TEMA 5 APUNTES Archivo

UNIDAD DIDÁCTICA 5
EL PROCESADOR
DE TEXTOS
Centro Marista San Fernando - SEVILLA
Uno de los avances más importantes en la historia de la humanidad ha sido la tecnología de la
escritura. Pensemos en cómo ha evolucionado, desde su propio invento, con diferentes caracteres según la
cultura, hasta las diferentes técnicas empleadas, la invención de la imprenta, la máquina de escribir y, más
recientemente, el uso generalizado de los procesadores de textos en el ámbito de los ordenadores.
En esta unidad nos introduciremos en el conocimiento de un programa (Microsoft Office Word) que
nos servirá para escribir textos de todo tipo, empleando multitud de herramientas, estilos y formatos.
Existen otros procesadores de texto en el mercado que difieren poco en su funcionamiento respecto a
Word, destacando el software libre Open Office Writer.
1.
LA VENTANA DE TRABAJO DE WORD
Cuando se inicia el procesador de textos Microsoft Word aparece la ventana de trabajo, en la cual
hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa (barra de título, botones de control,
barras de desplazamiento...) y otros diferentes.
Barra de título
Barra de menús
Barras de
herramientas
Reglas
Cursor
Área de
trabajo
Botones de
vistas
Barra de estado
Barras de
desplazamiento
Veamos los elementos más característicos de la ventana del procesador de textos Word:
A) BARRA DE MENÚS
Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones del procesador de textos. Para
desplegar un menú basta hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre él, o pulsar la tecla Alt más la
letra que esté subrayada (por ejemplo, para desplegar el menú Archivo habría que pulsar Alt+A). Veamos
brevemente el contenido de cada menú:
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Archivo
Edición
Ver
Contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos, así como las
opciones para preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión.
Contiene los comandos relativos a la edición de texto; aquellos que permiten copiar o
mover información, así como comandos de búsqueda y sustitución de palabras.
Contiene los comandos de visualización del documento; los modos de trabajo, las
barras de herramientas y los encabezados y pies de página.
Insertar
Contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un
documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.
Formato
Con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora de la
presentación de la información; los cambios de formato de carácter, párrafo, o la
creación de columnas o estilos.
Herramientas
Facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos de combinar
correspondencia para envíos masivos de información.
Tabla
Contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas.
Ventana
Muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos
simultáneamente.
?
Da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier
duda que pueda surgir.
B) BARRAS DE HERRAMIENTAS
Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente cualquier
comando de los menús. Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles una serie de barras de
herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras
de herramientas.
En el menú Ver/Barra de herramientas aparece una lista de todas las barras de herramientas
disponibles, en la cual las barras activas tienen una  a la izquierda. Señalando con el ratón se pueden
activar o desactivar las que interesen. Por defecto, suelen estar activadas únicamente las barras de
herramientas Estándar y Formato.
C) REGLAS
En la ventana de Word aparece una regla horizontal. Si no está visible se puede activar con el menú
Ver/Regla. La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante la
regla es posible cambiar las sangrías y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en
los menús. Las sangrías se pueden modificar con los triángulos de la regla (se verá más adelante).
La regla vertical muestra una escala que refleja el largo de la caja de escritura. Sólo es visible si se
trabaja con la vista diseño de impresión o con presentación preliminar.
D) BARRA DE ESTADO
La barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una
serie de informaciones muy útiles: la página en la que está situado el cursor, la sección y el número de
páginas del documento activo; la posición del cursor con respecto a la altura, la línea y la columna de la
página... (Se puede activar/desactivar esta barra siguiendo la ruta Herramientas/Opciones… ficha Ver).
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E) VISTAS DE TRABAJO Y DE PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO EN LA PANTALLA
Word presenta cinco vistas de trabajo y de presentación de los documentos: Normal, Diseño Web,
Diseño de impresión, Esquema y Presentación preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el
menú Ver o desde la solapa
de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de
la Presentación preliminar que se activa desde el menú Archivo o desde el botón
herramientas Estándar.
Vista normal
Vista Diseño Web
Vista Diseño de
impresión
Vista Esquema
Presentación
preliminar
de la barra de
Muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen las
notas al pie, pies de página o encabezados que se muestran en ventanas
independientes.
Muestra el documento como si fuera una página web.
Esta vista presenta el documento tal y como luego se imprimirá, con las notas, los
encabezados y los pies de página. Resulta más claro trabajar con él que con el modo
Normal. Pero tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar
constantemente para poder mostrar la apariencia real de las páginas, es mucho más
lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.
Permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos, secciones, etc., de un
modo muy sencillo.
Permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseño de
página muestra varias páginas del documento con lo que es posible tener una visión
general de la apariencia del trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para
comprobar que todo va a salir correctamente.
F) LOS CARACTERES INVISIBLES EN EL ÁREA DE TRABAJO
Si se presiona el botón de la barra de herramientas estándar ¶, cada palabra aparece separada por
