anexos editables entrega recepcion 2014-2016

ANEXOS EDITABLES DE LA GUÍA DEL
PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN
Presidentes de Provincia
2014-2016
Anexo: Acta Administrativa de Entrega-Recepción
Guía para la Entrega-Recepción del Nivel Provincia
Definición.
El acto formal de la entrega-recepción debe entenderse, no como un alto en el ejercicio
del cargo, sino como parte permanente de la función misma.
Quien suministra información en una entrega-recepción debe prever toda clase de datos
y circunstancias que permitan entender a los nuevos dirigentes el alcance de la función.
Recepción de buena fe.
El acto formal de la entrega-recepción es un acto de buena fe, en donde la información
suministrada se presume integral y verídica. Dicha información podrá estar sujeta
posteriormente a revisión por parte del nivel nacional.
Prioridad de los compromisos.
Debe ser prioridad en una entrega-recepción el informar compromisos contraídos por
quien entrega, así como los plazos de su cumplimiento.
Contenido suficiente.
La entrega-recepción debe realizarse en un marco de claridad y certidumbre, por lo que
el contenido de la información suministrada debe ser suficiente, estar bien identificada,
completa, explícita y debe ser de fácil comprensión. Debe incluir toda aquella
información que garantice la continuidad de trabajo.
Formalidad.
La entrega-recepción debe constar en un acta que ampare el acto y su procesamiento,
así como los responsables de su operación.
Referencia.
La entrega-recepción es un acto que refleja la situación que guardan los asuntos del
cargo a una fecha determinada, por lo que es necesario referir en la información esta
fecha. Por otra parte, el acto de la entrega-recepción es un punto de referencia para la
revisión y comprobación, por lo que los datos e informes suministrados deben referirse a
una fecha precisa.
Elementos que de manera general deben integrar el acta de entrega -recepción
I. SITUACIÓN PROGRAMÁTICA
 Informes anuales y plan de trabajo trianual
 Informe de actividades en ejecución y pendientes
 Sugerencias para dar continuidad al trabajo
II. RECURSOS HUMANOS
 Organigrama [preferentemente con fotografías]
 Expedientes de los Recursos Adultos
 Situación de formación de los Recursos Adultos
III. SITUACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTA
 Informe Financiero
 Bancos.
 Estado de Cuenta
 Conciliaciones
 Firmas registradas y notificación de cambio de firmas,
Último cheque expedido y pendiente de entregar
Presupuesto autorizado, modificado, ejercido y por ejercer (Autorización de su
aprobación o modificación).
IV. RECURSOS MATERIALES
 Inventario de Mobiliario, Equipo de computo
 Programas de computación (Software)
 Bibliografía, manuales, ilustraciones, fotografías.
 Archivos vigentes, muertos y medios magnéticos
 Papelería, recibos y sellos oficiales


V. LIBRO DE ACTAS DE SESIONES DEL CONSEJO
 [Digital y/o físico] de Actas de acuerdos y Minutas
VI. OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE
 Convenios y/o acuerdos de colaboración.
 Expedientes formados por motivo de juicios
 Rutas a la Excelencia Nivel Provincia y Grupo
De manera particular por favor poner atención en los siguientes puntos en cada área
descrita:
 Comisión para el Crecimiento
1. Estadística actualizada por grupos y secciones de la membresía y su comparación
al inicio del cargo.
2. Georeferenciación de los grupos actuales.
3. Listado de Grupos en formación, indicando las fechas de inicio de sus procesos.
4. Listado de Grupos en proceso de solicitud de registro ante Provincia.
5. Plan de Crecimiento seguido o propuesto durante el cargo.
6. Listado de Acciones para el Crecimiento llevadas a cabo (indicando, de ser
posible, resultados o nivel de impacto).
7. Documentos, fichas y material elaborados durante el cargo.
8. Listado de sugerencias para el Crecimiento, Captación, Recuperación y Retención
en la Provincia.
9. Listado de recomendaciones basadas en su experiencia.
10. Notas importantes aportadas por el comisionado.
 Comisión de Programa
1. Relación de existencias de IDOs de Manada, Tropa y Comunidad. La suma de las
insignias existentes y las entregadas o en trámite, desde la última reposición
deben ser 5 de cada sección. El no contar con ellas es causal de sanciones
administrativas (cancelación de registro).
