MECANISMO DE COORDINACION DE PAIS PROYECTO ECUADOR FONDO MUNDIAL Términos de Referencia para la selección del Beneficiario Principal del Mecanismo Coordinador de País – Ecuador-MCP- ante el Fondo Mundial de Lucha contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria. Selección del Receptor Principal de la Sociedad Civil de la Propuesta de Tuberculosis Aprobada de Novena Ronda – Enero 2010 1. CONDICIONES GENERALES 1.1 Antecedentes El Fondo Mundial de lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria (FMSTM), es una instancia creada en 2001 por la Secretaría General de las Naciones Unidas para financiar un cambio radical en la lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria, enfermedades que todos los años, y casi equitativamente, se cobran la vida de más de seis millones de personas, cifra que va en aumento. Las funciones de esta instancia se centran en velar por el cumplimiento de los objetivos de los proyectos, garantizar que los mecanismos que se establezcan sirvan a la adecuada implementación y correcta utilización de los recursos técnicos y financieros de los proyectos aprobados, establecer los lineamientos generales que regulen las relaciones entre las entidades que participan en los proyectos, y promover y facilitar la presentación de nuevas iniciativas ante el Fondo Mundial que busquen disminuir la prevalencia del Sida, la Tuberculosis y la Malaria, u otras instancias de cooperación Uno de los requisitos para la presentación de propuestas ante el FMSTM, es la conformación a nivel de país o regional de un comité denominado Mecanismo Coordinador de País (MCP) o Mecanismo de Coordinación Regional (MCR) respectivamente, instancias encargadas de formular, garantizar el acompañamiento y evaluar proyectos para el país, conformado como un comité intersectorial en donde participan entidades del sector gubernamental, no gubernamental, académico y de la cooperación internacional. Es función del MCP identificar mediante convocatoria una entidad, con la suficiente capacidad técnica, financiera y administrativa para que se encargue de la administración de los recursos sin alejarse por completo de la temática y de los objetivos del proyecto, ya sea por mandato de la institución, o como una de las áreas de acción de la misma, y el cual es denominado como Receptor Principal (RP). 1.2 Objeto de la presente convocatoria Seleccionar al Receptor Principal para la Sociedad Civil RP(SC) del proyecto “Consolidación de la Estrategia DOTS” quien actuará como administrador de los recursos, proporcionarán el apoyo técnico, será responsable del monitoreo y evaluación de las propuestas presentadas por cada una de las organizaciones subreceptoras. 1.3 Régimen Jurídico Aplicable El régimen jurídico aplicable a la presente convocatoria estará de acuerdo al régimen jurídico que le corresponda a la institución que presente la propuesta. Estableciéndose responsabilidades que serán sometidas al marco jurídico vigente en el país. 2. LA CONVOCATORIA 2.1 Plazo De La Convocatoria La apertura de la convocatoria es a partir del día 8 de enero de 2010 a las 16:00 horas, y el cierre será el día martes 23 de febrero de 2010 a las 13:00 horas. 2.2 Cierre de la convocatoria, apertura de las propuestas y publicación de resultados El cierre de la convocatoria se realizará el martes 23 de febrero de 2010 a las 13:00 horas y la apertura de las propuestas se realizará el martes 23 de febrero de 2010 en horas de la tarde durante la Asamblea General del MCP. Los resultados serán comunicados a los proponentes el día miércoles 24 de febrero de 2010. 2.3 De los Términos de Referencia TDRs El MCP – Ecuador, en consenso democrático de todos sus miembros, ha definido invitar y hacer llegar TDRs, a Organizaciones de la Sociedad Civil con capacidad de gestión administrativa, técnica y financiera en relación a las propuesta nacional aprobada por el Fondo Mundial. Haciendo uso de herramientas legítimas de comunicación electrónica, ha dispuesto hacer pública la invitación a Organizaciones No Gubernamentales, a participar en este concurso, a través de información colocada en las siguientes páginas Web: http://www.msp.gov.ec http://www.new.paho.org/ecu/ http://www.fesar.org 2. LA CONVOCATORIA 2.4 Aclaración de los Términos de Referencia El Directorio del MCP, recibirá todas las preguntas y observaciones que se tengan acerca de los presentes términos de referencia vía correo electrónico a lilly_marquez@yahoo.es Las respuestas serán enviadas a los correos electrónicos de los solicitantes. 