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Diagnóstico del modelo de organización:
Caso de una panificadora.
Dr. Gilberto López Orozco, Dra. María Dolores Gil Montelongo, Dra. María Sonia Fleitas Triana y M.A.
Carlos A. Bolio Yris
Cuerpo Académico UVER-CA 126: Estudios organizacionales, LGAC. Estudios organizacionales
Resumen: En este documento presentamos los resultados del
diagnóstico del modelo de organización de una Panificadora,
empresa pequeña ubicada en la ciudad de Xalapa, Veracruz,
México, como parte de un proyecto de investigación, donde uno
de los objetivos es: “Elaborar el diagnóstico organizacional que
permita identificar el modelo de organización de tres empresas
pequeñas”. En primer lugar se analizan las teorías de
organización modernas y posmodernas de autores nacionales e
internacionales, resaltando las características que distinguen a los
modelos de organización vertical, horizontal o mixta, que utilizan
las empresas para su funcionamiento.
Con base a las características de los modelos
organizacionales, se definen los indicadores considerando los
propuestos por PUGH, para conocer la estructura de la empresa,
adicionándosele indicadores clave para estudiar los aspectos
humanos, los indicadores utilizados para esta investigación son:
grados percibidos de formalización, de jerarquización, de
orientación a la estrategia organizacional, de orientación a
procesos, de coordinación entre puestos de trabajo, de
centralización de decisiones, de satisfacción y motivación de los
empleados y de participación individuales/consensuadas.
Considerando los indicadores, se diseñan los instrumentos para
la recopilación de información aplicándose al 100% del personal
de la empresa, considerando tres tipos de personal; directivo,
medio y operativo, se realiza el análisis de la información con
métodos estadísticos, indicando los porcentajes de cada indicador
para emitir un diagnóstico sobre el modelo de organización,
presentándolos en una tabla, posteriormente representándolos en
una gráfica, que permita analizar el porcentaje de verticalidad y
horizontalidad de la empresa.
Palabras clave: Diagnóstico organizacional, modelos de
organización
I.
mercado, con un crédito mercantil de mas de 10 años, los
propietarios con una atigüedad de mas de 25 años en el ramo
de panificadoras, cuenta con personal profesional, calidad de
sus productos y precios competitivos en el mercado.
Hipótesis: Si se establece una metodología para
diagnosticar el modelo organizacional de una empresa
panificadora, permitirá determinar las caracteristicas
estructurales.
El objetivo general de esta investigación: Identificar las
características del modelo organizacional de la empresa, para
detectar a través de una metodología, el tipo de organización.
Se aplica el diagnostico al modelo de organización de la
empresa, para identificar sus caracteristicas, se elaboró un
cuestionario considerando los indicadores utilizados por [1] y
otros indicadores para estudiar aspectos humanos Los
cuestionarios se diseñaron, probaron y se analizaron con
métodos estadísticos, se aplicaron a los niveles directivos,
vendedores y operativos al 100% del personal y los
indicadores se presentaron en una gráfica.
II.
ORGANIZACIÓN
La palabra organización, viene del griego órganon que
significa instrumento [2]
Despues del análisis de los conceptos de las referencias [3],
[4], [5], [6] concluyen que la organizacion es una funcion
administrativa que divide y coordina el trabajo de las
organizaciones para lograr un objetivo, asignando autoridad y
responsabilidad a cada persona que ejecuta las actividades
respectivas para lo que fue contratado.
INTRODUCCIÓN
III.
En este trabajo mostraremos los resultados del proyecto de
investigacion como exbecario PROMEP, la investigacion
radica en probar la metodologia para diagnosticar el modelo
de organización en una de tres empresas, considerando autores
mexicanos y extranjeros, Se trata de una empresa panificadora
pequeña, con 19 trabajadores, adquirida hace 6 años en el
MODELOS DE ORGANIZACIÓN
Las formas de la organización se clasifican calificando
ciertas partes del proceso y sus elementos enunciados
anteriormente. Es entonces que podemos clasificar a las
organizaciones como verticales y horizontales.
CCIA´2010
A.
Organización Vertical
Una organización vertical o piramidal desagrega las
unidades en forma progresiva de acuerdo con una jerarquía,
respeta el orden consignado en su instrumento de creación y
la visión del negocio de los mandos de
ejecución. El modelo de organización vertical es
denominado jerarquizado, porque en la cúspide se decide la
estructura y sus funciones. [7]
Las características de las organizaciones modernas o verticales
expresadas por lasreferencias [7]; [8] [9], [10] se resumen a
contínuación: división del trabajo, departamentos funcionales,
estructuración jerárquica, coordinación entre puestos de
trabajo, autoridad, aparato de toma de decisiones que
concentran la autoridad en el nivel superior y móvil salarial de
los empleados, los empleados controlan y coordinan sus
propias actividades más que los mecanismos del mercado.