2. Trámites pendientes de IDO-IT de Clan con Casa Scout o Comisión Nacional de
Programa de Jóvenes
3. Informe de procesos de Certificación de Punta de Flecha, si los hubiere.
4. Acta de instalación de la Red de Jóvenes de la Provincia.
5. Informe sobre Bases Scouts del Mundo operando, si las hubiere.
 Comisión de Relaciones
 Vinculaciones y relaciones institucionales
1. Nombres y datos de las entidades con las cuales se realizaron vinculaciones y se
establecieron relaciones institucionales.
2. Cualquier convenio, acuerdo u otro documento firmado.
3. Actividades, reuniones o representaciones realizadas.
 Relaciones con medios de comunicación
1. Datos de las empresas de comunicación con las cuales se tuvo relaciones
institucionales.
2. Compartir las notas de prensa, entrevistas, publicaciones u otro resultado
obtenido de la relación con medios de comunicación.
 Procuración de recursos
1. Evidencia de procuración de recursos (documento firmado, cheque, recibo de
donativo, fotografías, publicación en medios de comunicación, o cualquier otra)
2. Nombres y datos de las entidades que realizaron alguna clase de donación, así
como el tipo, fecha y monto de donación.
 Servicio social y prácticas profesionales
1. Cualquier evidencia y documentación de servicio social y prácticas profesionales.
2. Relación de las personas que prestaron servicio social y prácticas profesionales.
Al final de esta Acta, se incluye un formato que facilitará el proceso y recopilación de
la información para la entrega-recepción de la Comisión de Relaciones.
Anexo : Acta Administrativa de Entrega-Recepción
Por la elección de Presidente de Provincia 2014-2016
Provincia: Nombre de la Provincia
En la Ciudad de ____________________ siendo las _______ horas del día ____ de diciembre
de
2013.
Encontrándose
presentes,
se
levanta
la
presente
acta
en
__________________________ (anotar domicilio), el Presidente de Provincia Saliente
________________________________(nombre) con CUM __________ y el Presidente de
Provincia Electo_____________________________ (nombre) con CUM__________________
reunidos para llevar a cabo el acto de entrega-recepción de la Provincia
___________________ .
El (PP Saliente) designa a ______________________________________ con el (Cargo), con
CUM_________________, para proporcionar la información necesaria, verificar la entrega
física y hacer las aclaraciones pertinentes.
Por su parte el (PP electo), designa a__________________________________ con el
(Cargo), con CUM___________, para verificar la documentación y recursos consignados en la
presente acta, así como para solicitar la información necesaria
I.- ESTADOS Y/ O REPORTES FINANCIEROS.
Se relacionan los siguientes Estados y/o Reportes Financieros correspondientes a los meses de
----- a ----- de los ejercicios ------- adjuntando su respectiva comprobación -----------------------II.- RECURSOS FINANCIEROS.FONDO REVOLVENTE Se entrega en efectivo fondo fijo de caja chica por un importe total
autorizado de $ 0.00 (letra).
BANCOS. El saldo en bancos al día --- de -------- de 2013, asciende a la cantidad de $0.00
(letra) según estado (s) de cuenta bancario (s) expedido (s) por la (s) institución (ones)
(nombre del banco) correspondiente (s) mismo (s) que fue (ron) conciliados con reporte
financiero del mes de --------------- Se entregan los talonarios de cheques utilizados durante
la gestión del folio ---- al folio ---; así como los que se encuentren sin uso del folio ---- al folio
---.
A la fecha de la presente, existen en poder del (Cargo). --- cheques pendientes de entregar a
los beneficiarios siguientes:
INSTITUCIÓN BANCARIA:
NÚMERO DE CUENTA:
NÚMERO DE CHEQUE:
IMPORTE:
BENEFICIARIO:
Asimismo se cuenta con vales provisionales de entrega de efectivo pendientes de comprobar
con valor nominal cada uno de $ 0.00 (letra), a cargo de ___________, que en total hacen un
importe de $ 0.00 (letra); así como la suma de dinero en efectivo por la cantidad de $ 0.00
(letra) por concepto de_______________ pendiente de depositar a la cuenta bancaria de la
provincia.
Expresamente se señala que no existen más recursos, cuentas bancarias, o disponibilidades
financieras de las documentadas en este apartado y que todos los conceptos de ingresos y
egresos se encuentran debidamente integrados en los estados y/o reportes financieros.
III.- RECURSOS HUMANOS.
 Se entrega la relación específica del personal contratado bajo el régimen de honorarios con
nombre, puesto, sueldo y fecha de terminación del contrato de honorarios.
