Manual Específico de Operación Archivística

29 de Marzo de 2011
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CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL
MARIA GUADALUPE MORENO SALDAÑA, Directora General de Administración en la Contraloría General del Distrito Federal,
con fundamento en los artículos 17 y 33 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal; 1°, 7 fracción XIII numeral
5, 19 y 101 B del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; 20 y 23 de la Ley de Archivos del Distrito
Federal y de conformidad con el dictamen emitido por la Coordinación General de Modernización Administrativa y registrado bajo el
número ME-13001-02/10, emito el siguiente:
AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN
ARCHIVÍSTICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL
ÍNDICE
I. PRESENTACIÓN.
II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO.
III. OBJETIVO GENERAL.
IV. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO.
V. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO.
VI. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO.
VII. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS.
1. Apertura, clasificación y cierre de expedientes.
2. Transferencia Primaria.
3. Préstamo de expedientes del Archivo de Concentración.
4. Recepción de correspondencia de la DGL.
5. Recepción de correspondencia de la DJC.
6. Recepción de correspondencia externa UCC.
7. Despacho de correspondencia de salida UCC.
8. Registro y seguimiento de correspondencia UDT.
9. Conservación y preservación documental.
10. Baja documental o depuración.
VIII. ABREVIATURAS Y GLOSARIO.
1. Abreviaturas.
2. Glosario de términos archivísticos.
IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS.
1. Oficio de solicitud de transferencia primaria.
2. Inventario de transferencia primaria.
3. Marbete para caja.
4. Cédula de observaciones.
5. Servidores públicos autorizados para solicitar y/o recibir expedientes del Archivo de Concentración.
6. Vale de préstamo de expediente del Archivo de Concentración.
7. Carátula Tipo B.
8. Oficio de solicitud de baja documental.
9. Solicitud de baja definitiva.
10. Inventario de baja documental.
11 Dictamen de inexistencia de valores primarios.
12. Marbete para formato UDT-CE-1.
13. Formato UDT-CE-1.
14. Marbete para formato UDT-CS-2.
15. Formato UDT-CS-2.
16. Marbete para formato UDT-RCA-3.
17. Formato UDT-RCA-3.
18. Controles de conservación y preservación documental.
19. Carátula estandarizada.
I. PRESENTACIÓN
Con el fin de transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el efectivo acceso de toda persona a la información pública, se
hace necesario contar con un Sistema Institucional de Archivo que permita localizar, con prontitud y seguridad, los datos que genere,
procese o reciba con motivo del desempeño de su función sustantiva, la Contraloría General.
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En este afán, el presente Manual Específico de Operación Archivística describe la metodología y los procedimientos sustantivos que
sirven como herramienta normativa para las áreas que integran la Contraloría General del Distrito Federal, así como establecer las normas
reguladoras y criterios sobre ordenación, clasificación, valoración, transparencia, selección y baja de documentos, conforme a lo
establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
-Ley de Archivos del Distrito Federal.
-Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
-Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
-Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
-Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal.
-Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal.
-Código Penal para el Distrito Federal.
-Código de Procedimientos Penales para el Distrito Federal.
-Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
-Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
-Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal.
-Lineamientos de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
-Catálogo de Disposición Documental del COTECIADCTGL.
III. OBJETIVO GENERAL
Establecer criterios y procedimientos que deben ser considerados por las Unidades Administrativas que conforman la Contraloría General
del Distrito Federal para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia,
resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran o conserven por
cualquier título en sus archivos como resultado de su gestión. Acorde a lo establecido en los Capítulos III, IV y V de la Ley de Archivos
del Distrito Federal.
IV. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
1. El Sistema Institucional de Archivo de la Contraloría General está regido por los procesos y procedimientos vigentes establecidos en la
Ley de Archivos del Distrito Federal y demás normatividad aplicable.
2. Todo servidor público está obligado a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos que, en razón de sus
atribuciones, le corresponde resguardar, así como facilitar la consulta y uso conforme a la ley.
3. El eje fundamental para la administración de documentos y la archivística lo constituye el ciclo vital de los documentos de archivo, el
cual está integrado por las siguientes fases:
a. Activa o de gestión, 1ª Edad de los documentos.- Archivo de Trámite o de Gestión. Está conformada por los documentos que se
encuentran en trámite.
b. Semiactiva o de conservación precautoria, 2ª Edad de los documentos.- Archivo de Concentración. Está conformada por los
documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivo de Trámite a
la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.
c. Inactiva o histórica, 3ª Edad de los documentos.- Archivo Histórico. Conformada por los documentos que habiendo completado su
vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su ciclo vital a la Unidad de Archivo Histórico.
4. La Unidad Central de Correspondencia o equivalente, conocida genéricamente como Oficialía de Partes u Oficina de Control de
Gestión, se encargará de brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de la Contraloría
General, remitiendo la documentación a la Unidad de Documentación en Trámite correspondiente, en cada una de las unidades
administrativas de la Contraloría General.
5. La Unidad de Documentación en Trámite es la responsable de brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de
gestión en cada una de las áreas de la Contraloría General.
6. La Unidad de Archivo de Trámite es la responsable de la administración de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa.
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7. La Unidad de Archivo de Concentración es la responsable de la guarda, custodia y conservación de documentos de archivo en la fase
semiactiva, cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación en razón de
sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal.
8. La Unidad de Archivo Histórico o equivalente es la responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la
memoria documental institucional, en razón de sus valores secundarios de carácter informativo, testimoniales o evidenciales, y se
establecerá en esta Contraloría General conforme al artículo 44 de la LADF, así como del presupuesto y los criterios del Archivo
Histórico del Distrito Federal.
9. Todas las series y expedientes que se encuentren en el Archivo de Concentración estarán a disposición del área que los haya generado y
transferido, siendo ésta la única que podrá solicitar y recibir el expediente para préstamo, presentando para tal efecto la solicitud firmada.
La Unidad Coordinadora de Archivos (UCA) establecerá los mecanismos de consulta necesarios para garantizar que los expedientes
archivados puedan ser localizados ágilmente y que los expedientes en préstamo puedan ser devueltos una vez concluido el plazo máximo
de consulta que será de 30 días hábiles. Dicho tiempo podrá ser prorrogado a solicitud expresa y debidamente justificada indicando una
nueva fecha compromiso de entrega. También podrán ser solicitados por la autoridad competente en el ejercicio de sus atribuciones
legales.
10. La UCA es la responsable de garantizar la óptima operación y mantenimiento de los archivos y sus instalaciones, así como de la
conservación en buen estado de sus acervos, asegurándoles condiciones de seguridad e higiene y las dimensiones que permitan
resguardar, conservar y localizar con prontitud todos los documentos que los integren.
11. La UCA, en consulta con el COTECIADCTGL, emitirá los instrumentos de control para la regularización de los procesos
archivísticos que se lleven a cabo a lo largo del ciclo vital de los documentos, e instrumentarlos en coordinación con las unidades
responsables del manejo de los archivos.
12. La integración de expedientes deberá hacerse en fólderes, carpetas o legajos plenamente identificados con las carátulas estandarizadas
establecidas en la Contraloría General, con el objeto de homologar su clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para
preservar la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar elementos que dañen o lastimen a los
documentos que los constituyen, como clips o grapas.
13. Los expedientes que contengan datos personales deberán mantenerse actualizados y ser utilizados exclusivamente para los fines
legales para los que fueron creados, conforme a los principios, derechos, obligaciones y procedimientos que regula la protección y
tratamiento de los datos personales en posesión de los entes públicos establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales para el
Distrito Federal.
14. Por regla general, los expedientes deben contener los documentos originales o copias certificadas de los mismos. Excepcionalmente,
pueden contener copias simples para los casos en que jurídicamente se permita o requiera su manejo, de conformidad con la normatividad
que emita el COTECIAD.
15. Los documentos que no son materia de archivo, que no se glosan o incorporan a un expediente definitivo tales como borradores,
fotocopias y documentos no definitorios, se podrán destinar desde la propia oficina para un segundo uso o a los centros de recolección de
papel para su reciclamiento, de conformidad con la normatividad que emita el COTECIAD.
16. Las síntesis informativas, publicaciones, revistas, notas periodísticas impresas u otros materiales documentales similares, no se
considerarán como parte del archivo. Éstos, una vez concluida su vida útil, podrán enviarse a la UCA o, en su caso, podrán darse de baja
para su reciclamiento directamente desde cada Área.
17. Las impresiones de documentos enviados por fax o correo electrónico deberán registrarse para el trámite de recepción y se glosarán al
expediente salvo que se sustituyan por los originales.
18. Los expedientes abiertos con anterioridad al 1º de enero de 2008 deben mantener la clasificación con la que originalmente se abrieron.
Sus vigencias se regirán conforme al Catálogo de Valoración Documental.
19. Los documentos de archivo que se clasifiquen como de acceso restringido, bajo las figuras de información reservada o confidencial,
por las Unidades Administrativas que conforman la Contraloría General, deberán identificarse y organizarse de conformidad con las
normatividad aplicable en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales; adicionalmente,
para su correcta administración y control se aplicarán las disposiciones técnicas siguientes:
I. Si dentro de una serie documental se ha restringido el acceso a un solo expediente o a un grupo de expedientes, éstos deberán registrarse
en un inventario especial dentro de cada área administrativa en el que se señalen los datos de identificación siguientes:
a) Nombre de la unidad generadora o usuaria de los expedientes de acceso restringido,
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b) Titulo del expediente,
c) Serie documental a la que pertenece,
d) Año del expediente y en su caso fecha aproximada de cierre del mismo,
e) Plazo de reserva del expediente,
f) Justificación jurídica de la reserva,
g) Fecha de apertura pública del expediente, y
h) Unidad responsable de la custodia de los expedientes de acceso restringido.
20. Las Unidades Administrativas de la Contraloría General que se percaten de la destrucción, alteración, daño, pérdida o modificación de
la documentación que obra en sus archivos, deberán proceder conforme al Título Quinto de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Código Penal para el D.F. y demás normatividad aplicable.
21. La apertura, integración, valoración y clasificación de los expedientes, se regirá por este Manual o por la normatividad específica que
emita el COTECIAD.
V. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
El Sistema Institucional de Archivo se integrará a partir de la estructura siguiente:
a) NORMATIVA
-Tiene a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema.
-Se integrará por:
I) Unidad Coordinadora de Archivos (UCA), y
II) El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD).
b) OPERATIVA
-Es la encargada del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
-La estructura operativa se integrará por:
I) Unidades Generales de la Contraloría General:
A. Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes).
B. Unidad de Archivo de Concentración.
C. Unidad de Archivo Histórico.
II) Unidades Particulares de cada área administrativa:
A. Unidad de Documentación en Trámite.
B. Unidad de Archivo de Trámite.
-Las funciones de estas secciones podrán ser desarrolladas de manera conjunta, atendiendo las necesidades de cada una de las unidades
administrativas.
La UCA es la responsable de instrumentar el Sistema Institucional de Archivos y el COTECIADCTGL será el órgano técnico consultivo.
VI. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
El funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos se basa en la teoría archivística del ciclo vital de los documentos, el cual
contempla tres fases o edades del documento:
* Primera fase: fase activa. En esta fase o edad el expediente está en plena actividad, es el período que va desde su apertura e integración
hasta su conclusión. Posee una utilidad administrativa inmediata, por lo cual permanece en el Archivo de Oficina o de Trámite.
* Segunda fase: fase semi-activa. En esta fase el expediente ya está debidamente concluido, por lo cual su conservación se realiza en una
unidad distinta que es el Archivo de Concentración, debido a que su consulta es esporádica.
* Tercera fase: fase pasiva. En esta fase se consideran los expedientes que por su naturaleza o por otros factores adquirieron valores
secundarios: evidenciales, testimoniales e informativos, por lo cual
Para cada una de las fases se designará a un servidor público responsable, el cual podrá contar con los recursos humanos y materiales
necesarios para realizar el almacenamiento, conservación y preservación de la información, así como llevar a cabo los procedimientos
propios en cada una de estas fases, conforme al presupuesto y en su caso, los criterios del Archivo Histórico del Distrito Federal.
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VII. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 1.- APERTURA, CLASIFICACIÓN Y CIERRE DE EXPEDIENTES.
OBJETIVO GENERAL
Asegurar que los documentos de archivo de la Contraloría General se encuentren debidamente integrados en cuanto a su descripción,
valoración, agrupación, presentación, accesibilidad y funcionalidad.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. Los documentos deben corresponder a un mismo asunto para ser integrados al mismo expediente, unidos por relación de causa y efecto
con base a la secuencia del trámite.
2. Los documentos se integran de manera sucesiva y natural, siguiendo el orden cronológico ascendente o descendente de acuerdo a la
fecha de su recepción o generación.
3. Los expedientes se pueden guardar en fólder, carpeta u otro medio que garantice su integridad y fácil manejo.
4. Todos los expedientes deben estar debidamente identificados de acuerdo a su origen estructural y funcional, con los aspectos que
establece el art. 30 LADF.
