ARTÍCULO DE REFLEXIÓN LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN EN LA PYME COMO FACTOR DE DESARROLLO Roberto Vergara Portela Ingeniero Industrial, Especialista en Ingeniería de Producción, Magíster en Administración Pública. Docente Investigador Universidad Libre LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN RESUMEN Se realiza un recorrido conceptual, con base en varios autores sobre la pequeña y mediana empresa (PYME) y la Planeación de la Producción con el fin de determinar el Estado del Arte de estos , para tal fin se partió de definir los aspectos generales de las micro empresas, de las famiempresas y de las Pymes como tal; sus características más importantes sus contribuciones al desarrollo económico y social del país, así como la estructura de las empresas y del empleo según el tamaño del personal ocupado, Sectores industriales, Comercio y Servicios; características de los empresarios etc. Para ello se analizó el estudio realizado por la Universidad Eafit y también las opciones estratégicas para las PYMES en cuanto a Mercadeo, Desarrollo Tecnológico-Informático, Gestión Humana, Financiera y Producción-Costos, con el fin de determinar los factores más importantes y su incidencia en las empresas. especialmente a las necesidades de la Investigación y de las PYMES que se están interviniendo. Se miraron los conceptos generales, los diferentes enfoques desde los niveles estratégicos, táctico y operativo; lo mismo que el entorno en que se desenvuelve la Planeaciòn tales como disponibilidad de Materia Prima, Demanda del Mercado, Condiciones Económicas, Actividades de los Productores, los Niveles de Inventarios, la Fuerza Laboral, la Capacidad Teórica, Utilizada y Disponible y por ultimo los tipos de planeaciòn, todo ello con el fin único de que en la etapa subsiguiente se comience el desarrollo de los modelos matemáticos en excel a implementar en las diferentes PYMES para así optimizar su productividad, sus costos y su programación de la producción e igualmente la calidad de sus productos, generando un Sistema de Información Gerencial en el área de Producción, objetivo de este proceso investigativo acometido. PALABRAS CLAVES Posteriormente, se analizó lo concerniente a la Planeación de la Producción, para lo cual se trataron teóricamente varios autores con el fin de adaptarlos a las condiciones particulares de nuestro entorno y Fecha de recepción del artículo: Fecha de aceptación del artículo: 40 AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 Famiempresa, Microempresa, Pyme, Planeación, Producción, Estrategia. Materia Prima, Inventario. Intermitente. Later, l analyze myself concerning the planning of Production, for which several authors with the purpose of specially adapting them to particular conditions our surroundings and to the necessities of the Investigation and the Pymes treated theoretically that are being taken part. The general concepts, the different approaches were watched from the strategic levels, tactical and operative, just like the surroundings in which the planning develops such as availability of Raw material, Economic Demand of the Market, Conditions, Activities of the Producers, the Levels of Inventories, the Labor Force, the Capacity Theoretical, Used and Available and by I complete the types of planning from the global one, in series, intermittent and by unit, all it with the unique aim of which in the subsequent stage the development of models is begun to implement in different pymes thus to optimize its productivity, its costs and their programming of production and also the quality of its products, generating a in the area of Production, objective of this undertaken investigative process. Se analizara teóricamente los diferentes conceptos sobre el tema en mención.Se hará un Estado de Arte con el fin de conocer los aspectos generales y más relevantes, para de esta manera enfocarlos hacia el objeto de la investigación, que no es otro que aplicar modelos de producción a nuestro entorno empresarial para optimizar sus procesos productivos y de decisiones. En primer lugar hablaremos de las pymes en Colombia, su historia, importancia y su función en la actualidad, en segundo lugar nos enfocaremos en lo referente a la planeaciòn de la producción, su definición, clasificación, herramientas, técnicas y métodos utilizados, etc. (El desarrollo de lo conceptual es un trabajo conjunto con los seis grupos de auxiliares de investigación que intervienen en el proyecto y en las pymes seleccionadas, para desarrollar los modelos propuestos). A. LAS PYMES EN COLOMBIA Las pymes en Colombia y en el mundo son muy importantes por su contribución al empleo, al Producto Interno Bruto nacional, a las exportaciones de manera creciente y porque sirven de mecanismo para democratizar la propiedad, garantizando la estabilidad social y política. Colombia es un país de empresarios micro, pequeños y medianos. Estas empresas que según datos de la superintendencia de sociedades representan el 85% del total de empresas en el país y generan el 90 % del empleo tienen tareas similares, no importan en que sector se desempeñen, los empresarios coinciden en que ellas deben buscar nuevos caminos para aumentar sus ventas, márgenes y productividad a través de la innovación en sus procesos y productos y la creatividad para realizar cambios. KEY WORDS The family’s companies, Micro company, Pyme, Planning, Production, Strategy. Raw material, Inventory. Intermiten. INTRODUCCIÓN El presente artículo pretende conceptualmente dar claridad sobre la planeación de la producción y su La micro, pequeña y mediana industria desempeñan hoy día un papel importante en la industria nacional. Estás unidades productivas realizan un alto porcentaje de las actividades manufactureras, emplean una parte sustancial de la mano de obra y tienen una participación igualmente significativa en todas las actividades del sector. Además, constituyen una base para la expansión acelerada y equilibrada de las industrias grandes, al desempeñar muchas AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Conceptual