El presente Manual de Calidad recoge las
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Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 1 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i MANUAL DE CALIDAD (I+D+I) - RDI CERTIFICATION AGENCY - ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. PROPIEDAD de RDI Certification Agency, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 2 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i ÍNDICE 1.- ¿QUIÉN ES RDI CERTIFICATION, S.L.? ................................................................................... 4 2.- OBJETO Y ALCANCE DE APLICACIÓN .................................................................................... 6 2.1.- OBJETO DEL MANUAL ...................................................................................................... 6 2.2.- ALCANCE DE APLICACIÓN ............................................................................................... 6 3.- CRITERIOS DE CERTIFICACIÓN .............................................................................................. 8 4.- DEFINICIONES ........................................................................................................................... 9 5.- REQUISITOS GENERALES ..................................................................................................... 11 5.1.- TEMAS LEGALES Y CONTRACTUALES ........................................................................ 11 5.1.1.5.2.6.- Uso de la licencia, los certificados y las marcas de conformidad ................................. 11 GESTIÓN DE LA IMPARCIALIDAD .................................................................................. 11 REQUISITOS RELATIVOS A LA ESTRUCTURA Y RECURSOS ............................................ 14 6.1.- ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y ALTA DIRECCIÓN ....................................... 14 6.1.1.7.- Organigrama, competencia y responsabilidades: ......................................................... 14 REQUISITOS RELATIVOS AL PROCESO ............................................................................... 16 7.1.- SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN Y REVISIÓN ............................................................... 16 7.1.1.7.2.- Entrega de la documentación: ....................................................................................... 17 EVALUACIÓN DEL PROYECTO ...................................................................................... 17 7.2.1.- Análisis de documentación presentada ......................................................................... 17 7.2.2.- Evaluación del proyecto por experto 4 dígitos (4D) ...................................................... 18 7.2.3.- Evaluación técnica del proyecto .................................................................................... 18 7.2.4.- Evaluación económica (contable) del proyecto ............................................................. 19 7.2.5.- No conformidades y solicitud de acciones correctivas .................................................. 19 7.2.6.- Decisión de certificación ................................................................................................ 20 7.2.7.- Certificación del proyecto .............................................................................................. 20 7.2.8.- Directorio de proyectos certificados .............................................................................. 21 7.2.9.- Suspensión, retirada y cancelación de certificados ...................................................... 21 7.2.10.- Control de los registros .............................................................................................. 23 7.2.11.- Quejas y apelaciones ................................................................................................ 23 8.- REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN ............................................................................ 24 8.1.- DOCUMENTACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN ........................................ 24 8.1.1.- Generalidades ............................................................................................................... 24 8.1.2.- Distribución de la documentación .................................................................................. 25 8.1.3.- Política de calidad.......................................................................................................... 25 ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 3 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 8.1.4.- Revisión por la Dirección ............................................................................................... 25 8.1.5.- Auditorías Internas ........................................................................................................ 26 8.1.6.- Acciones Correctivas y/o Preventivas ........................................................................... 27 ANEXO I. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO .................................................................... 28 ANEXO II. CUALIFICACIÓN, RESPONSABILIDADES, AUTORIDAD Y LÍMITES DEL PERSONAL DE RDI CERTIFICATION ............................................................................................................................ 29 ANEXO III. ÁREAS CIENTÍFICO / TECNOLÓGICAS INCLUIDAS EN EL ALCANCE......................... 35 ANEXO IV. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD .............................................................. 36 ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 4 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 1.- ¿QUIÉN ES RDI CERTIFICATION, S.L. RDI (RESEARCH, DEVELOPMENT AND INNOVATION) CERTIFICATION AGENCY, S.L.es una Entidad de Certificación cuyo objetivo es el de establecer parámetros de excelencia y emitir una opinión independiente y altamente cualificada sobre los proyectos de I+D+i empresariales a través de la Certificación de proyectos de I+D+i. La certificación consiste en la evaluación de la naturaleza técnica y la adecuación de su presupuesto o el gasto incurrido, para demostrar ante todas las partes interesadas la calificación de un proyecto que se va a realizar o ya está en desarrollo. Dicho Certificado es de utilidad en la reducción de la incertidumbre empresarial, en dos escenarios: Antes de tomar la decisión de acometer un proyecto, inversión o actividad presuntamente de I+D+i. Con posterioridad al gasto incurrido de I+D+i, como evidencia ante cualquier parte interesada. El pilar fundamental sobre el que se sustenta RDICERTIFICATION AGENCY, es el de proporcionar sus servicios de manera justa, objetiva e imparcial, por medio de un equipo de profesionales que desde su experiencia y conocimiento generan soluciones orientadas hacia la satisfacción tanto del cliente como de cada una de las partes interesadas. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN: Concepto Descripción Nombre fiscal RESEARCH, DEVELOPMENT AND INNOVATION CERTIFICATION AGENCY, S.L. C/ Velázquez, 11-3º izq. Madrid +34 666 663 036 info@rdicertificacion.com www.rdicertificacion.com Dirección C.P. y población Teléfono E-mail Página web RDICERTIFICATION AGENCYpone sus servicios a disposición de todos los clientes, sin discriminación, acorde a uno de sus objetivos básicos: “dar confianza tanto a los Clientes como a todas las partes interesadas”. Asimismo, la Entidad se compromete a llevar a cabo su actividad según los principios que a continuación se detallan: Imparcialidad: RDICERTIFICATION AGENCY toma las decisiones correspondientes sobre la actividad de realización de auditoría y certificación basándose en evidencias objetivas de Conformidad o No Conformidad obtenidas por su personal, no estando sus decisiones influidas por otros intereses y/o partes. Así pues, todas las actividades de auditoría y ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 5 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i certificación se llevan a cabo sobre la base de la independencia, la responsabilidad del personal (definida a través de la autoridad) y la imparcialidad en su labor. Competencia: RDICERTIFICATION AGENCY entiende como competencia la aptitud demostrada por su personal para aplicar los conocimientos y habilidades necesarios con el fin de llevar a cabo de forma adecuada y eficaz su actividad. RDICERTIFICATION AGENCY establece la competencia, responsabilidad y autoridad correspondiente para cada una de las funciones de su estructura organizativa, estableciendo a su vez, los requisitos a cumplir por el personal involucrado