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AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA GUÍA RÁPIDA DE NOTIFICACIÓN DE FICHEROS SERVICIO ELECTRÓNICO NOTA Fecha última revisión 25 de Noviembre de 2015 Página 1 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Se ha implementado, como alternativa a la presentación de notificaciones de inscripción de ficheros mediante los formularios pdf, un nuevo procedimiento electrónico dentro de la Sede Electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos. El servicio electrónico NOTA es un formulario web compuesto por varias pantallas, correspondientes cada una de ellas a los apartados necesarios para cumplimentar una notificación de inscripción de ficheros. La notificación de inscripción de ficheros para un mismo responsable podrá estar formada por una o varias solicitudes de inscripción (operaciones de alta, modificación y/o supresión) , con un máximo de diez solicitudes. La notificación podrá presentarse con o sin certificado electrónico. La presentación sin certificado electrónico generará un documento de solicitud que deberá imprimirse, firmarse y remitirse a la Agencia Española de Protección de Datos. La presentación con certificado electrónico (trámite electrónico) generará un documento que servirá como justificante de la presentación de la notificación y que no será necesario remitir. Además, la presentación con certificado electrónico permitirá anexar documentación a la notificación. Para la presentación de notificaciones con certificado electrónico (trámite electrónico) deberá tener en cuenta: 1. Poseer un certificado electrónico emitido por una Autoridad de Certificación. En el siguiente enlace 1 encontrará información acerca de los principales proveedores de servicios de certificación: http://firmaelectronica.gob.es/Home/Ciudadanos/Principales-Autoridades-Certificacion.html 2. Tener instalado Java en su computadora y configurado su equipo para permitir la ejecución del applet de firma de @firma. En www.java.com podrá encontrar el software e indicaciones para su uso. Caso especial es el del navegador Google Chrome. A partir de Septiembre del 2015 este navegador ha dejado de soportar NPAPI, lo cual afecta a las aplicaciones java que se ofrecen a través de navegadores web como applets de java. Se va a usar un método alternativo para poder realizar la firma en el caso de este navegador en entornos Windows. Si está en un entorno diferente a Windows (Mac OS, Linux…), realice la notificación en otro navegador (Firefox, Internet Explorer o Safari) Consulte el apéndice B de este documento: Presentación Con Certificado Digital . Problemas con JAVA 1 Portal de Administración Electrónica. Firma electrónica http://firmaelectronica.gob.es Página 2 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 1. Inicio del procedimiento .................................................................................................................... 4 2. Cumplimentar una nueva notificación o reanudar una anterior incompleta .................................. 4 3. Iniciar nueva notificación. Elección de la titularidad y el modo de presentación ............................ 6 4. Acceso al trámite ................................................................................................................................ 6 5.1. Cumplimentar apartado 0.Declarante ....................................................................................... 7 5.2. Cumplimentar apartado 1.Responsable del fichero/s .............................................................. 9 6. Seleccionar el tipo de operación a realizar ...................................................................................... 10 6.1. Inicio Operación Alta ................................................................................................................ 11 6.1.1. Cumplimentación apartado 2.Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación ....................................................................................................................................... 12 6.1.2. Cumplimentar apartado 3.Disposición Gral. Creación, Modificación o Supresión ........ 13 6.1.3. Cumplimentar apartado 4.Encargado del tratamiento ................................................... 14 6.1.4. Cumplimentar apartado 5.Identificación y Finalidad del fichero ................................... 15 6.1.5. Cumplimentar apartado 6. Origen y Procedencia de los datos ...................................... 16 6.1.6. Cumplimentar apartado 7.Tipos de Datos y Sistema de tratamiento ............................ 17 6.1.7. Cumplimentar apartado 8.Medidas de Seguridad .......................................................... 18 6.1.8. Cumplimentar apartado 9.Cesión o comunicación de datos .......................................... 