Revisión por la Dirección Código PAC

Código
PAC-10 v.06
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Revisión por la Dirección
1. Objetivo y Alcance
Definir las actividades y criterios necesarios para la Revisión por la Dirección del Sistema
Integrado de Gestión en la Universidad de Pamplona, con el fin de garantizar la
identificación de oportunidades para la mejora en el desempeño Institucional.
Comprende desde el análisis y revisión de los hallazgos hasta el control y seguimiento a
la ejecución del plan de mejoramiento institucional producto de la revisión por la dirección.
2. Responsable
El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
procedimiento es el Comité de Coordinación de Control Interno.
3. Definiciones
3.1 Calidad
Grado en el que un conjunto de características (3.5.1) inherentes cumple con los
requisitos (3.1.2).
NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre,
buena o excelente.
NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo,
especialmente como una característica permanente..
3.2 Política de la calidad
Intenciones globales y orientación de una organización (3.3.1) relativas a la calidad
(3.1.1) tal como se expresan formalmente por la alta dirección (3.2.7)
NOTA 1 Generalmente la política de la calidad es coherente con la política global de la
organización y proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los
objetivos de la calidad (3.2.5).
NOTA 2 Los principios de gestión de la calidad presentados en esta Norma Internacional
pueden constituir la base para el establecimiento de la política de la calidad (véase 0.2).
3.3 Objetivo de la calidad
Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad (3.1.1)
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Mabel Johana Coronel Acevedo
Firma
Maria Victoria Bautista Bochagá
Firma
Maria Victoria Bautista Bochagá
7 de Abril de 2011
Fecha
12 de Abril de 2011
Fecha
15 de Abril de 2011
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NOTA 1 Los objetivos de la calidad generalmente se basan en la política de la calidad
(3.2.4) de la organización.
NOTA 2 Los objetivos de la calidad generalmente se especifican para los niveles y
funciones pertinentes de la organización (3.3.1).
3.4 Cliente
Organización (3.3.1) o persona que recibe un producto (3.4.2)
EJEMPLO Consumidor, usuario final, minorista, beneficiario y comprador.
NOTA El cliente puede ser interno o externo a la organización.
3.5 Auditoria
Proceso (3.4.1) sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoría (3.9.4) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que
se cumplen los criterios de auditoría (3.9.3).
NOTA 1: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera
parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización (3.3.1) para la revisión por
la dirección y otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de
conformidad (3.6.1) de una organización. En muchos casos, particularmente en
organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de
responsabilidades en la actividad que se audita.
NOTA 2: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de
segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que
tienen un interés en la organización, tal como los clientes (3.3.5), o por otras personas en
su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras
independientes y externas, tales como las que proporciona la certificación/registro de
conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
La información requerida para el análisis de las actividades descritas a continuación la
consolida la Administración del Sistema Integrado de Gestión con el apoyo del proceso de
Control Interno, en el FAC-10 “Informe para la Revisión del Sistema Integrado de
Gestión por la Dirección”, a excepción del ítem 4.13 Plan de Mejoramiento
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(Resultados de La Revisión), el cual resulta de las decisiones tomadas en el Comité de
Coordinación de Control Interno.
4.1 Análisis y Revisión de los Hallazgos
Responsable: Alta Dirección
Lo realiza teniendo en cuenta los ítems descritos a continuación, con el fin de que la Alta
Dirección se asegure de la eficiencia, eficacia y efectividad continuas, como también de
establecer las mejoras necesarias de acuerdo a los cambios presentados en la
Institución:








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
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

Subsistema Control Estratégico
Subsistema Control de Gestión
Subsistema Control de Evaluación
Política de Calidad
Objetivos de Calidad
Resultados de las Auditorias
Retroalimentación del Cliente (Quejas, Reclamos, Sugerencias entre otros)
Desempeño de los Procesos en la prestación del servicio.
Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas.
Acciones de Seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Dirección
Cambios que pueden afectar el Sistema Integrado de Gestión
Recomendaciones para la Mejora
Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los
cuales deben ser actualizados: “Establecer controles sobre los riesgos identificados
y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos
de la entidad (Requisito 4.1, literal g, NTC GP1000:2009)
4.2 Política y Objetivos de Calidad
Responsable: Alta Dirección
4.2.1 Política de Calidad: Al finalizar cada vigencia en Comité de Coordinación de
Control Interno, se revisa la política de calidad de la Universidad de Pamplona con el fin
de asegurar que sea adecuada a su propósito.
