Manual del curso

Temas y formato condicional
1. TRABAJAR CON TEMAS
P
ara mejorar el aspecto de tus hojas existen características
avanzadas de Excel, que permiten una modificación del
formato de una manera más profesional.
Ya sabemos cómo establecer el formato de las celdas, desde los
controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de
celdas. Además, también disponemos de los estilos, que puedes aplicar
a través del botón
.
Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office
disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y efectos,
que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseño general.
En el grupo de comandos Temas (que está
en la ficha Diseño de página de la Cinta de
opciones) se encuentran varios botones que
muestran listas desplegables, desde las cuales
podemos aplicar temas y trabajar con ellos.
En la lista que se muestra al pulsar el botón
temas disponibles en Excel.
puedes ver los
Si quieres aplicar
alguno de ellos, simplemente debes seleccionarlo. El cambio de
tema afectará a todas
las hojas del libro,
afectando al formato de
las celdas de todas sus
hojas.
En cada una de
las opciones correspondientes a los temas
puedes ver una pequeña
previsualización
o
muestra de sus colores
y fuentes, para que
te hagas una idea del
aspecto que podrían
tener las celdas.
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Temas y formato condicional
De esta forma, puedes cambiar el aspecto general de las hojas del
libro, simplemente cambiando el tema.
Desde el menú
del botón
también
puedes buscar
más temas en
el sitio web
de Microsoft
Office Online
o buscar otros
temas en tu
disco duro o en
una ubicación
de red.
Los estilos del libro se adaptarán al tema, por lo que, si has
aplicado algún estilo a alguna celda, cambiará el formato de la celda
para ajustarse al estilo.
Los cuadros de selección de color están divididos en varias partes:
en la sección Colores del tema puedes seleccionar alguno de los
colores que están definidos en el tema actual, pero también seleccionar
alguno de los Colores estándar o elegir Más colores para seleccionar
exactamente el color que quieras.
Si has utilizado algún color del
tema (para la fuente de una celda, su
relleno, las líneas del borde o cualquiera
de los otros elementos de las hojas), al
cambiar el tema este color cambiará,
para adaptarse a los colores definidos en
el nuevo tema. Por el contrario, si has
utilizado un color estándar u otro color,
este color no se verá modificado al
cambiar el tema, sino que seguirá igual.
Lo mismo ocurre con las
fuentes: si has utilizado alguna
de las fuentes del tema en una
celda, cambiará al cambiar
el tema, mientras que, si has
usado alguna de las otras
fuentes disponibles, seguirá
igual al cambiar el tema.
Pues bien: estos elementos (los colores del tema y las
fuentes del tema) se pueden
ver y modificar desde los
otros controles del grupo de
comandos Temas.
Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los
colores del mismo eligiendo otra combinación desde la lista del botón
. De esta forma, si seleccionas otra combinación de colores,
cambiarán únicamente los colores de las celdas de las hojas del libro,
permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.
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Temas y formato condicional
De la misma forma que con los colores, podrías seleccionar una
combinación de fuentes desde el botón
para cambiar el
aspecto del libro. En este caso, los colores no se verían modificados.
Si accedes a la opción Crear nuevos colores del tema desde el
menú del botón
, podrás ver los colores del tema. Como ves,
la combinación de colores está compuesta de cuatro colores de texto y
de fondo, de seis colores de énfasis y de dos colores de hipervínculo.
En el apartado
de Muestra
puedes ver
el aspecto
general al ir
cambiando los
colores. Por
otro lado, el
botón Restablecer permite
recuperar
los colores
originales de
la combinación
de colores.
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Temas y formato condicional
Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando
un nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo
Nombre.
De manera similar, desde la opción Crear nuevas fuentes del tema
del menú del botón
puedes cambiar las fuentes del tema,
creando una nueva combinación de fuentes. En este caso, disponemos de
una fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o títulos.
El último botón
del grupo de comandos
. Los
Temas es
efectos se aplican a las
formas, líneas y rellenos.
No puedes crear tu propio
conjunto de efectos,
pero puedes elegir el que
quieres utilizar, si no te
gusta el que se aplica en el
tema seleccionado.
Los temas se
comparten entre los programas de Office,
para que puedas utilizarlos
en cualquiera
de ellos y
puedas crear
documentos
que tengan el
mismo aspecto
uniforme.
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Si, después de crear
una combinación de
colores y de fuentes y de
seleccionar unos efectos,
quieres guardar todos
estos formatos como un tema, puedes hacerlo a través de la opción
Guardar tema actual del menú del botón
.
Excel te pedirá un nombre de archivo para el tema, y lo guardará
en la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema
aparecerá disponible en el menú
los documentos que quieras.
para que lo puedas aplicar en
Temas y formato condicional
2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES
A
unque con un formato personalizado puedes poner el color
de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene,
hay una manera más adecuada y más potente de hacer esto.
