GUÍA RÁPIDA CUENTAS POR COBRAR

GUÍA RÁPIDA
CUENTAS POR COBRAR
Versión 4000
México, D. F., Agosto del 2014
Actualización realizada por:
Lourdes Valencia
INDICE
1 INTRODUCCION............................................................................................................................. 3
1.1 OBJETIVO ................................................................................................................................... 3
2. INFORMACIÓN REQUERIDA ......................................................................................................... 3
2.1 FLUJOS DE MOVIMIENTOS ......................................................................................................... 4
3.1 PANTALLA DE CAPTURA ............................................................................................................. 7
3.2 MOVIMIENTO FACTURA ............................................................................................................. 8
3.3 MOVIMIENTO ANTICIPO ............................................................................................................ 9
3.4 MOVIMIENTO COBRO ................................................................................................................ 9
3.5 NOTA DE CRÉDITO.....................................................................................................................10
3.6 MOVIMIENTO NOTA DE CARGO ................................................................................................11
3.7 MOVIMIENTO PRÉSTAMO .........................................................................................................11
3.8 MOVIMIENTO APLICACIÓN ANT. CTE ........................................................................................11
3.9 MOVIMIENTO DEVOLUCIÓN .....................................................................................................12
3.10 MOVIMIENTO AJUSTE .............................................................................................................12
3.11 MOVIMIENTO AJUSTE SALDO..................................................................................................12
3.12 MOVIMIENTO AJUSTE REDONDEO ..........................................................................................13
3.13 MOVIMIENTO REEVALUACIÓN ................................................................................................13
3.14 MOVIMIENTO PRESUPUESTO ..................................................................................................13
3.15 DEPÓSITO GARANTÍA ..............................................................................................................13
3.16 APLICA DEPÓSITO GARANTÍA CTE ...........................................................................................13
4. REPORTES ...................................................................................................................................13
4.1 REPORTE DE SALDO...................................................................................................................13
4.2 REPORTES PENDIENTES ............................................................................................................14
4.3 REPORTE ESTADOS DE CUENTA ................................................................................................14
4.4 REPORTE ANTIGÜEDAD DE SALDOS...........................................................................................14
4.4.2 REPORTE ANTIGÜEDAD DE SALDOS POSFECHADOS ...............................................................14
4.5 REPORTE PRONÓSTICO DE COBRANZA .....................................................................................15
4.6 REPORTE CONCENTRADO DIARIO.............................................................................................15
4.7 REPORTE ACUMULADO ............................................................................................................15
4.8 REPORTE AUXILIARES ................................................................................................................16
4.8.1 REPORTE AUXILIAR DESGLOSADO ..........................................................................................16
4.8.2 REPORTE AUXILIAR DESGLOSADO POR DÍA ...........................................................................16
4.8.3 REPORTE AUXILIAR CONCENTRADO .......................................................................................16
4.9 REPORTE MOVIMIENTOS ..........................................................................................................16
4.10 POR CORTE ..............................................................................................................................17
4.10.1 REPORTE POR CORTE ANTIGÜEDAD DE SALDOS NORMAL Y POSFECHADO .........................17
4.11
REPORTE GENERAL DE MOVIMIENTOS ..............................................................................17
4.12 REPORTE DIARIO DE MOVIMIENTOS .......................................................................................17
5 HERRAMIENTAS ...........................................................................................................................18
5.1 ELIMINAR SALDOS MENORES DE CLIENTES ...............................................................................18
5.2 AJUSTE REDONDEO ...................................................................................................................18
5.3 REEVALUAR CUENTA POR COBRAR ...........................................................................................18
2 de 18
1 INTRODUCCION
El Módulo de Cuentas por cobrar se utiliza para registrar la información y actividades
involucradas en la generación del cobro de los productos que manufactura, distribuye o que
presta servicio a una empresa.
Entre las ventajas que proporciona el módulo de Cuentas por Cobrar están:
Manejo fácil y seguro del las transacciones de Cobro de los movimientos deudores.
Administra la operación de los movimientos que generan ingresos a la empresa y no
están saldados.
Control de ingresos y Conocimiento de las características de cada uno de ellos.
