Manual de Normas y Procedimientos para ayudas Becarias

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Manual de Normas y Procedimientos para
Otorgamiento de Ayudas Becarias
a Personal Académico y Estudiantes
Aprobado por:
Acuerdo de Rectoría No. 0383-2012
De fecha 09 de abril de 2012
Guatemala, marzo 2012
DIRECTORIO
Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios
Rector
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Secretario General
Ing. Rolando Grajeda Tobar
Director General de Administración
Arq. Alenka Irina Barreda Taracena
Directora General de Extensión Universitaria
Dr. Carlos Humberto Aldana Mendoza
Director General de Docencia
Lic. Marco Tulio Paredes Morales
Director General Financiero
Dr. Jorge Luis De León Arana
Director General de Investigación
Lic. Abel Estuardo García Gaitán
Auditor Interno
Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez
Jefa División de Desarrollo Organizacional
Elaboración
Licda. M.A. Ana Alejandrina Marroquín de García
Profesional de Desarrollo Organizacional
Colaboración
Lic. Fredy Rolando Gómez Mendoza - Auditoría Interna
Fredy Rodolfo Herrera Mendoza - Departamento de Contabilidad
Lic. Víctor Monterroso - Dirección General de Docencia
Lourdes Aida Barrera de Cáceres- Tesorería Facultad de Odontología
María Victoria Ayala Maldonado – Ejercicio Profesional Supervisado Multiprofesional
División de Desarrollo Organizacional
Edificio de Recursos Educativos, 1er. Nivel Ciudad Universitaria, zona 12,
correo electrónico: ddo@usac.edu.gt;
Telefax 24187920; PBX 24188000 ext. 82320 y 1623
ÍNDICE
PRESENTACIÓN .................................................................................... 1
AUTORIZACIÓN ..................................................................................... 2
I.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ..................... 4
II.
NORMAS APLICACIÓN GENERAL ......................................................... 4
III. DISPOSICIONES LEGALES .................................................................. 6
IV. DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA
OTORGAMIENTO DE AYUDAS BECARIAS .............................................. 7
A.
Procedimiento de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal
Académico ............................................................................................................ 7
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
B.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Definición ................................................................................... 7
Objetivo del Procedimiento ............................................................... 7
Normas Específicas ....................................................................... 7
Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Personal Académico en Unidades Académicas ....................................... 9
Diagrama de Flujo de trámite de unidades académicas ............................. 11
Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Personal Académico en la Dirección General de Docencia –DIGED- ............. 14
Diagrama de flujo de Trámite de Dirección General de Docencia .................. 16
Procedimientos de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes ..... 19
Definición .................................................................................. 19
Objetivo del Procedimiento ............................................................. 19
Normas Específicas ...................................................................... 19
Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Estudiantes en Unidades Académicas ................................................. 20
Diagrama de Flujo de trámite en unidades académicas ............................. 22
Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Estudiantes en la Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEU- ....... 25
Diagrama de flujo de Trámite en la Dirección General de Extensión Universitaria
– DIGEU-................................................................................... 27
V. ANEXOS ........................................................................................ 30
PRESENTACIÓN
El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, mediante
Acuerdo de Rectoría No. 1789-2009 de fecha 17 de agosto de 2009, autorizó el
procedimiento de “Solicitud y Pago de Ayuda Becaria”, el cual luego de entrar en
vigencia y ser de uso general para las unidades académicas y administrativas, se
observó que era necesario realizar un procedimiento
específico para becas
otorgadas a personal académico y otro para becas otorgadas a estudiantes e
incorporar
algunas
actualizaciones,
así
como
algunos
formularios
no
contemplados, motivo por el cual, la comisión conformada para el efecto, se
reunió, analizó e incorporó los cambios requeridos y elaboró un Manual de
Normas y Procedimientos para otorgamiento de Ayudas Becarias para Personal
Académico y Estudiantes.
El objetivo principal de esta herramienta administrativa es orientar al
personal académico y a los estudiantes de la Universidad, en la formulación de
solicitudes para el otorgamiento de becas y a la vez, describir la secuencia a
seguir para tramitar las ayudas becarias en las diferentes unidades académicas y
administrativas, respetando aspectos de orden legal que deben cumplirse por
parte de los responsables de la ejecución del procedimiento.
El presente documento contiene objetivos, normas de aplicación general,
disposiciones legales, descripción de los procedimientos, flujogramas y formularios
que contribuyan a facilitar la efectiva ejecución.
1
AUTORIZACIÓN
2
3
I.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
a) Orientar al personal que intervienen en el trámite de solicitud y pago de
una ayuda becaria, de las unidades académicas y administrativas de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) Disponer de una herramienta administrativa que contenga en forma
ordenada, secuencial, detallada y respetando aspectos de orden legal, la
concesión de las ayudas becarias que brinda la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
c) Simplificar, viabilizar y normalizar los procesos de concesión de ayudas
becarias.
II.
NORMAS APLICACIÓN GENERAL
a) El personal de las diferentes dependencias de la Universidad de San Carlos
de Guatemala que intervienen en los procesos de
solicitud y pago de
ayudas becarias, deben dar cumplimiento a lo indicado en el presente
Manual de Normas y Procedimientos.
b) La autoridad competente en unidades académicas o administrativas
(Consejo Superior Universitario, Rector, Junta Directiva, Consejo Directivo
y
Consejo
Académico),
será
responsable
de
la
autorización
del
otorgamiento de ayudas becarias a través de la emisión de Acuerdo o Acta
la cual debe incluir, la partida presupuestaria correspondiente (según
Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad) y monto a
otorgar. Se exceptúan las becas que se otorgan por convenios, las cuales
se regirán por lo establecido en los mismos.
4
c) Para todo trámite de ayuda becaria, se deben utilizar los formularios
siguientes:
1. Solicitud y Autorización de Ayuda Becaria para Personal Académico
Form. AB-USAC-01. (Ver anexo 1)
2. Solicitud y Autorización de Ayuda Becaria para Estudiantes Form. ABUSAC-02. (Ver anexo 2)
3. Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria, Form.AB-USAC-03.