and theoretical route is made, based in several authors on the Pymes and Production planning with the purpose to determined the State-of-the-art in these, In the first term was identified it was divided to define the general aspects of pymes, micro-pymes companies, the family’s companies, however, the most important, characteristics, line contribution in economies and social developing in the country as well as, the structure companies and employ generated and economies sector such as industry, commerce and services and anally the characteristics of these entrepreneur was considered. It was an dined the Eafit University, and also the strategic options of pymes in term of merchandising human, financial management and structure cost with the porpoise to determ the most important fact and how there affect in the companies programación, temas que han sido poco profundizados en el estudio de la Pyme Colombiana. LA ABSTRACT 41 actividades que son complemento indispensable para las unidades productivas mayores. Asimismo, son terreno fértil para la formación de futuros empresarios, y un factor elemental en la satisfacción de las necesidades primarias de la población y en el crecimiento económico. ASPECTOS GENERALES LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Antes de definir la micro, pequeña y mediana industria, es importante dejar claro lo que se entiende por empresa. Una empresa es la actividad organizada del comerciante para la producción, transformación, circulación, administración de bienes o para la prestación de servicios1. Palacios (1999), define a la empresa como “...la reunión de esfuerzos y recursos de muchos hombres, alrededor de la dirección de unos cuantos, para servir a la sociedad y así servirse a sí mismos”. Posteriormente, el autor plantea la siguiente interrelación entre las diferentes personas que participan en la empresa y la misión de las mismas: “A la empresa acude el consumidor para que le suministren bienes y/o servicios, el inversionista para obtener un rendimiento de su capital y el trabajador, el técnico y el directivo para realizar su trabajo”. La empresa debe asistir a los individuos de la sociedad, tanto a los que están fuera de ella como a los que están adentro. Su misión de servicio debe llegar tanto a proveedores, comunidad y Estado, como a accionistas, trabajadores y directivos. DEFINICIÓN DE MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA INDUSTRIA Hay cientos de definiciones de una PYME, entendiéndose que al hablar de PYME se refiere, a las empresas en su totalidad; es decir, comerciales, de servicios o procesadoras de materia prima y al mencionar la PYME se trata de todas aquellas empresas manufactureras dedicadas a la transformación o procesamiento de materia prima. Por tal razón, la pequeña y mediana empresa es conocida de forma abreviada como PYME2. 1 2 3 42 Sánchez (1999), expresa: Existe dificultad para precisar internacionalmente un concepto de Pequeña y Mediana Industria. En países de desarrollo industrial dependiente se encuentra que, en algunas áreas de actividad, las industrias grandes se corresponden con la pequeña y mediana industria de las naciones industrializadas. Es decir, una misma empresa industrial puede ser catalogada como pequeña, mediana o grande, si se ubica en sitios y épocas distintas de desarrollo industrial. (p. 43). En la Unión Europea, una micro industria tiene menos de 9 empleados, una pequeña tiene entre 10 y 49, si tiene de 50 a 249 es mediana y es grande cuando tiene 250 o más empleados. En los Estados Unidos e Italia, son consideradas medianas y pequeñas industrias aquellas que emplean menos de 500 personas. La PYME de Japón, se define como aquellas industrias con menos de 300 personas empleadas. En otros países se emplean diferentes criterios para establecer la dimensión de la PYME. Así, por ejemplo, en Indonesia se emplea el monto de activos fijos netos, siendo pequeña si es menor a 400.000 dólares USA y mediana si sus activos son menores de 2 millones de dólares USA3. En Colombia actualmente, existen diversas definiciones de PYME, debido a que los organismos públicos consideran parámetros particulares para establecer definiciones acordes a sus fines. En primer lugar si clasificamos las empresas desde el punto de vista económico, de un lado tenemos: las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes), y del otro, las grandes empresas. Las Mipymes se encuentran reguladas por dos leyes: • La Ley 590 de 2000, que regula todo el tema de las Mipymes. • la Ley 905 de 2004, también sobre Mipymes, que modificó parte del articulado de la anterior. NARVÁEZ GARCÍA, José Ignacio. Derecho Mercantil Colombiano. Legis Editores, 8a edición, pág. 221). SCHWARZENBERG, A. (2000). Alternativas de Financiamiento disponibles para la Micro, Pequeña y Mediana Industria en el Estado Barinas. Trabajo de grado de maestría no publicado. Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora”: Barinas. LINARES, R. (1996). Estrategias gerenciales para la pequeñas y mediana empresa. Edit.: IESA: Caracas. (Linares, 1996). AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 – Microempresa Según las leyes mencionadas, se entiende por microempresa, incluidas las famiempresas, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a dos de los siguientes parámetros: a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores. b) Activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMLMV). Características. • Creencia por parte del dueño en que sólo él sabe hacer las cosas bien. Limitaciones culturales, resistencia al cambio y al uso de consultores externos. Pequeña Empresa De acuerdo con las leyes sobre Mipymes se entiende por pequeña empresa, incluidas las famiempresas, toda unidad de explotación económica realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicio, rural o urbana, que cumpla los siguientes parámetros: a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores. b) Activos totales entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. • Empresa de tipo familiar, constituida legalmente