B.
Organización horizontal
El modelo de organización horizontal posmoderno, surge de
las necesidades organizacionales de las empresas para obtener
un mayor desempeño.
La organización horizontal, es aquella que está
transformándose en organizaciones con funcionalidad
interrelacionada, diseñada alrededor de procesos centrales
(flujos de trabajo que van de un extremo a otro) que se
coordinan entre sí y consideran el conjunto de actividades
relacionadas en los mismos [8]
Las referencias [8], [11], [12], [13], [9] concluyen que una
organización horizontal es aquella que está diseñada
flexiblemente alrededor de procesos centrales, trabajo en
equipo, permitiéndole tomar decisiones en el área de trabajo
desarrollando diversas actividades, comunicándose a través de
redes y que a través de la cooperación y mejora continua, son
más competitivas.
Las características de las organizaciones posmodernas u
horizontales más frecuentemente expresadas por las
referencias [8], [11], [12], [9] [13] resumen que el trabajo se
organiza y coordina, en torno a procesos centrales,
diversificación de actividades, funcionalidad interrelacionada,
descentralización de toma de decisiones, participación e
iniciativa del personal, comunicación a través de redes, la
integración de clientes y proveedores y estructura flexible.
IV.
D IAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN
El diagnóstico organizacional, debe ofrecer un
conocimiento general sobre el modelo de organización de la
empresa. [10].
Objetivo: Establecer los procedimientos adecuados para
identificar las características del modelo de organización
actual.
Las actividades que se deben ejecutar en la etapa de
diagnóstico son las siguientes:
Identificación de la organización
Análisis de las características del modelo de organización.
2
Para su realización, se aplicaron los cuestionarios diseñados a
todo el personal de la organización, los resultados se resumen
en la Tabla. 2. Evaluación de indicadores.
A.
Identificación de la organización
Actividad o giro: La empresa, se dedica a la producción
y comercialización de pan francés, bizcocho y pastelería,
además, como complemento para brindar un mejor servicio,
ofrece productos de salchichonería y bebidas de la marca
Coca-cola como refresco, jugo, agua purificada y bebidas
energéticas, así también productos lácteos (leche de la marca
Alpura, Lala y Nutri Leche y yogurt Danup).
Tamaño: El número de personal de la organización es de
18, distribuidos de la siguiente manera: en la gerencia 3
personas (un Director General, un Gerente de Tienda y una
Contadora), área de piso de ventas 7 (una Promotora, tres en
Salchichonería, dos en Caja, y una Jefa de Piso), área de
producción 7 (un Maestro de Pastelería, un Maestro de
Bizcocho, un Oficial de Bizcocho, un Ayudante de Bizcocho,
un Maestro de Francés, dos Ayudantes de Francés y
Limpieza), área de mantenimiento 2 (un Intendente y un
Chofer-Intendente). De acuerdo al número de trabajadores, se
considera una microempresa. [14].
Estructura física: Se considera adecuada, edificio como
punto de venta, almacenamiento y oficinas generales, cuenta
con exhibidores, anaqueles, enfriadores, hornos y mezcladoras
industriales para la fabricación del pan, instalaciones
eléctricas, hidráulicas y equipo de oficina.
Funciones principales de la empres: Compras, ventas,
producción, administrativas y contables.
Situación actual de la empresa: Identificación de
la situación general de la organización. Se aplicaron
entrevistas al 100% del personal de la empresa detectando lo
siguiente: Cuenta con la misión, visión y objetivo por escrito,
el gerente general tiene el objetivo bien definido. La panadería
y pastelería tiene un diseño específico sobre su estructura
organizacional, ya que está formalmente establecida por áreasdepartamentos, por lo que resulta posible precisar la relación
entre cada una de las áreas de trabajo. En el área gerencial se
encuentra el Director General, Gerente General y Gerente
Contable Administrativo, sin embargo, la gerencia no cuenta
con organigrama, con sus manuales administrativos y presenta
centralización de toma de decisiones..
Presenta problemas fuertes de comunicación, falta de
motivación al personal, falta de incentivos, falta de
coordinación, trabajos individuales, problemas de relaciones
humanas, falta de inducción al personal de nuevo ingreso.
B.