en cada una de dichas funciones. Integridad: Las cualidades del carácter tales como tacto, integridad, confianza y fiabilidad son valoradas durante las entrevistas técnicas con los Expertos. Estas cualidades se determinan durante visitas in situ junto a los Expertos. Responsabilidad: RDICERTIFICATION AGENCY se hace responsable de la evaluación de las evidencias objetivas necesarias de cara a la toma de decisiones correspondientesa la certificación. Transparencia: RDICERTIFICATION AGENCY proporciona acceso público y revela la información apropiada, respetando siempre el principio de confidencialidad y salvaguardándolo, en base a la solicitud previa realizada por las partes interesadas en ella. Confidencialidad: RDICERTIFICATION AGENCY y todo el personal que presta sus servicios a la Entidad, se comprometen a mantener una rigurosa confidencialidad de toda la información privada relacionada con sus Clientes. RDICERTIFICATION AGENCY diseñará y mantendrá sistemas para asegurar que se alcanza y mantiene la confidencialidad por parte de todo el personal de RDICERTIFICATION AGENCY, Expertos y Clientes. Esto es aplicable a todos los miembros internos y externos de la compañía incluyendo miembros del Comité de Imparcialidad. La Dirección Técnica de RDICERTIFICATION AGENCY asegurará que todo el personal conectado de alguna forma al proceso de Certificación y/o cualquier otro personal que tenga acceso a la información confidencial, firmen un acuerdo de confidencialidad. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 6 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 2.- OBJETO Y ALCANCE DE APLICACIÓN 2.1.- OBJETO DEL MANUAL El presente Manual de Calidad recoge las principales Reglas por las cuales opera RDI(RESEARCH, DEVELOPMENT AND INNOVATION) CERTIFICATION AGENCY, S.L.(en adelante RDI CERTIFICATION). Los controles y procedimientos identificados en este manual tratan los requisitos de la Norma UNE-EN ISO/IEC 17065 ‘Evaluación de la conformidad. Requisitos para organismos que certifican productos, procesos y servicios’, así como: CGA-ENAC-CPR (Criterios generales de Acreditación. Competencia técnica de las Entidades de Certificación de Producto). CEA-ENAC-02 (Criterios específicos de Acreditación. Entidades de Certificación de Proyectos de I+D+i y de la Actividad de I+D+i del Personal Investigador). Otros documentos normativos aplicables y relacionados con el alcance de aplicación. En él, se describe el Proceso de Certificación de RDI CERTIFICATIONpara llevar a cabo la Certificación de los Proyectos realizados por las empresas, susceptibles de ser consideradoscomo Investigación (I), Desarrollo (D) o Innovación Tecnológica (i). Toda Empresa que solicite una certificación deberá seguir las pautas descritas en este documento, de manera que las diferentes etapas que componen el trámite se realicen de la forma más ágil y eficaz posible, facilitando a ambas partes la consecución de los objetivos. Este Manual ha sido considerado por el Comité de Imparcialidad y la Dirección de RDI CERTIFICATIONcomo un "documento vivo", en el que se reflejará de manera continuada los principios actuales y se definirán los procedimientos, identificando cómo se logra y se mantiene una política efectiva. 2.2.- ALCANCE DE APLICACIÓN El alcance de aplicación del servicio que realiza la Entidad de Certificación RDI CERTIFICATION se establece según las siguientes características: Concepto Descripción Alcance (conforme a P7101 ‘Procedimiento para la certificación de proyectos de I+D+i’) “Certificación de proyectos de I+D+i de productos, procesos o servicios” Objetivos de certificación - Áreas científicas o tecnológicas del alcance De acuerdo al Anexo III del Manual de calidad Certificación de contenido “ex – ante” Certificación de Contenido y 1ª ejecución ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 7 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Concepto Procedimiento de certificación Descripción - Ley 43/1995, de 27 de diciembre del Impuesto sobre Sociedades, texto refundido vigente donde se recogen los conceptos de investigación y desarrollo e innovación tecnológica. - Ley 4/2008, de 23 de diciembre, artículo 7, en el que se modifica el artículo 35 de la legislación de Impuesto de sociedades. - Real Decreto 1432/2003, por el que se regula la emisión por el Ministerio de Ciencia y Tecnología de informes motivados relativos al cumplimiento de requisitos científicos y tecnológicos, a efectos de la aplicación e interpretación de deducciones fiscales por actividades de investigación y desarrollo e innovación tecnológica. - Procedimiento P7402 ‘Proceso para la certificación de proyectos de I+D+i’. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 8 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 3.- CRITERIOS DE CERTIFICACIÓN Se trata de aquellos requisitos y/o documentación de referencia que deben cumplir las Empresas solicitantes así como el proyecto presentado, para que le sea otorgada a éste la Certificación correspondiente por parte de RDI CERTIFICATION: En cuanto a legislación aplicable y requisitos a cumplir, tenemos: - Ley 43/1995, Articulo 33. Deducciones por actividades de Investigación, Desarrollo e Innovación Tecnológica - Ley 4/2008, de 23 de diciembre, artículo 7, por el que se modifica el artículo 35 de la legislación de Impuesto de Sociedades y Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo, artículo 35, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades. - Real Decreto 1432/2003 del 21 de noviembre por el que se regula la emisión por el Ministerio de Ciencia y Tecnología de informes motivados relativos al cumplimiento de requisitos científicos y tecnológicos, a efectos de la aplicación e interpretación de deducciones fiscales por actividades de I+D+i. - P7402‘Procedimiento para la certificación de proyectos de I+D+i’. Por otro lado, existe documentación adicional que sirve como apoyo a la evaluación y certificación de los proyectos, según: - Ley 23/2005 de 18 de noviembre, de reformas en materia tributaria para el impulso a la productividad. - Manual de Frascati, que marca unas directrices metodológicas propias sobre Investigación y Desarrollo. Este documento es un documento de carácter técnico elaborado por un grupo de expertos al amparo de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico). - Manual de Oslo, que marca unas directrices metodológicas propias sobre Innovación Tecnológica. Este documento es un documento de carácter técnico elaborado por un grupo de expertos al amparo de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico). - Otros criterios y/o documentación de referencia definida en el presente Manual y en los procedimientos e instrucciones técnicas relacionadas con el Sistema de Certificación propio de RDI CERTIFICATION. Si alguno de estos requisitos fuera modificado, tanto la Empresa que se encuentra en dicho proceso de certificación como las que han sido certificadas con anterioridad serán debidamente informadas de las modificaciones realizadas. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 9 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 4.- DEFINICIONES De cara a poder mantener un Sistema de Certificación adecuada, han de tenerse en cuenta las siguientes definiciones: a) Entidad de Certificación:Entidad que lleva a cabo el proceso de evaluación/validación de un proyecto y concede la certificación. b) Certificación de contenido "ex-ante":La Entidad de Certificación certifica el contenido en I+D+i, tal como se define en la Ley 43/95, de 27 de diciembre del Impuesto sobre Sociedades Texto refundido vigente donde se recogen los conceptos de investigación y desarrollo e innovación tecnológica, así como la coherencia de los gastos presupuestados para la realización de las actividades de I+D+i contempladas en el mismo. c) Certificación de contenido y 1ª ejecución: La Entidad de Certificación certifica el contenido, tal como se define en la Ley 43/95, de 27 de diciembre del Impuesto sobre Sociedades, texto refundido vigente donde se recogen los conceptos de investigación y desarrollo e innovación tecnológica, y los gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad (periodo impositivo) ejecutada y en su caso, el contenido y la coherencia de los gastos presupuestados para las anualidades (periodos impositivos) pendientes de realizar. Si el proyecto ya dispone de una certificación de contenido "exante", la certificación justificará las posibles desviaciones respecto a la certificación previa existente. d) Certificación de seguimiento:Este tipo de certificación sólo es posible si previamente se ha emitido una certificación de contenido y primera ejecución. La Entidad de Certificación certifica el