2.5 Término para adjudicar la convocatoria El MCP tendrá los dos (2) días para evaluar los oferentes y una vez finalizada la calificación de las propuestas inmediatamente se dará a conocer el oferente seleccionado; este plazo podrá ser prorrogado o acortado, cuando a su juicio lo considere necesario o conveniente. 3 CARACTERÍSTICAS DEL RECEPTOR PRINCIPAL Y RELACIÓN CON EL MCP 3.1 Organigrama del MCP Ecuador El RP actúa como figura de administración del proyecto en su componente de la SC y quien es el responsable por la implementación del mismo ante el Fondo Mundial; es, así mismo, quien constituye el nivel administrativo y financiero nacional de los recursos del proyecto (SC), ejecuta las políticas del MCP, es el soporte administrativo y ordenador del gasto del proyecto (SC), realiza los procesos de contratación del Proyecto con organizaciones de la sociedad civil; y coordina y planifica, con la instancia coordinadora, las actividades técnicas, administrativas y financieras para el desarrollo del proyecto (SC). 3.2 RECEPTOR PRINCIPAL El Receptor Principal del proyecto es la entidad con personería jurídica reconocida que actuará bajo la dirección del MCP, la auditoria del Agente Local del Fondo y que deberá llenar los requisitos establecidos por el Fondo Mundial. Será responsable de la implementación programática y de su manejo administrativo y financiero ante el MCP y el Fondo Mundial. Serán reconocidos como válidos por el MCP, sus procedimientos administrativos y financieros internos, incluyendo los procesos de licitación, compras de insumos, equipo y contrataciones de personal, y finalmente es el responsable de la operación del Proyecto (SC) ante el Fondo Mundial. 3.2.1 Funciones del Receptor Principal Sociedad Civil El Receptor Principal (SC) tendrá las siguientes responsabilidades ante el MCP en caso de ser seleccionado en este proceso. Por “Receptor Principal” se entiende el encargado de la ejecución/gestor principal de las intervenciones necesarias para la ejecución del Proyecto (SC). El encargado principal de la ejecución es responsable ante al Fondo Mundial de informar sobre el desempeño programático y financiero durante el periodo de vigencia del Proyecto (SC). En el país, su cometido es supervisar y garantizar que los demás asociados claves encargados de la ejecución presten los servicios de manera oportuna y centrada en los resultados en el marco de la subvención del Fondo Mundial”.1 A) Garantizar que la gestión del proyecto (SC) se haga de forma ágil, de forma que se cumplan estrictamente los cronogramas del proyecto y que se de cuenta de los indicadores de gestión planteados en el sistema de monitoreo y evaluación del mismo, al Agente Local del Fondo. B) El Receptor Principal (SC) deberá acogerse a los requisitos del Agente Local del Fondo (ALF) para la administración de los recursos (El ALF tradicionalmente es una empresa de auditoria externa. Actualmente, para el proyecto en curso, actúa como ALF la empresa Price Waterhouse Coopers) C) Tener bajo su tutela la instancia coordinadora del proyecto (SC), asegurando que las organizaciones de la sociedad civil que participen en la ejecución de actividades o subproyectos específicos, como entidades ejecutoras o subreceptores lo hagan cumpliendo fielmente las responsabilidades adquiridas en forma ágil y transparente. D) Elaborar y presentar a la Asamblea General del MCP los informes trimestrales y anuales de Avances Técnicos y Financieros y los informes de Auditoria Externa, previo a su remisión al Agente Local del Fondo. E) Elaborar el Plan de Trabajo que debe presentarse ante el Fondo Mundial, asegurando la participación de las organizaciones subreceptoras. F) Elevar a consideración del Fondo Mundial, y al Agente Local del Fondo los Informes de Avance