5. Los registros en el Sistema de Archivo Automatizado se harán por expediente y no por documento.
6. Cada expediente y/o carpeta deberá identificarse con la carátula estandarizada correspondiente, la cual permite la plena identificación y
agrupación, misma que debe ser adherida con pegamento líquido (no utilizar lápiz adhesivo) para asegurar su permanencia.
7. Los expedientes deben contener los documentos originales o los que hacen las veces de estos. Solamente se podrán integrar copias de
documentos cuando el asunto que desahoga el expediente así lo requiera como único soporte existente y sin el cual se perdería la ilación
del mismo asunto.
8. El grosor de los expedientes dependerá de la forma en que se encuadernen y sujeten los documentos con el fin de evitar que se dañen o
se desprendan los documentos que lo integran, y así facilitar también su manejo. El grosor promedio será de cinco centímetros.
9. Para la clasificación de los expedientes, las Áreas podrán tomar las claves o títulos que se asigna por normatividad a ciertos asuntos
(Quejas y denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario, entre otros). En caso de no contar con un sistema de
clasificación, podrán consultar a la Unidad Coordinadora de Archivos para implementar el sistema que mejor convenga.
10. Para el cierre de expedientes, se deberán, depurar, ordenar y foliar.
11. El cierre del expediente será cuando se tenga el documento final, resolutorio o definitivo, procediendo al expurgo o depuración,
retirando los materiales metálicos como clips y grapas para evitar daños por oxidación y/o rasgaduras de los documentos, de conformidad
con este Manual y la normatividad específica que emita el COTECIAD.
12. Depurado o expurgado el expediente, se procede a ordenarlo de acuerdo a su origen estructural y funcional:
-En caso de que sea necesario indicar apartados dentro del mismo expediente, se utilizarán señaladores movibles, determinando su
descripción en la carátula respectiva, engrosándolo en folder con broche.
-Las carátulas de los expedientes que se encuentren en mal estado se sustituirán por otras nuevas.
-No se deben enviar al Archivo de Concentración expedientes en carpetas con aros.
-Para los expedientes generados antes del 1º de enero de 2008, se deberá utilizar el formato “Carátula tipo B”.
-Se evitará utilizar tinta de aceite para escribir sobre las carátulas de los expedientes; se preferirá tinta de agua.
13. Ordenado y depurado correctamente el expediente se procede a foliarse para preservar la integridad de la información que contiene. El
foliado se realiza en todas las fojas del expediente en el extremo superior derecho, sin ceros a la izquierda (preferentemente con
foliadora). No se debe combinar foliado manual y mecánico. El foliado debe ser continuo, independientemente de los tomos que integren
un expediente.
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14. Los Responsables de Oficina, Directores Generales, Coordinadores Generales, y/o Contralores Internos, podrán solicitar las altas y
bajas de usuarios en el Sistema de Archivo Automatizado a través de oficio dirigido al titular de la Dirección General de Administración.
15. Los formatos estandarizados para este procedimiento son: Carátula estandarizada y Carátula tipo B.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Unidad de Archivo de 1 Recibe o genera documento.
Trámite
2 Identifica si el documento tiene expediente
¿EXISTE EXPEDIENTE?
NO
3 Crea expediente y le asigna un título.
Tiempo
10 min.
10 min.
15 min.
4 Ingresa al SAA para registrar los datos del expediente.
15 min.
5 Imprime carátula, pestaña y lomo estandarizados y los pega en el fólder o carpeta. Recurre 10 min.
al paso 6.
SI
6 Integra documento en el expediente correspondiente.
15 min.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Unidad de Archivo en Trámite
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 2. TRANSFERENCIA PRIMARIA.
OBJETIVO GENERAL
Garantizar el traslado controlado y sistemático de los expedientes que han dejado de tener vigencia dentro de la fase activa o primera edad
de su ciclo de vida, es decir, que pasan del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, que representa la fase semiactiva o segunda
edad, así como garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los expedientes transferidos.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. La unidad responsable de la captación y conservación de los expedientes semiactivos es el Archivo de Concentración, el cual recibirá
directa y exclusivamente de los Archivos de Trámite, los expedientes cuya utilidad operativa haya concluido, conforme al Catálogo de
Disposición Documental.
2. La transferencia debe llevarse a cabo con los documentos debidamente ordenados, depurados y foliados.
3. Los expedientes se deben colocar de manera horizontal y en un sola fila consecutiva en cajas tamaño oficio-largo. No se colocarán
expedientes en los costados de las cajas.
4. Las cajas deberán identificarse mediante etiquetas (marbete), las cuales se pegarán en los lados angostos de cada caja.
5. La Transferencia Primaria se realizará en el primer semestre de cada año. Las áreas solicitarán por oficio a la UCA, en los primeros 15
días hábiles de ese semestre, la transferencia de los expedientes, enviando el inventario respectivo por correo electrónico
(archivo@contraloriadf.gob.mx).
6. El Archivo de Concentración estará ubicado en: Av. División del Norte número 114 (casi esq. Xola), Col. Del Valle, Del. Benito
Juárez, Tel. 56871592. Sin menoscabo de que pudieran utilizarse otras instalaciones, las cuales se acordarán entre las UAT y la UAC.
7. Los formatos estandarizados para este procedimiento son: Inventario de Transferencia Primaria, Marbete para caja, Carátula
Estandarizada y Tipo B, y Cédula de Observaciones.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Archivo de Trámite del Área
Responsable
1
Envía oficio a la Unidad Coordinadora de Archivos indicando los Primeros 15
años de las Series documentales a transferir al Archivo de días hábiles del
Concentración, y por correo electrónico envía los inventarios 1er semestre
correspondientes.
Unidad Coordinadora de Archivos
2
3
Recibe información y elabora el calendario de recepción de
documentos.
Envía calendario junto con observaciones, si las hay.
10 días
4
Recibe calendario y sustenta las observaciones, si las hay.
5 días
5
Traslada los expedientes al Archivo de Concentración en fecha y
hora señalada, llevando consigo: expedientes organizados en cajas
de acuerdo al inventario, inventario en papel en dos tantos y en
formato electrónico.
Según
calendario
6
Recibe los formatos verificando que cumplan con la normatividad
establecida.
30 min.
7
Verifica el estado de los expedientes: que estén debidamente
identificados, foliados, ordenados y que correspondan a lo descrito
en el inventario.
Según
calendario
Archivo de Trámite del Área
Responsable
Archivo de Concentración
¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS?
NO
5 días
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Archivo de Concentración
Unidad Administrativa
Archivo de Trámite del Área
Responsable
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8
Compila “Cédula de observaciones: Transferencia Primaria”, la
entrega al Archivo de Trámite y lo orienta para su solución.
1 día
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
9
Recibe “Cédula de observaciones: Transferencia Primaria” para su
atención. Recurre al paso 7.
2 días
SI
Archivo de Concentración
10
Sella de recibido los dos tantos del inventario. Conserva un tanto y
entrega el otro al Archivo de Trámite.
1 hora
11
Coloca las cajas en los anaqueles asignados y registra su ubicación
topográfica.
2 días
12
Compila el Calendario de Caducidad para los expedientes
recibidos.
5 días
Unidad Coordinadora de Archivos
13
Informa mediante oficio al Archivo de Trámite la ubicación
topográfica y el Calendario de Caducidad de los expedientes.
1 día
Archivo de Concentración
14
Archiva inventario y la documentación generada (oficios, cédulas,
entre otros).
30 min.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 3.- PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
OBJETIVO
Garantizar el adecuado control de préstamos de expedientes que están bajo resguardo del Archivo de Concentración.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. Los préstamos en su caso se realizarán de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00 hrs., en Av. División del Norte 114, Col. Del Valle, Del.
Benito Juárez (casi esquina con Xola).
2. El juego de Vales se requisitará por triplicado (Área Solicitante, Archivo de Concentración y Caja) y por cada uno de los expedientes.
3. El préstamo será por expedientes completos y no por tomos, y el periodo de préstamo será por 30 días hábiles.
4. Cuando las Áreas requieran un plazo mayor de préstamo deberán fijar una fecha compromiso, la cual no podrá exceder el ejercicio
vigente, por lo cual, al inicio de cada ejercicio se deberá renovar el vale fijando una nueva fecha de entrega.
5. Al inicio de cada ejercicio la UCA solicitará la lista de los Servidores Públicos de cada Área que podrán autorizar y recibir expedientes
en préstamo. Los Servidores Públicos designados para autorizar deberán ser personal de estructura. La lista deberá incluir nombres
completos, cargo y firma, y se anexará copia del gafete emitido por la Contraloría General. En el transcurso del ejercicio los Titulares de
las Áreas deberán mantener actualizado este registro.
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6. Los Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes deberán acreditar su identidad por medio del gafete de la Contraloría
General o identificación oficial con fotografía (IFE, Licencia de manejo, etc.).
7. Las Áreas ubicadas en el edificio sede de la Contraloría General, solicitarán y devolverán los expedientes a través de la UCA.
8. El Servidor Público que autorice el préstamo del expediente será el responsable de la oportuna y completa devolución del mismo; por
lo cual, al momento de dejar su cargo, deberá proceder a la entrega de los expedientes en préstamo, si los hay, a fin de que la CRMSG
otorgue la firma de liberación de no-adeudo de bienes en el rubro “Expedientes y Manuales”.
9. Las Áreas deberán aportar los datos externos para la identificación de los expedientes (remesa, caja, consecutivo, ubicación
topográfica), toda vez que el Archivo de Concentración no podrá identificar los expedientes por su contenido.
10. El tiempo “Variable” de algunas actividades depende de la cantidad de expedientes solicitados.
11. Los formatos estandarizados para este procedimiento son: Formato de servidores públicos autorizados para solicitar y/o recibir
expedientes; Vale de préstamo de expedientes (juego en tres tantos) y Cédula de observaciones.
Unidad Administrativa
Área Solicitante
Unidad Coordinadora de
Archivos
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
1
Elabora oficio dirigido al Responsable de la Unidad Coordinadora de
Archivos indicando los expedientes que solicita en préstamo y requisita por
cada uno de ellos el juego de Vales de préstamo.
Variable
2
Entrega el oficio de solicitud en la Oficialía de Partes de la Contraloría
General del Distrito Federal.
Variable
3
Recibe el oficio y el juego de vales de préstamo y se coordina con el
Archivo de Concentración para verificar que estén debidamente
requisitados y que los datos sean correctos.
Variable
¿SON CORRECTOS LOS DATOS?
NO
Área Solicitante
4
Compila la “Cédula de observaciones: Préstamos” indicando los datos a
corregir y la entrega al Área Solicitante.
Variable
5
Recibe la “Cédula de observaciones: Préstamos” y solventa las
observaciones. Recurre al paso 3.
Variable
SI
Archivo de Concentración
6
Se coordina con el Área Solicitante para la visita al Archivo de
Concentración para el sellado de recibido del juego de vales, la verificación
del estado físico de los expedientes, así como el total de tomos y fojas que
lo conforman, y se procede a la entrega-recepción.
Variable
Área Solicitante
7
Recibe el expediente y firma de recibido los tres tantos del vale, conserva
el Vale 1 y el Archivo de Concentración los otros dos tantos.
Variable
Archivo de Concentración
8
Archiva el Vale 2 en la carpeta correspondiente y coloca el Vale 3 en la
caja en sustitución del expediente.
1 día
9
Registra el préstamo en el sistema.
1 día
10
Informa a la Unidad Coordinadora de Archivos para el control
correspondiente.
1 día
¿DEVUELVE EL EXPEDIENTE AL VENCIMIENTO DEL VALE?
Área Solicitante
11
SI
Para la devolución recurre al paso 18.
Variable
NO
Unidad Coordinadora de
Archivos
12
Remite oficio informando que el plazo de préstamo ha expirado y solicita
la devolución del expediente, o en su caso, emita solicitud de prórroga.
3 días
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Área Solicitante
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13
Recibe oficio.
83
1 día
¿DEVUELVE EL EXPEDIENTE?
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
SI
14
Para la devolución recurre al paso 18.
1 día
15
NO
Emite oficio dirigido a la Unidad Coordinadora de Archivos solicitando la
prórroga e indicando la nueva fecha de entrega del expediente.
1 día
Unidad Coordinadora de
Archivos
16
Recibe el oficio de solicitud de prórroga e informa al Archivo de
Concentración.
1 día
Archivo de Concentración
17
Registra en el vale de préstamo la nueva fecha de entrega.
1 día
Área Solicitante
18
Acude al Archivo de Concentración con el expediente a devolver, el Vale 1
y el oficio de devolución del expediente.
Variable
Archivo de Concentración
19
Recibe el expediente y junto con el Área Solicitante, verifica su estado
físico, así como el total de tomos y fojas que lo conforman.
Variable
20
Sella y firma de devuelto en el Vale 1 y 2, y en el oficio de devolución del
expediente.
Variable
21
Integra el expediente a su caja correspondiente.
2 días
22
Registra en el sistema la devolución.
1 día
23
Entrega el oficio de devolución del expediente en la Oficialía de Partes de
la Contraloría General del Distrito Federal.
1 día
Área Solicitante
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 4.- RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA DE LA DGL.
