manual del sistema de gestión integral

MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
Versión
04/02/2015
5
INTRODUCCIÓN
La Gerencia General de AVV Consultoría SAS., ha enmarcado dentro de sus
lineamientos que todos los servicios y productos ofrecidos por la empresa sean
entregados a sus clientes y partes interesadas dentro de estándares Integrales en lo
relativo a la calidad de los procesos y seguridad de sus trabajadores.
Esta nueva estrategia tiene como objetivo primordial mejorar el desempeño, la
productividad y la calidad de los servicios y productos ofrecidos; así como la
seguridad de los trabajadores; esto como elemento clave para la satisfacción de los
clientes y partes interesadas.
Este nuevo modelo Gerencial trae consigo el compromiso no solo de la Dirección
sino también de todos los trabajadores que hacen parte de la compañía, un nuevo
reto que nos permitirá mostrar una estructura organizacional dinámica, organizada
y gestionada bajo el enfoque por procesos y el ciclo PHVA. Todo esto
fundamentado en un conjunto de procesos, subprocesos y riesgos S&SO que se
desencadenan en una estructura documental que traduce los estándares integrales
que giran en torno de las decisiones gerenciales y a la participación activa de todos
los equipos de trabajo que hacen posible el giro del negocio.
ISA HELENA MORA FRANCO
Gerente General
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
Versión
04/02/2015
5
GENERALIDADES
1.1.
OBJETIVO DEL MANUAL
Describir la estructura del Sistema de Gestión de Integral, según los estándares de
calidad y seguridad S&SO; adoptados en los Procesos Gerenciales, Procesos
Operacionales y los Procesos de Apoyo; los cuales detallan las actividades que
deben desarrollarse para el cumplimiento de la Política y los Objetivos del SGI; así
como los requisitos legales, reglamentarios y otros aplicables; todo ello alineado a
los parámetros establecidos por la Norma ISO 9001:2008 y la OHSAS 18001/2007.
1.2.
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
El alcance del Sistema de Gestión Integral descrito en el presente manual aplica a los
procesos de: Diseño y construcción de edificaciones y de obras urbanísimo,
construcción de obras en infraestructura como facilidades y obras viales.
1.3.
EXCLUSIONES
El Sistema de Gestión Integral no tiene ninguna exclusión, dado que todos los
numerales de la norma son aplicados.
1.4.
CONTROL DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL
1.4.1. Revisión y Aprobación
El Manual del SGI es revisado por el Representante de la Dirección del SGI y
aprobado por el Gerente General, quien tiene la responsabilidad de verificar la
consistencia entre lo descrito en este manual y la realidad.
1.4.2. Distribución
El Manual del SGI se encuentra disponible para consulta de todos los trabajadores
en la página de internet de la empresa, será responsabilidad del Coordinador HSQ
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
Versión
04/02/2015
5
del SGI que allí se conserve la versión vigente y aprobada. Las copias impresas y
controladas del Manual deben ser autorizadas por la Gerencia, y deben ser incluidas
en el listado maestro de documentos.
1.4.3. Control de Actualizaciones
El control de actualizaciones del Manual del SGI se lleva en el presente documento
en el último cuadro llamado “control de cambios”, allí se lleva la historia de las
versiones y las fechas de los cambios efectuados.
2.
PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
2.1.
RESEÑA HISTÓRICA
AVV CONSULTORIA SAS es una empresa creada por el arquitecto Alfonso Vargas
Vives y constituida el 17 de Febrero del año 2011 con la actividad económica
principal 7110 (ACTIVIDADES DE ARQUITECTURA E INGENIERIA Y OTRAS
ACTIVIDADES CONEXAS EN EL EJERCICIO DE UNA PROFESIÓN LIBERAL) y como
actividad secundaria la 4390 (OTRAS ACTIVIDADES ESPECIALIZADAS PARA LA
CONSTRUCCIÓN DE EDIFICIOS Y DE OBRAS DE INGENIERIA CIVIL).
2.2.
PROCESOS
La estructura e interacción de los procesos del sistema de gestión Integral, está
conformada de la siguiente manera.
 Procesos Gerenciales: Conformado por los procesos de “Direccionamiento
estratégico y Gestión de HSQ”, procesos mediante los cuales se establecen las
disposiciones y el control del SGI de la Compañía.
 Procesos Operacionales: Son los procesos propios del alcance del sistema de
gestión Integral de la Compañía en donde se transforman los servicios y
productos ofrecidos a los clientes. Estos son “Gestión Contractual”, “Diseño y
Desarrollo”, “Construcción”.
