diseminación de información equilibrio en la vida personal

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DISEMINACIÓN DE INFORMACIÓN
EQUILIBRIO EN LA VIDA PERSONAL Y LABORAL CON LOS ESPACIOS DE
TRABAJO DEL FUTURO
Lo más relevante:
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El cambio drástico en la dinámica de negocios ha llevado a las organizaciones a buscar la forma de ser
más competitivas, eficientar sus procesos internos y mejorar la productividad de los empleados.
Las TIC no deben ser sólo el punto de inicio para crear espacios de trabajo del futuro, sino más bien un
elemento obligado que debe estar presente en todo el proceso, ya que mantiene juntas a las personas,
las actividades y el entorno de la forma más efectiva y eficiente posible.
¿Puede imaginar, hace algunos años, a sus empleados realizando sus labores desde casa; utilizando su
dispositivo móvil para enviar un correo electrónico desde la calle, en medio del tráfico; o enlazados en una
videoconferencia con un cliente, estando los involucrados en más de tres lugares diferentes y remotos a la
vez? En la actualidad esto suele ser de lo más común; sin embargo, hace menos de una década habría
parecido una escena extraída de un filme de ciencia ficción.
Además, para muchas compañías, estos esquemas de trabajo resultaban casi imposibles de implementar,
pues se veían como modalidades que podrían propiciar la baja productividad de los empleados, ya que éstos
estarían fuera del “control” que representa el esquema laboral tradicional en la oficina. De acuerdo con la
revista Scientific American, 24% de las compañías a nivel mundial han adaptado completamente el estilo de
trabajo móvil, y se calcula que en siete años dicha práctica alcance al 91% de las empresas.
Nuevos espacios de trabajo para los negocios actuales
Sin duda, la dinámica de negocios ha cambiado drásticamente en menos de una década, así como la manera
en la que los empleados llevan a cabo sus labores; por lo que las organizaciones deben buscar la forma de ser
más competitivas, eficientar sus procesos internos y mejorar la productividad de los empleados.
Sin embargo, debido precisamente a los cambios en el entorno laboral al interior de las organizaciones producto del surgimiento de nuevas tecnologías, mayor competencia en el mercado, presiones financieras para
justificar inversiones, etcétera-, se vuelve cada vez más desafiante y complejo optimizar el desempeño del
capital humano. Las organizaciones no saben cómo hacer una plena integración de negocio, entre todos los
empleados, que resulte en una mejora sustancial de la productividad.
Las organizaciones son conscientes de que tienen que lidiar con empleados cuyas actividades se realizan tanto
in situ como fuera de las oficinas, otros más con la necesidad de estar atentos a su correo electrónico las 24
horas del día, utilizando aplicaciones móviles; algunos más con el requerimiento de comunicaciones multicanal
tanto dentro como fuera de su espacio de trabajo; en fin, las actividades y los lugares donde se realizan son
casi tan diversas como los pensamientos de cada persona.
Soluciones Integrales en Comunicación
Tel.: 5560 1000; Fax: 5560 1064
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Nuevamente, de acuerdo a la revista Scientific American, en América Latina, México ocupa el tercer lugar en
cuanto a un mayor número de trabajadores a distancia, tan solo por debajo de Argentina y Brasil, quienes se
han convertido en los líderes de esta práctica laboral.
Ante ello, y aunado a otros factores como los gastos empresariales generados por el costo elevado de la
energía y de bienes raíces, las altas rentas de los espacios de oficina, además de la presión por implementar
espacios de trabajo sustentables –que está pasando de ser una alternativa a una obligación-; muchas
organizaciones están reconsiderando los roles de sus empleados y la manera en la que colaboran entre ellos y
con las aplicaciones tecnológicas que les ayudan a realizar sus tareas de una manera productiva.
¿La solución? Espacios de trabajo placenteros y prácticos según el estilo de trabajo
Dimension Data, proveedor especialista de servicios y soluciones TIC que ayuda a sus clientes a planificar,
construir, respaldar y administrar sus infraestructuras TIC; se ha dado cuenta de los desafíos a los que se
están enfrentando las organizaciones de todo el mundo. Daniel Villavicencio, Enterprise Services Manager de
Dimension Data México, señala que “los espacios de trabajo que aún están en uso el día de hoy, fueron
creados en los años 90; las oficinas fueron diseñadas con base en la manera en que las personas trabajaban
en ese entonces: en general, cada empleado usaba una computadora de escritorio en un cubículo privado o
semiprivado y la infraestructura de comunicación se reducía a un teléfono”.
