POLÍTICA DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Documento Número: ST-PL-ABS-001 Revisión: 2.0 Fecha de Publicación: 2/11/2004 Fecha última revisión: 25/04/2008 Este documento ha sido generado para uso exclusivo de la Asociación Guatemalteca de Exportadores AGEXPORT, por División de Servicios Técnicos y su contenido es de uso restringido a la audiencia. Este documento no puede ser transferido a terceros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito la Dirección de Servicios Técnicos. 1. Audiencia, definiciones y propósito: 1.1. Audiencia El contenido de este documento está dirigido a: • • • • Directores de División Gerentes, Coordinadores de Comisiones, Departamentos y jefes de áreas Empleados y Contratistas de AGEXPORT Usuarios externos autorizados 1.2. Conceptos Adquisición: Proceso por el cual la institución adquiere bienes o contrata servicios para el desarrollo de las actividades diarias de trabajo y el cumplimiento de los objetivos institucionales. Bien o Producto y Servicio: Entiéndase por Bienes todo artículo, equipo o mercancía que se comercia y sea necesario para la realización de una actividad de la Entidad. Servicio: Actividad comercial, técnica o profesional, productiva con fines de lucro, que satisface una necesidad. Caja chica: Fondo disponible para cubrir imprevistos y pagos mínimos Colaborador: Todo empleado, contratista y usuario externo autorizado. Factura Especial: Documento propio de AGEXPORT, a utilizar en el caso que el proveedor carezca de facturas propias. Requisición de Compra: Formato interno para formalizar una solicitud, previo a la adquisición de un bien o contratación de servicio. Contrato: Convenio legal entre dos o más partes que se obligan a realizar dentro de un marco establecido la entrega de un bien o servicio bajo condiciones mutuamente aceptadas. Precio razonable: Es el que por su naturaleza y por su cantidad, no excede lo que sería incurrido por una persona ordinariamente prudente en el desarrollo de un negocio competitivo. Excepción: Acción o efecto de exceptuar alguna acción al reglamento establecido. Especificaciones: Delimitación de aspectos importantes para la realización de una compra de un bien. Términos de Referencia: Son las bases para la solicitud de un requerimiento de un determinado estudio o consultaría, definiendo objetivos, requisitos técnicos, productos, indicadores y resultados esperados. Criterios de Selección: Bases objetivas para calificación de propuestas. 1.3. Formatos: • • • • • • • • • • • • • • • 1.4 Requisición (Código F-ST-C-001) Especificaciones Técnicas (Código F-ST-C-002) Equipo de Cómputo (Código F-ST-C-003) Otros equipos (Código F-ST-C-004) Software (Código F-ST-C-005) Servicios Profesionales (Código F-ST-C-006) Impresión (Código F-ST-C-007) Diseño (Código F-ST-C-008) TdR´s, propuesta y lineamientos específicos para consultarías (Código F-ST-C-009) Criterios de Selección (Código F-ST-C-010) Plan de Adquisición (Código F-ST-C-011) Solicitudes especiales (Código F-ST-C-012) Obviar de proceso de Compra (Código F-ST-C-013) Visado de contratos (Código F-ST-C-014) Políticas y normativas relacionadas: • • • • • • • Política de Adquisición de equipo de computación Política de Adquisición de Mobiliario y Equipo Política de Pagos Política de Viáticos Normativa de Solicitudes especiales de compras Normativa de Ampliaciones presupuestarias Cuadro de tiempos de cotización y compra 1.5 Propósito: El Departamento de Servicios Generales es el responsable de la adquisición de bienes y contratación de servicios de la Entidad, quien a solicitud de las áreas gestionará la labor de compras de conformidad con las políticas establecidas, en búsqueda siempre del cumplimiento de su objetivo el cual radica en la obtención oportuna de los bienes y servicios necesarios con la calidad deseada a precios justos y razonables. La gestión obedecerá a la identificación de la necesidad de adquirir el bien y/o contratación de servicio que requiera la AGEXPORT, asegurando que el proceso tenga libre competencia, oportunidades equitativas hacia los proveedores siempre buscando las mejores condiciones en cuanto a plazos de entrega, formas de pago, garantías de cumplimiento de productos y servicios; y mantenimiento y repuestos, cuando sea el caso. Todos los beneficios en la gestión de compras y contrataciones debe asegurarse que sean captados por la Entidad, siendo