CA-PO-006 CONTROL DE DOCUMENTOS

Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
CA-PO-006
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
1 de 10
4.2.3
7. CONTROL DE
EMISIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ
CONTROLADOR DE DOCUMENTOS
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
DIRECTOR
Firma:
Firma:
Firma:
1.- Propósito
Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad.
2.- Alcance
Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión del TESCHI.
3. Políticas de operación
3.1 El controlador de documentos deberá asegurarse de que las versiones pertinentes
de los documentos aplicables se encuentren disponibles en el punto de uso, el cual
es el Portal Institucional del TESCHI.
3.2 Es responsabilidad del controlador de documentos mantener actualizadas: una
“Lista Maestra de Control de Documentos Internos” y una “Lista Maestra de Control
de Documentos Externos”.
3.3 Todos los documentos deben permanecer legibles y fácilmente identificados tanto
los originales como las copias controladas.
3.4 Los documentos de origen externo como normas, leyes, planes de estudio, etc.
deberán ser identificados con fecha de aplicación.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
CA-PO-006
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
2 de 10
4.2.3
3.5 Una vez editada una nueva revisión de un documento, el controlador de documentos
debe retirar la revisión anterior del Portal Institucional del TESCHI. De igual manera
debe hacerlo en la carpeta MANUAL DE PROCEDIMIENTOS que se encuentra en la
Oficina del Representante de la Dirección del Sistema de Calidad, previa fecha de
cancelación, firma (o antefirma) de autorización y sello de “DOCUMENTO
CANCELADO”, y archivar en la carpeta de Documento Cancelado.
3.6 Si surgiera una nueva versión de los documentos con copia controlada (CC) después
de la fecha de vencimiento, la CC se podrá destruir o conservar únicamente como
evidencia perdiendo su valor referencial con el sistema de calidad.
3.7 “Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original”,
esta leyenda la llevarán todos los documentos al momento de ser impresos.
3.8 Considerando la política anterior el TESCHI, el Controlador de Documentos, es el
único autorizado para imprimir documentos del SGC, a aquellos usuarios que
deseen tener el documento en físico, asegurándose siempre de que sea la revisión
vigente.
Tabla 1. Función del Controlador de documentos.
Documento.
Controlador de documentos.
Manual de la Calidad.
Representante de la Dirección.
Procedimientos.
Representante de la Dirección.
Planes de calidad.
Externos.
Representante de la Dirección.
Director(es) de área(s) responsables del
procedimiento.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
CA-PO-006
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
3 de 10
4.2.3
Tabla 2. Requerimientos mínimos por documento.
Documento
Requerimientos mínimos
Logotipo del Tecnológico, código, título, nombre y firmas de los funcionarios o
personal del TESCHI que elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha
de revisión y número de páginas.
Logotipo del Tecnológico, código, título, nombre y firmas de los funcionarios o
personal del TESCHI que elaboraron, revisaron y autorizaron, responsable,
Procedimientos.
referencia de la Norma ISO 9001:2008, No. de revisión, fecha de revisión y número
de páginas.
Logotipo del Tecnológico, código, título, nombre y firmas de los funcionarios o
Planes de Calidad.
personal del TESCHI que elaboraron, revisaron y autorizaron, No. de revisión, fecha
de revisión y número de páginas.
Logotipo de la Tecnológico, Título, código, numero de revisión y en el diseño de
Formatos.
formato nombre y firma de quién elaboró y nombre y firma de quien aprobó.
Sello de documento controlado (Solo en copias), se considerará las especificaciones
Documentos Externos.
o normativas que indiquen los organismos externos.
De acuerdo a las especificaciones o normativas que indiquen los organismos
externos, se aplicará de dos formas:
1. Si se permite modificaciones, deberán llevar título, código, numero de revisión y
Formatos Externos.
en el diseño de formato nombre y firma de quién elaboró y nombre y firma de
quien aprobó.
2. En caso contrario, Sello de documento controlado (Solo en copias).
Nota: Los formatos o registros son un tipo especial de documentos, pero para efectos de control se anexaron a esta tabla.
Manual de la Calidad.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
CA-PO-006
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
4 de 10
4.2.3
Tabla 3 (Revisión y autorización de documentos)
1.
4.
Tipo de Documento
2.
Elabora
3.