OBJETIVO
Brindar los servicios de recepción y despacho de la correspondencia externa de la Dirección General de Legalidad a través de su Oficialía
de Partes (OPDGL).
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. La OPDGL, es la instancia responsable de la recepción de la documentación externa dirigida a la Dirección General de Legalidad, así
como a sus Direcciones de Recursos de Inconformidad y de Recursos de Reclamación de Daño Patrimonial, que se encuentran ubicadas
en Av. Juárez 92, Mezzanine II, Col. Centro, C.P. 06040, Del. Cuauhtémoc, inherente a los procedimientos administrativos de
declaratoria de impedimento, recursos de inconformidad y recursos de reclamación de responsabilidad patrimonial, en términos de la Ley
de Adquisiciones, Ley de Obras Públicas y Ley de Responsabilidad Patrimonial, todas del Distrito Federal.
2. El horario de recepción en la OPDGL es en días hábiles de 9:00 a 15:00 hrs.
3. La documentación que se reciba por la OPDGL se entregará a las Direcciones mencionadas en los siguientes horarios:
Horario de recepción:
Horario de entrega:
9:00 a 12:00 hrs.
Mismo día antes de las 13:00 hrs.
12:01 a 15:00 hrs.
Mismo día a partir de las 14:00 y antes de las 16:00 hrs.
4. La documentación se recibirá en atención al cargo o área destinataria, independientemente de que sea correcto o no el nombre de la
persona a la que va dirigida.
Unidad Administrativa
Promovente
No.
1
Descripción de la Actividad
Presenta en la ventanilla de recepción los documentos a
entregar.
Tiempo
3 min.
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GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
Oficialía de Partes
2
29 de Marzo de 2011
Recibe los documentos y verifica lo siguiente:
3 min.
-Que el documento se refiera a los procedimientos inherentes a
la declaratoria de impedimento, recursos de inconformidad y
recursos de reclamación de responsabilidad patrimonial.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
-Que esté dirigido a la Dirección General de Legalidad, o bien,
a alguno de los funcionarios de la Dirección de Recursos de
Inconformidad y Dirección de Recursos de Reclamación de
Daño Patrimonial.
Tiempo
¿VA DIRIGIDO?
NO
3
Devuelve documentos e indica motivos al promovente.
1 min.
SI
4
Sella de recibido (reloj fechador), tanto en el original como en
el acuse, firma y asigna folio consecutivo; cuenta el número de
hojas, en su caso, los anexos, y los anota en la parte superior
derecha, indicando si son originales, copias simples o copias
certificadas; ejemplo: 1 hoja original, 3 carpetas en copia
simple; entrega al promovente el respectivo acuse.
5 min
5
Captura en el Sistema Gestor de Correspondencia de la
Dirección General de Legalidad (SGC), verifica que el folio que
genera automáticamente el SGC coincida con el asignado en la
ventanilla y procede a capturar los siguientes datos:
-Número y fecha del documento.
-Fecha y hora de recibido.
-Iniciales del capturista.
-Nombre y cargo del remitente.
-Nombre y cargo del destinatario.
-Breve resumen del asunto del documento.
-Número de hojas y anexos que lo integran.
5 min.
6
Imprime del SGC el Volante de control de correspondencia en
dos tantos. Anexa este Volante y verifica que los datos de los
documentos recibidos coincidan con los del volante.
5 min.
7
Recibe documentos, sella y firma de recibido en un tanto del
volante.
5 min.
8
9
Imprime relación de los volantes recibidos.
Procede a distribuirla en las áreas correspondientes, primero
originales y después las copias de conocimiento.
5 min.
10 min.
Áreas destinatarias
10
Recibe el original, y en su caso las copias de conocimiento, y
acusa en la relación de volantes de correspondencia que
conservará la Dirección General de Legalidad.
3 min.
Oficialía de Partes
11
Verifica al final del día que se cuente con todos los volantes de
acuse, en base al folio inicial y final.
10 min.
12
Archiva los volantes y relaciones conforme al folio consecutivo.
10 min.
Oficina del Titular de la Dirección
General de Legalidad
FIN DEL PROCEDIMIENTO
29 de Marzo de 2011
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
87
88
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
29 de Marzo de 2011
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 5.- RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA DE LA DJC.
OBJETIVO
Brindar los servicios de recepción y despacho de la correspondencia externa de la Dirección de Juicios Contenciosos a través de su
Oficialía de Partes (OPDJC).
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. La OPDJC es la instancia responsable de la recepción de la documentación externa dirigida a la Dirección de Juicios Contenciosos, y
se encuentra ubicada en Av. Juárez 92, Mezzanine II, Col. Centro, C.P. 06040, Del. Cuauhtémoc.
2. El horario de recepción en la OPDJC es en días hábiles de 9:00 a 15:00 hrs.
3. La documentación que se reciba por la OPDJC se entregará a la Dirección mencionada en los siguientes horarios:
Horario de recepción:
Horario de entrega:
9:00 a 11:00 hrs.
Mismo día antes de las 11:30 hrs.
11:01 a 13:00 hrs.
Mismo día antes de las 13:30 hrs.
13:01 a 15:00 hrs.
Mismo día antes de las 15:15 hrs.
4. La documentación se recibirá en atención al cargo o área destinataria, independientemente de que sea correcto o no el nombre de la
persona a la que va dirigida.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Promovente
1
Presenta en la ventanilla de recepción los documentos a
entregar.
3 min.
Oficialía de Partes
2
Recibe los documentos y verifica lo siguiente:
-Que el documento se refiera a los a Juicios de Nulidad,
Amparo, así como otros procedimientos inherentes a la DJC.
-Que esté dirigido a las diversas autoridades con las que cuenta
la DJC.
3 min.
¿VA DIRIGIDO?
NO
3
Devuelve documentos e indica motivos al promovente.
1 min.
SI
4
Sella de recibido (reloj fechador), tanto en el original como en
el acuse, firma y asigna folio consecutivo, los anexos, y los
anota en la parte inferior derecha; ejemplo: 130 legajos; entrega
al promovente el respectivo acuse.
5 min.
5
Captura en el Sistema Gestor de Correspondencia de la
Dirección de Juicios Contenciosos (SGC), verifica que el folio
que genera automáticamente el SGC coincida con el asignado
en la ventanilla y procede a capturar los siguientes datos:
-Número y fecha del documento.
-Fecha y hora de recibido.
-Número de Juicios.
-Juzgado o Tribunal remitente.
-Nombre del destinatario.
-Brevemente se menciona el asunto del documento.
5 min.
6
Imprime del SGC en dos tantos la relación de correspondencia
a entregar.
5 min.
7
Procede a entregar la correspondencia en la oficina del Titular
de la Dirección de Juicios Contenciosos.
10 min.
29 de Marzo de 2011
Unidad Administrativa
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
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No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Dirección de Juicios Contenciosos
8
Recibe la documentación, sella y firma de recibido en la
relación correspondiente.
5 min.
Oficialía de Partes
9
Verifica al final del día que se haya entregado toda la
correspondencia recibida.
10 min.
10
Archiva las relaciones conforme al folio consecutivo.
10 min.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
90
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
29 de Marzo de 2011
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 6.- RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA UCC.
OBJETIVO
Brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia que ingresa a través de la Unidad Central de
Correspondencia (Oficialía de Partes) para las diversas áreas de la Contraloría General ubicadas en el edificio sede (Av. Juárez 92, Col.
Centro).
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. La Unidad Central de Correspondencia (UCC), es la instancia responsable de la recepción de la documentación externa dirigida a las
áreas de la Contraloría General que se encuentran ubicadas en su edificio sede (Av. Juárez 92, Col. Centro, C.P. 06040, Del.
Cuauhtémoc).
2. El horario de recepción en la UCC es en días hábiles de 9:00 a 18:00 hrs.
3. La documentación externa que se reciba por la UCC se entregará a las áreas en los siguientes horarios:
Horario de recepción:
Horario de entrega:
9:00 a 13:00 hrs.
Mismo día antes de las 15:00 hrs.
13:01 a 18:00 hrs.
Mismo día a partir de las 15:00 y antes de las 20:00 hrs.
29 de Marzo de 2011
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
91
4. El horario de entrega de las copias de conocimiento dirigidas al Titular de la Contraloría General se realizará conforme al siguiente
horario:
Horario de recepción
Horario de entrega
9:00 a 10:00 hrs.
Mismo día antes de las 11:00 hrs.
10:01 a 14:00 hrs.
Mismo día antes de las 15:00 hrs.
14:01 a 18:00 hrs.
Mismo día antes de las 20:00 hrs.
5. La documentación se recibirá en atención al cargo o área destinataria, independientemente de que sea correcto o no el nombre de la
persona a la que va dirigido.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Promovente
1
5 min.
Unidad Central de Correspondencia
2
Presenta en la ventanilla de recepción los documentos a
entregar.
Recibe los documentos y verifica lo siguiente:
-Que el documento esté dirigido a alguno de los funcionarios o
áreas de la Contraloría General que se encuentran en las
oficinas del edificio sede (Av. Juárez 92, Col. Centro).
-Que el documento sea original y tenga la firma autógrafa del
emisor. Si es copia de conocimiento, que sea legible.
-Que los anexos (discos compactos, carpetas, copias) sean los
que indica el documento original.
5 min.
¿PROCEDE?
NO
Promovente
3
Devuelve el documento al promovente indicando el motivo.
4
Recibe el documento para su corrección o complementación.
Solventa observaciones y recurre al paso 1.
5 min.
Variable
SI
Unidad Central de Correspondencia
5
Sella de recibido (reloj chocador), firma y asigna folio
consecutivo registrándolo tanto en el original como en el acuse;
cuenta el número de hojas y, en su caso, los anexos, y los anota
en la parte superior derecha, ej: 1 hoja, 3 carpetas; entrega al
promovente el respectivo acuse.
2 min.
6
Registra en el libro de control de folios el remitente y las
iniciales del área destinataria, verificando que sea el mismo
número que el asignado en la ventanilla.
10 min.
7
Captura en el Sistema Automatizado de Correspondencia de la
Contraloría General (SAC), verifica que el folio que genera
automáticamente el SAC coincida con el asignado en la
ventanilla y procede a capturar los siguientes datos:
-Número y fecha del documento.
-Fecha y hora de recibido.
-Iniciales del capturista.
-Nombre y cargo del remitente.
-Nombre y cargo del destinatario.
-Breve resumen del asunto del documento.
-Número de copias de conocimiento que contenga.
-Número de hojas y anexos que lo integran.
15 min.
8
Imprime del SAC el Volante de control de correspondencia en
dos tantos. Anexa este Volante y verifica que los datos de los
documentos recibidos coincidan con los del volante.
5 min.
9
Verifica si el documento va dirigido al Titular de la Contraloría
General.
5 min.
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GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
29 de Marzo de 2011
¿VA DIRIGIDO?
NO
Unidad Administrativa
No.
10
Descripción de la Actividad
Tiempo
Pasa a la actividad 15.
SI
11
Imprime una relación, anotando el número de folio, número de
hojas y anexos.
15 min.
12
En caso de copias de conocimiento, se imprime un volante
adicional por cada copia.
15 min.
Oficina del Titular de la Contraloría
General
13
Recibe documentos, revisa y firma de recibido en la relación.
10 min.
Unidad Central de Correspondencia
14
Recibe la relación y descarga los datos de recepción en el libro
de control de folios. Se archiva la relación. Pasa a la actividad
18.
20 min.
15
Procede a distribuirla en las áreas correspondientes, primero
originales y después las copias de conocimiento.
2 horas
Áreas destinatarias
16
Recibe el original, y en su caso las copias de conocimiento,
revisa y acusa de recibido en el documento original y en el
volante de correspondencia que conservará la UCC.
10 min.
Unidad Central de Correspondencia
17
Recibe el volante con los datos de recibido y descarga dichos
datos en el libro de control de folios.
30 min.
18
Verifica al final del día que se cuente con todos los volantes de
acuse, en base al folio inicial y final.
A partir de
las 18 hrs
19
Archiva los volantes y relaciones conforme al folio consecutivo.
30 min.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
29 de Marzo de 2011
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
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GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
29 de Marzo de 2011
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 7.- DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA UCC.
OBJETIVO
Brindar los servicios centralizados para el despacho oportuno, completo y seguro de la correspondencia de salida, generada por las
diversas áreas de la Contraloría General para ser entregada a los diferentes entes públicos y/o privados, a través de la Unidad Central de
Correspondencia (Oficialía de Partes).
29 de Marzo de 2011
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POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. La Unidad Central de Correspondencia (UCC), es la instancia responsable de captar la correspondencia generada por las áreas de la
Contraloría General para entregar a los diferentes entes públicos o privados.
2. El horario de la UCC es en días hábiles de 9:00 a 18:00 hrs.
3. La correspondencia de salida que se envíe por la UCC se realizará conforme a los siguientes horarios y rutas establecidas:
Ruta
1. Zona Centro
Oficinas ubicadas en la zona centro
del D.F.
Horario de recepción
9:00 a 9:45 hrs
9:46 a 18:00 hrs
Fecha y horario de entrega
Mismo día antes de las 15:00 hrs.
