Guía Metodológica para Identificar las Necesidades de

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN, ELABORACIÓN DE
LOS REPORTES DEL PLAN ANUAL INSTITUCIONAL DE
CAPACITACIÓN Y SU EJECUCION, PARA EL SECTOR
PÚBLICO
Elaboración:
Eco. Julio Santillán
Dirección de Investigación y Análisis - SECAP
Eco. Judith Martínez
Dirección de Capacitación – MDT
Diseño y diagramación:
Dirección de Comunicación Social - MDT
Av. República del Salvador N34-183 y Suiza
Quito - Ecuador
© Ministerio del Trabajo, Septiembre 2015
Contenido
Presentación____________________________________________________________
5
Introducción_____________________________________________________________
7
1.-
Antecedentes____________________________________________________________
8
2.-
Justificación_____________________________________________________________
8
3.-
Objetivos_______________________________________________________________
9
3.1.-
Objetivo general__________________________________________________________
9
3.2.-
Objetivos específicos_____________________________________________________
9
4.-
Marco metodológico______________________________________________________
10
4.1.-
Investigación cuantitativa__________________________________________________
10
4.2.-
Alcance_________________________________________________________________
10
4.3.-
Instrumento para levantar la información_____________________________________
10
4.3.1.-
Sección N°1: Identificación del informante___________________________________
10
4.3.2.-
Sección N°2: Actividades principales desempeñadas e identificación de temas de
capacitación____________________________________________________________
12
4.4.-
Recolección de la información______________________________________________
13
4.5.-
Criterios de priorización de los resultados____________________________________
14
4.5.1.-
Primer nivel de priorización________________________________________________
14
4.5.2.-
Segundo nivel de priorización______________________________________________
16
5.-
Articulación con el Plan Anual de Capacitación Institucional_____________________
16
5.1.-
Antecedentes____________________________________________________________
16
5.2.-
Fase de planificación______________________________________________________
16
5.3.-
Fase de ejecución________________________________________________________
17
Bibliografía______________________________________________________________
19
Glosario_________________________________________________________________
20
Abreviaturas_____________________________________________________________
22
Presentación
La reconstrucción de la capacidad estatal es un reto y condición esencial de los países latinoamericanos al
momento de hacer frente a los problemas de gobernabilidad. En este contexto, la Reforma Democrática
del Estado, en cuanto a gestión del servicio público se refiere, pasa necesariamente por invertir en
el talento humano. Esto significa, que la forma en cómo se gestiona la administración pública debe
implementar políticas públicas para atraer, retener y motivar a las personas idóneas en sus puestos
de trabajo. En el fondo, se busca mejorar la capacidad institucional del Estado, puesto que son los
servidores públicos de todas las instituciones los encargados de prestar servicios a la ciudadanía.
Al mismo tiempo, los cambios sociales, tecnológicos y de mercado han impactado las formas de
organizar el trabajo, tanto en las estructuras como en los puestos. Y por tanto, se requiere plantear
nuevas estrategias para potenciar las competencias de los servidores públicos que ocupan estos
puestos, a partir de nuevas y dinámicas estructuras de trabajo y gestión horizontal que favorezcan el
desarrollo de procesos al servicio del ciudadano.
En este sentido ¿cómo identificar necesidades de capacitación que fortalezcan la capacidad institucional
del Estado? La metodología presentada a continuación se sustenta en la teoría del análisis funcional, que
busca potenciar las competencias que se requieren para el desarrollo de determinadas actividades de un
puesto de trabajo. De modo, que la mencionada metodología identifica necesidades de capacitación a
partir del reconocimiento de determinadas funciones. En suma, se busca proporcionar a las UATH, una
metodología versátil, uniforme y de fácil aplicabilidad, que les suministre criterios técnicos estandarizados
para planificar y ejecutar procesos de capacitación acorde a sus realidades y objetivos institucionales.
Así, el Ministerio del Trabajo y el Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional - SECAP, busca apoyar
en la construcción y el fortalecimiento de la capacidad institucional del Estado democrático. Esperamos
que la “Guía metodológica para la identificación de necesidades de capacitación, elaboración de los reportes
del plan anual institucional de capacitación y su ejecución, para el sector público” permita generar resultados
e impactos positivos a nivel del desarrollo del servidor, institucional y de país.
Ing. Paola Hidalgo Verdesoto
VICEMINISTRA DEL SERVICIO PÚBLICO
Introducción
La identificación de necesidades de capacitación (INC) tiene como cometido dar respuesta a la
interrogante: “¿En qué se debe capacitar a los servidores de la institución?”. La base normativa sobre la
cual se asienta la presente metodología para los servidores públicos la establecen la Constitución 2008,
que sitúa al Estado como garante de la formación y la capacitación continua de los servidores públicos,
a través de las instituciones y programas de capacitación del sector público; y el Plan Nacional para el
Buen Vivir 2013 – 2017, en el que se promueve la cultura de excelencia en el sector público, a través de
la formación y capacitación continua del servidor público.