18 6.1.9. Cumplimentar apartado 10.Transferencias Internacionales .......................................... 20 6.2. Fin Operación Alta .................................................................................................................... 21 6.3. Inicio Operación Modificación ................................................................................................. 22 6.3.1. Cumplimentación de los apartados a modificar/suprimir .............................................. 24 6.4. Fin Operación Modificación ..................................................................................................... 25 6.5. Inicio Operación Supresión ...................................................................................................... 26 6.6. Fin Operación Supresión .......................................................................................................... 27 7. Envio de la Notificación .................................................................................................................... 28 APENDICE .......................................................................................................................................... 32 A. Formas de Notificación ................................................................................................................. 32 B. Presentación Con Certificado Digital . Problemas con JAVA ....................................................... 33 Página 3 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 1. Inicio del procedimiento Una vez haya accedido a la sede electrónica, pinchando sobre el enlace del procedimiento Inscripción de ficheros, se iniciará la cumplimentación de la notificación. Aparecerá una pantalla de introducción al procedimiento. 2. Cumplimentar una nueva notificación o reanudar una anterior incompleta Una vez pasada la pantalla de introducción al procedimiento, aparecerá una pantalla con las opciones: Iniciar Nueva Notificación: Permite acceder a cumplimentar una nueva notificación. Reanudar una Notificación: Permite acceder a la edición de una notificación todavía incompleta y que fue interrumpida por el usuario. Mientras se está editando la notificación, hay apartados donde se permite la interrupción de la notificación mediante el uso del botón Interrumpir. Se generará en ese momento un código de reanudación que permitirá posteriormente continuar con la edición. Página 4 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Para la reanudación pedirá introducir el NIF del declarante (si se hubiese proporcionado) y el código de reanudación. Si se había elegido la presentación con certificado digital, deberá emplear dicho certificado. Página 5 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 3. Iniciar nueva notificación. Elección de la titularidad y el modo de presentación Pulsando sobre Iniciar Nueva Notificación preguntará sobre la titularidad de los ficheros a notificar (privada o pública) y sobre el modo de presentación (trámite electrónico o sin certificado electrónico). La elección de trámite electrónico redirigirá al portal Cl@ve para validar el certificado y autenticar a la persona que realiza el trámite. 4. Acceso al trámite Una vez elegida la titularidad y el modo de presentación se presentará un enlace de Acceso al trámite. Página 6 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 5. Cumplimentar apartados comunes a la notificación. Declarante y Responsable 5.1. Cumplimentar apartado 0.Declarante Deberá rellenarse con los datos de la persona física que actúa en representación del responsable, la dirección a efectos de notificación, la selección del medio en que se quiere ser notificado, el anexo de documentación (sólo en el caso de presentación con certificado electrónico) y la verificación del conocimiento de los deberes del declarante. 2 Medio de notificación (el medio en que se desea ser notificado). Opciones: Sin certificado electrónico: correo postal o comparecencia en sede Con certificado electrónico (trámite electrónico): correo postal, comparecencia en sede o DEH Anexar documentación: Con certificado electrónico (trámite electrónico) podrá anexarse documentación relacionada con el declarante, p.ej., el documento de representación. Los campos señalados con asterisco son obligatorios (común en todos los apartados) Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Añadir Documentación: Con certificado electrónico dicho botón estará visible y habilitado. 