Y añade que “definitivamente, las condiciones han cambiado en estos años; hoy los empleados son más
exigentes en términos de cómo y con qué herramientas prefieren trabajar. Por ello, vemos una alza de la
Movilidad, y todavía más de BYOD, tendencias que permiten a las compañías ahorrar costos y mejorar la
productividad”.
El reto, de acuerdo con Dimension Data, es utilizar mejor los espacios de trabajo y crear un entorno que sea
más agradable y se adapte a la forma en que los empleados interactúan y colaboran en la actualidad. Allí está
una de las claves para mantener satisfechos a los empleados, ser una empresa más productiva y ahorrar
costos.
Esta firma de soluciones de Tecnologías de Información asegura que cada negocio necesita una visión
colaborativa para el futuro; y éste, para que brinde mejores servicios a los clientes y se mantenga por delante
de la competencia, necesita enlazar su cultura corporativa y su arquitectura tecnológica para lograr una plena
integración entre tecnologías, procesos y personas que resulte en beneficios tangibles para los negocios.
Se dice fácil pero es una labor titánica, por eso, Dimension Data ofrece algunos consejos que pueden servir de
guía hacia la creación de espacios de trabajo del futuro en la organización:
Compare iniciativas previas: Quizá el negocio ya hizo previos intentos para adaptar los espacios a las
personas; y hay que averiguar qué fue lo que sucedió para no llegar a un punto exitoso. Considere si los
equipos como teléfonos, redes de acceso e, incluso, hardware como estaciones de trabajo y mouses, están
estandarizados o disponibles universalmente.
Conozca a los empleados: Contar con información acerca de las maneras de trabajo diarias y de los
protocolos para cada persona en la organización también es importante. Por ejemplo, hay que tener en claro
qué empleados tienen su base en las oficinas y quienes no, así como las actividades que realizan y las
herramientas que utilizan. Los espacios de trabajo del futuro no sólo se refieren a acomodar “bien” las
herramientas sino adecuarlas a quien las utiliza para hacer su trabajo más productivo.
Considere el entorno de trabajo: Hay que tomar en cuenta aspectos prácticos de diseño y estéticos antes de
crear los espacios de trabajo del futuro. Analice cada área y tenga presente para qué actividad se utilizará y los
recursos tecnológicos necesarios. En ocasiones, algunos arquitectos y firmas de diseño de interiores son
consultados acerca de este tema; sin embargo, ellos no tienen una visión sobre las necesidades específicas de
las personas que allí laboran.
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Foco en las TIC: Las TIC (Tecnologías de Información y Comunicación) no deben ser sólo el punto de inicio
para crear espacios de trabajo del futuro, sino más bien un elemento obligado que debe estar siempre presente
en todo el proceso, ya que mantiene juntas a las personas, las actividades y el entorno de la forma más
efectiva y eficiente posible. Es necesario tener una estrategia end-to-end de TIC que permita una forma más
productiva de trabajar.
Desarrolle una estrategia y un roadmap: Formular una estrategia y un roadmap es necesario para involucrar
a los stakeholders correctos y a los tomadores de decisión de la organización, en la primera etapa del proceso.
No hay que olvidar que el éxito será determinado mediante la identificación de perfiles de usuario y sus estilos
de trabajo, y en la preparación de un roadmap con los pasos claramente documentados para alcanzar la meta.
Indudablemente, para obtener los mejores resultados en la creación de espacios de trabajo del futuro, es
recomendable buscar la asesoría de un proveedor de soluciones que vaya más allá de los expertos de áreas
específicas, y sepa realizar una adecuada integración entre personas, entorno y tecnología. Un socio ideal,
señala Villavicencio, de Dimensión Data; “debe involucrarse en la toma de decisiones desde el primer momento
para ayudar a comprender la situación en términos de capacidades estratégicas y operacionales, y determinar
hacia dónde debe estar la compañía el día de mañana”.
Es tiempo de pensar en el mañana y hacer que su organización afronte los retos del entorno actual de
negocios. Sea parte de la tendencia de los espacios de trabajo del futuro; el santo grial en el equilibrio entre la
vida personal y laboral… seguro que sus empleados lo agradecerán y usted… también.
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Acerca de Dimension Data
Fundada en 1983, Dimension Data es una compañía multinacional proveedora de servicios y soluciones globales
TIC; que utiliza su experiencia en tecnología, su capacidad global de entrega de servicios y su espíritu empresarial
para acelerar los negocios de sus clientes. Dimension Data es miembro del Grupo NTT.
Para más información visite: www.dimensiondata.com.
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