Control y seguimiento de deudas de los clientes y proveedores (Internos y externos).
Facilita la generación de la cobranza con la detección de clientes morosos
Control de saldos a través de fechas, sobre cargos, descuentos, e intereses.
Controla las cuentas por cobrar y las devoluciones generadas por área, sucursales o
empresas.
Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran las cuentas por cobrar a
través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta
actividad.
Permite exportar datos a Excel® y Acrobat®.
Cuentas por Cobrar se integra por movimientos los cuales reciben datos directa e
indirectamente para generar información confiable, la cual permite actualizar el saldo del
cliente para obtener la conexión contable requerida al módulo de contabilidad
directamente.
Los datos de entrada serán aquellos que provienen de varios módulos como lo es entre otros
el de ventas con los movimientos tipo factura, requisición, nota, especificando una
condición de pago/cobro a determinado tiempo, cuyo concepto será identificado como
cuenta por cobrar, generando una afectación en el Módulo de Cuentas por Cobrar
respectivamente.
1.1 Objetivo
Registrar y controlar los movimientos de cuentas por cobrar, desde la generación del cargo por
concepto de ventas, servicios, préstamos o movimientos que requieran recuperación de cartera
hasta la vinculación del cobro con tesorería y contabilidad.
2. INFORMACIÓN REQUERIDA
Para que el módulo de Cuentas por Cobrar funcione es necesario dar de alta en el sistema lo
siguiente:
Monedas: Consiste en especificar los tipos de Monedas que se utilizara en las
operaciones.
Condiciones Pago/cobro. Consiste en especificar las condiciones de pago que se
otorgaran a los deudores (15 días, 30 días, 60 días, etc.). Para ingresar a esta opción
deberá seguir la ruta desde el Menú General/ Configuración/ Generales/ Condiciones
Pago –Cobro.
Formas de Pago / Cobro: Determinar las formas de pago y cobro con las que se
realizarán las operaciones. Estas formas de pago pueden ser Cheque, Efectivo, Pago
Electrónico, Vales, o los definidos por la empresa.
Consecutivos: Definir los números de los consecutivos que se llevarán para el control de
los movimientos.
3 de 18
Tipos de Movimientos: Determinar las condiciones de los tipos de movimientos. Se
pueden personalizar los nombres de los movimientos de acuerdo a los requerimientos
del Cliente, es decir se puede cambiar el nombre del movimiento pero la clave de
afectación no se deberá cambiar ya que el sistema no podrá reconocer los movimientos
generados.
Situaciones: Establecer las Situaciones que regirán el curso del Movimiento hacia su
conclusión. Las situaciones son, por definirlas de alguna manera, sub status
preestablecidos en los que se puede encontrar un Movimiento. Las Situaciones frenan el
flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de algún usuario en
específico para poder continuar con el flujo, por ejemplo que un Gerente Administrativo
valide o autorice para que un usuario final lo concluya.
Conceptos: Definir los conceptos para categorizar los movimientos que se registren del
mismo tipo.
Observaciones: Son comentarios estándar que se podrán agregar a los movimientos. Las
observaciones se podrán editar, agregar o eliminar hasta que seleccione Guardar y
Cerrar.
Tipos de Vales. Para accesar a esta opción deberá seguir la ruta desde el Menú General
/Configurar /Generales /Tipos de Vales
Nota: Para dar de alta los requerimientos anteriores, consulte el Manual de Configuración MIMC-CONF y el Manual de Cuentas MI-MC-CTAS
2.1 Flujos de Movimientos
Factura
4 de 18
Nota Cargo
Cobro
Anticipo
5 de 18
Movimientos Independientes o sin relación con otro movimiento
6 de 18
3 DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS
3.1 Pantalla de Captura
En la pantalla de captura se ingresa la información para la realización de los movimientos,
registrando los datos en los campos correspondientes, dependiendo de las necesidades de la
operación.
Para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Cuentas por Cobrar es la siguiente:
Ruta de Acceso
Paso 1
Ir al Menú principal / Procesos
Paso 2
Seleccionar el Módulo de Cuentas por Cobrar
Encabezado
Detalle
Movimiento
Proyecto:
UEN:
Campos del Encabezado
Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo.
Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento.
En caso de manejar unidades estratégicas de negocio, en este campo se ligan al
movimiento que se este realizando.
Moneda:
Campo para determinar el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.
Fecha
Emisión:
Fecha
Original:
Cuenta:
Cajero:
Cliente
Sucursal
Aparece automáticamente la fecha local (Cliente), misma que es la fecha en la que
se origina el movimiento.
Fecha en que se aplico en movimiento.
Se selecciona la cuenta de bancos a la que se aplicara el Movimiento
En este campo se indica la clave del cajero que aplico el movimiento.
En este campo se ingresa la clave del cliente al que aplicara el movimiento.
Sucursal del cliente al que se aplica el Movimiento.
7 de 18
Cliente
Agente:
Importe
Impuestos
Concepto:
Forma:
Cobrador
Referencia
Observacione
s
Saldo Cliente
Aplicación
Manual
Aplicación
con Desglose
Aplica
Consecutivo
Importe
Diferencia
%
Retención
Campo donde se indica la clave del agente implicado en el movimiento.
Cantidad que será aplicada
Se registran los Impuestos derivados por el movimiento. Es auto calculable.
Seleccionar el concepto (razón) por el que se realiza el movimiento.
Este campo se utiliza para registrar la forma de pago/ cobro con la que se efectuara
el movimiento correspondiente.
Campo donde se indica la clave del cobrador implicado en el movimiento.
Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar
información referenciada al movimiento.
Opción para seleccionar la observación relacionada al movimiento, o bien,
capturarla en este campo.
Moneda en que se maneja el Saldo del Cliente al que se aplica el movimiento. En el
campo siguiente se registra automáticamente el saldo actualizado.
Este check ofrece la opción para seleccionar a nivel detalle los movimientos a los
que se podrá aplicar el movimiento.
Habilita la carpeta Desglose
del Cobro, donde se podrá
desglosar todos los cargos, las
formas de Pago, alguna
referencia alfa numérica,
ingresando un monto a Favor
del cliente, desplegando un
Importe Total del Cobro.
Campos del Detalle
En este campo se puede seleccionar un movimiento ya originado previamente,
al que se desea aplicar el movimiento que se este realizando.
Campo donde se indica el número consecutivo del movimiento a aplicar.
Importe a aplicar.
Este campo muestra la diferencia entre el importe a cobrar y los montos
parciales de las aplicaciones.
Porcentaje de diferencia del Importe Total.
Retención generada en la aplicación del movimiento.
3.2 Movimiento Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este
movimiento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el
comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su
compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al
comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada
y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.
Este movimiento es útil para actualizar la Cobranza de la Empresa/Sucursal, se puede dar de alta
las Facturas e identificarlas en un inicio como saldo inicial que le deben los Clientes para iniciar
operaciones en el sistema.
8 de 18
Cuando el movimiento de Factura se encuentre en
estatus pendiente ó concluido dentro del sistema, se
podrá modificar el Concepto, la Referencia y Fecha
de Vencimiento dentro de la opción “Campos” del
menú Edición. Al afectar una factura en estado
pendiente aparecerá el siguiente dialogo para la
conclusión de la factura
El sistema calculara automáticamente impuestos y
monto total a facturar. Al afectar cualquiera de las
selecciones la Factura se Concluye.
3.3 Movimiento Anticipo
El Movimiento Anticipo es similar al Cobro, la diferencia es que al registrar un Anticipo no es
necesario aplicarlo a otro Movimiento. Este Movimiento es útil cuando un Cliente realiza un pago
pero no indica todos los datos necesarios sobre la aplicación del mismo, como los Documentos
pendientes a los que se aplicará dicho pago, la Forma del pago o alguna otra información
necesaria, por lo que puede realizar un Movimiento tipo Anticipo, el cual genera un saldo en
Efectivo a Favor del Cliente, es decir un saldo negativo, el cual se podrá aplicar posteriormente.
También puede funcionar cuando un Cliente no debe ningún Documento y hace un anticipo a
cuenta.