un espacio señalado mediante un punto, los párrafos acaban con un símbolo ¶, y los tabuladores con una
flecha. Estas marcas luego no se imprimirán y tienen como función indicar los espacios, saltos de párrafo,
tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incómodas son
de una gran utilidad para llevar un correcto control del formato.
Word no muestra por defecto estas marcas, por lo que se puede activar su presentación cuando se
desee, y se desactiva presionando el mismo botón.
2.
TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EN MS WORD
Cuando se empieza a trabajar con un documento es conveniente guardarlo nada más comenzar el
trabajo, así como guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar pérdidas de trabajo debidas a cortes
de la energía eléctrica o a errores del programa o del sistema.
A) GUARDAR LA PRIMERA VEZ
Para guardar un documento recién creado se puede elegir el menú Archivo/Guardar, pulsar el
botón
de la barra de herramientas estándar, o la combinación de teclas Ctrl+G, apareciendo entonces
un cuadro de diálogo, en el cual habrá que indicar:
a) La ubicación lógica, es decir, la unidad de almacenamiento y el directorio en el que se va a
guardar el documento (Guardar en).
b) El nombre que se le va a dar al documento (Nombre de archivo).
c) La extensión del archivo (Guardar como tipo), sabiendo que, por defecto, se guarda como
documento de Word (*.doc).
Después de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de vez en cuando a
medida que se efectúan cambios sobre el documento.
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B) GUARDAR COMO
La opción Guardar como… del menú Archivo se utiliza cuando se quiere guardar el documento:
a) Con otro nombre, para hacer una copia.
b) En otra unidad o en otra carpeta.
c) Como otro tipo de archivo.
C) ABRIR UN DOCUMENTO
Para abrir un documento se utiliza el botón
de la barra de herramientas estándar, la ruta
Archivo/Abrir…, o la combinación de teclas Ctrl+A. En ese caso se abrirá una ventana de diálogo, en la que
lo primero que se debe hacer es buscar la unidad en la que esté almacenado el documento, y dentro de la
unidad, en qué directorio.
Una peculiaridad de este cuadro de diálogo es que en el botón Abrir situado en la parte inferior
derecha, existe una flechita que nos abre un submenú con diferentes posibilidades: Abrir, Abrir como copia
o Abrir como sólo lectura. De esta manera podemos editar un documento para modificarlo, reduplicar el
archivo sin modificar el original o abrir el documento sin posibilidad de modificarlo, a no ser que se guarde
con otro nombre o en otra ubicación.
D) CREAR UN DOCUMENTO NUEVO
Cuando se inicia Word, aparece por defecto un documento en blanco sobre el que podemos
comenzar a escribir. En el caso de que queramos crear otro nuevo documento, bastará con pulsar la
combinación de teclas Control + U, o bien pulsar el botón
herramientas.
que se encuentra en la barra de
Otro procedimiento para crear un archivo nuevo, es mediante la barra de menú, siguiendo la ruta
Archivo/Nuevo…), presentándose el panel de tareas a la derecha de la ventana. En principio elegiremos
siempre la opción Documento en blanco dentro del apartado Nuevo.
E) CERRAR UN DOCUMENTO
Para cerrar un documento que está en uso (sin necesidad de cerrar la aplicación), bastará con
seguir la ruta Archivo/Cerrar de la barra de menús, hacer clic sobre el botón cerrar situado debajo del botón
de control cerrar de la barra de título o utilizar la combinación de teclas Ctrl+F4, teniendo en cuenta que, si
hemos realizado modificaciones en el documento y no lo habíamos guardado previamente, aparecerá un
mensaje en el que se preguntará si deseamos guardar los cambios efectuados en el archivo con el que
estemos trabajando. Así, pulsaremos el botón Sí, si deseamos almacenar el documento, el botón No si no
deseamos almacenar el documento, o el botón Cancelar si no deseamos cerrar el documento y preferimos
seguir trabajando en él.
3.
ESCRIBIR Y EDITAR CON WORD
A) DESPLAZAMIENTO DEL CURSOR POR EL DOCUMENTO
Un documento puede tener una extensión que va desde una línea hasta varios cientos de páginas.
Para moverse a través de los documentos, Word presenta una barra de desplazamiento vertical a la
derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse
hacia arriba y hacia abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos o arrastrar el cuadro
que se muestra en medio de las barras de desplazamiento. Cuando arrastre el cuadro de la barra de
desplazamiento vertical Word indicará el número de las páginas por las que se va desplazando.
Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una línea vertical parpadeante en la parte superior
del área de trabajo: es el llamado punto de inserción que va indicando el lugar en que se inserta lo que se va
escribiendo.
Para mover el punto de inserción y poder escribir en otro sitio cualquiera basta con hacer clic con el
ratón allí donde se quiera empezar a escribir (esta posibilidad se denomina escribir al vuelo).
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También se pueden utilizar las teclas de movimiento para desplazar el cursor por el texto, o bien
nos podemos desplazar a determinadas partes de texto empleando algunas combinaciones de teclas:
Inicio
Fin
El cursor se desplaza al principio de la línea
El cursor se desplaza al final de la línea
Ctrl+Inicio El cursor se desplaza al principio del documento
Ctrl+Fin
El cursor se desplaza al final del documento
Ctrl+ 
El cursor se desplaza, palabra a palabra, hacia la derecha
Ctrl+ 
El cursor se desplaza, palabra a palabra, hacia la izquierda
B) SELECCIONAR TEXTO
Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word sobre qué elemento se
quiere que lo haga. Así, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al programa sobre cuál de
ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la palabra. Cuando cualquier palabra o
frase está seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo y color de texto (se pone en negativo). A
partir de este momento, cualquier comando que se efectúe (borrar, aplicar cursiva, negrita, subrayar, etc.)
se aplicará únicamente sobre el texto seleccionado.
De los distintos métodos que hay para seleccionar texto los más habituales son:






Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastrar hasta
el final del texto que se quiere seleccionar.
Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble clic encima de ella.
Para seleccionar un párrafo hay que hacer tres clic encima de él.
Si se quiere seleccionar una línea hay que poner el cursor en la parte izquierda del margen (en la
llamada zona de selección) hasta que se convierta en una flecha que apunta hacia la derecha y
entonces hacer clic.
Para seleccionar un párrafo hay que hacer doble clic en la zona de selección a la izquierda del
párrafo.
Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces en la zona de selección, o ir al
menú Edición y aplicar Seleccionar todo (o su equivalente Ctrl+E).
C) FUNCIONES DE EDICIÓN
Las funciones de edición aparecen en prácticamente todos los programas. Su utilidad es muy
simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, utilizando el portapapeles de Office, ahorrando así
gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

COPIAR
El primer paso para copiar un texto es seleccionarlo para indicarle al programa sobre qué texto se
quiere ejecutar la acción. Después se selecciona el menú Edición/Copiar, la combinación de teclas Ctrl+C o
el botón
de la barra de herramientas Estándar. El texto copiado no desaparecerá del lugar de origen,
pero el ordenador ha creado una copia de él, sólo hay que indicarle dónde se quiere depositar con la
función Pegar.

PEGAR
Para pegar el texto copiado se selecciona el menú Edición/Pegar, la combinación de teclas Ctrl+V o
el botón
. Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria mientras no se
copie o corte otra cosa. Así, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a copiarlo.

CORTAR
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Cuando se aplica la función cortar sobre un texto, éste desaparece del lugar de origen. Para
depositarlo en otro sitio se utiliza la herramienta pegar. Para utilizar la función cortar se selecciona el menú
Edición/Cortar, la combinación de teclas Ctrl+X o el botón

.
ARRASTRAR
Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratón. Una vez se ha
seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botón del ratón
arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto.
Para duplicar la palabra (o sea, para copiarla) hay que seguir el mismo procedimiento pero
manteniendo la tecla Control (Ctrl) pulsada durante el proceso de arrastre. En el cursor del ratón aparecerá
un signo más.