 Organigrama [preferentemente con fotografías]
 Expedientes de los Recursos Adultos
 Situación de formación de los Recursos Adultos
IV.- SITUACIÓN PRESUPUESTAL.
Se entrega el presupuesto anual correspondiente al ejercicio ______ asignado.
V.- DERECHOS Y OBLIGACIONES.
Se anexa la relación de contratos y convenios celebrados durante la gestión, especificando,
según sean de arrendamiento, adquisiciones, prestación de servicios o de otro tipo, señalando
antecedentes, autorización, objeto, alcances, vigencia, partes, compromisos contraídos y
acciones a ejercer; asimismo, se hace constar la entrega-recepción de los instrumentos
jurídicos correspondientes que en la misma relación se detallan.
VI.- RECURSOS MATERIALES.
Se entregan las relaciones y respaldo digital de los bienes muebles e inmuebles en posesión y
los “resguardos” respectivos a nombre de los responsables, conforme a las relaciones
siguientes
1.- Mobiliario y equipo
2.- Equipo de cómputo
3.- Aparatos y maquinaria
4.- Equipo de campismo, escudos y todos aquellos para llevar a cabo las actividades de
programa
5.- Vehículos
6.- Cuadros, fotografías, reconocimientos otorgados a la provincia y artículos de decoración
7.- Inmuebles
Las relaciones deberán contener como mínimo la cantidad, descripción del bien, número de
serie, marca, modelo y estado de uso en que se encuentra.
VII.- LIBROS DE REGISTRO O CORRESPONDENCIA.
Se entrega relación de libros y otros documentos relevantes para el control de la
documentación que ingresa a la provincia
VIII.- EXISTENCIAS EN ALMACÉN.
Se entregan todas las existencias con que cuenta la provincia.
IX.- RELACIÓN DE ARCHIVOS (Incluye entrega digital y/o física del Libro de Actas
del Consejo de Provincia).
Se entrega en este acto toda la documentación que obra en los archivos de la provincia
mediante la relación anexa y respaldo digital que contiene: asunto, ubicación y vigencia.
X.- ASUNTOS EN TRÁMITE.
Se entrega la relación de los asuntos en trámite ante Casa Scout Nacional, dependencia u otra
persona, que son atendidos por:___________
XI.- INFORME DE GESTION.
Se entrega el informe de gestión de cada cargo y comisión, respecto de los asuntos relevantes
tramitados durante el período incluyendo:
 Informes anuales y plan de trabajo trianual
 Informe de actividades en ejecución y pendientes
 Sugerencias para dar continuidad al trabajo
 Rutas a la Excelencia Nivel Provincia y Grupo
XII.- OTROS HECHOS.
El Consejo que entrega manifiesta, haber proporcionado sin omisión alguna toda la
información, documentación o cualesquier aspecto importante relativo a su gestión. Los
anexos que se mencionan en esta acta, constantes de fojas útiles, forman parte integrante de
la misma y se firman en todas sus hojas para su identificación y los efectos que haya lugar.
CIERRE DEL ACTA.
Previa lectura de la presente y no habiendo más asuntos que hacer constar, se da por
concluida a las _________ horas del día _____ de ______________ de 2013, firmando para
constancia en todas sus hojas los que en ella intervinieron.
“Siempre Listos para Servir”
Presidente de Provincia saliente
Presidente de Provincia electo
Nombre completo
Nombre completo
Correo electrónico personal de contacto
Correo electrónico personal de contacto
Testigo
Testigo
Testigo
Nombre completo
Nombre completo
Nombre completo
Cargo actual
Cargo actual
Cargo actual
Testigo
Testigo
Testigo
Nombre completo
Nombre completo
Nombre completo
Cargo actual
Cargo actual
Cargo actual
Testigo
Testigo
Testigo
Nombre completo
Nombre completo
Nombre completo
Cargo actual
Cargo actual
Cargo actual
Testigo
Testigo
Testigo
Nombre completo
Nombre completo
Nombre completo
Cargo actual
Cargo actual
Cargo actual
Dentro de treinta días naturales anteriores a que el Presidente de Provincia electo asuma su
cargo, se deberá realizar la entrega-recepción de los documentos y asuntos de la Provincia por
el Presidente de Provincia saliente, con la presencia de algunos testigos, que pueden ser
miembros del equipo de Provincia entrante y saliente, los Jefes de Grupo y los asociados de la
Provincia que así lo deseen.
De la entrega-recepción, deberá levantarse un acta (Anexo), que será firmada por quien
entrega, recibe y los testigos, la cual deberá remitirse a la Dirección de Gestión Institucional,
a más tardar quince días naturales posteriores a su realización.