2 Ver al final del documento Formas de Notificación Página 7 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Proceso de anexar documentación Este proceso es común en tres lugares diferentes de la notificación siempre y cuando se tramite con certificado electrónico: a nivel de declarante, a nivel de responsable y a nivel de operación de inscripción. Al seleccionar Añadir Documentación aparecerá una pantalla específica para esta operación siendo los pasos del proceso de anexado: a) Botón Seleccionar Archivo: Aparecerá un cuadro de diálogo que permite seleccionar un archivo del sistema de ficheros del ordenador del usuario. b) Cuadro de texto Descripción del Archivo: Deberá cumplimentarse con una descripción sucinta del contenido del mismo c) Botón Añadir Documento: Anexará el documento elegido a la notificación. Restricciones: los tipos de archivos permitidos son .pdf, .doc o .docx de menos de 2Mb de tamaño. Página 8 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 5.2. Cumplimentar apartado 1.Responsable del fichero/s En este apartado se cumplimentará con los datos del responsable del fichero, la persona física o jurídica que decide sobra la finalidad, contenido y uso del fichero. En función de la titularidad del fichero, público o privado, aparecerán campos específicos para su cumplimentación. Con certificado electrónico (trámite electrónico) podrá anexarse documentación relacionada con el responsable, p.ej., si se solicita una modificación de la inscripción con cambio del responsable, se puede adjuntar la documentación que justifique dicho cambio. Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Añadir Documentación: Con certificado electrónico dicho botón estará visible y habilitado. Página 9 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6. Seleccionar el tipo de operación a realizar Alta: Solicitar una inscripción nueva Modificación: Solicitar una modificación de una inscripción existente Supresión: Solicitar una supresión de una inscripción existente Una novedad que incorpora este nuevo procedimiento es la notificación de múltiples operaciones de alta, modificación y/o supresión, hasta un máximo de diez. Botones presentes: Alta de Fichero: Inicia una solicitud de nueva inscripción Modificación: Inicia una solicitud de modificación de una inscripción existente Supresión: Inicia una solicitud de supresión de una inscripción existente Salir: Sale del procedimiento de notificación. Página 10 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1. Inicio Operación Alta Permite elegir entre un modelo de declaración NORMAL (los apartados de la solicitud de nueva inscripción aparecen vacíos) o un modelo de declaración TIPO (los apartados de la solicitud de nueva inscripción aparecen rellenos con los valores apropiados) Titularidad Privada- Modelos Tipo Titularidad Pública- Modelos Tipo Comunidad de Propietarios, Clientes y/o proveedores, Libro Recetario, Nóminas Recursos Humanos, Pacientes, Gestión Escolar, Videovigilancia Nóminas, Padrón, Agenda, Alumnos, Control de acceso, Gestión económica, Historia clínica, Recursos Humanos, Registro, Profesores Apartados a cumplimentar en una operación de alta de una inscripción: Apartado 2.Derechos de oposición, acceso, rectificación 3. Disposición Gral. De creación, modificación o supresión 4.Encargado del Tratamiento 5.Identificación y Finalidad 6.Origen y procedencia de los datos 7.Tipos de datos y Sistema de Tratamiento 8.Medidas de Seguridad 9.Cesión 10.Transferencias Internacionales Titularidad Ambas Pública Ambas Ambas Ambas Ambas Ambas Ambas Ambas Requerido Opcional Obligatorio Opcional Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Opcional Opcional Página 11 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.1. Cumplimentación apartado 2.Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación Este apartado únicamente deberá cumplimentarse en el caso de que la dirección donde se prevea atender al ciudadano que desee ejercitar sus derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación sea diferente a la indicada en el apartado 1. Responsable del fichero. Apartado que aparece oculto y sólo se despliega en el caso que se desee cumplimentar. Botones presentes: Cumplimentar/No cumplimentar: Despliega el apartado/ Oculta el apartado Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Cancelar: Cancela la operación Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Copiar datos de la última solicitud de alta: Si se están haciendo múltiples altas, rellena el apartado derechos con los datos de la última solicitud de alta Página 12 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.2. Cumplimentar apartado 3.Disposición Gral. Creación, Modificación o Supresión Este apartado sólo aparece en las inscripciones de los ficheros de titularidad pública. Permite indicar la disposición general publicada, en el diario oficial correspondiente, relativa a la creación, modificación o supresión de ficheros de las Administraciones Públicas Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Copiar datos de la última solicitud de alta: Si se están haciendo múltiples altas, rellena el apartado disposición con los datos de la última solicitud de alta Página 13 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.3. Cumplimentar apartado 