SIAM_Cozumel

SIAM: Sistema Integral de Administración Municipal
Resumen Ejecutivo
Ing. Badih Sleme
SIAM: Sistema Integral de Administración Municipal
- RESUMEN EJECUTIVO El presente documento tiene como objetivo presentar el resumen ejecutivo del
proyecto denominado SIAM, que es un sistema informático desarrollado por la
Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento del Municipio de Cozumel en el Estado de
Quintana Roo. Dicho resumen consta del perfil del proyecto así como de su
documentación.
SIAM: Sistema Integral de Administración Municipal
- PERFIL El SIAM surge de una necesidad imperante dentro del ámbito administrativo del
Ayuntamiento de Cozumel, su implementación ha sido un camino difícil por todos
los cambios que conllevó; no fue tarea fácil para el equipo que lideró su
desarrollo, no obstante fue un proyecto de muchas satisfacciones personales y
profesionales, de logros y metas en cada paso que se avanzaba.
En Mayo del 2009, por encargo del ejecutivo, la Oficialía Mayor adquiere el
compromiso de desarrollar hasta su funcionamiento, un sistema informático que
permitiera administrar de una manera mucho más eficiente el ejercicio del gasto.
Como es sabido, en el argot de tecnologías de información, todo desarrollo
informático implica diversas tareas previas al propio desarrollo del sistema, como
lo es unificar procesos, normalizar y consolidar bases de datos de mismas
informaciones que manejan varias dependencias, reingeniería de procesos, entre
otras actividades; obviamente esto implica desechar malas prácticas y adquirir
otras nuevas, con el fin de poder automatizar todo el proceso global que implica
que una dependencia ejerza su presupuesto para poder operar en sus funciones
y/o servicios de gobierno.
Parte fundamental en el proceso fue crear un nuevo modelo presupuestal, ya que
realmente no se contaba con uno que permitiera ser la base solida para el
desarrollo de un sistema integral de administración en el ejercicio del gasto. Con el
nuevo modelo se logro conformar una clave presupuestal de 48 dígitos como se
muestra en el siguiente diagrama.
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Ing. Badih Sleme
El sistema actualmente permite registrar el ciclo del ejercicio del gasto,
permitiendo administrar y controlar a detalle lo que cada dependencia gasta sobre
los procesos y proyectos definidos por ellas mismas.
En el siguiente diagrama se puede apreciar gráficamente el ciclo presupuestal del
ejercicio del gasto.
El sistema permite llevar un control y un seguimiento muy detallado del
presupuesto que ejerce cada una de las dependencias, hasta niveles
departamentales, es decir ahora puede conocerse el gasto ejercido en papelería
por cada uno de los departamentos que componen una dependencia, y además
que este gasto este apegado a los procesos y/o proyectos que cada uno de los
departamentos planeo en la fase inicial del presupuesto.
A continuación me permito enunciar de manera general los módulos con que
cuenta el sistema.
1. Presupuesto: En este módulo los usuarios pudieron crear su presupuesto
para el ejercicio 2010, también permite realizar un control y seguimiento del
presupuesto ejercido a través de informes financieros, y de igual manera en
este apartado los usuarios de control presupuestal pueden ejecutar
transferencias presupuestales para dar solvencia a las solicitudes de las
dependencias.
2. Asistencia Social: Este módulo permite dar seguimiento y control a los
apoyos (capítulo 4000) que el H. Ayuntamiento otorga a los sectores más
necesitados de la población, como pueden ser
medicamentos, asistencia médica,
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transporte, comida, apoyos económicos, apoyos funerarios entre otros.
3. Recursos Humanos: Este módulo permite administrar el personal del H.
Ayuntamiento como son los generales de los empleados, salarios, horarios,
adscripciones entre otros.
4. Patrimonio: Módulo que permite el control y administración de los bienes
que conforman el patrimonio del Ayuntamiento, inclusive las asignaciones
que estos tienen, está firmemente ligado a la base de datos de recursos
humanos, ya que esta es la que se despliega al momento de asignar los
bienes.
5. Solicitudes: Este es el módulo al que acceden las dependencias para crear
sus solicitudes múltiples, e igual es en este apartado donde se lleva a cabo
la cotización, el control presupuestal y la autorización de las mismas.
6. Almacén: Módulo que
ayuntamiento adquiere.
permite
administrar
los
productos
que
el
7. Pagos: Módulo que permite registrar y programar los pagos a los
proveedores.
8. Proveedores: Módulo que permite administrar saldos de proveedores.
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- DOCUMENTACIÓN -
- ANTECEDENTES –
Hasta el ejercicio del año pasado el H. Ayuntamiento no contaba con un sólido
modelo programático presupuestal, sobre el que se pudiera administrar eficiente y
eficazmente el ejercicio del gasto público.