DESHACER
Esta opción permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez que se guardó el archivo.
Para ello hay que seleccionar el menú Edición/Deshacer, o presionar el botón
de la barra de
herramientas Estándar. También es posible repetir la última acción realizada, y acciones que se han
deshecho. Para rehacer una operación se selecciona el menú Edición/Repetir o el botón
de la barra de
herramientas Estándar. Ambos botones presentan a su derecha una flecha que, al presionarla, se despliega
un menú con una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso.
4.
FORMATOS
Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de una imprenta
profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro. Estas
opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad las agruparemos en
tres categorías: carácter, párrafo y página.
Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de herramientas,
pero para formatos más avanzados habrá que utilizar los menús.
A) FORMATOS DE CARÁCTER
Para aplicar formato a un texto previamente seleccionado, modificando el tipo de letra, el
tamaño... se selecciona el menú Formato/Fuente…, abriéndose la siguiente ventana:
En ella podemos elegir el tipo de fuente (Arial, Comic Sans, Times New Roman…), el estilo de fuente
(cursiva, negrita…), el tamaño de fuente (medido en puntos, medida tipográfica que equivale a 0,35 mm), el
color de la fuente, el estilo de subrayado, así como diferentes efectos (tachado, superíndice, subíndice,
versales, mayúsculas…). En el recuadro inferior, denominado Vista previa, podemos visualizar el resultado
del formato elegido antes de aplicárselo definitivamente al texto seleccionado.
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Muchas de estas opciones de formato se pueden aplicar directamente utilizando la barra de
herramientas Formato:
B) FORMATOS DE PÁRRAFO
Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en
mayúscula y termina con un punto y aparte, que se introduce con al pulsar la tecla Intro o Enter. El
procesador de textos Word presenta lo párrafos delimitados por la marca ¶ (marca de párrafo).
Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el cuadro de diálogo que se abre desde el menú
Formato/Párrafo…, aunque gran parte de ellas, las más habituales (sangrías, alineaciones, tabulaciones,…)
se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Formato.
Veamos las diferentes opciones que se permiten realizar desde este cuadro de diálogo:

ALINEACIONES
Word admite varios tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y justificada. La alineación por
defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra se elige en el menú desplegable Alineación del menú
Formato/Párrafo…, o basta con pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas Formato:
Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada

SANGRÍAS
Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Hay varios tipos de
sangrías:
Sangría de primera línea: si es sólo la primera línea la que se separa.
Sangría izquierda: se separan todas las líneas con respecto al margen izquierdo.
Sangría derecha: se separan todas las líneas con respecto al margen derecho.
Sangría francesa: se separan todas las líneas del párrafo menos la primera, y se suele
emplear en párrafos numerados.
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Basta elegir en el cuadro de diálogo anterior la distancia de cada sangría (izquierda y/o derecha) en
cm, así como la posibilidad de aplicar una sangría especial (de primera línea o francesa).
Los párrafos se pueden sangrar también mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la
parte izquierda
y uno en la derecha
como se ve a continuación:
. Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos
De primera línea
Izquierda
Derecha
Francesa

INTERLINEADO Y LA SEPARACIÓN ENTRE PÁRRAFOS
Los interlineados (separación entre las líneas) más habituales son los mismos que los de una
máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble. Dentro de la ventana de diálogo se pulsa sobre el menú
Interlineado para seleccionar el tipo de interlineado, y también se puede especificar la distancia
numéricamente con el menú En.
El espacio entre párrafos es la separación que se deja entre un párrafo con respecto al que le sigue
y al que le precede. Aunque un efecto parecido se puede conseguir dándole varias veces a la tecla de
retorno de carro, así no se pueden dar medidas concretas e inferiores al espacio dejado por un retorno.
Esta instrucción es fundamental dentro de los estilos. Para modificar el espacio entre párrafos se utilizan los
menús Anterior y Posterior.