4.Encargado del tratamiento Este apartado únicamente habrá de cumplimentarse cuando un tercero realice el tratamiento por cuenta del responsable. Apartado que aparece oculto y sólo se despliega en el caso que se desee cumplimentar. Botones presentes: Cumplimentar/No cumplimentar: Despliega el apartado/ Oculta el apartado Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Copiar datos de la última solicitud de alta: Si se están haciendo múltiples altas, rellena el apartado encargado con los datos de la última solicitud de alta Página 14 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.4. Cumplimentar apartado 5.Identificación y Finalidad del fichero Permite indicar el nombre que identifica al fichero y la descripción de la finalidad y usos previstos del mismo. Asimismo, permite seleccionar una o varias, hasta un máximo de seis, tipificaciones de la/s finalidad/es prevista/s. Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Página 15 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.5. Cumplimentar apartado 6. Origen y Procedencia de los datos Se marcará al menos una de las casillas correspondientes al origen de los datos de carácter personal del fichero. Asimismo, permite seleccionar una o varias, hasta un máximo de seis, categorías de colectivos e indicar aquellos colectivos que no se encuentran definidos en el cuadro de selección . Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Página 16 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.6. Cumplimentar apartado 7.Tipos de Datos y Sistema de tratamiento Permite indicar los tipos de datos que se incorporan al fichero o tratamiento, así como indicar otros tipos de datos de carácter identificativo y seleccionar una o varias, hasta un máximo de seis, categorías de tipos de datos o definirlos explícitamente . Asimismo, permite indicar el sistema de tratamiento. Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Página 17 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.7. Cumplimentar apartado 8.Medidas de Seguridad Permite indicar el nivel de medidas de seguridad exigible al fichero. Estas medidas se clasifican en tres niveles: básico, medio y alto. Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento 6.1.8. Cumplimentar apartado 9.Cesión o comunicación de datos Este apartado únicamente ha de cumplimentarse en el caso de que se prevea realizar cesiones o comunicaciones de datos. Permite seleccionar uno o varios, hasta un máximo de seis, destinatarios de las cesiones e indicar aquellos destinatarios que no se encuentran definidos en el cuadro de selección. Apartado que aparece oculto y sólo se despliega en el caso que se dese cumplimentar. Página 18 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Botones presentes: Cumplimentar/No cumplimentar: Despliega el apartado/ Oculta el apartado Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior y Siguiente: Permiten moverse a la pantalla anterior o a la pantalla siguiente respectivamente. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Página 19 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.1.9. Cumplimentar apartado 10.Transferencias Internacionales Este apartado únicamente ha de cumplimentarse en el caso de que se realice o esté previsto realizar un tratamiento de datos fuera del territorio del Espacio Económico Europeo. Permite, como novedad, adherirse a una autorización de transferencia internacional que ya ha sido autorizada, debiendo indicar el código de la citada autorización. Apartado que aparece oculto y sólo se despliega en el caso que se desee cumplimentar. Botones presentes: Cumplimentar/No cumplimentar: Despliega el apartado/ Oculta el apartado Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado que se está cumplimentando. Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Anterior : Permite moverse a la pantalla anterior Finalizar edición: Finaliza la edición de la operación seleccionada. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Página 20 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.2. Fin Operación Alta Una vez que se llega a la edición del último apartado de una operación o solicitud de inscripción, ya sea de alta, modificación o supresión, al pulsar Finalizar Edición aparece una pantalla con el resumen de las operaciones o solicitudes de inscripción, hasta un máximo de diez, que van a formar parte de la notificación. Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado. Añadir Solicitud: Llevaría a la pantalla de selección de tipo de operación para añadir una nueva solicitud Ver Notificación Completa: Lista el contenido de los apartados de todas las solicitudes que forman parte de la notificación Enviar Notificación: Presenta la notificación cumplimentada en el Registro General de Protección de Datos. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Salir: Finaliza el procedimiento Acciones asociadas a la solicitud: En la parte derecha de cada solicitud, aparecen unos iconos que permiten la ejecución de una acción sobre la misma. Icono Acción Descripción Lápiz Permite la edición de la solicitud Cruz Permite eliminar la solicitud Lupa Permite listar el contenido de la solicitud Documento Visible solo en el trámite electrónico. Permite añadir documentación necesaria para la tramitación específica de esa solicitud Página 21 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.3. Inicio Operación Modificación Como novedad, no se va a poder solicitar la modificación de la inscripción de un fichero, identificado por su código de inscripción, perteneciente a un responsable, identificado por su CIF/NIF, si este no figura en el Catálogo de Ficheros Inscritos. Si el declarante inicia la notificación sin certificado electrónico, preguntará por el CIF/NIF del responsable y el código de inscripción con el que está inscrito el fichero. Si se encuentra en el Catálogo, se añadirá a la lista de ficheros a modificar. Se pueden añadir uno o varios ficheros a modificar. Si el declarante inicia la notificación con certificado electrónico (trámite electrónico), se buscará en el catálogo la relación de ficheros que el declarante inscribió en su día para el responsable indicado en el apartado 1.Responsable del fichero. Si existen ficheros, se mostrarán para su selección. Independientemente de la relación de ficheros devuelta, se podrán añadir más ficheros de forma explícita como en la presentación sin certificado electrónico. Página 22 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA La selección de un sólo fichero a modificar permitirá solicitar la modificación de TODOS los apartados de la inscripción. La selección de dos o más ficheros sólo permitira la modificación de los siguientes apartados: Responsable del Fichero, Derechos,Encargado,Tipos de Datos,Medidas de seguridad y Disposición (en el caso de ficheros de Titularidad Pública) En el caso en que se quisiese eliminar de la actual inscripción del fichero el contenido de alguno de los siguientes apartados: Derechos,Encargado,Cesiones y Transferencias Internacionales se indicará seleccionando la casilla Suprimir. Botones presentes: Cancelar: Cancela la operación de modificación. Añadir: Una vez cumplimentados los campos CIF/NIF y Código de Inscripción comprueba la existencia en el catálogo del fichero sobre el que se opera Limpiar: Deja vacíos de contenido los campos del apartado. Siguiente: Empieza la edición de los apartados a modificar/suprimir Página 23 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.3.1. Cumplimentación de los apartados a modificar/suprimir Aparecerán, de forma consecutiva y por orden, las pantallas correspondientes a los apartados que se han señalado a modificar para completar su edición con los nuevos datos. Deben rellenarse de nuevo todos los campos obligatorios del apartado. Si sólo se ha seleccionado un fichero y dicho fichero fue en su día inscrito por el declarante de la notificación, aparecerán los apartados a modificar con los datos actuales de la inscripción, pudiendo modificar sólo los campos que varíen y no modificar el apartado completo. En el caso de apartados a suprimir, aparecerá la leyenda APARTADO A SUPRIMIR y no será necesario editarlo. Página 24 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.4. Fin Operación Modificación Una vez que se llega a la edición del último apartado de una operación o solicitud de modificación, al pulsar Finalizar Edición, al igual que en la operación de alta, aparece una pantalla con el resumen de las operaciones o solicitudes de inscripción, hasta un máximo de diez, que van a formar parte de la notificación. Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado. Añadir Solicitud: Llevaría a la pantalla de selección de tipo de operación para añadir una nueva solicitud Ver Notificación Completa: Lista el contenido de los apartados de todas las solicitudes que forman parte de la notificación Enviar Notificación: Presenta la notificación cumplimentada en el Registro General de Protección de Datos. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Salir: Finaliza el procedimiento Acciones asociadas a la solicitud: Icono Acción Descripción Lápiz Permite la edición de la solicitud Cruz Permite eliminar la solicitud Lupa Permite listar el contenido de la solicitud Documento Visible solo en el trámite electrónico. Permite añadir documentación necesaria para la tramitación específica de esa solicitud Página 25 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 6.5. Inicio Operación Supresión Al igual que en la operación de modificación, no se va a poder solicitar la supresión de la inscripción de un fichero, identificado por su código de inscripción, perteneciente a un responsable, identificado por su CIF/NIF, si este no figura en el Catálogo de Ficheros Inscritos. Si