(Ver anexo 3)
4. Pago de Ayuda Becaria, Form. AB-USAC-04. (Ver anexo 4)
5. Control de Proceso de Provisión del Gasto, Form. AB-USAC-05. (Ver
anexo 5)
6. Control de Pagos de Ayudas Becarias, Form. AB-USAC-06. (Ver anexo
6)
7. Modificación a Provisión del Gasto de Ayuda Becaria, Form. AB-USAC07. (Ver anexo 7)
d) El Tesorero o persona designada en la unidad solicitante, será responsable
de certificar la existencia de disponibilidad presupuestaria para el
otorgamiento de ayudas becarias.
e) El Tesorero o quien hace sus veces en la unidad solicitante y la persona
encargada del programa de becas, serán responsables de gestionar la
provisión del gasto
para las ayudas becarias ante las instancias
correspondientes y de tramitar los pagos parciales de acuerdo a lo descrito
en los procedimientos anexos.
f) El beneficiario de una ayuda becaria debe entregar a donde corresponda,
los informes de avance respectivos, de acuerdo a los plazos establecidos y
cumplir con las obligaciones estipuladas en el contrato, caso contrario se
procederá conforme lo regulado en el mismo.
5
g) Auditoría Interna debe evaluar permanentemente el ambiente y estructura
del control interno derivado de la implementación del Procedimiento de
Ayuda Becaria, a fin de brindar asesoría y aseguramiento para lograr los
objetivos del mismo y debe emitir los Avisos e Informes correspondientes,
de conformidad al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
h) En el caso que la ayuda becaria se suspenda o quede sin efecto,
habiéndose provisionado el gasto, debe regularizarse mediante el
formulario Modificación a Provisión del Gasto de Ayuda Becaria (Form. ABUSAC-07)
III.
DISPOSICIONES LEGALES
a) Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) “Normas y Procedimientos para la Concesión de Licencias, Otorgamiento
de Ayudas Becarias y Pago de Prestaciones Especiales al Personal de la
Universidad de San Carlos de Guatemala” contenida en la Compilación de
Leyes y Reglamentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de
fecha 3 de abril de 2006.
c) Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
d) Acta 12-2000 del Consejo Superior Universitario, Punto Segundo,
Desconcentración de Funciones del Consejo Superior Universitario, numeral
4, Ayudas Becarias y Prorrogas de las mismas.
6
IV.
DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA
OTORGAMIENTO DE AYUDAS BECARIAS
A. Procedimiento de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal
Académico
1. Definición
Las ayudas becarias son egresos a favor de personal académico de la
Universidad de San Carlos de Guatemala para realizar estudios en el interior o
exterior del país, en universidades y otros centros dedicados a la capacitación,
para post-grados, cursos de especialización técnica o científica, que se hacen de
acuerdo a reglamentos o convenios específicos.
2. Objetivo del Procedimiento
Orientar al personal académico sobre los pasos a seguir para solicitar una
ayuda becaria en la Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. Normas Específicas
a) Toda solicitud debe ser presentada por los interesados en el formulario de
Solicitud de Ayuda Becaria para Personal Académico - Form.AB-USAC-01(Ver anexo 1) y acompañado del original y copia de cada documento de
soporte que justifican la misma, con el visto bueno de la autoridad competente
respectiva:
1. Fotocopia de Formulario de solicitud de licencia de la Unidad Académica a
la que pertenece.
2. Transcripción del punto resolutivo del Órgano de Dirección de la Unidad
Académica a la que pertenece, en donde especifique el tipo de licencia y
monto de ayuda becaria que le proporcionará. Se debe establecer que
los estudios que va realizar el personal académico, responden a lo
señalado en el apartado II: Ayudas Becarias: literales a, c, e y f de las
Normas y Procedimientos para la Concesión de Licencias, Otorgamiento de
ayudas becarias y Pago de prestaciones especiales al personal de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. Nota extendida por la institución de estudios superiores mediante la cual se
acepta al interesado para estudios de postgrado.
4. El programa de estudios.
5. Original de certificación de sueldos extendida por la tesorería de la Unidad
Ejecutora y voucher de último pago.
7
6. Fotocopia de Cédulas o DPI de mandante (becario)
y mandatario
(apoderado). (Cuando los estudios sean en el exterior del país por más de
2 meses).
7. Timbres (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de
contrato.
8. Fotocopia del Mandato, cuando los estudios sean en el exterior del país por
más de 2 meses (esto debe presentarse hasta que fue autorizada la ayuda
becaria).
b) Al finalizar cada ciclo lectivo, el beneficiario de una ayuda becaria debe
presentar la documentación probatoria del aprovechamiento de la beca,
extendida por la institución en que se realizan los estudios.
8
4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas
Becarias para Personal Académico en Unidades Académicas
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 6
Inicia: Interesado
Unidad
Puesto
Responsable
Interesada
Interesado
Termina: Personal designado del Departamento de
Contabilidad
Paso
Actividad
No.
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para
Personal Académico (Form.AB-USAC-01),
adjunta los documentos correspondientes y
1
la presenta en la unidad académica
correspondiente.
Secretaría
2
Recibe, revisa que incluya todos los
documentos, da ingreso y traslada.
Jefe Inmediato
(Decano o
Director)
3
Recibe, da visto bueno, solicita verificación
de disponibilidad presupuestal y traslada.
Tesorero
4
Miembros de
Junta Directiva o
Consejo Directivo
5
Tesorero
6
Dirección de
Asuntos Jurídicos
Asesor
Designado
7
Unidades
Académicas
Tesorero
8
Unidades
Académicas
Recibe, verifica disponibilidad presupuestal,
emite formulario Control del Proceso de
Provisión del Gasto (Form. AB-USAC-05) y
traslada.
Reciben expediente, conocen solicitud,
revisan que llene requisitos, emiten punto
resolutivo, de lo que puede resultar:
 Solicitud
Aprobada:
Traslada
a
tesorería para continuar el trámite
 Solicitud
Denegada:
Notifica
a
interesado.
Recibe expediente con el punto resolutivo
y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos
para elaboración del Contrato respectivo.
Recibe expediente, elabora contrato,
obtiene
firmas
de
interesado
o
representante legal, legaliza, obtiene firma
del Rector y traslada.
Recibe
contrato, llena Gestión
de
Provisión del Gasto para Ayuda Becaria
(Form.
AB-USAC-03),
certifica
disponibilidad y traslada.
9
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal
Académico
Unidad
Departamento de
Presupuesto
Puesto
Responsable
Personal
Designado
Hoja No. 2 de 2
Paso
No.
