales
Informe de requisitos para perfiles del edificio
administrativo D
Presupuesto Ordinario
Acciones de personal, (formularios P6 y P8)
Acciones de Régimen Becario (formulario P-14)
Solicitudes de apoyo presupuestario
Cartas recibidas
Estudios para la asignación de becas
Síntesis de las acciones realizadas por los estudiantes durante la realización del TCU
Listas de estudiantes con promedios bajos
Listas con los nombres de los estudiantes matriculados en los cursos
Acuerdos tomados en los grupos de trabajo de diferente índole
Formulario normalizado de la Oficina de Registro e Información. Incluye los números de carné,
números de identificación, nombres completos en orden alfabético y fecha de conclusión del plan de
estudios de las personas.
Listas de estudiantes empadronados en las carreras, ordenadas alfabéticamente
Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan y ordenan, para fines del proceso
enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos curriculares de una carrera que se consideran social y
culturalmente necesarios.
Información estructurada sobre el curso: sigla y nombre del curso, nombre del profesor, horario de
atención, temas y actividades por desarrollar, cronograma, bibliografía, normas de evaluación, etc.
Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del Consejo de Sistema de
Estudios de Posgrado
 Agenda, Excusas, Control de entrega de la agenda, Acta, Resoluciones, Documentos de trabajo,
Cartas enviadas, Cartas recibidas, Dictámenes de reconocimiento y equiparación, Modificaciones
de planes de estudio, Aprobación de Becas de estudiantes, Nombramientos Ad-honorem
Acta, Resoluciones, Comunicados, Documentos de trabajo
Informe Planificación proyectada a 4 años, tomando en cuanta el personal administrativo, docente, y
estudiantes y otros recursos con que cuentan; además, incluye la distribución del espacio que tendría
el edificio.
Formulario normalizado de la Oficina de Recursos Humanos para realizar todos los trámites de
nombramientos, derechos laborales, incapacidades, cambio de categoría, permisos, cese de funciones,
despido, etc. Incluye: identificación personal, nombre completo, número de plaza, Unidad de Trabajo,
Puesto administrativo o docente, periodo laboral, firmas, etc.
Apoyo financiero que les brinda el SEP a los Programas de Posgrado con financiamiento
complementario para la adquisición de equipo construcción, materiales, viajes.
 Cheque, Cotización, Copia de la solicitud
Oficios recibidos de unidades académicas, oficinas administrativas, Vicerrectorías y Rectoría
Se utiliza el fondo 082 para ayudar a los estudiantes a obtener beca de estudios (1), para asistir a
actividades académicas (2) o para adquisición de reactivos (3).
1La Comisión del Programa de Posgrado solicita al SEP que se le de apoyo financiero a los
estudiantes que ellos no pudieron becar. Correspondencia
26
2 Solicitud del estudiante: Invitación a la actividad, Acuerdo de la Comisión del Programa de
posgrado al que pertenece el estudiante, Aval del tutor del estudiante, Presupuesto provisional de la
actividad, Tema de relevancia social o académica Correspondencia
 3Solicitud del estudiante: Proformas de reactivos, Acuerdo de la Comisión del Programa de
posgrado al que pertenece el estudiante, Aval del tutor del estudiante Correspondencia
Expediente funcionarios administrativos (fracción)
Correspondencia de los programas de posgrados
Actas de exámenes de candidatura
Actas de notas
Actas de juramentados
Formulario para la solicitud de Constancias
Constancias
Solicitudes de apertura de cursos por programa
Fórmula de Autorización de Matrícula (Sistema
Desconcentrado de Matrícula), SDM-C-02
Fórmula de Reingreso en el recinto y en la Carrera,
Formulario IC4
Formulario de exclusiones e inclusiones
Formulario de Reporte de Horarios, SH2
Expediente de Solicitud de Graduación de Honor
Formulario para Asignación de Siglas
Listas definitivas de clases
Cartas recibidas y enviadas en el ejercicio de las funciones del SEP con los Programas de Posgrado,
con los siguientes asuntos
Informes de labores de las Comisiones de los Posgrados, Documentación referente a Simposios y
otras actividades académicas, Listas de clases, Formulario de apertura de cursos de Posgrado, Actas o
minutas de las Comisiones de Posgrado, formulario de solicitudes de presentación de exámenes
Registro que evidencia la aprobación o no de su candidatura (calificación)
Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos
matriculados en un semestre.