Técnicos y Financieros y los informes de Auditoria Externa, una vez hayan sido revisados poir el Directorio del MCP y aprobados por la Asamblea General. G) Proporcionar asistencia técnica en las áreas administrativa y financiera, a las entidades ejecutoras (Subreceptores) para la adecuada implementación de las actividades previstas. H) Convocar y adjudicar todos aquellos proyectos que las entidades ejecutoras deban implementar en el marco del proyecto (SC). I) Convocar y adjudicar la compra, los bienes y servicios requeridos para la implementación del proyecto (SC). J) Suscribir contratos con las entidades ejecutoras seleccionadas para implementar los programas y proyectos que apunten al cumplimiento de indicadores y metas específicas del proyecto (SC) y con los proveedores seleccionados para la contratación de bienes y servicios. K) Proveer, en la medida de sus capacidades, asistencia técnica al Directorio y al MCP en administración de proyectos, facilitación del diálogo y otras que sean de su especialidad, de 1 Directrices del FG para la octava ronda acuerdo a las necesidades identificadas, coordinando para el efecto con otras instituciones nacionales e internacionales, a fin de favorecer la complementariedad de acciones. L) Poner a disposición permanente del MCP y de las entidades ejecutoras, su amplia experiencia en temáticas y estrategias multisectoriales de desarrollo, para facilitar sinergias entre las acciones que se lleven a cabo en el proyecto con otras acciones de desarrollo que se promuevan en el país, concernientes al cumplimiento de los compromisos asumidos las Metas del Milenio y las estrategias de desarrollo y reducción de la pobreza que en la actualidad se impulsan. M) Implementar un sistema de monitoreo, supervisión y evaluación a los subreceptores, que aseguren el seguimiento al cumplimiento de las actividades previstas para el proyecto (SC). 3.3 CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LOS OFERENTES Organización Nacional o Internacional con experiencia en el manejo de proyectos sociales con capacidad para manejar en forma oportuna, transparente y eficiente procesos de contratación que posibiliten el cumplimiento de los cronogramas previstos en el proyecto (SC), tales como: Informes Cuatrimestrales y/o trimestrales de ejecución presupuestal en el primer año y semestralmente a partir del segundo. Las organizaciones que pretendan ser seleccionadas deberán demostrar experiencia (en tiempo, en número o en monto) en la implementación administrativa, financiera y programática de proyectos sociales dirigidos a poblaciones vulnerables, más específicamente en temas de salud pública, en las áreas de prevención y/o atención y con capacidad demostrada de utilización de recursos para financiamiento de propuestas de primer piso. Las organizaciones serán calificadas por sus índices financieros anuales de acuerdo a la siguiente tabla de puntajes: Se contemplarán los siguientes factores, de acuerdo con la información consignada en el Balance General y Estado de Perdidas y Ganancias al 31 de diciembre del último año fiscal: INDICADOR PUNTAJE Razón Corriente Razón de Endeudamiento Índice de apalancamiento Financiero Rotación del Activo Total 2 3 3 3 Los puntajes anteriores serán asignados de conformidad con los siguientes rangos: RAZÓN CORRIENTE: Se utiliza a fin de verificar las disponibilidades de la organización para afrontar sus compromisos a corto plazo, representando las veces que el activo corriente puede cubrir el pasivo corriente. Razón corriente = RAZON CORRIENTE RANGO Menor a 1 De1.01 a 1.20 De 1.21 a 1.40 De 1.41 a 1.60 De 1.61 a 1.80 De 1.81 a 2.00 Mayor a 2 Activo circulante Pasivo circulante PUNTAJE 0 0,75 1 1,25 1,5 1,75 2 RAZÓN DE LA PRUEBA ÁCIDA RANGO PUNTAJE Menor a 0.75 0 De 0.75 a 1.1 1 Mayor a 1.1 2 RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO: Este indicador establece el porcentaje de activos de la organización que se sustentan mediante el financiamiento de deuda. Se indica el porcentaje de los activos que se encuentran financiados con deuda de varios tipos. Razón de endeudamiento = Deuda total Activos totales RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO RANGO PUNTAJE Mayor al 60.01% 0 Entre el 44% y el 60.0% 1,5 Menor al 44% 3,0 APALANCAMIENTO FINANCIERO: Indica cuanto del activo es de la organización porque el resto está financiado por su patrimonio. Apalancamiento financiero = Activo total Patrimonio APALANCAMIENTO FINANCIERO RANGO PUNTAJE Menor a 0.7 0 De 0.7 a 1.1 1,5 Mayor a 1.1 3,0 ROTACIÓN DEL ACTIVO TOTAL: Indica la eficiencia relativa con que una organización utiliza sus activos totales para generar ingresos. Rotación de activos total = Ingresos Activos totales ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTAL RANGO PUNTAJE Menor a 1.2 De 1.2 a 1.6 Mayor a 1.6 0 1,5 3,0 Sistemas internos El RP SC deberá ser una organización con experiencia en convenios con Organismos No Gubernamentales de diferentes grados de desarrollo a nivel local y construir capacidad de gestión en las mismas instituciones en los próximos 5 años. Por otra parte, se debe tener experiencia en el manejo de proyectos, procesos de entrenamiento, monitoreo y evaluación de los mismos. El RP deberá ser una entidad legalmente constituida (independiente o como unión temporal) y con capacidad de firmar un convenio de subvención con el Fondo Mundial. Una organización no gubernamental Nacional o Internacional, una empresa o fundación del sector privado, una red constituida de personas infectadas o afectadas por las enfermedades u otro órgano legalmente constituido. Para garantizar la rendición de cuentas y la responsabilidad local, el RP-SC deberá ser un agente local2 y no organismos de las Naciones Unidas u otras organizaciones multilaterales o bilaterales de cooperación y/o desarrollo. Se consideran como agentes locales las organizaciones no gubernamentales internacionales con presencia local establecida. Las organizaciones oferentes deben presentar los siguientes documentos para su calificación. Staff de profesionales Políticas de conflicto de intereses Sistema de compras 4. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y SELECCION 4.1 Comité Evaluador Estará constituido por miembros que el MCP designe y que manifiesten no tener conflicto de intereses frente al proponente que se califica y que, además, no se hayan presentado como oferentes dentro del proceso. De acuerdo a la necesidad, éste Comité podrá convocar profesionales de reconocida experiencia para apoyar la labor de evaluación, quienes igualmente deberán manifestar no tener conflicto de intereses para los proponentes que califiquen. 4.2 Criterios de evaluación Para la selección objetiva de los oferentes que participen en la presente convocatoria, se utilizarán los siguientes criterios: Requisitos Mínimos. El proponente debe hacer explícito en la propuesta que cuenta con una infraestructura logística y administrativa, que incluya profesionales especializados en las áreas del proyecto (SC) y que está en capacidad de contratar y absorber recursos humanos para gerenciar, en estrecha coordinación con el Mecanismo Coordinador de País, los diversos componentes del proyecto aprobado (SC). De lo contrario se descalifica la propuesta. 3. Matriz de calificación GUIA PARA LA SELECCIÓN DEL BENEFICIARIO PRINCIPAL GUIA PARA LA SELECCIÓN DEL RECEPTOR PRINCIPAL PERFIL ADMINISTRATIVO Área Criterio Puntos Calificación Observaciones Jurídico (3 1. Los estatutos tienen Directa 3 Anexar 3 2 Organizaciones establecidas reconocidas legalmente en el país y que cumplan actividades de acuerdo a lo establecido. puntos) relación directa con el objetivo del proyecto Planeación 2. Cuenta con procesos estratégica (10 sistemáticos de planeación puntos) 5 3. Cuenta con su Misión y Visión escrita y un Plan de trabajo anual 5 4. Cuenta con un órgano directivo constituido y activo, operando 5 5. Existen procesos democráticos para la elección de los miembros del organo Directivo (Se excluye al Sector Público) 6. Las áreas programáticas que trabaja están respaldadas por una estructura organizacional definida 7. Los funcionarios tienen un nivel profesional y experiencia relevante específica en el tema, de mínimo 1 año. 5 Organización Interna (15 puntos) Recurso Humano (24 puntos) 5 8 Indirecta 2 No tiene 