el declarante inicia la notificación sin certificado electrónico, le preguntará por el CIF/NIF del responsable y el código de inscripción con el que está inscrito el fichero. Si se encuentra en el Catálogo, se añadirá a la lista de ficheros a suprimir. Se pueden añadir uno o varios ficheros a suprimir. Si el declarante inicia la notificación con certificado electrónico (trámite electrónico), se buscará en el catálogo la relación de ficheros que el declarante inscribió en su día para el responsable indicado en el apartado 1.Responsable del fichero. Si existen ficheros, se mostrarán para su selección. Independientemente de la relación de ficheros devuelta, se podrán añadir más ficheros de forma explícita como en la presentación sin certificado electrónico. Página 26 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA En supresiones de ficheros de titularidad pública, figurará un apartado para incluir la disposición que regula la supresión. No es obligatoria su cumplimentación. 6.6. Fin Operación Supresión Una vez que se pulsa el botón Aceptar en la edición de una operación o solicitud de supresión, al igual que en la operación de alta o modificación, aparece una pantalla con el resumen de las operaciones o solicitudes de inscripción, hasta un máximo de diez, que van a formar parte de la notificación. Botones presentes: Ayuda: Despliega un texto descriptivo de ayuda del apartado. Añadir Solicitud: Llevaría a la pantalla de selección de tipo de operación para añadir una nueva solicitud Ver Notificación Completa: Lista el contenido de los apartados de todas las solicitudes que forman parte de la notificación Enviar Notificación: Presenta la notificación cumplimentada en el Registro General de Protección de Datos. Interrumpir: Interrumpe la edición de la notificación para continuar en otro momento Salir: Finaliza el procedimiento Acciones asociadas a la solicitud: Icono Descripción Acción Lápiz Permite la edición de la solicitud Cruz Permite eliminar la solicitud Lupa Permite listar el contenido de la solicitud Página 27 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Documento 7. Visible solo en el trámite electrónico. Permite añadir documentación necesaria para la tramitación específica de esa solicitud Envio de la Notificación Una vez cumplimentadas todas las operaciones o solicitudes que se han incluido en la notificación y situados en la pantalla de Resumen de la Notificación, se procederá al envío al Registro Gral. De Protección de Datos pulsando Enviar Notificación Según la forma de presentación elegida: a. Sin certificado digital Al pulsar el botón se accede a la pantalla de Confirmación del Envío Aparecen las operaciones que forman parte de la notificación y las instrucciones de presentación. En una notificación sin certificado digital, deberá descargarse el justificante, imprimirlo, firmarlo y presentarlo en la Agencia Española de Protección de Datos o en alguno de los Registros y Oficinas a los que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 3 30/1992 Cuando tenga entrada en la Agencia Española de Protección de Datos el justificante firmado, u hoja de solicitud firmada, se comenzará a tramitar la notificación. Botones presentes: 3 En el portal de la Administración, http://administracion.gob.es , encontrará información sobre las Oficinas de Registro y su ubicación en el enlace: http://administracion.gob.es/pag_Home/atencionCiudadana/OficinasAtencion/OficinasRegistro.html Página 28 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Anterior: Vuelve a la pantalla Resumen de la Notificación Enviar: Envía la notificación al Registro Gral. de Protección de Datos Si al enviar la notificación esta se envía correctamente, aparecerá una pantalla donde se podrá descargar el justificante u hoja de solicitud para proceder como se ha indicado anteriormente. Pantalla de confirmación de Envío Realizado a la AEPD y documento que se genera para su presentación. Botones presentes: Descargar Justificante: Permite descargarse el documento pdf justificante de la presentación Pagina Principal: Lleva al inicio del procedimiento electrónico NOTA Si al enviar la notificación se produce un error, aparecerá una pantalla de Error presentando el código de reanudación para que en un momento posterior se vuelva a realizar el envío. No se pierde la notificación cumplimentada. Página 29 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA b. Trámite electrónico. Al pulsar el botón se accede a la pantalla de Confirmación del Envío. Es en esta transicción cuando empieza a cargarse el applet de firma electrónica de @firma y a hacerse necesario tener instalado Java en la computadora. En el caso del navegador Google Chrome, consulte el apéndice B.b de este documento: Presentación Con Certificado Digital . Problemas con JAVA Si está instalado Java y configurado el navegador para permitir la