contenido, tal como se definen en la Ley 43/95, de 27 de diciembre del Impuesto sobre Sociedades, texto refundido vigente donde se recogen los conceptos de investigación y desarrollo e innovación tecnológica, y los gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad (periodo impositivo) ejecutada. La certificación justificará las posibles desviaciones respecto a la certificación previa existente. e) Naturaleza de un proyecto: Clasificación de las actividades definidas en el proyecto como de INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO o INNOVACIÓN TECNOLÓGICA según los conceptos establecidos en el artículo 33 de la Ley 43/1995, de 27 de diciembre. f) CÓDIGO UNESCO: Nomenclatura Internacional de la UNESCO para los Campos de Ciencia y Tecnología. g) CAMPOS (según códigos UNESCO):Apartados más generales. Están codificados en dos dígitos y cada campo comprende varias disciplinas. i. DISCIPLINAS (según códigos UNESCO):Descripción general de grupos de especialidades en Ciencia y Tecnología. Son apartados codificados con cuatro dígitos. A pesar de ser distintas entre sí las disciplinas con referencias cruzadas o dentro de un mismo campo, se considera que tienen características comunes. ii. SUBDISCIPLINAS (según códigos UNESCO): Son entradas más específicas de la nomenclatura y representan las actividades que se realizan dentro de una disciplina. Están codificadas con seis dígitos. A su vez, deben corresponderse con las especialidades individuales en Ciencia y Tecnología. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 10 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i iii. ESPECIALIDADES (según códigos UNESCO):Entradas más específica de la nomenclatura. Representan las actividades dentro de una subdisciplina. Están codificadas con siete dígitos. h) Cliente Registrado: Se refiere al particular o cualquier tipo de sociedad mercantil, a la cual le ha sido concedido el Certificado de Producto y cuyo nombre y detalles de la Compañía aparecen en los registros correspondientes. i) Memoria:Documento soporte del proyecto de I+D+i, el cual detalla las particularidades del proyecto, desarrollo del mismo y todos los gastos relacionados. j) Director Técnico:Máximo responsable del departamento técnico, se encarga de coordinar el personal a su cargo y aprobar las actividades realizadas en el departamento. Asimismo, es el representante de la compañía frente a ENAC y otras partes interesadas para todas las cuestiones de carácter técnico. k) Comité de Apelación:Sub-comité del Comité de Imparcialidad, el cual está establecido con el propósito de atender las apelaciones relacionadas con la organización. Las personas nombradas al respecto se compondrán del Presidente y de al menos otros dos miembros del Comité de Imparcialidad para cada apelación, ninguno de los cuales tendrá intereses(ni financiero ni personal) en el resultado de la apelación. l) Serie UNE 166000:Serie de normas de los sistemas de Gestión y Proyectos de I+D+i. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 11 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 5.- REQUISITOS GENERALES 5.1.- TEMAS LEGALES Y CONTRACTUALES 5.1.1.- Uso de la licencia, los certificados y las marcas de conformidad El uso de la Marca de Certificación para Proyectos de I+D+i, es un derecho que tienen los solicitantes una vez certificado su proyecto/s. Por tanto, las empresas con proyectos certificados podrán hacer uso de las marcas y certificados en las condiciones y con las restricciones establecidas en el procedimiento P4101 Uso de logos, marcas y certificados,que será remitido al cliente para su conocimiento una vez finalizado el proceso de certificación. Las entidades con proyectos I+D+i certificados podrán hacer uso de las marcas de certificación en su documentación comercial y publicitaria, siempre que ésta se refiera a los proyectos certificados y no se pueda dar a entender que los productos o prototipos resultado de dicho proyecto se encuentran certificados. 5.2.- GESTIÓN DE LA IMPARCIALIDAD RDI CERTIFICATION es una Sociedad Limitada con participaciones y controlada a través de su Escritura y Estatutos, los cuales son una parte integral del Sistema de Calidad y demuestran cómo se satisfacen los requisitos de imparcialidad e independencia requeridos por la Norma UNE-ENISO/IEC17065. La Escritura de la Sociedad así como sus Estatutos, son aprobados por la Junta Ejecutiva. Cualquier cambio que sea requerido a las Escrituras o Estatutos será llevado a cabo de forma controlada e incluyendo todas las copias presentadas en el Registro Mercantil de Madrid(ESPAÑA). Comité de Imparcialidad: El Comité de Imparcialidad está estructurado para salvaguardar la imparcialidad y asegurar la representación de los intereses implicados en el proceso de certificación. RDI CERTIFICATION se compromete de manera pública y por medio de la Declaración de Imparcialidadde la Entidad, a llevar a cabo su actividad en base a la total imparcialidad, la gestión de los posibles conflictos de interés y la objetividad en sus funciones y tareas. Todos los Miembros del Comité de Imparcialidad una vez informados previamente de las empresas con proyectos Certificados, deben declarar si tienen algún interés en las mismas, así comodeclarar si trabajan en cualquier otra organización además de la del Comité de Imparcialidad de la Entidad de Certificación. Se mantendrán Registros de todas estas declaraciones. Serán descalificados los Miembros del Comité de Imparcialidad que no expongan los datos requeridos. La composición y poderes del Comité de Imparcialidad son recogidos en el procedimiento P4201 Gestión de la imparcialidad. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 12 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Las principales responsabilidades del Comité de Imparcialidad son: - - Presidente de Comité: o Convocar formalmente reuniones. o Designar a una persona para redactar las actas. o Aceptar las peticiones de reuniones no programadas. o Aceptar resoluciones. o Presidir el Comité de Apelaciones. o En nombre del Comité de Imparcialidad, comunicar a la atención de ENAC cualquier materia relativa al funcionamiento del Conjunto de Normas que juzgue apropiado. Miembros del Comité: o Cumplir con cada uno de los requisitos especificados en las Normas de Funcionamiento establecidas. o Supervisión de todos los proyectos puestos en marcha. o Conocer y participar en su justa medida en el funcionamiento general del Sistema de Gestión de I+D+I de la Entidad por medio de la documentación que regula el funcionamiento del Comité. o Realizar las recomendaciones oportunas del funcionamiento de la Entidad tras el resultado de cualquier queja y/o apelación recibida, así como de llevar a cabo el correcto control del seguimiento de las mismas. o Refrendar el nombramiento de las figuras de Dirección Técnica y Dirección de Calidad respectivamente, así como de juzgar en materia disciplinaria a las personas que ocupen dichos cargos. o Asistir a todas las reuniones periódicas realizadas, salvo causa mayor y justificada, así como recoger por escrito las cuestiones discutidas y decisiones tomadas. Independencia: RDI CERTIFICATION no tiene ninguna compañía asociada. Todas las actividades de auditoría se llevan a cabo sobre una base independiente. Esto se logra con responsabilidades del personal definidas a través de la autoridad y de los límites de la autoridad dentro de las descripciones del trabajo individual, lo cual forma una parte integral del sistema de calidad. El Director Técnico ha sido asignado con la responsabilidad y autoridad de revisar todos los informes producidos por los Auditores antes de comunicárselo al cliente. La independencia se controla y se asegura mediante los compromisos de independencia firmados por el personal implicado. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 13 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Definición del servicio y revisión del contrato: RDI CERTIFICATIONhace una revisión de cada solicitud recibida previamente a la firma de los contratos y mantiene un seguro de Responsabilidad Civil que se renueva anualmente. Cualquier trabajo realizado por RDI CERTIFICATION estará cubierto por el Seguro de Responsabilidad Civil. Así, no se aceptará ninguna petición de trabajos por parte de los clientesmás allá de los requisitos especificados en el seguro sin que se lleven a cabo acciones al respecto. RDI CERTIFICATION basa sus términos y condiciones del negocio en las diferentes regulaciones que están descritas en las normas, sistema de certificación y otros documentos aplicables a su actividad. Los clientes conocen la forma de regular la actividad en base a la documentación a la que tienen acceso al solicitar los servicios de certificación. RDI CERTIFICATIONmantiene su contabilidad a través de contables independientes. Los gastos de RDI CERTIFICATIONson cubiertos por fondos proporcionados por los accionistas cuando las cantidades que se recibirán de las actividades de la certificación no cubran los costes operacionales de la Acreditación; después de esto se prevé que la compañía sea autosuficiente con los ingresos que reciba de las certificaciones realizadas. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 14 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 6.- REQUISITOS RELATIVOS A LA ESTRUCTURA Y RECURSOS 6.1.- ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y ALTA DIRECCIÓN 6.1.1.- Organigrama, competencia y responsabilidades: La estructura de RDI CERTIFICATION para la certificación de proyectos se basa en cuatro pilares básicos que son: Dirección técnica:encargada del control y supervisión de todo el personal que forma parte de la evaluación de los proyectos: o Dirección de evaluación económica de proyectos. o Cuerpo de evaluadores: experto 4D, experto técnico (6D) y experto contable. Comité de imparcialidad(ver aptdo. 5.2). Dirección de calidad:no intervendrá en los procesos de certificación de proyectos de I+D+i, de forma que pueda mantener la independencia respecto a éstos y velar por el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 15 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Dirección comercial. Para cada uno de los miembros que forman parte del proceso de certificación, existen requisitos mínimos a cumplir en materia de cualificación y responsabilidades. La descripción en detalle se muestra en el Anexo II del presente manual de calidad y en los procedimientosP6101 Selección de expertos y P6102 Personal de soporte para la certificación de proyectos. Asimismo, el P6101 muestra la sistemática utilizada por RDI CERTIFICATIONpara asegurar que todo el personal con funciones en el proceso de certificación dispone de los requisitos exigibles a su puesto, determinando la formación adicionaly/o experiencia necesariaen caso de hallar alguna deficiencia. Todos los registros de competencia e identificación de necesidades de formación, deberán ser conservados.Asimismo, para cada miembro del personal, se guardará un expediente completo el cual contendrá las copias de las calificaciones y formación recibida, incluyendo su Currículum Vitae. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 16 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 7.- REQUISITOS RELATIVOS AL PROCESO Las actividades para la certificación de proyectos de I+D+i por parte de RDI CERTIFICATION, están disponibles para cualquier solicitante (empresas y/o particulares) que así lo desee, independientemente de su sector, tamaño, campo de actividad y pertenencia o no a una determinada Asociación y/o Grupo, siempre y cuando cumplan con los requisitos definidos en los documentos normativos para la certificación de proyectos de I+D+i. La Dirección Técnica de RDI CERTIFICATION asegurará que se disponen de los medios suficientes y procedimientos documentados para llevar a cabo las evaluaciones, certificación y seguimiento de los proyectos, según el caso, de acuerdo a los requisitos de la documentación pertinente. Los medios incluirán: Procedimientos adecuados que cubran las evaluaciones de los proyectos de I+D+i de la organización según las normas aplicables. Recursos técnicos suficientes y acorde a las necesidades para la certificación de proyectos de I+D+i. Formación apropiada de todo el personal empleado que participe en las actividades de la certificación de RDI CERTIFICATION. Asimismo, RDI CERTIFICATIONcuenta con los documentos necesarios para cubrir todas las actividades asociadas con la evaluación y el proyecto en cuestión. Todas las evaluaciones serán planeadas y ejecutadas de acuerdo con su estudio especialmente preparado. Los detalles de las metodologíasque controlan esta actividad se especifican en el procedimiento P7402Procedimiento para la certificación de proyectos de I+D+ide RDI CERTIFICATION. 7.1.- SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN Y REVISIÓN Cualquier empresa y/o particular que desee certificar su proyecto de I+D+i con RDI CERTIFICATION, deberá solicitar a la Entidad presupuesto de certificación. RDI CERTIFICATION proporcionará al cliente el registro R01-P7201Solicitud presupuesto I+D+i.Asimismo, y bajo petición escrita, adjuntará al solicitante información sobre directrices para la presentación y composición de proyectos, manual de calidad de la Entidad y procedimiento de certificación de proyectos de I+D+i que sigue RDI CERTIFICATION para la evaluación de proyectos. La solicitud, que tendrá un período de validez de seis meses a partir de la fecha de la firma, sólo será considerada válida por RDI CERTIFICATIONcuando se encuentre cumplimentada correctamente y en su totalidad, esto es, deberá estar firmada y sellada por el Representante Legal de la Organización y deberá contener información relativa al proyecto que incluirá entre otros aspectos: Identificación de la empresa y su Representante Legal, emplazamientos y relación con otras organizaciones. Presupuesto estimado. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 17 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Resumen y objetivo/s del proyecto. Campo/s científico-tecnológico/s en el/los que se desarrollan las actividades de I+D+i del proyecto (códigos UNESCO). Tipo de solicitud de certificación. Una vez estudiada la solicitud, siempre que esta sea completa, RDI CERTIFICATION emitirá un Presupuesto de Servicios de Certificación de Proyecto de I+D+i. El cliente deberá aceptar el presupuesto emitido mediante su firma. En el proceso de aceptación se solicita al cliente que confirme una serie de informaciones necesarias para poder desarrollar el proceso, plasmadas en el R02-P7201 Aceptación de presupuesto.Asimismo, en la aceptación podrá indicar si existe algún tipo de conflicto de intereses que pudiesen afectar el proceso de evaluación. Una vez realizado el pago inicial descrito en el presupuesto, se inicia (abre) el expediente, asignando un número de cliente que diferenciará unívocamente el proyecto a partir de ese momento. 7.1.1.- Entrega de la documentación: Con la apertura del expediente se solicita al cliente la documentación del proyecto que será diferente dependiendo del tipo de certificación (contenido “ex-ante”, contenido y 1ª ejecución - con o sin certificación previa de contenido - o seguimiento). Es imprescindible presentar toda la documentación tanto técnica como contable necesaria, para que el equipo certificador pueda evaluar correctamente el proyecto. La documentación técnica y/o contable, en cada caso, está descrita en el R02-P7201 que recibe el cliente para dar su conformidad al presupuesto. 7.2.- EVALUACIÓN DEL PROYECTO En los procedimientos P7401 Proceso de evaluación de proyectos y P7402 Procedimiento para la certificación de proyectos de I+D+i, queda reflejado el procedimiento que RDI CERTIFICATION sigue a la hora de certificar un proyecto. 7.2.1.- Análisis de documentación presentada Una vez recibida la documentación técnica y/o contable (según el caso), RDI CERTIFICATIONrevisará la documentación presentada para: a) Comprobar que está completa; b) Verificar que incluye todos los apartados requeridos por la legislación vigente (RD 1432/2003) y resto de documentos aplicables, según se detalla en el R02-P7201 “Aceptación de presupuesto”; ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 18 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i c) Asegurarse que RDI CERTIFICATION tiene la competencia suficiente para realizar la evaluación, según la disciplina en la que se englobe el proyecto y; d) Hacer una primera evaluación acerca del campo tecnológico a nivel de la disciplina tecnológica (4 dígitos UNESCO) al que corresponde el proyecto. En caso de que se encuentre alguna deficiencia, RDI CERTIFICATIONsolicitará que sean corregidas al mediante el envío al cliente del R06-P7401 No Conformidad,detallando el tipo de deficiencias encontradas. Hasta que éstas no sean subsanadas por el interesado no se podrá continuar con el proceso de evaluación. 7.2.2.