estudio previo

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ESTUDIOS PREVIOS
ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA
PRESENCIAL
SA-SP-09-2016
03 de marzo de 2016
De conformidad con lo dispuesto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado
por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011 y lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de
2015, se realiza el presente estudio para adelantar la celebración del contrato requerido.
1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA es una autoridad pública que conforme a las
competencias otorgadas por la ley, se encargada de proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el
inadecuado ejercicio profesional de ingenieros, profesionales afines y auxiliares, mediante la inscripción en
el Registro Profesional y las actividades de inspección, control y vigilancia que ejerce dada su función de
Tribunal de Ética Profesional.
Para dar cumplimiento a la misión, visión y políticas institucionales, la Dirección General administra y coordina
que las áreas de gestión, ejecuten de forma oportuna y eficiente los planes, programas y proyectos que
contribuyen al desarrollo y mejoramiento continuo de la entidad; así como, en el desarrollo de tecnologías de
información y comunicación, y la consolidación de relaciones interinstitucionales estratégicas para el
fortalecimiento del servicio al ciudadano.
El COPNIA en lo relacionado con los procesos de contratación, está sujeto a las disposiciones contenidas en
la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 019 de 2012, el Decreto 1082 de 2015 y demás
disposiciones que las modifiquen o reglamenten.
Conforme a lo anterior, la entidad está en la obligación de adelantar todos y cada uno de los procesos
contractuales que se requieran para la buena marcha y efectivo cumplimiento de las diferentes actividades que
desarrollan sus dependencias en todos los Consejos seccionales del país.
Dentro del proceso de modernización de la infraestructura tecnológica, se ha adquirido una serie de equipos
entre los que se encuentran impresoras y fotocopiadoras, los cuales requieren para su normal funcionamiento
del suministro de los consumibles esenciales, para la emisión de los documentos impresos que demandan
los trámites generados por los funcionarios de los consejos seccionales, en el desempeño de la gestión
administrativa y el cumplimiento de la misión institucional.
El área de Gestión Administrativa, como encargada de proporcionar a los diferentes seccionales, dependencias
y funcionarios, los recursos necesarios para que puedan desarrollar sus actividades en forma eficiente y
oportuna para la óptima prestación del servicio a la ciudadanía, requiere abastecer al almacén general de la
entidad y mantener reserva suficiente de elementos consumibles para un período aproximado de un año, de
conformidad con las especificaciones técnicas de los equipos que se tienen en funcionamiento en las diferentes
dependencias de la entidad.
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En concordancia con lo anteriormente expuesto y dada la función que tiene el área de cumplir con el Plan Anual
de Adquisiciones de la entidad, se considera conveniente y por lo tanto oportuno, atender el requerimiento
efectuado por el área de Gestión Administrativa mediante memorando NAL-CI-2016-00316, adelantando para
ello, el respectivo proceso de selección y contratar un proveedor que atienda los requerimientos de la entidad.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y
CONDICIONES CONTRACTUALES
2.1.
OBJETO
Suministro de consumibles para las máquinas impresoras y fotocopiadoras del COPNIA, según
especificaciones y características técnicas exigidas por la entidad.
2.2.
OBJETO SEGÚN LA CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
La clasificación de bienes y servicios requerida para el objeto del presente proceso de selección, es la siguiente:
Grupo
Segmento
Familia
Clase
Producto
(E)
Productos de Uso
Final
(44)
Equipos de oficina,
accesorios y
suministros
(10)
Maquinas,
suministros y
accesorios de oficina
(31)
Suministro para
impresora, fax o
fotocopiadora
(03)
Tóner para
impresora, fax o
fotocopiadora
Nota 1. En este proceso se acepta el tercer nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, conforme al Numeral 1 del artículo
2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015.
Nota 2. De conformidad con lo consagrado en el Decreto 1082 de 2015 y la Ley 1437 de 2011, artículo 87, la inscripción del
proponente debe encontrarse vigente y en firme a la fecha de cierre del proceso de selección.
Nota 3. La firmeza de la inscripción se adquiere pasados diez (10) días hábiles siguientes a la publicación sin que se haya presentado
recurso de reposición en contra de la información inscrita.
Nota 4. Cuando el proponente sea una Unión Temporal o Consorcio, para la verificación de cumplimiento de los requisitos exigidos
por la Entidad en el RUP, todos los miembros deberán acreditar la inscripción y clasificación en el Registro Único de
Proponentes acorde con lo exigido en el pliego de condiciones.
3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
CONTRATO DE COMPRAVENTA.
El artículo 1849 del Código Civil lo define así: “La compraventa es un contrato en que una de las partes se
obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el
comprador da por la cosa vendida se llama precio”. A su vez el artículo 905 del Código de Comercio lo define:
“La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa y
la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio”.
Tanto el régimen civil como el comercial lo llaman contrato y a las partes las llaman vendedor y comprador
y para ambas legislaciones existe objeto y precio.
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4. ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
Ítem
1
DESCRIPCIÓN
ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS CONSUMIBLES
Cant
1.1
Cartucho Impresora Láser Hp M1522Nf Rendimiento de la página (blanco y negro) 2.000 páginas
4
1.2
Tóner Fotocopiadora Xerox M 128 Capacidad de impresión de 30.000 impresiones
3
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
Tóner Lexmark Negro de Alto Rendimiento X264H11G, 9,000 Páginas, X264, X363, X364; 9000
páginas
Kit Fotoconductor para Impresora E260, E360, E46x, X264, X36x, X46x 30000 páginas
Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, amarillo (CE412A), para impresora multifuncional láser color
HP LaserJet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento 2.600 páginas.
Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, cian (CE411A), para impresora multifuncional láser color HP
laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento 2.600 páginas.
Cartucho de tóner HP 305A LaserJet, magenta (CE413A), para impresora multifuncional láser color
HP laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento 2.600 páginas.
Cartucho de tóner HP 305X LaserJet, negro (CE410X), para impresora multifuncional láser color HP
laserjet Pro 400 color MFP M475 series. Rendimiento 4.000 páginas.
CARTUCHO IMP. HP P1006 NEGRO REF. CB4354AD. Rendimiento de la página (blanco y negro): Por
cartucho: 1.500 páginas
Cartucho de Tambor negro (013R00591), para fotocopiadora XEROX WORKCentre 5330. Capacidad
96.000
Black Toner Cartridge - DMO - Sold (006R01160), para fotocopiadora multifuncional XEROX
WORKCentre 5330. Rendimiento 30.000 páginas.
Cartucho Hp # 92 Negro
Unidad de imagen o tambor fotoconductor original Lexmark 500z (50f0z00) con un rendimiento de
60.000 páginas
Tóner Alto Rendimiento Lexmark Negro 604H, 10,000 Páginas, MX310, MX410
35
17
2
1
1
2
7
9
6
16
8
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CONDICIONES DEL SERVICIO A CONTRATAR
Garantizar la calidad los bienes objeto del contrato, cumpliendo con los requerimientos técnicos y demás
condiciones.
Suministrar los elementos nuevos y originales, debidamente sellados con sus distintivos de seguridad como
hologramas o marcas correspondientes y con garantía de fábrica.
Presentar Certificación de Distribuidor autorizado, expedidos por las empresas fabricantes.
Garantizar la vida útil de los productos suministrados, por el término mínimo de UN (1) AÑO, contado a
partir de la fecha de entrega y recibo a satisfacción. Cuando se requiera, realizar con el fabricante, el trámite
de garantías por defectos de fábrica.