ejecución, probablemente aparecerá una advertencia de seguridad a la que se debe contestar Permitir Y Ejecutar al Applet Cliente Firma para poder proceder posteriormente a la firma electrónica de la notificación. Aparecen las operaciones que forman parte de la notificación y las instrucciones de presentación. En una notificación con certificado digital (trámite electrónico) deberá descargarse el justificante. Dicho justificante incorpora el número de registro de entrada asignado, así como la fecha y hora de la presentación. No tendrá que remitirse, es el justificante de que la notificación ha sido presentada. Página 30 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Al darle al botón Firmar y Enviar aparece la ventana: Al Aceptar, deberá aparecer el interfaz del applet de firma electrónica de @firma que nos muestra los certificados digitales del almacén para proceder a la firma y posterior envío. Si al enviar la notificación esta se envía correctamente, aparecerá una pantalla donde se podrá descargar el justificante. Pantalla de confirmación de Envío Realizado Documento con los datos del registro de entrada Botones presentes: Descargar Justificante: Permite descargarse el documento pdf justificante de la presentación Pagina Principal: Lleva al inicio del procedimiento electrónico NOTA Si al enviar la notificación se produce un error, aparecerá una pantalla de Error presentando el código de reanudación para que en un momento posterior se vuelva a realizar el envío. No se pierde la notificación cumplimentada. Página 31 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA APENDICE A. Formas de Notificación Es la forma en la que el declarante pide ser notificado. Va a depender de la forma de presentación de la notificación (con o sin certificado digital). Con Sin certificado certificado digital digital Notificación por Correo Postal SÍ SÍ Notificación por Dirección Electrónica Habilitada SÍ NO Notificación por Comparecencia en Sede SÍ SÍ DIRECCION ELECTRÓNICA HABILITADA (DEH) - Servicio de Notificaciones Electrónicas Mediante la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) cualquier persona física o jurídica dispondrá de una dirección electrónica para la recepción de las notificaciones administrativas que por vía telemática puedan practicar las distintas Administraciones Públicas. En el enlace: http://notificaciones.060.es/PC_init.action encontrará información acerca de cómo obtener una dirección electrónica habilitada. Una vez obtenida, deberá suscribirse a los procedimientos habilitados por la AGE y sus organismos públicos para recibir las notificaciones por vía telemática. Una vez que se haya suscrito al procedimiento, podrá pedir que se le notifique por este medio. En el caso del servicio electrónico NOTA: Página 32 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA NOTIFICACION POR COMPARECENCIA EN SEDE La notificación mediante comparecencia en Sede permite descargarse el contenido de notificaciones de procedimientos administrativos tramitados en la Agencia Española de Protección de Datos a través de una dirección de correo electrónico. En los formularios de inicio de los procedimientos administrativos, el solicitante deberá facilitar la dirección de correo electrónico en la que desea recibir los correspondientes avisos de notificaciones disponibles en Sede Electrónica, la cual deberá estar previamente validada. Si es la primera vez que se utiliza, el solicitante recibirá en esa dirección un mensaje de correo electrónico con un enlace al que deberá acceder para su validar su correo electrónico. Una vez tramitado el expediente que dio lugar a la solicitud, el solicitante recibirá a través de la dirección de correo electrónico, previamente facilitada y validada, un aviso en el que se le informará de la existencia de una notificación disponible así como de una clave de acceso para su descarga en Sede Electrónica. Para consultar la notificación sin certificado electrónico será necesario indicar la clave de acceso incluida en el correo electrónico de aviso de disponibilidad. Cuando la consulta se realiza con certificado electrónico, se mostrarán todas las notificaciones pendientes de descarga. El plazo para acceder al contenido de la notificación será de 10 días naturales, tal como determina la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Cuando, existiendo constancia de la puesta a disposición transcurrieran 10 días naturales sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido practicada. B. Presentación Con Certificado Digital (trámite electrónico) . Problemas con JAVA En la presentación del procedimiento se advierte que, para presentar la notificación con certificado digital, se deberá tener instalado Java en el ordenador y tener configurado el equipo para permitir la ejecución del applet de firma de @firma. Caso especial es el del navegador Google Chrome. A partir de