El formato condicional sirve para aplicar unos determinados
formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), según la
condición que indiquemos.
Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas
sobre las que vamos a trabajar. A continuación, utiliza las distintas
opciones del menú del botón
, que está en el
grupo de comandos Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones,
para asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.
Los dos primeros submenús
sirven para resaltar las celdas que
cumplan las condiciones que se
indican: las que sean mayores,
menores o iguales a un determinado
valor, las que tengan valores únicos
o valores duplicados, los valores
más altos o más bajos, etc.
Las opciones del submenú
Resaltar reglas de celdas se basan
en el valor de la celda y, en función
de si se cumple o no la condición,
cambian el formato de la celda.
Incluso puedes
obtener el valor a comparar
desde una
celda del libro,
escribiendo la
referencia a la
celda (como si
fuera una fórmula, es decir,
con el formato
=ColumnaFila)
o pulsando el botón
Minimizar
diálogo
y
haciendo clic
en dicha celda.
Al seleccionar cualquiera de ellas, se mostrará un cuadro en el que
introduciremos el valor a utilizar en la comparación y el formato que se
aplicará a las celdas que cumplan esta condición.
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Temas y formato condicional
En los datos de la hoja puedes ver el efecto que obtendrías si
aceptarás el cuadro con los parámetros que tengas en ese momento. Si
pulsas el botón Cancelar, se cancelará este comando y no se aplicará
el comando de formato condicional en las celdas de la tabla.
Las opciones del submenú Reglas
superiores e inferiores permiten cambiar
el formato de los valores más altos o más
bajos: por ejemplo, podrías cambiar el
formato de los 6 valores más altos o más
bajos, de los 25% más altos o más bajos o
de los que estén por encima o por debajo
de la media.
Desde la lista del cuadro de diálogo se indica el formato a aplicar
a las celdas que cumplan la condición. Puedes utilizar alguno de los
formatos predefinidos que proporciona el programa o indicar tú mismo
el formato, utilizando la opción Formato personalizado. De esta
forma se abrirá el cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo
que no tendrás problemas en establecer el formato adecuado desde sus
distintas fichas y controles.
El submenú
Escalas de
color muestra
una gradación
de colores
en las celdas, donde el
tono de color
representa
los valores
(por ejemplo,
los valores
superiores con
un color más
verde y los valores inferiores
con un color
más rojo).
Las opciones de formato condicional del
submenú Barras de datos muestran barras en las
celdas, donde la longitud de cada barra representa
el valor de la celda en relación a las otras. Una
barra corta indica que el valor de la celda es bajo
en relación a los valores de las otras celdas, mientras que una barra
larga indica un valor alto.
El tipo de formato condicional
Conjuntos de iconos muestra un
icono en la celda, que sirve para
clasificar el valor de la misma (por
ejemplo, valores altos, medios y
bajos). Puedes clasificar los valores
de tres a cinco categorías, además de
elegir distintos tipos de iconos.
El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la
distribución proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si
el valor está por encima del 80% se muestra un icono, si está entre el
80% y el 60% se muestra otro, y así sucesivamente).
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Temas y formato condicional
Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos
condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma
más rápida y clara:
En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional
del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores
y menores notas de los distintos exámenes para los alumnos.
Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos
condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo
de la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si
el valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda
es mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. De
esta forma vemos si el alumno ha suspendido o ha sacado una buena
nota media.
3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO
La opción
Administrar
reglas abre un
cuadro de diálogo en el que
puedes ver las
reglas de formato condicional existentes
en las celdas
seleccionadas
o en cualquier
hoja del libro.
Desde este
cuadro también puedes
añadir nuevas
reglas, así
como modificar
o eliminar las
ya existentes.
A
parte de estas opciones de formato condicional, también
puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que
puedes especificar las condiciones de una manera más personalizada
que con las opciones predefinidas.
Desde la opción Nueva regla del menú de
crearás una regla de formato condicional manualmente, mientras que
desde el submenú Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas
seleccionadas o de toda la hoja.
Al seleccionar la opción Nueva regla, en la parte superior del
cuadro de diálogo que aparecerá seleccionaremos el tipo de regla de
formato condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte
inferior configuraremos dicha regla.
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Temas y formato condicional
Los parámetros de configuración de la regla cambian según el
tipo de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecerán
barras de color en las celdas según su valor, barras de datos con longitud
mayor o menor o iconos.
En la regla
Utilice una
fórmula que
determine las
celdas para
aplicar formato la condición
se basa en la
fórmulas que
introduzcas;
debes empezar
la fórmula con
un signo = y
debe dar como
resultado un
valor lógico, es decir,
VERDADERO o
FALSO.
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En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarán
para las barras o los iconos: el valor más alto y más bajo de las celdas,
según un porcentaje o un percentil, según el resultado de una fórmula
o indicar el valor exacto.