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
04/02/2015
Versión
5
 Procesos de Apoyo: Procesos que sirven de soporte para el desarrollo eficaz de
los procesos operacionales, estos son elementos claves y articuladores para el
logro de los objetivos propuestos. Están conformados por “Gestión de Recursos
y Gestión de Talento Humano”.
La red general de procesos de AVV se presenta en forma esquemática en el
documento MAPA DE PROCESOS.
Las caracterizaciones de procesos presentan en forma detallada la descripción e
interacción (entradas y salidas) de los diferentes procesos, se presentan en los
documentos:







Caracterización Direccionamiento Estratégico
Caracterización Gestión HSQ
Caracterización Gestión Contractual
Caracterización Diseño y Desarrollo
Caracterización Construcción
Caracterización Gestión de Recursos
Caracterización Gestión del Talento Humano
3.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
3.1.
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Gerencia General de AVV, se compromete a:
 Comunicar a todo el personal de la organización la importancia de satisfacer
tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
 Establecer la política de HSQ.
 Asegurar que los objetivos del Sistema de Gestión Integral (SGI) se cumplan.
 Llevar a cabo las revisiones al SGI
 Asegurar la disponibilidad de recursos para el SGI.
 Promover la Política de prevención del consumo de alcohol, tabaco y otras
drogas
3.2.
ENFOQUE AL CLIENTE
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
04/02/2015
Versión
5
La Gerencia General asegura que los requisitos del cliente se determinan y se
cumplen con el propósito de aumentar su satisfacción. Básicamente, las necesidades
de los clientes se identifican en los requisitos definidos en la negociación,
determinados en el contrato u orden de servicio.
Por otra parte, la Gerencia General ha señalado un compromiso de satisfacción del
cliente en su política de calidad, que se ve reflejado a través del cumplimiento de los
objetivos de calidad.
La Satisfacción de los clientes en relación del servicio suministrado se mide a través
de la Encuesta de Satisfacción realizada al menos una vez por año, a través de las
quejas y reclamos, entre otros.
3.3.
POLÍTICAS HSQ
La compañía cuenta con políticas en materia HSQ que se encuentran en los
documentos POLÍTICA INTEGRAL y POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL CONSUMO
DE ALCOHOL, TABACO Y DROGAS.
IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y
DETERMINACIÓN DE CONTROLES
3.4.
La identificación de peligros, la valoración de riesgos y determinación de controles
se realizan según el procedimiento de “Identificación, de peligros evaluación riesgos,
determinación de controles”, los cuales se registran en la “Matriz de Identificación
de Peligros, Valoración de Riesgo y determinación de controles”. De los resultados
obtenidos de este proceso se determinan los objetivos, metas y programas del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS
3.5.
Los requisitos legales aplicables, requerimientos contractuales y convenios suscritos,
que están relacionados con Seguridad y Salud Ocupacional, debido a las actividades
de AVV, se identifican y evalúa su cumplimiento, partir del procedimiento
“Identificación de Requisitos Legales”, los cuales se registran en la “Matriz de
requisitos legales y otros en HS”
3.6.
OBJETIVOS Y METAS
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
04/02/2015
Versión
5
Los objetivos y metas en materia de seguridad, salud en el trabajo y calidad, son
coherentes con la política, la identificación de riesgos laborales prioritarios,
requisitos legales, otros requisitos suscritos, y las opiniones de las partes interesadas y
son medibles cuando es factible. Los objetivos y metas se encuentran consignados en
cada programa de gestión y consolidados en la “Matriz de objetivos integrales”.
3.7.
PROGRAMAS DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Los programas de gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo se establecen a partir
de: objetivos planteados, identificación de peligros y evaluación de los riesgos
laborales, identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales, requisitos
legales y de otras índoles aplicables, requisitos financieros, opciones tecnológicas y
otros.
En la definición de los programas se establecen los responsables, actividades, plazos
y autoridades designadas (organigrama), según los niveles de la organización, los
medios y el cronograma con los cuales se lograra dar cumplimiento a los objetivos.
3.8.
RECURSOS.
AVV Consultoría S.A.S, se compromete a proporcionar los recursos económicos,
humanos, técnicos y en general todos aquellos esenciales para el cumplimiento de
las actividades concernientes a establecer, implementar, mantener y mejorar el
sistema de gestión en S, SO & C y a dar cumplimiento de los requisitos legales y
contractuales aplicables y requisitos de otra índole suscritos por la organización.
FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, RENDICIÓN DE CUENTAS Y
AUTORIDAD
3.9.
Los procedimientos documentados del SGI y Manual de Funciones, presentan de
manera más detallada, las responsabilidades, funciones, autoridades y rendición de
cuentas e interrelación del personal involucrado en el sistema. Dichos
procedimientos se encuentran indicados en el Listado Maestro de Documentos.