Septiembre del 2015 este navegador ha dejado de soportar NPAPI, lo cual afecta a las aplicaciones Java que se ofrecen a través de navegadores web como applet de Java. Se ha implementado un método alternativo para poder realizar la firma con este navegador en entornos Windows. Consulte el punto b. Firma con Google Chrome en entornos Windows. Ejecución de la aplicación Autofirma de este apartado. a. Navegadores distintos de Google Chrome. Ejecución del applet de Java de @firma. En el siguiente enlace puede encontrarse información completa acerca de problemas que pueden encontrarse y su solución para los diferentes entornos y navegadores: Página 33 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA http://www.java.com/es/download/help/troubleshoot_java.xml Algunos problemas que se pueden dar: 1. No tener instalado Java. Una vez que se llega a la pantalla de Resumen de la Notificación, al pulsar el botón Enviar Notificación, se redirige el navegador a una pantalla de Oracle o, en la pantalla de Confirmar Envío, al darle al botón Firmar y Enviar , el navegador no hace nada Solución: Verificar si Java está instalado e instalar Java si no lo está. En la página http://www.java.com puede verificar la instalación y descargarse e instalar el software de Java. 2. Java no permite la ejecución del applet de @firma. Aplicación Java bloqueada Debe incluir en el panel de control de Java los siguientes sitios en la lista de excepciones: http://sedeagpd.gob.es:8080 https://sedeagpd.gob.es:9443 En Windows: Vaya a Inicio-Panel de Control, busque Java y ejecútelo. Le aparecerá el panel de control de Java. Vaya a la pestaña Seguridad y elija el nivel Alto. Dele al botón Editar lista de sitios y agregue las ubicaciones anteriores. Más información para otros entornos en: http://www.java.com/es/download/faq/exception_sitelist.xml Página 34 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 3. Los navegadores piden permiso para ejecutar el plugin de Java. Los mensajes de petición de permiso varían en función del navegador. Internet Explorer avisa en la parte inferior de la ventana Firefox avisa en la parte izquierda de su barra de direcciones Solución: Habilitar la ejecución del plugin de Java. Página 35 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA 4. Activar Java en los navegadores Los navegadores pueden desactivar el plugin de Java o los complementos. Puede que tenga que configurar el navegador para activar el plugin de Java. http://www.java.com/es/download/help/enable_browser.xml o Internet Explorer: Herramientas -Opciones de Internet - Seguridad- Nivel personalizado o Firefox: Barra direcciones: about:addons Comprobar que la opción seleccionada es Preguntar antes de activar o Activar siempre para plugin Java (TM) Platform / Java Applet Plug-in 5. Activar Java en el panel de control de Java Si Java no está activado en el panel de control de Java, no podrá ejecutar aplicaciones Java en ningún navegador. Por defecto, viene activado http://www.java.com/es/download/help/enable_panel.xml Página 36 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA b. Firma con Google Chrome en entornos Windows. Ejecución de la aplicación Autofirma. Al llegar a la pantalla de Confirmar Envío puede aparecerle en la parte superior del navegador la advertencia: Si está en un entorno diferente a Windows (Mac OS, Linux…), interrumpa la notificación, reanúdela en otro navegador (Firefox, Internet Explorer o Safari) y tenga en cuenta lo expuesto en el punto a. Navegadores distintos de Google Chrome. Ejecución del applet de Java de @firma. Si está en un entorno Windows, no tenga en cuenta la advertencia y dé al botón Firmar y Enviar. Le aparecerá una ventana que le va a permitir firmar con la aplicación Autofirma: Si no tiene instalado Autofirma, pulse Cancelar y se procederá a la descarga de un archivo: Autofirma.exe . Le aparecerá en la parte inferior izquierda del navegador un mensaje de descarga: Una vez descargado, ábralo e instale el programa Autofirma.exe. Una vez instalado, pulse de nuevo Firmar y Enviar y a continuación Aceptar. Si ya tiene instalado Autofirma, pulse Aceptar y se lanzará la aplicación para proceder a la firma. La secuencia de ventanas que aparecerán: Pulse Aceptar para continuar Página 37 de 38 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Registro General de Protección de Datos Guía rápida de notificación de ficheros mediante el Servicio Electrónico NOTA Pulse Ejecutar aplicación para que Autofirma se ejecute y proceda a la firma. Si al enviar la notificación esta se envía correctamente, aparecerá una pantalla donde se podrá descargar el justificante. Si al enviar la notificación se produce un error, aparecerá una pantalla de Error presentando el código de reanudación para que en un momento posterior se vuelva a realizar el envío. No se pierde la notificación cumplimentada. Página 38 de 38