Formulario normalizado del SEP, para consignar los nombres de las personas que se van a graduar,
Incluye: ciclo y año, fecha, los estudiantes juramentados, código del Título, Título, número de
identificación, número de inscripción y estado de juramentación y firma del estudiante.
Formulario Interno para la solicitud de constancias de notas de ciclo anterior, reconocimiento y
equiparación de estudios de postgrado
Constancias emitidas por el SEP, a los estudiantes sobre: Notas de ciclo anterior, Reconocimiento y
equiparación de estudios de posgrado, Estudiante, para efectos de biblioteca, migración, aduanas,
Oficina de Atención Socioeconómica, Conclusión de plan de estudios, Presentación de examen de
grado, candidatura e idioma
De acuerdo con el Formulario normalizado: “formato para la apertura de cursos nuevos” se adjunta
los requisitos necesarios para la apertura de cada curso.
Formulario normalizado para que los estudiantes realicen la matrícula.
Formulario normalizado de solicitud de reingreso al recinto y a la carrera. Incluye: Nombre
completo, carné, recinto en el que se encuentra, trámite que desea realizar, ciclo de ingreso por
primera vez, firmas y sellos para su validez.
Formulario normalizado del SEP para que los estudiantes de Posgrado

Solicitud del Estudiante, Formulario normalizado de la ORI, Comprobante de entrega de
documentos, Cartas enviadas
Formulario para consignar la sigla, número de créditos y período de los cursos que imparten los
Programas de Posgrados.
27
Fórmulas de modificación de expediente académico
Nóminas de Graduandos
Formulario de financiamiento complementario
Cartas de trámite
Afiches
Boletines informativos
Expediente del proyecto del Catálogo de la oferta
académica del SEP
Informes de proyectos
Memorandos
Planes Anuales de trabajo
Expedientes de Actas de reuniones de la unidad de
Gestión, Evaluación y Seguimiento
Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de
Programas de Posgrado
Expedientes de creación o modificación de Programas de
Posgrado
Programas de Posgrado
Expedientes de sesiones de la Comisión de Programa de
Posgrado
Cartas enviadas (consecutivo)
Cartas recibidas
Informes anuales de labores
Informes de fin de gestión
Acciones de personal (formularios P6 y P8
Publicaciones gráficas (afiches, desplegables, etc)
Formulario establecido por el SEP, para que la OAF trámite la ayuda económica a los estudiantes de
Posgrados con Financiamiento Complementario.
Cartas enviadas y recibidas en relación con trámites de:
 Rotación académica, Envío de trabajos finales de graduación, Separación definitiva de
estudiantes del programa de posgrado, Traslado de carrera, Atención de estudiantes, Condiciones
de prueba
Medio masivo del quehacer y la oferta académica del SEP y de los Programas de Posgrados.
Su función es informar sobre asuntos académicos como: conferencias, presentación de tesis, asuntos
de beca y asuntos administrativos-financieros
Correspondencia, Fotografías (formato tradicional y digital), Autorización para utilizar la imagen
Textos por utilizar en el Catálogo.
Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Vinculación y Divulgación durante el
desarrollo de los proyectos que genera esta Unidad.
Solicitud o envió de información cotidiana necesaria para l trámite de asuntos de la unidad.
Objetivos, justificaciones y actividades de los proyectos por realizar en el transcurso del año en curso
 Acta, Documentos de trabajo, Convocatoria ,Agenda ,


Borradores de informes de Autoevaluaciones, Informe final de autoevaluación, Agenda las
actividades por realizar durante los 3 día de evaluación del posgrado, Dictámenes de acreditación
del CSUCA, Correspondencia
Propuesta de apertura de posgrado, Modificaciones, Dictámenes de CONARE, Evaluaciones
quinquenales, Correspondencia.
Oficios que producen las autoridades de los programas de posgrado en el ejercicio de sus funciones.
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de los programas de posgrado.
Medio masivo del quehacer y la oferta académica del SEP y de los Programas de Posgrados.