Reemplazar los insumos defectuosos o que no cumplan con las especificaciones técnicas, dentro de los cinco
(5) días hábiles, siguientes a la solicitud de cambio.
Presentar la garantía del fabricante y/o distribuidor por uso y/o fabricación de los elementos.
Suministrar los insumos originales, bajo ninguna circunstancia pueden ser remanufacturados.
Las demás que se deriven con ocasión del cumplimiento del objeto contractual.
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5. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
1. Objeto
2. Plazo de ejecución
3. Vigencia del
Contrato
4. Valor del contrato
5. Apropiación
Presupuestal
6. Lugar
de
Ejecución
7. Requisitos de
perfeccionamiento,
legalización y
ejecución.
8. Forma de pago
Suministro de consumibles para las máquinas impresoras y fotocopiadoras
del COPNIA, según especificaciones y características técnicas exigidas por la
entidad.
Un (1) mes contado a partir de la suscripción del acta de inicio.
A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y dos (2) meses más.
El valor total del presente contrato corresponde a la suma de XXXXXXX
($XXXXXX) Incluido IVA, y todos los costos directos e indirectos que se
deriven del contrato y sus obligaciones, así como cualquier responsabilidad
tributaria a que pudiera estar sujeto.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 133 del 03 de marzo de
2016.
COPNIA Sede Nacional: Calle 78 No. 9-57 Piso 2, Edificio
Interamericana de Seguros – Bogotá.
Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la firma de las partes;
para su legalización la expedición del registro presupuestal; para su
ejecución la acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral y parafiscales, la aprobación de la póliza de cumplimiento y la
suscripción del acta de inicio.
El COPNIA realizará el pago del objeto contratado, en UN (1) ÚNICO
desembolso, contra entrega y recibo a satisfacción de los insumos, dentro
de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva
factura o cuenta de cobro en la que se discrimine la cantidad y el valor, junto
con la acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral y aportes parafiscales de los empleados del contratista.
Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa
verificación del cumplimiento de las actividades contractuales,
diligenciará y suscribirá el formato de “Control de supervisión y
aprobación de pago”, como constancia de recibo a satisfacción.
El COPNIA solo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia
aceptará o hará pagos directos a terceros.
9. Interventor y/o
Supervisor
10. Obligaciones de
contratista:
El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del
primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de
cada mes.
Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario
del COPNIA como supervisor del contrato.
Durante la ejecución del objeto contractual, el contratista además de
las obligaciones inherentes a su naturaleza, y las derivadas de las
disposiciones legales sobre la materia, debe cumplir las siguientes
obligaciones:
 Cumplir con el plazo establecido para la entrega de los insumos
contratados.
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 Proveer a su costo, todos los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento de las condiciones del contrato.
 El rendimiento y calidad de los elementos a contratar debe obedecer a lo
señalado en las normas de calidad establecidas para este tipo de bienes.
 Asumir todos los gastos de transporte, personal, gravámenes y otros, que
demande la ejecución del contrato, los cuales serán por cuenta del
contratista y están incluidos dentro del valor señalado en el presente
documento. Por ningún motivo el COPNIA asumirá costos adicionales al
valor estipulado en el presente contrato.
 Las demás que se deriven con ocasión del cumplimiento del objeto
contractual.
11. Cesión
contrato
del
12. Suspensión del
contrato
 Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud,
riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje.
El CONTRATISTA no puede ceder total, ni parcialmente el presente
contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA.
Las partes de común acuerdo podrán acordar la suspensión del
contrato, por el término prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en
que circunstancias especiales de conveniencia, así lo ameriten.
EL COPNIA, podrá imponer sanciones conforme a lo estipulado en el
Art. 17 de la Ley 1150 de 2007 y acorde con el procedimiento establecido
en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
a). MULTAS: En el evento de presentarse retardo en el cumplimiento de
las obligaciones que se deriven del contrato y con el fin de que el
CONTRATISTA cumpla debidamente la ejecución del mismo, se impondrán
multas cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento
(0.5%) del valor del contrato por cada día de retardo o incumplimiento y
hasta por un plazo máximo de quince (15) días calendario en calidad de
sanción.
13. Sanciones
b). CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento grave y
definitivo del contrato, se causará a cargo del CONTRATISTA una pena
pecuniaria equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato,
como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que cause al COPNIA.
El pago de la pena no extingue para el CONTRATISTA, el cumplimiento de
la obligación principal. El COPNIA se reserva el derecho de cobrar perjuicios
adicionales por encima del monto pactado, siempre que los mismos se
acrediten. El pago de las multas y de la cláusula penal pecuniaria podrá ser
exigido directamente al contratista descontando de los saldos a su favor, si
los hubiere, o reclamando de la garantía constituida y, si nada de ello fuere
posible, se cobrará por jurisdicción coactiva.
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Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier daño
o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones, con ocasión de la ejecución del contrato, así:
a) El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo reclamo,
demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o
lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por el personal
del CONTRATISTA, durante la ejecución del objeto del contrato.
14. Indemnidad
b) El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo reclamo,
demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o
lesiones al personal del COPNIA, o sus bienes.
c) En caso que se formule reclamo, demanda o acción legal contra el
COPNIA por asuntos que, según el contrato, sean de responsabilidad del
CONTRATISTA, se le informará de ello lo más pronto posible para que por
su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas en la ley para
mantener indemne al COPNIA y que adelante los trámites para llegar a un
arreglo del conflicto.
El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, una garantía única constituida
a favor de entidades Estatales que ampare el cumplimiento de las
obligaciones surgidas del contrato, expedida por una Compañía de Seguros
legalmente establecida en Colombia que cubra los siguientes riesgos, en las
cuantías y vigencias que se establecen a continuación:
15. Garantías
 Cumplimiento del contrato: Veinte (20%) por ciento del valor del
contrato, con una vigencia por el plazo del contrato y cuatro (4) meses
más.
 Calidad de los bienes: Veinte (20%) por ciento del valor del contrato,
con una vigencia por el plazo del contrato y un (1) año más.
16. Liquidación del
contrato
 Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Diez (10%) por
ciento del valor del contrato, con una vigencia por el plazo del contrato y
(3) años más.
Expirado el plazo para la ejecución del contrato o cumplido el objeto o
terminado anticipadamente, se procederá a su liquidación final, en el
término de los dos (2) meses siguientes, cuando a ello hubiere lugar.
6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos
2.2.1.2.1.2.1, 2.2.1.2.1.2.2, 2.2.1.2.1.2.3, 2.2.1.2.1.2.4 y 2.2.1.2.1.2.5 del Decreto 1082 de 2015 y teniendo
en cuenta las características del objeto a contratar, la modalidad de selección que procede en este caso es
la SELECCIÓN ABREVIADA para la “Adquisición o Suministro de Bienes o Servicios de Características técnicas
uniformes y de común utilización por las entidades a través de subasta inversa presencial”.
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La modalidad de subasta que realizará la entidad, será la de subasta inversa presencial, en consideración
a que en la actualidad, la entidad no cuenta con una plataforma tecnológica que le permita llevar a cabo
procedimiento por subasta inversa electrónica.
7. VALOR ESTIMADO DEL PRESUPUESTO OFICIAL
Para realizar el análisis técnico del proceso se solicitó cotización técnica y económica a las siguientes
empresas: COMSISER S.A.S, UNIPLES, INK COLOR SUMINISTROS LTDA, FORMACON LTDA, SOS
SOLUCIONES DE OFICINA Y SUMINISTROS, MAX TONNER Y PROVEINSUMOS S.A.
