Segundo informe trimestral 2015 Archivo y Biblioteca

MEMORANDUM
PARA:
Licda. Laura Quintanilla de Arias
Directora de Transparencia.
CC:
Tec. Alexander Carranza Corleto
Responsable de Archivo Institucional Ministerio de Economía
DE:
Tec. Manuel Alfredo Ramírez Corbera
Encargado de Archivo Periférico y Biblioteca Dirección General de
Estadística y Censos DIGESTYC.
ASUNTO:
Informe de las Actividades realizadas en el periodo de abril a junio del 2015.
FECHA:
01 de julio 2015.
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Por este medio describo las actividades que se realizaron en el área de Archivo y Biblioteca en el
periodo que corresponde a los meses abril a junio del 2015.
Dirección General de Estadística y Censos
República de El Salvador, C. A
Av. Juan Bertis No.79, Delgado, San Salvador. Aptdo. Postal No.2670.
Tels. (503) 2590-2100 FAX 2534-9804 E-mail: webmaster@digestyc.gob.sv
INFORME TRIMESTRAL DE
ACTIVIDADES DEL AREA DE
ARCHIVO Y BIBLIOTECA.
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Manuel Alfredo Ramírez Corbera
JUNIO-2015
Contenido
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................................................... 3
OBJETIVO GENERAL:................................................................................................................................................................ 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:.................................................................................................................................................... 4
LOGROS ALCANZADOS EN LA SEGUNDA FASE DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS REALIZADA EN LA DIRECCIÓN
GENERAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS FASE 2 Tecnológica ...................................................................................................... 5
ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN OFICIOSA PRODUCIDA Y ADMINISTRADA POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA ....... 7
ACTIVIDADES VARIAS REALIZADAS EN EL PERÍODO DE ABRIL-JUNIO 2015 ............................................................................ 8
ANEXOS ................................................................................................................................................................................... 9
INTRODUCCIÓN
La gestión documental, día con día se encuentran en una constante evolución obligando a los gestores de
información a actualizarse y ponerse al día en temas tan trascendentales como la Digitalización de
Documentos la Automatización de los Archivo o la búsqueda constante de la mejora continua a través de la
normalización y estandarización de los procesos documentales.
La tecnología es una herramienta que puede ser de gran utilidad en la gestión documental para ello es
necesario contar con un sistema que permita la automatización de los procesos y lograr con ello reducir los
tiempos de espera para bridar un mejor servicio a toda la ciudadanía.
La implementación de Normas Internacionales en combinación con las Tecnologías de Información servirá
como una potente herramienta de difusión mediante la creación de catálogos web puestos a disposición de
los ciudadanos para que puedan tener acceso a los documentos a texto completo y en tiempo real, es por y
para ello que la digitalización se vuelve trascendental en esta etapa de la gestión documental.
OBJETIVO GENERAL:
Implementar procesos normalizados que permitan que la gestión documental se desempeñe de la manera
más eficiente posible, mediante las Tecnologías de Información.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Digitalizar las series históricas referente a los temas demográficos, estadísticos e índices económicos
producidos por la DIGESTYC.
Implementar un sistema automatizado para el archivo que permita la correcta descripción documental
y su pronta localización.
LOGROS ALCANZADOS EN LA SEGUNDA FASE DE DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS REALIZADA EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICA
Y CENSOS FASE 2 Tecnológica
En la segunda fase se debe tener en cuenta los siguientes criterios a evaluar:
La selección del sistema adecuado
El acceso a las imágenes y a los índices de datos
La calidad de las imágenes
La funcionalidad del sistema
La protección de la información digitalizada
El control del acceso
La evolución de las tecnologías de la información
Las auditorías
Con el objetivo de cumplir con los fines y principios básicos de la Ley de Acceso a la Información Pública como
lo reza en su Art.3. Literal e y g1 y referente a lo planteado en los criterios anteriores se procedió a crear el
Portal Web de la Biblioteca Dr. “Ignacio Gómez”2, donde los usuarios pueden tener acceso a las estadísticas
históricas producidas por la institución.