Actividad
9
Recibe expediente, revisa, y certifica
disponibilidad presupuestaria y traslada.
Auditoría Interna
Personal
Designado
10
Departamento de
Contabilidad
Personal
Designado
11
Unidades
Académicas
Tesorero
12
Auditoría Interna
Personal
Designado
13
Contabilidad
Personal
Designado
14
Departamento de
Caja
Personal
Designado
15
Unidades
Académicas
Tesorero
16
Auditoría Interna
Personal
Designado
17
Departamento de
Contabilidad
Personal
Designado
18
PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente, revisa conforme
procedimiento interno, emite nota de
auditoría si es necesario y traslada.
Recibe expediente, revisa y procede a
registrar contablemente la provisión de
fondos. Traslada.
Recibe expediente con provisión de fondos
y procede a
tramitar pago parcial,
completa Form. AB-USAC-04 y Form. ABUSAC-06, adjunta copia de Form. ABUSAC-03 y el informe si amerita de
acuerdo a lo que establece la norma literal
f) y traslada.
PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente con formulario original
Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06,
revisa conforme procedimiento interno,
emite nota de auditoría si es necesario y
traslada.
Recibe
expediente,
revisa,
registra
contablemente y elabora oficio para
emisión de cheque y traslada.
Recibe documentación, registra ingreso,
verifica disponibilidad financiera, emite
cheque según procedimiento interno y
traslada
Recibe expediente de pago, cheque y
efectúa pago a interesado, quien firma el
voucher y otros documentos que fueran
necesarios para el pago.
Traslada a
Auditoria con Form. AB-USAC-04 y Form
AB-USAC-06.
PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente de pago con original
Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y
voucher del cheque, revisa conforme
procedimiento interno y traslada.
Recibe expediente de pago con copia de
Form. AB-USAC-04, copia de voucher del
cheque y archiva.
10
5. Diagrama de Flujo de trámite de unidades académicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria en Unidades Académicas
Interesado
(UNIDAD
INTERESADA)
Secretaría
(UNIDAD ACADÉMICA)
Página 1 de 3
Jefe Inmediato
Tesorero
(Decano o Director de
Unidad Adacémica)
Miembros de Junta o
Consejo Directivo
(UNIDAD ACADÉMICA)
(UNIDAD ACADÉMICA)
INICIO
Llena solicitud de
ayuda becaria, adjunta
los documentos
correspondientes y la
presenta en la Unidad
Académica
correspondiente
Recibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y traslada
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada
Recibe, verifica
disponibilidad
presupuestal
correspondiente y
Emite Form ABUSAC-05 y traslada
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
¿Solicitud
aprobada?
No
Notifica a
interesado
denegatoria
Sí
Traslada
expediente
A
11
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Asesor Designado
Personal
Designado
(DIRECCIÓN DE
Personal
Designado
Página 2 de 3
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
(DEPARTAMENTO DE CONTABILILDAD)
(AUDITORÍA INTERNA)
PRESUPUESTO)
ASUNTOS JURÍDICOS)
A
Recibe expediente
con el punto
resolutivo y
traslada
Recibe expediente,
elabora contrato,
obtiene firmas de
interesado o
representante legal,
legaliza, obtiene
firma del Rector y
traslada
Recibe contrato,
llena (Form. ABUSAC-03), certifica
disponibilidad y
traslada
PCAUD
Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada a tesorería
de unidad académica
PCAUD
Recibe expediente
con provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC06, adjunta copia
de Form. ABUSAC-03, y el
informe si amerita
Recibe expediente
con formulario
original Form.ABUSAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y traslada.
Recibe expediente,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque y
traslada al Depto. de
Caja
B
12
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico
Personal Designado
Tesorero
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CAJA)
(UNIDAD ACADÉMICA)
(AUDITORÍA INTERNA)
Página 3 de 3
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
B
Recibe expediente,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago y cheque,
efectúa pago a
interesado, quién
firma el voucher y
otros documentos
si fuera necesario y
traslada a Auditoria
con Form.ABUSAC-04 Y Form.
AB-USAC-06
PCAUD
Recibe expediente
de pago con
original Form. ABUSAC-04, Form.
AB-USAC-06 y
voucher del
cheque, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de,
Form.AB-USAC-04,
voucher de cheque
y archiva
FINAL
13
6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas
Becarias para Personal Académico en la Dirección General de
Docencia –DIGEDNombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGEDTítulo del Procedimiento: Solicitud y pago de ayuda becaria del Programa de Becas para el
Personal Académico -PROBEPAHoja No. 1 de 2
No. de Formas: 4
Inicia: Interesado
Unidad
Interesada
Dirección General
de Docencia
Dirección de
Asuntos Jurídicos
Termina: Personal designado del Departamento de
Contabilidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Interesado
1
Secretaría
2
Director
3
Tesorero
4
Encargado
PROBEPA
5
Secretaria del
Consejo
6
Miembros de
Consejo
Académico
7
Encargado de
PROBEPA
8
Asesor
Designado
9
Actividad
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para
Personal Académico Form.AB-USAC-01,
adjunta los documentos correspondientes y
la presenta en la Dirección General de
Docencia.
Recibe, revisa que incluya todos los
documentos, da ingreso y traslada.
Recibe, da visto bueno, solicita verificación
de disponibilidad presupuestal y traslada.
Recibe expediente, certifica disponibilidad y
traslada.
Recibe expediente, conoce solicitud, revisa
requisitos, prepara expediente, incluye
cuadro estadístico y traslada
Recibe expediente y traslada a miembros
del Consejo Académico
Reciben expediente, conocen solicitud,
revisan que llene requisitos, emiten punto
resolutivo, de lo que puede resultar:
 Solicitud
Aprobada:
Traslada
expediente
para
elaboración
de
contrato.
 Solicitud
Denegada:
Notifica
a
interesado.
Recibe expediente con el punto resolutivo,
elabora contrato, obtiene firma de
interesado o Representante Legal y remite
a la Dirección de Asuntos Jurídicos para
legalizar.
Recibe punto de acta, revisa contrato,
legaliza, obtiene firma de Rector y traslada.
14
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGEDHoja No. 2 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y pago de ayuda becaria del Programa de
Becas para el Personal Académico -PROBEPAPuesto
Paso
Unidad
Actividad
Responsable
No.