Para el presente proceso de selección, se recibieron tres (3) cotizaciones, que sirven de soporte y análisis
económico para determinar el presupuesto oficial así:
Teniendo en cuenta que se trata de una Subasta Inversa Presencial y analizando los valores de las
cotizaciones se toma como base el valor ofrecido en la cotización No.1, dado que es la más alta de las dos
que presentan un valor homogéneo, toda vez que el valor de la cotización No.3, se excede en un 13% frente
al valor de las otras dos.
8. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Para el presente proceso de selección se establece como presupuesto oficial la suma de NOVENTA Y DOS
MILLONES QUINIENTOS TREINTA MIL CIEN PESOS M/CTE ($92.530.100.oo) Incluido IVA, de
acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 133 del 03 de marzo de 2016, expedido
por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA.
Se precisa, que el Certificado de Disponibilidad Presupuestal fue expedido por la suma de NOVENTA Y DOS
MILLONES SEISCIENTOS VEINTINUEVE MIL QUINIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS M/CTE
($92.629.575.oo) Incluido IVA, valor que supera el presupuesto oficial del proceso.
El valor total de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado, so pena de rechazo de la misma.
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9.
ANÁLISIS DE LA DEMANDA
Se procedió a realizar un análisis de la demanda sobre procesos similares en otras entidades estatales del
país, a través de la información que se puede extraer de los procesos contractuales publicados en el SECOP.
Vale la pena aclarar, que el término “procesos similares” hace relación a que se han tratado de identificar
similitudes en cuanto al objeto, especificaciones técnicas y entregables en cada entidad pública analizada, y
aunque el resultado pueda ser muy parecido, siempre existirán variables que son particulares de cada
proceso.
No obstante, de la búsqueda realizada se identificaron los contratos que se relacionan en la siguiente tabla.
Tabla No. 1
Ano
Entidad
Objeto
Valor
SAMC-0132015
Instituto Departamental
de Salud de Norte de
Santander
Adquisición del suministro de consumibles originales y recarga
de los mismos para los equipos de impresión y fotocopiado de
las diferentes líneas de salud pública que desarrollan tareas de
vigilancia en salud y para el fortalecimiento del sistema de
información, en ejecución del plan de salud pública territorial y
del plan de desarrollo departamental en armonía con las metas
y estrategias del plan nacional de desarrollo sector salud.
SI DRC015-2015
Servicio Nacional de
Aprendizaje (SENA)
SA003-2015
CORPONOR
SI-13-2015
CORTOLIMA Corporación Autónoma
Regional del Tolima
Suministro de tóner, cartuchos y tintas para las impresoras de
las diferentes dependencias de la corporación y las direcciones $175.280.060
territoriales, de conformidad con la ficha técnica.
OAJ-SA016-2015
Santander - Alcaldía
Municipio de Girón
Suministro de tóner, cartuchos de tintas originales y genéricas,
tintas, recargas y re manufactura de tóner y cartuchos de tintas
$150.000.000
para las impresoras de la alcaldía municipal San Juan Girón,
durante la vigencia 2015.
$70.000.000
Compra de tóner y consumibles para impresoras con destino al
despacho de la dirección regional Cundinamarca del SENA y sus $168.971.130
centros de formación.
Suministro de tóner, cartuchos de tinta y recargas para las
impresoras y fotocopiadoras de la corporación.
$55.000.000
10. ANÁLISIS DEL SECTOR
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 y la Guía de la Agencia
Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios previos del
sector, G-EES-02, se procedió a realizar el análisis del sector económico y de los posibles oferentes.
Con el fin de establecer el contexto del proceso de selección que se adelantará, mediante el presente
análisis se identifican algunos aspectos del mercado, de la demanda, los posibles oferentes, los riesgos
probables y los requisitos habilitantes que permitan la selección objetiva del contratista que efectivamente
satisfaga la necesidad planteada por la Entidad, así como, la verificación del cumplimiento de los principios
que rigen la contratación administrativa.
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10.1 ANÁLISIS TÉCNICO
Se denomina consumible a todos los elementos que la impresora o fotocopiadora utiliza para realizar una
copia, como el papel, el cartucho de tinta o el tóner.
En el mercado Colombiano Existen varios tipos de impresoras de escritorio, para uso empresarial o
corporativo, entre las que se destacan:





Impresoras de matriz de punto
Láser
Inyección De Tinta
Tinta Sólida
Multifuncionales Las cuales consumen tóner, cartuchos y/o tintas de acuerdo al tipo de impresora.
 Cartuchos de tinta: Los utilizan las impresoras de inyección o chorro de tinta, estos cartuchos tienen
una duración algo reducida y su precio varía según el fabricante. Sin embargo, existen cartuchos de
tinta genéricos (que no son de marca, o no son los de la marca de la impresora), que son más
económicos que los originales pero a menudo de inferior calidad. También es importante señalar que la
mayoría de los cartuchos de tinta pueden ser recargados.
 Tóner: Es un sustancia negra o de colores que forma la imagen sobre una hoja de papel que pasa a
través de una copiadora, es fundido dentro de la textura del papel durante el proceso de fusión.
Presión y alta temperatura son aplicados al tóner y al papel durante este proceso, cada modelo de copiadora
usa un específico tipo de tóner, no es recomendable el uso de un tóner diseñado para un modelo de
copiadora en otro modelo de copiadora aun cuando ellos sean diseñados por el mismo fabricante a menos
que sea probado, recomendado y sea compatible.
El uso de un tipo equivocado de tóner en una máquina puede causar un serio daño y conducir a una costosa
reparación que puede implicar el cambio del revelador o del tambor en casos más graves.
Los tóner son diferentes debido a que la mayor parte del proceso de fotocopiado usado en estas máquinas
es diferente, cada fabricante usa un número de procesos que varía dependiendo del tamaño o velocidad de
la copiadora así como del nivel de tecnología utilizado en el momento en que fue diseñado el modelo de la
máquina.
El tóner es cargado en forma electrostática (positivo o negativo) y los niveles de carga de coronas varían
también de modelo en modelo.
Hay en el mercado variedad de fabricantes y proveedores de tóner que pueden encontrarse en una gran
variedad de empaques: botellas, cartuchos a granel o sueltos, se pueden encontrar 2 tipos de tóner para
el mismo modelo de copiadora: uno de ellos es fabricado por la compañía que diseño y vendió el equipo
esto se llama “Original” y también se encuentra el “Compatible o Genérico” de otro fabricante o productor
usualmente a un costo más bajo. Es recomendable usar el original ya que asegura la calidad de las copias,
una buena duración y un uso y desgaste normal de los componentes internos de la máquina.
La mayoría de las veces, a la larga, el costo más alto del tóner original se compensa por la menor necesidad
de servicio y mantenimiento.
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La calidad del tóner compatible ofrecido por terceros fabricantes difiere significativamente de modelo en
modelo, así como de marca en marca o fabricante. Algunas fotocopiadoras son más tolerantes a este tipo
de tóner, mientras que otras pueden tener serios problemas.
La ventaja principal del “tóner compatible” es el precio relativamente reducido. Algunas veces este precio
reducido se refleja en la pobre calidad de los materiales usados en su fabricación, la calidad de la copia y
el rendimiento son usualmente más bajos y la vida útil de los otros insumos tales como el revelador y el
cilindro pueden verse afectados, la necesidad de servicio y de mantenimiento también puede aumentar,
debido a que por ejemplo; puede ensuciarse con mayor rapidez el interior de la copiadora.