Siguiente día hábil antes de las 15:00 hrs.
2. Zona Sur Oriente
Delegaciones:
Benito
Juárez,
Coyoacán, Iztacalco, Iztapalapa y
Venustiano Carranza
9:00 a 9:30 hrs.
9:31 a 18:00 hrs.
Mismo día antes de las 18:00 hrs.
Siguiente día hábil antes de las 18:00 hrs.
3. Zona Norte
Delegaciones:
Azcapotzalco,
Cuajimalpa, Cuauhtémoc, Miguel
Hidalgo, Gustavo A. Madero
9:00 a 9:30 hrs.
9:31 a 18:00 hrs.
Mismo día antes de las 18:00 hrs.
Siguiente día hábil antes de las 15:00 hrs.
4. Zona Sur Poniente
Delegaciones: Milpa Alta, Tláhuac,
Tlalpan,
Xochimilco,
Álvaro
Obregón y Magdalena Contreras
9:00 a 9:30 hrs.
9:31 a 18:00 hrs.
Mismo día antes de las 15:00 hrs.
Siguiente día hábil antes de las 18:00 hrs.
4. Para el despacho de la documentación fuera del Distrito Federal, se asignará una ruta especial (para el área metropolitana), o bien, se
enviará a través de Correos de México utilizando el Servicio de Registro con Acuse de Recibo (área metropolitana e interior de la
República Mexicana).
5. En todos los traslados, los mensajeros siempre llevarán la documentación resguardada en fólderes o carpetas de cartoncillo, plástico u
otros materiales, a fin de evitar daños en los documentos por exposición al sol, viento, lluvia u otras condiciones climatológicas y de
traslado; por lo cual, nunca se trasladarán los documentos sin la protección debida.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Área solicitante
1
Entrega en ventanilla los documentos a enviar.
5 min.
Unidad Central de Correspondencia
2
Recibe los documentos y verifica lo siguiente:
-Que entreguen original y acuse; en su caso, las copias de
conocimiento debidamente marcadas.
-Que el documento indique nombre y cargo a quien va dirigido,
así como el domicilio completo (calle, número exterior e
interior, colonia, teléfono y extensión, además de aquellos datos
que permitan ubicar el domicilio, de manera especial si se trata
de entes públicos o privados no pertenecientes al Gobierno del
Distrito Federal).
-Que los anexos (discos compactos, carpetas, copias) sean los
que indica el documento original.
30 min.
¿CUMPLE?
3
Área solicitante
4
NO
Devuelve el documento al Área solicitante indicando el motivo.
Recibe el documento para su corrección o complementación.
Solventa observaciones y recurre al paso 1.
SI
5 min.
Variable
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Unidad Central de Correspondencia
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
29 de Marzo de 2011
5
Sella el documento con fecha y hora de recibido, asigna folio
consecutivo, cuenta fojas y anexos, si los hay.
10 min.
6
Registra en el libro de control de folios de salida, anotando el
nombre del área emisora y el responsable del trámite.
10 min.
7
Elabora una relación de documentos por ruta de entrega,
indicando número de folio y destinatario; entrega al mensajero
responsable de la ruta la documentación completa (originales,
acuses, copias de conocimiento o anexos) para su trámite.
15 min.
Mensajero
8
Recibe la documentación y las relaciones, las coteja, realiza la Variable según la
ruta asignada y presenta, en cada caso, la documentación al
zona de ruta
destinatario.
Destinatario
9
Recibe la documentación, sella de recibido y entrega acuse al
mensajero
15 min.
Mensajero
10
Recibe el acuse y verifica que los datos de recibido sean los
correctos (Área receptora, fecha, hora y firma de quien recibe).
5 min.
11
Entrega en la UCC los acuses con los datos de recibido. En el
caso que hubiera documentos no entregados, se explicará el
motivo.
15 min.
12
Recibe los acuses, verifica los datos de recibido y los descarga
en la respectiva relación de control.
30 min.
13
En el caso de oficios no entregados, se indicarán los motivos
registrándolos en la columna Observaciones de la relación de
control, y remitirá los documentos al área solicitante indicando
el motivo por el cual no se entregaron.
15 min.
Área solicitante
14
Recibe acuse original, y registra los datos de recibido en la
relación expresa.
15 min.
Unidad Central de Correspondencia
15
Archiva la relación de entrega de acuses.
15 min.
Unidad Central de Correspondencia
FIN DEL PROCEDIMIENTO
29 de Marzo de 2011
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
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GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
29 de Marzo de 2011
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 8.- REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA UDT.
OBJETIVO
Brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de gestión en cada unidad administrativa que integra la Contraloría
General del Distrito Federal a través de la Unidad de Documentación en Trámite a fin de eficientar el registro y seguimiento de la
correspondencia que se recibe y se envía.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. La Unidad de Documentación en Trámite es uno de los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos y se integra
conforme a la estructura orgánica de la Contraloría General (Art. 18 fracción II, inciso a) y 22 fracción II de la LADF).
2. La Unidad de Documentación en Trámite recibirá, registrará y controlará la correspondencia tanto de entrada como de salida en su
respectiva área.
3. Cada Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor Interno, determinará hasta qué nivel de la estructura
interna de su área se llevará el registro y control de correspondencia. Una vez determinados, éstos darán cumplimiento a las políticas y
procedimientos aquí establecidos.
4. Las áreas que podrán integrarse en una Unidad de Documentación en Trámite son:
a. Oficinas (Oficina Particular del Titular de la Contraloría General, Oficina de Información Pública)
b. Oficina del Titular de cada Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna.
c. Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental o sus equivalentes.
5. Las unidades administrativas ubicadas en el edificio sede utilizarán el Sistema de Automatizado de Correspondencia de la Contraloría
General (SAC) ya establecido.
6. Las Contralorías Internas podrán automatizar su gestión de correspondencia desarrollando su propio sistema en conformidad con estas
políticas, o bien, utilizar el sistema que opere el ente público donde se encuentran o, en caso de carecer de sistema, podrá solicitar su
integración al SAC mediante oficio dirigido a la Dirección General de Administración indicando las áreas que comprenderá su Unidad de
Documentación en Trámite, según lo establecido en la política 4 inciso C, para asignar los usuarios y contraseñas correspondientes.
7. La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un mismo asunto se integrará en su respectivo expediente y no se
clasificará ni ubicará en otro lugar distinto.
En lo que respecta a la correspondencia de entrada, se observará:
8. Para facilitar y eficientar la operación del SAC, se podrán utilizar formatos impresos, electrónicos o libretas para el registro de
correspondencia de entrada.
9. En caso de utilizar el formato impreso, éste podrá ser el que genera el SAC o también se podrá utilizar el UDT-CE-1, integrándose en
un fólder o engargolado y en la portada se colocará un marbete con los siguientes datos:
a. Contraloría General del Distrito Federal (invariable)
b. Unidad Administrativa: Oficina, Dirección General, Coordinación General, Contraloría Interna.
c. Área: Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes.
d. Correspondencia de entrada (invariable)
e. Año (ejercicio vigente).
10. Este formato podrá utilizarse también como documento electrónico, para lo cual se recomienda guardar el archivo con un nombre que
contenga la leyenda C_ENTRADA, las iniciales del área y el año; ejemplo: C_ENTRADA_DGA_2009
11. En caso de utilizar libreta, se integrarán los mismos campos establecidos en el formato UDT-CE-1. De igual manera, en la portada de
la libreta se colocará el marbete que se menciona en la política 10.
12. Las Áreas o Contralorías Internas que utilizan un sistema propio o del ente donde se encuentran, podrán generar los formatos
impresos, electrónicos o libreta para la correspondencia de entrada de acuerdo a los rubros que utilicen en dicho sistema.
13. Al momento de recibir la correspondencia de entrada, se verificarán los datos del emisor así como el asunto para ver si procede o no la
recepción. Si procede, entonces se registrará en el documento original y acuse los siguientes datos:
a. Unidad Administrativa
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b. Área
c. Día
d. Hora
e. Número de hojas y, en su caso, anexos.
f. Nombre y firma de quien recibe.
14. Si se utiliza sello, entonces se registrarán de manera autógrafa los datos faltantes de los mencionados en la política 13.
15. Se utilizará tinta indeleble oscura (negro, azul, rojo, verde) para los sellos y bolígrafos; no se utilizarán colores pasteles ni tintas de
aceite. Tanto los sellos como los datos autógrafos deberán ser claros e inequívocos.
16. El volante de correspondencia es un documento auxiliar en el registro y seguimiento de la correspondencia de entrada, por lo cual en
él no se sellarán ni se registrarán los datos de recepción, éstos deberán ir en el documento original y acuse conforme a las políticas 13, 14
y 15.
17. Las instrucciones para el turno y seguimiento de los asuntos no se anotarán en el oficio o documento original, sino en el volante de
correspondencia.
18. El volante de correspondencia no se archivará en el expediente original, al menos que se hayan registrado en él los sellos y datos que
se indican en las políticas 13, 14 y 15, y el documento original carezca de ellos. La eliminación del volante de correspondencia deberá
realizarse conforme a la política 7 del Catálogo de Disposición Documental; en el caso de tener sellos y datos autógrafos de recepción
podrá darse de baja según la serie 21. Control de gestión, subserie 1. Control de correspondencia.
En lo que respecta a la correspondencia de salida, se observará:
19. El número de oficio se integrará conforme al Catálogo de Referencias de Correspondencia de Salida.
20. Para facilitar y eficientar la operación del SAC, se podrán utilizar formatos impresos, electrónicos o libretas para el registro de
correspondencia de salida.
21. En caso de utilizar el formato impreso, éste será el UDT-CS-2, el cual se integrará en un fólder o engargolado y se colocará un
marbete con los siguientes datos:
a. Contraloría General del Distrito Federal (invariable)
b. Unidad Administrativa: Oficina, Dirección General, Coordinación General, Contraloría Interna
c. Área: Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes.
d. Correspondencia de salida (invariable)
e. Año.
22. Este formato podrá utilizarse como documento electrónico, para lo cual se recomienda guardar el archivo con un nombre que
contenga la leyenda C_SALIDA, las iniciales del Área y el año; ejemplo: C_SALIDA_DGA_2009.
23. En caso de utilizar libreta, se integrarán los mismos campos establecidos en el formato UDT-CS-2 y se podrá utilizar el marbete
mencionado en la política 21.
24. Las Contralorías Internas que usen el sistema de correspondencia del ente público donde están, podrán generar los formatos impresos,
electrónicos o libreta para la correspondencia de salida de acuerdo a los rubros que utilicen en dicho sistema.
25. Los membretes de los oficios deberán observar lo dispuesto en el Manual de Identidad Gráfica del Distrito Federal, en lo referente a la
Papelería Institucional.
En cuanto al marcado de copias de conocimiento y envío de anexos:
26. Se limitará al mínimo necesario el marcado de copias de conocimiento en oficios, memorandos, notas informativas u otros
documentos en formato impreso, así como el envío de anexos.
27. En el marcado de copia de conocimiento se podrá añadir la leyenda: Por vía electrónica; por ejemplo: C.c.p. Lic. José Pérez, Director
C.- Por vía electrónica.
28. Una vez que fue entregado el oficio o documento impreso al destinatario principal, se digitalizará el acuse para enviarlo por correo
electrónico, para lo cual el número de oficio servirá de título; las diagonales podrán ser sustituidas por espacio en blanco o guión bajo: CG
DGA OM, CG_DGA_OM.
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GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
29 de Marzo de 2011
29. Al momento de enviar el correo electrónico, como “Asunto” se anotará la leyenda: “Copia de conocimiento del…”, seguido del
número de oficio o documento; ejemplo: Copia de conocimiento del oficio número CG_DGA_OM_001_09. Y en el cuerpo del mensaje
se anotarán los siguientes datos:
a. Fecha de envío.
b. Leyenda: “A fin de cumplir con las medidas de disciplina presupuestaria y gasto eficiente, minimizar el impacto negativo al medio
ambiente por el uso inmoderado de papel y promover el uso intensivo de los medios electrónicos, las copias de conocimiento de este
asunto son remitidas vía electrónica”.
c. Número de oficio, número de circular, atenta nota, memorando o el documento que corresponda.
d. Dirigido a: (Destinatario del oficio o documento).
e. Asunto: (Breve descripción del asunto que trata el oficio o documento).
f. Fecha de recibido tal como se asienta en el acuse del documento original.
g. Leyenda: “Favor de acusar de recibido”.
30. Si el destinatario del correo electrónico se encuentra en el edificio sede, se podrá solicitar acuse de recibo en el documento original
previa verificación de que recibió el correo electrónico de conocimiento.
31. Si no es posible digitalizar el documento, entonces se enviará el documento electrónico en cualquier formato del cual se obtuvo la
impresión del original; para ello se preferirá el uso de los programas y sus versiones más comunes (PDF, JPG, Office 2003…).