una violación el trasladar o entregar beneficios diferentes al precio al mismo proveedor, contratistas o personal de la entidad, en cuyo caso se pondrá en conocimiento al Jefe Inmediato del colaborador y a RRHH para que aplique la sanción correspondiente. Cualquier delegación de la función de compras podrá hacerla la Jefatura de Servicios Generales conjuntamente con el Director de Servicios Técnicos-Administrativos, debiendo constar en todos los casos; plazo, los bienes, servicios y áreas a quienes les ha sido delegada. Cualquier desviación de la gestión está bajo la total responsabilidad del Gerente o jefe a quien le ha sido delegada la función. Anualmente o cuando sea necesario se debe preparar un plan de Adquisiciones e Inversiones (formato F-ST-C-011) el cual debe contar con la aprobación de la Junta Directiva. Es responsabilidad de la División de Servicios Técnicos-Administrativos el ejecutar dicho plan de acuerdo a lo programado. 2. Solicitud de compra: Son los usuarios autorizados los responsables de áreas quienes requieran ante el Departamento de Servicios Generales la gestión de adquisición Bienes y/o Servicios, asegurándose previamente que: • Tenga el marco presupuestario para el gasto y/o Inversión, sino cuentan con éste, deberán solicitar ampliación presupuestaria. (ver Normativa de ampliación presupuestaria anexa a este documento) • Realizarlo en forma planificada y en el formato de Requisición de Bienes y/o Servicios (Formato: F-ST-C-001), tomando en cuenta los tiempos establecidos para cada compra anexos a esta política. • Para adquisiciones que requieran Especificaciones Técnicas; el solicitante podrá sugerir proveedores y dar un acompañamiento al departamento de Servicios Generales en la revisión de propuestas para la selección de proveedor, los cuales deben ser presentados juntamente a la solicitud de compra en las formas que apliquen a cada tipo de solicitud. Ver formatos de Especificaciones Técnicas. (Formato: F-ST-C-002, F-ST-C-003, F-ST-C-004, F-ST-C-005, FST-C-006, F-ST-C-007, F-ST-C-008) • Criterios predeterminados y cuantificables deben elegirse, para que garanticen la objetividad e imparcialidad en la evaluación de las ofertas. Se definirá a través de los Términos de Referencia y solicitud de propuestas (Formato F-ST-C-009) y criterios de selección (Formato FST-C-010). • Las excepciones al proceso normal de compras deberán realizarse de forma anticipada a la requisición a través del formato de solicitud de excepciones (F-ST-C-012), tomando en cuenta la normativa de excepciones, anexa a esta política. 3. Validación: El departamento de Servicios Generales es el responsable de validar previamente al inicio del proceso de cotización y negociación, tomando en cuenta políticas, normativas internas y de cooperantes, autorizaciones de áreas de especialidad, lista negra de proveedores, proveedores seleccionados, proveedores únicos, cuyo objetivo radica en la aceptación o rechazo del requerimiento si en caso no cumpla con lo establecido en la documentación mencionada. (Ver listado de documentación adjunta por tipo de compra, documento anexo a esta política). 4. Cotizaciones y Negociaciones: El departamento de Servicios Generales basado en la requisición de compra, es el responsable de contactar a los potenciales proveedores, solicitar las cotizaciones u ofertas de los servicios y/o bienes de conformidad con los requerimientos establecidos, realizar las comparaciones que permitan evaluar objetivamente la opción que satisfaga todos los requerimientos cualitativos y cuantitativos del bien o servicio y presentar la opción de selección para su confirmación. Para tal efecto se tomará en la tabla de autorizaciones por rango de compra (anexa a esta política) y en todos los casos dicha selección debe ser del conocimiento del solicitante para la coordinación del inicio cuando aplique y entrega de los bienes o servicios. El Departamento de Servicios Generales, deberá convocar a proveedores que ejerzan la función propia de su negocio establecido, para los bienes o servicios a cotizar, con el propósito que de ser seleccionado, llene todos los requisitos necesarios para garantizar que es el proveedor mas calificado para ofrecer el bien o servicio a entera satisfacción. Es función del Departamento de Servicios Generales el negociar con los proveedores, los precios, tiempos de entrega y otros que se consideren importantes así como ofrecer la oportunidad de revisar las ofertas antes de la adjudicación del contrato o compra. 