10.2 IMPORTANCIA DE IMPRIMIR CON CONSUMIBLES ORIGINALES
La elección de los consumibles por parte de las empresas es una decisión importante, ya que tiene
implicaciones en términos de calidad y fiabilidad, así como de ahorro, seguridad e impacto medioambiental.
Es importante destacar la relevancia del cartucho, ya que representa el 70% del sistema de impresión del
equipo. Por ello, la fiabilidad es de vital importancia, ya que un cartucho que falla no solo supone un gasto
económico adicional, sino una pérdida de tiempo y, en ocasiones, produce importantes daños a la
impresora.
Aunque inicialmente la compra de cartuchos compatibles pueda parecer una opción económica, pero puede
ser perjudicial porque incluyen la necesidad de reimpresión cuando el resultado obtenido no es satisfactorio,
lo que se traduce un mayor gasto de papel, de tinta, tóner y energía; incremento del tiempo de espera;
interrupciones en el trabajo, cuando la calidad de la impresión no es la requerida.
También es importante tener en cuenta que los cartuchos no originales imprimen hasta un 54,6% menos
de páginas por cartucho en relación con un cartucho original, lo que obliga a la empresa a comprar más
cartuchos y, a la larga, gastar más dinero.
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Es muy importante considerar la calidad de impresión de los consumibles para evitar los costes de volver a
imprimir documentos ilegibles o borrosos, es decir tirar tiempo, papel, dinero y energía a la basura. Según
recoge el estudio de Quality Logic, más del 97% de los documentos impresos con tóner original fueron
validados mientras el 40% de los impresos con tóner no original eran inservibles.
Hay que tener en cuenta que detrás de un consumible original existen impresiones con una extraordinaria
calidad y durabilidad. 1
10.3 NORMA ISO/IEC 19752
En junio de 2004, la Organización Internacional de Normalización (ISO) publicó la norma ISO/IEC 19752 de
rendimiento de cartucho de tóner para impresoras a láser monocromáticas. La norma aborda una amplia
gama de importantes factores que afectan la medición de rendimiento, incluyendo el documento de prueba,
el tamaño del trabajo de impresión, los modos de calidad de impresión, la determinación del final de la vida
útil, el tamaño de la muestra y las condiciones ambientales.
Una norma de este rigor ampliamente adoptada representa un avance en la provisión de información sobre
rendimiento a los consumidores que puede compararse con precisión.
Debido a la solidez y coherencia de la norma, a la participación de toda la industria en su desarrollo, y al
enfoque imparcial y global de la ISO, la norma brinda importantes beneficios a los consumidores y a la
industria de la impresión. Para el desarrollo de la norma ISO/IEC 19752, participaron representantes de
fabricantes de impresoras, comerciantes, remanufacturadores de cartuchos y laboratorios de prueba.
La metodología para determinar el rendimiento del cartucho de tóner monocromático para impresoras láser
monocromáticas, según esta norma son:
 Documento de prueba estándar: Utilización de una página estándar impresa en un entorno
controlado con ajustes de impresora predeterminados. Esto asegura que los ajustes permanezcan
coherentes durante los eventos de prueba, independientemente de la plataforma o del tamaño del
papel.
 Número de cartuchos probados: Se prueban nueve unidades de cada tipo de cartucho, lo que
permite obtener estimaciones confiables del menor rendimiento previsto con un 95% de garantía
estadística.
 Criterio claro y objetivo del final de la vida útil: Determina el rendimiento del cartucho a través
de mediciones que establecen el criterio de final de vida útil basado en páginas utilizables, y que
reflejan las recomendaciones del fabricante acerca de cómo manejar los cartuchos a medida que se
aproximan al final de su vida útil (por ejemplo: cuántas veces deben sacudirse). Estas recomendaciones
fueron diseñadas para reflejar el comportamiento de los usuarios finales.
 Número de impresoras: Los cartuchos se prueban en tres impresoras distintas (tres cartuchos en
cada impresora) para evitar predisposiciones a causa de la variabilidad de la impresora.
1
http://www.eleconomista.es/especiales/premio-pyme-eficiente-con-HPOfficejetPro/noticias/5574567/02/14/La-importancia-deimprimir-con-consumibles-originales.html
Página 12
 Entorno controlado: El entorno de impresión es controlado y estable ya que las variaciones de
temperatura y humedad afectan el rendimiento del cartucho.
Para obtener comparaciones confiables, se deben medir los rendimientos del cartucho de los productos de
diversos proveedores según una única norma. Los rendimientos del cartucho determinados utilizando otras
metodologías no se pueden comparar a aquellos determinados según la norma ISO.
10.4 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 6023
El propósito general de las etiquetas y declaraciones ambientales es promover la oferta y la demanda de
productos que causen menor impacto negativo en el ambiente, mediante la comunicación de información
verificable y exacta, no engañosa, sobre aspectos ambientales de dichos productos, para estimular el
mejoramiento ambiental.
Este sello puede otorgarse a productos elaborados, importados o comercializados en el país, que deseen
portarlo, y cumplan con los criterios ambientales establecidos previamente como documentos referentes
frente a los que certifican dichos productos.
Se espera que esta norma permita a los fabricantes de tintas para impresión responder a requisitos
ambientales y les permita demostrar que sus productos cumplen integralmente las exigencias de los
mercados.
10.4.1 EL SELLO AMBIENTAL COLOMBIANO PARA CARTUCHOS DE TÓNER
Esta norma busca ser un instrumento de competitividad para diferenciar los productos de las empresas que
minimizan el impacto ambiental en el sector de cartuchos de tóner (nuevos, recargados y re
manufacturados).
Los cartuchos de tóner pueden, producir impactos ambientales después de su uso. Es importante recordar
que los cartuchos de tóner han sido considerados como desechables. Como la demanda de la
automatización en oficinas se ha incrementado, los impactos ambientales adversos generados por el
consumo y disposición de los cartuchos se han convertido en un serio problema.
Es importante resaltar que el empaque de los cartuchos de tóner también tiene impactos ambientales,
dependiendo del tipo empleado y las opciones de disposición.
10.4.2 CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACION AMBIENTAL
La organización encargada de la producción y comercialización, o ambas, de cartuchos de tóner, debe
establecer, implementar y mantener un procedimiento para identificar, tener acceso, cumplir y evaluar
periódicamente el cumplimiento de la legislación ambiental que le sea aplicable en todas las etapas de
fabricación del producto.
Las empresas que realizan la producción de tóner deberán:
 Identificar los bienes y los servicios que adquieren para la fabricación de sus productos
estableciendo criterios de compra que incluyan parámetros ambientales, de acuerdo con la
disponibilidad en el mercado.
Página 13
 Dar prioridad a los proveedores que demuestren su compromiso con la protección del medio
ambiente.
 Verificar la idoneidad y legalidad de los proveedores que contrata.2
10.2 CADENA DE DISTRIBUCIÓN
El presente proceso de contratación comercialmente está permitido y regulado por el Código de Comercio,
por cuanto se establecen características especiales y son bienes que se encuentran en el mercado.
El mercado de tintas y tóner para impresoras y fotocopiadoras se caracteriza por estar compuesto por tres
capas: la primera, la forman los importadores mayoristas, en la segunda capa se ubican los distribuidores y
la tercera capa está integrada por los minoristas y detallistas.