Recibe contrato, completa Gestión de Ayuda
Encargado
Dirección General de
10
Becaria Form. AB-USAC-03 y Form. AB-USACDocencia
PROBEPA
05 y traslada.
Recibe
expediente,
revisa,
y certifica
Departamento de Personal Designado
11
disponibilidad presupuestaria y traslada
Presupuesto
PUNTO DE CONTROL
Recibe
expediente,
revisa
conforme
Auditoría Interna Personal Designado
12
procedimiento interno, emite nota de auditoría
si es necesario y traslada.
Recibe expediente, revisa y procede a registrar
Departamento de Personal Designado
13
contablemente la provisión de fondos.
Contabilidad
Traslada.
Recibe provisión de fondos y procede a
tramitar pago parcial, completa Form. ABEncargado
Dirección General de
USAC-04 y Form. AB-USAC-06, adjunta copia
14
Docencia
PROBEPA
de Form. AB-USAC-03 y el informe si amerita
de acuerdo a lo que establece la norma literal
f) y traslada.
PUNTO DE CONTROL
Recibe formulario original Form.AB-USAC-04 y
Auditoría Interna Personal Designado
15
Form.AB-USAC-06,
revisa
conforme
procedimiento interno, emite nota de auditoría
si es necesario y traslada.
Recibe
documentación,
revisa,
registra
Departamento de Personal Designado
16
contablemente y elabora oficio para emisión de
Contabilidad
cheque y traslada.
Recibe documentación,
registra ingreso,
Departamento de Personal Designado
17
verifica disponibilidad financiera, emite cheque
Caja
según procedimiento interno y traslada
Recibe expediente de pago, cheque y efectúa
Encargado
18
pago a interesado quien firma voucher y otros
PROBEPA
documentos necesarios para el pago. Traslada
Dirección General de
Docencia
Recibe expediente de pago y traslada a
Tesorería
19
Auditoria con formularios Form. AB-USAC-04 y
Form.AB-USAC-06 y copia del voucher.
PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente de pago con original Form.
Auditoría Interna Personal Designado
20
AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y voucher,
revisa conforme procedimiento interno y
traslada.
Recibe expediente de pago con copia de Form.
Departamento de Personal Designado
21
AB-USAC-04, copia de voucher del cheque y
Contabilidad
archiva.
15
7. Diagrama de flujo de Trámite de Dirección General de Docencia
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGEDTítulo del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico -PROBEPA-
Interesado
Secretaría
Director
Tesorero
(UNIDAD INTERESADA)
(DIGED)
(DIGED)
(DIGED)
Encargado de
PROBEPA
(DIGED)
Secretaria
Consejo
Directivo
Página 1 de 3
Miembros de Consejo Directivo
(DIGED)
(DIGED)
INICIO
Llena solicitud de
ayuda becaria,
adjunta los
documentos
correspondientes y la
presenta en la
Dirección General de
Docencia
Recibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y traslada
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada
Recibe, verifica
disponibilidad
presupuestal
correspondiente y
traslada
Recibe expediente,
conoce solicitud,
revisa requisitos,
prepara expediente,
incluye cuadro
estadístico y traslada
Recibe
expedientes y lo
traslada a
Miembros el
Consejo Directivo
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
¿Solicitud
aprobada?
No
Notifica a
interesado
denegatoria
Sí
Traslada
expediente
A
16
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGEDTítulo del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico
-PROBEPA-
Encargado de
PROBEPA
(DIGED)
Asesor Designado
Personal
Designado
Personal
Designado
Página 2 de 3
Personal Designado
(DIRECCIÓN DE
(DEPARTAMENTO DE
(DEPARTAMENTO DE CONTABILILDAD)
(AUDITORÍA INTERNA)
PRESUPUESTO)
ASUNTOS JURÍDICOS)
A
Recibe expediente
con el punto
resolutivo, Elabora
contrato, obtiene
firmas de interesado
o representante legal
y traslada
Recibe contrato,
completa Gestión
de Ayuda Becaria
Form. AB-USAC-03
y Form. AB-USAC05 y traslada.
Recibe punto de
acta, revisa
contrato, Legaliza,
obtiene firma del
Rector y traslada
Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
PCAUD
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada a Encargado
de PROBEPA
PCAUD
Recibe provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC06, adjunta copia
de Form. ABUSAC-03 y el
informe si amerita
de acuerdo a lo que
establece la norma
literal f) y traslada.
Recibe formulario
original Form.ABUSAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y
traslada.
Recibe
documentación,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque y
traslada al Depto. de
Caja
B
17
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia
Página 3 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico
-PROBEPA-
Personal Designado
Encargado de
(DEPARTAMENTO
DE CAJA)
PROBEPA
Tesorería
Personal Designado
(DIGED)
(AUDITORÍA INTERNA)
(DIGED)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
B
Recibe
documentación,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago, cheque y
efectúa pago a
interesado quien
firma voucher y otros
documentos
necesarios para el
pago.
Recibe expediente
de pago y traslada
a Auditoria con
formularios Form.
AB-USAC-04 y
Form.AB-USAC-06
y copia del voucher.
PCAUD
Recibe expediente
de pago con
original Form. ABUSAC-04, Form.
AB-USAC-06 y
voucher, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de
Form.AB-USAC-04,
de voucher del
cheque y archiva
FINAL
18
B. Procedimientos de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para
Estudiantes
1. Definición
Las ayudas becarias para los estudiantes son las que se otorgan por parte
de la Universidad de San Carlos de Guatemala para que los mismos puedan
realizar su Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- o Práctica Profesional
Supervisada –PPS-.
2. Objetivo del Procedimiento
Orientar a los estudiantes que solicitan una beca para realizar su EPS o
PPS y al personal que interviene en el proceso de solicitud y pago de ayudas
becarias otorgadas por las unidades académicas y administrativas de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. Normas Específicas
a) Toda solicitud debe ser presentada por los interesados en el formulario
de Solicitud de Ayuda Becaria para Estudiante (Form.AB-USAC-02) y
acompañado del original y copia de cada documento de soporte que
justifican la misma, con el visto bueno de la autoridad competente de la
unidad académica o administrativa respectiva:
1. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI del estudiante.
2. Fotocopia de Cierre de pensum.
3. Fotocopia del carné vigente del estudiante.
4. Carta de asignación por la Unidad Académica a la que pertenece
(para solicitudes presentadas en el EPSUM)
5. Timbres (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de
contrato.