5. Proveedores: 5.1 Proveedores Seleccionados: Un proveedor se considerará seleccionado cuando el departamento de Servicios Generales haya realizado un proceso de cotización y negociación comprobable en base a productos o precios establecidos para un período de tiempo determinado y/o cuando por adquisición de bienes o servicios en anteriores oportunidades ha mostrado un cumplimiento excepcional. (Ver base de datos de proveedores) 5.2 Proveedores Únicos: Un proveedor se considerará único cuando sea solamente uno el que vende un bien o servicio a nivel local o la distribución esta designada específicamente a X empresa por su casa matriz. (Ver base de datos de proveedores). 5.3 Proveedores Calificados: Un proveedor se considerará calificado cuando haya proveído de un bien o servicio a la Institución por más de una vez y su servicio haya sido satisfactorio. (Ver base de datos de proveedores) 6. Contrato, convenio u orden de compra: Serán formalizados mediante una orden de compra, convenio o contrato los bienes o servicios cuando: 6.1 ORDEN DE COMPRA: El valor sea de Q0.01 a Q25, 000.00. Firmas: Comprador, Jefe de Servicios Generales y proveedor. 6.2 CONVENIO: El valor oscile de Q25, 000.01 A Q50, 000.00 Autorización Jefe de Servicios Generales. Firmas: Proveedor y Director de Servicios Técnicos-Administrativos. Garantías: De cumplimiento. Anticipos: Hasta un máximo del 30%. Autentica por abogado. 6.3 CONTRATO: El valor sea de Q50, 000.01 en adelante, o cuando el convenio de un donante así lo exija independientemente del valor. Autorización: Jefe de Servicios Generales. Visado: Contraloría. Firmas: Proveedor, Director de Servicios Técnicos-Administrativos (De Q25, 000.00 a Q180,000.00), Director General (De Q180, 000.01 a Q500,000.00), Presidente de Junta Directiva (De 500,000.01 en Adelante). Garantías: De cumplimiento y anticipo (si esta fuera necesaria). Anticipos: Hasta un máximo del 30%. Autentica por abogado. Los documentos anteriormente mencionados se realizan para garantizar el cumplimiento y exacta ejecución de un servicio o entrega de un bien tangible. Importante: La cláusula del contrato deberá estar enlazada estrictamente a los productos entregables solicitados en Términos de Referencia, especificaciones técnicas o requisición. (Ver check list de visado de contratos y tiempo de trámite de contratos en los anexos a esta política) 7. Recepción de Bienes y Servicios Es el departamento de Servicios Generales el responsable de la recepción y verificación de la calidad, cantidad, precio y condiciones pactadas, evidenciando su conformidad y satisfacción mediante una constancia de recibido. El usuario final es el responsable de avalar la recepcion del bien o el servicio de conformidad con lo solicitado. La factura correspondiente podrá ingresar a Recepcion de forma inmediata a la entrega del bien o servicio. La recepción de Facturas la realizará únicamente el área de recepcion de AGEXPORT, tomando en cuenta que ningún usuario o personal de Servicios Generales podrá recibirlas y quedarse con ellas ya que las mismas NO serán aceptadas por el departamento contable. Los bienes de impresión y material promocional serán recibidos en el área de bodega, quien a su vez entregará en la forma solicitada por el área la cantidad específica de los bienes y podrá mantener en resguardo por un período máximo de un año, si durante este período los bienes no han sido utilizados se enviará un recordatorio con costo de los bienes adquiridos y resguardados con copia al jefe inmediato y Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos. Para el caso de los servicios, el área que requirió la contratación deberá presentar un informe que haga constar y garantice la recepcion de conformidad con los requerimientos iniciales. En caso de beneficiarios adicionales deberá dejarse evidencia de la satisfacción del servicio recibido. Si existiese un contrato, convenio u orden de compra los pagos se realizarán con base en las cláusulas del contrato o productos que en dichos documentos se mencionen (mapeo de recepcion de productos con pagos). Todo proveedor que incumpla en la entrega de bienes o servicios y que los mismos no sean acorde a lo cotizado y pactado en la orden de compra y cuya recurrencia sea mayor a dos veces en un período de 3 meses, será calificado como “proveedor no grato” integrándolo a una lista negra de proveedores (Ver base de datos de proveedores). 