En nuestro país se ofertan cartuchos originales, así como cartuchos compatibles y re manufacturados tanto
importados como nacionales. En general en la cadena de distribución se observa que los agentes
“mayoristas” que son importadores, en un 58.3% le venden al consumidor final y el 41.7% solo a
distribuidores.
Sin embargo, existen empresas nacionales que elaboran (ensamblan) cartuchos compatibles
re
manufacturados, pero la materia prima, piezas, insumos y en algunos casos cartuchos vacíos, son traídos de
otros países como China, India, México y Estados Unidos. 3
2
3
www.minambiente.gov.co/images/normativa/Otros/NTC/2013/NTC_6023_2013.pdf
Fuente: http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/INFORME%20OSCE-TINTAS%20Y%20TONERS.pdf
Página 14
10.3 ASPECTOS ECONÓMICOS
El mercado Latinoamericano presenta síntomas de mejora, puesto que se cree que la crisis económica en
Estados Unidos y Europa ha tocado fondo; por otro lado, el aumento en las tasas de interés en Estados
Unidos puede llegar a afectar de manera sustancial las economías de países emergentes. Colombia sigue
presentando síntomas positivos lo cual le otorga un buen lugar en la región siendo superado sólo por Brasil
y Chile, economías mejor posicionadas en el mercado.
La economía Colombiana ha resistido las bajas en los mercados latinoamericanos y europeos, la estabilidad
otorgada por el Banco de la República y la política monetaria permite que se aumente la inversión
extranjera, ya que el país aumenta su atractivo a través de las políticas que brindan estabilidad económica
y seguridad.

PRODUCTO INTERNO BRUTO (PIB) TERCER TRIMESTRE DE 2015
Los mayores crecimientos se presentaron en las siguientes actividades: comercio, reparación, restaurantes
y hoteles con 4,8%, agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca con 4,5% y establecimientos
financieros, seguros, actividades inmobiliarias y servicios a las empresas con 4,3%. Al comparar con el
trimestre inmediatamente anterior, el PIB aumentó 1,2%. El mayor crecimiento se presentó en la actividad
de suministro de electricidad, gas y agua con 2,1%. La actividad que presentó la mayor caída fue explotación
de minas y canteras con -2,2%. Durante lo corrido del año (enero a septiembre) respecto al mismo periodo
del año anterior el incremento fue de 3,0%. Las actividades con mayor crecimiento fueron: comercio,
reparación, restaurantes y hoteles con 4,6%, construcción con 4,6% y establecimientos financieros, seguros,
actividades inmobiliarias y servicios a las empresas con 4,1%.

COMPORTAMIENTO DEL PIB POR GRANDES RAMAS DE ACTIVIDAD ECONÓMICA
En el tercer trimestre de 2015 respecto al mismo periodo de 2014, el Producto Interno Bruto creció 3,2%,
explicado principalmente por el comportamiento de las siguientes ramas de actividad: comercio, reparación,
restaurantes y hoteles; agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca y establecimientos financieros,
actividades inmobiliarias y servicios a las empresas. Por su parte, la actividad que registro el único
Página 15
decrecimiento fue explotación de minas y canteras. Respecto al trimestre inmediatamente anterior, el mayor
incremento se presentó en la actividad suministro de electricidad, gas y agua.
Por su parte, la actividad que registró la mayor caída fue explotación de minas y canteras. Durante lo corrido
del año 2015 (enero – septiembre) el PIB creció 3,0% respecto al mismo periodo de 2014, explicado
principalmente por las ramas de comercio, reparación, restaurantes y hoteles; construcción y
establecimientos financieros, seguros, actividades inmobiliarias y servicios a las empresas. La única actividad
que no presentó variación fue industrias manufactureras.

COMPORTAMIENTO DEL PIB POR COMPONENTES DE DEMANDA
Desde el punto de vista de la demanda, los componentes del PIB presentaron las siguientes variaciones en
el tercer trimestre de 2015 respecto al mismo periodo de 2014: 3,4% en el gasto de consumo final; 1,0%
en la formación bruta de capital y las exportaciones disminuyendo 0,7%. Por su parte las importaciones
aumentaron 0,6%. En cuanto al trimestre inmediatamente anterior, su variación está explicada
principalmente por las exportaciones en 4,6%; el gasto de consumo final en 1,5% y la formación bruta de
capital en 1,1%. Por su parte las importaciones crecieron 5,3%. Desde el punto de vista de la demanda, el
comportamiento del PIB en lo corrido del año 2015 (enero – septiembre) estuvo asociado al crecimiento del
gasto de consumo final en 3,4%, la formación bruta de capital en 2,8% y las exportaciones en 0,3%, todos
comparados con el mismo periodo de 2014. En cuanto a las importaciones, éstas aumentaron 2,9%.
Página 16

INDUSTRIAS MANUFACTURERAS
En el tercer trimestre de 2015, el valor agregado de la rama Industrias manufactureras creció 2,5% respecto
al mismo periodo del año 2014. En relación al trimestre inmediatamente anterior aumentó en 1,8%.
Al comparar el tercer trimestre de 2015 con el mismo periodo del año anterior, las actividades que registraron
mayor variación fueron: productos de madera y productos de café y trilla cada uno en 20,5% y productos
metalúrgicos básicos en 8,4%. Por su parte, las actividades que presentaron la mayor caída fueron equipo
de transporte en 7,0% y maquinaria y equipo y otra maquinaria y suministro eléctrico con 6,7% cada una.
Respecto al trimestre inmediatamente anterior, las actividades industriales que presentaron mayor
crecimiento fueron: productos de madera en 9,3%; productos de café y trilla en 7,4% y bebidas en 7,2%.
En tanto que las que presentaron mayor caída fueron: maquinaria y equipo en 4,0%, azúcar y panela en
3,0% y edición e impresión en 2,4%. Durante lo corrido del año 2015, el valor agregado de la rama no
presentó variación comparado con el mismo periodo del año anterior. Las actividades que registraron
comportamiento negativo fueron hilazas e hilos en 7,3% y otra maquinaria y suministro eléctrico con 6,5%.
Por su parte las siguientes actividades presentaron comportamiento positivo: productos de café y trilla en
13,9% y productos de madera en 7,0%.4

VENTAS DEL COMERCIO MINORISTA EN COLOMBIA
En Colombia las ventas del comercio minorista disminuyeron 0,3% en noviembre según la encuesta mensual
de comercio al por menor publicada por el DANE, en noviembre de 2015 las ventas del comercio interno, en
el total nacional, disminuyeron 0,3%, variación inferior a la registrada en el mismo mes de 2014 (7,4%) y al
mes anterior de 2015 (0,2%).
4
Dane
Página 17
La desaceleración es notoria, pues esta variación es la segunda más baja del año, después de la registrada
en abril, cuando cayó en 1,1%. El aumento de las ventas en el penúltimo mes del año estuvo influenciado
por la mayor comercialización de repuestos, partes y accesorios (13%); prendas de vestir y textiles (10,3%);
y electrodomésticos, muebles para el hogar y equipo de informática (5,2%).