19
4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas
Becarias para Estudiantes en Unidades Académicas
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 6
Inicia: Interesado
Unidad
Interesada
Termina: Personal Designado del Departamento de
Contabilidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Interesado
1
Secretaría
2
Jefe Inmediato
(Decano o
Director)
3
Tesorero
4
Miembros de
Junta Directiva o
Consejo Directivo
5
Tesorero
6
Dirección de
Asuntos Jurídicos
Asesor
Designado
7
Unidades
Académicas
Tesorero
8
Unidades
Académicas
Actividad
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para
Estudiantes (Form.AB-USAC-02), adjunta
los documentos correspondientes y la
presenta en la unidad académica
correspondiente.
Recibe, revisa que incluya todos los
documentos, da ingreso y traslada.
Recibe, da visto bueno, solicita verificación
de disponibilidad presupuestal y traslada.
Recibe, verifica disponibilidad presupuestal,
emite formulario Control del proceso de
Provisión del Gasto (Form. AB-USAC-05) y
traslada.
Reciben expediente, conocen solicitud,
revisan que llene requisitos, emiten punto
resolutivo, de lo que puede resultar:
 Solicitud
Aprobada:
Traslada
a
tesorería para continuar el trámite
 Solicitud
Denegada:
Notifica
a
interesado.
Recibe expediente con el punto resolutivo
y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos
para elaboración del Contrato respectivo.
Recibe expediente, elabora contrato,
obtiene firma de interesado, legaliza,
obtiene firma del Rector y traslada.
Recibe
contrato, llena Gestión
de
Provisión del Gasto para Ayuda Becaria
(Form.
AB-USAC-03),
certifica
disponibilidad y traslada.
20
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Hoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Unidad
Departamento de
Presupuesto
Puesto
Responsable
Personal
Designado
Paso
No.
Actividad
9
Recibe expediente, revisa, y certifica
disponibilidad presupuestaria y traslada.
Auditoría Interna
Personal
Designado
10
Departamento de
Contabilidad
Personal
Designado
11
Unidades
Académicas
Tesorero o quien
hace sus veces
12
Auditoría Interna
Personal
Designado
13
Contabilidad
Personal
Designado
14
Departamento de
Caja
Personal
Designado
15
Unidades
Académicas
Tesorero o quien
hace sus veces
16
Auditoría Interna
Personal
Designado
17
Departamento de
Contabilidad
Personal
Designado
18
PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente, revisa conforme
procedimiento interno, emite nota de
auditoría si es necesario y traslada.
Recibe expediente, revisa y procede a
registrar contablemente la provisión de
fondos. Traslada.
Recibe expediente con provisión de fondos
y procede a
tramitar pago parcial,
completa Form. AB-USAC-04 y Form. ABUSAC-06, adjunta copia de Form. ABUSAC-03 y el informe si amerita de
acuerdo a lo que establece la norma literal
f) y traslada.
PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente con formulario original
Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06,
revisa conforme procedimiento interno,
emite nota de auditoría si es necesario y
traslada.
Recibe
expediente,
revisa,
registra
contablemente y elabora oficio para
emisión de cheque y traslada.
Recibe documentación, registra ingreso,
verifica disponibilidad financiera, emite
cheque según procedimiento interno y
traslada
Recibe expediente de pago, cheque y
efectúa pago a interesado, quien firma
voucher y otros documentos si fuera
necesario. Traslada a Auditoria con Form.
AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06.
PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente de pago con original
Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y
voucher del cheque, revisa conforme
procedimiento interno y traslada.
Recibe expediente de pago con copia de
Form. AB-USAC-04, copia de voucher del
cheque y archiva.
21
5. Diagrama de Flujo de trámite en unidades académicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Interesado
(UNIDAD
INTERESADA)
Secretaría
(UNIDAD ACADÉMICA)
Página 1 de 3
Jefe Inmediato
Tesorero
(Decano o Director de
Unidad Adacémica)
Miembros de Junta o
Consejo Directivo
(UNIDAD ACADÉMICA)
(UNIDAD ACADÉMICA)
INICIO
Llena solicitud de
ayuda becaria FORM.
AB-USAC-02, adjunta
los documentos
correspondientes y la
presenta en la Unidad
Académica
correspondiente
Recibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y traslada
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada
Recibe, verifica
disponibilidad
presupuestal
correspondiente y
Emite Form ABUSAC-05 y traslada
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
¿Solicitud
aprobada?
No
Notifica a
interesado
denegatoria
Sí
Traslada
expediente
A
22
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Asesor Designado
Personal
Designado
Página 2 de 3
Personal
Designado
Personal Designado
(DIRECCIÓN DE
(DEPARTAMENTO DE
(DEPARTAMENTO DE CONTABILILDAD)
(AUDITORÍA INTERNA)
PRESUPUESTO)
ASUNTOS JURÍDICOS)
A
Recibe expediente
con el punto
resolutivo y
traslada
Recibe expediente,
elabora contrato,
obtiene firmas de
interesado o
representante legal,
legaliza, obtiene
firma del Rector y
traslada
Recibe contrato,
llena (Form. ABUSAC-03), certifica
disponibilidad y
traslada
PCAUD
Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada a tesorería
de unidad académica
PCAUD
Recibe expediente
con provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC06, adjunta copia
de Form. ABUSAC-03, y el
informe si amerita
Recibe expediente
con formulario
original Form.ABUSAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y traslada.
Recibe expediente,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque y
traslada al Depto. de
Caja
B
23
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Personal Designado
Tesorero
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CAJA)
(UNIDAD ACADÉMICA)
(AUDITORÍA INTERNA)
Página 3 de 3
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
B
Recibe
documentación,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago, cheque y
efectúa pago a
interesado, quien
firma el voucher y
otros documentos
que fueran
necesarios para el
pago. Traslada a
Auditoria con Form.
AB-USAC-04 y
Form AB-USAC-06.
PCAUD
Recibe expediente
de pago con
original Form. ABUSAC-04, Form.
AB-USAC-06 y
voucher del
cheque, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de,
Form.AB-USAC-04,
voucher de cheque
y archiva
FINAL
24
6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas
Becarias para Estudiantes en la Dirección General de Extensión
Universitaria –DIGEUNombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEUTítulo del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 6
Inicia: Interesado
Unidad
Termina: Personal designado del Departamento de
Contabilidad
Puesto
Responsable
Paso
No.