El presupuesto era realizado únicamente por la Tesorería Municipal y basado en la
experiencia heredada de otras administraciones. No estaba orientado al que se va
a hacer si no al incremento gradual aplicado en general al presupuesto anterior.
Se carecían de resúmenes ejecutivos que permitieran desglosar para su análisis el
control presupuestal y que se pudiera derivar en decisiones correctas para ejercer
el presupuesto.
Las dependencias desconocían su presupuesto, además que sus actividades y los
requerimientos para llevarlas a cabo se hacían con un desconocimiento total
acerca de si estas actividades eran preponderantes dentro del Plan Municipal de
Desarrollo.
Aunado a este problema, no se tenía un registro en tiempo y forma acerca de los
estados de cuenta de los proveedores y por ende no se tenían herramientas para
poder llevar una programación de pagos eficiente.
Para la Oficialía Mayor era realmente un problema serio el poder llevar el control y
registro de los gastos que cada dependencia generaba, era muy complicado el
poder llegar a acuerdos con los directores acerca de que gastos se consideraban
excesivos o redundantes, además no se contaba con herramientas para
administrar y controlar el consumo de combustible del parque vehicular, de igual
manera no se contaba con una herramienta para el control y registro del
patrimonio y de los recursos humanos.
Todas estas prácticas se realizaban a mano en algunos casos, o en su defecto
con herramientas que fueron adaptadas como un intento de aligerar el trabajo;
pero a fin de cuentas no dejaban de ser herramientas aisladas en cada área, lo
que provocaba redundancia de datos y que además como no correspondían, era
imposible integrarse para una administración completa e integral.
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Ing. Badih Sleme
Debido a todo lo anterior, en el mes de Mayo del 2009 y por instrucciones del C.
Presidente Municipal, Lic. Juan Carlos González Hernández, la Oficialía Mayor
recibe la encomienda de resolver esta problemática, y es así como nace el
proyecto ambicioso a desarrollar en 8 meses, y al que se le denominó Sistema
Integral de Administración Municipal, SIAM por sus siglas.
Lo primero que enfrentamos como equipo fue crear el modelo programático
presupuestal sobre el que descansaran todas las premisas para el desarrollo del
sistema; justamente en esas fechas se recibieron oficios por parte de la Secretaría
de Hacienda del Gobierno del Estado de Quintana Roo, donde se nos informaba
que por disposición oficial, todos los municipios deberían adoptar para el siguiente
ejercicio, el 2010, el modelo de presupuestación que actualmente utiliza el estado,
con el fin de homogenizar cuentas y catálogos en todo el estado tanto en el
gobierno estatal como en el municipal.
El camino estaba marcado, tendríamos pues que lograr realizar un presupuesto
2010 apegado al modelo presupuestal del estado, y además contar con la
herramienta tecnológica que permitiera no tan solo lograr realizar el presupuesto,
sino que además permitiera administrarlo durante la ejecución del gasto durante el
transcurso del ejercicio 2010.
Se inicio con una intensa investigación sobre este modelo, se adaptaron los
catálogos del estado al municipio respetando las reglas de uso, se trabajo en la
estructura orgánica del Ayuntamiento dejando muy en claro las direcciones y sus
áreas que las conforman, se trabajo sobre el Plan Municipal de Desarrollo y se
tuvieron que crear algunas estrategias tácticas para que cada dependencia
pudiera alinearse a este plan.
Después de todo ese trabajo el resultado fue que se manejarían claves
presupuestales de 48 dígitos, que permitieran clasificar en varias vertientes el
presupuesto para una mejor administración. A continuación se da un ejemplo de
una clave presupuestal completa y en el diagrama siguiente se esquematiza la
clasificación a la que me refiero.
Clave Presupuestal completa:
511-04-1010 - 04-0605 – 1059901 -108101 - 06-002-01 - 101-1-02-01 - 2101
1. Administrativa
2.Funcional
3. P.D.M.
PROCESO
4. Regional
5. Financiera
6. Objeto del
gasto
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9 dígitos
1. Clasificación
Administrativa
•¿QUIÉN
GASTA?
4 dígitos
6 dígitos
6 dígitos
8 dígitos
4. Clasificación
Regional
•¿DÓNDE SE
GASTA?
7 dígitos
8 dígitos
Se anexa el archivo “ESQUEMA_POA_2010”, este archivo es una presentación en
Microsoft Office PowerPoint, la cual amplía la información para una mejor
comprensión sobre el modelo programático presupuestal sobre el que H.