1 No presenta 0 Cuenta 5 Cuenta pero se detectan debilidades 2 No cuenta 0 Cuenta 5 Cuenta pero se detectan debilidades 2 No cuenta 0 Cuenta 5 Cuenta pero se detectan debilidades 2 No cuenta 0 Existen 5 Existen pero se detectan debilidades 2 No cuenta 0 Respaldo 5 Respaldo pero se detectan debilidades 2 No cuenta 0 Equipo de mínimo 5 profesionales con experiencia en el tema 8 Experiencia en el tema pero se detectan debilidades 6 Equipo sin experiencia especifica en los temas 4 Sin experiencia en el tema y adicionalmente se detectan debilidades 2 No presenta equipo 0 documentos legales, estatutos de la organización Anexar Plan de trabajo del presente año Anexar documento soporte Especificar los mecanismos en la propuesta Especificar en la propuesta Se entiende por “tema”, el desarrollo de proyectos sociales de desarrollo o en áreas de Salud Pública y TBC Capacidad Administrativa (24 puntos) 8. Cuenta con recurso humano capacitado y con conocimiento en la gestión de procesos de manejo de personal y contabilidad 8 9. Cuenta con una política de selección, formación y capacitación del recurso Humano 8 10. Existen procesos definidos para el manejo de procesos administrativos (manejo de personal, logística, contabilidad, tesorería) 11. Dispone de material e infraestructura adecuada (propia o a través de otros socios) para adelantar las actividades propias de la organización 4 12. Cuenta con un sistema contable (contabilidad organizada, plan de cuentas) 4 4 Equipo de mínimo 5 profesionales con experiencia en el tema 8 Experiencia en el tema pero se detectan debilidades 6 Equipo sin experiencia especifica en los temas 4 Sin experiencia en el tema y adicionalmente se detectan debilidades 2 No presenta equipo 0 Equipo de mínimo 5 de selección y capacitación 8 Cuenta tan sólo con política de capacitación 6 Cuenta tan sólo con política de selección 4 Sin política de selección ni de capacitación 2 No presenta documento 0 Existen procesos definidos 4 Existen procesos pero se detectan debilidades 2 No presenta 0 Dispone de infraestructura definida 4 Dispone infraestructura pero no bien definida 2 No presenta 0 Dispone de sistema contable 4 Dispone infraestructura pero se detectan debilidades 2 No presenta 0 Especificar el equipo con que se cuenta en áreas de personal y contabilidad Especificar en la propuesta mediante documento de política. Especificar en la propuesta Especificar en la propuesta Especificar en la propuesta Capacidad Financiera (20 puntos) 13. Experiencia en la elaboración de informes contables, avalados por Revisor Fiscal 4 14. Experiencia en la elaboración de informes sustantivos (programáticos y narrativos) 4 15. Cuenta con sistemas de información que apoyan la ejecución de los procesos administrativos, contables y financieros 4 16. Se elaboran presupuestos anuales 4 17. La organización genera recursos propios para financiar las actividades (venta de servicios, bienes) 4 18. Propuesta cohorente en formato del Fondo Mundial 4 Define experiencia contable 4 Define experiencia contable pero con debilidades 2 No presenta 0 Presenta experiencia documentada 4 Especifica experiencia pero no anexa soporte 2 No presenta 0 Cuenta con sistema de información de apoyo 4 Cuenta con sistema de información de apoyo pero se detectan debilidades 2 No presenta 0 Se elaboran presupuestos y se anexan soportes 4 Se elaboran presupuestos y se anexan soportes pero se detectan debilidades 2 No presenta 0 Se generan recursos 4 Se generan recursos pero se detectan debilidades 2 No presenta 0 Presenta propuesta coherente 4 No hay coherencia entre la propuesta del FG y los criterios de selección 2 No presenta 0 Especificar en la propuesta Especificar en la propuesta y anexar soporte de un informe sustantivo Especificar en la propuesta. Especificar en la propuesta. Documento soporte Especificar en la propuesta. Documento soporte Diligenciar el formato 19. Demuestra experiencia en el manejo de proyectos de acuerdo al indice financiero evaluado anteriormente. 4 20. Patrimonio institucional que garantice la operatividad del RP para cubrir eventuales contingencias. 