como firma unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada o compañía anónima. • En el proceso productivo predomina la actividad manual, pudiendo ser complementada con equipos y herramientas menores. • Empresa de tipo familiar, constituida legalmente como firma unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada o compañía anónima. Generalmente tiende a no cambiar su sitio de operaciones, tratan de mantener su mercado y tener una estrecha relación con sus clientes. • Control casi absoluto que ejerce el dueño sobre ella. • Poca división del trabajo. • Capacidades y recursos limitados. • Alto contacto con clientes y trabajadores. • Ausencia casi total de estrategias formales. • Escasez de sistemas de información. • Baja productividad, atención a mercados locales y excepcionalmente a mercados extranjeros. Limitaciones de carácter financiero. • Limitación en la obtención de recursos humanos calificados por las pocas compensaciones materiales ofrecidas. • Excesiva concentración de la actividad de estas empresas sobre un territorio, un producto, un proveedor. • Mayor flexibilidad operacional, esto es para adaptarse a las nuevas tendencias del mercado. • Crece principalmente a través de la reinversión de sus utilidades, pues no cuenta con apoyo técnico financiero significativo de instituciones privadas y del gobierno. La contabilidad está en manos de contadores externos, quienes se encargan principalmente de los aspectos legales de personal y tributarios. • Los dueños suelen participar en el proceso productivo y ejercen el control y la dirección general. • Carece de estructura formal en todas sus áreas. • Resistencia a delegar, debido a: – Temor a perder el control de la empresa. – Temor a perder el control de las compras. – Quiebras personales. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN • LA • Características. 43 Mediana empresa La mediana empresa, conforme a las leyes sobre Mipymes, es toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, incluídas las famiempresas, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, que responda a dos de los siguientes parámetros: a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores. b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMLMV). LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Características. • En la mediana empresa generalmente aparece la figura del gerente-administrador. • La mayoría de las veces un agente externo contratado para dirigir y gestionar la empresa. • Existe una división del trabajo más amplia por la aparición de un mayor número de operaciones y procesos, tanto productivos como administrativos, que impide el control absoluto del dueño quien tiene que delegar parte de sus funciones en terceras personas. • La organización es más compleja que en la pequeña empresa y sus capacidades y recursos son mayores, permitiendo incorporar más capital físico, financiero y humano. • En este tipo de firmas, las estrategias tienden a ser más formales. • La gestión es menos flexible y los sistemas de información son mayores y más formales, apoyados en las nuevas tecnologías de información y comunicaciones (TIC’S). APORTES DE LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA El aporte de la micro, pequeña y mediana empresa industrial se refleja en estos indicadores. La Encuesta Anual Manufacturera permite valorar la incidencia 44 AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 de la MIPYME en el panorama empresarial colombiano. Representan el 96.4% de los establecimientos, aproximadamente el 63% del empleo; el 45% de la producción manufacturera, el 40% de los salarios y el 37% del valor agregado. Son más de 650.000 empresarios cotizando en el sistema de seguridad social. En cuanto a productividad no se tienen datos en ACOPI, la distribución geográfica de las unidades, establece que la PYME en términos generales sigue la misma tendencia del total de la industria manufacturera y reúne prácticamente el 70% en los cuatro principales centros productivos: Cundinamarca – Bogotá, Antioquia, Valle y Atlántico. PRINCIPALES SECTORES En cuanto al desarrollo sectorial de la PYME, se observa la gran concentración de la industria en aquellos segmentos basados en el aprovechamiento de los recursos naturales, tanto de origen agropecuario como minero. Este grupo de sectores representa el 71% de la producción industrial. Los principales sectores son: Alimentos, Cuero y Calzado, Muebles y Madera, Textil y Confecciones, Artes Gráficas, Plástico y Químico, Metalúrgico y Metalmecánica, Auto partes y Minerales no Metálicos. NÚMERO DE ESTABLECIMIENTOS Según datos de Confecámaras, en el 2001 existían en Colombia 43.242 pequeñas empresas y 8.041 medianas. Según el DANE, Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas, en su primera encuesta nacional de microestablecimientos de comercio, servicios e industria realizada en el último trimestre de 2001, en el año 2000 en Colombia existían 967.315 microestablecimientos, de los cuales el 58% estaba en el comercio, el 30% en servicios y el 12.5% en la industria. Durante ese período, los microestablecimientos generaron 1.094.755 empleos, lo que sería equivalente a 1.1 empleos por establecimiento. La relación de empleo por establecimiento es del 1.8% en el sector comercio, 2.8% en la industria y 2.5% en los servicios. La encuesta señala también que en el 2000 existían alrededor de 7.600 establecimientos industriales con más de 10 trabajadores y 120.785 microempresas. En el comercio, los establecimientos con más de 20 trabajadores totalizaban 3.832, ocupaban a 215.818 personas y realizaban ventas por 40.2 billones de pesos. Los micronegocios con no más de 10 trabajadores eran 558.000, generaban 556.775 empleos y registraban ventas de 8 billones de pesos. adicional. La pequeña empresa está confor mada por 9.099 establecimientos que generan el 6,05 % del empleo, con un promedio de 19 trabajadores por empresa, y la mediana por 3.111 unidades productivas, que ocupan el 10,29 % de los trabajadores, en promedio 93 (ver gráfica 1). ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS Y DEL EMPLEO SEGÚN EL TAMAÑO DEL PERSONAL OCUPADO. SECTORES INDUSTRIA, COMERCIO Y SERVICIOS DISTRIBUCIÓN DE LAS EMPRESAS COLOMBIANAS SEGÚN EL TAMAÑO DEL PERSONAL OCUPADO. EMPRESAS DE INDUSTRIA, CON MÁS DE 10 TRABAJADORES En Colombia hay aproximadamente 1343.521 empresas en los sectores de industria, comercio y servicios, que ocupan alrededor de 2.818.430 trabajadores4. La mayoría son micro, 99 %, que emplean 1.653.493 trabajadores, el 58,67 % del total. En ellas hay una simbiosis casi perfecta entre el dueño y la empresa, pues estas unidades productivas no alcanzan, en promedio, a generar un puesto de trabajo En la industria manufacturera colombiana hay 7.230 establecimientos, 545.897 trabajadores, un promedio de 75,5 empleados por empresa y la producción para 2003 fue de 87,3 billones de pesos. La producción por trabajador (productividad), fue de 159,97 millones. Las empresas pequeñas representan el 68 por ciento y las medianas el 24 por ciento del total de establecimientos. Fuente: Dane, Encuestas anuales manufactureras, de comercio y servicio, 2003.Encuesta Microestablecimientos, 2002. 4 LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Gráfica 1. Total sectores industria, Comercio y Servicios según tamaño En relación con la pyme, las estadísticas oficiales tiene limitaciones, tanto en la cobertura como en los criterios de medición que no coinciden con la ley 905 de 2004.Las encuestas anual de comercio y servicios dejan por fuera gran parte de los establecimientos porque no incluyen empresas entre 11 y 20 personas ocupadas, ni las que venden anualmente menos de 1.930millones de pesos, en el caso del comercio, limite que es variable en el caso de sector de servicios. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 45 Gráfica 2. Industria colombiana Fuente: Dane, Encuesta Anual Manufacturera 2003. LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN La pequeña empresa genera el 17 por ciento del empleo y el 12 por ciento de la producción bruta, mientras la mediana contribuye con el 31 por ciento al empleo y aporta el 25 por ciento de la producción industrial. La productividad en la pequeña industria alcanza el 73% de la productividad total de la industria, la mediana el 83% y la grande el 119%5. En promedio la pequeña empresa ocupa a 18 trabajadores y la mediana cinco veces más esa cifra (ver gráfica 2). En el comercio hay 3.761 establecimientos, 76 % pequeños y 20 % medianos, que emplean a 237.014 personas, la cuarta parte aquellos y el 29 % estos. Para 2003, la producción bruta fue 12,1 billones de pesos, más de la mitad generada en las pymes: el 26 % en la pequeña y el 30 % en la mediana empresa. Se Considera conveniente conocer el perfil de los directivos de pyme, porque son ellos quienes deciden su rumbo. Para ello se toma como base un trabajo de campo realizado en 466 pequeñas y medianas industrias colombianas6. – 6 Edad El 60 % de los empresarios están en un rango de 31 a 50 años de edad y la proporción de empresarios con edades superiores a 70 años e inferiores a 20 años es escasa. En general es una dirigencia madura. La tercera parte de los empresarios tiene entre 41 y 50 años de edad y un 27% entre 31 y 40. – La producción por persona ocupada, productividad, en el sector comercio es de 51,2 millones de pesos. Para la pequeña empresa la productividad es mayor que la productividad del sector, 102 % al igual que la de la mediana empresa, 106 %. 5 46 CARACTERISTICAS DE LOS EMPRESARIOS PYMES Género El 78,8% de los empresarios son hombres y el 21,2 % son mujeres. Las mayores participaciones femeninas se encuentran en la industria de alimentos y confecciones. La productividad por tamaño de empresa, producción por trabajador, tiene como base de comparación , (100%),el total de la productividad del sector.(producción total/total de trabajadores) Barriga, Manrique, 2001. Construcción de un indicador microeconómico de capacidades competitivas. Informe de Investigación. Universidad Eafit. 182.p. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 La dirigencia de las PYMES es bastante experimentada. Más del 43 % de los empresarios superan los 20 años de experiencia total y más del 20 % se encuentran en el rango de 16 a 20 años. Sólo el 2,1 % tiene menos de 3 años de experiencia total. En sus cargos, experiencia específica, se obser va algo similar pues más del 52 % tienen superan los 10 años de experiencia. – Educación En este campo hay notorios avances que contrasta con los problemas de gestión. El 9,9 % de los empresarios han realizado estudios de postgrado, el 51,1 % ha completado sus estudios universitarios y el 11,6 % tiene estudios parciales de educación superior. – Capacidades competitivas Las capacidades competitivas, están relacionadas con las características de sus dirigentes y con la forma como conducen sus empresas. Tomando un enfoque sistémico para una firma, podemos dividir a la pyme en seis componentes internos (subsistemas) que están interrelacionados y son interdependientes. Los subsistemas son: conducir a la pérdida de competitividad y a la desaparición de las empresas. OPCIONES ESTRATÉGICAS PARA LAS PYMES Con la intención de enriquecer las posibilidades de idear nuevos rumbos estratégicos para la empresa, se presenta a continuación un inventario de las estrategias competitivas más utilizadas en el sector de las pymes. Sólo por presentación se han sectorizado según las áreas funcionales más representativas de toda organización. 1. ESTRATEGIAS DE MERCADEO En este campo las estrategias pueden asumir diferentes modalidades, entre las cuales se resaltan las siguientes7: • Estrategias de diferenciación, orientadas a generar identidad en la mente del consumidor. La diferencia puede fundamentarse en los costos, en la calidad del producto y servicio, en la atención al cliente y en la presentación en el punto de venta, entre otras. • Estrategias de desarrollo de mercado, acciones que pretenden elevar los niveles de consumo por parte de los clientes actuales, como son las campañas publicitarias y las promociones. • Estrategias de integración, que incluyen las decisiones, acuerdos y alianzas con los distribuidores (integración hacia delante), con los proveedores (integración hacia atrás), y con los competidores (integración horizontal) en términos de acuerdos comerciales. • Estrategias de desarrollo de producto, modificaciones e innovaciones no sustanciales en los productos y servicios buscando mantener la preferencia del mercado, como son los cambios en los empaques, nuevas facilidades de uso y nuevos usos para la actual línea de productos. 