Por otra parte, la Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP), en su artículo 70, orienta el subsistema
de capacitación hacia el desarrollo integral del talento humano que forma parte del servicio público, a
partir de procesos de adquisición y actualización de conocimientos, desarrollo de técnicas, habilidades
y valores.
Adicionalmente, en el Reglamento de la LOSEP, artículo 201 explica que la capacitación y el desarrollo
profesional constituyen un proceso programado y técnico continuo, para adquirir o actualizar
conocimientos, desarrollar competencias y habilidades en los servidores públicos, y, motivar la práctica
de principios de calidad y equidad en la prestación de servicios al ciudadano. Los artículos 202 y 203
del mismo Reglamento disponen que las UATH de cada una de las instituciones públicas, elaboren los
planes de capacitación a favor de los servidores públicos, realicen el control, seguimiento y evaluación
de esos procesos, acorde a las políticas y normas técnicas emitidas por el Ministerio del Trabajo.
En este contexto, los resultados que arroje la identificación de necesidades de capacitación de los
servidores públicos servirán de insumo para la elaboración del plan anual de capacitación institucional1,
orientado a determinar objetivamente la capacitación al talento humano, en temas articulados con las
funciones del puesto de trabajo que desarrollan los servidores, y que permiten el mejoramiento de la
calidad de los servicios que presta la institución.
La presente metodología procura cumplir con las siguientes características:
• Uniformidad: La metodología debe contar con procedimientos estándar para la determinación de
necesidades de capacitación.
• Versatilidad: La metodología debe poder adaptarse a las particularidades de cada institución
(misión y perfiles de puestos aprobados) sin que por este motivo pierda su uniformidad.
• Aplicabilidad: La metodología debe disponer de una herramienta que permita identificar de manera
concreta los aspectos más relevantes (caracterización del servidor público, actividades por
fortalecer y particularidades de los procesos de capacitación) relacionados con la determinación
de necesidades de capacitación.
8
1. Antecedentes
La INC debe ser un proceso sistemático que refleje las necesidades y realidades
institucionales, por esa razón, es indispensable contar con una metodología
estandarizada que contenga procedimientos y herramientas que satisfagan los
requerimientos de las instituciones y de los servidores.
En este sentido, en el año 2014, el SECAP realizó el estudio de Identificación de
Brechas de Conocimiento en la Gestión Pública, que contempló el levantamiento
de 534 encuestas a 63 instituciones de la Función Ejecutiva. Los resultados
permitieron identificar temas de capacitación, articulados al manual de puestos,
funciones y atribuciones. La metodología aplicada permitió determinar: primero,
la necesidad de identificar necesidades de capacitación institucionales en
función de las atribuciones y procesos de la unidad, y, segundo, identificar las
necesidades de capacitación de los servidores públicos a partir de las funciones
del puesto; esto es, el análisis de competencias profesionales por fortalecer.
Esta experiencia, ha servido de base para el planteamiento de la presente
metodología, incorporando ajustes, nuevos procedimientos y enfoques, que
permitan mejorar el proceso de identificación de necesidades de capacitación.
2. Justificación
La INC tiene un propósito de carácter múltiple. Primero, busca servir de
insumo para la elaboración del plan anual de capacitación institucional de las
diferentes instituciones públicas. Segundo, pretende mostrar las actividades
que efectivamente desempeñan los servidores públicos en sus respectivos
puestos de trabajo. Finalmente, aspira dar cuenta de aquellas actividades en
las que los servidores públicos desearían disponer de mayores conocimientos
para su debida ejecución.
En este contexto, la metodología desarrollada trata sobre todo de orientar a las
UATH a fin de que se tenga una estrategia clara para el desarrollo del plan anual
de capacitación institucional.
9
3. Objetivos
3.1. Objetivo general
Institucionalizar la metodología de identificación de necesidades de capacitación en todas las UATH del sector
público, como insumo para la elaboración de los planes anuales de capacitación institucional.
3.2. Objetivos específicos
• Identificar las actividades que los servidores públicos desempeñan en su trabajo diario.
• Identificar las necesidades de capacitación de los servidores públicos en función de aquellas actividades
que efectivamente desempeñan en sus respectivos puestos de trabajo y en las que desearían disponer de
mayores conocimientos para su debida realización.
• Identificar las expectativas que los servidores públicos tienen respecto a participar en procesos de capacitación.