Análisis de
organización.
las
características
del
modelo
de
Para investigar los indicadores de estrategia
organizacional, jerarquización, orientación a procesos y
coordinación que permiten identificar la estructura actual de la
organización, se utilizarán encuestas que tomarán como
referencia instrumentos ya desarrollados existentes en la
bibliografía, como el de [1] diseñado para conocer la situación
actual de las organizaciones, desde el punto de vista de la
estructura orgánica. Para esta investigación, ha sido
complementada con indicadores que permiten estudiar los
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aspectos humanos. Tabla 1. Indicadores para diagnosticar el
modelo de organización de una empresa.
Se diseñó un cuestionario para evaluar características de la
organización, para nivel gerencial hasta jefes de departamento,
personal de ventas y personal operativo que contiene algunas
preguntas que son comunes para los tres grupos de personal y
otras específicas para cada grupo.
Se probaron y aplicaron los cuestionarios diseñados al 100%
del personal de la organización y posteriormente se analizaron
obteniendo los resultados establecidos en la Tabla 2.
Evaluación de indicadores.
La definición operacional de la variable organización,
establece la existencia de dos etapas, la división del trabajo y
la coordinación para la organización vertical y el diseño y la
institucionalización o implantación, Tabla 1. Indicadores
para diagnosticar el modelo de organización de una
empresa, para la organización horizontal, definiéndose los
siguientes indicadores que muestran las variaciones del
modelo organizacional:
TABLA 1.- INDICADORES PARA DIAGNOSTICAR EL MODELO
DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA
DIVISIÓN DEL
TRABAJO
Grado percibido de
formalización
Grado percibido
jerarquización
de
Grado percibido de
orientación
a
la
estrategia
organizacional
Grado percibido de
orientación a procesos
COORDINACIÓN
Grado
percibido
de
participación
(individuales/consensuadas)
.
C.
Evaluación de indicadores
Las actividades a realizar para el análisis de las
características de la organización a través de la evaluación de
los indicadores son:
Descripción y análisis de la división del trabajo
Descripción y análisis de la coordinación
a.
Descripción y análisis de la división del trabajo.
Para la evaluación del modelo organizacional se
diseñaron cuestionarios con base a los indicadores, (Tabla 1.
Indicadores para diagnosticar el modelo de organización de
una empresa) clasificándolos por niveles; para nivel directivo,
personal de ventas, servicios y nivel operativo.
El análisis de la división del trabajo consta de las actividades
siguientes:
1.
manual de organización, manual de procedimientos y manual
de políticas, reglamento interno.
Se pregunta sobre los manuales administrativos y se determina
que no cuenta con ninguno de ellos.
2.
Análisis del grado percibido de orientación a la
estrategia organizacional.
El grado percibido de orientación estratégica, se
analiza para determinar si la organización cuenta con la
misión, visión y objetivo y analiza el cumplimiento de los
mismos. Se verificó que la dirección general tiene la misión,
visión y objetivo por escrito pero no se encuentra publicada
en la organización, las respuestas a los cuestionarios indican
en su evaluación que si cuentan con la misión y la visión en
la empresa, el 58% del personal indican que no son conocidos
o no se sabe si existen, con respecto a los objetivos, el 58%
manifiesta lo mismo. Es importante mencionar que 53% del
personal considera que los objetivos se cumplen del 75% al
100%. Después del análisis de este indicador, se concluye que
la empresa presenta una orientación hacia la verticalidad en un
62%, resultado presentado en la Tabla 2. Evaluación de
indicadores.
3.
Grado
percibido
de
coordinación entre puestos
de trabajo
Grado
percibido
de
centralización
de
decisiones.
Grado
percibido
de
satisfacción y motivación
de los empleados
Análisis del grado percibido de formalización.
Determinar el grado de formalización, evaluando la existencia
de los documentos formales de la organización como son:
3
Análisis del grado percibido de jerarquización.
El análisis percibido de jerarquización, considera los
niveles jerárquicos de la organización y tramo de control,
presentando las características siguientes: la organización
refleja un organigrama vertical, aplicándose la división del
trabajo. En pláticas sostenidas con el Director General y los
trabajadores indica que en este momento tiene ocho puestos
como tramo de control, existe una supervisión directa. Por las
características verticales presentadas, los resultados del
análisis indican una orientación hacia la verticalidad en un
70%, presentado en la Tabla 2. Evaluación de indicadores.
4.
Análisis del grado percibido de orientación a procesos.
