Las cinco grandes claves que un CIO debe saber sobre

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Informe
Las cinco grandes claves
que un CIO debe saber sobre
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
, Coro Benito
, Alexandra Jordán
Responsable de Soluciones Financieras
de Hyperion Solutions Ibérica
Directora de Marketing
de Hyperion Solutions Ibérica
l clima en el mercado que han
marcado las más recientes regulaciones financieras se ha vuelto
hoy algo duro y poco indulgente. Gracias a la
trasgresión de unas pocas, pero muy visibles
compañías, la confianza que los inversores
tienen en las empresas en las que invierten
cada día es menor y la demanda de una mejor contabilidad cada día más fuerte.
Para frenar cualquier posible escándalo y
proporcionar un control más riguroso, los gobiernos de todo el mundo están reforzando la
necesidad del cumplimiento de la normativa
de una forma más estricta, y se encuentran
definiendo requisitos cada vez más exigentes
en cuanto a los procedimientos. Con este aumento del énfasis en el gobierno corporativo,
los controles internos se han convertido hoy,
no sólo en un requisito de negocio, sino también en un requisito empresarial – sobre todo
si los vemos como agentes del cambio que facilitan el cumplimiento de las normativas en
cuanto al reporting financiero, al operativo y
al legal. Juntos, poco se puede hacer si no se
cuenta con una infraestructura completa de
cumplimiento normativo, que incluye tanto
los procesos como la tecnología.
Todos estos gobiernos están respondiendo a la crisis de confianza con nuevas
normas corporativas de reporting y contabilidad cada vez más estrictas. Pocos desconocen
E
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alexandra_jordan@hyperion.com,
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Estrategia Financiera
ya, por ejemplo, la ley Sarbanes-Oxley en
EEUU, que exige que se lleven a cabo auditorías legales y completas que abarquen toda
la organización, así como que los consejeros
delegados y los directores de informática certifiquen personalmente los resultados financieros de sus compañías. En caso contrario,
la ley impone severas penas tanto civiles
como criminales. Por su parte, el parlamento
de la Unión Europea ha aprobado una propuesta que exige a todas las compañías europeas inscritas en un mercado regulado, la
preparación y publicación de sus cifras de negocio consolidadas, de acuerdo con un conjunto único de Estándares Internacionales de
Contabilidad, las llamadas IAS, también conocidas como IFRS (Estándares Internacionales de Reporting Financiero). En este año
2005, la realidad es que estas normas afectarán fundamentalmente al reporting financiero, específicamente a la consolidación de
cifras e informes posteriores.
Con el aumento de la importancia del gobierno corporativo, los controles internos se
han convertido hoy, por tanto, no sólo en una
exigencia de negocio, sino también en una
exigencia para todas y cada una de las empresas. El por qué es muy sencillo. Las compañías ya no pueden confiar en las simples hojas
de cálculo como lo hacían hasta ahora si quieren adaptarse a las normas y cumplir con sus
exigencias. Lo que ahora necesitan es consolidar sus resultados financieros de una forma
precisa, medir su propio rendimiento del negocio y crear auditorías continuas y en tiempo
real – no sólo de forma anual como era tradición hasta ahora–. Las regulaciones financieras ya no impactan únicamente en las finanzas, sino que lo hacen en todas las áreas de
negocio, incluidas las responsabilidades del director de informática.
EL DESAFÍO DE LOS DIRECTORES DE
SISTEMAS – LAS CINCO CLAVES
MÁS ÚTILES
Los directores de sistemas (CIOs) de
todo el mundo están comenzando a asimilar el impacto del cumplimiento normativo
de las compañías. Y muchos de ellos están
aprendiendo una importante lección: que
este cumplimiento puede ser y debe ser
algo positivo para sus empresas.
Estas son los cinco grandes aspectos
que un director de informática necesita saber para abordar de forma efectiva estos
requisitos técnicos, si no quiere quedarse
atrás y restar eficacia a la compañía con la
que tiene una enorme responsabilidad:
1. Aprovechar las nuevas normativas
financieras como poderosos agentes
de cambio
Las compañías que vieron las ventajas
que suponían los cambios del “Año 2000”
(Y2K) aprovecharon esto como un cambio
positivo para sus empresas y utilizaron la fecha límite como una oportunidad para fortalecer su infraestructura y reemplazar aquellos sistemas que ya se consideraban antiguos, desgastados y muy poco útiles. Los
directores de sistemas que alcanzaron a
comprender este fenómeno son los que se
aproximan de la misma forma al gobierno
corporativo, y consiguen hacer efectivos sus
procesos en una situación como la actual.
Éstos ven de forma integral las compañías
para las que trabajan, y se dirigen a satisfacer
las necesidades de la compañía más allá de la
simple utilización de la tecnología para resolver problemas específicos.