De forma contraria, la venta de vehículos automotores y motocicletas presentó una caída de 23,8%, 3,4
puntos porcentuales menos grave que la presentada en octubre (-27,2%). Reflejo de esta situación fue la
caída en unidades vendidas que se presentó en todos los tipos de vehículos, siendo más pronunciada en
vehículos de carga (-45,4%) y camperos y camionetas (-32,9%). Por su parte, el personal ocupado a nivel
nacional en el sector comercio creció 2,8%, influenciado por el incremento del 3,9% en el personal
permanente. El personal temporal contratado directamente aumentó 3,3%, mientras que el enganchado a
través de agencias presentó una disminución de -5,5%.5
10.4 ASPECTOS GENERALES DEL MERCADO
Todas las entidades para su funcionamiento, requieren del suministro de productos de papelería y útiles de
oficina de conformidad con las necesidades que se les vaya presentando para poder llevar a cabo el desarrollo
de sus actividades cotidianas.
La actividad comercial de venta de papelería y elementos de oficina generalmente no tienen regulación de
precio, por ello varía de acuerdo a la oferta, la demanda y la calidad del comerciante/vendedor, de acuerdo
a, si se trata de un gran, mediano o pequeño distribuidor comerciante.
La distribución de estos bienes se hace a solicitud de la entidad contratante, atendiendo la calidad, el
cumplimiento y la satisfacción de sus necesidades. Por lo general estos proveedores cuentan con un grupo
de personal que atiende las exigencias del usuario, ofreciendo un servicio altamente calificado, dada la
competitividad de este mercado.
Los precios de los bienes incluyen además del costo, el valor del transporte a las instalaciones o lugar indicado
por el contratante y los impuestos locales y nacionales a que haya lugar.
En Colombia, existe pluralidad de comercializadoras que distribuyen diversidad de marcas de consumibles
para impresoras y fotocopiadoras como son: Brother, Canon Inc, Dell, Epson, HP, Philips, Rocoh, Samsum,
Xerox Hewlett-Packard, Lexmark, y Okidata entre otros.
10.5 POSIBLES OFERENTES
Como resultado del anterior estudio, se identifican los oferentes a los cuales se les solicitó cotización y se
toman sus precios como referencia para determinar las condiciones económicas de este sector.
Una vez realizada la verificación se encuentra que tienen la capacidad e idoneidad que se requiere para
participar en el proceso de selección.
NOMBRE DE LA EMPRESA
ITELCO IT S.A.S
COMERCIALIZADORA SERLE.COM S.A.S
GRUPO TECNOTRONIX S.A.S
5
http://observatorio.desarrolloeconomico.gov.co/base/descargas/public/BoletinComercioXmenorN26enero2016.pdf
Página 18
NOMBRE DE LA EMPRESA
ABIL COMERCIALIZADORA S.A.S
UNIPLES S.A
ADVANCED SUPPORT S.A.S
FORMACON LTDA
TECNOPROCESOS S.A.S
SOS SOLUCIONES DE OFICINA Y SUMINISTROS
11. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
De acuerdo con lo dispuesto por el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la capacidad jurídica,
las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización de los proponentes nacionales
serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso
de selección y no otorgarán puntaje, pero habilitan a los proponentes para participar en el proceso de
selección. Los requisitos habilitantes se establecen de forma adecuada y proporcional a la naturaleza del
contrato a suscribir y a su valor.
Los requisitos habilitantes para el presente proceso de selección se determinan acorde con las condiciones
mínimas con las que deben contar los proponentes, de tal suerte que se garantice al COPNIA que el futuro
contratista cuente con la capacidad e idoneidad suficientes para ejecutar el objeto del contrato.
Los requisitos habilitantes se verificarán con base en la información contenida en el certificado del RUP para
lo cual deberá aportar el certificado de inscripción y clasificación expedido por la Cámara de Comercio,
VIGENTE y en FIRME.
La evaluación y ponderación de las ofertas se determinará de la siguiente manera:
11.1 REQUISITOS HABILITANTES.
11.1.1 Capacidad Jurídica
Los requisitos exigidos para acreditar la capacidad jurídica del proponente buscan establecer si el
proponente (persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal y cada uno de sus integrantes) cuenta
al momento de presentar la oferta con la aptitud para obligarse válidamente por sí mismo y adquirir
derechos, de conformidad con el ordenamiento jurídico, bien sea en forma personal o a través de su
representante legal o apoderado.
 Persona Jurídica: Se debe verificar la duración de la sociedad, domicilio, objeto social, nombre del
representante legal, facultades del mismo para comprometer y obligar a la sociedad, nombre o razón
social del revisor fiscal, si está obligado a tenerlo.
 Carta de presentación de la propuesta.
 Certificado de Existencia y Representación Legal (personas jurídicas).
 Registro Mercantil (personas naturales).
 Documento de constitución Consorcios y Uniones Temporales (Si aplica).
Página 19
 Certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes.
 Inscripción en el Registro Único Tributario.
 Boletín de Responsables Fiscales (artículo 60 de la Ley 610 de 2000).
 Verificación de antecedentes disciplinarios en el Sistema SIRI de la Procuraduría General de la Nación.
 Verificación de Antecedentes Judiciales.
 Certificación del Pago de Parafiscales y Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, artículo 50 de la
Ley 789 de 2002, inciso 2° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley
1150 de 2007.
 Garantía de Seriedad de la Oferta.
 Ofrecimiento expreso. El Representante Legal debe certificar la garantía mínima de un (1) año sobre
la calidad de los suministros.
 Anexo Técnico: Debe ser diligenciado en su totalidad, estableciendo el criterio de CUMPLE o NO CUMPLE,
acorde con las características exigidas.
11.1.2 Experiencia
De conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015,
corresponde a la experiencia del proponente en contratos ejecutados para el suministro de los bienes del
objeto contractual del presente proceso de selección, la cual es verificada por el COPNIA con base en la
información que se encuentre certificada en el RUP, para lo cual el proponente debe aportar el certificado
de inscripción y clasificación expedido por la Cámara de Comercio respectiva, vigente y en firme.
La experiencia del proponente se verificará con la presentación de mínimo dos (2) certificaciones de
ejecución de contratos, en dónde mínimo una (1) debe haber sido suscrita con una entidad del
sector público. El objeto, obligaciones, alcance o condiciones de cada certificación, deben ser equivalentes
o similares al objeto contractual del presente proceso de selección. Las certificaciones deben corresponder
a contratos que hayan sido ejecutados y terminados dentro de los últimos tres (3) años previos a la fecha
del cierre de la presente convocatoria.
La sumatoria del valor de los contratos ejecutados, debe ser igual o superior al cien por ciento (100%) del
presupuesto oficial del proceso.
11.1.3 Documentos financieros de la propuesta
Mide la fortaleza financiera de los interesados. El certificado de RUP será plena prueba de las circunstancias
que en éste constan y que hayan sido verificadas por las Cámaras de Comercio. El Proponente nacional con
base en la información contenida en el RUP debe acreditar el cumplimiento de los indicadores señalados a
continuación.
De igual forma el Proponente Extranjero con base en la información de los estados financieros del año
2015, acreditará el cumplimiento de los Indicadores, que se señalan más adelante.
Página 20
En el caso de oferentes en unión temporal o consorcio, la capacidad financiera y la capacidad organizacional
serán evaluadas con base en la participación porcentual de cada uno de sus integrantes, según el
documento de acuerdo de consorcio o unión temporal que suscriban en forma voluntaria los oferentes.
Cada integrante del oferente plural, aportará al valor total de los indicadores financieros y organizacionales
propuestos en el pliego, de acuerdo con su porcentaje participación en la unión temporal o consorcio,
siguiendo el siguiente esquema:
Indicador =
(∑
ó )
(∑
ó )
Donde n es el número de integrantes del oferente plural.