Ayuntamiento realizo su presupuesto 2010. Este mismo archivo se utilizo en los
talleres que se impartieron a las dependencias para enseñarles la nueva manera
de realizar el presupuesto.
Mucho de los términos, catálogos y definiciones de este modelo, por no decir todo,
era desconocido por la gran mayoría de los directores de las dependencias que
conforman el Ayuntamiento; esto era una debilidad muy grande para el proyecto
ya que esta nueva forma de presupuestar requería de trabajar muy activamente en
conjunto con todos los directores y sus administrativos, por lo que debía
resolverse de inmediato.
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Es así que en un esfuerzo en conjunto por parte de los integrantes del equipo
SIAM, se ofrecieron talleres de aprendizaje durante tres meses de Agosto a
Octubre del 2009, en cursos programados para cada una de las dependencias. Se
logró con éxito la transferencia de conocimientos por parte del equipo de la
Oficialía Mayor hacia todo el personal que estaría involucrado en la creación del
presupuesto 2010. Para noviembre de ese mismo año, se veía cristalizado el
esfuerzo, ya que por primera vez en la historia del municipio se tenía un
presupuesto creado por todas las áreas, apegado a un modelo que por principio
se rige en el “que voy a hacer y que necesito para hacerlo” y no como se había
hecho antes, “no sé qué voy a hacer, ni que necesito, ni cuál es mi presupuesto,
pero tengo que hacer algo”.
El SIAM empezó a operar desde Octubre del 2009 con su primer módulo, el que
permitía a los usuarios el poder ingresar los datos de su presupuesto bajo el
siguiente método:
Planeación Programación y Presupuestación
Planeación: Definir tus procesos y/o proyectos para el ejercicio 2010
Programación: Alinear esos procesos a que sector de gobierno pertenece y
dentro de ese sector que función realizan terminando por alinearse al Plan
Municipal de Desarrollo.
Presupuestación: Realizar el presupuesto por cada partida de manera
calendarizada para cada uno de esos procesos que se definieron en la planeación.
Para Enero del 2010, fue muy satisfactorio realizar la primera captura de una
solicitud de producto o servicio y completar el ciclo hasta que esa solicitud fue
pagada.
Actualmente el SIAM permite llevar el control y administración del ciclo del
ejercicio del gasto por cada una de las dependencias a niveles departamentales.
Además de que ha integrado en un solo sistema las actividades de areas como
son Patrimonio, Recursos Humanos, Almacenes, Compras, Suministro de
Combustible y Egresos.
- IMPACTO -
El SIAM desde su fase de creación ha levantado diversas expectativas, algunas
positivas y otras más reservadas en sus pronósticos. Pero aun es perfectamente
claro para un servidor el recuerdo del día, que en conjunto con la Tesorería
Municipal, El Presupuesto de Egresos 2010 fue presentado ante el Cabildo.
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En primera instancia en días anteriores a la presentación, la Oficialía tuvo que
hacer otro taller para que el Síndico y los regidores conocieran del nuevo modelo
programático presupuestal, al igual que adentrarlos en los menús del SIAM para
que corroborarán el trabajo que se había logrado con todos los directores y
administrativos del Ayuntamiento.
El día de la presentación el impacto que causo el presupuesto fue muy grande, ya
que era un presupuesto por mucho muy diferente a otros presupuestos en
ejercicios pasados. Este era un presupuesto mucho más eficiente, mucho más
analítico, mucho más planeado de manera estratégica y sobre todo era un
presupuesto realizado en conjunto y activamente por todas las áreas del
Ayuntamiento.
En sus primeros días de uso, fue muy difícil el cambio y romper con las
costumbres, pero conforme han pasado los meses, el SIAM se ha vuelto una
herramienta rectora en la práctica del ejercicio del gasto público.
Los trámites ahora son muy sencillos, ya que las dependencias desde su escritorio
acceden al SIAM y capturan sus solicitudes múltiples, y les pueden dar
seguimiento para saber el estatus de las mismas. Esto ha venido a eficientar los
tiempos de los procesos administrativos, por ende las quejas de las dependencias
sobre sus requerimientos han disminuido potencialmente.
Los asesores financieros lo utilizan como una herramienta amigable para hacer
análisis presupuestales que antes simplemente no se podían hacer.
Las áreas como son recursos humanos, patrimonio y almacén ahora trabajan con
las mismas bases de datos, por ende ligadas entre sí, de tal suerte que cuando se
compra un bien, el SIAM, identifica de que dependencia se ha hecho la compra, y
le permite a Patrimonio crear el resguardo del bien únicamente a personal adscrito
a la misma dependencia que compro el bien. Esto provoca que la administración
de los datos en esas áreas trabaje sincronizadamente, de lo contrario no podrían
crearse los registros correspondientes en el SIAM.