La autoridad y rendición de cuentas de cada uno de los cargos, también se presenta
en el Organigrama, que se presenta en el documento “Organigrama” y más
específicamente en el “Manual de cargos y funciones”.
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
Versión
04/02/2015
5
Nota 1: Cuando se presenten cambios de personal donde se establezca de manera
explícita funciones y responsabilidades con el sistema de gestión, la organización
debe asegurarse de realizar la actualización de los documentos correspondientes a
dicho cargo; ejemplo miembros de comité paritario, Representa para la Dirección
para el Sistema de Gestión, brigadista, miembros del comité de convivencia, entre
otros.
3.9.1. Representante de la Dirección
Adicionalmente la Gerencia designa como representante de la alta dirección al
Coordinador del Sistema de Gestión Integral para supervisar el SGI quien tiene
autoridad y responsabilidad para:
 Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los requisitos del SGI, de
acuerdo con la NTC-ISO 9001, NTC-OHSAS 18001.
 Informar a la Gerencia sobre el desempeño del SGI para su revisión y de
cualquier necesidad de mejora.
 Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos en SO y del
cliente en todos los niveles de la empresa.
Por medio de Acta es nombrado el representante de la dirección.
3.10. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
AVV, asegura que toda persona bajo su control que ejecuta tareas que pueden tener
impacto sobre la seguridad, la salud ocupacional ó el producto es competente en
términos de educación, formación, experiencia y habilidades apropiados, de
acuerdo a lo establecido en el “Manual de Funciones” y las actividades de selección,
formación y evaluación establecidas en el “procedimiento Gestión del Talento
Humano”. .
AVV, identifica las necesidades de formación y de toma de conciencia en temas de
SGS, SO & C y proporciona los recursos y ejecuta y evalúa las actividades requeridas
para suplirlas, con base al “procedimiento Gestión del Talento Humano”.
3.11. COMUNICACIÓN
La comunicación con los trabajadores se realizará a través de los mecanismos
establecidos en el “procedimiento Gestión del Talento Humano”.
En cuanto a la comunicación externa, las partes interesadas que deseen realizar
consultas, quejas o reclamos relacionados a los sistemas de gestión, serán atendidas
según lo establecido en el “procedimiento de Quejas y Reclamos”. Las partes
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
Versión
04/02/2015
5
interesadas externas serán consultadas en temas en materia de S y SO, cuando sea
pertinente.
3.12. PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Los trabajadores pueden participar en la identificación de peligros, valoración de
riesgos y determinación de controles, en la investigación de incidentes (según se
requiera), desarrollo y revisión de políticas, objetivos, metas y en otros asuntos
relacionados en SGI tal como se establece en los procedimientos Gestión de Talento
Humano, Investigación de Incidentes y Acciones Correctivas y Preventivas, y a
través del representante del COPASST por parte de los trabajadores.
3.13. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los criterios de almacenamiento, revisión, aprobación, actualización, distribución y
consulta de documentos, y los criterios de
identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del SGI
están definidos en el Procedimiento de Control de Documentos y Registros.
3.14. CONTROL OPERACIONAL
Las operaciones de AVV asociadas a los peligros y riesgos laborales significativos y
elaboración del producto, incluyendo las realizadas con contratistas, proveedores y
visitantes, se ejecutan y son controladas de acuerdo a los procedimientos
operacionales de cada proceso, los procedimientos específicos en S y SO y planes de
calidad relacionados en el Listado Maestro de Documentos.
3.15. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
AVV diseño un PLAN DE EMERGENCIAS, para identificar y responder a situaciones
de emergencia reales y prevenir o mitigar las consecuencias en las personas.
Dicho plan debe ser aprobado periódicamente y ser revisado mínimo una vez al
año o las veces que se considere necesario, incluso cuando ocurran situaciones de
emergencia y accidentes potenciales para ser modificado si lo requiere.
3.16. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
La empresa también cuenta con los procedimientos necesarios para hacer el
seguimiento y la medición del desempeño de SG S, SO y C, asociados a las
actividades rutinarias y no rutinarias, herramientas, materiales, equipos de trabajo y
condiciones de las zonas de influencia directa. Dichos procedimientos, son:
Plan de calidad de diseño
Procedimiento comités en salud ocupacional
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Plan de calidad de construcción
Procedimiento de producto no conforme
Procedimiento prevención y protección
contra caídas
Procedimiento estándares de prevención de
lesiones osteomusculares
Procedimiento recepción, almacenamiento y
abastecimiento
Procedimiento de inspecciones
Fecha
04/02/2015
Versión
5
Procedimiento elementos de protección
personal
Procedimiento evaluaciones médicas
ocupacionales
Procedimiento estándares de orden y aseo
Procedimiento gestión de compras
Procedimiento gestión de infraestructura
Procedimiento control de contratistas y
visitantes
A su vez, los procedimientos incluyen registros para hacer el seguimiento del
desempeño de los sistemas, conformidad con los objetivos y metas y mantenimiento
de los equipos de medición. Los registros asociados se encuentran identificados en la
Lista Maestra de Registros y se conservan según lo allí establecido.