Lo anterior, acorde con lo establecido en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en
los procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente6.
a) CAPACIDAD FINANCIERA

Indicador de liquidez:
El indicador de liquidez requerido para la oferta se calculará teniendo en cuenta la fórmula del activo
corriente sobre el pasivo corriente.

Nivel de endeudamiento:
En el caso de oferentes en unión temporal o consorcio, el nivel de endeudamiento acreditado será igual a
la fracción de la sumatoria de los valores individuales del pasivo total sobre la sumatoria de los valores
individuales del activo total, este resultado multiplicado por cien (100).

Razón de Cobertura de Intereses:
El cual refleja la capacidad del proponente de cumplir con sus obligaciones financieras. A mayor cobertura
de intereses, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones financieras.
INDICADOR
FÓRMULA
Liquidez* = Activo corriente/ Pasivo
Liquidez
corriente
*El resultado se expresa en valores
Nivel de endeudamiento*= (Pasivo total /
Nivel de
endeudamiento
Activo total)*100
*El resultado se expresa en términos
porcentuales
6
PROVEEDORES
Si la liquidez es Mayor o igual a 1 la propuesta se calificará
HABILITADO
Si
la liquidez es Menor a 1 la propuesta se
calificará NO
HABILITADO
Si
el nivel de endeudamiento es Menor o igual a 70% la
propuesta se calificará HABILITADO
Si el nivel de endeudamiento es Mayor a 70% la propuesta
se calificará NO HABILITADO
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140901_manual_requisitos_habilitantes_4_web.pdf
Página 21
INDICADOR
FÓRMULA
PROVEEDORES
Si la razón de cobertura de intereses es Igual o superior a 2.7, la
Razón de
Cobertura de
Intereses
Razón de Cobertura de Intereses =
(Utilidad Operacional / Gastos de
Intereses)
propuesta se calificará HABILITADO
Si la razón de cobertura de intereses es inferior a 2.7, la
propuesta se calificará NO HABILITADO
b) CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
Miden el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de activos del interesado. El proponente
nacional con base en la información contenida en el RUP debe acreditar el cumplimiento de los indicadores
señalados a continuación:

Rentabilidad sobre patrimonio:
El cual determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de generación de
utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio,
mayor es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente.

Rentabilidad sobre activos:
El cual determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de
utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la
rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser
siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio.
INDICADOR
Rentabilidad
FÓRMULA
PROVEEDORES
Rentabilidad sobre patrimonio = (Utilidad
Si la Rentabilidad sobre patrimonio es Mayor o igual a 9%
Operacional / Patrimonio)
la propuesta se calificará HABILITADO
sobre
patrimonio
*El resultado se expresa en términos
porcentuales
Rentabilidad sobre activos = (Utilidad
Rentabilidad
sobre activos
Operacional / Activo Total)
*El resultado se expresa en términos
porcentuales
Si
la Rentabilidad sobre patrimonio es Menor a 9% la
propuesta se calificará NO HABILITADO
Si
Rentabilidad sobre activos es Mayor o igual a 3% la
propuesta se calificará HABILITADO
Si Rentabilidad sobre activos es Menor a 3% la propuesta
se calificará NO HABILITADO
En caso que la propuesta no cumpla con alguno de los indicadores financieros requeridos, la propuesta será
evaluada como NO CUMPLE.
El Proponente extranjero debe presentar la información financiera de conformidad con la legislación
propia del país de origen, avalada con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo de acuerdo
con la normativa vigente del país de origen:
 Balance general
 Estado de resultados
Los anteriores documentos también deben ser presentados utilizando el Plan Único de Cuentas para
Colombia (PUC).
Página 22
Acreditación de la capacidad financiera de personas naturales o jurídicas extranjeras sin
domicilio o sucursal en Colombia:
Si se trata de personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, y que no se
encuentren inscritos en el RUP, deberán presentar la información financiera de conformidad con la
legislación propia del país de origen y lo señalado en los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento
Civil y con el artículo 480 del Código de Comercio, acompañado de traducción simple al idioma español, con
los valores convertidos a la moneda legal colombiana a la tasa de cambio de la fecha de corte de los mismos,
avalados con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo de acuerdo con la normatividad
vigente del país de origen:
1) El balance general y estado de resultados con fecha de corte a 31 de diciembre de 2015, acompañados
de la traducción simple al idioma español, presentados de acuerdo con el catálogo de cuentas (PUC).
Decreto 2650 de 1993, expresados en pesos colombianos, a la tasa representativa del mercado (TRM)
de la fecha de corte de los mismos, indicando la tasa de conversión, firmados por el Contador Público
Colombiano que los hubiere convertido.
2) Copia de la tarjeta profesional del contador público o revisor fiscal y certificado de antecedentes
disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores.
3) Adjuntar documento donde conste la siguiente información: Activo Corriente, Activo Total, Pasivo
Corriente, Pasivo Total y Patrimonio, en correspondencia a la codificación del PUC.
Los estados financieros deben estar consularizados o apostillados, conforme a la Ley.
Las disposiciones mencionadas en cuanto a proponentes extranjeros se regirán sin perjuicio de lo pactado
en tratados o convenios internacionales.
A las sociedades extranjeras con sucursal en Colombia se les aplicarán las reglas de las Sociedades
Colombianas.
Si alguno de estos requerimientos no aplican en el país del domicilio del proponente extranjero, el
representante legal o el apoderado en Colombia debe hacerlo constar bajo la gravedad de juramento. Así
mismo se podrá acreditar este requisito con la firma de la auditora externa.
11.1.4 Inscripción y Clasificación en el Registro Único de Proponentes – RUP
El proponente nacional o extranjero con domicilio o sucursal en Colombia, inscrito en el Registro Único de
Proponentes, cuya información haya sido objeto de verificación documental por parte de la Cámara de
Comercio y dicha información se encuentre en firme a la fecha de cierre del presente proceso, deberá
acreditar su inscripción con el certificado de inscripción y clasificación expedido por la Cámara de Comercio,
vigente y en firme.
Todos los oferentes (incluidos los miembros de las Uniones Temporales o Consorcios) deben anexar a la
propuesta el Certificado del Registro Único de Proponentes – RUP con fecha de expedición no mayor a
treinta (30) días calendario anteriores al cierre de este proceso y deben estar inscritos, calificados y
clasificados con anterioridad a la fecha del cierre de este proceso, tal y como se indica más adelante:
Página 23
El proponente o los integrantes del mismo deberán estar inscritos en el RUP, bajo la Clasificación de Bienes
y Servicios – UNSPSC, y estar clasificado en el siguiente código que tiene relación directa con el objeto a
contratar:
GRUPO
SEGMENTO
FAMILIA
CLASE
(E)
Productos de
Uso Final
(44)
Equipos de oficina,
accesorios y suministros
(10)
Maquinas, suministros y
accesorios de oficina
(31)
Suministro para impresora, fax
o fotocopiadora
PRODUCTO
(03)
Tóner para
impresora, fax o
fotocopiadora
12.
JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA
OFERTA MÁS FAVORABLE
El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya oferta se estime más favorable a sus intereses, que
cumpla con los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad
organizacional, y la verificación del cumplimiento de las características técnicas mínimas, acorde con lo
establecido en el Pliego de Condiciones, y que además, ofrezca el precio más bajo en desarrollo de la
Subasta Inversa Presencial que se realice, de acuerdo con el numeral 2, artículo 5º de la Ley 1150 de 2007,
el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 2.2.1.2.1.2.2 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
El COPNIA realizará el proceso de selección en dos (2) Fases:
12.1. Primera fase:
12.1.1. Requisitos Habilitantes: Se verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes del
proponente en el proceso de selección, éstos no otorgan puntaje alguno. La verificación de tales factores
será CUMPLE / NO CUMPLE y habilitarán o no a los proponentes.
