Despacho - Alcaldía de Ibagué

ALCALDIA MUNICIPAL DE IBAGUE
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
1000
SECCION (DEPENDENCIA)
SUBSECCION (OFICINA PRODUCTORA)
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
HOJA 1 DE 2
DESPACHO DEL ALCALDE
CODIGO
NOMBRE
1010
SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL
CODIGO
NOMBRE
RETENCION
DISPOSICION FINAL
CT M S
PROCEDIMIENTO
AG
AC
E
1
9
X
X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente
debido a que son soporte de la toma de decisiones de la administración Municipal a
traves de sus organos asesores.
Soporte Normativo: LEY 388 DE 1997 Y DECRETO 1469 DE 2010
1010-01
1010-01.01
ACTAS
ACTAS DE VEEDURIA A LAS CURADURIAS URBANAS
- Citaciónes
- Acta
- Anexos
1010-01.02
ACTAS DEL COMITÉ TECNICO
- Citaciónes
- Acta
- Anexos
1
9
X
X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente
debido a que son soporte de la toma de decisiones de la administración Municipal a
traves de sus organos asesores.
ACTAS DEL CONSEJO ASESOR EN PERMISOS DE CONSTRUCCION
1
9
X
X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente
debido a que son soporte de la toma de decisiones de la administración Municipal a
traves de sus organos asesores.
1
0
5
15
1
9
1010-01.03
- Citaciónes
- Acta
- Anexos
1010-02
1010-02.01
1010-03
CIRCULARES
CIRCULARES INFORMATIVAS
- Consecutivo de circulares
EVALUACION Y SEGUIMIENTO A CURADORES URBANOS
- Remisiones de licencias
- Estudio tecnico de seguimiento
- Acto administrativo
1010-04
1010-04.01
INFORMES
INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL
- Solicitudes de informes de organismos de vigilancia y control
- Guías y formatos para la presentación de informes
- Informe
1010-04.02
INFORMES DE GESTION
- Informes parciales de gestión
- Informes de actividades
- Informes consolidados al final de periodos o vigencias
1
4
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
- Peticiones, quejas y reclamos de ciudadanos
- Comunicaciones de respuestas a PQR
- Informes y controles de seguimiento al sistema de atención de PQRS
1
4
1010-05
Una vez cumplidos los tiempos de retención en AG y superados los valores
X administrativos, esta serie no desarrolla valores secundarios; por lo que se puede
proceder en esta fase del ciclo vital con su eliminación previo aval del Comite de Archivo
y dejando como evidencia del proceso, los respectivos inventarios y acta de eliminación.
X
X
X
X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente para
evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control.
X
Una vez cumplidos los tiempos de retención, se debe proceder a hacer una selección cualitativa
de aquellos informes que consolidan la gestión al final del año o de la vigencia. La muestra
seleccionada es la que adquiere valores secundarios y debe ser objeto de procesos tecnologicos
de microfilmación.
X Una vez cumplidos los tiempos de retención en el AG y AC esta serie no desarrolla valores
secundarios, por lo que se puede proceder con su eliminación previo aval del Comite de Archivo
y dejando como evidencia del proceso, los respectivos inventarios y acta de eliminación.
Soporte Normativo: Decreto 1-0792 de 2012
CONVENCIONES
AG: ARCHIVOS DE GESTION - AC: ARCHIVO CENTRAL - CT: CONSERVACION TOTAL - M: MICROFILMACION - S: SELECCIÓN - E: ELIMINACION
ALCALDIA MUNICIPAL DE IBAGUE
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
1000
SECCION (DEPENDENCIA)
CODIGO
SUBSECCION (OFICINA PRODUCTORA)
CODIGO
1010-06
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
MAPAS DE RIESGOS
- Formato de metodologia
- Oficio remisorio
- Mapa de riesgos
actas de comité de riesgos
informes de avance
DESPACHO DEL ALCALDE
NOMBRE
1010
SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL
CODIGO
NOMBRE
RETENCION
DISPOSICION FINAL
AG
AC CT M S E
PROCEDIMIENTO
2
3
X Una vez cumplidos los tiempos de retención en AC y superados los valores
administrativos, esta serie no desarrolla valores secundarios; por lo que se puede
proceder en esta fase del ciclo vital con su eliminación previo aval del Comite de Archivo
y dejando como evidencia del proceso, los respectivos inventarios y acta de eliminación.
1
4
X Una vez cumplidos los tiempos de retención en AG y AC, esta serie no desarrolla valores
secundarios y la información en ellos contenidos, son consolidados en el Plan de
Desarrollo Municipal (con disposición final de conservación total) de la Secretaría de
Planeación (Grupo de Estudios Estrategicos); por lo que se puede proceder en esta fase
del ciclo vital con su eliminación previo aval del Comite de Archivo y dejando como
evidencia del proceso, los respectivos inventarios y acta de eliminación.
X Una vez cumplidos los tiempos de retención en AC y superados los valores
administrativos, esta serie no desarrolla valores secundarios; por lo que se puede
proceder en esta fase del ciclo vital con su eliminación previo aval del Comite de Archivo
y dejando como evidencia del proceso, los respectivos inventarios y acta de eliminación.
1010-07
1010-07.01
PLANES
PLANES DE ACCION
- Plan de acción del area
- Planes indicativos
1010-07.02
PLANES DE MEJORAMIENTO
- Formato
- Oficio remisorio
- Informes de avance y anexos
2
3
1010-08
RESOLUCIONES
- Consecutivos de resoluciones
1
9
CONVENCIONES AG: ARCHIVOS DE GESTION
AC: ARCHIVO CENTRAL
HOJA 2 DE 2
CT: CONSERVACION TOTAL
M: MICROFILMACION
X
X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente
debido a que son soporte de la toma de decisiones de la administración Municipal.
S: SELECCIÓN
Firma responsable: _______________________________________
E: ELIMINACION Jefe de archivo
Fecha: ___________________________