32. Para el envío de anexos que acompañen un documento impreso (oficio, nota, circular…) se recomienda incluir en el cuerpo del
documento la indicación que los anexos se enviarán por correo electrónico. Ej.: “Los anexos correspondientes se enviarán por correo
electrónico el mismo día de la emisión del presente; agradeceré confirmar por ese medio la recepción de los mismos o telefónicamente
con (servidor público, teléfono y extensión)”. De igual manera, el área emisora podrá contactar telefónicamente al destinatario a fin de
confirmar la recepción de los anexos.
33. Cuando sea posible, se podrá llevar un registro de la confirmación de la recepción de las copias de conocimiento y/o anexos que se
enviaron por correo electrónico; para dicho registro se podrá utilizar el formato UDT-RCA-3, el cual deberá imprimirse por ambas caras o
utilizar hojas de reuso, y se podrá integrar en un fólder con el marbete correspondiente.
*El presente procedimiento no tiene actividades específicas, dada la multiplicidad de excepciones que derivan de estas políticas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 9.- CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL.
OBJETIVO
Asegurar que los espacios dedicados a archivos (depósitos) en la Contraloría General y en las Contralorías Internas sean lugares seguros,
limpios y con las adecuadas medidas de protección civil para favorecer la conservación y preservación documental, así como salvaguardar
la salud e integridad física de los servidores públicos adscritos a ésas Áreas.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. Para el cumplimiento del objetivo de este procedimiento, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración atenderán a los
lineamientos, planes y programas que las áreas de Administración hayan implementado en cada inmueble.
2. En el mes de noviembre de cada ejercicio, los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración, enviarán mediante oficio a la
Dirección General de Administración, las actividades más relevantes realizadas en cuanto a seguridad, limpieza e higiene, y protección
civil durante ese ejercicio vigente.
3. En caso de no existir lineamientos, planes o programas, o en el caso que no contemplen las siguientes medidas, los responsables de los
Archivos de Trámite y Concentración solicitarán a las instancias correspondientes tomar medidas al respecto conforme a lo que se
establece a continuación.
4. En cuanto a la seguridad, se deberá observar:
4.1. Los edificios donde se ubican los archivos deberán contar con estrictas medidas de acceso controlado y vigilancia permanente por
parte de personal de vigilancia.
4.2. Los depósitos de archivo deberán contar con acceso restringido y resguardo bajo llave, impidiendo el acceso y circulación a personas
no autorizadas en las áreas de depósito y trabajo.
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4.3. Dentro de los depósitos no podrá haber puestos de trabajo fijos.
4.4. Cubrir y/o reparar instalaciones hidráulicas, sanitarias y eléctricas expuestas o dañadas.
4.5. Los anaqueles, archiveros, libreros o cualquier otro mueble que se ocupe para colocar los archivos deberán ser sólidos e inocuos, para
ello se deberán realizar actividades de supervisión periódica, así como de mantenimiento correctivo y preventivo.
4.6. Bajo ninguna circunstancia y en ningún momento se colocarán expedientes originales sobre el piso o en muebles a nivel de piso;
deberán siempre estar en muebles cuyo primer nivel esté por lo menos a una distancia de 10 cm con respecto del piso.
4.7. Los documentos nunca estarán expuestos a la intemperie o a la luz solar directa.
4.8. En los depósitos como en los puestos de trabajo estará estrictamente prohibido fumar.
5. En cuanto a limpieza e higiene, se deberá observar:
5.1. En los depósitos se deberán realizar las actividades cotidianas de limpieza y periódicamente de limpieza profunda.
5.2. Se deberán realizar fumigaciones periódicas de desinsectación y otras medidas adecuadas para el control de fauna nociva.
5.3. Las instalaciones deberán recibir el mantenimiento preventivo y correctivo adecuado.
5.4. Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración supervisarán constantemente las instalaciones, así como el estado de
las cajas donde se encuentren archivados los documentos para proceder, si es necesario, a la sustitución de cajas rotas o en mal estado,
atendiendo las indicaciones de estiba de cada caja según la resistencia del material de fabricación.
5.5. Se deberán mantener las condiciones ambientales más propicias para la conservación de documentos en cuanto al control de
temperatura y humedad relativa (para el papel: temperatura mínima 15º y máxima 20º, humedad relativa mínima 45% y máxima 60%).
De no contar con sistemas artificiales, se deberá ventilar de manera natural los depósitos para dar una estabilidad climática al papel.
5.6. Los corredores entre anaqueles deberán tener una distancia mínima de 90 cm a fin de facilitar las actividades de archivo y la correcta
ventilación del depósito.
5.7. El personal de archivo, dependiendo de las actividades a realizar, contará con los utensilios propios para garantizar su seguridad y
salud: cubrebocas, guantes de látex, cofias, batas, fajas, entre otros.
6. En cuanto a protección civil, se deberá observar:
6.1. La atención de emergencias y evacuaciones del inmueble deberán atenderse según el Plan de Protección Civil de cada área.
6.2. Contar con la señalización clara y suficiente indicando ruta de evacuación, puntos de reunión, ubicación de extintores.
6.3. Contar con las salidas de emergencia y evacuación que cumplan las normativas de seguridad locales.
6.4. En la medida de lo posible, se tratará de colocar sistemas de detección y extinción de incendios.
6.5. Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración se asegurarán que el personal a su cargo conozca las medidas
contenidas en los planes y programas de protección civil que se implementen en su Área, al igual que la activación manual de sistemas de
alerta, así como el uso de extinguidores.
6.6. Los responsables de los Archivos de Trámite y Concentración favorecerán la participación de su personal en cursos y eventos sobre
primeros auxilios, protección civil y otros más enfocados a esta temática.
7. En caso de daño accidental de los documentos se levantarán las constancias de hechos indicando los eventos ocurridos, así como las
medidas de recuperación realizadas. Se informará a los superiores jerárquicos de lo anterior y éstos determinarán las acciones a seguir.
*El presente procedimiento no tiene actividades específicas, dada la multiplicidad de excepciones que derivan de estas políticas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 10.- BAJA DOCUMENTAL O DEPURACIÓN.
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OBJETIVO
Llevar a cabo la eliminación razonada y sistemática de la documentación que ha perdido sus valores primarios al concluir sus vigencias
correspondientes, y que no posee valores secundarios o históricos: evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con las
vigencias y destino final establecidas para cada Serie en el Catálogo de Disposición Documental de la Contraloría General del Distrito
Federal.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. La baja documental se llevará a cabo en el segundo semestre de cada ejercicio vigente.
2. Entre el 1º y el 15 de abril de cada ejercicio, la Dirección General de Administración, enviará mediante oficio el listado de las series y
los años de los cuales podrá solicitarse la baja definitiva.
3. El Área Responsable enviará mediante oficio, antes del 31 de mayo del mismo ejercicio, la Solicitud de baja documental definitiva; las
solicitudes que se reciban después de esta fecha no se tomarán en cuenta.
4. Los inventarios que acompañan a la Solicitud de baja documental definitiva para su revisión se enviarán al correo electrónico
archivo@contraloriadf.gob.mx. Una vez que la Dirección General de Administración dé el visto bueno, se entregarán en dos tantos
impresos y en electrónico.
5. Los Responsables de Oficina, Directores Generales, Coordinadores Generales y Contralores Internos serán los únicos facultados para
emitir el oficio y solicitud de baja documental definitiva; o en su ausencia, los que tengan facultades para suplirlos.
6. Toda documentación que se determine para baja documental deberá estar precedida por una exhaustiva y correcta valoración
documental por parte de los Responsables de Archivo de Trámite, considerando tanto las vigencias asignadas en el Catálogo de
Disposición Documental así como su utilidad en el área.
7. El Dictamen de Inexistencia de Valores Primarios lo emitirá de manera conjunta la Dirección General de Administración, a través del
Archivo de Concentración, y el Área solicitante, previa revisión de la documentación; de ambas Áreas asistirán por lo menos dos
servidores públicos para la revisión de la documentación y elaboración de dicho Dictamen.
8. El Área Responsable dispondrá del personal necesario para que, junto con el Archivo de Concentración, realicen diversas actividades
conjuntas como el traslado de documentación, la reubicación de expedientes, así como la trituración, entre otros.
9. El Área Responsable y la Dirección General de Administración conservarán cada una un expediente de cada baja documental con los
siguientes documentos: Solicitud de baja, Inventarios, Dictamen de inexistencia de valores primarios, Acta de eliminación, y aquella
relativa a la disposición final del producto (trituración o reciclaje).
10. Los formatos estandarizados en este procedimiento son: Oficio de solicitud de baja definitiva, Solicitud de baja definitiva, Inventario
de baja documental y Dictamen de inexistencia de valores primarios.
Unidad Administrativa
Dirección General de Administración
No.
1
Descripción de la Actividad
Envía oficio entre el 1º. y el 15 de abril indicando las series
documentales y los años de las cuales se podrá solicitar la baja
documental.
Tiempo
1º al 15 de
abril
Área Responsable
2
Recibe oficio, prepara respuesta y la envía antes del 31 de mayo Límite 31 de
a la Dirección General de Administración junto con la Solicitud
mayo
de baja documental definitiva y los inventarios en formato
electrónico.
Dirección General de Administración
3
Recibe la Solicitud de baja documental definitiva y los Límite 31 de
inventarios y los revisa para dar visto bueno.
mayo
¿DA VISTO BUENO?
4
NO
Elabora observaciones y las envía mediante oficio al Área
Responsable.
10 días
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Área Responsable
Unidad Administrativa
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5
Recibe el oficio con las observaciones y procede a sustentarlas.
Recurre al paso 2.
5 días
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
6
Envía oficio al Área Responsable y al Archivo de
Concentración para que procedan a la baja documental.
10 días
7
Revisada la documentación, emite el Dictamen de Inexistencia
de Valores Primarios. Si existen observaciones, las comunicará
al Área Responsable para que las sustente a la brevedad.
Variable
8
Presenta al COTECIADCTGL la Solicitud de Baja Definitiva y
el Dictamen de Inexistencia de Valores Primarios para que
apruebe el destino final.
Variable
SI
Dirección General de Administración
¿APRUEBA DESTINO FINAL?
NO
COTECIADCTGL
9
Emite observaciones y las envía al Área Responsable a través
de la Dirección General de Administración.
Área Responsable
10
Recibe observaciones y las sustenta. Recurre al paso 2.
Variable
10 días
SI
COTECIADCTGL
11
Emite aprobación del destino final y la envía al Área
Responsable a través de la Dirección General de
Administración.
Variable
Dirección General de Administración
12
Pondrá a disposición de la Dirección General de Recursos
Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del
G.D.F. el producto de la trituración, notificando al Área
Responsable y al COTECIADCTGL de las actividades
realizadas.
Variable
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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VIII. ABREVIATURAS Y GLOSARIO
1. ABREVIATURAS
APDF: Administración Pública del Distrito Federal.
CTGL: Contraloría General del Distrito Federal.
COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
COTECIADCTGL: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Contraloría General del Distrito Federal.
CGRMSG: Coordinación de Recursos Materiales y Servicios Generales
DGA: Dirección General de Administración en la Contraloría General.
DGL: Dirección General de Legalidad
DJC: Dirección de Juicios Contenciosos en la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Responsabilidades
INFO-DF: Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
LADF: Ley de Archivos del Distrito Federal.
MEDOA: Manual Específico de Operación Archivística.
OPDGL: Oficialía de Partes de la Dirección General de Legalidad
OPDJC: Oficialía de Partes de la Dirección de Juicios Contenciosos.
SAA: Sistema de Archivo Automatizado.
SAC: Sistema Automatizado de Correspondencia.
SGC: Sistema de Gestión de Correspondencia de la Dirección de Juicios Contenciosos.
UCA: Unidad Coordinadora de Archivos.
UCC: Unidad Central de Correspondencia.
UDT: Unidad de Documentación en Trámite.
2. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS
ACTA: Documento formal en el que queda constancia de acuerdos y decisiones tomadas en una reunión oficial.
ACUERDO: Resolución formal y obligatoria, que expresa las decisiones y acciones que se aprueban para la solución o tratamiento de los
asuntos.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (Gestión de Documentos): Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y
controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.
ÁREA RESPONSABLE: Se entienden las Oficinas, Direcciones Generales, Coordinaciones Generales y Contralorías Internas adscritas a
la Contraloría General del Distrito Federal
ARCHIVO: Conjunto orgánico y organizado de información. Conjunto de documentos, cualesquiera que sean sus fechas, sus formas o
sus soportes materiales, producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas, de derecho público o privado, en el desempeño de sus
actividades. Espacio físico en el que se depositan los archivos documentales de una institución. Unidad debidamente conformada dentro
de la institución para la administración documental.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Acervo documental establecido para administrar los documentos transferidos por el Archivo de
Trámite que ya no estén activos para sus fines; pero por el contenido de su información, sean susceptibles de ser consultados, por lo que
deban conservarse en los términos de las leyes.
ARCHIVO HISTÓRICO: Acervo documental constituido para la preservación permanente de todos aquellos documentos cuyo contenido
sea de gran trascendencia para la memoria de la sociedad o institución y que conforme a otras leyes su conservación no corresponda a
otros organismos.