8. Excepciones: En casos debidamente justificados y previamente autorizados por el Director de División de Servicios Técnicos-Administrativos o Jefatura de Compras según sea el caso, se realizará una contratación sin competencia abierta y libre, para lo cual deberá documentarse la justificación. (Ver normativa de Solicitudes Especiales anexa a este documento) 9. Sanciones: En el caso que exista evidencia de irregularidades en el proceso de cotizaciones para beneficio personal e incumplimiento de procesos, será trasladado el problema al Comité de Disciplina quien sancionará: Incumplimiento en el traslado de requisiciones: 1ª. Falta: Llamada de atención escrita al usuario con copia al Gerente del área a partir del 3er. Día de recibida la factura. 2ª. Falta: • Pago de multa de Q.25.00 por cada factura sin requisición a partir de una semana de recibida la factura, cantidad a descontarse en la nómina a la persona responsable del proceso y su ejecución. Cancelación de compras fuera de tiempo: 1ª. Falta: Llamada de atención escrita al usuario con copia al Gerente del área. 2ª. Falta: Llamada de atención escrita al usuario, Gerente de área con copia a Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos. 3ª. Falta: Pago en su totalidad del bien o servicio solicitado. Personal involucrado en actos fraudulentos a favor del Proveedor o personal de AGEXPORT: 1ª. Falta: Despido inmediato (Artículo 63F) ANEXOS Tabla de autorizaciones y rango de precios Listado de documentación adjunta por tipo de compra Tiempos de Cotización y compra Check list de contratos de consultaría Normativa de Solicitudes Especiales Normativa de Ampliaciones TABLA DE AUTORIZACIONES: RANGO Autoriza: REQUISITO Menor de Q. 350.00 Jefe Depto Pagos por Caja Chica De Q. 350.01 a Q. 1,000.00 Jefe Depto No requiere Cotización De Q. 1,000.01 a Q. 3,000.00 Jefe Depto 2 Cotizaciones Telefónicas De Q.3,000.01 a Q. 8,000.00 Jefe Depto 2 Cotizaciones Escritas (firmadas) De Q.8,000.01 Y mas Gerencia 3 Cotizaciones Originales (firmadas y Selladas) TIPOS Y TIEMPOS DE COMPRA: Los tiempos establecidos en el siguiente cuadro son máximos. TIEMPO_COTIZA TIEMPO_ENTREGA NOMBRE DESCRIPCION RUTA_ALTERNA CION Impresión de material Impresión de material 8 15 Mercadeo Material promocional Material promocional 8 5 Mercadeo Insumos para cafeteria Insumos para cafeteria 3 2 Material de oficina Material de oficina 3 2 Boletos aereos Boletos aereos 8 1 Consultorias Consultorias 18 Variable según tdr Salones para eventos Salones para eventos 15 0 Alimentos y bebidas Alimentos y bebidas 8 2 Tarjetas de presentación Tarjetas de presentación 0 8 Productos agricolas Productos agricolas 10 Software Software 15 30 Aprobación IT Equipo de cómputo Equipo de cómputo 15 30 Aprobación IT Mobiliario y equipo Mobiliario y equipo 12 30 Dirección STA (Fernando Herrera) Compra de materiales especiales Compra de materiales especiales 15 15 Alquiler de vehículos Alquiler de vehículos 2 Mantenimiento equipo de cómputo Mantenimiento equipo de cómputo 8 Envío de correo Envío de correo Estudios y análisis de laboratorio Estudios y análisis de laboratorio 3 8 1 15 IT variable 15 15 Mantenimiento y reparación de instalacionesMantenimiento y reparación de instalaciones 8 8 Seguridad Seguridad 8 Capacitaciones Capacitaciones 15 10 RRHH Diseño Diseño 12 15 MERCADEO Reservación de habitaciones Reservación de habitaciones 30 0 Servicios de limpieza Servicios de limpieza 5 5 Membresias y suscripciones Membresias y suscripciones 8 8 5 LISTADO DE DOCUMENTACION ADJUNTA A REQUISICION POR TIPO DE COMPRA: DESCRIPCION: Impresión de Material Compra de Materiales Especiales DOCUMENTACION: Formato de Especificaciones: Medidas, tipo de papel, arte. Autorizado por el área de mercadeo. Formato de Especificaciones: Tipo de documento a diseñar, diseño final. Autorizado por el área de mercadeo. Articulo específico, cantidad e imagen aprobada por mercadeo. Aprobación de Junta Directiva o Director General Tdr´s, orden de compra scaneada, convenio o contrato autenticado, fianzas (si aplica), propuestas, criterios de selección, informes, constancia de recepción. Check list de visado y revisión de contratos. Boleta de consumo. Boleta de consumo. Hoja de autorización de Usuario y Jefatura