• Identificar los temas, tipos y modalidades de capacitación requeridos en mayor medida por los servidores
públicos de acuerdo a sus preferencias.
10
4. Marco metodológico
4.1. Investigación cuantitativa
Puesto que los objetivos que persigue la actual metodología se centran en dimensionar variables específicas que
ocurren en la realidad con el fin de analizarlas de manera conjunta en búsqueda de regularidades que permitan
plantear generalizaciones y formular planes de acción concretos es necesario plantear una investigación de carácter
cuantitativo. El método de investigación y las técnicas de producción de evidencia empírica deben dar cuenta
del tipo de metodología de investigación utilizada. Por tratarse de una investigación cuantitativa, la técnica de
investigación a ser utilizada será la encuesta.
4.2. Alcance
La metodología es susceptible de ser aplicada a todas las instituciones públicas. Sin embargo, para su efectiva
aplicación, las instituciones deben contar con estatutos orgánicos aprobados y manuales de puestos aprobados.
Esto con la finalidad de generar una identificación de necesidades de capacitación que promueva los objetivos
institucionales.
Dado que la población objetivo (servidores públicos) constituye un universo de carácter finito, la encuesta es
susceptible de ser aplicada a la totalidad de servidores que conforman las diferentes instituciones del Estado.
4.3. Instrumento para levantar la información
El instrumento seleccionado para la INC de los servidores públicos es una encuesta cuya estructura está compuesta
por dos secciones medulares: a) Sección Nº 1: Identificación del informante (servidor público) y b) Sección N°2:
Actividades principales desempeñadas e identificación de temas de capacitación.
4.3.1. Sección N°1: Identificación del informante
Esta sección tiene como objetivo caracterizar al informante en dos niveles diferentes. En el primer nivel se
busca caracterizar al servidor público a nivel demográfico. Dicha caracterización contiene las siguientes
variables:
Cuadro No. 1 Caracterización de las Variables Demográficas
Variable
Tipo
Nivel de mediación
Valores / Categorías
Nombres y apellidos
cualitativa
nominal
Cédula de ciudadanía
cuantitativa - discreta
cadena
Sexo
categórica - dicotómica
nominal
hombre: mujer
Autoidentificación cultural
categórica - politómica
nominal
afroecuatoriano; blanco;
indígena; mestizo; montubio;
otro, ¿cuál?
Edad
cuantitativa - discreta
escala de razón
número de años cumplidos
Nivel de instrucción
categórica - politómica
nominal
sin instrucción; primaria;
secundaria; tecnología;
tercer nivel; cuarto nivel; PhD
Discapacidad
categórica - dicotómica
nominal
si; no
11
Variable
Tipo
Enfermedad catastrófica
categórica - politómica
Nivel de mediación
Nominal
Valores / Categorías
Todo tipo de malformaciones
congénitas de corazón y
todo tipo de valvulopatías
cardiacas; todo tipo de
cáncer; tumor cerebral
en cualquier estadio y de
cualquier tipo; insuficiencia
renal crónica; trasplante
de órganos: riñón,
hígado, médula ósea;
secuelas de quemaduras
graves; malformaciones
arteriovenosas cerebrales;
síndrome de KlippelTrenaunay; Aneurisma
tóraco-abdominai
Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.
En el segundo nivel se busca caracterizar al servidor público a nivel ocupacional. Dicha caracterización contiene
las siguientes variables:
Cuadro No. 2 Caracterización de las Variables Ocupacionales
Variable
Tipo
Nombre de la Institución
Provincia donde
Institución
funciona
la
Ciudad donde
Institución
funciona
la
Nivel de desconcentración
Nivel de mediación
Valores / Categorías
categórica - politómica
nominal
listado de instituciones
categórica - politómica
nominal
listado de provincias
categórica - politómica
nominal
listado de ciudades
categórica - dicotómica
nominal
planta central; desconcentrado
nominal
listado de unidades o direcciones
administrativas
Unidad / Dirección Administrativa
categórica - politómica
donde trabaja
Grupo ocupacional
categórica - politómica
nominal
servidor público de servicios (12), servidor público de apoyo
(1-4) y servidor público (1-14)
Código del Trabajo: nivel (1 - 9);
jerárquicos: NJS (1 - 8); otros
regímenes (abierta)
Denominación del cargo
categórica - politómica
nominal
listado de denominaciones
Régimen laboral
categórica - dicotómica
nominal
LOSEP; Código del Trabajo
categórica - dicotómica
nominal
nombramiento,
contrato,nivel
jerárquico
superior,
otros
regímenes
cuantitativa - discreta
escala de razón
número de
cumplidos
años
y
meses
Tiempo de trabajo en el actual
cuantitativa - discreta
puesto
escala de razón
número de
cumplidos
años
y
meses
Modalidad laboral
Tiempo de
institución
trabajo
en
la
Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.