Temas y formato condicional
El tipo de regla Aplicar formato únicamente a los valores con
rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con
los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el número
de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior
del rango de valores.
En cuanto a la regla Aplicar formato únicamente a las celdas que
contengan, desde la primera lista del apartado de configuración de la
regla puedes indicar si para la condición de la regla se compararán valores
con la celda, un texto o una fecha, o se cambiará el formato de las celdas
en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin errores.
En esta segunda lista indicaremos cuál es el criterio que seguiremos
para comparar el valor que tenga la celda.
La lista superior del cuadro
del Administrador de
reglas permite
seleccionar si
quieres ver las
reglas de la
selección de
celdas actual,
todas las reglas
existentes en la
hoja actual del
libro o seleccionar otra
hoja para ver
las reglas que
hay en ella.
En los campos de la condición de algunas de las reglas también
puedes utilizar el botón de Minimizar diálogo
, de forma que
podrías indicar cómodamente una referencia de celdas, en lugar de un
valor constante.
Tras indicar los parámetros de la regla, desde el botón Formato
puedes indicar el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla
la condición que hemos puesto.
Por otro lado, al seleccionar la opción Administrar reglas del
botón
, podrás seleccionar una regla y pulsar los
botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o eliminarla
de la lista de reglas de formato. El botón Nueva regla permite añadir
nuevas condiciones, de la misma forma que con la opción Nueva regla
del menú de
.
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Temas y formato condicional
Puedes cambiar el orden
de prioridad
de las reglas
utilizando
los botones
Subir
y
Bajar
del cuadro de
diálogo.
Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras.
Estas reglas se evalúan por orden de prioridad según aparezcan en este
cuadro: primero se evalúan las reglas que están en la parte de arriba, y
luego las reglas de abajo.
El formato condicional puede ayudar a analizar los datos
visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.
4. INSERTAR DIBUJOS E IMÁGENES
C
on lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de
cálculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma
agradable.
Ahora vamos a ver cómo podemos mejorar todavía más la
presentación de tus hojas: añadiendo objetos de dibujo (como
rectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas), imágenes,
objetos WordArt, etc.
Desde los distintos botones de la ficha Insertar de la Cinta de
opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos, imágenes,
cuadros de texto, objetos WordArt, gráficos, hipervínculos, etc.
Desde el menú del botón
puedes dibujar líneas,
flechas, rectángulos, elipses y otras formas más complejas.
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Temas y formato condicional
Pulsando y arrastrando los pequeños controles blancos que hay alrededor de los dibujos que crees podrás cambiar su tamaño, mientras que
el circulito verde que hay sobre ella
permite girar el dibujo. Para mover
los dibujos, pulsa sobre ellos y arrástralos hasta la posición que quieras.
Al seleccionar un objeto de
dibujo, aparece la ficha contextual
Formato en la Cinta de opciones,
que dispone de todas las herramientas
que permiten trabajar con este tipo
de objetos: colores, tipos de línea,
girar, etc.
También puedes modificar
el formato de
los objetos de
dibujo desde el
cuadro de diálogo Formato
de forma,
al que puedes acceder
desde el menú
contextual del
objeto.
Desde la lista del botón
puedes seleccionar un
color de relleno, utilizar un degradado de colores, una textura o una imagen
como relleno. Además, si seleccionas la opción Más colores de relleno,
puedes indicar, además del color, la transparencia que tendrá este relleno.
El botón
establece el color, ancho y estilo de
la línea de la forma, mientras que
aplica efectos,
como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.
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Temas y formato condicional
Desde el grupo de comandos Insertar formas puedes añadir
más objetos de dibujo o cuadros de texto, así como cambiar la forma
seleccionada a otra distinta o convertirla a una forma libre para
modificarla de la manera que quieras.
Para insertar una imagen en la hoja de cálculo, desde la ficha Insertar
de la Cinta de opciones, utiliza el botón
o
,
para añadir alguna de las imágenes que proporciona Office.
Recuerda
que también
puedes utilizar
los botones
de Iniciador
de cuadro de
diálogo
para acceder
a distintos
cuadros de
diálogo, donde
ver y modificar
todas las propiedades de la
imagen.
Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes
ver la ficha contextual Formato, que en este caso tiene varios controle
para hacer distintas operaciones con la imagen.
Entre otras posibilidades, puedes aumentar o disminuir el brillo de
, aumentar o disminuir su contraste
,
la imagen
colorearla
, recortarla
propiedades y ponerla como estaba al insertarla
o restablecer sus
.
Además de poder añadir dibujos e imágenes, en Excel también
puedes insertar objetos WordArt (que son textos decorativos con efectos
vistosos), gráficos SmartArt (que representan visualmente cierta
información o concepto) o gráficos a partir de los datos que tengas en
la hoja de cálculo.
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