Manual del SGC de la Calidad.
5.
Representante de la Dirección
6.
8.
12.
16.
20.
22.
Revisa
Autoriza
Subdirector de Planeación 7.
y
Administración
Director del TESCHI
Procedimientos9.
Gobernadores.
Representante de la Dirección,
10.
Subdirector de Planeación y
Auditor Líder, Controlador de
11.
Director del TESCHI
Administración
Documentos
Procedimientos Operativos.13.
División de Lic. En
14.
Subdirectores
15.
Director del TESCHI
Administración, División de
Ing. Industrial, Recursos
Humanos y Financieros,
Recursos Materiales
Planeación y Evaluación,
Control Escolar, Culturales y
Deportivas, Depto. De Servicio
Social y Residencias
Profesionales
Formatos sin procedimiento17.
División de Lic. En
18.
Subdirectores
19.
Director del TESCHI
Administración, División de
Ing. Industrial, Recursos
Humanos y Financieros,
Recursos Materiales
Planeación y Evaluación,
Control Escolar, Culturales y
Deportivas, Depto. De Servicio
Social y Residencias
Profesionales
Formatos anexos a un
21.
Se considerarán los mismos que el procedimiento al que pertenece el formato, sin que sea
procedimiento
necesario que aparezca el cuadro de control de emisión
Instructivo de Trabajo. 23.
División de Lic. En
24.
Subdirectores
25.
Director del TESCHI
Administración, División de
Ing. Industrial, Recursos
Humanos y Financieros,
Recursos Materiales
Planeación y Evaluación,
Control Escolar, Culturales y
Deportivas, Depto. De Servicio
Social y Residencias
Profesionales
Tabla 4 (Modificaciones a documentos)
Documento
Controla el cambio
Registro para el cambio
Manual de la Calidad.
Representante de la Dirección.
Revisión de documentos.
Procedimientos.
Representante de la Dirección.
Revisión de documentos.
Instrucciones de Trabajo.
Representante de la Dirección.
Revisión de documentos.
Formatos Internos.
Quien lo elabora.
Revisión de documentos.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
CA-PO-006
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
5 de 10
4.2.3
Tabla 5 (indicación para realizar documentos y asignar códigos y fechas de emisión)
Unidad Responsable
Proceso Estratégico
Clave
Tipo de
documento
Académico
AC
Manual de Calidad
Planeación
PL
Manual de
Organización
MO
Vinculación
VI
Manual de
Procedimientos
MP
Clave
Consecutivo
Formato
MC
01 a 0n
001 a 00n
Administración de los
Recursos
Calidad
Tecnológico de Estudios
Superiores de
Chimalhuacán
AD
Procedimiento
Gobernador
PG
Procedimiento
Operativo
PO
Registro de
Calidad
RC
Formato s/proced.
FO
Formato
Electrónico
FE
Instructivo de
trabajo
IT
Instructivos de
laboratorios*
DT
CA
NA
01 a 0n
Catálogos y
manuales
Nombre Propio
Otros documentos
Nombre propio
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
CA-PO-006
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
6 de 10
4.2.3
Tabla 6. Requisitos para documentos oficiales.
Documento
Manual de la Calidad.
Procedimientos.
Instrucciones de Trabajo.
Planes de Calidad.
Base de Datos, Catálogos,
tablas, listas, criterios,
especificaciones.
Formatos.
Reglamentos.
Programas.
Registros
Requisito:
Original
Firmas en negro.
Firmas en negro
Copia
Sello de documento controlado.
Sello de documento controlado.
Firmas en negro
Sello de documento controlado.
Firmas en negro
Sello de documento controlado.
Firmas en negro
Sello de documento controlado.
Firmas en negro
Sello de documento controlado.
Firmas en negro
Sello de documento controlado.
Firmas en negro
Sello de documento controlado.
Firmas.
N.A.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
CA-PO-006
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
7 de 10
4.2.3
4.- Diagrama del procedimiento
Responsable del Documento
Involucrado en el proceso
Controlador de Documentos
Inicio
1
Define la necesidad de
un nuevo documento o
de una nueva revisión
3
2
Hace modificaciones
respectivas a la
propuesta
Revisa la propuesta
¿Se
aprueba la
propuesta?