12
4.3.2. Sección N°2: Actividades principales desempeñadas e identificación de temas de
capacitación.
Esta sección tiene tres objetivos:
i. Levantar información referente a las principales actividades que los servidores públicos, desempeñan
en su trabajo diario y la caracterización de esas actividades a través de las siguientes variables: nivel de
complejidad (escala ordinal ascendente: de “muy fácil” a “muy difícil”); frecuencia de realización (escala
ordinal descendente: de “diario” a “anual”); software empleado (en caso de que aplique); y, vinculación
con un producto final.
ii. Identificar en cuáles de estas actividades desearían disponer de mayores conocimientos; sus
expectativas (“no cometer errores”; “demorarse menos”; “conocer procedimientos alternativos; “conocer
procedimientos actualizados”) con respecto a la capacitación que desean recibir; y, los temas específicos
de capacitación, debidamente caracterizados, que permitirían a los servidores encuestados cumplir con
dichas expectativas.
iii. Conocer si los servidores ya recibieron anteriormente -el año presente- capacitación relacionada con las
actividades en las que desean disponer de mayores conocimientos; y, en caso de haber sido capacitados,
determinar cuáles fueron las características de dichos procesos de capacitación(tema específico y
operadora) y los motivos por los cuales desean capacitarse en el mismo tema (tema específico y
modalidad).
13
4.4. Recolección de la información
Como se señaló anteriormente, la INC requiere de una encuesta para el levantamiento de la información requerida.
Dado que el tamaño de la población objetivo es considerable, se necesita una plataforma que permita recopilar
información en forma masiva, confiable, integral y automatizada. En virtud de lo anterior, el levantamiento de
información se realizará a través de una plataforma en línea, que posibilitará la creación de encuestas personalizadas,
que diligenciarán los respectivos informantes (encuestados) y generará resultados finales de manera automática,
que se traducirán en los reportes del plan anual de capacitación institucional, que más adelante se aborda.
El diagrama de todo el proceso desde el diseño hasta la generación de resultados sería el siguiente:
Gráfico No. 1 Diagrama del Proceso de Identificación de Necesidades de Capacitación
1
La información recopilada
mediante la plataforma se
procesa y se generan
resultados a nivel de cada
institución.
5
PROCESS
Se diseñala encuesta
en una plataforma
virtual.
TIME
2
Las UATH realizan el
seguimiento del proceso.
3
6
Generación de resultados finales
de manera automática, que se
traducirán en los reportes del
plan anual de capacitación
institucional.
4
La información de cada
servidor se recoplia de
manera automática en la
plataforma.
Los servidores ingresan y
responden a la encuesta que
deberá estar colgada en la página
web del Ministerio del Trabajo.
Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.
La información levantada a través del instrumento, requiere de un tratamiento específico para poder vincular las
actividades efectivamente realizadas, en las que se desearía disponer de mayores conocimientos para su debida
realización y conocimientos que serán fortalecidos mediante los procesos de capacitación.
Los servidores deberán ingresar la información de la siguiente manera:
• Primero, el servidor escribe las principales actividades que realiza en su puesto de trabajo (máximo 5
actividades) siguiendo una estructura similar a la del análisis funcional, es decir, empezará por mencionar la
acción (verbo en infinitivo) y el objeto sobre el cual recae dicha acción (producto resultante). Estas actividades
se las caracteriza a través de cuatro variables: nivel de complejidad; frecuencia; software utilizado y producto
final. Ejemplo: Elaborar informe técnico sobre la adquisición de equipo.
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• Segundo, de las actividades descritas y caracterizadas, el servidor señalará en cuales desearía recibir
capacitación para fortalecer conocimientos (máximo una).
• Tercero, el servidor identificará qué expectativas tiene respecto a la capacitación que desea recibir, se plantean
cuatro (puede escoger una o varias):
• Realizar esta actividad me toma mucho tiempo. Desearía hacerla más rápido.
• Al realizar esta actividad cometo errores. Desearía tener menos equivocaciones.
• Solo conozco una manera de hacer esta actividad. Desearía conocer métodos, técnicas o procedimientos
para poder realizarla.
• La manera en que realizo esa actividad es anticuada. Desearía conocer métodos, técnicas o procedimientos
actualizados para poder realizarla.
• Cuarto, el servidor escribirá el tema específico que le permitirá cumplir las expectativas (máximo uno). Además
deberá escoger la modalidad, la carga horaria y los días, con visión de preferencias. Ejemplo: Técnica de
selección de personal bajo un enfoque de competencias laborales.
• Quinto, el servidor deberá informar si recibió o no capacitación en el presente año relacionada a las actividades
que le interesa fortalecer conocimientos.