Además, estas compañías están cambiando su forma interna de trabajo – cómo
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se comparte la información, cómo se planifica, cómo tomar decisiones diarias–. Y lo
que es más importante, se están dirigiendo
de forma proactiva a los problemas reales
del mercado para cuya resolución se han
creado las normativas: hacer de la información algo fácilmente disponible, auditable y listo para la acción.
tomatizados, procedimientos de flujo de
trabajo y una auditoria automatizada. Sin
embargo, la mayoría de las compañías todavía no cuentan con sistemas que puedan localizar cambios en los datos financieros a medida que se mueven a lo largo
de toda la organización. Pero lo cierto es
que los necesitan.
2. Descentralizar los datos corporativos
4. Pensemos más allá de las finanzas
El objetivo final de estas normativas
de contabilidad no es sino encontrar la
verdad en los números. Pero con la información financiera basada en sistemas
transaccionales o encerrada en las tradicionales hojas de cálculo, parece imposible crear una única visión fiable, precisa y
completa del rendimiento de la compañía.
El problema se complica en las grandes
compañías que tienen muchas unidades
operativas individuales y dispersas geográficamente, muchas de las cuales probablemente utilizan sistemas transaccionales de diferentes.
Mediante la creación de una única infraestructura de reporting, todos pueden
tener acceso a una sola versión de la realidad que además se actualice diariamente.
Así, con el acceso a los datos financieros, a
los del presupuesto y los de las previsiones
de ventas en tiempo real, los innumerables
cálculos de última hora que hacen a sus
responsables perder incluso los nervios, se
eliminan, por lo que se gana en eficacia,
simplicidad y rapidez.
Una vez conseguida una única fuente
de información, los problemas de reporting y cumplimiento de las normativas
dejan de ser una dificultad. Yendo más
allá del mero cumplimiento de lo exigido,
las compañías pueden crear algo mucho
más eficaz y duradero, y no sólo una organización comprometida con las nor-
3. Auditar de forma automática, una
buena solución
La mayor parte de los sistemas ERP y
CRM recogen datos, sí, pero los incluyen
en hojas de cálculo que necesitan de un
proceso manual y que, además, están expuestas a los errores humanos. No importa cuantos procesos existan, una vez
que una persona edita una hoja de cálculo, la integridad de éstos y la capacidad
de localizar sus fuentes se diluyen e incluso desaparecen.
En EEUU, por ejemplo, la nueva ley
exige a las compañías que incluyan procedimientos que permitan tener acceso a
toda la información financiera en todo
momento, desde que se crean estos datos
hasta que se presentan en el informe
anual. Esta realidad simplemente no se
puede hacer sin contar con procesos au-
mas. Miremos en profundidad. Se debe
conseguir una organización que opere en
los niveles más elevados de rendimiento,
que utilice procesos contables fiables a lo
largo de toda la empresa y que involucre
a toda área de negocio, desde las salas de
reuniones hasta las líneas de negocio. Es
decir, una compañía que gestione hábilmente los millones de elementos que
continuamente cambian en la organización con eficiencia, agilidad y conocimiento integral.
Pero la realidad a veces es otra. Muchas
de las herramientas actuales de monitorización del rendimiento resultan hoy inade-
cuadas, ya que necesitan que existan responsables que localicen de forma proactiva
la información desde múltiples fuentes y
las compilen por sí mismos. Sin embargo,
una vez conseguida una única fuente de
información, es fácil crear una información
compartida a través de herramientas como
los cuadros de mando predefinidos o los
scorecards con alertas automáticas. Y esto,
sin duda, permite conseguir mejores y más
rápidos resultados.
5. Pensar y actuar con ética
Ser un buen ciudadano corporativo no
sólo se centra en el cumplimiento de las
normativas de regulación. Su significado
también le otorga importancia a la creación
de una cultura que valore el comportamiento ético. Seamos sinceros, implementar
un sistema CRM no se traduce automáticamente en un mejor servicio para el cliente,
ya que aunque la tecnología facilita la localización de la información, al final, el factor
humano es que el tiene la última palabra. Es
por eso que las compañías de hoy necesitan
contar con ese espíritu corporativo con la
misma convicción. Para ello se debe fomentar un entorno en el que tanto la gestión
como los empleados piensen y actúen éticamente. De no ser así, un futuro poco prometedor se le augura a nuestras empresas.
Cumplir todas las normativas de hoy, y
las que probablemente vengan en el futuro,
es el primer paso de un poderoso fenómeno mucho más amplio y universal. Un
proceso cuyo objetivo no sólo se basa en
este cumplimiento oficial – resulta increíble
la cantidad de datos corporativos que se
utilizan para conseguir una organización
contable con un rendimiento eficaz -, sino
que va mucho más allá. La empresa que
continuamente ofrece nuevas mejoras en
cuanto a su rendimiento, así como la que
demuestra una contabilidad efectiva en todas sus actividades - desde sus gerentes
hasta el resto de niveles -, es una compañía
del futuro, de las que han sabido ampliar
sus miras y de las que obtendrán un rendimiento de negocio, sin duda, al alza. Sólo
cuando se consigue este objetivo, tanto los
consejeros delegados como los directores
de sistemas podrán hacer informes de manera completa y transparente, mediante un
rendimiento comprometido con la normativa que hoy se exige y con la absoluta certeza de encontrar la única verdad. 9
Información elaborada por
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