4.2.2 Objetivos de Calidad: Igualmente se evalúan si son coherentes con el Plan de
Desarrollo Institucional, con la política de calidad; se analiza su estado actual para
verificar su cumplimiento, teniendo en cuenta las necesidades futuras de la Universidad
de Pamplona.
4.2.3 Acuerdos Compromisos y Protocolos Éticos: Anualmente revisa el Código de
Ética con el fin de verificar su pertinencia y aplicabilidad.
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4.3 Resultados de las Auditorías y/o
Evaluación Independiente
Responsable: Alta Dirección
4.3.1 Hallazgos Encontrados por Proceso
Analizan los resultados de las auditorías por proceso, con el fin de analizar cuál es el
origen más frecuente de los hallazgos y detectar en cuál de ellos hay necesidad de
dedicar especial atención por parte de la Alta Dirección, teniendo en cuenta la
efectividad de los planes de mejora.
4.3.2 Comportamiento Histórico de Auditorías
Compara los resultados de las auditorías de un periodo a otro, para evaluar si se
disminuyen o incrementan los hallazgos en cada uno de los procesos del Sistema
Integrado de Gestión.
4.3.3 Análisis de Efectividad de las Auditorías
Verifican si la Auditoria:
 Ha permitido determinar la conformidad del SIG con los requisitos de la NTC
GP1000:2009
 Ha permitido determinar la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del SIG.
4.4 Retroalimentación del Cliente
Responsable: Alta Dirección
Con la información de entrada (resultados de los indicadores de Medición de la
Satisfacción del Cliente y Quejas, Reclamos y Sugerencia de cada proceso), diseña
estrategias para comunicarle al cliente (Estudiantes, Docentes, Administrativos, Padres
de Familia, Comunidad en General, Entes de Control) que la gestión de la Universidad
de Pamplona está orientada al mejoramiento continuo de la Institución.
4.5 Desempeño de Procesos y/o
Responsable: Alta Dirección
Evaluación de la Gestión
Analiza y evalúa los resultados de la medición de indicadores por proceso descritas en
el FAC-29 “Cuadro de Mando de Indicadores del Sistema Integrado de Gestión”,
verifica su cumplimiento e identifica áreas para mejorar el desempeño del Sistema
Integrado de Gestión.
4.6 Estado de las Acciones Correctivas
Responsable: Alta Dirección
y Preventivas
Revisa el estado de las acciones y evalúa qué tan efectivas están siendo las acciones
correctivas o preventivas implementadas por proceso, mediante el análisis de la
información reportada por el Sistema Integrado de Gestión en el FAC-28 “Verificación
a la Efectividad de las Acciones de los Planes de Mejoramiento”.
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Analiza si el sistema está pasando de un enfoque correctivo a un enfoque preventivo,
como evidencia del mejoramiento continuo.
En caso de no cumplirse con las metas establecidas, debe analizarse si no se están
eliminando las causas raíz o si los funcionarios asignados como responsables no están
cumpliendo con las acciones definidas, para tomar las decisiones del caso.
4.7 Acciones de Seguimiento a
Revisiones Previas Efectuadas por la
Responsable: Alta Dirección
Dirección
Evalúa la ejecución de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento
institucional, descritas en el FAC-10 “Informe para la Revisión del Sistema Integrado
de Gestión por la Dirección” anterior, con el fin de verificar su cumplimiento y
efectividad.
Si no se han realizado las acciones, solicita la justificación a los responsables de su
ejecución y les requiere el replanteamiento de la actividad o la nueva fecha.
4.8 Cambios que Podrían Afectar el
Responsable: Alta Dirección
Sistema Integrado de Gestión
Identifica si se han presentado cambios que pueden afectar el Sistema Integrado de
Gestión, los describe y establece la afectación del sistema.
4.9 Recomendaciones para la Mejora
Responsable: Alta Dirección
Recoge las propuestas de mejora presentadas por el líder de cada proceso, por los
clientes (Estudiantes, Docentes, Administrativos, Padres de Familia, Comunidad en
General, Entes de Control) y proveedores con el fin de tenerlas en cuenta en el plan de
mejoramiento.