Se identifican los procesos, funciones o actividades
principales que se desarrollan en la organización y su
distribución entre las áreas de trabajo, para determinar el tipo
de departamentalización utilizado y se identifican a los
responsables de las principales tareas o actividades de la
organización y la existencia de equipos de trabajo.
Este análisis indica que el trabajo está organizado en torno
a funciones, existiendo responsabilidad y ejecución en forma
individualizada, sin equipos de trabajo, las funciones son
asignadas individualmente, con escasa coordinación,
existiendo una departamentalización funcional, características
fundamentalmente verticales, la orientación hacia la
verticalidad es un 81%.
b.
Descripción y análisis de la coordinación.
Para investigar la coordinación que permiten identificar la
estructura actual de la organización, se utilizó el cuestionario
diseñado.
El análisis de la coordinación contempla los indicadores
siguientes: grado percibido de coordinación entre puestos de
trabajo, grado percibido de centralización de decisiones, grado
CCIA´2010
percibido de satisfacción y motivación de los empleados,
grado percibido de participación (individuales /consensuadas).
1.
Análisis del grado percibido de coordinación.
Se identifican las líneas de comunicación entre los
miembros de la empresa para determinar los requerimientos de
información para toma de decisiones y los sistemas de
información que se utilizan en la organización, evaluando si
satisfacen los requerimientos de información para tomar
decisiones, analizando los principales obstáculos de
coordinación.
El principal problema que los empleados perciben para una
coordinación adecuada, es la falta de comunicación, misma
que representa un 57% de los empleados, en segundo y tercer
lugar las problemáticas importantes son la falta de personal,
ausencia de empleados y la falta de apoyo, también se
determinaron otras como lo son la falta de tiempo y la falta de
trabajo en equipo.
El 42% del personal directivo expresa que las líneas de
comunicación están definidas claramente, mientras que el 58%
lo desconoce.
El análisis percibido de coordinación, se inclina hacia la
verticalidad en un 83% representado en la Tabla 2. Evaluación
de indicadores, debido a los diversos problemas de
comunicación existentes en la empresa
2.
Análisis del grado percibido de centralización
El 100% del personal Directivo indica que la
responsabilidad para la toma de decisiones estratégicas está a
cargo del director y el gerente general
El 50% del personal de la empresa expresó que la toma de
decisiones estratégicas recae en el gerente de tienda.
El 70% de los trabajadores de nivel operativo y ventas
opinaron que el gerente de tienda toma decisiones sobre su
trabajo y un 30% entre gerentes y trabajadores.
El 83% del personal indica que el personal directivo toma
las decisiones estratégicas.
Con respecto a la centralización, como se observa en los
datos mencionados, la autoridad y toma de decisiones está
centralizada en los niveles directivos, los trabajadores no
cuentan con autoridad suficiente para tomar decisiones, no
existe una correspondencia entre responsabilidad y autoridad,
existe mayor responsabilidad que autoridad para la ejecución
de sus actividades.
El análisis percibido de centralización, orienta hacia la
verticalidad en un 78%, como lo muestra la Tabla 2
Evaluación de indicadores, debido a que existe centralización
de toma de decisiones, característica principal de las
organizaciones verticales.
3.
Análisis del grado percibido de satisfacción y
motivación de los empleados
Identificar los efectos que muestran la existencia de
insatisfacción o desmotivación y las causas que lo provocan.
El 63% del personal se siente insatisfecho o poco
satisfecho en el puesto, el 68% indica que no cuentan con
programas motivacionales y se siguen manifestando los
4
problemas de comunicación. El 63% personal opina que no
existen o desconocen el mecanismo de desarrollo individual,
uno de los puntos detectados con respecto a la pertenencia es
que el 30% se siente completamente parte de la empresa, el
50% en ocasiones. El análisis percibido de satisfacción y
motivación de los empleados, orienta hacia la verticalidad en
un 67%, como lo muestra la Tabla 2 Evaluación de
indicadores
4.
Análisis del grado percibido de participación
Se identifican las actividades y la forma de participación
de los trabajadores. El análisis percibido de participación,
orienta hacia la verticalidad en un 72%, como lo muestra la
Tabla 2. Evaluación de indicadores, debido a que las funciones
son asignadas y desarrolladas en forma personalizada.
La participación que tiene el trabajador en la organización,
obedece al desarrollo de las funciones asignadas a cada puesto,
debido a que no están acostumbrados a los trabajos en equipo.
.