de Servicios Generales Formato de Especificaciones, autorizado por Gerente de Tecnologia. Licencias y responsabilidad de las mismas, Si fue comprado en el extranjero presentar tramite de importación Formato de Especificaciones, autorizado por Gerente de de Tecnología, indicación de cargo a tarjeta de responsabilidad. Autorización de Director de Servicios TécnicosAdministrativos e indicación de cargo a tarjeta de responsabilidad. Orden de compra. Alquiler de Vehículo Capacitaciones Contrato de renta. Broshure del evento y listado de participantes Diseño Material Promocional Boletos aéreos Consultarías Salones para eventos Alimentos y bebidas Tarjetas de presentación Software Equipo de Computación y Mobiliario y Equipo Mobiliario y Equipo NORMATIVA DE SOLICITUDES ESPECIALES: • • • • • Cuando se realizó el debido proceso, pero no se logró cumplir con lo establecido en la política. (Autoriza compras en un rango de 1.0010,000) No se cuenta con el mínimo de cotizaciones. Cuando por el lugar no es posible cumplir con las condiciones de cotización en cuanto a cantidad, originales, etc. Cuando un evento es previamente definido a un lugar específico. (avalado por compras con autorización de Juntas Directivas de Comisiones o Comité Organizador) Cuando la especialización demostrada y renombre reconocido de un conferencista o capacitador, es requerido por el organizador o solicitante. (avalado por compras con autorización de juntas directivas de comisiones o comité organizador) Cuando un proveedor por alguna circunstancia previa ha sido calificado como el que provee un servicio o bien exclusivo, o es el proveedor • • • • contratado originalmente para proveer el bien o servicio. (autoriza Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos). Cuando un evento es realizado en un lugar específico y se requieren los servicios adicionales de este lugar y que sean necesarios para la realización del evento. (Autoriza Dirección de Servicios TécnicosAdministrativos). Cuando el bien o servicio es especializado y en el mercado local no lo ofrece más de un proveedor o éste es acreditado como distribuidor único. (Autoriza Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos). Cuando por condiciones de emergencia debidamente comprobadas no es posible adquirirlo cuando: para mantener la operación o seguridad de la Asociación, seguridad del personal, circunstancias imprevistas en realización de comisiones de la Asociación. (autoriza posteriormente Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos) Cuando la adquisición de bien o servicio por confiabilidad y/o seguridad sea solicitado directamente por Junta Directiva, Dirección General o Dirección de Servicios Técnicos- Administrativos. NORMATIVA DE AMPLIACIONES: Se realizarán ampliaciones al presupuesto aprobado cuando: CUANDO: El gasto tenga un financiamiento total de Fuente Externa. La actividad genere su propio ingreso y cubra el monto de sus pagos incluidos OVERHEAD La actividad sea de Comisiones o Comités que tienen fondos propios, que cubran el monto del gasto. El gasto sea una transferencia de un renglón que tenga un valor presupuestado a otro, siempre que esos valores no correspondan a disponibilidades del grupo de Servicios Personales, ni al renglón de Overhead. RANGOS DE VALORES PRESUPUESTADOS AREAS INVOLUCRADAS De Q.01 A Q2,000.00 Para adquisiciones de bines y/o servicios, puede teenr varias ampliaciones pero acumuladas no pueden exceder los Q2,000.00, ni los Q2,000.00 pueden exceder el 30% del presupuesto por renglón. De Q2,000.01 A Q10,000.00 Unidad Ejecutora y Servicios Generales. Unidad Ejecutora AUTORIZA: Director de Servicios TécnicosAdministrativos. Director de Servicios TécnicosAdministrativos Junta Directiva del Comité y se informa por escrito a Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos, quien aprueba. El ejecutivo del Comité es el responsable de la presentación a su Junta Directiva. Director de Servicios TécnicosAdministrativos. TIEMPO MIN. DE SOLICITUD, PREVIO A REALIZAR EL GASTO 1 día hábil 3 días hábiles INSTANCIA DE AUTORIZACION SUPERIOR Jefe de Servicios Generales. Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos Mayor a Q10,000.00 Unidad Ejecutora y Tesorero de Junta Directiva General. Una semana (Siempre y cuando se realice la Junta Semanal) Tesorero de Junta Directiva Agexport, Informa mensualmente listado de autorizaciones realizadas.