TABULACIONES
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de
tabulación TAB. Para ir a la tabulación anterior habría que pulsar MAYÚS + TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones,
aunque no es la única opción que se tiene empleando Word. Word tiene definidas tabulaciones, por
defecto, cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además
podemos definir la alineación para cada tabulación.
Para establecer tabulaciones se puede utilizar la regla horizontal, afectando sólo al párrafo en el
que se definen. Por cada tabulación habría repetir estos dos pasos:
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar el tipo de alineación de la
tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las
siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal y línea de separación.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y
hacer clic, viendo cómo se inserta el icono con la tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
Tomando como ejemplo las tabulaciones establecidas en la regla de la imagen:
Izquierda
Centrada
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2,5 cm
4,7 cm
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Derecha
Línea vertical de separación
Decimal
6,7 cm
8,2 cm
9,2 cm
Teniendo en cuenta que la escala varía un poco las proporciones, podría quedar una tabla parecida
a esta:
También se pueden fijar las tabulaciones mediante el menú Formato/ Tabulaciones…, dando la
posición exacta en cm y especificando un carácter de relleno, como puntos o guiones, entre las
tabulaciones. Para situarnos sobre un tabulador, además de tenerlo determinado, tendremos que pulsar la
tecla TAB.

RESALTADO DE PÁRRAFOS
Para que algunos párrafos de un documento puedan quedar de una manera más elegante a la vista,
pueden utilizarse bordes y sombreados o la opción letra capital. Ambas posibilidades las encontramos en el
menú Formato, existiendo también botones específicos en la barra de herramientas formato.

COPIAR FORMATO
En muchas ocasiones, después de dar un formato (tanto de carácter como de párrafo) a un texto,
queremos aplicar el mismo formato a otra parte del documento, Si es un formato algo complejo podemos
tardar bastante en cambiar varios párrafos de un documento. Por ello existe la posibilidad de copiar un
formato.
Lo primero que hemos de hacer es seleccionar el texto del cual queremos copiar el formato.
Seguidamente pulsaremos sobre el botón copiar formato
de la barra de herramientas estándar (una
vez si deseamos sólo cambiar un texto, y haciendo doble clic si queremos cambiar varios textos distintos
con el mismo formato).
Una vez pulsado el botón, el cursor se convierte en una brocha, así que sólo tendremos que hacer
clic sobre la palabra o párrafo al que queramos dar ese formato.
Una vez hayamos dado formato al nuevo texto, deberemos desactivar la opción de copiar formato
sólo si hicimos doble clic sobre ella. La forma de desactivarlo es haciendo nuevamente clic sobre el botón.
También podemos copiar formato usando la combinación de teclas Ctrl + Shift + C, sabiendo que
después deberemos pegar el formato con la combinación Ctrl + Shift + V.
Para eliminar un formato que previamente hayamos dado a un texto, bastará con situamos sobre la
palabra o texto a "desformatear" y pulsar la combinación de teclas Control + Barra espaciadora.
C) FORMATOS DE PÁGINA
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel
que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes en
los cuales no se puede escribir. Estos márgenes se definen en el menú Archivo/Configurar página... que
nos muestra un cuadro de dialogo como el siguiente con tres fichas:
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En el cuadro de diálogo de la ficha Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm
deseados en cada campo: superior, inferior, izquierdo y derecho. El campo encuadernación es un espacio
adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro. El campo posición del margen
interno se refiere a la posición en la que se situará el margen de encuadernación (izquierda o arriba).
En el cuadro de diálogo también podemos determinar lo siguiente: la orientación (vertical u
horizontal) de la página; las opciones que pueden elegirse si tenemos varias páginas en el documento
(normal, márgenes simétricos, dos páginas por hoja o libro plegado). Al establecer cada una de estas
opciones la vista previa mostrará claramente en qué consisten.
En la ficha Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y
también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
En la ficha Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de
los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción: los encabezados y pies de página se escriben en
la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la
hora de fijar la amplitud de los márgenes.
Los encabezados y pies de página son textos, generalmente de una o dos líneas, que se repiten en
todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con
detalle en más adelante.
Desde la vista Diseño de impresión también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el
margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que
identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la
nueva posición del margen. Para el resto de los márgenes se puede repetir la operación, pero hay que
poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en
la misma zona.

INSERTAR NÚMEROS DE PÁGINA
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas. Ese número es el que
aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el
documento. Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando se imprima
deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles: mediante el menú Insertar/Números de página…
o mediante los encabezados y pies de página.
Si nuestro documento contiene encabezados y pies de página conviene insertar también los
números de página al mismo tiempo, como veremos más adelante.
Para insertar números de página debemos ir al menú Insertar/Números de página... y aparecerá un
cuadro de diálogo como éste:
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En el campo posición se elige si queremos que los números de página aparezcan en la parte
superior o inferior de la página. En el campo alineación elegiremos entre las cinco que se nos muestran
cuando hacemos clic en el botón del triángulo. En la zona de la derecha puede verse en vista previa cómo
quedan alineados los números de página en cada caso. Si nuestro documento se va a imprimir en una sola
cara de la hoja de papel es conveniente elegir entre las alineaciones izquierda, centro o derecha, mientras
que si vamos a imprimir a dos caras para encuadernarlo como un libro conviene elegir entre interior y
exterior. Para ver los números de página en la pantalla de nuestro ordenador hay que estar en modo vista
Diseño de Impresión y se ven en un tono más claro.

ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es
útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha,
etc. El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los
números de página.
Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al menú Ver/ Encabezado y pie de página.
Entonces aparecerá un cuadro de diálogo como el de la figura. Para poder ver los encabezados y pies de
página hay que estar en el modo vista de diseño de impresión. Si hacemos doble clic sobre un encabezado
o pie existente también se abrirá esta pantalla.
Dentro del cuadro punteado puede escribirse el texto deseado y, si lo creemos conveniente,
insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra, como vamos a ver a continuación.
Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón
cerrar, a la derecha de la ventana.
5.
TABLAS
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos, ya que facilitan la
distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en
la construcción de páginas Web para Internet.
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Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las
tabulaciones u otros métodos.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se
puede insertar texto, números o gráficos.

CREACIÓN DE TABLAS
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: mediante el menú Tabla, mediante el icono
correspondiente de la barra estándar, o dibujándola con el ratón.
Para insertar una tabla debemos ir al menú Tabla/InsertarTabla… y se abrirá un cuadro de
diálogo en el que debemos indicar lo siguiente: número de columnas, número de filas, y las opciones de
autoajuste (ancho de columna fijo, autoajustar al contenido o ajustar a la ventana).
Al hacer clic en el icono
de la barra de herramientas estándar se abre una ventana en forma de
rejilla. Moviendo el ratón dentro de la rejilla, podremos seleccionar el número de filas y columnas
fácilmente. Este método es el más sencillo y no permite opciones de formato, opciones que se pueden
aplicar más adelante si lo creemos conveniente.
En el menú Tabla se puede seleccionar la opción dibujar tabla o se hace clic en el icono del lápiz
de la barra de herramientas tablas y bordes, y el cursor tomará la forma de un lápiz. Después se
arrastra el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación se dibujan las
filas y columnas, como si se hiciera con un lápiz. Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas
irregulares.

DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN LAS TABLAS
En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La
mayor parte de las funciones sobre formato de carácter o de párrafo están disponibles en el texto de las
tablas. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar,
copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de
desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor, y después:
Para desplazarse
Una celda a la izquierda
Una celda a la derecha
Una celda arriba
Una celda abajo
Al principio de la fila
Al final de la fila
Al principio de la columna
Al final de la columna
Teclas
MAY + TAB
TAB
flecha arriba
flecha abajo
Alt + Inicio
Alt + Fin
Alt + AvPág
Alt + RePág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
Para seleccionar una celda se coloca el cursor justo encima del lado izquierdo de la celda, y cuando
el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro
(vídeo inverso).
Para seleccionar una columna se coloca el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en
vídeo inverso.
Para seleccionar una fila se hace lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic
o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
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También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla retroceso o
backspace, y si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Supr.
También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla, como veremos a
continuación.

MODIFICAR LAS TABLAS
Teniendo seleccionada una tabla (o con el punto de inserción dentro de la tabla), en el menú Tabla
se activan los comandos que nos permiten modificar las características de la tabla.
Insertar: Podemos insertar una nueva tabla, abriéndose la ventana que ya hemos visto antes. A
continuación tenemos los comandos para insertar columnas a la derecha o a la izquierda de la columna
seleccionada, y para insertar filas en la parte superior o inferior de la fila seleccionada. También se pueden
insertar celdas, y en este caso se abrirá otra ventana para que decidamos cómo se desplazan las otras
celdas afectadas.
Eliminar: Se abrirá una ventana para que elijamos entre tabla, columna, fila o celdas, y en este
último caso, Word nos preguntará también cómo se desplazan las celdas afectadas.
Seleccionar: Se abrirá una ventana para que elijamos entre tabla, columna, fila o celda.
Existen otras opciones que posibilitan dar formatos diferentes a las tablas (Autoformato de tablas),
combinar o dividir celdas, modificar las propiedades de las tablas…
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