• Sexto, el servidor deberá escribir los temas específicos de capacitación que recibió el año presente, señalando
la modalidad seguida.
• Séptimo, el servidor deberá seleccionar los motivos por los que desea capacitarse nuevamente (puede
escoger una o varios). Las opciones consideradas son:
• Necesito recibir una actualización.
• El contenido del curso no fue de utilidad.
• El contenido del curso fue muy básico (elemental.)
• El contenido del curso fue muy complejo.
• El contenido del curso no es actualizado.
• Hubo inconvenientes con el instructor, horario, material didáctico, otros.
4.5. Criterios de priorización de los resultados
La información resultante del levantamiento debe ser evaluada en función a criterios previamente establecidos a fin
de poder establecer, en un primer momento, cuáles son los temas de capacitación prioritarios y que deberían ser
considerados por cada institución al momento de armar su plan anual de capacitación institucional.
4.5.1. Primer nivel de priorización
Los criterios de priorización establecidos en este nivel se desprenden de la identificación y son el nivel de
complejidad que tiene la actividad para el servidor y la frecuencia en que dicha actividad se realiza. Ambos
criterios son variables cuyos valores se encuentran dentro de una escala ordinal. Para efecto de la priorización
se asignará un mayor peso a las actividades cuya complejidad sea más elevada y que se realicen de manera
más frecuente. En el siguiente cuadro se presentan todos los valores asignados1 a las variables según su nivel
dentro de cada escala ordinal:
1.
Los valores numéricos asignados a cada uno de los elementos que componen ambas escalas ordinales (complejidad y frecuencia) indican que se otorga
un valor mayor a las actividades que resultan más complejas y a las que se realizan con mayor frecuencia. Adicionalmente es necesario precisar dos
aspectos. Primero, las escalas ordinales son simétricas, es decir, que la diferencia entre los valores numéricos es la misma. Segundo, la extensión de la
escala ordinal es mayor para la complejidad (de 1 hasta 5, con intervalos de 1) que para la frecuencia de realización (de 1 hasta 3,5, con intervalos de
0,5), ya que dentro de la priorización planteada, la complejidad de una actividad tiene un mayor peso que la frecuencia con la que se realiza.
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Cuadro No. 3. Variable de priorización
Variable 1
Complejidad
Escala ordinal
Valor asignado
Variable 2
Escala ordinal
Valor asignado
3,5
Muy fácil
1
Diaria
Fácil
2
Semanal
3
Ni fácil, ni difícil
3
Mensual
2,5
Difícil
4
Muy Difícil
Frecuencia
5
Trimestral
2
Semestral
1,5
Anual
1
Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.
Una vez asignados los valores a los diferentes niveles de complejidad y frecuencia, el sistema combina ambos
criterios y, en función de dicha combinación -los valores de ambas se multiplican-, se establecen de forma
cuantitativa, cuáles son los temas que deben ser considerados de mayor prioridad.
Cuadro No. 4 Valoración de las variables de priorización
Variables de priorización
Diaria (3,5) Semanal (3) Mensual (2,5) Trimestral (2) Semestral (1,5)
Anual (1)
Muy fácil
3,5
3
2,5
2
1,5
1
Fácil
7
6
5
4
3
2
Ni fácil, ni difícil
10,5
9
7,5
6
4,5
3
Difícil
14
12
10
8
6
4
Muy difícil
17,5
15
12,5
10
7,5
5
Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.
Los resultados de esta combinación (automática) muestran, por ejemplo, que si un servidor desea mejorar sus
conocimientos en dos actividades distintas; y, considera a la primera de ellas “muy difícil” y a la segunda, “ni fácil,
ni difícil”, y a ambas las realiza de manera “semanal”, se debería dar prioridad a la primera actividad, ya que su
valor de prioridad sería de 15 (5x3) frente a 9 (3x3) de la segunda. Además, vale resaltar que de ambos criterios
considerados, el nivel de complejidad tiene una mayor importancia según el análisis propuesto.
16
4.5.2. Segundo nivel de priorización
El segundo nivel de priorización se refiere a que los temas de capacitación prioritarios que se desprenden
de la fase de identificación siempre deberán recibir la validación conjunta del responsable de cada área y
del director de la UATH, en función de los objetivos e intereses de sus respectivas unidades y teniendo en
consideración el presupuesto disponible para capacitación. Es preciso resaltar que el criterio del responsable
de cada área será de carácter dirimente.
5. Articulación con el Plan Anual de
Capacitación Institucional
5.1. Antecedentes
La elaboración del plan anual de capacitación institucional debe tener en cuenta el marco institucional, los objetivos
estratégicos, las necesidades de capacitación por suplir y el presupuesto requerido para su cumplimiento. Además,
debe existir una fase que dé cuenta de la ejecución efectiva de lo planificado.