- Evaluación del proyecto por experto 4 dígitos (4D) La evaluación de los proyectos de I+D+i será realizada por expertos investigadores contratados en Universidades Públicas / Privadas u otras OPIS (Organismos Públicos de Investigación) con las que RDI CERTIFICATION haya establecido convenios de colaboración. El solicitante de la certificación deberá informar con antelación (en el envío del R02-P7201) si existe algún conflicto de intereses con algún evaluador, grupo de investigación u OPIS. RDI CERTIFICATION tendrá en cuenta el posible conflicto de intereses en la selección del equipo evaluador y de la organización a la que pertenecen. El EXPERTO 4 DÍGITOS (4D), deberá manifestar su competencia técnica para llevar a cabo sus funciones, una vez estudiada la documentación del proyecto facilitada por RDI CERTIFICATION, determinando: Si la disciplina definida por RDI CERTIFICATION en la fase anterior corresponde al ámbito de la competencia del Experto 4 dígitos. En caso negativo, se establecería una nueva disciplina con la información recopilada y se facilitaría la documentación al experto 4 dígitos adecuado. La competencia necesaria para una evaluación correcta del proyecto, de acuerdo con su contenido (novedad del proyecto). A partir del contenido del informe realizado por el Experto 4 dígitos en el registro R02-P7401 Evaluación del proyecto 4D, RDI CERTIFICATION determinará el EXPERTO TÉCNICOque reúna los requisitos de competencia descritos por el experto 4D 7.2.3.- Evaluación técnica del proyecto La evaluación técnica del proyecto es la que determina en qué medida el proyecto puede calificarse como Investigación y Desarrollo (I+D) y/o Innovación Tecnológica (IT) y si los gastos y/o presupuesto (según tipo de certificación), son adecuados al proyecto. El EXPERTO TÉCNICO deberá manifestar su competencia técnica para llevar a cabo sus funciones: En primera instancia, a la vista de los requisitos establecidos por el Experto 4D y; ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 19 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i En segunda instancia, una vez estudiada la documentación del proyecto facilitada por RDI CERTIFICATION. Igualmente, deberá confirmar su imparcialidad en el proceso. Las actividades a realizar por el Experto Técnico, dependerán del tipo de certificación a realizar según la naturaleza del proyecto, pudiendo requerir (si lo cree necesario) la realización de una visita-auditoría a la empresa para comprobar determinados aspectos del proyecto, en cuyo casoRDI CERTIFICATIONinformará a la empresa convenientemente y con suficiente antelación. En el caso de que el proyecto presentado por la empresa incluya alguna patente o modelo de utilidad, de acuerdo con la legislación aplicableRDI CERTIFICATIONsolicitará a la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) la colaboración para la emisión de un informe técnico relativo, que formará parte de la evaluación técnica del proceso de certificación del proyecto. 7.2.4.- Evaluación económica (contable) del proyecto Debido a los procesos y documentación que requiere la evaluación económica, esta fase sólo es aplicable en certificaciones de contenido y primera ejecución y certificaciones de seguimiento, no pudiéndose aplicar en certificaciones “ex-ante". La Auditoria de gastos será realizada por un Experto Contable (registrado en el ROAC)y siempre, una vez el Experto Técnico haya finalizado su evaluación. Esta etapa tendrá en cuenta la calificación de las actividades y la identificación de los gastos asociados realizada por el Experto Evaluador, conforme a lo visto en el apartado anterior. La evaluación económica, se realiza de acuerdo a las actividades previstasdependiendo del tipo de certificación. La valoración de los gastos incurridos se realizará de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, las normas técnicas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, el Código de Comercio y la normativa fiscal que resulte de aplicación. Además, el Experto Contable dispondrá de las Indicaciones establecidas por RDI CERTIFICATION para poder realizar la evaluación contable (guía), debiendo demostrar la competencia necesaria para realizar estas tareas. 7.2.5.- No conformidades y solicitud de acciones correctivas Durante el proceso de evaluación del proyecto, en cualquiera de las fases, puede darse el caso que se detecten desviaciones que deban ser resueltas por el cliente. En estas circunstancias, RDI CERTIFICATION podrá emitir no conformidades para que el cliente establezca acciones correctivas relacionadas con: a) Falta de documentación referenciada en la memoria del proyecto, considerada necesaria para poder emitir un juicio sobre la naturaleza del mismo. b) Errores en la documentación presentada, por ejemplo, referencias erróneas, documentos enumerados que no han sido anexados, etc. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 20 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Todas las comunicaciones de no conformidades que se emitan al cliente, se realizarán siempre por escrito a través del R06-P7401 no Conformidad. Estas serán emitidas por RDI CERTIFICATIONo los propios evaluadores, según corresponda. Una vez el Experto Técnico ha emitido un juicio sobre la Naturaleza del Proyecto de acuerdo a la documentación aportada por el cliente, no se aceptará ninguna reclamación encaminada a modificar dicha catalogación (nuevos documentos, información complementaria, etc.). En cuanto a la documentación contable (gastos presentados relacionados con el proyecto), el Evaluador Contable podrá solicitar acciones correctivas relativas a falta de documentación justificativa y/o aclaratoria. 7.2.6.- Decisión de certificación Con los informes presentados por el Experto Evaluador (técnico), Experto Contable y el resto de información recogida durante el proceso de certificación, el Comité de Certificación resolverá sobre la certificación del proyecto. El Comité de Certificación es responsable de asegurar que se han cumplido todos los requisitos para la certificación: competencia técnica, confidencialidad, imparcialidad e independencia, resolviendo según el caso, alguna de las propuestas siguientes: a) Proponer la concesión del certificado. b) Establecer la necesidad de completar la evaluación. c) Proponer la denegación de la solicitud. En caso de denegación, el solicitante podrá dirigirse por escrito a la Dirección de RDI CERTIFICATION, en un plazo máximo de 30 días siguientes a la recepción de la notificación, en el que formulará cuantas alegaciones estime oportunas, esto queda reflejado en el procedimiento P7403 Procedimiento para reclamaciones, apelaciones, recursos y litigios. Para ello, RDI CERTIFICATION pone a disposición del cliente el registro R01P7403 “Reclamación”. Tras responder a las mismas, si persistiera un desacuerdo entre el solicitante yRDI CERTIFICATION, se elevará la cuestión al Comité de Apelaciones, órgano de la entidad previsto a tal efecto, el cual tomará una decisión definitiva. 7.2.7.- Certificación del proyecto En caso de decisión favorable a la certificación, RDI CERTIFICATIONemitirá a favor del solicitante la documentación de certificación, que incluye: a) Certificado expedido a nombre de la empresa con referencia a: i. Título del proyecto ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 21 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i ii. Naturaleza del proyecto (Investigación y Desarrollo -I+D-; Innovación Tecnológica -IT- o ambos -I+D+i-). iii. Documentos normativos de referencia, en particular: - Artículo 33 de la Ley 43/1995. - Real Decreto 1432/2003. iv. Sistema de Certificación. v. Número del certificado, fecha de aprobación y de expedición. b) Informe de certificación: incluye el informe Técnico y Económico y da soporte al certificado anterior. En este informe se detallan los datos del cliente y del proyecto, conclusiones acerca del mismo, naturaleza y en función del tipo de certificación: i. Naturaleza del proyecto o su revisión, debidamente justificada; ii. Gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad (periodo impositivo) ejecutada; iii. Presupuesto del proyecto y su coherencia para los diferentes ejercicios; iv. Desviaciones con respecto al presupuesto, debidamente justificadas. Tanto el certificado como el informe de certificación formarán parte inseparable del proceso de certificación. La documentación emitida al cliente será considerada en todo momento propiedad de RDI CERTIFICATION. 7.2.8.- Directorio de proyectos certificados RDI CERTIFICATION mantiene el control de todos y cada uno de los proyectos que certifica. Para ello, dispone de un registro R07-P7401 “Relación proyectos certificados”en el que se detallan cada uno de los proyectos evaluados junto a información relativa al cliente y a disposición según solicitud justificada. 7.2.9.- Suspensión, retirada y cancelación de certificados Una vez superada con éxito la Evaluación y Certificación del proyecto de I+D+i de acuerdo a la normativa aplicable, puede darse el caso de que el Certificado sea suspendido, retirado o cancelado según: Suspensión y retirada de certificados por revisión del proceso de certificación: Como resultado de diferentes mecanismos de control, un certificado ya emitido, podría ser suspendido y/o cancelado. Algunas de estas situaciones son: - Trámites de Audiencia de la Administración Competente. - Auditorías internas o externas (ENAC). - Revisiones de Calidad realizadas por el Departamento Técnico. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 22 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i El proceso seguido por la entidad para estos casos, queda definido en los procedimientos generados por RDI CERTIFICATION. Suspensión y retirada de certificados por uso indebido o razones administrativa: Suspensión:concesión emitida a un cliente registrado para mantener la Certificación de un Proyecto bajo las reglas de Certificación de RDI CERTIFICATION.La suspensión del certificado de un cliente registrado puede ser puesta en práctica si el cliente registrado no cumple con las condiciones obligatorias señaladas por RDI CERTIFICATION: - Mal uso continuo del certificado/ logo. - Cualquier otra infracción relativa a las Reglas de Certificación o del Presupuesto de RDI CERTIFICATION. - Alguna otra discrepancia relativa a las normas de RDI CERTIFICATION. La Dirección Técnica de RDI CERTIFICATIONinformará al cliente certificado por escrito con un aviso de suspensión, argumentado que el certificado está bajo suspensión si se da cualquiera de los casos (o varios de ellos) señalados anteriormente. Las acciones correctivas realizadas por el cliente registrado tratarán las razones que han provocado el aviso de suspensión y la supervisión de RDI CERTIFICATIONserá revisada por la Dirección Técnica, que cancelará el aviso de la suspensión o autorizará la retirada del certificado y del programa, según estime adecuado. La Dirección Técnica informará por escrito al cliente certificado de la decisión definitiva adoptada y al Comité de Imparcialidad en la siguiente reunión organizada. Retirada:la retirada de un certificado se llevará a cabo si: - Un Cliente Certificado no logra satisfacer las condiciones obligatorias impuestas por RDI CERTIFICATION tras la emisión de un aviso de suspensión. - Un Cliente Certificado no logra cumplir lo establecido previamente relativo a sus obligaciones financieras con la Entidad de Certificación después de 1 mes de la notificación formal de la falta. Comunicación a las partes interesadas: Cualquier causa de suspensión y/o retirada del certificado, deberá ser comunicada por escrito a las partes interesadas: - Cliente afectado; - ENAC; - Administración Competente y; - Comité de Imparcialidad. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 23 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i La situación última del certificado se reflejará en el R07-P7401 y en el expediente del proyecto afectado. 7.2.10.- Control de los registros RDI CERTIFICATION mantiene un sistema de registroscreado para satisfacer las circunstancias del negocio, adaptándose a los requisitos estatutarios, obligatorios y contractuales aplicables. Todos los requisitos generados están sujetos a los procedimientos de seguridad para mantener la confidencialidad. Los registros generados serán legibles y demostrarán el logro de la calidad requerida y el funcionamiento eficaz del sistema de negocio. Todos los registros relativos al sistema de calidad, serán guardados por un período mínimo según lo estipulado en el procedimiento P8402 Control de los registros, órdenes u otras regulaciones actuales (según documento superior) y se mantendrán para todas las funciones que se relacionan en el proceso de certificación. Los expedientes se conservarán en ambientes que eviten posibles deterioros, inundaciones, incendios, etc. 7.2.11.- Quejas y apelaciones La metodología para el tratamiento de las quejas realizadas por los clientes, se especifica con detalle en el procedimiento P7403 Procedimiento para reclamaciones, apelaciones, recursos y litigios.Dichas reclamaciones pueden ser de dos tipos: - Reclamaciones relacionadas con el proceso de certificación. - Otras reclamaciones. Para las reclamaciones relativas al proceso de certificación, se establece una metodología con los posibles casos en los que el cliente puede reclamar y el proceso a seguir para resolver dicha reclamación. Este proceso puede requerir la intervención de diferentes funciones de RDI CERTIFICATION y de los evaluadores implicados en el proceso de certificación. Será Dirección Técnica, a la vista de la reclamación presentada la que decida el personalque debe resolver dicha reclamación, registrando la decisión adoptada.En el caso de que la reclamación no sea atendida o el cliente no esté conforme, éste será informado de su derecho a apelar, según el procedimiento P7403. Por otro lado, cuando se trata de reclamaciones recibidas por un usuario de un cliente de los proyectos certificados en la organización, éstas serán registradas e investigadasinmediatamente o durante la siguiente visita de seguimiento/ ejecución prevista (si es el caso). Asimismo, para la consideración de las apelaciones que pueda realizar un determinado cliente, RDI CERTIFICATION a través del procedimiento P7403 y desu Comité de Imparcialidad, asegurará la el tratamiento correcto de éstas. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 24 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i La metodología se basa en el propósito de atender las apelaciones referentes a la norma auditada. Los miembros del comité no tendrán interés personalesy/o financieros en el resultado de la apelación. El método para la selección y funcionamiento del Comité de Apelación, se define en el procedimiento P7403 cuya decisión última será definitiva. Este procedimiento debe asegurar que: Se establezca la metodología que se ocupa de las apelaciones; Se mantenga un registro para evidenciar todas las apelaciones, sus resultados y los nombres de los miembros del comité que asisten la apelación. 8.- REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 8.1.- DOCUMENTACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN La disposición de todos los documentos del sistema de gestión de RDI CERTIFICATION, están en línea a la política de calidad de la Entidad, incluyendo manuales, procedimientos, normas del sistema de calidad, publicaciones, etc., apoyando las operaciones a través de todas las etapas de ejecución del servicio de Certificación. 8.1.1.- Generalidades El Sistema de Gestión de Calidad de RDI CERTIFICATIONestá apoyado en el llamado ‘Sistema Documental’, donde se recogen por escrito los procesos necesarios para un correcto funcionamiento de la Entidad y su aplicación en la misma. Dicho sistema documental se organiza de la siguiente forma: Manual de Calidad (I+D+i): en él se exponen los rasgos generales del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad en concordancia con las especificaciones de la Norma UNE-EN ISO/IEC 17065. En este Manual de Gestión de Calidad se hace referencia a los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y a la estructura de la documentación empleada. Procedimientos: describen de forma detallada cada uno de los procesos en los que se basa el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad acordes a la Política de Calidad, Objetivos Generales y Requisitos de la Norma UNE-EN ISO/IEC 17065. Instrucciones Técnicas y Documentación Anexa: consta de las Instrucciones Técnicas de Trabajo, pautas concretas y específicas para un puesto de trabajo o acción individual, así como de los registros relacionados, encargados de dar soporte a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad utilizados para asegurar la operatividad y el control de los diferentes procesos a los cuales se hace referencia en los Procedimientos. Debido a que el Sistema Documental de RDI CERTIFICATIONse compone de una documentación dinámica, su contenido irá variando a lo largo del tiempo con motivo de las revisiones requeridas y la introducción de mejoras en el Sistema de Gestión de Calidad. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 25 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 8.1.2.- Distribución de la documentación En caso de aplicación inicial del sistema, ésta será hecha por la Dirección Técnica y revisada posteriormente por el Comité de Imparcialidad para la aprobación formal, después de que haya sido incorporada cualquier modificación que se crea conveniente. La metodología para agregar e identificar versiones / revisiones de documentos, se define con detalle en el procedimiento P8401 Control de la documentación. La edición, renombramientos y política de calidad relativa a los documentos, se realizarán bajo la responsabilidad de la Dirección Técnica. Los procedimientos de la edición más reciente serán distribuidos por la Dirección Técnica a todo el personal que se requiera para un funcionamiento eficaz del negocio, quitando y/o anulando los documentos obsoletos. La distribución de las revisiones, re-edicionesdel manual, procedimientos, instrucciones técnicas y demás documentos aplicables, se hará según lo indicado en el R01-P8401 Control de transmisión de documentación, y bajo el establecimiento de la Dirección Técnica. Será la responsabilidad de todos los poseedores registrados en el R01-P8401, mantener actualizadas todas las copias que se les asignen y devolver a Dirección Técnica aquellos documentos obsoletos por revisiones y/o reediciones. Todos los cambios que afecten a documentos pertinentes, serán notificados a los usuarios por cualquiera de los medios disponibles. Asimismo, aquellas notificaciones a terceras partes referidas a cambios significativos en la política y/o proceso de certificación de la Entidad, se realizarán a través de la página Web de la Entidad u otros medios igualmente válidos (envío de mails por ejemplo). 8.1.3.- Política de calidad La Dirección de RDI CERTIFICATIONestablece la Política de Calidad de la Entidad, basada en la Mejora Continua del funcionamiento del Sistema de Gestión. A su vez, la Dirección de RDI CERTIFICATION considera que los Objetivos Generales de Calidad propuestos tienen como marco de referencia la Política de Calidad establecida, con el fin de caminar hacia la Mejora Continua. La Política de Calidad y los Objetivos Generales de la Entidad quedan debidamente detallados en el presente manual. La declaración de la Política de Calidad de la Entidad está definida en el Anexo IV del presente manual. 8.1.4.- Revisión por la Dirección Con objeto de asegurar la adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, así como satisfacer los requisitos de la Normativa vigente, Política de Calidad y Objetivos establecidos, la Dirección de RDI CERTIFICATIONrealiza una revisión periódica del sistema evaluando la eficiencia del mismo y utilizándose los resultados como base para la mejora de la labor diaria de la Entidad. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 26 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i La metodología empleada para la realización de las revisiones por la Dirección, información de entrada / salida, etc., se detallan en el procedimiento P8403 Revisión por la Dirección. 8.1.5.- Auditorías Internas Con objeto de asegurar la cumplimentación de los requisitos de la Norma UNE-EN ISO/IEC 17065 por parte del Sistema de Gestión de Calidad, así como su correcta implantación y eficacia, anualmente se llevará a cabo la realización de una Auditoría Interna. La sistemática a seguir de cara a la correcta realización de la Auditoría Interna de Calidad queda detallada en el procedimiento P8404 Auditoría Interna. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 27 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i 8.1.6.- Acciones Correctivas y/o Preventivas RDI CERTIFICATION dispone de una metodología documentada en el procedimiento P8405 Tratamiento de acciones correctivas y preventivaspara un correcto registro, seguimiento y cierre de las acciones correctivas, derivadas de: No conformidades halladas en el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad y; Acciones preventivas abiertas como consecuencia de la observación de posibles y/o potenciales no conformidades. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 28 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i ANEXO I. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Fecha Revisión 14/01/14 0 Modificaciones respecto a revisión anterior Aprobación inicial del documento. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 29 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i ANEXO II. CUALIFICACIÓN, RESPONSABILIDADES, AUTORIDAD Y LÍMITES DEL PERSONAL DE RDI CERTIFICATION Cualificación: Gerencia: - Competencia en gestión y organización de empresas. Dirección Técnica: - Demostrar experiencia para gestionar y dirigir procesos de certificación relacionados con proyectos de I+D+i. - Competencia en la realización de proyectos de I+D+i, estudios superiores y experiencia en procesos de auditoría de sistemas. Dirección Evaluación Económica de proyectos: - Demostrar el cumplimiento de los criterios requeridos a los expertos Contables, siendo un miembro con cualificaciones positivas por parte de la Dirección Técnica y Dirección General para ocupar este puesto. Comercial: - NO intervendrá en los procesos de certificación de proyectos de I+D+i. - Deberá formarse en la certificación de proyectos de I+D+i y adquirir conocimientos básicos sobre el tema. Dirección de Calidad: - NO intervendrá en los procesos de certificación de proyectos de I+D+i, de forma que pueda mantener la independencia respecto a éstos y velar por el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad. - Experiencia en la gestión de sistemas de calidad y conocimientos de procesos de certificación. Oficina Técnico (T) – Administrativa (A): - (T): Estar en proceso de obtener una titulación superior y adquirir conocimientos de I+D+i mediante formación ofrecida por RDI CERTIFICATION. - (A): Conocimientos de gestión administrativa y experiencia en tareas de oficina. - (A): Conocimientos relacionados con el área de la I+D+i. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 30 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Experto 4 dígitos (4D): - Demostrar su capacidad para la clasificación de la disciplina del proyecto,. - Establecer la competencia de los expertos técnicos. - Revisar con eficacia los informes de evaluación para la toma de decisiones de la certificación. Experto Técnico: - Personal encargado de llevar a cabo las evaluaciones de proyectos de I+D+i para RDI CERTIFICATION, deben ser técnicamente competentes y demostrar integridad profesional. - La Dirección Técnica asegurará que existe documentación y procedimientos internos para garantizar que el proceso de selección de los Expertos está controlado y verifica las siguientes condiciones: a) Satisfacer los requisitos establecidos en el documento de ENAC CEAENAC-02 “Criterios específicos de acreditación. Entidades de certificación de proyectos de investigación, desarrollo e innovación”. b) Demostración de que se domina el trabajo en relación a las normas y procesos de evaluación de los proyectos de I+D+i, todos los conceptos definidos en el art. 33 de la Ley 43/1995 y procedimientos en su caso. Experto Contable: - Personal encargado de llevar a cabo las auditorías para RDI CERTIFICATION, serán técnicamente competentes y deberán demostrar integridad profesional. - La Dirección Técnica asegurará que existe la documentación y procedimientos internos para garantizar que el proceso de selección de los Expertos está controlado y verifica las siguientes condiciones: a) Satisfacer los requisitos establecidos en el documento de ENAC CEAENAC-02 “Criterios específicos de acreditación. Entidades de certificación de proyectos de investigación, desarrollo e innovación”. b) Demostración de que se domina el trabajo en relación a las normas y procesos de evaluación de los proyectos de I+D+i, todos los conceptos definidos en el art. 33 de la Ley 43/1995 y procedimientos en su caso. c) Cualidades del carácter tales como tacto, integridad, fiabilidad y confianza serán tenidas en cuenta por la Dirección técnica a la hora de la selección. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 31 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Responsabilidades, autoridad y límites: Gerencia: - Definir la Política de Gestión, Finanzas y Organización de la Entidad. - Definirla Política y Objetivos Generales, así como la supervisión del correcto cumplimiento. - Supervisar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. - Establecer la Política de Selección del personal necesario. - Establecer una Política de Retribución coherente, motivadora y equitativa. - Establecer una Política de Formación y desarrollo profesional del personal. - Supervisar el desarrollo de nuevos servicios de certificación. - Supervisar la provisión de los recursos necesarios y adecuados a la Entidad. - Supervisar la receptividad y respuesta de las quejas recibidas. - Dirigir las reuniones de Revisión del Sistema, así como los nuevos proyectos a iniciar. - Coordinar y asegurar el buen funcionamiento de todas las áreas de la Entidad, así como la interrelación entre las mismas. - Supervisar la correcta aplicación de los principios generales a respetar en base a la Norma UNE-EN ISO/IEC 17065. - Asistir y participar en el Comité de Certificación Dirección Técnica: - Crear y mantener el sistema de gestión, incluyendo los planes de auditorías, procedimientos operativos y otra documentación relacionada. - Preparar el orden del día, información, actas y demás papeles para el Comité de Imparcialidad. - Aconsejar al Comité de Imparcialidad sobre el desarrollo del Conjunto de Normas y requisitos de la Entidad de Acreditación. - Puesta en práctica de las políticas y decisiones tomadas por el Comité de Imparcialidad. - Autoridad para escribir o cambiar procedimientos operativos así como el manual de calidad en conformidad con la UNE-EN ISO/IEC 17065 sin referencia al Comité de Imparcialidad. - Mantener activamente la administración cotidiana de documentos del sistema de acuerdo con procedimientos operativos. - Asegurar que se mantiene la confidencialidad. - Formar parte del Comité de Certificación. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 32 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i - Acudir, en la medida de lo posible, a las reuniones de los grupos de trabajo de las entidades de certificación de proyectos de I+D+i y de la Administración Competente para la emisión de Informes Motivados. - Organizar el departamento técnico-administrativo, velando por su formación, competencia técnica y asignando las tareas que correspondan para un correcto funcionamiento de los procedimientos de I+D+i. Dirección de evaluación económica de proyectos: - Unificar criterios de contabilidad para las evaluaciones económicas y redactar documentos técnicos que den soporte a los expertos. - Representar a RDI CERTIFICATIONfrente a procesos de auditoría interna / ENAC y otras partes en materia económica. Dirección de Calidad: - Supervisar, planificar y revisar el mantenimiento y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad. - Determinar la creación de nueva documentación y/o modificar la documentación anterior, de cara al correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad y en conformidad con los documentos normativos aplicables, que deberán ser aprobados por la Dirección Técnica. - Aportar los estándares de Calidad para el aseguramiento del cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad y las normas aplicables. - Sugerir posibles mejoras del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad a Gerencia, con motivo de las revisiones por la Dirección y/u otras reuniones. - Asesorar respecto a la interpretación de nuevas normas que afecten al Sistema de Gestión de Calidad y a la propia Entidad, así como las acciones necesarias de cara a su correcta adaptación e implantación. - Asistencia a las reuniones del Comité de Imparcialidad. - Participación en el proceso de Revisión del Sistema, así como en los nuevos proyectos a iniciar. Comité de Certificación: - Responsabilidad en la decisión de la certificación de los proyectos. - Asegurar que se cumplen todos los requisitos para la certificación: competencia técnica, confidencialidad, imparcialidad e independencia de los implicados. - Revisar toda la documentación pertinente al proyecto sobre el que hay que tomar una decisión a fin de establecer un dictamen razonado. - Tomar una decisión sobre la certificación: concesión o denegación del certificado. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 33 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i Comercial: - Dar a conocer la competencia de RDI CERTIFICATIONen materia de certificación de I+D+i. - Mantener las relaciones con los clientes. - Organizar eventos, jornadas, etc., para la promoción de los servicios de la Entidad. - Comunicar a los clientes los principios bajo los que opera la Entidad: confidencialidad, conflicto de intereses, independencia, etc. Oficina Técnico (T) – Administrativa (A): - (T): Respaldar a la Dirección Técnica en las actividades y responsabilidades que determine ésta. - (A): Revisar las solicitudes de presupuesto recibidas. - (A): Comprobar que la solicitud entra dentro del campo de capacitación. - (A): Elaboración de presupuestos. - (A): Seguimiento de presupuestos emitidos. - (A): Apertura de Expedientes. - (A): Comprobación de la existencia de toda la documentación requerida. - (A): Vigilancia de fechas: realización de auditorías previstas, entrega de acciones correctivas, emisión de certificados. Experto 4 dígitos (4D): - Manifestar su competencia técnica, en cada proyecto a certificar, una vez estudiada la documentación del proyecto requerida. - Determinar los requisitos de conocimientos y experiencia específica en I+D+i, del personal que determina la naturaleza del proyecto a certificar, es decir, el EXPERTO TÉCNICO. - Revisar los informes de evaluación realizados por los Expertos Técnicos dentro del Área tecnológica de su competencia (nivel de 4 dígitos UNESCO) en el proceso de toma de decisiones de la certificación. Expertos Técnico: - Manifestar su competencia técnica, en cada proyecto a certificar, una vez estudiada la memoria técnica. - Determinar la naturaleza del proyecto, conforme a los conceptos establecidos en los Documentos para la Certificación de Proyectos de I+D+i. - Evaluar la coherencia del presupuesto a los objetivos del proyecto, con criterios para discernir si el presupuesto es adecuado a los objetivos marcados, evaluando los costes hora de personal, inversiones, subcontrataciones, equipamiento, etc. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 34 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i - Evaluar el contenido mínimo del proyecto, conforme se establece en los Documentos Normativos para la Certificación de Proyectos de I+D+i u otros documentos normativos. - Evaluar el cumplimiento de los presupuestos (compras, inversiones, recursos humanos, etc.),objetivos técnicos y en todos los casos, justificación de las posibles desviaciones, estableciendo la recalificación, cuando proceda, de la naturaleza del proyecto. Experto Contable: - Realizar la evaluación de gastos de los proyectos para el periodo impositivo presentado. - Confirmar su imparcialidad en el proceso. - Establecer las no conformidades que considere oportunas para completar la documentación que acredite los gastos del proyecto. ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 35 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i ANEXO III. ÁREAS CIENTÍFICO / TECNOLÓGICAS INCLUIDAS EN EL ALCANCE Código UNESCO (4 dígitos) Descripción XXXX XXXXXX XXXX XXXXXX XXXX XXXXXX XXXX XXXXXX ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L. Código Revisión Fecha Páginas MC 0 14/01/14 36 de 36 RDI CERTIFICATION AGENCY Manual calidadI+D+i ANEXO IV. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD RDI (Research, Development and Innovation) CERTIFICATION AGENCY, S.L., Entidad destinada a proporcionar Servicios de Certificación de tercera parte a todos sus clientes particulares y empresas -, fundamenta su filosofía de trabajo en la experiencia, conocimientos técnicos, capacidad y profesionalidad del personal que lo integra y del servicio ofrecido. Nuestro principal Objetivo es proporcionar un servicio justo e imparcial, desarrollando, implantando y manteniendo un Sistema de Calidad eficiente, conforme a los requisitos delos contratos acordados con nuestros clientes y según los controles estipulados por ENAC para la certificación. Para un aseguramiento efectivo a nuestros clientes de la no existencia de conflictos de intereses e imparcialidaden los procesos de certificación, RDI CERTIFICATION establece procedimientos que aseguran que el personal implicado en el proceso de certificación y sus empleadores, no tienen relación de ningún tipo con el proyecto a certificar o con la organización propietaria del proyecto. Igualmente, RDI CERTIFICATION no colabora con organizaciones externas en el desarrollo de proyectos de I+D+i y no posee organismos relacionados que desarrollen dichas actividades. Los sistemas de la Entidad se sustentan a través de documentación controlada, estando acordados e implantados a todos los niveles. Asimismo, la eficacia del sistema está supervisada de manera continuada a través de la realización de auditorías internas periódicas, revisiones por la Dirección e implantación de la mejora continua. El seguimiento continuado a todos los niveles de servicio, actuaciones internas yexternas así como la retroalimentación del cliente, aseguran el cumplimiento de las Normas establecidas por la Entidad, a la vez que aumentan y desarrollan de forma progresiva nuestros servicios en beneficio de los clientes. La calidad de nuestros serviciosqueda asegurada, desde el momento en el que se inicia una nueva en la Entidad, siendo ésta analizada adecuadamente para evaluar su impacto en el cumplimiento de los requisitos establecidos. Director General: JOSÉ RAMÓN LARIA IRAGÜEN Fecha: 14-01-2014 Firma: ® Doc. confidencial. Prohibida su reproducción, distribución o copia. RDI CERTIFICATION AGENCY, S.L.