El SIAM ha permitido a las 22 direcciones del municipio el poder administrar en
conjunto con la Oficialía Mayor y la Tesorería Municipal el ejercicio de su propio
presupuesto, apegándose a los procesos y proyectos que se implementaron en la
fase de planeación, esto ha evitado que se disminuyan por mucho los gastos de
emergencia, los gastos no planeados. Esta actividad ha permitido a la actual
administración ser mucho más eficiente, eficaz y transparente en el ejercicio del
gasto público.
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- CLIENTES -
El SIAM es una herramienta tecnológica que por naturaleza fue creada para el
control y administración del propio Ayuntamiento, por lo que los clientes y usuarios
de esta herramienta son por supuesto, los mismos funcionarios públicos.
Al sistema acceden todos los directores y sus administrativos como usuarios
operativos del sistema.
Los empleados de la Oficialía Mayor y la Tesorería Municipal son los usuarios
administrativos específicos del sistema, y en específico un servidor y el
coordinador de sistemas de la Oficialía Mayor son los Usuarios de Administración
Global
- IMPACTO EN LOS EMPLEADOS -
Los empleados han entendido nuevas maneras de operar los procesos sustantivos
de una Oficialía Mayor, se han creado funciones nuevas como la de Control
Presupuestal, y se están realizando las tareas con mucho agrado y disposición. El
personal está motivado y contento por el aprendizaje logrado, se han consolidado
como equipo y se siente esa fuerza que generan cuando operan como usuarios
del SIAM, o cuando dan asesorías a las dependencias sobre aspectos del SIAM.
Por otro lado, los otros usuarios, los de las dependencias, han asimilado perfecto
la reingeniería de procesos, el SIAM se ha convertido en una herramienta natural
PROCESOS
Antes del SIAM, las dependencias llenaban hojas de requisición donde explicaban
la clase de bien o servicio que requerían. La Oficialía Mayor cotizaba estas
requisiciones, y se Expedia la orden de compra y esta requisición junto con la
orden de compra se entregaba a la Tesorería. La Tesorería realizaba el pago,
muchas de las veces sin programación, sino por presión por parte de las
dependencias que estaban requiriendo el bien o servicios.
La Tesorería pasaba a la contabilidad los registros del pago y es ahí cuando se
realizaban los asientos contables que se tenía el primer registro electrónico al
utilizar software de paquetería.
Actualmente desde el momento mismo que la dependencia realiza su requisición
que ahora llamamos solicitud múltiple hasta el proceso de pago, todo es
controlado y administrado por un solo sistema, el SIAM.
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Ing. Badih Sleme
El poder de administración es incuestionable, ya que además desde que la
Oficialía Mayor autoriza una solicitud múltiple para compra, el presupuesto sobre
la partida de ese tipo de bien o servicio ya está siendo aplicada. Actualmente se
manejan 8 tiempos presupuestales que son
Presupuesto Original: Es el presupuesto aprobado por el H. Cabildo para ejercer
durante el ejercicio actual
Presupuesto Ampliado: Cuando una partida recibe más presupuesto debido a una
transferencia de presupuestos que le es quitado a otra partida
Presupuesto Reducido: Cuando una partida disminuye su presupuesto debido a
una transferencia presupuestal que le es asignado a otra partida
Presupuesto Autorizado: Cuando la Oficialía Mayor autoriza el presupuesto
Presupuesto Comprometido: Cuando la Oficialía Mayor emite la orden de compra
Presupuesto Devengado: Cuando la Tesorería Municipal emite un contra recibo.
Es decir el bien o servicio ya ha sido adjudicado.
Presupuesto Ejercido: Cuando la Tesorería Municipal emite un cheque o realiza
una transferencia bancaria.
Con todo lo anterior, es realmente importante comentar que es un orgullo el haber
liderado el SIAM hasta su término, es un sistema con un potencial escalable.
Actualmente se trabaja en otros módulos que en un inicio no fueron atacados,
como son el Comedor Municipal.
De Igual manera ya se está trabajando en crear un modulo para el presupuesto de
ingresos, de tal suerte, que el SIAM se convierta en la herramienta rectora para el
H. Ayuntamiento de Cozumel, al poder operar en el mismo sistema tanto el
presupuesto de Ingresos como el de egresos.
Ing. Badih Nahun Sleme Flores
- Oficial Mayor H. Ayuntamiento de Cozumel
Administración 2008 -2011
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