Interesada
Interesado
1
Ejercicio
Profesional
Supervisado
Multiprofesional
-EPSUM-
Auxiliar de
Tesorero
2
Coordinador
3
Auxiliar de
Tesorero
4
Autoridad
Competente
(Miembros de Consejo
Superior Universitario
o Director General de
Extensión
Universitaria)
5
Actividad
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para
Estudiantes Form.AB-USAC-02, adjunta los
documentos correspondientes y la presenta
en las oficinas del Ejercicio Profesional
Supervisado Multiprofesional –EPSUM-.
Recibe, revisa que incluya todos los
documentos, da ingreso y elabora
anteproyecto para ayudas becarias.
Verifica disponibilidad presupuestal y
traslada.
Recibe, da visto bueno y traslada.
Recibe,
traslada
anteproyecto
ante
autoridad competente para autorización.
Reciben expediente, conocen solicitud,
revisan que llene requisitos, emiten punto
resolutivo o acuerdo, de lo que puede
resultar:


Ejercicio
Profesional
Supervisado
Multiprofesional
-EPSUM-
Secretaria
6
Dirección de
Asuntos Jurídicos
Asesor
Designado
7
Solicitud
Aprobada:
Traslada
expediente
para
elaboración
de
contrato.
Solicitud
Denegada:
Notifica
a
interesado.
Recibe expediente con el punto resolutivo o
acuerdo y elabora contrato de ayudas
becarias y traslada
Recibe punto de acta, revisa contrato,
legaliza, obtiene firma de Rector y traslada.
25
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEUHoja No. 2 de 2
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Puesto
Paso
Unidad
Actividad
Responsable
No.
Ejercicio
Recibe contrato, completa Gestión de Ayuda
Profesional
Becaria Form. AB-USAC-03 y Form. ABAuxiliar de
Supervisado
8
USAC-05 y traslada.
Tesorero
Multiprofesional
-EPSUMPersonal
Recibe expediente, revisa, y certifica
Departamento de
9
disponibilidad presupuestaria y traslada
Presupuesto
Designado
PUNTO DE CONTROL
Personal
Recibe
expediente,
revisa
conforme
Auditoría Interna
10
Designado
procedimiento interno, emite nota de
auditoría si es necesario y traslada.
Recibe expediente, revisa y procede a
Personal
Departamento de
11
registrar contablemente la provisión de
Contabilidad
Designado
fondos. Traslada.
Ejercicio
Recibe expediente con provisión de fondos y
Profesional
procede a tramitar pago parcial, completa
Auxiliar de
Supervisado
Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06,
12
Multiprofesional
Tesorero
adjunta copia de Form. AB-USAC-03 y el
-EPSUMinforme si amerita de acuerdo a lo que
establece la norma literal f) y traslada.
PUNTO DE CONTROL
Recibe
expediente
con formulario original
Personal
Auditoría Interna
13
Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06,
Designado
revisa conforme procedimiento interno, emite
nota de auditoría si es necesario y traslada.
Recibe
expediente,
revisa,
registra
Personal
Departamento de
14
contablemente y elabora oficio para emisión
Contabilidad
Designado
de cheque y traslada.
Recibe documentación,
registra ingreso,
Personal
Departamento de
verifica disponibilidad financiera, emite
15
Caja
Designado
cheque según procedimiento interno
y
traslada
Ejercicio
Recibe expediente de pago, cheque y
Profesional
efectúa pago a interesado, quien firma el
Auxiliar de
Supervisado
16
voucher. Traslada con Form. AB-USAC-04 y
Tesorero
Multiprofesional
Form. AB-USAC-06.
-EPSUMPUNTO DE CONTROL
Recibe
expediente
de pago con original
Personal
Auditoría Interna
17
Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y
Designado
voucher del cheque, revisa conforme
procedimiento interno y traslada.
Recibe expediente de pago con copia de
Personal
Departamento de
18
Form. AB-USAC-04, copia de voucher del
Contabilidad
Designado
cheque y archiva.
26
7. Diagrama de flujo de Trámite en la Dirección General de Extensión
Universitaria – DIGEU-
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria -DIGEU-
Página 1 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Interesado
(UNIDAD INTERESADA)
Auxiliar de
Tesorero
(EPSUM- DIGEU)
Coordinador
Autoridad Competente
Secretaria
(EPSUM- DIGEU)
(Miembros del CSU/ Director DIGEU)
(EPSUM- DIGEU)
INICIO
Llena solicitud de
ayuda becaria Form.
AB-USAC-02,
adjunta los
documentos
correspondientes y la
presenta en EPSUM.
Recibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y elabora
anteproyecto de
ayuda becaria,
verifica disponibilidad
presupuestaria.
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada
Recibe, traslada
anteproyecto ante
autoridad
competente para
autorización
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
¿Solicitud
aprobada?
No
Notifica a
interesado
denegatoria
Sí
Traslada
expediente
Recibe expediente
con el punto
resolutivo, elabora
contrato, obtiene
firmas de interesado
o representante legal
y traslada
A
27
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEUPágina 2 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Asesor Designado
(DIRECCIÓN DE
ASUNTOS JURÍDICOS)
Auxiliar de
Tesorería
(EPSUM- DIGEU)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO)
Personal
Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
A
Recibe punto de
acta, revisa
contrato, legaliza,
obtiene firma del
Rector y traslada
Recibe contrato,
completa Form. ABUSAC-03 y Form.
AB-USAC-05 y
traslada.
Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
PCAUD
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada
PCAUD
Recibe expediente
con provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC06, adjunta copia
de Form. ABUSAC-03 y el
informe si amerita
y traslada.
Recibe expediente
con formulario
original Form.ABUSAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y
traslada.
Recibe expediente,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque
y traslada al Depto.
de Caja
B
28
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria -DIGEU-
Página 3 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CAJA)
Auxiliar de Tesorería
Personal Designado
(EPSUM- DIGEU)
(AUDITORÍA INTERNA)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
B
Recibe
documentación,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago y cheque,
efectúa pago a
interesado, quién
firma el voucher y
traslada con Form.