No
4
Aprobar el documento
Si
6
5
Enviar aviso del cambio
al personal
Subir documento al
Sistema de Gestión de
la Calidad
7
Cancelar la versión
obsoleta y archivar el
nuevo documento
original
Termino
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
CA-PO-006
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
/R1;310714
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Control de Documentos
Controlador de Documentos
8 de 10
4.2.3
5.- Descripción del procedimiento
SECUENCIA
DE ETAPAS
1. Define la
necesidad de
un
nuevo
documento o
de una nueva
revisión.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.1 Se determina la necesidad de un nuevo documento o una
revisión, según el tipo de documento la propuesta se realizará
consultando los procedimientos “Elaboración y Revisión de Responsable del
Procedimientos” CA-PO-003, “Control de documentos”CA-PO-006 y Documento
“Control de registros” CA-PO-007.
2. Hace
2.1 Hacer la propuesta o las debidas modificaciones a en los formatos:
modificaciones
respectivas a
Tipo de documento
Nombre del Formato
la propuesta.
Procedimientos
Procedimiento
Instrucciones de trabajo
Instrucción de trabajo
Formatos internos
Encabezado General
Documentos internos
Encabezado de documentos
Nombre del Formato
Internos
Responsable del
Documento
3. Revisa la 3.1 El controlador de documentos revisa que el documento interno
propuesta.
cumpla con las políticas de operación y con lo indicado en las tablas 1,
Controlador de
2, 3, 4, 5, 6 y 7.
Documentos
Si la propuesta cumple con los requisitos, se pasa a la secuencia 4.
Si la propuesta no cumple con los requisitos, se pasa a la secuencia 2.
4. Aprobar el 4.1Los involucrados en el proceso firman de aprobación.
Involucrado en
documento.
el proceso
5. Subir
5.1 Se sube el documento al Sistema Electrónico de Gestión de la
documento al Calidad.
Sistema
de
Controlador de
Gestión de la
Documentos
Calidad.
6. Enviar
6.1 Informa a todo el personal sobre los cambios efectuados.
aviso
del
cambio
al
personal.
Responsable del
Documento
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
CA-PO-006
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
/R1;310714
Control de Documentos
Controlador de Documentos
9 de 10
4.2.3
7. Cancelar
7.1 Archiva el documento original hasta la edición de una nueva
la
versión revisión y cancela la versión obsoleta, según política
obsoleta
y
Controlador de
archivar
el
Documentos
nuevo
documento
original.
6.- Documentos de referencia
Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Fundamentos y vocabulario. ISO 9001:2008
COPANT/ISO 9001-2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO 90012008
NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Elaboración y Revisión de Procedimientos” CA-PO-003
7.- Registros
REGISTROS
Lista Maestra de documentos
Control
Lista de Maestra de
Documentos de
Origen Externo.
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
Hasta nueva actualización
Hasta la siguiente modificación
TIEMPO PARA
CONSERVARLO
Controlador de
documentos del
TESCHI
Controlador de
documentos del
TESCHI
CODIGO DE
REGISTRO
CA-PO-006-01
CA-PO-006-02
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
Nombre del Formato:
Código/Revisión;Fecha
1. Código del Procedimiento
CA-PO-006
3. Nombre del Procedimiento:
4. Responsable:
5. Página :
6. Referencia a la Norma ISO 9001:2008
Procedimiento
CA-PO-003-01/R1;020514
2./Revisión;Fecha:
/R1;310714
Control de Documentos
Controlador de Documentos
10 de 10
4.2.3
8.- Glosario
Controlador de documentos: Miembro de la organización que con independencia de otras
responsabilidades, tiene la responsabilidad de administrar y controlar los documentos del SGC.
Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que
afecte a la calidad de los servicios proporcionados por el TESCHI.
Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las
actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de manera
interna en el SGC Ej.: Ley Federal del Trabajo.
Documento Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran
relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas
Destrucción de Documentos: Cuando exista una nueva Revisión la anterior se destruirá.
9. Anexos
9.1 Lista Maestra de documentos Control
CA-PO-006-01
9.2 Lista de Maestra de Documentos de Origen Externo.
CA-PO-006-02
10. Control de Cambios
No. de
revisión
1
Fecha de
Actualización
31-JULIO-2014
Descripción del cambio
Se colocó el encabezado general
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.