ARCHIVO DE TRÁMITE: Acervo documental establecido en las áreas para administrar los documentos generados por la tramitación
cotidiana, respecto a asuntos relacionados con el desempeño de sus funciones.
ASUNTO: Planteamiento de un tema relacionado con las atribuciones que corresponden a cada una de las Unidades Administrativas de la
Contraloría General.
BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales y/o fiscales, y
que no contenga valores históricos.
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CALENDARIO DE CADUCIDADES: Registro de las fechas de conclusión de la guarda precautoria los expedientes transferidos por los
Archivos de Trámite al Archivo de Concentración, con el fin de detectar oportunamente la documentación susceptible de baja o
transferencia secundaria.
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CATÁLOGO DE VIGENCIAS): Registro general y sistemático que establece los
valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental y el destino final de los documentos.
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: El acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es
pública, reservada o confidencial.
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en
las atribuciones y funciones de la Contraloría General.
CUSTODIA: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la
propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.
DEPURACIÓN: Se entiende como el procedimiento final de los documentos que serán conservados de manera permanente, de aquellos
que por su irrelevancia deben ser eliminados.
DESTINO FINAL: Selección en los archivos de Trámite o Concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha
prescrito, con el fin de transferirlos a un archivo histórico o darlos de baja.
DOCUMENTO: Es todo registro material de información con independencia del soporte o medio en que se encuentre y de los fines para
los que haya sido producido.
DOCUMENTO DE ARCHIVO (Unidad de documentación simple): Es toda información registrada en cualquier soporte, producida,
recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad y
funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.
DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento generado o rescatado por la Contraloría General del Distrito Federal que da constancia de un
hecho o acto y que, por su contenido e información, sirve como testimonio para el acervo y la memoria cultural de la Institución.
DOCUMENTO ORIGINAL: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada Unidad Administrativa generado, recibido,
transformado o usado que cuente con firmas autógrafas, sellos de recibido o sean copias certificadas que reciban las Unidades
Administrativas de la Contraloría General.
EXPEDIENTE (Unidad de documentación compuesta): Se constituye a partir de la asociación de diversos documentos que se refieren a
un mismo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestión.
FECHAS EXTREMAS: El periodo durante el cual la documentación incluida en el inventario correspondiente ha sido reunida por su
productor; registro de las fechas de inicio o apertura del expediente y fin o conclusión del mismo, especificando día, mes y año.
FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la Contraloría General del Distrito Federal, con cuyo nombre se
identifica.
GUARDA PRECAUCIONAL (Guarda precautoria): Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de
Concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva.
GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un organismo, que indica
sus características conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales.
INFORMACIÓN DE ACCESO RESTRINGIDO: Son los documentos que bajo las figuras de reservada o confidencial, contienen
información que no puede hacerse pública, como la tutela de datos personales, y que tienen un periodo máximo de reserva de doce años.
INVENTARIO: Instrumento de control archivístico que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permite su
localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).
MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA: Documento formal de observancia obligatoria que establece la aplicación
de los procesos archivísticos, a través de los procedimientos correspondientes en las diversas unidades operativas del Sistema
Institucional de Archivo de la Contraloría General del Distrito Federal.
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PAPEL DE TRABAJO: Información impresa que se genera y conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y
características diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas administrativas. No es documento de archivo.
PERÍODO DE TRAMITACIÓN: Es el período durante el cual la documentación incluida en el inventario correspondiente ha sido reunida
pro su productor; registro de las fechas de la documentación resguardada, especificando los años del primer expediente y del último.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio básico de la archivonomía que establece que los documentos de archivo deberán
conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole,
recibidos o generados por una dependencia, unidad, área o persona, organismo público o privado determinado, sin mezclarlos con otros.
SECCIÓN: Cada una de las divisiones del Fondo; en el caso de la Contraloría General, las Secciones son: Oficinas, Direcciones
Generales, Direcciones Ejecutivas, Coordinaciones Generales y Contralorías Internas.
SERIE DOCUMENTAL: Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del desempeño de una misma función o atribución (una
función institucional puede dar lugar a la creación de varias Subseries, éstas constituyen categorías subordinadas a la Serie de la que
forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribuciones específicas dentro de una función mayor).
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO: Sistema que tiene como objetivo la correcta administración de documentos a lo largo de
su ciclo vital, en conformidad con la legislación aplicable a la materia, y se integra con componentes normativos (UCA y
COTECIADCTGL) y componentes operativos (Unidad Central de Correspondencia, Unidad de Documentación en Trámite, Unidad de
Archivo de Trámite, Unidad del Archivo de Concentración, Unidad de Archivo Histórico).
SISTEMA DE ARCHIVO AUTOMATIZADO (SAA): Programa electrónico a través del cual se lleva a cabo el registro de expedientes
que se generan en cada Área para facilitar los procesos de apertura y clasificación de expedientes, así como su transferencia o baja
documental.
SISTEMA AUTOMATIZADO DE CORRESPONDENCIA (SAC): Programa electrónico a través del cual se lleva el registro de la
correspondencia tanto de entrada como de salida en la Unidad Central de Correspondencia y Unidad de Documentación en Trámite.
SUBSECCIÓN: Cada una de las divisiones de la Sección y se corresponde con las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones y
Jefaturas de Unidad Departamental o sus equivalentes.
TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es el envío de la documentación organizada al cumplir su tiempo de vigencia en el Archivo de Trámite,
continuando con el tiempo de resguardo en el Archivo de Concentración.
UBICACIÓN topográfica: Combinación alfanumérica que identifica la localización de todos los espacios físicos (edificios, pisos y
contenedores) destinados a la guarda de expedientes.
UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA (UCC) también conocida como Oficialía de Partes, Oficina de Control de Gestión,
Mesa de Correspondencia y Entrada, dependiente de la Jefatura de Unidad Departamental de Servicios Generales, es la encargada de
brindar los servicios centralizados de recepción y distribución de la correspondencia externa en la Contraloría General del D. F.
UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS (UCA): Unidad Coordinadora de Archivos. El Responsable de esta Unidad para la
Contraloría General es el Coordinador de Recursos Materiales y Servicios Generales
UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN EN TRÁMITE (UDT): Unidad de Documentación en Trámite. Unidad encargada de la
administración de la correspondencia de entrada y salida en cada área.
VALE DE PRÉSTAMO: Boleta para control y seguimiento de la salida y entrada de expedientes del Archivo de Concentración según
formato establecido.
VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento, serie o sección documental para el área productora, relacionada con un
trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos por una institución u
organismo, responden a procesos y actividades administrativas.
VALOR FISCAL (O CONTABLE): Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones
contables y financieras, y/o de testimonio de obligaciones tributarias.
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VALOR DOCUMENTAL: Condición de los documentos que le confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en
los archivos de Trámite o Concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos
(valores secundarios).
VALOR HISTÓRICO: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.
VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u
obligaciones legales o jurídicos. También es el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la institución para su
posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública.
VALOR PRIMARIO: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser administrativo, legal o fiscal. Su
vigencia es en función de su operatividad; los documentos que están en el Archivo de Trámite son lo que no han perdido el principio de
continuidad de consulta, haya o no terminado el trámite.
VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene una utilidad histórica y
social.
VALORACIÓN: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición
y acciones de transferencia.
VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores administrativos, legales o
fiscales, de conformidad con la disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
IX. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
1. OFICIO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
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1. ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área solicitante.
2. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio correspondiente que cada área asigne.
3. FECHA: Se anotará la fecha que corresponda a la emisión del oficio.
4. NOMBRE: Se anotará el nombre del titular de la Dirección General de Administración en la Contraloría General del Distrito Federal.
5. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal
6. SECCIÓN: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna donde se generó la documentación a
transferir.
7. SUBSECCIÓN Se anotará la Dirección de área, Subdirección, Coordinación, JUD o sus equivalentes, donde se generó la
documentación a transferir.
8. SERIE: Se anotará la Serie correspondiente de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.
9. SUBSERIE: Se anotará la Subserie correspondiente de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.
10. EXPEDIENTES. Se anotará el número total de expedientes por cada Serie/Subserie.
11. TOTAL DE EXPEDIENTES: Se anotará el número total de expedientes a transferir.
12. TOTAL DE CAJAS: Se anotará el número total de cajas que integran los expedientes a transferir.
13. NOMBRE, CARGO, TELÉFONO Y EXTENSIÓN: Se anotará el nombre completo, cargo, teléfono y extensión del servidor público
con el cual se confirmará la recepción de los inventarios enviados por correo electrónico.
14. CARGO, FIRMA Y NOMBRE: Se anotará cargo, firma autógrafa y nombre del Responsable de Oficina, Director General,
Coordinador General o Contralor Interno que emite la solicitud de transferencia mediante este oficio.
15. DIRECCIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la dirección oficial del área solicitante.
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2. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
1. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal.
2. CLAVE: Invariablemente se anotará: MXGDF09/CTGL-15.
3. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que
pertenece la unidad productora de la documentación a transferir.
4. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna en la Tabla de
Determinantes de Oficina, por ejemplo:MXGDF09/CTGL-15/01-000-00.
5. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o
sus equivalentes, como unidad productora y responsable directa de la documentación a transferir.
6. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o sus
equivalentes, en la Tabla de Determinantes de Oficina, por ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/01-000-01.
7. CAJA: Se anotará el número de caja en el cual se integra físicamente el expediente a transferir.
8. CONSECUTIVO: Es el número convencional que se asigna a cada uno de los expedientes, independientemente del número de tomos,
que pertenecen a una misma Serie Documental y se transfieren en el mismo número de remesa.
9. SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre de la Serie o Subserie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada
antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos.
10. NOMBRE O TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por
normatividad (Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por
ejemplo: Solicitudes de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del
expediente, por ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09.
11. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que componen el mismo expediente.
12. FOJAS: Se anotará el número total de fojas que componen el mismo expediente.
13. FECHAS EXTREMAS: En “INICIO” se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del primer documento que integra el expediente,
o bien, el mes en que inició, por ejemplo: Enero 2009, 01/01/2009. En “Término” se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del último
documento que integra el expediente, o bien, el mes en que concluyó, por ejemplo: Diciembre 2009, 21/12/2009.
14. VIGENCIAS: Se asignarán las vigencias en años de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.
15. VALOR DOCUMENTAL: Se marcará con una X el Valor documental del expediente: (A) Administrativo, (L) Legal, (F) Fiscal;
considerando que un expediente puede tener los tres a la vez.
16. DESTINO FINAL: Se marcará con una X alguno de los conceptos: Baja documental (B) o Valoración histórica (H), de acuerdo al
Catálogo de Disposición Documental.
17. TOTAL DE CAJAS: Se anotará el número total de cajas en las que se contienen los expedientes a transferir.
18. TOTAL DE EXPEDIENTES: Se anotará el número total de expedientes a transferir.
19. AUTORIZA: Se anotará el nombre, cargo y firma del Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o Contralor
Interno que autoriza la transferencia.
20. ENTREGA: Se anotará el nombre, cargo y firma del servidor público responsable de la entrega física de los expedientes.
21. RECIBE: Se anotará el nombre, cargo y firma del Responsable del Archivo de Concentración que recibe los expedientes, así como
fecha y hora de la entrega.
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22. REMESA: La remesa se integra de la siguiente manera: número de envíos realizados en el año y ejercicio vigente de envío, por
ejemplo: 01/2009, 02/2009. Su registro se hará conforme a la siguiente ruta en Excel: Ver – Encabezado y pie de página – Personalizar
pie de página – Sección izquierda (escribir el número de remesa) – Aceptar – Aceptar.
3. MARBETE PARA CAJA.
1. (GUARDA) o (BAJA) DOCUMENTAL: Se conservará la opción según el procedimiento a realizar: Transferencia primaria (Guarda) o
Baja documental (Baja) y se borrará la que no aplique.
2. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal.
3. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que
pertenece la unidad productora de la documentación a transferir o dar de baja.
4. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental
como unidad productora y responsable directa de la documentación.
5. SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre de la Serie y Subserie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada
antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos.
6. CONTENIDO: Se anotará la Serie y los consecutivos que se contienen en la presente caja, por ejemplo: Auditorías externas:
consecutivo 21 al 34.
7. REMESA: La remesa se integra de la siguiente manera: el número de envíos realizados en el ejercicio, y el ejercicio vigente de envío,
por ejemplo: 01/2009, 02/2009. No aplica en Baja Documental.
8. RECEPCIÓN: El Archivo de Concentración anotará la fecha en que se recibe esa documentación.
9. CAJA: Se anotará el número consecutivo de cada caja que integra la remesa completa o envío para baja. Debe corresponder a los datos
que se anotaron en los respectivos inventarios (Transferencia Primaria o Baja Documental).
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4. CÉDULA DE OBSERVACIONES.
1. TP, PE, BD: Se anotará una X si la Cédula se compila con motivo de la Transferencia Primaria (TP), Préstamo de expedientes (PE) o
Baja Documental (BD).
2. FECHA: Se anotará la fecha en que se compila la Cédula.
3. ÁREA: Se anotará el Área a quien van dirigidas las observaciones.
4. CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo del expediente. En caso que sea una observación general se anotará N/A.
5. EXPEDIENTE: Se anotará el título o nombre del expediente cuyos datos habrá que corregir.
6. OBSERVACIONES: Se anotarán las observaciones y cómo solventarlas.
7. ENTREGA: Se anotará nombre, cargo y firma del servidor público adscrito al Archivo de Concentración que compila y entrega la
Cédula.
8. RECIBE: Se anota el nombre, cargo y firma del Servidor Público que recibe la Cédula.
5. SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS PARA SOLICITAR Y/O RECIBIR EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
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1. EJERCICIO: Se anota el año de vigencia de autorización.
2. ÁREA: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente.
3. NOMBRE: Se anotará el nombre completo del Servidor Público.
4. AUTORIZADO: Se anotará una X en la casilla correspondiente si el Servidor Público está autorizado para Solicitar y/o Recibir
expedientes.
5. CARGO: Se anotará el cargo actual del Servidor Público.
6. FIRMA: Se anotará la firma autógrafa del Servidor Público.
7. AUTORIZA: Se anotará el nombre completo, cargo y firma de quien autoriza (Responsable de Oficina, Director General, Coordinador
General, o Contralor Interno).
6. VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
1. FOLIO 1: Para uso del Área Solicitante. Podrá anotar el número de folio como consecutivo de los expedientes que solicita en el
ejercicio vigente.
2. FOLIO 2: Para uso del Archivo de Concentración. Anotará el número de folio como consecutivo de los expedientes que presta en el
ejercicio vigente.
3. ÁREA SOLICITANTE: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General, Contraloría Interna,
Dirección de Área, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, por ejemplo: JUD de Quejas y Denuncias en la
Contraloría Interna (N).
4. TÍTULO O CLAVE DEL EXPEDIENTE: Se anotará la clave, nombre o título del expediente; debe corresponder al registrado en el
Inventario de Transferencia Primaria.
5. CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo asignado al expediente en la remesa en la que se transfirió; debe corresponder al
registrado en el Inventario de Transferencia Primaria.
6. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que integran el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de
Transferencia Primaria.
7. CAJA: Se anotará el número de caja en el que se encuentra el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de
Transferencia Primaria.
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8. FOJAS: Se anotará el número total de fojas; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria.
9. REMESA: Se registrará el número de remesa correspondiente; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia
Primaria.
10. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se anotará la ubicación topográfica que reporte al Área el Archivo de Concentración; si éste no
reporta la ubicación, entonces se anotará N/A.
11. FECHA DE SOLICITUD: Se anotará la fecha en que se emite el oficio de solicitud de préstamo de expedientes
12. FECHA DE DEVOLUCIÓN: Se anotará la fecha en que vence el periodo de préstamo del expediente.
13. AUTORIZA: Se anotará el nombre completo del Servidor Público autorizado para solicitar expedientes. Debe corresponder a la lista
de Servidores Públicos autorizados para solicitar expedientes del Archivo de Concentración. Al momento de emitir y entregar el oficio de
solicitud, este campo debe ir debidamente compilado.
14. CARGO: Se anotará el cargo del Servidor Público autorizado para solicitar expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores
Públicos autorizados para solicitar expedientes del Archivo de Concentración. Al momento de emitir y entregar el oficio de solicitud, este
campo debe ir debidamente compilado.
15. FIRMA: Se anotará la firma del Servidor Público autorizado para solicitar expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores
Públicos autorizados para solicitar expedientes del Archivo de Concentración. Al momento de emitir y entregar el oficio de solicitud, este
campo debe ir debidamente compilado.
16. RECIBE: Se anotará el nombre completo del Servidor Público autorizado para recibir expedientes. Debe corresponder a la lista de
Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes del Archivo de Concentración. Este campo se compila al momento de la
recepción física del expediente.
17. CARGO: Se anotará el cargo del Servidor Público autorizado para recibir expedientes. Debe corresponder a la lista de Servidores
Públicos autorizados para recibir expedientes del Archivo de Concentración. Este campo se compila al momento de la recepción física del
expediente.
18. FIRMA: Se anotará el nombre la firma del Servidor Público autorizado para recibir expedientes. Debe corresponder a la lista de
Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes del Archivo de Concentración. Este campo se compila al momento de la
recepción física del expediente.
19. SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO: El Archivo de Concentración sellará y firmará de recibido al momento de proceder con la entrega
del expediente.
20. SELLO Y FIRMA DE DEVOLUCIÓN: El Archivo de Concentración sellará y firmará de devuelto al momento de proceder con la
recepción del expediente.
7. CARÁTULA TIPO B.
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1. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que
pertenece la unidad productora de la documentación a transferir.
2. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación, Jefatura de Unidad Departamental, o sus
equivalentes, como unidad productora y responsable directa de la documentación a transferir.
3. SERIE: Se anotará el nombre de la Serie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada antes del año 2008 se
utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos. En su caso, Subserie.
4. TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por normatividad
(Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por ejemplo: Solicitudes
de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del expediente, por
ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09.
5. CAJA: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número de caja consecutivo del expediente asignado en la remesa en
que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria.
6. CONSECUTIVO: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número consecutivo asignado al expediente en la remesa
que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria.
7. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que conforman el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de
Transferencia Primaria.
8. __ DE __: Se anotará cada uno de los tomos que conforman el expediente, por ejemplo: 1 de 2, 2 de 2.
9. FECHA DE INICIO: Se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del primer documento que integra el expediente, o bien, el mes en
que inició, por ejemplo: Enero 2009, 01/01/2009.
10. FECHA DE CONCLUSIÓN: Se anotará la fecha (mes y año, por lo menos) del último documento que integra el expediente, o bien, el
mes en que concluyó, por ejemplo: Diciembre 2009, 21/12/2009.
11. FOJAS: Se anotará el total de fojas del expediente.
12. VALOR DOCUMENTAL: Se anotará una X en el Valor correspondiente: (A) Administrativo, (L) Legal y/o (F) Fiscal.
13. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Se anotará una X si la información es (R) Reservada o (C) Confidencial. Si no aplica
ninguno de estos conceptos, entonces se considera como Pública la información.
14. VIGENCIA EN AÑOS: Se anotarán los años de vigencias asignados para cada Serie Documental, de acuerdo al Catálogo de
Vigencias.
15. DESTINO FINAL: Se anotará un X si, una vez cumplidos los años de vigencia se procederá con Baja Documental (BAJA) o
Valoración Histórica (VH).
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8. OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA DOCUMENTAL.
1. ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área solicitante.
2. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio correspondiente que cada área asigne.
3. FECHA: Se anotará la fecha que corresponda a la emisión del oficio.
4. NOMBRE: Se anotará el nombre del titular de la Dirección General de Administración en la Contraloría General del Distrito Federal.
5. NOMBRE, CARGO, TELÉFONO Y EXTENSIÓN: Se anotará el nombre completo, cargo, teléfono y extensión del servidor público
con el cual se confirmará la recepción de los inventarios enviados por correo electrónico.
6. CARGO, FIRMA Y NOMBRE: Se anotará cargo, firma autógrafa y nombre del Responsable de Oficina, Director General,
Coordinador General o Contralor Interno que emite la solicitud de baja mediante este oficio.
7. DIRECCIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE: Se anotará la dirección oficial del área solicitante.
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9. SOLICITUD DE BAJA DEFINITIVA.
1. OFICINA, DIRECCIÓN GENERAL, COORDINACIÓN GENERAL, CONTRALORÍA INTERNA: Se anotará el nombre de la
Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área solicitante.
2. NÚMERO DE SOLICITUD: Se dejará en blanco a fin de que la Dirección General de Administración asigne el número de solicitud
correspondiente.
3. LUGAR Y FECHA: Se anotará el lugar y la fecha que corresponda a la emisión de la solicitud.
4. ÁREA SOLICITANTE: Se anotará el nombre de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna como área
solicitante.
5. ASUNTO: En la leyenda establecida se anotará el número total de cajas que contienen los documentos propuestos para baja
documental.
6. SOLICITUD: Se anotará el número de oficio con el cual se envía la presente solicitud, así como el nombre y cargo del solicitante.
7. PERIODO DE TRAMITACIÓN: Se anotarán las fechas extremas (mes y año de inicio – mes y año de conclusión) de la
documentación.
8. TIPO DE INFORMACIÓN: Se anotará la Serie y Subserie (si la hay) y una breve descripción que contenga el número de total de
expedientes (carpetas, tomos, legajos), así como el tipo de documento y los ejercicios que comprende.
9. RESPALDO ELECTRÓNICO: Se indicará si se conserva un respaldo electrónico del documento, ya sea que se genere de un sistema
automatizado o que se haya digitalizado.
10. CARGO, FIRMA, NOMBRE: Se anotará el cargo, la firma autógrafa y el nombre del Responsable de Oficina, Director General,
Coordinador General o Contralor Interno que emite la solicitud.
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10. INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL.
1. FONDO: Invariablemente se anotará: Contraloría General del Distrito Federal.
2. CLAVE: Invariablemente se anotará: MXGDF09/CTGL-15.
3. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que
pertenece la unidad solicitante de la baja documental.
4. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna en la Tabla de
Determinantes de Oficina, por ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/01-000-00.
5. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o
sus equivalentes, donde se originó la documentación de la cual se solicita la baja documental.
6. CLAVE: Se anotará la clave asignada a la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o sus
equivalentes, en la Tabla de Determinantes de Oficina, por ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/01-000-01.
7. CAJA: Se anotará el número de caja en el cual se integra físicamente los expedientes para la baja documental.
8. CONSECUTIVO: Es el número convencional que se asigna a cada uno de los expedientes, independientemente del número de tomos,
que pertenecen a una misma Serie Documental y se integran para baja documental en la misma solicitud.
9. SERIE/SUBSERIE: Se anotará el nombre de la Serie o Subserie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada
antes del año 2008 se utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos.
10. NOMBRE O TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por
normatividad (Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por
ejemplo: Solicitudes de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del
expediente, por ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09.
11. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que componen el mismo expediente.
12. FOJAS: Se anotará el número total de fojas que componen el mismo expediente.
13. VIGENCIAS: Se anotarán las vigencias en años de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.
14. AÑO DE CONCLUSIÓN: Se anotará el mes y año de conclusión del expediente.
15. AÑO DE CADUCIDAD: Se anotará el mes y año en el cual el expediente, debidamente concluido, ha cumplido con las vigencias
asignadas a la Serie correspondiente por el Catálogo de Disposición Documental para el Archivo de Trámite y Concentración.
16. VALOR DOCUMENTAL: Se marcará con una X alguno de los conceptos: Administrativo (A), Legal (L) o Fiscal (F), de acuerdo al
Catálogo de Disposición Documental.
17. UBICACIÓN: Se marcará una X en Archivo de Trámite (AT) o en Archivo de Concentración (AC) si la documentación de la cual se
solicita la baja se encuentra actualmente en el Archivo de Trámite, o está bajo resguardo del Archivo de Concentración, según sea el caso.
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18. TOTAL DE CAJAS: Se anotará el número total de cajas en las que se contienen los expedientes a dar de baja.
19. TOTAL DE EXPEDIENTES: Se anotará el número total de expedientes para baja documental.
20. AUTORIZA: Se anotará el cargo, firma autógrafa y nombre del Responsable de Oficina, Director General, Coordinador General o
Contralor Interno que solicita la baja documental.
21. VISTO BUENO: Se anotará el visto bueno de la Dirección General de Administración, a través del Archivo de Concentración, una
vez que se coteje el inventario contra existencias físicas. Deberá anotarse nombre y firma del Responsable del Archivo de Concentración,
así como el respectivo sello de recibido.
22. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio con el cual se envía la solicitud y el inventario de baja documental. Su
registro se hará conforme a la siguiente ruta en Excel: Ver – Encabezado y pie de página – Personalizar pie de página – Sección izquierda
(escribir el número de oficio) – Aceptar – Aceptar.
11. DICTAMEN DE INEXISTENCIA DE VALORES PRIMARIOS
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1. LUGAR Y FECHA: Se anotará el lugar y la fecha en los cuales se realizó el dictamen.
2. ASUNTO: En la leyenda establecida se anotará el número total de cajas que contienen los documentos revisados para baja documental.
3. SOLICITUD: Se anotará el número de oficio con el cual se envió la solicitud de baja documental, así como el nombre y cargo del
solicitante.
4. RESOLUCIÓN: En la leyenda establecida se anotará el nombre de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría
Interna que solicita la baja documental
5. CIERRE DEL ACTO: En la leyenda establecida se anotará la hora en que concluye la revisión y firma del presente dictamen.
6. POR PARTE DEL ÁREA SOLICITANTE: Se anotará la firma autógrafa, nombre y cargo de dos representantes del Área solicitante.
7. POR PARTE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN: Se anotará la firma autógrafa, nombre y cargo de dos
representantes de la Dirección General de Administración.
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12. MARBETE PARA FORMATO UDT-CE-1. *
* Unidad de Documentación en Trámite: Correspondencia de Entrada.
1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría
Interna correspondiente.