1) Innovación y calidad 2) Aprendizaje y talento humano 3) Financiero 4) Dirección y administración 5) Mercadeo 6) Producción Bajo este enfoque, las capacidades competitivas de la pyme dependen del comportamiento armónico de los componentes del sistema. Al fallar cualquiera de ellos, la empresa puede colapsar. Las deficiencias en la gestión de los subsistemas empresariales pueden 7 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Experiencia total y específica LA – David, Fred R. La Gerencia Estratégica.2001.Bogotá, Editorial Legis. p.59. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 47 2. ESTRATEGIAS DE PRODUCCIÓN Y COSTOS El éxito competitivo depende igualmente de la capacidad para producir lo mismo a un menor costo, o a lo mejor, a un costo aceptable para el cliente, así: PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN LA Suspender ventas a crédito a los deudores morosos. • Identificar fuentes económicas de abastecimiento de materias primas y otros recaudos necesarios. • Negociar con los actuales proveedores, para lograr economía en el costo de la materia prima. Esta información se genera a partir del sistema contable - financiero de la compañía. • Usar mejor los insumos, los materiales, las materias primas y los repuestos. 4. ESTRATEGIAS DE GESTIÓN HUMANA • Sustituir materias primas e insumos por otros de igual calidad y menor valor. • Optimizar la contribución del talento humano de acuerdo con las competencias de cada proceso. • Racionalizar los costos de la distribución y transporte. • Formular niveles óptimos de inventarios • Contratar con terceros algunos procesos que otros pueden realizar mejor y más económico. 3. 48 • ESTRATEGIAS FINANCIERAS Todos estos proyectos pueden realizarse si tienen solvencia económica y capacidad de endeudamiento. Para ello, se puede pensar en algunos de los siguientes cursos de acción: • Mejorar el ciclo operativo de la empresa, mediante la reducción de los días de recuperación de la cartera y el aprovechamiento de los plazos de los proveedores, los descuentos por volumen y por pronto pago. • Eliminar productos y servicios con bajo margen de contribución a los ingresos y utilidades del negocio. • Vender activos y recursos obsoletos. • Rotar más rápidamente los inventarios. • Financiar necesidades de capital de trabajo con fuentes de corto plazo, de activos fijos y proyectos de modernización con fuentes de largo plazo. • Elevar la eficiencia en el cobro de la cartera y en el recaudo. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 • Planear las necesidades de contratación para el corto, mediano y largo plazo. • Realizar un proceso técnico de selección y contratación de personal. • Brindar capacitación y entrenamiento al personal en todos los proyectos, procesos y competencias requeridas, especialmente aquellas de naturaleza crítica. • Asegurar el cumplimiento de las nor mas de seguridad social incluída la salud ocupacional y el cubrimiento de riesgos. • Definir programas de incentivos y estímulos para el personal. • Definir el proyecto de bienestar social para los colaboradores. • Definir indicadores de gestión. 5. ESTRATEGIAS DE DESARROLLO TECNOLÓGICO-INFORMÁTICO En relación con la tecnología es necesario tener en cuenta el tipo de sistema productivo (si es producción por pedido o por inventario), la polivalencia de los trabajadores, los sistemas de calidad y de gestión de inventarios, la autonomía de los operarios de planta y el mantenimiento. Se requiere igualmente identificar y sistematizar los procesos de la empresa. Finalmente para concluir esta primera parte las pymes se han constituído como una de las principales fuentes de desarrollo del país. Generan gran parte del empleo y la producción de bienes y servicios de estas economías. Pese a esto, a menudo son ignoradas en la formulación y ejecución de políticas del gobierno y Opciones Estratégicas para las PYMES Desarrollo Tecnológico Informático Producción y costos PYMES Sin embargo, en los últimos tiempos esta percepción ha comenzado a cambiar, es así como en Colombia durante los últimos gobiernos, se han establecido políticas para promover el desarrollo de estas empresas mediante créditos y otros tipos de ayudas. Sin embargo siguen siendo muchas las dificultades que las pymes presentan a diario. Dado el panorama de internacionalización y globalización que viven los países actualmente, se ha obligado a que los empresarios comiencen a pensar en un mercado más allá del local al que estaban acostumbrados. Las pymes no pueden ser la excepción, pues son ellas, componentes vitales para el desarrollo económico y social del país, quienes deben proyectarse internacionalmente para poder sobrevivir ante la competencia que ya han comenzado a sentir. La inquietud es si estas pequeñas y medianas empresas si son lo suficientemente competitivas para su adecuada inserción en el mercado internacional. Es necesario determinar si se han venido preparando Financiera para realidades como el ALCA, el TLC y otros acuerdos comerciales importantes a favor de la internacionalización y cómo han afrontado los cambios internos que conlleva cualquier decisión de traspasar las fronteras nacionales. B. PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN En el desarrollo del proceso de transformación, la producción implementa una serie de tareas que tienen que ver con su normal discurrir y su control y mejoramiento continuo en las organizaciones, dichas tareas reciben el nombre de funciones básicas de la producción, las cuales son: planeación, programación y control. En esta primera parte nos enfocaremos en los aspectos generales de la planeación de la producción, teniendo en cuenta los enfoques que con respecto a este tema han sido tratados por diversos autores tales como Machuca[1998], Tawfik & Chauvel [1992], Chase [1998], Rigss [1998], Buffa & Sarin [1995], Meredith & Gibbs [1986] entre otros, quienes establecen, en términos generales, que se inicia con las previsiones, de las cuales se desprenden los planes a largo, mediano y corto plazo. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN de entidades que deberían servir de apoyo y fomento del país. Gestión Humana LA Mercadeo 49 CONCEPTOS GENERALES 1. En la Escuela Europea Planeación: Es la selección y relación de hechos con el fin de prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados finales deseados. El sistema de planeaciòn y control de producción determina los niveles óptimos de recursos industriales necesarios para cumplir los pronósticos de venta, prepara programas de producción, planea la producción para cumplir esos programas y supervisa las actividades operacionales para asegurar que se satisface la demanda de los clientes, mientras se emplea efectivamente los recursos. [Alttec, 1999]. Producción: Función de la empresa que tiene por objeto la transformación de los recursos en bienes y servicios. Sistema de producción en serie: Es un sistema de producción cuya característica principal es la fabricación elevada y en serie de productos relativamente estandarizados para tenerlos en existencia hasta el momento de la venta; sus procedimientos son repetitivos o continuos y generalmente, automatizados; durante la fabricación, el producto pasa por varias etapas, que pueden ocurrir en diferentes puestos de trabajo o en diferentes y sucesivos talleres de producción. En el grafico 3, se muestra la pirámide de producción, estructurada por cuatro niveles jerárquicos, que son los que permiten el desarrollo efectivo de la gestión de producción, estos son: Estrategia global: Corresponde a las políticas de dirección de la organización empresarial tomando como marco referencial la visión y la misión. • Nivel estratégico: Esta relacionado con las políticas y las normas de dirección de la producción. • Nivel táctico: Tiene que ver con la forma de desarrollar todas las actividades (cómo hacer), así como los responsables, en donde los OT (Ordenes de trabajo), y los datos TI´s y MI´s (información de terminales e información de módulos), se convierten en los parámetros de comparación del sistema. • Nivel operativo: Corresponde al desarrollo de las actividades (hacer) disponiendo de personas, máquinas y materiales. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN • Sistema de producción por unidad: Hace referencia a productos complejos que pueden producirse solamente a razón de uno a la vez y requieren operaciones y recursos variados. Este sistema de producción se encuentra en la industria Naval, Aeronáutica, y de Construcción. LA Sistema de producción intermitente: Es un sistema de producción que se caracteriza por la elaboración de diversos productos o trabajos especiales, cada uno con distintas especificaciones de fabricación; los procesos son intermitentes y las cantidades manufacturadas de cada tipo de producto es baja; generalmente, existe mano de obra especializada. Con el propósito de esquematizar de una forma más clara y concisa se adaptó el grafico que Alttec generó sobre el enfoque jerárquico en la escuela europea así: El enfoque de planeación y control de producción tiene que ver fundamentalmente con las fases del proceso de planeación y decisión que deben desarrollarse en el sistema. Dentro de este enfoque existen dos corrientes canalizadoras: El enfoque norteamericano aunque guarda una estrecha afinidad con lo descrito anteriormente, puntualiza de manera más concreta en los tres niveles estructurales que define para el sistema de planeación y control de la producción, los diferentes aspectos estratégicos y de decisión que tradicionalmente toman en cuenta. 1. La europea. • ENFOQUES DE LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 2. Escuela Norteamericana ENFOQUE JERÁRQUICO 2. La norteamericana. 50 AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 En el nivel estratégico: Se observan las opciones estratégicas definiendo aspectos como productos y servicios que debe ofrecer la orga- Grafico 3. Enfoque Jerárquico de la Planificación y Control de la producción, Según la escuela Europea. Pirámide de producción Estrategia global Dirección Estrategia (qué hacer) Producción Planificación Oficina técnica Gerencia Informes Gerenciales Gestión de producción Planificación Estándares 0ficina técnica Boletines Resultados Planta hacer) Responsables Táctica (como Sinópticos Tiempo real Informes Control Producción Planta Boletines O .T. Marcajes (IT´s) Datos (MI’s, TI’s) Personas, maquinas Materiales Procesos de producción Operativa (hacer) Terminales módulo Fuente: Alttec.La producción Industrial en sus manos. • Reconocer y definir claramente el problema. • Recolectar la información necesaria para definir los posibles cursos de acción. • Seleccionar e implementar las alternativas factibles. • En el nivel táctico Se definen aspectos que tienen relación con el diseño de procesos, la gestión de tecnologías, y el diseño del trabajo en la organización empresarial. Por otra parte, se definen todos los criterios sobre la localización de las instalaciones de la organización, así como el tamaño (capacidad) y la distribución de la planta. Estos aspectos se pueden observar en el gráfico 5. • En el nivel operativo PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN El enfoque jerárquico muestra que la toma de decisiones es un aspecto esencial de todas las actividades de dirección. Si bien es cierto que cada situación específica presenta variaciones, todas las decisiones en general contemplan los siguientes pasos básicos: Los componentes funcionales del nivel estratégico se pueden observar en el gráfico 4. LA nización empresarial, trabajando las prioridades competitivas que le permitan un posicionamiento en el mercado al cual van dirigidos sus productos o servicios, trabajando a su vez en el delineamiento de las estrategias de calidad y control que deben seguir para cumplir con la misión y la visión corporativas. Trabaja el aspecto sobre pronóstico, definiendo el criterio sobre cuál es el mejor sistema para definir las necesidades de la organización; determina los procedimientos para el manejo de materiales, define los niveles y formas de control que deben implementarse en el manejo de los inventarios. Estos se pueden observar en el gráfico 6. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 51 Gráfico 4. Nivel estratégico del enfoque Jerárquico del sistema de Planeación y Control de Producción, según el enfoque norteamericano. ENFOQUE JERÁRQUICO NIVEL ESTRATÉGICO OPCIONES DE ESTRATEGIA PLANES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ¿Qué productos y servicios deberían ofrcerse? PRIORIDADES COMPETITIVAS ¿Se debería basar la ventaja competitiva en costos, calidad? POSICIONAMIENTO ESTRATÉGICO ¿Se deberían organizar los recursos alrededor de productos o procesos? GERENCIA DE CALIDAD ¿Cómo comprometer a la organziación en el mejoramiento de la calidad? CONTROL DE CALIDAD ¿Cómo hacer para conseguir mejores resultados de calidad? LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Fuente: Diseñado con base en Operations Management. Krajewski and Ritzman. ENTORNO DE LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Enseguida expondremos las características de los principales sistemas de planeación de la producción: En el gráfico 7 se ilustra los factores internos y externos que constituyen el medio de la planeación de la producción. En general, el ambiente externo está por fuera del control directo de los planeadores de la producción. • TIPO DE PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN La planificación es una etapa esencial que precede a los trabajos y engloba un objetivo determinado. Estos planes futuros de acción se inscriben dentro de un contexto dinámico que lleva al administrador a realizar un ajuste a sus planes al ritmo de los cambios. Las características de cada tipo de producción implican medios de planificación y de control apropiado. 52 AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 PLANEACIÓN GLOBAL Define para un período determinado las orientaciones de la empresa en materia de producción de bienes y servicios. Su finalidad es evaluar el conjunto de recursos, materiales, humanos y financieros necesarios para las operaciones de producción de un período dado. El principal objetivo es satisfacer al más bajo costo posible, las predicciones de demanda de este período. El resultado de la planificación global es el programa general de producción PGP, el cual se elabora a partir de las predicciones de la demanda para el conjunto de productos ofrecidos por la empresa, y define las cantidades por producir, los niveles de inventario y la composición de la mano de obra para cada período. Gráfico 5. Nivel Táctico del enfoque Jerárquico del sistema de Planeación y Control de Producción, según el enfoque norteamericano. NIVEL TÁCTICO DECISIONES DE DISEÑO DISEÑO DE PROCESOS ¿Qué proceso debe utilizarse en la fabricación de los productos? GESTIÓN DE TECNOLOGÍA ¿Es tiempo de automatizar alguno de los procesos? DISEÑO DEL TRABAJO ¿Algunos de los trabajos deben aumentarse o especializarse? CAPACIDAD ¿Cuál es el tamaño máximo razonable para nuestras facilidades? LOCALIZACIÓN ¿Debemos ser líderes o depender de la ubicación de nuevas plantas o almacenes? DISTRIBUCIÓN EN PLANTA ¿Cómo debe ser la distribución física de puestos de trabajo y equipos? • El volumen de producción por empleado es muy elevado. • Este sistema, también denominado sistema de producción repetitiva, posee las siguientes características principales: La mano de obra, en ciertas líneas de ensamble, es poco especializada. • El inventario de productos en curso es muy reducido. • • Existe un servicio permanente de mantenimiento. • Existe un sistema de distribución. PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN EN SERIE Características de un sistema de producción en serie: La cantidad por fabricar de cada producto es muy elevada con relación a la diversidad de los productos. • Los procedimientos de fabricación son mecanizados, e incluso automatizados. • Los ajustes de máquinas son escasos debido a la poca diversidad de los productos. • Se recurre a las líneas de producción y de ensamble por producto. LA • PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Fuente: Diseñado con base en Operations Management. Krajewski and Ritzman. La planificación detallada consiste en elaborar los calendarios de producción por producto, división, máquina y empleado. Estos calendarios constituyen también herramientas de control que permiten al departamento de planificación, con base en los resultados, tomar las decisiones que asegurarán la continuidad de las operaciones. AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 53 Gráfico 6. Nivel operativo del enfoque jerárquico del sistema de Planeación y Control de Producción, según el enfoque norteamericano NIVEL OPERATIVO DECISIONES OPERATIVAS PRONÓSTICO ¿Cuál debe ser el diseño del mejor sistema de pronóstico para las necesidades? MANEJO DE MATERIALES ¿Quiénes deben ser nuestros proveedores? ¿Cómo se debe evaluar? INVENTARIOS ¿Cuál debe ser el nivel de inventario? ¿Cómo debe efectuarse el control? PLANEACIÓN AGREGADA ¿Cuál debe ser la tasa de producción y los niveles de fuerza de trabajo para este pedido de planeación? MAESTRO DE PROGRAMACIÓN DE PRODUCCIÓN ¿Se debe trabajar contra pedido o contra inventario? MAESTRO DE PROGRAMACIÓN DE PRODUCCIÓN ¿Cuándo debe liberarse una orden de producción? ¿En qué cantidad? PROGRAMACIÓN ¿Qué clientes o que trabajos deben atenderse primero? PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Comportamiento de NIVEL OPERATIVO los competidores LA Fuente: Diseñado con base en Operations Management. Krajewski and Ritzman. Capacidad física actual Grafico 7. Información requerida para el sistema de planeación. Disponibilidad de materias primas Capacidad externa Fuerza laboral actual Demanda NIVEL OPERATIVO del mercado Condiciones económicas PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Actividades de la producción Niveles de inventario Fuente: Elaboración con base en los autores consultados y la aplicación de modelos de producción en las PYMES intervenidas. 