TABLA 2. EVALUACIÓN DE INDICADORES
Porcentaje Porcentaje
Indicadores
vertical
horizontal
Grado percibido de orientación a
la estrategia organizacional
62%
38%
Grado
percibido
de
jerarquización
70%
30%
Grado percibido de orientación a
procesos
81%
19%
Grado de coordinación entre
puestos de trabajo
83%
17%
Grado
percibido
de
centralización en la toma de
decisiones
78%
22%
Grado percibido de motivación y
67%
33%
satisfacción de los empleados
Grado percibido de participación
72%
28%
(individuales /consensuadas)
Totales
73.00%
27.00%
En la Tabla 2 Evaluación de indicadores, se muestra la
tendencia hacia la verticalidad, debido a las características
organizacionales que se resaltan con base a la encuesta
realizada al 100% del personal, los resultados más relevantes
en que la define son: grado de coordinación entre puestos de
trabajo 83%, grado percibido de orientación a procesos
81.00% de verticalidad; en el grado percibido de
centralización los resultados obtenidos promedia un 78%,
grado percibido de participación individual y consensudas72%
de participación individual, Grado percibido de jerarquización
70.33%, grado percibido de motivación y satisfacción de los
empleados 67% y grado percibido de orientación a la
estrategia organizacional promedian un 62% de verticalidad,
por estas razones la organización se considera vertical en un
73%, acorde a las teorías de organización vertical establecidas
por [8], [15], [16], [9], [17], [6] [18], [2], [19], [4], [5].
Con base a los resultados y la situación que prevalece en la
organización descrita con anterioridad, se concluye que, si
influyen las características verticales como la centralización de
decisiones, la falta de satisfacción y motivación, la
CCIA´2010
jerarquización, el trabajo individual, la falta de coordinación y
los problemas de motivación y capacitación en el
funcionamiento de la empresa.
Con base a las consideraciones sobre modelos de
organización vertical y horizontal de diversos autores y los
resultados aportados por los actores, la organización tiene una
orientación hacia la verticalidad en un 73%.
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
1 2
34
5
6
7
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Coordinación entre puestos
Orientación a proceso
Centralización de decisiones
Participación
Jerarquización
Satisfacción y motiv ación
Estrategia organizacional
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
[16]
Grafico 1.-Representación gráfica de indicadores
En el Grafico 1.-Representación gráfica de indicadores, se
muestran el promedio del 100% de los indicadores de la
empresa, cómo podemos apreciar los indicadores más
verticales son grado percibido de coordinación entre puestos
de trabajo, el menos vertical es orientación a la estrategia
organizacional.
V.
CONCLUSIÓN
Se realizó un análisis teórico considerando autores
nacionales e internacionales sobre las características de los
modelos de organización verticales y horizontales que
sirvieron como base para hacer el diagnostico de la panadería.
Se diseñó, probó y se aplicó el cuestionario a los tres niveles
de la organización (Directivo, Ventas y Operativo) con base a
los indicadores, se realizó un análisis de cada indicador,
representándolo en una gráfica donde se demuestra que la
organización debido a sus características es una empresa con
un modelo de organización vertical.
VI.
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
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Administración.
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.
Autores:
Dr. Gilberto López Orozco
Maestro de tiempo Completo, Facultad de Contaduría y Administración,
Universidad Veracruzana
Dr. Gonzalo Aguirre Beltran S/N, Zona Universitaria, Xalapa, Veracruz
México.
Teléfono Móvil: 2281051361, Oficina: 2288421700 Ext. 11677
E-mail: orozco560311@hotmail.com, glopez@uv.mx
Integrante del Cuerpo Académico ESTUDIOS ORGANIZACIONALES
UVER-CA 126
Dra. María Dolores Gil Montelongo.
Maestra de tiempo Completo, Facultad de Contaduría y Administración,
Universidad Veracruzana
Dr. Gonzalo Aguirre Beltran S/N, Zona Universitaria, Xalapa, Veracruz
México.
E-mail: gilm01@hotmail.com, mgil@uv.mx
Integrante del Cuerpo Académico ESTUDIOS ORGANIZACIONALES
UVER-CA 126
Dra. María Sonia Fleitas Triana
Profesora Titular, Vicedecana de investigación y posgrado, Facultad de
Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría,
La Habana, Cuba.
E-mail: sfleitas@ind.cujae.edu.cu
M.A. Carlos A. Bolio Yris
Maestro de tiempo Completo, Facultad de Contaduría y Administración,
Universidad Veracruzana
Dr. Gonzalo Aguirre Beltran S/N, Zona Universitaria, Xalapa, Veracruz
México.
Oficina: E-mail: cbolio@uv.mx
Colaborador del Cuerpo Académico ESTUDIOS
ORGANIZACIONALES UVER-CA 126