6 Se califica en forma proporcional de acuerdo al indice financiero evaluado anteriormente monto de los contratos establecidos en los últimos 3 años, (Y/Z) 2 Anexar certificaciones de los donantes o parte contratante especificando nombre del proyecto, monto, fecha, periodo de ejecución. Si el proyecto aún está en curso especificar Donde y : Es el porcentaje de valor de la cumplimiento. propuesta que se evalúa Se califica sobre Z: es el mayor el índice valor de los financiero. De lo contratos o contrario se donaciones descalifica la aprobadas de propuesta. todas las propuestas Solvencia para Anexar cubrir gastos fijos Documentos que (2) justifiquen cada item. Calificación de la organización / institución en el sistema financiero.(1) Porcentaje de patrimonio en relación a los ingresos anuales.(1) 21. Demuestra capacidad de contratar y de hacer seguimiento con organismos de la sociedad civil TOTAL PERFIL ADMINISTRATIVO FIL ADMINISTRATIV Tipo de patrimonio institucional (1) 2 Demuestra capacidad 2 No demuestra capacidad o es debil 0 No presenta 0 100 Anexar copia de 3 contratos ‘tipo’, suscritos con organizaciones de la sociedad civil. COSTOS ADMINISTRATIVOS La propuesta aprobada tiene un costo total de: 13`733.864; el monto asignado al componente SC es de 6`281.979 de los cuales 3`090.454 están destinadas a cubrir las actividades de los Objetivos 2 (en forma parcial) y 4 del proyecto aprobado, 3`191.525 destinados para gastos administrativos de los Subreceptores y Receptor Principal. Los gastos administrativos para el RP ascienden a 762.979 usd en líneas de gasto claramente definidas y aprobadas por el Fondo Mundial. Puntos CALIF REQUERIMIENTOS DEL FONDO MUNDIAL (FORMATO) 4.8 Gestión Programática y Financiera 4.8.1 Enfoque de la gestión Describa el enfoque de la gestión propuesto con respecto a planificación, ejecución y monitoreo del programa. (Máximo una página) 4.8.2 Capacidades del receptor Principal a) Describa las capacidades técnicas, gerenciales y financieras destacables. Describa también cualquier inconveniente técnico, gerencial y financiero que se prevea que estos mecanismos puedan tener y como se abordarán. Indique las evaluaciones de los RP que se hayan hecho para el Fondo Mundial o para otros donantes (Por ejemplo, fortalecimiento de la capacidad, requisitos de personal y de formación, etc). b) ¿Ha administrado alguna subvención del Fondo Mundial con anterioridad? SI__ NO__ Si la respuesta a (b) es afirmativa, indique la justificación para gestionar las actividades de la propuesta TB 9na Ronda. c) ¿Gestiona actualmente algún programa financiado por otro donante? SI__ NO__ d) Indique el presupuesto total (actual y previsto) gestionado. e) Describa el historial de resultados en la gestión de éstos programas/ subvenciones, incluyendo el que corresponda al Fondo Mundial. Se debe diligenciar este formato o de lo contrario se rechaza la propuesta. NOTAS IMPORTANTES: Las debilidades se pueden detectar intrínsecamente en la propuesta o en relación con otros proponentes que demuestren mayor fortaleza en el criterio específico a evaluar. En caso de Unión temporal se deberá especificar, para cada criterio de selección, que entidad estará a cargo de la misma, de acuerdo con las competencias establecidas dentro del documento de constitución de la Unión. En caso de que una organización sea Subreceptora de la propuesta aprobada de 9na Ronda componente TB y se presente al concurso para Receptor Principal (SC), y en caso de ganar dicho concurso, la organización deberá previamente renunciar a su calidad de Subreceptor para proceder a ser Receptor Principal. Por favor lea muy bien los criterios y presente su propuesta en forma ordenada y sustentada. La falta de diligenciamiento de algún criterio o de no anexar los documentos soporte puede ser causal de rechazo de la propuesta. Las propuestas se recibirán en medio físico y magnético, en sobre cerrado con sus respectivos anexos, en la fecha y hora límite en el Hotel Río Amazonas. Desde las 9h30 hasta las 13h00. Quito, 8 de enero de 2010 La Presidenta Dra. Lilly Marquez de Castro El Vicepresidente de VIH EL Vicepresidente de TB Dr. Oscar Yépez M. La Vocal de VIH Elizabeth Molina La vocal de TB.