4.10 Resultado de la Gestión Realizada
Responsable: Alta Dirección
sobre los Riesgos Identificados
Con base en la evaluación realizada al FCI-10 “Mapa de Riesgos” por proceso,
presenta un informe a la Alta Dirección, quien verifica el control, seguimiento y
actualización a los riesgos identificados.
4.11 Solicitud a Control Interno
Responsable: Alta Dirección
Solicita al proceso de Control Interno la inclusión en la agenda del primer Comité de
Coordinación de Control Interno del año, del Informe de Revisión por la Dirección.
4.12 Socialización del Informe de
Responsable: Alta Dirección
Revisión por la Dirección
Incluido en la agenda establecida en el primer Comité de Coordinación de Control
Interno de cada año, socializa el FAC-10 “Informe para la Revisión del Sistema
Integrado de Gestión por la Dirección”, presenta las recomendaciones para la mejora
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y solicita la elaboración del Plan de Mejoramiento producto de la revisión por la
dirección.
4.13 Plan de Mejoramiento Institucional Responsable: Comité de Coordinación
(Resultados de la Revisión)
de Control Interno
Durante la revisión y como resultado del análisis de todos los elementos anteriores,
toma decisiones para la mejora de los procesos, la mejora de la eficiencia, eficacia y
efectividad del Sistema Integrado de Gestión, la mejora del servicio en relación con los
requisitos del cliente (Estudiantes, Docentes, Administrativos, Padres de Familia,
Comunidad en General, Entes de Control) y las necesidades de recursos; para que sean
registradas en el plan de mejoramiento como resultado de la revisión por la dirección
que se aprueba en este primer Comité de Coordinación de Control Interno.
4.14 Control y Seguimiento al Plan de
Responsable: Sistema Integrado de
Mejoramiento (Resultados de la
Gestión
Revisión)
Realiza previamente el control, seguimiento y verificación a la efectividad de las
acciones con el Representante de la Alta Dirección dejando constancia en el FAC-08
“Acta de Reunión” de la Administración del Sistema Integrado de Gestión, este informe
de avance se presenta una vez al semestre en Comité de Coordinación de Control
Interno.
NOTA: Las evidencias de las actividades ejecutadas en el presente procedimiento
deben quedar consignadas en el FAC-08 “Acta de Reunión”
5. Documentos de Referencia
− NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
− NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
− NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
− NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
− NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
− Modelo Estándar de Control Interno
− Ley 962 “Antitrámites”
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
02
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
documento
Actualización del
Documento
Actualización del
documento
Fecha de
Aprobación
19 de Octubre de
2007
Fecha de
Validación
25 de Octubre de
2007|
Enero 18 de 2008
Enero 22 de 2008
Enero 25 de 2008
Enero 31 de 2008
Código
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Revisión por la Dirección
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
documento
Actualización del
documento mediante
Acta No. 010 del 23 de
Abril de 2010
Actualización del
documento según lo
establecido en el acta
Nº 009 del 12 de abril
de 2011
Versión
03
04
05
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
Abril 07 de 2008
Abril 10 de 2008
Abril 23 de 2010
Abril 30 de 2010
Abril 12 de 2011
Abril 15 de 2011
7. Administración de Formatos
Código
FAC-10
FAC-19
FAC-28
FAC-29
FGT-12
FGT-14
Ubicación
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Memorando
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Carta
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Nombre
Informe para la
Revisión del
Sistema
Integrado de
Gestión por la
Dirección
Encuesta de
Medición para
la Medición del
Conocimiento
de la Política
de Calidad,
Objetivos y
Responsabilida
d dentro del
Sistema
Integrado de
Gestión
Verificación a
la Efectividad
de las
Acciones de
los Planes de
Mejoramiento
Cuadro de
Mando de
Indicadores del
Sistema
Integrado de
Gestión
Responsable del
Almacenamiento
Código
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Código
Nombre
FCI-10
Mapa de
Riesgos
FAC-08
Acta de
Reunión
8. Anexos
“No Aplica”
Responsable del
Almacenamiento
Ubicación
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
por el Líder
del Proceso
Según la
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona