Guía de inscripción para participantes

ASAMBLEA INTERNACIONAL 2017
GUÍA DE INSCRIPCIÓN
PARA PARTICIPANTES
San Diego, California (EE.UU.)  15 al 21 de enero de 2017
ÍNDICE
Carta de bienvenida......................................................................................................................................................................... 1
Información general....................................................................................................................................................................... 2
Eventos principales del programa............................................................................................................................ 6
Instrucciones para arreglos de viaje..................................................................................................................... 8
Normas y procedimientos de viaje........................................................................................................................... 9
Generalidades del programa de seguro de viaje.................................................................................. 11
Carné de identidad para seguro de viaje.......................................................................................................... 12
Lista de control....................................................................................................................................................................................... 13
La presente guía contiene información
actualizada, pero está sujeta a cambios.
Agosto de 2016
A los participantes en la Asamblea Internacional de 2017
Es un placer invitarles a registrarse en la Asamblea Internacional que
tendrá lugar del 15 al 21 de enero de 2016 en el hotel Manchester Grand
Hyatt de San Diego, California (EE.UU.). Esta reunión de capacitación
preparará a los gobernadores electos para el desempeño de sus funciones,
presentará las prioridades de la organización para el año entrante y les
ofrecerá amplias oportunidades de relacionarse con sus compañeros de
promoción procedentes de todo el mundo. La Asamblea Internacional
contará, además, con un interesante e informativo programa para las parejas
de los gobernadores electos diseñado para acomodar sus diversos intereses y
experiencias.
Lean detenidamente la información adjunta sobre los trámites de inscripción
y viajes antes de cumplimentar los formularios.
El personal de Rotary International está a sus órdenes para brindarles el
apoyo necesario a lo largo de su trayectoria como líderes de Rotary. Será un
placer conversar personalmente con ustedes en el transcurso de la reunión
anual más importante de nuestra organización.
Atentamente,
John Hewko
Secretario general
O N E R OTA RY C E NTE R , 1 5 6 0 S H E R MAN AVE N U E , ILLIN O IS 6 0 2 0 1 - 3 6 9 8 , U S A • W W W.R OTARY.O R G
1
INFORMACIÓN GENERAL
SAN DIEGO
No se permite fumar en ninguna parte del
Manchester Grand Hyatt San Diego. Esta
restricción se impone en todas las habitaciones
de los huéspedes, restaurantes y bares, salas de
reunión, espacios públicos y áreas de trabajo de los
empleados. Se cuenta con áreas designadas para
fumadores en el exterior del hotel. La infracción de
estas normas podría acarrear multas considerables
que no serán reembolsadas por RI.
Para información sobre las atracciones locales,
visita la Oficina de Convenciones y Turismo de
San Diego en www.sandiego.org.
Datos del hotel:
Durante el mes de enero, las temperaturas
promedio máxima y mínima oscilan entre los 20 y
10 grados centígrados (65 y 50 grados Fahrenheit),
con escasa lluvia, poca humedad y abundante sol.
Se recomienda traer un abrigo liviano o chal para
la noche. Debido al aire acondicionado, se sugiere
usar chaqueta, blazer o suéter en el interior de las
instalaciones.
TRANSPORTE AÉREO
Transporte aéreo para gobernadores electos
El enlace para la solicitud de viaje a la Asamblea
Internacional estará disponible el lunes 12 de
septiembre de 2016. De esta manera, el Servicio
de Viajes de Rotary International (RITS), podrá
obtener las mejores tarifas. RITS reservará los
vuelos al Aeropuerto International de San Diego de
los gobernadores electos y participantes oficiales
financiados por Rotary para que lleguen a dicha
ciudad el domingo 15 de enero, antes de las 15:00.
Las personas que no pudieran llegar para esa hora,
arribarán el sábado 14, y Rotary cubrirá los gastos
en los que incurran. No obstante, RI no reembolsará
gastos de hotel a los gobernadores electos que
llegasen a Estados Unidos con anterioridad al
domingo 15 de enero por razones de viaje personal,
por no considerarse pernoctación obligatoria.
Transporte aéreo para los líderes de capacitación
RITS reservará los vuelos al Aeropuerto
International de San Diego de los líderes de capa­
citación para que lleguen a dicha ciudad antes del
mediodía del martes 10 de enero. RI reembolsará
una noche de pernoctación obligatoria a las
personas que no pudieran llegar para esa hora
debido a los horarios de los vuelos o que procedan
de regiones geográficas distintas a Norteamérica.
HOTEL
El hotel Manchester Grand Hyatt San Diego será
la sede de nuestra Asamblea Internacional. Los
participantes no podrán solicitar habitaciones
de categoría superior mediante sus programas de
fidelización durante el transcurso de la Asamblea.
2
Manchester Grand Hyatt San Diego
One Market Place
San Diego, CA 92101 EE.UU.
Teléfono: +1-619-232-1234
Fax: +1-619-233-6464
www.manchestergrand.hyatt.com
Llegada y salida del hotel (Check-in/ Check-out)
Podrás ocupar tu habitación a partir de las 16:00.
Antes de esa hora, las habitaciones se asignarán a
medida que estén disponibles. En vista del elevado
número de llegadas programadas para el domingo
15 de enero, quizás debas esperar y dejar tu equipaje
en consignación hasta que tu habitación esté lista.
El día de partida, deberás dejar la habitación a las
12:00. Para salidas después de esa hora, deberás
solicitar autorización al gerente de la recepción
principal. RI no cubrirá recargos por salidas
después de las 12:00.
Traslado al hotel
Los rotarios de clubes locales recibirán a los gober­
nadores electos y demás participantes oficiales en
el Aeropuerto Internacional de San Diego. RI pro­
porcionará servicio de transporte (shuttle) al hotel
Manchester Grand Hyatt el domingo 15 de enero, el
principal día de llegada de los asistentes. Deberás
llegar al hotel a más tardar a las 16:00 horas.
Aquellos que lleguen antes del domingo tendrán
que hacer sus propios arreglos de transporte, costo
reembolsable como se indica en la normativa de RI.
Traslado al hotel para los líderes de capacitación
Deberán llegar al hotel el martes 10 de enero a las
16:00. Podrán usar los servicios de shuttle o taxis
para trasladarse del Aeropuerto de San Diego al
Manchester Grand Hyatt. El costo de transporte es
reembolsable previa presentación de la declaración
de gastos.
Estacionamiento
Salvo de que se cuente con la previa autorización de
RITS, RI NO reembolsará gastos por concepto de
estacionamiento. El hotel cuenta con aparcamiento
las 24 horas del día. Se dispone de servicio de
estacionamiento con valet en la entrada principal
del hotel.
INSCRIPCIÓN
Los gobernadores electos y participantes oficiales
cuyos gastos cubre Rotary deberán:
1. Registrarse en la recepción del hotel.
2. Recoger el juego de materiales de inscripción en
el mostrador de inscripciones de la Asamblea
(segundo piso, Harbor Foyer) entre las 11:00 y las
18:00 del domingo 15 de enero.
3. Después de las 18:00, recoger el juego de
materiales de inscripción en la Oficina de la
Asamblea (segundo piso, Show Office 6), la cual
atenderá el domingo 15 hasta las 20:00, y a partir
de las 7:00 el lunes 16 de enero.
Líderes de capacitación
Los líderes de capacitación y sus parejas podrán
recoger sus distintivos y materiales de inscripción
así como conocer a sus pares, instructores del semi­
nario, moderadores y personal en el Coronado Foyer
(cuarto piso) el martes 10 de enero de 16:00 a 17:00.
COMIDAS
El plan incluye tres comidas diarias y se iniciará con
la Cena y baile de compañerismo internacional del
domingo 15 de enero y continuará hasta el Banquete
de despedida del viernes 20 de enero inclusive.
El plan de comidas para los líderes de capacitación
comenzará con la cena del martes 10 de enero.
Todos los gobernadores electos, participantes
oficiales cuyos gastos cubre Rotary y líderes de
capacitación deberán participar en el plan de
comidas. No se emitirán reembolsos por comidas no
consumidas.
Se reembolsarán los siguientes gastos de comida
cuando ésta no se ofrezca en el plan:
• Almuerzo del domingo 15 de enero, hasta US$ 25
por persona
• Cena del miércoles 18 de enero. (Si no vas a
participar en la Velada de hospitalidad consulta
más abajo) — hasta US$ 40 por persona
• Desayuno del sábado 21 de enero, hasta US$ 20
por persona
Es requisito indispensable portar el distintivo
de la Asamblea para ingresar a todas las comidas
programadas; no se harán excepciones.
Los oradores cuyos gastos cubra RI podrán optar
por no participar en el plan de comidas. Los
oradores que decidan no tomar parte en él:
• Recibirán un reembolso máximo de US$ 90 por
cada día de estancia.
• Deberán completar una declaración de gastos
que incluya todos sus gastos en comidas.
• Deberán proporcionar comprobantes para todos
los gastos por un monto de US$ 75 o más.
• No podrán participar en las comidas de RI.
VELADA DE HOSPITALIDAD ANFITRIONA
Los rotarios del área de San Diego te invitan
a inscribirte en la Velada de hospitalidad del
miércoles 18 de enero. Vale mencionar que han
preparado un ameno programa de actividades para
los participantes en la Asamblea Internacional. RI
no reembolsará los gastos de su participación en
este evento optativo, incluidos gastos de comidas y
misceláneos.
Si vas a participar el miércoles 18 de enero,
inscríbete en línea en www.clubwebrotary.org/
hospitality.
REEMBOLSO DE GASTOS
La información que figura a continuación es válida
para todos aquellos que viajan a expensas de RI.
No se emitirán reembolsos de gastos durante la
Asamblea. Para obtener un reembolso, deberás
presentar la Declaración oficial de gastos de RI/
LFR, con comprobantes para todo gasto de 75
dólares o más. Los gobernadores electos deberán
también remitir el Formulario para emitir pagos a
los gobernadores.
Para más información, consulta los documentos
Normas para la presentación de declaraciones de
gastos y Documentación de gastos. También se
dispone de información adicional en Mi Rotary.
1. RI reembolsará los siguientes gastos:
–– Pernoctaciones inevitables (reservas
efectuadas por RITS como resultado de
itinerarios internacionales) y todo gasto
conexo. Si el tiempo de las transferencias por
viaje internacional excediera de siete horas
(diurnas), RI reembolsará un máximo de 80
dólares para una habitación de día, según las
facturas originales, siempre que RITS haya
reservado la habitación.
–– Traslado de ida y vuelta por el medio más
económico entre el domicilio del viajero y el
aeropuerto
–– Comidas adicionales consumidas en ruta a
la Asamblea (consulta las excepciones en la
sección Comidas)
3
–– Gastos por concepto de visados (gobernadores
electos que requieran visa; debe contarse con
previa aprobación de RITS)
–– Gastos de viajes relacionados con la obtención
de visado (gobernadores electos que
requieran visa)
–– Estacionamiento en el hotel (previa
autorización de RITS)
–– Tasas de facturación de equipaje previa
presentación de comprobantes (máximo dos
maletas por persona), para el viaje de ida y
regreso entre la ciudad de origen y San Diego.
–– Líderes de capacitación y oradores: tarifas
de taxis y shuttles a/del hotel
Aviso: Para todo gasto por concepto de pasajes
aéreos, kilometraje y viajes en tren acumulativos
que superen los 350 dólares se requiere la
autorización de RITS antes de emprender el
viaje; de lo contrario, RITS podría denegar o
reducir el importe del reembolso. Aunque no se
adelantarán fondos para gastos en el trayecto,
éstos se reembolsarán contra presentación de
comprobantes originales.
2. RI pagará directamente al hotel los gastos de
alojamiento y comidas de los gobernadores de
distrito electos y sus parejas, incluso las propinas
e impuestos estatales y locales. Los gobernadores
de distrito electos serán responsables de todos
los gastos personales que se carguen a su
cuenta. Además, todos los gastos imprevistos
(indicados más arriba) que aparezcan en su
cuenta los deberá abonar el participante a la hora
de la salida. El hotel acepta Visa, MasterCard,
American Express, y Diners Club, o dólares en
efectivo. No se aceptarán cheques personales.
3. Si se cargan a la cuenta del hotel, los siguientes
gastos imprevistos NO serán reembolsados y
deberán liquidarse al momento de la salida:
–– lavandería y tintorería (excepto líderes de
capacitación)
–– compra de ropa para uso personal
–– comidas consumidas durante la Asamblea,
salvo que se indique que RI sufragará el costo
–– propinas al personal del hotel durante la
Asamblea
–– cargos de teléfono
–– minibar y servicio de bar
–– películas
–– cargos por uso del gimnasio
–– recargos por fumar en las instalaciones del
hotel
–– regalos y papelería
–– envío de materiales
–– cargos por entrega de paquetes
–– cualquier gasto en que se incurra por
extensiones de estadía personal
4
4. RI tampoco reembolsará los siguientes gastos:
–– Estadías en hogares o hospitalidad anfitriona
antes o después de la Asamblea
–– La contratación de seguros de accidentes de
viaje o seguro suplementario por pérdida de
equipaje
–– Taxi en los días principales de llegada o salida
cuando se ofrezca servicio de shuttle
–– Cargos telefónicos de cualquier tipo. RI
suministrará a los gobernadores electos,
funcionarios oficiales cuyos gastos cubre
RI y a los líderes de capacitación que así lo
soliciten una tarjeta telefónica prepagada que
podrán utilizar para hacer llamadas desde la
habitación o un teléfono público.
–– Recargos por sobrepeso o exceso de equipaje
5. El reembolso de los boletos adquiridos
localmente con autorización de RITS se
efectuará una vez concluido el viaje. Para ello, se
deberá presentar la documentación necesaria a
expensereports@rotary.org a más tardar el 21 de
marzo.
6. La declaración de gastos para obtener el
reembolso correspondiente deberá remitirse
(acompañada de todos los recibos justificantes)
dentro de un plazo de sesenta (60) días, a más
tardar el martes 21 de marzo. No se dará curso a
las declaraciones de gastos recibidas después de
tal fecha, salvo en circunstancias excepcionales
y tras recibir una justificación por escrito de
dicha demora. Remite la declaración de gastos
cumplimentada a expensereports@rotary.org
en un único archivo PDF que incluya todos los
recibos y comprobantes.
SEGURO DE VIAJES
RI ofrece un seguro de viaje a todos los rotarios y
parejas que asistan a la Asamblea Internacional
por cuenta de RI. En la sección Generalidades del
programa de seguro de viaje, página 11, encontrarás
un resumen de los beneficios.
SOLICITACIÓN DE FONDOS
RI prohíbe la solicitación extraoficial de fondos.
Asimismo, se prohíbe terminantemente la
exhibición o distribución de todo material de
promoción en el salón de sesiones generales, las
salas de intercambio de ideas o cualquier otro sitio,
sin autorización previa del presidente electo de RI.
DIFUSIÓN MEDIÁTICA
Mediante su asistencia a la Asamblea Internacional,
los inscritos autorizan y conceden a Rotary
International y La Fundación Rotaria el derecho
de grabar su imagen por distintos medios, entre
otros vídeos y fotografías, y de utilizar y divulgar
permanentemente, a nivel mundial, sus nombres,
testimonios e imágenes para los fines que RI o
La Fundación Rotaria consideren convenientes,
eximiendo a RI y La Fundación Rotaria de todo pago
o responsabilidad.
COMIDA CON EL PRESIDENTE ELECTO
Todos los gobernadores electos y sus parejas
participarán en uno de los eventos del presidente
electo Ian Riseley y su pareja Judy. Recibirás una
invitación con la hora y fecha del evento asignado
al recoger el material de inscripción en la sede de la
Asamblea.
PROGRAMA PARA PAREJAS
El programa para las parejas de los gobernadores
electos incluye discusiones en grupos pequeños,
sesiones generales, talleres y oportunidades para
establecer contactos. Estas actividades están
diseñadas para informar a las parejas con distintos
niveles de conocimientos y experiencia rotaria.
Aunque la asistencia de las parejas a la Asamblea
Internacional no es obligatoria, si tu pareja elige
participar, RI se hará cargo de sus viajes y comidas
(conceptos valorados entre US$ 1.000 y US$ 3.000).
Las parejas asistentes deberán participar en todas
las actividades del programa.
Rotary International es consciente de que algunos
gobernadores de distrito electos son solteros pero
cuentan con una persona o pareja que forma parte
importante de su vida rotaria, quien, los ayudará,
además, durante su año en funciones. Estas parejas
deberán estar dispuestas a brindar su apoyo a
los rotarios que desempeñarán los cargos de
gobernadores de distrito o líderes de capacitación.
Si necesitas actualizar la información sobre tu
pareja en tu perfil, comunícate con data@rotary.org.
VESTIMENTA
Durante las jornadas de trabajo que incluyen las
sesiones generales y grupos de discusión, tanto los
gobernadores de distrito electos como sus parejas
podrán vestir ropa casual de negocios (no será
necesario utilizar traje y corbata).
Se anima a los participantes a lucir el traje típico de
sus países durante la Cena y baile de compañerismo
internacional, la cual comenzará con un gran desfile,
organizado por país, en el que participarán los
asistentes que portarán el traje típico de sus países.
Se sugiere ropa de etiqueta (optativo) para aquellos
que no vistan sus atuendos típicos. Las personas
que no vistan el traje típico de sus países para la
Velada internacional podrán usar ropa de negocios.
Para el evento A Hard Day’s Night se sugiere
utilizar ropa casual mientras que para el Banquete
de Clausura se sugiere ropa de negocios, ropa de
etiqueta o el traje típico del país.
INTERCAMBIOS DE REGALOS
En pasadas asambleas, estos intercambios eran
optativos. Este año, en lugar de llevar pequeños
regalos a otros participantes, el presidente electo
Riseley te anima a realizar una contribución a favor
de una beca de Rotary pro Paz.
POLOS DE IAN POR LA PAZ
El presidente electo Ian alienta a todos los
participantes oficiales en la Asamblea Internacional
a donar US$ 130 a la beca de Rotary pro Paz que
recibirá el nombre del equipo de liderazgo de Rotary
durante el año 2017-2018. Como reconocimiento,
los participantes en esta iniciativa recibirán un polo
de edición limitada el cual será entregado durante
la Asamblea. Solicita tu polo, a más tardar el 30 de
septiembre, al inscribirte en la Asamblea. De este
modo, tanto tú como tu pareja podrán utilizarlos el
miércoles de la Asamblea.
ENVÍOS
Si deseas enviar materiales al Manchester Grand
Hyatt San Diego, deberás observar las pautas
establecidas por la agencia de Aduana y Protección
Fronteriza de los Estados Unidos, estipuladas
en www.cbp.gov/travel. Por si fuera necesario,
lleva contigo una copia de todos los documentos
de expedición. Se cargará a tu cuenta una tarifa
administrativa, la cual deberás abonar por los
envíos que recibas en el Manchester Grand Hyatt
San Diego. RI no reembolsará los gastos por este
concepto, incluso los correspondientes a los envíos
de materiales destinados al intercambio cultural.
Dirige tus envíos a la siguiente dirección
Manchester Grand Hyatt San Diego
Attn: (Nombre del huésped)
Please hold for guest arrival
One Market Place
San Diego, CA 92101 EE.UU.
Teléfono: +1-619-232-1234
Fax: +1-619-233-6464
CONSULTAS
Dirige tus consultas a la oficina del Servicio de
Inscripciones de RI (ri.registration@rotary.org;
fax: +1-847-556-2194).
5
EVENTOS PRINCIPALES DEL PROGRAMA
Sesiones generales: Sesiones de carácter
motivador e informativo destinadas a todos los
gobernadores electos y sus parejas.
Grupos de discusión: Sesiones donde
participarán aproximadamente 20 gobernadores
electos, con el fin de compartir conocimientos y
experiencias e intercambiar ideas y estrategias. Los
dirigentes de capacitación de RI conducirán las
sesiones en seis idiomas (coreano, español, francés,
inglés, japonés y portugués).
Líderes de capacitación de RI: Equipo de ex
gobernadores de distrito que reciben capacitación
especializada para dirigir los grupos de discusión.
Grupos de discusión para parejas: Sesiones
de grupos pequeños organizadas en diversos
idiomas (coreano, español, francés, inglés, japonés,
portugués y otros a determinar), durante las cuales
los participantes comparten sus experiencias y
amplían sus conocimientos sobre Rotary).
Intercambio cultural y feria de proyectos:
Exhibición cultural destinada a poner de relieve
la diversidad cultural e internacionalidad de la
familia de Rotary y con muestras de los proyectos
emprendidos por los distritos, en un entorno
que facilita el establecimiento de contactos con
participantes de todo el mundo.
PROGRAMA DEL SEMINARIO PARA LÍDERES
DE CAPACITACIÓN 2017
El seminario tendrá lugar del martes 10 al
domingo 15 de enero. Durante esta reunión, los
líderes de capacitación podrán practicar las
técnicas de facilitación que emplearán durante
sus grupos de discusión. Las sesiones comenzarán
generalmente alrededor de las 8:30 y terminarán
aproximadamente a las 17:00. Algunas tardes se
celebrarán cenas en grupo. Los líderes recibirán,
por separado, más información a este respecto.
PROGRAMA DE LA ASAMBLEA
INTERNACIONAL DE 2017
La Asamblea es de vital importancia para la
capacitación de los gobernadores de distrito y sus
parejas. Por consiguiente, la asistencia a todas las
sesiones es obligatoria. Revisa el programa diario
con suma atención antes de comprometerte a
participar en cualquier otro evento o actividad.
6
Las sesiones para las parejas se indican en gris.
El programa contiene información actualizada,
pero está sujeta a cambios.
Domingo 15 de enero
11:00-18:00Inscripción
18:30-19:00 Gran desfile
19:00-21:30Cena y baile de compañerismo
internacional
Lunes 16 de enero
07:00-08:30 Desayuno bufet
09:00-10:30 Sesión general de apertura
11:00-12:30 Grupos de discusión para GE
11:00-12:30 Grupos de discusión para parejas
12:30-14:15
Almuerzo bufet
12:45-14:15Almuerzo/sesión fotográfica con el
presidente electo (por invitación)
14:45-15:45 Segunda sesión general
16:15-17:30
Grupos de discusión para parejas
16:15-17:30
Grupos de discusión para GE
17:30-19:30 Cena bufet
17:45-18:15Laboratorio tecnológico
(asistencia opcional)
(sesión abierta a GE y sus parejas)
17:45-19:15Cena/sesión fotográfica con el
presidente electo (por invitación)
Martes 17 de enero
07:00-08:30 Desayuno bufet
07:30-08:30Laboratorio tecnológico
(asistencia opcional)
(sesión abierta a los GE y sus parejas)
09:00-10:00 Tercera sesión general
10:30-11:30 Sesión general de apertura para
parejas
10:30-12:00 Grupos de discusión para GE
12:00-13:45 Almuerzo bufet
12:00-13:45 Almuerzo bufet
12:15-13:45Almuerzo/sesión fotográfica con el
presidente electo (por invitación)
12:15-13:45Almuerzo/sesión fotográfica con el
presidente electo (por invitación)
14:15-15:15
Cuarta sesión general
14:15-15:15
15:45-17:15
Grupos de discusión para GE
15:45-17:15
Grupos de discusión para parejas
14:15-15:30Charla sobre Rotary y
grupos de discusión para GE
17:30-18:30Laboratorio tecnológico
(asistencia opcional)
(sesión abierta a los GE y sus parejas)
17:30-19:00Cena/sesión fotográfica con el
presidente electo (por invitación)
17:30-19:30 Cena bufet
Miércoles 18 de enero
07:00-08:30 Desayuno bufet
07:30-08:30Laboratorio tecnológico
(asistencia opcional)
(sesión abierta a los GE y sus parejas)
09:00-10:00 Quinta sesión general
10:30-12:00 Taller para parejas
10:30-12:00 Grupos de discusión para GE
12:00-13:45 Almuerzo bufet
12:15-13:45Almuerzo/sesión fotográfica con el
presidente electo (por invitación)
14:15-15:15
Sexta sesión general
15:45-17:15Intercambio cultural/Feria de
proyectos/Intercambio profesional
Tarde libre — No se programó cena
15:45-17:15
Segunda sesión general para parejas
Grupos de discusión para parejas y
proyecto de servicio 16:00-17:15Charla sobre Rotary y
grupos de discusión para GE
17:30-19:15
Cena bufet
19:30-21:30
A Hard Day’s Night —
Concierto de compañerismo
Viernes 20 de enero
07:00-08:30 Desayuno bufet
07:30-08:30Laboratorio tecnológico
(asistencia opcional)
(sesión abierta a los GE y sus parejas)
09:00-10:15 Octava sesión general
10:45-12:15
Grupos de discusión para GE
10:45-12:15 Grupos de discusión para parejas y
evaluación
12:15-14:00 Almuerzo bufet
12:30-14:00Almuerzo/sesión fotográfica con el
presidente electo (por invitación)
14:30-16:00 Grupos de discusión para GE
18:30-21:00 Banquete de clausura
Jueves 19 de enero
07:00-08:30 Desayuno bufet
07:30-08:30Laboratorio tecnológico
(asistencia opcional)
(sesión abierta a los GE y sus parejas)
09:00-10:00 Séptima sesión general
10:30-12:00 Grupos de discusión para GE
10:30-12:00 Grupos de discusión para parejas
7
INSTRUCCIONES PARA ARREGLOS DE VIAJE
Para efectuar tus reservas, rellena el formulario:
www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17TravelFormES.pdf
Los formularios deben remitirse a más tardar el viernes 21 de octubre de 2016. Todos los pasajes aéreos
se emitirán para el viernes 18 de noviembre. Puesto que el nombre en los pasajes debe coincidir
exactamente con el nombre que figura en el pasaporte, no se admitirán formularios escritos
a mano.
INSTRUCCIONES
1. Haz clic en:
www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17TravelFormES.pdf
2. Proporciona toda la información requerida. Si necesitas ayuda, comunícate con RITS@rotary.org.
3. Guarda el documento en tu computadora y en un archivo con tu apellido y número de distrito
(por ejemplo: Martínez2200).
4. Prepara un correo electrónico para la correspondiente oficina de RITS.
5. En el campo “Asunto” escribe: IA17, tu apellido y número de distrito (por ejemplo: IA17 – MARTÍNEZ –
2200).
6. Adjunta el formulario que guardaste en la computadora.
7. Envía el correo electrónico.
Una vez remitido el formulario, recibirás un acuse de recibo y se te asignará un agente de viajes.
Agencias autorizadas por RITS
Si en tu país de residencia no funciona una agencia de RITS, envía tu solicitud a la oficina
de EE.UU.
ESTADOS UNIDOS Y TODOS LOS PAÍSES DE
AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR
(CON EXCEPCIÓN DE BRASIL)
Raptim Humanitarian Travel
Rotary International
1560 Sherman Ave. 16NW
Evanston, IL 60201-3698
EE.UU.
Teléfono: +1-847-378-5402
RITS@rotary.org
Fuera del horario de oficina:
+1-847-378-5402 Opción 2
8
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIAJE
Rotary International cubrirá el costo del pasaje
aéreo de ida y vuelta de los participantes y parejas
cuyos gastos completos son cubiertos por RI para
asistir a la Asamblea Internacional de 2017 en
San Diego, por la ruta más directa y económica,
de conformidad con las pautas descritas a
continuación.
Los agentes de RITS observarán la normativa
estricta sobre viajes establecida por la Junta
Directiva de RI a fin de preservar los recursos de la
asociación. Los rotarios que deseen viajar en una
clase superior, corriendo todo gasto adicional por
cuenta propia, deberán indicar sus preferencias
en el Formulario de solicitud de viaje de RITS.
El agente de RITS notificará al viajero el importe
adicional y solicitará su autorización antes de
emitir el pasaje. El recargo podrá abonarse solo
mediante tarjeta de crédito y se cargará en el
momento de emitirse los pasajes.
Los viajeros que soliciten arreglos para viajes
personales antes o después de la Asamblea
Internacional abonarán US$ 15 y US$ 35, para
itinerarios dentro de los EE.UU. e internacionales
respectivamente, por concepto de gastos
administrativos.
NORMAS GENERALES
1. Se espera que los viajeros cumplan las
normas pertinentes en materia de viajes,
establecidas a efectos de conservar los fondos
de la organización y, a la vez, atender a las
necesidades básicas del viajero y brindarle
comodidad a un precio moderado.
  2.Deberás remitir el Formulario de solicitud de
viaje a la agencia de viajes pertinente autorizada
por RITS. RITS podrá aplazar la emisión de los
pasajes con el objeto de obtener los descuentos
aplicables durante determinada época del año.
  3.Todos los arreglos de viaje por cuenta de
Rotary International y La Fundación Rotaria
se efectuarán a través de la correspondiente
agencia de viajes RITS autorizada. Los viajeros
podrán solicitar autorización para adquirir el
pasaje por su cuenta si tienen la posibilidad
de obtener una tarifa aérea más económica
mediante otra agencia de viajes. La solicitud de
autorización para adquirir pasajes localmente
deberá presentarse antes de formalizar la
compra y deberá incluir un itinerario oficial
del viaje, con número, fecha y horario de los
vuelos, la aerolínea y el importe del pasaje.
Se autorizará a los viajeros a adquirir pasajes
localmente si la tarifa de la agencia es 300
dólares menos, como mínimo, que la tarifa de
RITS. RITS se reserva el derecho de denegar las
solicitudes de compra local de pasajes, basado
en su análisis de la ruta programada, disponi­
bilidad de asientos y aerolínea seleccionada
por la agencia no afiliada a RITS. Si se autoriza
adquirir los pasajes localmente, deberán
remitir su itinerario final a RITS@rotary.
org al momento de recibir sus documentos
de viaje. En caso contrario, correrán el riesgo
de no ser reembolsados. Se reembolsará el
importe autorizado una vez concluido el viaje
y presentados los recibos pertinentes ante el
Departamento de Finanzas de Reuniones de RI
en meetings.finance@rotary.org.
4.Los viajeros autorizados a adquirir sus
pasajes aéreos a través de una agencia no
afiliada a RITS deberán proporcionar a RITS
en RITS@rotary.org una copia de su itinerario
con la aerolínea, números de vuelos de llegada y
salida, fechas y horarios al momento de recibir
los documentos de viaje, de lo contrario no se
reembolsarán tales gastos.
5. Los viajeros utilizarán las aerolíneas que
ofrecen descuentos a Rotary International y
La Fundación Rotaria.
6.Los viajeros deberán aceptar vuelos con una
conexión adicional, como máximo, si ello
reporta considerables ahorros a la organización.
7. Los vuelos se elegirán a través de los
aeropuertos más económicos, siempre que el
costo del transporte terrestre no aumente el
costo total del viaje ni el tiempo de traslado al/
del aeropuerto.
8.Quienes viajen a San Diego en automóvil
deberán contar con la autorización de RITS.
Se les reembolsarán los gastos, siempre que
su importe no exceda el de la tarifa área de
ida y regreso calculada por RITS. Deberán
cumplimentar el Formulario de solicitud de
viajes para la Asamblea a fin de remitir su
pedido.
9
9. Si no se ofrece servicio de transporte aéreo, se
reembolsará a los viajeros el importe del viaje
por el medio de transporte alternativo más
económico posible.
10. Deberá contarse con la autorización de RITS
para el alquiler de automóviles pequeños o
medianos. Rotary no reembolsará los gastos de
seguros contra accidentes personales o daños
a vehículos cuando se utilicen vehículos de
alquiler. Deberán cumplimentar el Formulario
de solicitud de viajes para la Asamblea para
remitir su pedido.
11. Los pasajes obtenidos con millas personales
serán reembolsados por el costo real pagado,
incluidos los impuestos y tarifas de aeropuerto.
12. Los viajeros que efectúen reservas para
viajes personales conjuntamente con viajes
subvencionados por Rotary International
deberán pagar el costo de dichos trayectos,
y abonar US$ 15 y US$ 35, para itinerarios
dentro de los EE.UU. e internacionales
respectivamente, por concepto de gastos
administrativos.
13. Las millas o los kilómetros acumulados con
pasajes adquiridos por Rotary International
serán acreditados al programa de fidelización de
cada pasajero.
10
14. Toda excepción a estas normas de viaje
deberá solicitarse por escrito al secretario
general. Ejemplos de excepciones que no serán
consideradas:
a. La selección de determinada aerolínea que
participe en el programa de fidelización,
cuando Rotary podría obtener incentivos o
tarifas más bajas a través de otras aerolíneas.
b. La selección de determinada aerolínea
en casos en que Rotary deba cumplir
obligaciones contractuales con sus aerolíneas
preferidas.
Dirigir toda consulta sobre viajes a la Asamblea
Internacional a la oficina de RITS en Evanston,
Illinois, EE.UU.
RITS
Horario de atención: 08:30-17:00 (hora de Chicago)
RITS@rotary.org
Teléfono: +1 847-866-3411
GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE SEGURO
DE VIAJES
Rotary proporcionará un seguro de viajes a los
rotarios y parejas que viajen por cuenta de RI para
asistir a la Asamblea Internacional y de regreso,
así como durante su participación en dicha
reunión. La cobertura comprende el reembolso de
gastos relacionados con lesiones y enfermedades
imprevistas, sin deducible ni copago. Este seguro
no cubre gastos de atención médica preventiva
o de rutina; ofrece indemnizaciones limitadas
para viajes dentro del propio país y se aplicará
a la diferencia que no cubra cualquier seguro
contratado previamente.
Carné de identidad para seguro de viajes.
En la página 13 se incluye una copia del carné de
identidad para el seguro de viajes, el cual deberás
llevar contigo durante todo el transcurso de tu viaje
y participación en La Asamblea Internacional. En
caso de accidente o enfermedad, es posible que
el personal médico te requiera presentar el carné
como constancia de cobertura de seguro. El carné
incluye también los datos de contacto del proveedor
de servicios de urgencia, Europ Assistance.
Indemnizaciones. El seguro de viajes incluye
la indemnización por los conceptos indicados
a continuación (supeditados a los términos y
condiciones estipulados en la póliza):
• Gastos médicos. Por la suma máxima de
US$ 500.000 cuando se encuentre fuera del
propio país. El seguro de viajes no incluye
indemnización alguna mientras el asegurado
viaje dentro del propio país.
• Muerte accidental y pérdida de extremi­
dades por accidentes. Hasta la suma máxima
de US$ 250.000.
• Repatriación de los restos mortales.
La cobertura sólo entra en vigor cuando el
asegurado se desplace a una distancia de 100
millas (161 km) o más del lugar de su residencia.
Antes de formalizar los arreglos para el
transporte, se deberá obtener la autorización de
Europ Assistance.
• Repatriación médica de urgencia.
La cobertura sólo entra en vigor cuando el
asegurado se desplace a una distancia de 100
millas (161 km) o más del lugar de su residencia.
Antes de formalizar los arreglos para el
transporte, se deberá obtener la autorización de
Europ Assistance.
• Evacuación por razones de seguridad o
•
•
•
desastres naturales. La cobertura solo entra
en vigor cuando el asegurado esté fuera de su
país de origen y, naturalmente, no es válida para
viajes dentro del propio país. Antes de formalizar
los arreglos para el transporte, se deberá obtener
la autorización de Europ Assistance.
Perdida de efectos personales. Hasta la suma
máxima de US$ 10.000 fuera del país de origen.
No se ofrece este tipo de cobertura para artículos
electrónicos.
Asistencia al viajero las 24 horas con
Europ Assistance USA. Se recomienda a los
viajeros que sufran contratiempos que requieran
de ayuda urgente en relación con el viaje o
necesiten ayuda mientras se encuentran de viaje,
que llamen al número de teléfono que figura en el
carné.
Extensión de la cobertura para viajes
personales. Las condiciones de la póliza
permiten la inclusión de cobertura por un
máximo de siete (7) días para viajes a título
personal, antes o después de la Asamblea
Internacional, sin tener que pagar el viajero
un recargo adicional. Para viajes personales de
mayor duración, se recomienda adquirir una
póliza de seguro de viaje por cuenta propia.
Formulario de reclamaciones. En caso de que el
asegurado sufra una lesión, enfermedad o pérdida,
deberá rellenar el formulario de reclamación
pertinente, con las correspondientes facturas
y/o recibos médicos y remitirlo directamente
a la compañía de seguros, AXIS Insurance Co.,
cuya dirección figura en el formulario, el cual se
puede obtener en la Oficina de la Asamblea. De lo
contrario, pídelo a la oficina de Gestión de Riesgos
de RI (insurance@rotary.org; teléfono: +1-847866-5245). Guarda copias de todos los documentos
pertinentes, incluidos los recibos y las facturas,
para que te sirvan de constancia.