Cuando afecta un Anticipo y se encuentra habilitado en la Configuración del Módulo de Cuentas
por Cobrar la opción "Control del Efectivo", se genera un documento tipo Crédito Diverso
(solamente si el importe del Anticipo es mayor que el importe indicado en la opción "Tope
Efectivo Automático") y no un saldo en Efectivo a Favor, aunque son equivalentes.
Una vez que se afecta el Anticipo queda con Estatus Concluido y se puede modificar el Concepto
dentro de la opción "Campos" del menú Edición, más no se podrá procesar nuevamente. Para
aplicar el saldo en Efectivo a Favor del Cliente a un Documento se utiliza el Movimiento
Aplicación Efectivo
3.4 Movimiento Cobro
Este movimiento genera su aplicación de forma directa o manualmente a las cuentas por cobrar
pendientes del cliente; con la finalidad de saldar o abonar a las cuentas respectivas para
disminuir su adeudo; generando una solicitud de deposito, deposito electrónico, etc.
(dependiendo de la forma de cobro que se haya aplicado y la manera en que esta se haya
configurado) en el caso de especificar una cuenta especifica de dinero, de lo contrario quedará
en estatus de pendiente, la cual posteriormente el responsable del Modulo de Tesorería la
transmitirá a la cuenta correspondiente.
La pantalla y los datos de captura se describen en el punto 3.1 de este Manual
En el movimiento Cobro, se pueden registrar diferentes tipos de pago si fuese necesario, por lo
que se habilita el check con Desglose para abrir la carpeta “desglose de Cobro” y en ella registrar
los diferentes tipos de forma de cobro, la suma de estas será el valor que se presentara en el
campo del importe. Si sólo existe una forma de pago se deberá capturar en el campo de la
carpeta principal directamente.
Si se realiza Manualmente el movimiento, deberá habilitar el campo Aplicación Manual, con la
finalidad de indicar en el detalle las cuentas por cobrar especificas a las que aplicara el cobro,
considerando las mismas características que el movimiento directo para proseguir el proceso y
9 de 18
concluirlo.
Este movimiento salda o abona la cuenta por cobrar del cliente, de tal modo que disminuye su
saldo pendiente del cliente.
Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón
movimiento tendrá ahora el estatus Concluido.
o la tecla de función F12, el
3.5 Nota de Crédito
La Nota de Crédito es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la
misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Este movimiento se aplicar a cualquier cargo, como pueden ser Factura, Nota de Cargo,
Documento, Cargo Diverso o Cheque Devuelto. La nota de crédito disminuye el saldo de una
factura a raíz de una devolución o de una bonificación.
El movimiento Nota de Crédito no afecta a ningún otro Módulo, se carga a las cuentas por
cobrar del cliente generando un cargo a favor para disminución de las mismas, para generar
Notas de Crédito automáticamente desde el Cobro por concepto de Descuentos por Pronto Pago
se debe de configurar:
El campo Descuentos por pronto pago en la Configuración del Módulo de Cuentas por
Cobrar.
Ruta: Menú principal/ configuración/ empresas/ seleccionar la empresa/ edición /
Configuración módulos / CXC / validar descuentos por pronto pago.
El Concepto de Nota de Crédito por pronto pago.
Ruta: Menú principal/ configuración/ empresas/ seleccionar la empresa/ edición /
Configuración módulos / Concepto nota crédito ponto pago.
Definir en el Maestro de Condiciones de Pago/Cobro, aquellas que permite el Descuento
de pronto Pago, así como los días (Naturales o Hábiles) de plazo para el descuento y el
porcentaje.
Ruta: Menú principal/ configuración/ General / Formas de pago/cobro
En el Cobro del Documento Pendiente del Cliente, debe aparecer “Si” en el campo Aplica
pronto Pago, de lo contrario el plazo del documento para otorgar el Descuento ya no es
válido.
Ruta: Menú principal/ configuración/ documentación /Clientes
Una vez Afectada la Nota de Crédito, puede quedar con dos Estatus:
Con la habilitación del campo “Aplicación Manual” y los Movimientos que estaban
Pendientes de Cobro en la Nota de Crédito, queda en Estatus Concluida, se puede
modificar el Concepto dentro de la opción “Campos” del menú Edición y no se puede
volver a procesar.
Si no se habilitó el campo “Aplicación Manual”, queda en Estatus Pendiente y se pueden
modificar el Concepto y Referencia dentro de la opción “Campos” del menú Edición;
Este caso se presenta cuando hace una Devolución de Venta. Para Concluirla se
despliega el menú Nota de Crédito.
10 de 18
3.6 Movimiento Nota de Cargo
Este movimiento aumenta el saldo de las cuentas por cobrar del cliente, se considera como un
cargo adicional que implique a la cuenta por cobrar respectiva; se puede generar un Cobro
inmediato o un Cobro Posterior (Posfechado).
3.7 Movimiento Préstamo
Este movimiento se utiliza para registrar el préstamo de cierta cantidad monetaria u otro
concepto pactado; identificando la deuda a través de alguno de estos movimientos, no existe
ningún comprobante que avale la misma, sólo el registro el cual simplemente se realizo la
operación, no contempla ningún tipo de impuesto. Con este Movimiento se genera un cargo al
Saldo del Cliente por lo que se incrementa las cuentas por cobrar pendientes de cobro.
Nota: los prestamos a personal no se registran aquí, se registran en el modulo de nomina para
que al correr la nomina se descuente automáticamente, si no quieres que se descuente de la
nomina entonces si se debe de generar desde cuentas por cobrar pero hay que dar de alta a la
persona como deudor diverso, para hacer esto se hace desde cuentas / clientes / clientes y en
tipo se pone deudor.
3.8 Movimiento Aplicación Ant. CTE
Realiza la aplicación o cargo de los movimientos a las cuentas pendientes por cobrar ya sea del,
proveedor, cliente o interna.
La aplicación puede ser directa a la cantidad del saldo a favor de las cuentas más antiguas o
manualmente seleccionando las cuentas por cobrar pendientes de cobro del cliente.
Al indicar el movimiento Aplicación Efectivo o Aplicación Saldo e indicar el cliente
correspondiente, automáticamente se despliega en el campo del importe la cantidad que
corresponde al saldo a favor del cliente, y el cual se aplicará a las cuentas pendientes de cobro.
En la aplicación manual, el importe exacto del saldo a favor que se indica es de vital importancia,
de lo contrario, el sistema desplegará un error indicando que el saldo es mayor que la cantidad
de movimiento; por lo tanto, en el campo del detalle se deberá indicar u observar que se respete
dicho saldo. De acuerdo a la configuración del sistema se podrá generar un movimiento de Ajuste
o Redondeo.
Se procede a afectar
concluir el movimiento.
el movimiento para que se realice automáticamente la aplicación y
Realiza la aplicación o cargo de los movimientos a las cuentas pendientes por cobrar ya sea del,
proveedor, cliente o interna.
La aplicación puede ser directa a la cantidad del saldo a favor de las cuentas más antiguas o
manualmente seleccionando las cuentas por cobrar pendientes de cobro del cliente.
Al indicar el movimiento Aplicación Efectivo o Aplicación Saldo e indicar el cliente
correspondiente, automáticamente se despliega en el campo del importe la cantidad que
corresponde al saldo a favor del cliente, y el cual se aplicará a las cuentas pendientes de cobro.
En la aplicación manual, el importe exacto del saldo a favor que se indica es de vital importancia,
de lo contrario, el sistema desplegará un error indicando que el saldo es mayor que la cantidad
de movimiento; por lo tanto, en el campo del detalle se deberá indicar u observar que se respete
dicho saldo. De acuerdo a la configuración del sistema se podrá generar un movimiento de Ajuste
o Redondeo.
11 de 18
Se procede a afectar
concluir el movimiento.
el movimiento para que se realice automáticamente la aplicación y
Para verificar la correcta aplicación de estos movimientos consulte la información del cliente
apoyándose del icono
3.9 Movimiento Devolución
Al generar una Devolución se reingresa el saldo de crédito/movimiento diverso generado a Favor
del Cliente; así como el saldo de una Nota de Crédito generada por una Devolución de Venta.
Este Movimiento genera y Concluye en el Módulo de Formas de Pago/Cobro, el cual podrá definir
en la Devolución de Crédito. Si no define la Forma o la Cuenta Bancaria, se genera un
Movimiento de tipo Egreso con estatus pendiente, si la cuenta es de tipo caja, el egreso tendrá el
estatus concluido. Si la Cuenta es de Tipo Banco, el Egreso queda con Estatus Pendiente;
dependiendo la configuración que se tenga en el modulo de Tesorería, la salida de dinero se
registrará como un egreso o una solicitud de cheque o un cheque.
Al Afectar la Devolución de Crédito, esta queda con Estatus Concluido y puede modificar el
Concepto dentro de la opción “Campos” del menú Edición, pero no se podrá procesar
nuevamente.
Este movimiento registra y aplica la devolución del saldo de crédito diverso o movimientos
generados a Favor del Cliente; así como el saldo de una Nota de Crédito generada por una
Devolución de Venta.
3.10 Movimiento Ajuste
Este movimiento permite modificar las cuentas por cobrar del cliente disminuyéndolas, se puede
aplicar en forma automática o varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades
del usuario.
3.11 Movimiento Ajuste Saldo
Este movimiento permite realizar modificaciones en el Saldo de las cuentas por cobrar del
cliente, disminuyendo o aumentando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a
varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario.
Este movimiento es fácil de realizar y aplicar: se indica el tipo de movimiento y al cliente a quien
se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada la cual descontará del importe del la cuenta
por cobrar correspondiente; en el caso de ser directamente, se deberá deshabilitar el campo de
aplicación manual, con la finalidad de que el sistema aplique esta acción a la factura más antigua;
de lo contrario se podrá seleccionar aquella cuenta por cobrar que se desea en el detalle de la
pantalla, previamente habiendo nuevamente habilitado el campo Aplicación Manual.
Revisando previamente los datos para su correcto registro se afecta el movimiento y
automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuenta por cobrar del cliente,
disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento.
Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información
consulte la
información del cliente.
12 de 18
3.12 Movimiento Ajuste Redondeo
Este movimiento permite realizar modificaciones redondeando los Saldo de las cuentas por
cobrar del cliente, adecuando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su
vez, de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario.
Este movimiento es fácil de realizar y aplicar: se indica el tipo de movimiento y al cliente a quien
se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada la cual descontará del importe del la cuenta
por cobrar correspondiente; en el caso de ser directamente, se deberá deshabilitar el campo de
aplicación manual, con la finalidad de que el sistema aplique esta acción a la factura más antigua;
de lo contrario se podrá seleccionar aquella cuenta por cobrar que se desea en el detalle de la
pantalla, previamente habiendo nuevamente habilitado el campo Aplicación Manual.
Revisando previamente los datos para su correcto registro se afecta el movimiento y
automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuenta por cobrar del cliente,
disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento.
Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información
consulte la
información del cliente.
3.13 Movimiento Reevaluación
El movimiento se utiliza para reevaluar (aumentar su valor) las cuentas por cobrar. Este
movimiento no puede ser aplicado directamente desde este módulo, hay que aplicarlo desde el
módulo de vales.
3.14 Movimiento Presupuesto
El presupuesto de cobro es también considerado como un estado de cuenta en donde se puede
informar al cliente o al deudor el adeudo que tiene con la empresa.
Al afectar
el movimiento inmediatamente pasa al Estado Concluido.
3.15 Depósito Garantía
Este movimiento sirve para reconocer los depósitos en garantía que se le solicitan a los clientes
cuando se pacta mediante un contrato, su finalidad es el reflejo en las cuentas de los clientes,
este movimiento queda en estatus Pendiente y se concluye cuando es aplicado alguna factura o
se Devuelve al Cliente. Este movimiento al crearse genera una solicitud de depósito en el
módulo de tesorería, que es donde se registra el Ingreso del mismo.
3.16 Aplica Depósito Garantía CTE.
Este movimiento sirve para aplicar el Depósito en Garantía que tenemos de los Clientes a
Facturas pendientes que se tengan en el tablero de control, por así convenir a los intereses de
ambas partes, una vez que se avanza el movimiento queda en estatus Concluido.