3.17. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES
Para registrar, investigar y analizar incidentes la organización cuenta con el
“Procedimiento de Investigación de Incidentes”.
3.18. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA
La empresa tiene el “Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas”, para
tratar las no conformidades reales y potenciales identificadas, tomar acciones
correctivas y preventivas en el SGI.
3.19. AUDITORÍA INTERNA
AVV cuenta con el procedimiento de Auditorías Internas, para determinar si el SGI.:
 Es conforme con las disposiciones planificadas para su gestión, incluyendo los
requisitos de la norma NTC-ISO 9001, NTC-ISO 18001.
 Se implementa y se mantiene en forma efectiva.
 Se suministra información a la Gerencia sobre los resultados de la auditoria.
4.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
El proceso de Direccionamiento Estratégico revisa semestralmente el Sistema de
Gestión Integral de la Compañía, esto con el fin de asegurarse de su conveniencia,
adecuación y eficacia continúa.
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
Versión
04/02/2015
5
Para ejecutar la revisión por la dirección se tienen en cuenta los siguientes elementos
de entrada:










Política y Objetivos Integrales
Resultados de auditorías.
Desempeño de los procesos, desempeño S&SO, y conformidad del producto.
Estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la
dirección.
Cambios planeados que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Integral,
incluidos los cambios legales.
Recomendaciones para la mejora.
Cumplimiento de Requisitos Legales, reglamentarios y otros
Resultados de Participación y consulta
Comunicaciones pertinentes con partes externas interesadas, incluidas las quejas.
La Gerencia analiza la información y toma decisiones que permitan mantener y
aumentar la eficacia del sistema implementado, las cuales quedan registradas en el
acta respectiva “Acta de revisión por la dirección”.
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
04/02/2015
Versión
5
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DEL CAMBIO
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
1
01/10/2011
2
01/11/2012
3
15/11/2013
4
15/01/2015
Primera Emisión
Se modifica la estructura general del manual
Se incluye el objetivo del manual
Se cambia la ubicación del alcance y exclusiones del
SGC; control, distribución y control de
actualizaciones del manual; reseña histórica;
procesos; política; objetivos; control documental;
Representante de la Dirección; revisión por la
dirección; responsabilidades; comunicación.
Se modifica el numeral de distribución; procesos;
política; Representante de la Dirección; revisión por
la dirección; responsabilidades; comunicación
Se elimina marco legal, misión y visión; objetivos;
control de los procesos contratados externamente;
aplicación de la NTC ISO 9001/2008 Vr. SGI y
descripción de los principales componentes del SG
S&SO – NTC OHSAS 1001/2007
Se incluye compromiso por la dirección; enfoque al
cliente; identificación de peligros, valoración del
riesgo y determinación de controles; identificación
y evaluación de requisitos legales; metas; programas
de gestión; recursos; rendición de cuentas y
autoridad, competencia, formación y toma de
conciencia;
participación y consulta; control
operacional; auditorias.
Revisión, actualización del documento y cambio de
logo. Se cambia el nombre del programa de salud
ocupacional según la ley 1562 de 2012 donde se
denomina “Sistema de gestión de la seguridad y
Salud en el Trabajo”. Se cambió el título de la
política quedando así: Política prevención consumo
de alcohol, tabaco y drogas.
Cuando se presenten cambios de personal donde
se establezca de manera explícita funciones y
responsabilidades con el sistema de gestión, la
organización debe asegurarse de realizar
la
actualización de los documentos correspondientes
a dicho cargo; ejemplo miembros de comité
paritario, Representa para la Dirección para el
Sistema de Gestión, brigadista, miembros del comité
de convivencia, entre otros.
La revisión por la Dirección se realizara
semestralmente
5
04/02/2015
Ajuste al alcance del Sistema Integrado de Gestión
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.
MANUAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Fecha
04/02/2015
Versión
ELABORO:
REVISO:
APROBÓ:
Coordinador SGI
Gerente General
Gerente General
5
Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas
se encuentran en la página web de la empresa.