AB-USAC-04 y
Form. AB-USAC-06
PCAUD
Recibe expediente
de pago con
original de Form.
AB-USAC-04,
Form. AB-USC-06 y
voucher del
cheque, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de
Form.AB-USAC-04,
de voucher del
cheque y archiva
FINAL
29
V.
ANEXOS
30
Anexo 1:
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-01
de Guatemala
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA PARA PERSONAL ACADÉMICO
Fecha: D/
M/
A/
A:
Cargo:
Unidad Administrativa o Académica:
DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE
Segundo apellido
Primer apellido
Cargo que ocupa:
Reg. de Personal No.
Titularidad:
Cédula de Vecindad o DPI No.
Unidad Administrativa o Académica:
Dirección de residencia:
Teléfono No.
Celular No.
NIT
Correo electrónico
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
Nombre de la maestría, doctorado, otro:
Maestría
Doctorado
Post doctorado
OTRO
Por el periodo comprendido del:
Nombre de la Universidad:
% de Sueldo:
Nombre
País
Al:
Monto solicitado en letras:
Q.
Fecha de Inicio y finalización de los estudios:
Justificación:
Nombre Completo del Apoderado o Representante Legal:
Teléfono No.
Cédula de Vecindad o DPI
Dirección de residencia:
Celular No.
Firma del Solicitante o Representante Legal
Correo electrónico
AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA (Para uso de la Unidad que otorga la Ayuda Becaria)
Disponibilidad Presupuestal
Partida Presupuestal:
Q
Vo.Bo.
(f)
(Autoridad Competente: (Decano o Director de la Unidad
(f)
Académica a la que pertenece)
(Tesorero)
Nombre Completo:
Nombre Completo:
Cargo que ocupa:
Reg. de Personal No.
Reg. de Personal No.
REQUISITO INDISPENSABLES QUE DEBE DE ADJUNTAR A LA SOLICITUD
Fotocopia de Formulario de Solicitud de Licencia de la unidad académica a la que pertenece
Transcripción del punto resolutivo del Órgano de Dirección en donde especifique el tipo de licencia y monto de ayuda becaria que le
proporcionará. Se debe establecer que los estudios que realizara el personal académico respondan a lo señalado en el apartado II:
Ayudas Becarias: Literales a, c, e y f de las Normas y procedimientos para la concesión de Licencias, Otorgamiento de ayudas becarias y
Pago de prestaciones especiales al peronal de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Nota extendida por Institución de Estudios Superiores mediante la cual se acepta al interesado para realizar estudios de postgrado
El programa de estudios
Original de Certificación de sueldos extendida por la tesorería de la Unidad Ejecutora y/o voucher de último pago
Fotocopia de cédulas de vecindad o DPI de mandante y mandatario (Cuando los estudios sean en exterior del país por más de 2 meses)
Timbres: (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de contrato
Fotocopia del mandato, cuando los estudios sean en exterior del país por más de 2 meses. (esto debe presentarse hasta que fue
autorizada la ayuda becaria).
Nota: No se dará trám ite a su solicitud, en caso no adjunte los docum entos requeridos.
31
Anexo 2
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-02
de Guatemala
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA PARA ESTUDIANTE
Fecha: D/
M/
A/
A:
Cargo:
Unidad Administrativa o Académica:
DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE
Primer apellido
Segundo apellido
Carné No.
Nombre
Cédula de Vecindad o DPI No.
Correo electrónico
Teléfono No.
Dirección de residencia:
Celular No.
Unidad Administrativa o Académica:
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
PPS
EPS
Nombre EPS, PPS, otro:
OTRO
Especifique:
Fecha de inicio del EPS:
Municipio Asignado:
Departamento
Fecha de finalización del EPS:
Monto solicitado en letras:
Q.
Justificación:
(f)
Solicitante
AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA (Para uso de la Unidad que otorga la ayuda becaria)
Disponibilidad Presupuestal
Partida Presupuestal:
Q
Vo.Bo.
(f)
(Autoridad Competente)
(f)
(Tesorero)
Nombre Completo:
Nombre Completo:
Cargo que ocupa:
Reg. de Personal No.
Reg. de Personal No.
REQUISITO INDISPENSABLES QUE DEBE DE ADJUNTAR A LA SOLICITUD
Fotocopia de cédula de vecindad o DPI del estudiante
Fotocopia del Cierre de Pensum
Fotocopia del carné vigente del estudiante.
Carta de asignación por la Unidad Académica a la que pertenece (para solicitudes presentadas en EPSUM)
Timbres: (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de contrato
Nota: No se dará trám ite a su solicitud, en caso no adjunte los docum entos requeridos.
32
Anexo 3
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-03
de Guatemala
GESTION DE PROVISIÓN DEL GASTO PARA AYUDA BECARIA
Código Unidad
Correlativo
Año
No.
Fecha: D/
M/
A/
DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE
Prim er apellido
Segundo apellido
Nom bre
Carné es tudiantil No.
Reg. de Pers onal No.
Cédula de Vecindad No. o DPI
Cargo que ocupa:
Unidad Adm inis trativa o Académ ica:
Teléfono No.
Dirección de res idencia:
NIT
Celular No.
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
Autorizada por: (Junta Directiva, Cons ejo Directivo, Cons ejo Académ ico, Rector, otros )
Con cargo a Partida Pres upues tal No.
Según Punto No.
Acuerdo No.
Cantidad Total
Fecha D/M/A/
Incis o
Acta No.
Q.
En letras
Contrato No.
Form a de pago: (m ens ual, bim ens ual, s em es tral, anual)
Período
Cantidad Q
(f)
del
al
(f)
Tes orero (certificación dis ponibilidad)
Autoridad Com petente
Nom bre:
Nom bre:
Reg. Pers onal
Reg. Pers onal
TRÁMITES DE FONDO PARA SU PAGO
Cantidad de meses
Valores en Q
Des cripción de la Ayuda Becaria
Unitario
Total
Total
FIRMA Y SELLO DE RESPONSABLES DEL TRÁMITE
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
Partida Pres upues tal
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Codigo contable
Certificación de disponibilidad
Valor Q
(f)
(s ello)
Profes ional de Pres upues to
1/4 y 2/4 Depto. Contabilidad 3/4 Unidad Ejecutora
Fecha
D/M/A/
Fecha D/M/A/
(f)
(s ello)
Profes ional de Contabilidad
4/4 Depto. Pres upues to
33
Anexo 4
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-04
de Guatemala
PAGO DE AYUDA BECARIA
Código Unidad
Correlativo
Año
No.