28
Convenios
Formularios P14 (Régimen Becario
Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto
Expedientes de personal administrativo y docente
Publicaciones periódicas y monografías
Solicitudes de apoyo presupuestario al SEP
Solicitudes de trámites por servicios administrativos
Solicitudes de trámites por servicios financieros
Cuestionarios de evaluación del desempeño docente informe del estudiante
Expedientes de creación o modificación de programa de
posgrado
Planes de estudio
Programas de cursos
Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de
Programas de Posgrado
Actas de notas
Expedientes de estudiantes (fracción)
Listas definitivas de clases
Invitaciones
Nóminas de Graduandos
Vicerrectoría de Vida Estudiantil
Cartas enviadas consecutivas
Cartas recibidas
Circulares
Expediente de Comisión de Admisión
Informes anuales de labores
Informes anuales de las oficinas adscritas a la VVE
Texto el convenio
(fracción)
Apoyo financiero que les brinda el SEP a los programas de posgrado con financiamiento
complementario para la adquisición de equipo construcción, materiales, viajes.
Cheque, Cotización, Copia de la solicitud
Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica o elaborado por el
programa de posgrado para ser cumplimentado por los estudiantes sobre el desempeño docente.
 Propuesta de apertura de posgrado, Modificaciones, Solicitudes de apertura de cursos por
programa, Dictámenes de CONARE. Evaluaciones quinquenales, Correspondencia.
Es un documento académico, en el que se seleccionan, organizan y ordenan, para fines del proceso
enseñanza-aprendizaje, todos los aspectos curriculares de una carrera que se consideran social y
culturalmente necesarios.
Información estructurada sobre el curso: sigla y nombre del curso, nombre del profesor, horario de
atención, temas y actividades por desarrollar, cronograma, bibliografía, normas de evaluación, etc.
 Borradores de informes de Autoevaluaciones, Informes de grupos focales, Informe final de
autoevaluación, Agenda las actividades por realizar durante los 3 día de evaluación del posgrado,
Dictámenes de acreditación del CSUCA, Correspondencia
Oficios que producen la VVE en el ejercicio de sus funciones
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la VVE
En relación con trámites de:
Matrícula Restringida, Guías de Horarios, Calendario Estudiantil, Cualquier otro trámite que se
considere de competencia de esta Vicerrectoría
 Agenda, Documentos de trabajos (originales y copias), Correspondencia (copia y original), Acta
Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil al concluir un año.
Síntesis de las labores y actividades realizadas por cada oficina perteneciente a la VVE. Los cuales
son el insumo para la elaboración de los informes anuales de la VVE y los de fin de gestión.
29
Informes de fin de gestión
Invitaciones
Minutas de Sesiones del Consejo Asesor
Expedientes de formulación y ejecución presupuestaria
(ordinario y extraordinario)
Expedientes de acreditaciones estudiantiles
Expedientes de Comisiones en las que participa el Asesor
Ejecutivo
Expedientes de Comisiones permanentes en las que
coordina el Asesor Ejecutivo
Expedientes de activos fijos
Expedientes de personal administrativo
Folletos de Guías de Horarios y Cursos
Formularios P14 (Régimen Becario)
Solicitudes de trámites por servicios administrativos
Solicitudes de trámites por servicios financieros
Expediente de la Comisiones Permanentes
Expedientes de estudios u asesorías para la resolución de
asunto estudiantiles
Boletas de inscripción al Programa de Voluntariado
Convenios del Programa de Voluntariado
Expedientes de proyectos de Voluntariado
Oficina de Registro
Certificaciones extendidas a estudiantes
Listados o libros provisionales, duplicados o erróneos
emitidos por las secciones y departamentos de la Oficina
de Registro
Actividades que organiza la Universidad y otras instituciones
Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las diferentes sesiones del Consejo Asesor
de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil en la cual participan: Coordinadores de las Unidades de Vida
Estudiantil de las Sedes Regionales, Oficinas adscritas, Asesor Ejecutivo y el Presidente de la
Federación Estudiantil.
 Formulación del Presupuesto, Transferencias y modificaciones, Servicios de apoyo, Estados
Presupuestarios, Conciliaciones bancarias, Proyectos Espaciales.
Nóminas, estatutos orgánicos, actas de elección de representantes y oficios sobre los estudiantes
acreditados de las diferentes Unidades Académicas, así como de las Sedes Regionales.