En este marco, la siguiente sección contiene algunos lineamientos a ser considerados para elaborar el reporte del
plan anual de capacitación institucional, tanto en la fase de planificación como de ejecución.
5.2. Fase de planificación
La información resultante del proceso de identificación de necesidades de capacitación, debe constituirse en el
insumo principal para la realización del plan anual de capacitación institucional. Lo más relevante de esta información
son los temas de capacitación requeridos que han sido identificados, y debidamente caracterizados, a nivel de
servidor e institución. En virtud de lo anterior, esta información debe estar vinculada con la información de la unidad
requirente y del servidor a capacitarse. En el siguiente cuadro se muestra dicha articulación:
Cuadro No. 5 Fase de Planificación – Variables
Información institucional
• Nombre de la institución
• Ubicación (provincia y ciudad)
• Nivel de desconcentración
Información de la unidad
/ dirección requirente
• Nombre de la unidad
• Estructura orgánica
por procesos
• Nombre del director
Características demográficas y ocupacionales del
servidor a capacitarse
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Cédula de ciudadanía
Nombres y apellidos
Sexo
Edad
Autoidentificación cultural
Nivel de instrucción
Discapacidad
Enfermedades catastróficas
Denominación del cargo
Grupo ocupacional
Régimen laboral
Modalidad laboral
Ámbito del puesto: nacional, zonal, regional, provincial,
cantonal
• Tiempo desempeñándose en el actual puesto
• Tiempo de trabajo en la institución
Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.
Características de la capacitación
requerida
• Tema específico de capacitación
requerido (Tema resultante de los
dos niveles de priorización) [ver
supra 5.5]
• Área de capacitación
• Modalidad preferida
• Duración
• Carga horaria preferida (diaria)
• Días preferidos
• Fecha de capacitación planificada
• Nombre de la operadora
• Presupuesto individual planificado
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Los actores involucrados en esta fase serían los siguientes:
•
•
•
•
Directores de área/ Directores regionales / zonales
Director de talento humano (responsable de la elaboración del plan)
Dirección financiera (presupuesto)
Autoridades (aprobación del plan)
Los pasos a seguir para la elaboración del plan son:
• Una vez aplicada la encuesta INC, la plataforma en línea consolidará los resultados a nivel institucional, las UATH institucionales deberán garantizar el seguimiento de la aplicación.
• Las UATH institucionales deben garantizar que en el plan se incluya a todas las unidades administrativas de
la planta central y a nivel de territorio, es decir, mantener equidad territorial a nivel institucional.
• Los responsables de cada unidad administrativa validarán los resultados obtenidos a nivel de temas de
capacitación, según los criterios de priorización establecidos que tienen un puntaje mayor, y en función de los
objetivos e intereses de sus respectivas unidades administrativas.
• La UATH institucional analizará la información que reporta la plataforma correspondiente a cada unidad
administrativa, a la luz de los objetivos, presupuesto asignado a la capacitación, y otras variables que sean
de interés de la institución.
• Una vez que la plataforma generé el reporte de resultados, la UATH institucional gestionará e incluirá dentro
de la fase de planificación del plan de capacitación institucional las siguientes variables: fecha de capacitación
planificada, nombre de la operadora y presupuesto individual planificado.
• La UATH institucional deberá generar, en la plataforma, el reporte del Plan Anual de Capacitación Institucional
aprobado.
5.3. Fase de ejecución
Finalmente, en la fase de ejecución se debe especificar todas las características de los procesos de capacitación
que efectivamente recibieron los servidores (temas planificados y/u otros procesos que no corresponden a la
identificación) y el presupuesto ejecutado. En el siguiente cuadro se detallan todas las variables a ser consideradas
en el informe de ejecución:
Cuadro No. 6 Fase de ejecución – Variables
Informe de Ejecución
Información
institucional
Información
de la unidad
/ dirección
ejecutora
Características
demográficas y
ocupacionales
del servidor
capacitado
(encuestados en
la INC)
Fuente y elaboración: SECAP-MDT, 2015.
Características
de la
capacitación
ejecutada
• Tema específico de capacitación recibido (temas planificados y/u otros
procesos que no corresponden a la identificación)
• Modalidad seguida
• Duración total de la capacitación
• Tipo de certificado
• Aprobación del proceso
• Nombre de la operadora de capacitación
• Lugar donde se ejecutó la capacitación
• Fecha de capacitación ejecutada
• Presupuesto individual ejecutado
• Proceso realizado con servidores de la misma institución o con servidores de
otra institución pública.
