PRO-GC-16

Revisión: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS
5/ 0APROBACIÓN
Nombre:
Elaboró:
Función:
Autorizó:
Requerimiento ISO 9001:2008: 4.2.3
Página:
Fecha: 08-07-2013
1 de 3
Lic. Ortiz Carmona Karla Danae
Firma
Responsable del Control de Documentos
Nombre:
Lic. Verónica Casanova Gutiérrez
Función:
Representante de Dirección
OBJETIVO:
Establecer un procedimiento documentado que
defina los controles necesarios para mantener un
adecuado control de los documentos del Sistema
de Gestión de Calidad.
PROVEEDORES
ENTRADAS
Áreas Internas de
la UNEVE
Código: PRO-GC-16
 Requisitos de la Norma
ISO 9001:2008
 Notificación de cambios de
Documentos Internos
 Notificación de cambios de
Documentos de
Referencia externos
Firma
ALCANCE:
El presente procedimiento es aplicable a todas las áreas
internas que cuenten con procedimientos declarados y
utilicen documentos de origen externo para la planificación
y operación del sistema del sistema de gestión de calidad.
SALIDAS
CLIENTES
 Lista maestra de documentos
internos.
 Lista maestra de documentos
de referencia externos.
 Alta , Modificación o Baja del
documento
 Áreas de la UNEVE
DESARROLLO O SECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO
Punto
Responsable Actividad
1.
Personal de la
UNEVE
(solicitante)
2.
Responsable
de control de
documentos
3.
Solicitante
Dueño del
proceso o
generador del
documento
Responsable
del control de
documentos
4.
5.
Rev. 0
Creación de nuevos documentos
Cuando se requiere generar un nuevo documento (PROCEDIMIENTOS O
INSTRUCTIVOS) ingresa a la red interna paso “calidad”, obtiene el formato
FOR-GC-16-A o bien el FOR-GC-16-F (ANEXOS) elabora el borrador del
documento considerando ANE-GC-16-A Claves y codificación de documentos, lo
envía al dueño del proceso afectado junto con el FOR-GC-16-B Formato de
notificación de cambios de documentos internos, verifica y recaba las firmas de
aceptación de las áreas involucradas de esta manera envía el nuevo documento
y el formato de Notificación de Cambios de documentos internos al responsable
del control de Documentos .
Revisa el documento, si es adecuado conforme el ANE-GC-16-B Lineamientos
para autorizar documentos lo aprueba y manda la respuesta aprobatoria al
solicitante. Si no es adecuado envían respuesta negativa al solicitante explicando
los motivos. La respuesta se envía por oficio en un plazo no mayor a tres
semanas.
Si la respuesta es negativa hace las correcciones y reenvía el documento para su
revisión y aprobación.
Deberá realizar una lista maestra FOR-GC-16-D en la que especifique la
ubicación de sus documentos pertenecientes a su área así mismo deberá enviar
original al responsable del control de documentos y conserva una copia.
Concentra las listas maestras todas las áreas con la finalidad de controlar el
orden de los documentos de cada una de las áreas.
Sube el nuevo documento a la red y actualiza los documentos afectados y
FOR-GC-16-D la lista maestra de documentos internos y FOR-GC-16-E externos.
PROCEDIMIENTO 16 “CONTROL DE DOCUMENTOS”
FOR-GC-16-A
Revisión: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS
Dueño del
proceso o
generador del
documento
6.
7.
Responsable
del control de
documentos
8.
Dueño de
proceso
9.
10.
11.
Responsable
de Control de
Documentos
Responsable
de control de
documentos
Responsable
de Control de
Documentos
y Abogado
General
12.
Responsable
de Control de
Documentos
13.
Responsable
de Control de
Documentos
14.
Responsable
de Control de
Documentos
Código: PRO-GC-16
Requerimiento ISO 9001:2008: 4.2.3
Página:
Fecha: 08-07-2013
2 de 3
Cambios a documentos existentes
Envía al responsable del proceso de control de documentos, vía oficio, la solicitud
de cambio
en el formato FOR-GC-16-B de notificación de cambios de
documentos internos, anexando el documento impreso que se va a modificar
considerando el ANE-GC-16-C Políticas para la modificación de documentos.
Envía el documento obsoleto a la carpeta “Documento Obsoleto”, actualiza la
tabla de cambios y la lista maestra. Sube el documento modificado a la red
interna paso “calidad”.
Eliminación de documentos
Cuando considera que un documento no es útil, envía FOR-GC-16-B el cual
debe venir firmado por todos los responsables de las interfaces y se envía al
responsable de control de documentos, vía oficio.
Si es aprobación, el responsable de control de documentos elimina el documento
de la red interna paso “calidad”, y envía el comunicado de aceptación vía oficio
así como el documento a eliminar a la carpeta “DOCUMENTOS OBSOLETOS”.
Realiza una FOR-GC-16-D la lista maestra de documentos internos y FOR-GC16-E externos, la actualiza siempre que hay cambios y la revisa cada seis meses
para asegurarse de que se mantiene actualizada.
Control de documentos externos
Realizan un inventario inicial de documentos externos usados en todas las áreas
y registra cada documento en el FOR-GC-16-E lista maestra de documentos
externos y verifican la vigencia de estos cada año.
Mantenimiento del sistema documental
Revisa el Sistema del SGC en el paso “calidad” el apartado de documentos
internos cada seis meses para asegurarse de que esté actualizada.
Después de la revisión realiza un respaldo en un dispositivo de almacenamiento
que permanece bajo resguardo del responsable del control de documentos.
Se encarga de mandar un original con la leyenda de documento controlado del
Manual de Calidad a cada titular de las áreas: Rector, Directores de Área,
Secretarios y Jefes de Depto., así como auditores internos y RD.
Entrega a cada responsable de procedimiento, una copia fiel del procedimiento,
anexos y formatos con la leyenda de documento controlado. El procedimiento
original con firmas se encuentra en la carpeta maestra la cual está ubicada en el
área de calidad.
TIPO DE PROCESO
GESTIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN (PA)
Rev. 0
X
GESTIÓN DE RECURSOS
(PA)
REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO
PROCEDIMIENTO 16 “CONTROL DE DOCUMENTOS”
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y
MEJORA (PS)
FOR-GC-16-A
Revisión: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS
INDICADOR DE DESEMPEÑO DEL PROCESO
INDICADOR
FORMULA
N/A
N/A
Código: PRO-GC-16
Requerimiento ISO 9001:2008: 4.2.3
Página:
Fecha: 08-07-2013
3 de 3
PERIODO
N/A
META DEL PROCESO
N/A
CÓDIGO Y TITULO DEL DOCUMENTO
DOCUMENTOS Y REGISTROS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Rev. 0
Manual de Calidad de la Universidad Estatal del Valle de Ecatepec
Norma ISO 9001:2008
ANE-GC-16-A Claves y codificación de Documentos
ANE-GC-16-B Lineamientos para autorizar Documentos
ANE-GC-16-C Políticas para la modificación de los Documentos
PRO-GC-17
Control de Registros
PROCEDIMIENTO 16 “CONTROL DE DOCUMENTOS”
FOR-GC-16-A