Información de los cursos y horarios que se imparten por semestre en cada una de las Unidades
Académicas de la Universidad, así como las resolución de matrícula de por semestre y otros datos o
noticias de interés para los estudiantes


Casos de estudiantes,
Documentos de trabajos (originales y copias), Informes (copia), Correspondencia (copia y
original), Actas, Minutas
Formulario normalizado del Programa de Voluntariado de la VVE para gestionar las inscripciones de
los estudiantes como voluntarios.
texto del convenio
 Solicitudes de Voluntarios,Lista de voluntarios que van a participar, Informe de los voluntario
que participaron, Evaluación de cada voluntario
30
Oficina de Atención Socioeconómica
Formularios de solicitudes de beneficios complementarios
Vicerrectoría de Investigación
Cartas recibidas
Consecutivo
Informe anuales de labores por Unidad
Informes de fin de gestión
Expedientes de Actas del Consejo de Vicerrectoría de
Investigación
Expedientes de Convenios
Registro de auditores
Expediente de auditorias
Exámenes de fondo para las solicitudes de patentes
Expedientes de proyectos del Programa de Cooperación
para la acreditación. PROCOA
Informes anuales de labores de Proinnova
Boletines Girasol
Expedientes de Actas de las Comisiones Institucionales
Copias de actas de comisiones interinstitucionales
Expedientes de proyectos de cooperación externa
Memorias
Informes anuales de labores de la unidad
Informes de evaluación de las revistas científicas
Informes de evaluación de unidades académicas de
investigación
Expedientes de Actas del Comité Ético Científico
Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a).
Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del vicerrector (a).
Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la Vicerrectoría de Investigación. .
Convenio, Correspondencia, Solicitudes por trámites administrativos, Solicitudes por trámites
financieros
Formulario de información del auditor, Declaración jurada, Curriculo, Formulario de evaluación del
auditor observador, Formulario de evaluación del desempeño del equipo auditor entre otros datos
Carta de solicitud de auditoria, Plan de auditoria interna, según formato, Registro de control de
documentos entregados, Informe de auditoria, según formato, Estudio de la evaluaciones al equipo
auditor , Formulario de evaluación de la auditoria, Informe de la revisión de implementación de
acciones correctivas, según el formato establecido, Correspondencia
Análisis de los requisitos para otorgar una patente, según la legislación nacional
Correspondencia, Programa de actividades, Borrador de la propuesta, Formulario de Ensayos a
acreditar por el laboratorio, Inscripción de la actividad según el formato establecido, Formulario de
estimado de costos de acreditación entre otros
Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Proinnova a lo largo del año
Dedicados a la divulgación científica y periodística
Formularios para la presentación de perfiles de proyectos (de la entidad que este brindando el
presupuesto para realizar la investigación), solicitud de apoyo del investigador., Aval de la
Vicerrectoría de Investigación, Correspondencia
Publicación de las memorias sobre las jornadas y actividades de investigación y ferias “ exposiciones”
que realiza la Vicerrectoría de Investigación
Objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan
Cotejo del contenido de la revistas con base en Latindex (índice internacional de calidad); en el
informe se le dice a la Revista si ingresa o no en el catálogo de Latidex
Síntesis de lo realizado y lo pendiente con respecto al quehacer investigativo, a las publicaciones, al
personal, al presupuesto, al estado de los equipo entre otros
 Convocatoria, Agenda, acta , Documentos de trabajo
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Registro de investigadores
Expedientes de actividades de investigación, programas
de investigación y proyectos de investigación
Expedientes de proyectos de investigación con fondos
externos
Informes anuales de labores de la unidad
Correspondencia
Expedientes de recursos de amparo
Contratos, Convenios, Reglamentos
Informes anuales de labores de la unidad
Actas de donación local
Actas de donación del extranjero
Expediente de gastos por viajes al exterior
Registros de movimientos de gastos por proyectos de
investigación.
 Ficha del investigador, Curriculo del investigador , Publicaciones del investigador, Títulos
Propuesta de investigación, Contratos, Convenios, Fórmulas de solicitud de presupuesto de OAF,
Informes parciales y finales, Correspondencia
Propuesta de investigación, Contratos, Convenios, Fórmulas de solicitud de presupuesto FUNDEVI,
Informes parciales y finales, Correspondencia
 Síntesis de las acciones realizadas por la Dirección de Gestión de la Investigación a lo largo del
año, contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.