• Proceso orientado a la sensibilización en el acceso al trabajo, incorporando
el enfoque de derechos en interculturalidad, intergeneracionalidad,
discapacidad, movilidad humana, género, enfermedades catastróficas.
18
La Dirección de Capacitación del MDT tiene la responsabilidad de consolidar los resultados de los planes de
capacitación institucional ejecutados por las entidades del sector público y elaborar un informe integrado para
conocimiento del Comité Interinstitucional de Formación y Capacitación para su monitoreo y evaluación. En tal
virtud, es necesario que los planes ejecutados por las instituciones públicas, sean reportados a la Dirección de
Capacitación, para su monitoreo y evaluación.
Bibliografía
• GTZ, Manual para la detección y diagnóstico de necesidades de capacitación 2011.
• Iacoviello, Mercedes, Una experiencia de capacitación en el Gobierno de la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires: obstáculos, adaptaciones, logros y recomendaciones, en
VIII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración
pública. Panamá, 2003.
• Instituto Nacional de la Administración Pública, Guía para la evaluación de necesidades
formativas. Programa de actividades de formación continua. Madrid, 2002.
• Pullido, Noemí, Las transformaciones necesarias en la capacitación de los servidores
públicos para un estado en transformación: El proceso de Identificación de las
necesidades pro necesidades prioritarias de capacitación gerencial en el sector público.
México: Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo CLAD, 1999.
• SECAP, Estudio de Identificación de Brechas de Conocimiento en la Gestión Pública,
2014.
• Vivota, Viviana, Nuevos roles en los procesos de capacitación en los municipios
argentinos. El enfoque de la Ingeniería de Capacitación. Argentina: IFAM, 1996.
Glosario
Análisis funcional: El análisis funcional es una de las formas de aproximación al contenido de las ocupaciones
desde la óptica de las competencias. La base del análisis funcional es la identificación, mediante el desglose o
desagregación, y el ordenamiento lógico de las funciones productivas que se llevan a cabo en una empresa […]2
Área de capacitación (Clasificación SENESCYT): Se refiere a las siguientes áreas: Educación, ciencias
sociales periodismo e información, artes y humanidades, administración de empresas y derecho, ciencias naturales
matemáticas y estadística, tecnologías de la información y la comunicación TIC, ingeniería industria y construcción,
agricultura silvicultura pesca y veterinaria, salud y bienestar, servicios, programas y certificaciones genéricos.
Capacitación: Se orienta al desarrollo integral del talento humano que forma parte del Servicio Público, a partir
de procesos de adquisición y actualización de conocimientos, desarrollo de técnicas, habilidades y valores para
la generación de una identidad tendiente a respetar los derechos humanos, practicar principios de solidaridad,
calidez, justicia y equidad reflejados en su comportamiento y actitudes frente al desempeño de sus funciones de
manera eficiente y eficaz, que les permita realizarse como seres humanos y ejercer de esta forma el derecho al Buen
Vivir.Se clasifican por su duración en corta, media, y larga3.
Competencia: Es el ejercicio eficaz de las capacidades que permiten el desempeño de una ocupación, respecto
a los niveles requeridos en el empleo. “Es algo más que el conocimiento técnico que hace referencia al saber y al
saber - hacer. El concepto de competencia engloba no sólo las capacidades requeridas para el ejercicio de una
actividad profesional, sino también un conjunto de comportamientos, facultad de análisis, toma de decisiones,
transmisión de información, etc., considerados necesarios para el pleno desempeño de la ocupación”4.
Desconcentración: Es trasladar los servicios que ofrece una entidad de nivel nacional (ministerio) hacia una de
sus dependencias de nivel zonal, provincial, distrital o circuital. La entidad nacional es la que controla y asegura la
calidad y el buen cumplimiento de los servicios5.
Grupos de Atención Prioritaria: Son personas que recibirán atención especializada y prioritaria, tomando en
consideración variables de interculturalidad, intergeneracional discapacidad, enfermedades catastróficas, movilidad
humana, género6.
Grupo ocupacional: Cada nivel estructural y grupo ocupacional estará conformado por un conjunto de puestos
específicos con similar valoración, independientemente de los procesos institucionales en los que actúan. Son
categorías que permiten organizar a los servidores en razón a su formación, capacitación o experiencia reconocida.
Los grupos ocupacionales son: profesional, técnico y auxiliar7.
Identificación de necesidades de capacitación: Es un proceso de investigación que establece las carencias y
deficiencias cuantificables o mensurables existen en los conocimientos, habilidades y actitudes del trabajador y la
norma o patrón de desempeño establecido como requerimiento del cargo. Nos permite identificar en que, a quien,
cuanto y cuando capacitar8.