Entrega-Recepción 2013
Dirección de Desarrollo Institucional
Estimados Comisionados de Relaciones de Provincia (salientes),
Como ustedes saben, las transiciones adecuadas de liderazgo son de mucha importancia para nuestra
Asociación ya que nos permiten dar continuidad a los trabajos que con mucho esfuerzo y dedicación, cada
uno de ustedes ha venido realizando; dichas transiciones consisten en un proceso denominado EntregaRecepción, el cual se caracteriza por llevar a cabo y entregar una recopilación de las actividades realizadas,
logros alcanzados así como pendientes y tareas para dar seguimiento por parte de la parte receptora.
La Dirección de Desarrollo Institucional agradece de antemano el apoyo y compromiso que los ha
caracterizado y con el mismo agradeceremos la entrega del presente formato debidamente llenado, el cual
se divide en: Vinculaciones y relaciones institucionales, Relaciones con medios de comunicación y
Procuración de recursos.
Este documento facilitará el proceso mencionado en la materia que a ustedes corresponde y junto con él,
solicitamos la entrega digitalizada que sustente y aporte evidencia de la información que nos proporcionan.
A continuación, les solicitamos completar las siguientes tablas de manera digital, posteriormente, deberán
ser enviadas al correo electrónico: desarrollo.institucional@scouts.org.mx
Datos del Comisionado
Nombre
CUM
Provincia
Correo electrónico
Número de
subcomisionados
Número de participaciones en el
Comité de provincia
Número de reuniones con
Vocales de Relaciones Gpo.
Vinculaciones y relaciones institucionales
Les solicitamos amablemente que cualquier Convenio, acuerdo o cualquier otro documento firmado, debe ser
enviado a la Dirección de Desarrollo Institucional de manera digital a través de la dirección electrónica
proporcionada.
Institución/Empresa
Datos y giro de la
institución o Empresa
¿Quién fue el
responsable de la
institución?
¿Quién fue el
responsable ASMAC?
(nombre,cargo,CUM)
Actividad, reunión o
representación ¿cómo
se realizó?
Resultados obtenidos
¿qué se realizó?
Convenio, acuerdo u
otro documento
firmado
Fecha
¿cuándo?
Relaciones con medios de comunicación
Les solicitamos amablemente que las notas de prensa, entrevistas, publicaciones u otro resultado obtenido
de la relación con medios de comunicación sean compartidas con la Dirección de Desarrollo Institucional de
manera digital.
Nombre de la empresa
Tipo de medio
Datos de la empresa.
¿Quién fue el
responsable de la
empresa?
¿Quién fue el
responsable ASMAC?
(nombre,cargo,CUM)
¿Qué se publicó? (Notas
de prensa, entrevistas,
trasmisión por radio,
televisión, etc.
Fecha
¿cuándo?
Procuración de recursos
Les solicitamos amablemente que cualquier evidencia de Procuración de recursos (documento firmado,
cheque, recibo de donativo, fotografías, publicación en medios de comunicación, o cualquier otra) debe ser
enviada a la Dirección de Desarrollo Institucional de manera digital a través de la dirección electrónica
proporcionada.
Institución Empresa Organización o
Fundación
Nombre
Datos
¿Quién fue el
responsable de la
institución?
¿Quién fue el
responsable
ASMAC? (nombre,
cargo,CUM)
Resultados
obtenidos ¿qué se
consiguió?
Tipo del donativo
(patrocinio,
donativo, en
especie, etc.)
Monto del donativo
¿Se firmó o se
otorgó algún
documento o
recibo?
Fecha
¿cuándo?
Servicio social y prácticas profesionales
Les solicitamos amablemente que cualquier evidencia y documentación de Servicio social y prácticas profesionales sea
enviada a la Dirección de Desarrollo Institucional de manera digital a través de la dirección electrónica proporcionada.
Nombre del prestador
Área/
Carrera
Institución Académica
Nombre
Datos
¿Quién fue el
responsable de la
institución?
¿Quién fue el
responsable ASMAC?
(nombre,cargo,CUM)
Fecha inicio y término
¿cuándo?
Estado del prestador
(terminado,iniciado,
inconcluso, etc.)
Recomendaciones y observaciones generales
Describir sus recomendaciones y observaciones generales…
A nombre de la Dirección Ejecutiva Nacional, agradecemos su apoyo y cooperación para dar seguimiento al proceso de
recopilación y sistematización de información.