4. REPORTES
4.1 Reporte de Saldo
Este reporte despliega información de los saldos actuales de los clientes de todos los tipos de
monedas que utiliza, para beneficio propio de la misma y que están pendientes de pago; muestra
la clave del cliente, nombre y saldo, así como el gran total del saldo.
13 de 18
Al acceder a esta opción de reporte se despliega el recuadro Saldo – Cuentas por Cobrar el cual
contiene campos que funcionan como filtros de búsqueda y una barra de herramientas, para
Cerrar, imprimir y observar.
4.2 Reportes Pendientes
Este reporte despliega información por clientes con respecto a todos los movimientos que se
tiene pendientes por concluir que diminuye o aumenta su saldo, mostrando así el total por pagar,
refleja las fechas de emisión como de vencimiento y los días que han trascurrido considerando
estas; así como si hubiesen causando cargos moratorios.
4.3 Reporte Estados de Cuenta
Este reporte refleja los cargos y abonos realizados por cada cliente en un periodo determinado,
desglosado por tipo de moneda, así como el saldo total; también, se pueden obtener información
dependiendo el estatus de los movimientos y/o determinada moneda.
4.4 Reporte Antigüedad de Saldos
Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación
contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada por el cliente. Se integrada
por:
Normal y Con Posfechado.
Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información
más especifica de todos o de algún cliente especifico o sin desglosé, para conocer sólo el monto
total del adeudo, en ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de
todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.; al acceder a esta opción se
despliega el siguiente recuadro:
4.4.1 Reporte Antigüedad de Saldos Normal
Indicando los datos en los campos antes mencionados y si indico desglosado, se muestran todos
aquellos movimientos que implique un adeudo por el Cliente que aun no han sido liquidados o en
su caso si el cliente va al corriente con los mismos, se proporciona información como la clave el
cliente, nombre de los movimientos como facturas, notas de crédito, saldo inicial; referencias si
estas existen, fecha de emisión y vencimiento del documento, días transcurridos considerando la
fecha de emisión a la fecha en caso de no saldar la cuenta, y el monto total del adeudo y en que
posición se encuentra de 1 a 15, de 16 a 30, de 31 a 60 o de 61 a 90 días.
4.4.2 Reporte Antigüedad de Saldos Posfechados
Este reporte proporciona información de los clientes sobre el saldo total del adeudo de sus
Cuenta por Cobrar, identificando la posición de estas en determinados períodos hasta 90 días, así
como también se refleja una columna llamada posfechado, donde se registra aquellos cheques
que serán cobrados posteriormente (posfechados) en beneficio del cliente para disminuir su
saldo.
Al seleccionar esta opción se despega un recuadro para indicar los datos para proporcionar la
información deseada.
14 de 18
4.5 Reporte Pronóstico de Cobranza
Este reporte muestra aquellos movimientos que tiene pendiente el cliente por liquidar, donde
se establece la cobranza que se espera recibir anualmente o donde se registrarán la fecha de
periodo de los movimientos Factura que deberá liquidar el cliente. Al seleccionar esta opción se
despliega el recuadro Pronostico de Cobranza, en el cual se indicará los datos para establecer la
información que se desea obtener, este reporte se genera de dos formas: Con desglose o sin
desglose, dependiendo la indicación que se realice se generará el reporte.
Del mismo modo dependiendo los datos indicados, si se indico sin desglose, no se refleja los
movimientos que implica el saldo, sólo el total de este del (os) cliente (s) que se hayan
determinado.
4.6 Reporte Concentrado Diario
Este reporte concentra todos las entradas y salidas de los movimientos por cobranza que se
realizaron durante un periodo anual, realizando el desglose correspondiente por cada tipo de
moneda; al seleccionar esta opción aparece el recuadro Fechas Especificas, donde se indicara las
fechas de las cuales se desea conocer la información con apoyo del botón asiente ,
posesionados previamente en los campos, al seleccionar este, se despliega el calendario del
sistema para indicar el día, mes y año.
El contenido y la estructura del reporte se presentarán de la siguiente forma:
4.7 Reporte Acumulado
Este reporte muestra los cargos y abonos que el cliente ha realizado a su cuenta por cobrar,
acumulándose mensualmente respectivas acciones, mostrando así el calculo del saldo final de
este, esta información se puede proporcionar por un determinado tipo de moneda o por todas
aquellas que se manejan; también se podrá obtener información por determinada característica,
ya sea por categoría, por familia, y/o por grupo; dependiendo la indicaciones que se realicen
dentro del recuadro que aparece al acceder a esta opción.