Modalidad Presencial: Modalidad en que los procesos de enseñanza-aprendizaje, se desarrollan con la presencia
física del instructor y los participantes, en tiempo real en los diferentes ambientes de aprendizaje.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Universidad de Champagnat - Licenciatura en RR.HH., Argentina. Análisis funcional y gestión por competencias. Págs. 1 y 43.
Asamblea Nacional, Ley Orgánica del Servicio Público, LOSEP. Quito, 2010. Pág. 33
Revista Iberoamericana de Educación Principal, Organización de Estados Iberoamericanos OEI. Competencias Laborales, INEM, España
5 SENPLADES. Proceso de desconcentración del Ejecutivo en los niveles administrativos de planificación, 2012. Pág. 3.
Asamblea Nacional, Constitución 2008, Capítulo Tercero, Derechos de las personas y grupos de atención prioritaria. Pág. 30.
No. SENRES-RH-2005-000042, Art. 7.- Los niveles estructurales y grupos ocupacionales se organizan de la siguiente manera: Nivel no profesional:
Auxiliar de Servicios; Asistente Administrativo A; Asistente Administrativo B; Asistente Administrativo C; Técnico A; Técnico B. Nivel Profesional:
Profesional 1; Profesional 2; Profesional 3; Profesional 4; Profesional 5; Profesional 6; Especialista en Gestión Pública. Nivel Directivo: Director Técnico
de Área, 2005. Pág.4.
Camacho Saskia, Metodología para la identificación de necesidades de capacitación, México, www.saskiacamacho.jimdo.co
Modalidad Virtual: Procesos formativos desarrollados exclusivamente en ambiente de aprendizaje virtual,
mediados por tecnologías de información y comunicación, y apoyados a través de una plataforma virtual, a partir
de las cuales se motiva el intercambio y colaboración entre el instructor y los participantes.
Plan Anual de Capacitación Institucional: Son los procesos de capacitación programados a nivel de cada
institución, con periodicidad anual, con base en la identificación de necesidades de capacitación.
Procesos de duración corta: Son aquellos orientados a la actualización o complementación de competencias,
cuya duración va de 25 a 120 horas clase (reloj) y se ejecutarán en el plazo máximo de dos meses, acorde a su
grado de complejidad9.
Proceso de duración media: Son aquellos orientados al desarrollo de competencias laborales requeridas en
un campo ocupacional determinado para fomentar el desempeño eficiente y eficaz del participante en el sistema
laboral, con una duración de 121 a 360 horas clase (reloj), y se ejecutarán en el plazo máximo de seis meses con
una carga horaria mínima de tres horas clase diarias, acorde a su grado de complejidad10.
Proceso de duración larga: Son aquellos orientados al desarrollo de competencias laborales requeridas en un
campo ocupacional determinado para fomentar el desempeño eficiente y eficaz del participante en el sistema
laboral, con una duración de 361 a 720 horas clase (reloj) y se ejecutarán en el plazo máximo de un año, acorde al
grado de complejidad del programa11.
Procesos desconcentrados: Son los que están encaminados a generar productos y servicios directamente a
los clientes externos, en áreas geográficas establecidas, contribuyendo al cumplimiento de la misión institucional12.
Régimen laboral: Relación del servidor con el empleador público; puede ser LOSEP, Código del trabajo u otros
regímenes como: magisterio, fuerzas armadas, policía, universidades entre otros.
Rol del puesto: Es el papel que cumple el puesto en la unidad o proceso organizacional, definida a través de su
misión, atribuciones, responsabilidades y niveles de relaciones internas y externas, para lograr resultados orientados
a la satisfacción del cliente13.
Sector público: El sector público comprende: Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva,
Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social; las entidades que integran el régimen autónomo
descentralizado; los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad
estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado;
las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación
de servicios públicos14.
Servidores públicos: Son todas las personas que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios
o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del sector público15.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
SECAP, Reglamento de Perfeccionamiento, Capacitación y Certificación de Personas, febrero 2015. Pág.12.
Ibíd. Pág.12.
Ibíd. Pág.12.
SENPLADES. Proceso de desconcentración del Ejecutivo en los niveles administrativos de planificación, 2012. Pág. 3.
SENRES-RH-2005-000042, artículo 18, literal a), Pág. 13.
Asamblea Nacional, Constitución 2008, Art. 225, Quito, Pág.117.
Asamblea Nacional, Constitución 2008, Art. 229, Quito, Pág.118.
Abreviaturas
INC: Identificación de Necesidades de Capacitación
LOSEP: Ley Orgánica del Servicio Público
MDT: Ministerio del Trabajo
SECAP: Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional
SP: Servidor Público
SENESCYT: Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
UATH: Unidades de Administración del Talento Humano