1
e) Modernizar la organización de la información pública.
g) Promover el uso de las tecnologías de la Información y comunicación y la implementación del gobierno abierto.
2
Acceso Directo a las estadísticas históricas producidas por la DIGESTYC http://aplicacgiones.digestyc.gob.sv/biblioteca/
De momento este es el catalogo de acceso público con el que cuenta el portal de la Biblioteca, es importante mencionar
que esto es provisional mientras se le da otra imagen al sitio web, esto se hizo con el objetivo de poner ya a disposición
de los ciudadanos usuario y público en general las estadísticas históricas producidas en la Dirección General de
Estadística y Censos DIGESTYC.
ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN OFICIOSA PRODUCIDA Y
ADMINISTRADA POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA
Para poder cumplir con el Art. 103 de la LAIP se trabajo en el tema de la actualización de la Información
Oficiosa donde se logro alcanzar la nota de 9.83 por sobre los 9.3 de la gestión anterior, todo esto con el fin de
poner a disposición de los usuarios, ciudadanos y público en general la Información que se produce y
administra en el Ministerio de Economía y contribuir con la Transparencia y Acceso a la Información Pública.
A continuación se detallan los estándares de información evaluados por la Secretaría de Participación Ciudadana,
Transparencia y Anticorrupción.
3
Los entes obligados, de manera oficiosa, pondrán a disposición del público, divulgarán y actualizarán, en los términos de los
lineamientos que expida el Instituto, la información siguiente
ACTIVIDADES VARIAS REALIZADAS EN EL PERÍODO DE ABRIL-JUNIO 2015
1. Como parte de los procesos de Gestión Documental SGD/MINEC, se proporcionaron seis asesorías
técnicas y de seguimiento a nueve servidores públicos, con la finalidad de verificar que los procesos de
Gestión Documental se estén aplicando las unidades asesoradas fueron las siguientes:
FONDO CIRCULANTE MINEC.
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS MINEC.
FONDO DE DESARROLLO PRODUCTIVO FONDEPRO.
DIRECCIÓN DE POLÍTICA COMERCIAL POLICOM.
DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO DIGESTYC.
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIGESTYC.
2. Como parte del proceso de selección y eliminación Documental se procedió a efectuar la eliminación
de la documentación correspondiente a las series documentales proporcionadas por la Gerencia de
Recursos Humanos y la Dirección General de Estadística y Censo.
3. Con el objetivo de prestar un mejor servicio, la Biblioteca “Dr. Ignacio Gómez”, de la Dirección General
de Estadística y Censos, se dispuso a proseguir con la corrección de imágenes producto de la
digitalización de los documentos históricos que son parte del patrimonio de la Institución, en este caso
se trabajo con:
Resumen de los Censos de Vivienda de 1950-1992
Resumen de Censos Nacionales de Población 1930-1992
Cuarto Censo Nacional de Población y Vivienda de 1971.
Tercer Censo Nacional de Población 1961
Cuarto Censo Nacional de Población 1971
Haciendo un total de 2,698 imágenes corregidas.
4. Diseño y creación del icono para acceso directo al catálogo en línea de la biblioteca de la Dirección
General de Estadística y Censos.
ANEXOS
Fichas Utilizadas para el control de Asesorías y seguimiento de la
implementación de los procesos de archivo.
Diseño de la propuesta para el logo de acceso directo
al portal web de la Biblioteca Dr. “Ignacio Gómez” de
la Dirección General de Estadística y Censos.
Ejemplo de las portadas de los censos digitalizados
DIRECCIÓN GENERAL DE
ESTADÍSTICA Y CENSOS
Dirección General de Estadística y Censos República de El Salvador, C. A Av. Juan Bertis No.79, Delgado, San Salvador.
Aptdo. Postal No.2670. Tels. (503) 2590-2100 FAX 2534-9804
E-mail: webmaster@digestyc.gob.sv