Fecha: D/
DATOS DEL BENEFICIARIO
M/
A/
Primer apellido
Segundo apellido
Nombre
No. Carné estudiantil
No. Reg. de Personal
Cédula de Vecindad No. o DPI
Cargo que ocupa:
Unidad Administrativa o Académica:
Dirección de residencia:
Teléfono No.:
NIT:
Celular No.:
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
No. Gestión de Provisión del Gasto:
No. Pago:
Con cargo a Partida Presupuestal No.:
Mes (es):
Monto por mes Q.
Vo.Bo.
Año:
Monto total Q
(f)
(Autoridad Competente)
(f)
(Tesorero)
Nombre Completo:
Nombre Completo:
Cargo que ocupa:
Reg. de Personal No.
Reg. de Personal No.
FIRMA Y SELLO DE RESPONSABLES DEL TRÁMITE
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Codigo contable:
Fecha
D/M/A
(f)
(sello)
Profesional de Contabilidad
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO CAJA
Cheque No.
Valor Q.
(f)
Fecha D/M/A
(sello)
Nombre:
Reg. Personal:
RECIBÍ CONFORME
Nombre Beneficiario (a) o Mandatario:
Cédula o DPI No.:
Cheque No.:
(f)
Beneficiario (a) o Mandatario
1 y 2/3 Depto. Contabilidad
3/3 Unidad Ejecutora
34
Anexo 5
Universidad de San Carlos
Form . AB-USAC-05
de Guatemala
CONTROL DEL PROCESO PROVISIÓN DEL GASTO
DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS EXPEDIENTES DE AYUDA BECARIA
No.
Unidad:
Nombre Completo:
Carnet:
Registro de Personal:
Orden
1
A
Descripción
Si
Para Personal Academico (Documentos Soporte)
c) Transcripción de la autorización de licencia y tipo
de ayuda
d) Nota de Aceptación de la entidad donde se
realizarán los estudios de postrado.(**)
e) Programa de estudios (**)
f) Certificación de sueldos y copia del voucher del
último sueldo pagado (***)
g) Fotocopia de cédulas o DPI de mandante y
mandatario (estudios exterior)(**)
h) Fotocopia del mandato (cuando los estudios sean
en el exterior por más de dos meses) (**)
i) Contrato
Para estudiantes(Documentos Soporte)
a) Solicitud de Ayuda Becaria (Form AB-USAC-02)
b) Fotocopia de cedula de vecindad o DPI y carné del
estudiante
c) Carta de asignación de la Unidad Académica
d) Contrato
3
Observaciones
Solicitud de Ayuda Becaria
a) Solicitud de Ayuda Becaria (Form AB-USAC-01)
b) Fotocopia de Solicitud de Licencia de la Unidad
Académica
B
No N/A Folio
Gestion de Provisión del Gasto (Form AB-USAC-03)
PUNTO DE CONTROL 1
No.:
De Fecha:
Del:
Al:
Punto ________ Inciso_______
Subinciso__________ Acta No.
____________ del _____/________/_______
De Fecha:
Sueldo:
No. Orden
No.:
Registro:
De Fecha:
No.:
No.:
De Fecha:
Firma:
sello
Folios Adjuntos:
OBSERVACIONES:
(**) Cuando es prorroga de ayuda becaria, no se incluyen estos documentos
1/2 Expediente
(***) Se presenta cuando el monto del salario aumentó.
2/2 Auditoría Interna
35
Anexo 6
Universidad de San Carlos
Form . AB-USAC-06
de Guatemala
FORMULARIO DE CONTROL DE PAGOS
No.
Unidad:
Nombre Completo:
Carnet:
Registro de Personal:
Cédula de Vecindad:
No. de Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria:
(Cuando no es trabajador (a) o estudiante (a))
Orden
1
2
Descripción
Formulario Pago de Ayuda Becaria (Form. AB-USAC04) Original
Si
No N/A Folio
Observaciones
No.:
De Fecha:
3
Informe de Avance (según contrato) Original
Formulario Gestión de Provisión del Gasto para
Ayuda Becaria (Form.AB-USAC-03) Copia
PUNTO DE CONTROL 2
4
Formulario Pago de Ayuda Becaria (Form. AB-USAC04) copia
No.:
De Fecha:
5
Copia de cheque voucher del pago efectuado
No.:
De Fecha:
Firma:
sello
PUNTO DE CONTROL 3
De Fecha:
No.:
Firma:
De Fecha:
sello
Folios Adjuntos:
OBSERVACIONES:
1/2 Expediente
2/2 Auditoría Interna
36
Anexo 7
Universidad de San Carlos
Form- AB-USAC-07
de Guatemala
MODIFICACIÓN A PROVISIÓN DEL GASTO DE AYUDA BECARIA
Fecha
D/M/A
No.
Unidad Ejecutora o Dependencia:
No. de Form. AB-USAC-03 que se modifica:
Monto:
No. de emisión:
Fecha:
A favor de:
Por la cantidad de:
Se modifica la Gestión de Provisión del Gasto de Ayuda Becaria referida por:
a)
b)
c)
Anulación
Disminución en la cantidad de
Incremento en la cantidad de
Por la que se solicita fondos para su pago
Q.
Q.
El monto global actualizado
Disminuye a:
Incrementa a:
Q.
Q.
Justificación:
Elaborada por:
Se modifica certificación presupuestal:
Partida (s)
Valor (es) Q.
(f)
Nombre
No. Reg. Personal
(f)
Jefe Unidad Solicitante
Nombre
firma y sello
fecha
total
Q
No. Reg. Personal
Uso exclusivo Departamento de Contabilidad para Registro Contable
Vo.Bo.
Abono:
Q.
Autoridad Responsable
( según Ar t í culo 129 del Est at ur o de la Univer sidad de San Car los de Guat emala)
Profesional de Contabilidad
Nombre
No. Reg. Personal
Fecha
Fecha
Nombre
No. Reg. Personal
Uso exclusivo de Auditoría Interna
Fecha
1/5 Departamento de Co ntabilidad
2/5 Expediente
3/5 A udito ría Interna
4/5 Departamento de P resupuesto
5/5 Teso rería
37