Esta es la manera de como se presenta el reporte acumulado sin indicar ninguna característica de
categorías, familia y/o grupos, se muestra todos los cargos y abonos que el cliente ha realizado,
se indica los meses donde se van acumulando tanto sus cargos como sus abonos
respectivamente.
15 de 18
4.8 Reporte Auxiliares
Este reporte se puede presentar por tres formas
Con Desglose, Desglose por Día y Concentrado,
dependiendo las indicaciones que se realicen en el
recuadro en su campo Nivel, estos reportes
permitirán visualizar el comportamiento del cliente
que ha realizado para reducir o incrementar su
cuenta
por
pagar,
pudiendo
observar
específicamente la información que implica tal
comportamiento, ya que se indica los cargos o
abonos respectivamente que sean realizado, en
consecuencia también se podrá observar la
cancelación de algún movimiento realizado por el
usuario o el mismo cliente.
4.8.1 Reporte Auxiliar Desglosado
Se muestra todos los movimientos que involucra al cliente, identificando los cargos y abonos de
que ha realizado, así como el saldo de cada movimiento, también, se podrá observar el estatus
de los movimientos cancelados.
4.8.2 Reporte Auxiliar Desglosado por Día
Este tipo de reporte desglosa los movimientos del cliente por día, mostrando así todos aquellos
movimientos que se realizaron en determinada fecha, aplicados al cliente respectivo, y muestra
aquellos movimientos que fueron cancelados durante el periodo indicado, en consecuencia se
observa el saldo total de la Cuenta por Cobrar.
4.8.3 Reporte Auxiliar Concentrado
Este tipo de reporte sólo refleja el saldo final del cliente de todos los movimientos que implica su
cuenta por cobrar, se identifica al cliente respectivo, se contempla un saldo inicial, los cargos y
abonos, de este.
4.9 Reporte Movimientos
Este reporte permite observar los
movimientos de un cliente específico de un
solo tipo de moneda a un periodo
determinado. Dependiendo del nivel que
indique pueden generarse las formas: por
Día, por Movimiento o por Aplicación.
Al acceder a esta opción se desplegó el recuadro Movimientos – Cuentas por Cobrar donde se
indicará los datos para poder observar la información deseada.
16 de 18
4.10 Por Corte
4.10.1 Reporte por Corte Antigüedad de Saldos Normal y posfechado
Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación
contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada por el cliente. Se integrada
por:
Normal y Con Posfechado.
Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la
información para obtener información más especifica de
todos o de algún cliente especifico o sin desglosé, para
conocer sólo el monto total del adeudo, en ambos casos, se
podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de
todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o
dólares, etc.; al acceder a esta opción se despliega el
siguiente recuadro:
4.11
Reporte General de Movimientos
Genera un reporte general de los
movimientos generados en el
módulo de cuentas por cobrar, se
pueden seleccionar los parámetros
que queremos que se muestren, el
primer filtro o selección son los
agentes o vendedores, los cuales son
el agrupador principal.
4.12 Reporte Diario de Movimientos
Este
reporte
despliega
los
movimientos generados en forma
diaria que se aplican a cada uno de
los clientes ya sea por Categorías,
por Familias y/o Grupos, siendo
adaptable a las necesidades así
como, si fuese necesario la
sucursal
correspondiente,
estableciendo
todos
los
movimientos con todos los estatus
a un periodo determinado.
17 de 18
5 HERRAMIENTAS
5.1 Eliminar Saldos Menores de Clientes
Genera un proceso en el que se Eliminan los
saldos menores o más pequeños de los
clientes.
5.2 Ajuste Redondeo
Genera un Ajuste redondeando los decimales
de los saldos.
5.3 Reevaluar Cuenta por Cobrar
Se puede cambiar el tipo de cambio de las monedas que
se utilizan para hacer las transacciones, reevaluando los
saldos en estas monedas.
18 de 18