 Cartas enviadas y recibidas en relación con solicitudes de acompañamiento jurídico en trámites
de: Redacción y revisión de reglamentos, Redacción y revisión de convenios marco de
cooperación, Redacción y revisión de cartas de entendimiento y soluciones de conflictos en
unidades , académicas y administrativas, Trabajos finales de graduación en grado, Referencias
sobre normativa vigente
 Expediente administrativo, Informe, Relación de hechos, Sentencias
Versión final del texto
Síntesis de las acciones realizadas por la unidad de Asesoría Legal a lo largo del año, contiene los
objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.
Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para recibir donaciones locales
Formulario normalizado de la Vicerrectoría de Administración para adquirir donaciones del
extranjero
 Fórmula de solicitud del interesado, Aprobación de la VI, Carta probatoria del viaje, Acciones de
personal P8, Informe final de la actividad
Da fe de que el movimiento fue registrado en la Base de Datos.
 Copias de solicitudes de trámites por servicios administrativos , Copias de solicitudes de trámites
por servicios financieros, Informes de la base de datos, Correspondencia
Informes anuales de labores de la unidad
Síntesis de las acciones realizadas en la Unidad Técnico Administrativo de la VI a lo largo del año,
contiene los objetivos de la unidad, el personal con que cuenta y las labores que realizan.
Informes presupuestarios
Informe presupuestario, incluye: Presupuesto ordinario y extraordinario, Presupuesto de proyectos
Presupuesto de servicios de apoyo en forma global por áreas.
Unidades Académicas de Investigación (Centros, institutos, laboratorios, Estaciones Experimentales)
Actas de Asamblea de Investigadores
 Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas
Justificación de ausencias
Actas del Consejo Asesor
 Convocatorias, Agendas, Listas de Asistencia, Correspondencia, Documentos de trabajo, Actas,
Justificación de ausencias
Actas del Consejo Científico
Expediente de Actas de Consejo Asesor
Expediente de Actas de Consejo Científico
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Informes anuales de labores
Informes de fin de gestión
Afiches
Cartas enviadas (consecutivo)
Cartas recibidas
Catálogos
Formularios P14 (Régimen Becario)
Convenios
Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto
Expedientes de personal administrativo y docente
Expedientes de vínculo externo
Solicitudes de trámites por servicios administrativos
Solicitudes de trámites por servicios financieros
Informes de vacaciones
Reporte de ensayos de laboratorio
Propuestas de investigación
Expedientes de Programas, proyectos y actividades de
investigación
Expediente de proyectos de acción social
Publicaciones periódicas y monografías
Expedientes de cargas académicas
Documentos generados en el proceso de acreditación y
Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las unidades académicas de investigación, al
término de un año de labores.
Documentos de gran formato que se utilizan para difundir y promocionar actividades académicas y de
investigación.
Listados ordenados alfabética o jerárquicamente de productos académicos (catálogos de
investigaciones realizadas, publicaciones, colecciones) y de servicios (ensayos, análisis y pruebas de
laboratorio)

Correspondencia, Estados de Cuenta, Proyecto del presupuesto, Recibos de dinero
Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo
determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones.
Medio que tiene el investigador para probar un resultado. Serie de análisis que se le realizan a
determinados elementos
Formulario normalizado e impreso del Sistema de Formulación de Proyectos Institucionales de la
OPLAU.