2. ÁREA: Se anotará el nombre completo de la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus
equivalentes, correspondiente.
3. AÑO: Se anotará el año o años que correspondan a los registros integrados en el fólder, engargolado o libreta.
13. FORMATO UDT-CE-1.
1. (UNIDAD ADMINISTRATIVA): Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna
correspondiente.
2. (ÁREA): Se anotará la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes,
correspondiente.
3. CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo asignado por el área receptora, renovable cada inicio de ejercicio.
4. VOLANTE/FECHA: Si se genera el volante se anota el número asignado ya sea por Oficialía de Partes o por el área receptora. Se
anota la fecha del volante o la fecha de recepción del documento (dd/mm/aaaa).
5. TIPO: Se anotará OP si el documento se recibe por medio de Oficialía de Partes. Se anotará Int si se recibe directamente en la Unidad
de Documentación en Trámite. También se anotará si el documento es un original o una copia de conocimiento. Ejemplos: OP/Original,
OP/Copia, Int/Original, Int/Copia
6. NÚMERO DE OFICIO: Se anotará el número de oficio del documento que se recibe o la referencia con el que se identifica.
7. REMITENTE: Se anotará el nombre y cargo de quien firma y envía el documento.
8. ASUNTO: Se registrará brevemente el asunto que se contiene en el documento. No se use la leyenda: “El que se indica”, u otro similar.
Ejemplo: Se solicita la remodelación del archivo de la Dirección General X.
9. FOJAS Y ANEXO: Se anotará el número de fojas que constituyen el documento y si tiene anexos, ejemplos: 1 foja/1 carpeta; 3 fojas/ 1
CD.
10. DESTINATARIO: Se anotará el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio.
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11. REQUIERE RESPUESTA: NO: Se anotará una X si el oficio recibido no requiere respuesta.
12. REQUIERE RESPUESTA: SI: Se anotará una X si el oficio recibido requiere seguimiento y respuesta.
13. TURNADO A: Se anotará el nombre de quien recibió la instrucción para dar respuesta o seguimiento al oficio y que se encargará de
los trámites correspondientes para su entrega en tiempo y forma, así como el archivo de los documentos que esto genere.
14. SEGUIMIENTO: Se anotarán las actividades derivadas del oficio recibido, tales como: número y fecha del oficio de respuesta,
expediente donde se archivará el asunto, entre otras. Ejemplo: Se realizaron las adecuaciones solicitadas y se respondió con oficio
CG/DGA-OM/0001/2009 del día 3 de agosto de 2009. Archivado en el expediente: Solicitudes de mantenimiento 2009. Oficinas y
Archivos.
14. MARBETE DEL FORMATO UDT-CS-2. *
* Unidad de Documentación en Trámite: Correspondencia de Salida.
1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría
Interna correspondiente.
2. ÁREA: Se anotará el nombre completo de la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus
equivalentes, correspondiente.
3. AÑO: Se anotará el año o años que correspondan a los registros integrados en el fólder, engargolado o libreta.
15. FORMATO UDT-CS-2.
1. (UNIDAD ADMINISTRATIVA): Se anotará la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna
correspondiente.
2. (ÁREA): Se anotará la Dirección de área, Coordinación, Subdirección, Jefatura de Unidad Departamental, o sus equivalentes,
correspondiente.
3. REFERENCIA DE SALIDA. NÚMERO CONSECUTIVO: Se anotará el número consecutivo asignado a cada oficio. Este número será
renovable para cada ejercicio.
4. FECHA: Se anota la fecha del oficio: dd/mm/aaaa.
5. DESTINATARIO: Se anotará el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio.
6. ASUNTO: Se anotará brevemente el asunto que se contiene en el oficio. No se use la leyenda: “El que se indica”, u otro similar.
Ejemplo: “Se solicita indicar si existe un inmueble propiedad del GDF para habilitarlo como oficinas”.
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7. FOJAS Y ANEXO: Se anotará el número de fojas que constituyen el oficio y si tiene anexos, ejemplos: 1 foja/1 carpeta; 3 fojas/ 1 CD.
8. REQUIERE RESPUESTA: NO, Se anotará una X si el oficio recibido no requiere respuesta.
9. REQUIERE RESPUESTA: SI, Se anotará una X si el oficio recibido requiere seguimiento y respuesta.
10. TURNADO A: Se anotará el nombre de quien recibió la instrucción para dar respuesta o seguimiento al oficio y que se encargará de
los trámites correspondientes para su entrega en tiempo y forma, así como del archivo de los documentos que esto genere.
11. SEGUIMIENTO: Se anotarán la fecha de entrega del acuse, así como el seguimiento y la respuesta que se obtenga, entre otras.
Ejemplo: Con oficio XX/WWW/0001/2009 del día 3 de agosto de 2009 se recibió respuesta indicando la disponibilidad del inmueble de
Av. X, num. 1. Archivado en el expediente: Arrendamientos.
16. MARBETE PARA FORMATO UDT-RCA-3. *
* Unidad de Documentación en Trámite: Recepción de Copias (de conocimiento) y Anexos.
1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría
Interna correspondiente.
2. ÁREA: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación, Jefatura de Unidad Departamental o sus
equivalentes.
3. AÑO: Se anotará el año o años que correspondan a los registros integrados en el fólder, engargolado o libreta.
17. FORMATO UDT-RCA-3.
1. (OFICINA, DIRECCIÓN GENERAL, COORDINACIÓN GENERAL, CONTRALORÍA INTERNA): Se anotará el nombre completo
de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna correspondiente.
2. (DIRECCIÓN, COORDINACIÓN, SUBDIRECCIÓN, JUD O SUS EQUIVALENTES): Se anotará el nombre completo de la
Dirección de Área, Coordinación, Subdirección, JUD, o sus equivalentes, correspondiente.
3. CONSECUTIVO: Se asignará un número consecutivo renovable cada ejercicio, como registro de control.
4. DOCUMENTO: Se anotará el tipo de documento (Oficio, Circular, Atenta Nota, Memorando) y el número asignado (por ejemplo:
CG/DGA-OM/0001/2010).
5. EMITE: Se anotará el nombre y cargo de quien emite el documento del cual se deriva la copia de conocimiento o el anexo
correspondiente.
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6. DESTINATARIO: Se anotará el nombre y cargo del destinatario de la copia de conocimiento o del anexo.
7. ASUNTO: Se anotará con brevedad el asunto de que trata el documento principal.
8. C.C.: Se marcará con una X si el documento que se envió fue una copia de conocimiento.
9. A.: Se marcará con una X si el documento que se envió fue un anexo.
10. RECIBIDO: El destinatario o área receptora registrará de manera autógrafa el nombre, firma, fecha y hora de recibido.
18. CONTROLES DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DOCUMENTAL.
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19. CARÁTULA ESTANDARIZADA.
1. FONDO CLAVE: Se anotará invariablemente: Contraloría General del Distrito Federal, y como Clave: MXGDF09/CTGL-15.
2. SECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Oficina, Dirección General, Coordinación General o Contraloría Interna a la que
pertenece la unidad generadora del expediente y los dos dígitos que la identifican según la Tabla de Determinantes de Oficina, los cuales
se colocarán entre paréntesis; por ejemplo: (09) Dirección General de Administración.
3. SUBSECCIÓN: Se anotará el nombre completo de la Dirección, Subdirección, Coordinación o Jefatura de Unidad Departamental, o
sus equivalentes, como unidad responsable directa del expediente generado, y los cinco dígitos que la identifican según la Tabla de
Determinantes de Oficina, los cuales se colocarán entre paréntesis; por ejemplo: (000-01) Coordinación de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
4. SERIE: Se anotará el nombre de la Serie a la que pertenecen los expedientes. Para la documentación generada antes del año 2008 se
utilizarán las Series o títulos con que las Áreas archivaban sus documentos; por ejemplo (3) Adquisiciones
5. SUBSERIE: Si su caso, anotar la subserie de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental; por ejemplo: (3) Licitación pública.
6. TÍTULO DEL EXPEDIENTE: Se anotará el nombre del expediente, el cual puede ser la clave que se le asigna por normatividad
(Quejas y Denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario...) o bien, el que cada Área asigna, por ejemplo: Solicitudes
de Información Pública. Primer Trimestre 2009. De considerarlo oportuno, el Área incluirá otros datos relevantes del expediente, por
ejemplo: CIZ/JUDQDR/Q/022/09, Juan Pérez, Número interno: NI/2987-09.
7. CAJA: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número de caja consecutivo del expediente asignado en la remesa en
que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria.
8. TOMOS: Se anotará el número total de tomos que conforman el expediente; debe corresponder al registrado en el Inventario de
Transferencia Primaria.
9. CONSECUTIVO: Se anotará, al momento de la Transferencia Primaria, el número consecutivo asignado al expediente en la remesa
que se envía; debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria.
10. REMESA: La remesa se integra de la siguiente manera: número de envíos realizados en el año y ejercicio vigente de envío, por
ejemplo: 01/2009, 02/2009. Debe corresponder al registrado en el Inventario de Transferencia Primaria.
11. CLAVE DEL EXPEDIENTE / CARPETA: Se anotará la Determinante de Oficina, más el número de Serie, Subserie, más el año; por
ejemplo: MXGDF09/CTGL-15/09-000-01/3.3/2010
12. MES Y AÑO DE INICIO: Se anotará mes y año del primer documento que integra el expediente; por ejemplo: Enero 2009.
13. MES Y AÑO DE CONCLUSIÓN: Se anotará mes y año del último documento que integra el expediente; por ejemplo: Diciembre
2009.
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14. TOMOS: Se anotará cada uno de los tomos que conforman el expediente tomando como referencia el total de los mismos; por
ejemplo: Del 1 al 3, Del 2 al 3, Del 3 al 3
15. FOJAS: Se anotará el total de fojas del expediente
16. VALOR DOCUMENTAL: Se anotará una X en el Valor correspondiente: (A) Administrativo, (L) Legal y/o (F) Fiscal, en
conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.
17. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Se anotará una X si la información es (P) Pública (R) Reservada o (C) Confidencial.
18. VIGENCIA EN AÑOS: Se anotarán los años de vigencias asignados para cada Serie o Subserie Documental, de acuerdo al Catálogo
de Disposición Documental.
19. DESTINO FINAL: Se anotará un X si, una vez cumplidos los años de vigencia se procederá con (BAJA) Baja Documental o (VH)
Valoración Histórica.
Manual elaborado el 30 de abril de 2010 y aprobado en la 3ª. Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos de la Contraloría General del Distrito Federal, celebrada el día 14 de mayo de 2010 y en el cual firmaron al margen y al
calce los siguientes servidores públicos:
María Guadalupe Moreno Saldaña: Directora General de Administración-. Presidenta
María Inés Muñoz Gordillo: Asesora y Responsable de la Oficina de Información Pública.- Secretaria Ejecutiva
Lic. Juan Manuel Beas Jara: Coordinador de Recursos Materiales y Servicios Generales (Responsable de la Unidad Coordinadora de
Archivos).- Secretario Técnico.
C. Silvia Barajas Sandoval: Secretaria Particular del Contralor General.- Vocal.
Lic. Patricia Gómez Ortiz: Directora General de Legalidad.- Vocal.
Lic. Martín Nakagawa Rodríguez: Director General de Asuntos Jurídicos y Responsabilidades.- Vocal.
C. Amira V. Stanford Bestt: Directora General de Contralorías Internas en Dependencias y Órganos Desconcentrados.- Vocal
C.P. José Antonio Suárez Barriga: Director General de Contralorías Internas en Delegaciones.- Vocal.
C.P. Adalberto Lugo Rodríguez: Director General de Contralorías Internas en Entidades.- Vocal.
Lic. María del Carmen Pérez Muñoz: Directora General de Contralorías Ciudadanas.- Vocal
Lic. Luis Adolfo Guillot Dueñas: Director General de Gobernabilidad y Tecnologías de la Información y Comunicaciones.- Vocal.
Lic. Irak López Dávila: Coordinador General de Modernización Administrativa.- Vocal.
Lic. Víctor Espinosa Castro: Coordinador General de Evaluación y Desarrollo Profesional.- Vocal.
C. Sergio Eligio Castillo Aguirre: JUD de Servicios Generales (Responsable de la Oficina de Control de Gestión).- Vocal.
Lic. Bernabé Mendoza Ramírez: Responsable del Archivo de Concentración.- Vocal.
Lic. Hugo Monroy Ortiz: Director de Mejora Regulatoria.- Representante del Área Jurídica.
Lic. B. Karinna Serrano Escobedo: Coordinadora de Informática.- Representante del Área de Informática.
Lic. Brígido Rodríguez Astorga: Coordinador de Recursos Financieros.- Representante del Área Financiera.
Transitorios
Primero: Publíquese en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
Segundo: Se deroga el Manual Específico de Operación Archivística con número de registro ME-13001-2/09.
México, Distrito Federal, a 22 de marzo de 2011.
Atentamente
(Firma)
________________________
María Guadalupe Moreno Saldaña
Directora General de Administración
en la Contraloría General del Distrito Federal