12.1.2. Verificación de las Características Técnicas Mínimas: El informe técnico no tiene ponderación
alguna, se trata del análisis o verificación que realiza la Entidad para determinar si la propuesta se ajusta a
los requerimientos técnicos mínimos establecidos por el COPNIA, acorde con lo exigido en el Anexo No. 2
“Ficha Técnica” del Pliego de Condiciones frente a lo ofertado por el proponente.
Allí se determinará SI CUMPLE o NO CUMPLE las características mínimas exigidas, HABILITANDO o
RECHAZANDO la oferta.
El proponente que suprima, adicione u omita el diligenciamiento de alguno de los ítems de la ficha técnica,
incurrirá en causal de rechazo de la oferta.
Los proponentes que no cumplan con alguna de las características técnicas mínimas, serán rechazados.
Se precisa, que las características técnicas mínimas exigidas en el pliego de condiciones deben ser cumplidas
por el adjudicatario y serán de estricto cumplimiento, durante la ejecución del contrato.
12.2. Segunda Fase:
Corresponde al desarrollo de Subasta Inversa Presencial con aquellos oferentes habilitados de acuerdo con
lo establecido en el pliego de condiciones del Proceso de Selección.
Página 24
13.
ANÁLISIS DEL RIESGO
De conformidad a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.2.3. del Decreto 1082 de 2015, que cita
“EVALUACIÓN DEL RIESGO”: La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación
representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para
el efecto expida Colombia Compra Eficiente, y según lo establecido en el manual para la identificación y
cobertura del riesgo en los procesos de contratación (versión 1), donde se establecen los parámetros y los
elementos a tener en cuenta a la hora de hacer el análisis del riesgo, se hizo un análisis con base en la
matriz de evaluación del riesgo como aparece a continuación:
MATRIZ DE RIESGOS
NÚMERO
1
2
3
4
CLASE
GENERAL
GENERAL
ESPECÍFICO
ESPECIFICO
FUENTE
INTERNO
EXTERNO
EXTERNO
EXTERNO
ETAPA
PLANEACIÓN
CONTRATACIÓN
EJECUCIÓN
EJECUCIÓN
TIPO
OPERACIONAL
OPERACIONAL
OPERACIONAL
OPERACIONAL
Se presenta por fluctuación o
incremento en los costos de la
materia prima que afecte
gravemente la producción y
cumplim iento del contrato.
Se presenta cuando el objeto
contratado no cumple con las
especificaciones mínimas exigidas
por la entidad.
Se presenta cuando la em presa
Se presenta cuando el
seleccionada no suscribe el
presupuesto oficial, la definición de
contrato en el plazo establecido y/o
DESCRIPCIÓN (QUE PUEDE PASAR Y
la necesidad y/o el objeto
no presenta o se retrasa en la
COMO PUEDE OCURRIR)
establecido en el estudio previo, no
constitución de las garantías que
se ajusta a la modalidad de
amparan el cum plimiento del
selección aplicable.
contrato.
Retraso en el inicio de la ejecución
del contrato y por ende, afectación
del cum plimiento del objetivo
Increm ento en el valor del contrato
propuesto para la satisfacción de la
necesidad.
CONSECUENCIA DE LA
OCURRENCIA DEL EVENTO
Retrasos en el proceso de
selección y ajuste del estudio
previo por parte de la persona a
cargo del tema
PROBABILIDAD
2
2
2
4
IMPACTO
3
3
3
3
VALORACIÓN DEL RIESGO
5
5
5
7
CATEGORÍA
RIESGO MEDIO
RIESGO MEDIO
RIESGO MEDIO
RIESGO ALTO
¿A QUIÉN SE LE ASIGNA?
COPNIA
CONTRATISTA
CONTRATISTA
CONTRATISTA
Se retrasan las entregas y por
ende, el cronorama establecido
para la ejecucion del contrato
Revisión y apoyo técnico del área
que solicita el proceso de
El proponente en el valor ofertado
Establecer plazos perentorios en el
Requerir al contratista para el
selección, para definir claramente
debe tener en cuenta y asum ir las
TRATAMIENTO / CONTROLES A SER
cronograma del proceso para el
cumplimiento del contrato y/o
los aspectos relevantes de la
fluctuaciones económicas que se
IMPLEMENTADOS
perfeccionamiento, legalización y
aplicación de multas y/o aplicación
necesidad a satisfacer y determ inar
puedan presentar durante la
ejecución del contrato.
de garantías.
la m odalidad de selección
ejecución del contrato.
aplicable.
PROBABILIDAD
1
1
1
2
3
3
3
3
4
4
4
5
RIESGO BAJO
RIESGO BAJO
RIESGO BAJO
RIESGO MEDIO
¿AFECTA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO?
SI
SI
NO
SI
RESPONSABLE DE LA
IMPLEMENTACIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN Y
ÁREAS DE GESTIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN Y
ÁREAS DE GESTIÓN
IMPACTO
DESPUÉS DEL
TRATAMIENTO VALORACIÓN DEL
RIESGO
CATEGORÍA
¿COMO SE REALIZA
MONITOREO Y EL MONITOREO?
REVISIÓN
PERIODICIDAD
¿CUÁNDO?
Revisión jurídico técnica y
actualización normativa a los
estudios previos
Cada vez que se reciba una
solicitud de contratación
Supervisión adecuada para la
Verificación de los costos ofertados
Verificación del cumplimiento del
verificación del cumplimiento de las
frente a los cobros realizados por el
cronograma del proceso
condiciones técnicas y cantidades
contratista
exigidas por la entidad.
Cada vez que se adelante un
proceso de contratación
Siempre durante la ejecución del
contrato
Siempre durante la ejecución del
contrato
Página 25
14.
INDICACIÓN DE TRATADOS INTERNACIONALES QUE APLICAN A LA CONTRATACIÓN
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y Manual para el manejo de los Acuerdos
Comerciales en Procesos de Contratación, expido por Colombia Compra Eficiente para el presente proceso
de selección se procedió a verificar si éste está cobijado por acuerdos internacionales, estableciendo, que la
presente contratación NO está cobijada por los Acuerdos internacionales vigentes para el Estado Colombiano,
por lo que NO deberán aplicarse las normas relacionadas con este tema sobre el tema.
Toda vez que los contratos hasta por US$125.000 se encuentran para beneficio de las Micro, Pequeñas y
Medianas Empresas, equivalente a $228.842.000.
De acuerdo con lo anterior, las contrataciones hasta por el monto señalado se encuentran excluidas del
capítulo de compras y sobre las mismas no son predicables las obligaciones del acuerdo.
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf
15.
RECOMENDACIÓN
Con el presente estudio se da cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, con relación al
objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, organizacional, técnica, análisis de mercado
y análisis de los riesgos que se pueden establecer para la presente Subasta.
Atentamente,
(Original Firmado)
DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ
Profesional de Gestión Administrativa
(Original Firmado)
OLGA LUCIA RODRIGUEZ MURCIA
Profesional de Apoyo de Contratación
(Original Firmado)
Vo. Bo. FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL
Subdirector Administrativo y Financiero
Rodríguez
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