 Formulación de Proyecto, Evaluaciones de la propuestas de investigación, Carta UAI solicitado
inscripción, Carta de la VI con aprobación del proyecto de investigación, Formulación del
proyecto de investigación con código, Cartas de recordatorio de entrega de informesl, Carta del
investigador remitiendo Informes finales o parciales a la Comisión Científica, Acta o Carta de la
Comisión Científica con acuerdo de aprobación de informes, Solicitudes de ampliación de
vigencia de proyectos, entre otros
 Formulación de Proyecto, Carta UAI solicitado inscripción, Carta de la VAS con la aprobación
del proyecto y el presupuesto asignado, Cartas de recordatorio de entrega de informes,
Solicitudes de ampliación de vigencia de proyectos, Solicitud de prorroga del proyecto, entre
otros


Planes de trabajo, Correspondencia, Reportes de cargas académicas
Expediente de solicitud de acreditación , Informes de auditorias internas y externas, Informe con
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reacreditación
Expedientes de actividades académicas y de investigación
nacionales e internacionales
Expedientes de contratación administrativa
Investigaciones “Literatura gris”
Vicerrectoría de Administración
Correspondencia
Informe anual de labores
Informe anual de labores de las oficinas adscritas a la
VRA
Informe de fin de gestión
Informes de fin de gestión de las oficinas administrativas
adscritas a la VRA
Expedientes de gestiones impugnatorias y recursos de
amparo
Expedientes de actas de Consejo Asesor y Comisiones
Expedientes de Informes Técnicos
Resoluciones
Circulares
2
las acciones correctivas, Manual de calidad, Procedimientos, Instructivos, Registros,
Correspondencia, Norma por el que se va acreditar
 Correspondencia, Invitaciones, Programas, Informes administrativos de la actividad, Listas de
asistencia, Material de difusión
 Contrataciones directas (crédito y contado), Contrataciones directas de servicio, Licitaciones
Producción textual de autoría de investigadores, coinvestigadores, directores, estudiantes, pasantes…
presentada en actividades académicas y de investigación que por diferentes razones no se publica.

Cartas recibidas y enviadas en relación con trámites de: Permisos con y sin goce de salario,
Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, Dedicación
exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras,
Modificaciones internas de presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario,
Gastos de viaje y transporte, Solicitudes de materiales, Ordenes por pago de servicios,
Administración de activos fijos, Pagos de facturas, Licitaciones, Contratos por servicios
profesionales, Contratos por servicios técnicos
Síntesis de las acciones realizadas por la VRA durante un año de trabajo.
Síntesis de las acciones realizadas por las Oficinas Administrativas adscritas a la VRA 2 durante un
año de trabajo.
Síntesis de lo realizado y lo pendiente por la VRA al término de los cuatro años de una
Administración.
Descripción escrita de lo logrado por las oficinas administrativas al término de los cuatro años de una
Administración
Procesos de contratación administrativa y recursos de amparo interpuestos contra la Vicerrectoría
 Convocatoria, Minuta, Acta, Correspondencia, Antecedentes, Recomendaciones
 Puestos administrativos, Clima organizacional, Sistemas y procedimientos
En relación con trámites de:
Permisos con y sin goce de salario, Nombramientos de personal, Autorización para habilitar plazas,
Incentivos salariales, Dedicación exclusiva, Estudios de clasificación y valoración de puestos,
Autorización de horas extras, Modificaciones internas de presupuesto, Fondos de trabajo transitorios,
Apoyo presupuestario, etc.
En relación con trámites de: Permisos con y sin goce de salario, Nombramientos de personal,
Autorización para habilitar plazas, Incentivos salariales, dedicación exclusiva, Estudios de
clasificación y valoración de puestos, Autorización de horas extras: modificaciones internas de
Oficina de Recursos Humanos (ORH), Oficina de Administración Financiera (OAF), Oficina de Suministros (OS), Oficina de Servicios Generales (OSG). A
cada una de estas oficinas se les aplicara un proceso de identificación y valoración individual.
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presupuesto, Fondos de trabajo transitorios, Apoyo presupuestario, Gastos de viaje y transporte,
Solicitudes de materiales, Ordenes por pago de servicios, Administración de activos fijos, Pagos de
facturas, Licitaciones, Contratos por servicios profesionales, Contratos por servicios técnicos,
Oficina de Administración Financiera
Cartas enviadas (consecutivo)
Cartas recibidas
Informe de labores
Minutas del Consejo Asesor de la OAF
Estados financieros
Informes gerenciales
Informes de auditoria externa
Asientos de diario
Conciliaciones bancarias
Reportes de saldos mensuales
Reportes de movimientos mensuales
Contratos de seguros colectivos
Función: Comunicar o solicitar. Contenido: Pólizas de seguros, autorización de firmas, fondos
transitorios, inversiones, transferencia presupuestarias, retención de renta, inventarios de activos
fijos, cobros, venta de formularios, fondos de trabajo, horas extras, informe de consumo de
facturación, registro de firmas, descongelamiento de plazas, inventarios, presupuesto de proyectos,
entre otros.