54 AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 La producción por pedido es la base del sistema de producción intermitente. Ciertas industrias como las mueblerías pueden fabricar productos estandarizados durante los períodos de baja demanda y almacenarlos durante algún tiempo, en espera de pedidos. Consecuentemente, en el momento de realizar la planificación global deberán preverse los períodos de baja demanda y las cantidades de productos estándar por almacenar. Aunque la planificación detallada tiene como finalidad establecer las cantidades que deberán fabricarse por período para cada producto, este procedimiento no es suficiente en el caso de un sistema de producción intermitente, porque cada pedido tiene su propia secuencia de producción, su tiempo de ejecución, su cantidad por producir y sus demoras de entrega. Por tal motivo es necesario una etapa: la referente a la distribución (asignación de los trabajos a máquinas y empleados) y al seguimiento de cada pedido en el transcurso del proceso de fabricación. Esta etapa se conoce como programación de pedidos. Las principales características de este tipo de sistema de producción son: • Bajo volumen de producción por producto; • Gran diversidad de los productos por fabricar; • Reagrupamiento de máquinas similares por taller; • Alto grado de especialización de la mano de obra; • Desigualdad en la distribución de los trabajos entre los diferentes talleres, máquinas o empleados; • Baja tasa de utilización de ciertas máquinas; • Flexibilidad de la producción; • Falta frecuente de materias primas; • Posibilidad de fabricar ciertos productos estándar durante los períodos de baja demanda. • PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN POR UNIDAD El rearreglo físico de una división de una fábrica, la instalación de nuevos equipos, el mantenimiento de un sistema complejo de producción y la construcción de barcos son algunos ejemplos de este caso. Cuando se habla de “unidades “, se hace referencia a productos complejos que pueden producirse solamente a razón de uno a la vez y requieren operaciones y recursos variados. Las actividades de esta planificación son las siguientes: • Análisis de cada operación, • Estudio de la interdependencia de las operaciones, • Confección de la red de operaciones, • Previsión de las fechas de inicio y término de cada operación y evaluación de las demoras tolerables, • Evaluación de los recursos materiales, humanos y financieros necesarios para cada operación, • Determinación de las operaciones cuyas fechas de realización son críticas, es decir, para las cuales no es posible retardo alguno si se quiere entregar el producto dentro de ciertas demoras. Este Sistema de producción se encuentra en la industria naval, aeronáutica y de la construcción. Para realizar tales productos, es necesario establecer un programa especial que tenga como finalidad racionalizar la ejecución de los trabajos. CONCLUSIONES La PYME en Colombia es un factor determinante en la generación de empleo e inclusive en el desarrollo industrial, ya que permite abarcar el mayor porcentaje de fuerza laboral, como también el mayor número de empresas constituidas. De ahí que la importancia de estudiarla y modernizarlas al contexto productivo es tarea vital tanto del Estado como de las Universidades a través de sus investigaciones, por ello la necesidad de caracterizar su estado del arte con el fin de AVANCES Investigación en Ingeniería - 2007 No. 6 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN INTERMITENTE LA • 55 poder diagnosticar necesidades y requerimientos tecnológicos y de planeación tanto en lo productivo, como en lo de mercadeo y administrativo. El enfoque jerárquico de la planificación, programación y control de la producción, presenta la perspectiva más completa en el desarrollo de las tareas que abarcan esta función, dado que permite una completa integración en el sentido vertical iniciando desde las decisiones a largo plazo en los niveles tácticos hasta llegar a los aspectos más detallados de la programación en el muy corto plazo; así mismo permite una integración en el sentido horizontal de tal manera que la función de producción interactúa de forma dinámica con las demás funciones de la empresa. La Planeación y Programación de la producción es un factor determinante en el desarrollo productivo de la PYME Colombiana y su no implementación conlleva a que esta presente deficiencias estructurales en su proceso de fabricación y por lo tanto en su eficacia e impacto en la rentabilidad empresarial, por consiguiente en la calidad y costo de lo que produce, fabrica es decir en su productividad. De ahí que el proyecto de investigación en su etapa subsiguiente desarrollara un modelo de planeaciòn y programación que será aplicado a las empresas intervenidas -con los factores particulares - para que mejoren los procesos internos atinentes al tema y generen un sistema de información gerencial que les permita tomar las decisiones más favorables para el negocio. BIBLIOGRAFIA Adam, E. & Ebert, R. [1991]: Administración de la producción y de las operaciones, cuarta edición, Ed. Prentice Hall, México. Buffa, E. & Sarin, R. [1995]: Administración de la producción y de las operaciones. Ed. Limusa, México .F. Backer, m., Jacobsen, l. y Ramirez, d. (1996). Contabilidad de costos: Un Enfoque Administrativo para la Toma de Decisiones. Ed. Segunda. Edit. Mc Graw Hill. México. LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Barriga, Manrique, 20001.Construcción de un indicador Macroeconómico de capacidades competitivas. Informe de Investigación. Universidad Eafit.182.p Chase, R. & Aquilano, N. 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