Si tienes alguna consulta respecto al seguro de viaje,
contacta con el personal de Gestión de Riesgos
(insurance@rotary.org; teléfono: +1-847-866-5245).
11
CARNÉ DE IDENTIDAD PARA SEGURO DE VIAJE
AXIS Accident & Health
Emergency Assistance
Anywhere in the World
About AXIS Capital
AXISCapitalisaBermuda-based
globalprovidedorspecialtylines
insuranceandtreatyreinsurance
withlocationsinBermuda,the
UnitedStates,Europe,Singapore,
Canada,AustraliaandLatinAmerica.
TheAXISoperatingsubsidiaries
havebeenassignedaratingof“A+”
(“Strong”)byStandard&Poor’sand
“A”(“Excellent”)byA.M.Best.
Yourinsurancecoverageincludesaccesstoservicesthatcanhelpmake
travelingalittleeasierorprovidesupportforyouduringanemergency.
Clipandsavethewalletcardbelowtohavethecontactinformationhandy
incaseyouneedassistancewhiletraveling.
Medical and other travel emergency support
Aspartofyouraccidentcoverage,youandyourfamilyhaveaccesstoAXISAccident&
Health’stravelassistanceprogramforemergenciesthatoccurwhiletravelingalmost
anywhereintheworld,atleast100milesfromhome.
Withalocalpresenceinmorethan200countriesandterritoriesand40assistancecenters
open24/7,weofferpre-tripassistanceandsupportwhiletravelingincaseofemergency.
Internationalassistancecoordinatorsandcasemanagers,aswellasphysiciansandnurses,
areavailabletoprovidesupport24hoursaday.
Intheeventofalife-threateningemergency,callthelocalemergencyauthoritiesfirstto
receiveimmediateassistance,andthencontactAXISAccident&Health’stravelassistance
programwiththephonenumberontheattachedwalletcard.
When traveling outside of the U.S., make sure you know the country code of your
location before calling.
©2012AXISAccident&Health
Foranemergencyoranyothertravelassistance:
FromtheU.S.andCanada,call1.888.870.2947
Fromotherlocations,callcollect+1.609.375.9190
Oremail:AXIS.travel@europassistance-usa.com
Please indicate you are a participant in the AXIS program.
Rotary International
PolicyholderName:___________________________________
AH-0019-0169-0000-US
Policy#:_____________________________________________
12
•
•
•
•
•
•
Emergencycashadvance
Lostdocument/baggageassistance
Bail-bondposting
Referraltoattorneys
Emergencymessagerelays
Emergencytranslation/interpretation
assistancebyphone
Needemergencyhelpwhentraveling?Callfor:
• TravelandMedicalAssistance
• FinancialandLegalAssistance
• Communication/TranslationAssistance
TrvEA_11-12
Travel Assistance
www.axisaccidenthealth.com
Travel assistance services include:
• Medicalevacuationand/orrepatriation
• Medicalcasemanagementandreview
• Transportationfordependentsand
travelingcompanions
• Prescriptionandeyeglassreplacementor
refill assistance
• Pre-tripinformationalassistance
fold dotted line
InsurancecoverageisunderwrittenbyAXISInsurance
Company.CoveragemaynotbeavailableinallU.S.
statesandjurisdictions.Productavailabilityandplan
design features including eligibility requirements,
descriptions of benefits, exclusions or limitations
mayvarydependingonstatelaws.Travelassistance
services are provided through a service agreement
withEuropAssistance,USA.
LISTA DE CONTROL
El plazo de inscripción vence el viernes 30 de septiembre.
Inscríbete en línea y ¡recibirás una confirmación inmediata de tu inscripción!
www.rotary.org/myrotary/es/exchange-ideas/events/international-assembly
FORMULARIOS QUE DEBES ENVIAR A MÁS TARDAR EL VIERNES 30 DE SEPTIEMBRE
ENVIAR A: RI.REGISTRATION@ROTARY.ORG • AL FAX: +1-847-556-2194
Formulario de inscripción y alojamiento (optativo)
Solicita una versión en documento PDF a ri.registration@rotary.org
ENVIAR A: VENDORS@ROTARY.ORG • AL FAX: +1-847-556-2137
Formulario para emitir pagos a los gobernadores
www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/dge_rpif_es.pdf
ENVIAR A: MARK.HANNIGANII@HYATT.COM • AL FAX: +1-619-358-6729
Formulario para la extensión de la estadía personal en el hotel (optativo)
www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17ExtendedStayForm_es.pdf
FORMULARIO QUE DEBES ENVIAR A MÁS TARDAR EL VIERNES 21 DE OCTUBRE
ENVIAR A: TU AGENCIA DE RITS (CONSULTA LA PÁGINA 8)
Formulario de solicitud de viaje de RITS:
www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/IA17TravelFormES.pdf
FORMULARIO QUE DEBES ENVIAR A MÁS TARDAR EL MARTES 21 DE MARZO
ENVIAR A: EXPENSEREPORTS@ROTARY.ORG • AL FAX: +1-847-556-2193
Declaración de gastos de RI/LFR:
www.rotary.org/RIdocuments/en_doc/expense_report_es.xls
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