Función: solicitar, informar, comunicar sobre trámites financieros
Contenido: Pólizas de seguros, autorización de firmas, fondos transitorios, inversiones, transferencia
presupuestarias, retención de renta, inventarios de activos fijos, cobros, venta de formularios, fondos
de trabajo, horas extras, informe de consumo de facturación, registro de firmas,
Dejar constancia de los asuntos tratados en la reunión. Nombre de los asistentes, asuntos tratados.
Tiene la finalidad de presentar un resumen general de la situación financiera y de la ejecución y
liquidación presupuestaria Contiene: los Estados Financieros y Liquidación Presupuestaria, que
incluye: el Balance General, Estado de Ingresos y Egresos por Sección y por Clase Básica y Objeto
de Gasto, Estados de Flujo de Efectivo, tre otros
Expone los aspectos mas relevantes que inciden en la situación financiera y presupuestaria de la UCR,
mediante: un resumen ejecutivo de la situación financiera y presupuestaria, un análisis de la situación
financiera que incluye: un análisis de partidas y de razones financieras luego un análisis de la
situación presupuestaria haciendo referencia a ingresos y egresos entre otros.
Opinión de los auditores independientes sobre balance de estado de situación, estado de ingresos y
egresos, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo. Notas a los Estados financieros. Informe sobre
el control interno. Información financiera complementaria
Son los registros de todos los movimientos de las cuentas que tiene la UCR: Activos fijos, ajuste 013018, ajuste de Conciliación Bancarias, ajuste de Conciliación de Odontología, ajuste de Cuentas de
préstamos, ajuste Diferencial tipo de Cambio, ajuste diferencia de Cajeros, ajuste provisión Ctas por
cobrar, entre otros
Ajustes entre Estados de Cuenta de los bancos y lo registrado en los Asientos de Diario. Nombre del
Banco, número de cuenta, fecha, documentos pendientes de registrar, Movimientos de Contabilidad
General del banco correspondiente y Estado de Cuenta emitida por el banco.
Registra el No. De cuenta, nombre de la cuenta, saldo inicial, debe, haber, y saldo actual.
Registra No. de Asiento de Diario, fecha, No. de Cheque No. de cuenta afectada, Debe, haber y
Saldo.
Adquisición de pólizas de seguros para estudiantes, funcionarios, inmuebles.
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Contratos de seguros individuales
Formularios para el traslado de activos fijos
Modificaciones externas al presupuesto
Informes de control de presupuesto
Modificaciones internas a los presupuestos ordinarios
Solicitudes de materiales
Autorizaciones de retiro de cheque
Comprobantes de recibido conforme de cheques
Nóminas de cobro de matrícula
Oficina de Suministros
Expediente de Licitaciones Públicas
Expediente de Licitaciones Privadas
Expedientes de compras directas
Correspondencia
Expediente de importaciones
Informes de ingreso y salida de materiales de la bodega
Listas de existencias
Listas de proveedores
Expedientes de Donaciones
Oficina de Recursos Humanos
Formularios para el análisis de puestos
Boletas de inscripción de concurso interno
Boletas de concursos internos
Expedientes de personal
Adquisición de pólizas para vehículos, infraestructura física, etc.
Consigna la unidad y persona que entrega, unidad y persona que recibe y el detalle de los bienes
trasladados. Dejar constancia de que un activo de una unidad académica o administrativa se traslada a
otra.
Es un resumen de las variaciones al presupuesto después de su aprobación y ejecución
Egresos en salud, ejecución presupuestaria trimestral, viáticos al exterior, servicios especiales,
personal sustituto, plazas congeladas tanto de personal administrativo como decente, masa salarial.
Es un resumen de las variaciones al presupuesto solicitadas por las Unidades Ejecutoras. Contiene las
rebajas y aumentos de egresos por objeto de gastos, por unidad y por programa
Formulario para solicitar compra de materiales por medio de la Oficina de Suministros, contiene:
código del artículo, cantidad, descripción del artículo y precio.
Autorizar a terceros para realizar trámites ante la OAF
Detalle emisión de recibos de matrícula, desglose de los cursos matriculados por los estudiantes
Información relacionada con el puesto actual que desempeña el funcionario
Datos personales del concursante y detalle de las plazas en que esta concursando
Avisos sobre las plazas vacantes interinas