Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 1 de 27 Procedimiento para Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 15 días hábiles FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE REVISIÓN Mayo 2016 10 de Julio 2012 ELABORÓ C. Armando Cañedo Solares Director General de Desarrollo Educativo REVISÓ C. Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación VALIDÒ C. Armando Cañedo Solares Director General de Desarrollo Educativo AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaria Educación Pública “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 2 de 27 I. ÍNDICE CONTENIDO I. ÍNDICE.............................................................................................................. 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO .................................................................................. 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN ...................................................... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO .............................................................. 8 V. DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................. 11 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO........................................................ 16 VII. LISTA DE FORMATOS .................................................................................. 24 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN ........................................................................ 25 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA ................. 27 “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 3 de 27 II.ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Este procedimiento aplica al personal de las Coordinaciones Regionales de Desarrollo Educativo y de la Dirección de Control Escolar encargadas de atender las solicitudes que realizan los usuarios de Instituciones de Educación Básica para el Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. OBJETIVO Brindar las bases metodológicas que permitan a los encargados del servicio realizar el procedimiento de Duplicados de Certificados de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria, para que los interesados puedan contar con el documento que acredite el nivel educativo según lo establezca la regulación respectiva. “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 4 de 27 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN NORMAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente. Constitución Política para el Estado Libre y Soberano de Puebla. Vigente. Ley de Ingresos del Estado de Puebla. Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Vigente. Ley General de Educación. Vigente. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, del Gobierno del estado de Puebla. Vigente. Instructivo de llenado del Duplicado del Certificado de Estudios de Educación Primaria. Vigente. Instructivo de llenado del Duplicado del Certificado de Estudios de Educación Secundaria. Vigente. Normas de Control Escolar Relativos a la Inscripción, Reinscripción, Acreditación, Promoción, Regularización y Certificación en la Educación Básica. Vigente. Manual de Normas para el Análisis y Seguimiento de los Documentos de Certificación y Resolución de Equivalencias de Estudios. Vigente. “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 5 de 27 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Todo trámite deberá ser realizado por personas que cuenten con la mayoría de edad, la harán por escrito utilizando el formato codificado, el cual debe ser llenado por el(la) usuario(a) con letra de molde y con tinta de cualquier color y una vez requisitado, no podrá ser modificado y/o alterado. Se deberán adjuntar los requisitos completos para la revisión de cada trámite. Si la documentación se encuentra incompleta o incorrecta, no se realizará el trámite requerido. Cuando no el(la) usuario(a) no entregue copia de su certificado para el cotejo de la información, se le solicitará proporcione información adicional para requisitar el apartado “INFORMACIÓN ADICIONAL EN CASO DE NO PRESENTAR COPIA DEL CERTIFICADO ESCOLAR DEL ALUMNO(A)” del formato de solicitud de duplicado. Se deberá considerar como antecedente escolar copia simple de: la Boleta de calificaciones, la Cartilla de Evaluación, del Kardex, del Diploma y/o del formato oficial de registro denominado “REL”. Las fotos deberán ser recientes en tamaño infantil, de frente y con el rostro descubierto, en blanco y negro o color, en papel mate, con ropa clara y fondo claro, no escaneadas ni instantáneas. En caso de que el usuario(a) en los requisitos adjunte documentos que carezcan de validez oficial, para el cotejo de su duplicado de certificado, este trámite no se llevará a cabo y se retendrá el expediente completo para cualquier aclaración futura. La elaboración de la orden de cobro, para realizar el pago por la expedición de Duplicado de Certificado de Preescolar, Primaria y Secundaria, deberá hacerse a nombre del egresado. En caso de encontrar inconsistencias al momento de realizar el cotejo en el SICEP, deberán basarse en el formato oficial de registro denominado “REL” La expedición de Duplicados de Certificado de Preescolar, Primaria y Secundaria solo deberá suspenderse de acuerdo a las fechas indicadas en el calendario escolar vigente. Se deberán respetar las fechas de la vigencia de expedición establecida por la federación con respecto al uso de la papelería oficial del certificado de acuerdo a los cambios por ciclo escolar. “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 6 de 27 Periodo máximo de entrega del duplicado de certificado deberá ser de 10 días hábiles para egresados de 1998 a la fecha. Periodo máximo de entrega del duplicado de certificado deberá ser de 15 días hábiles para egresados anteriores a 1998. Periodo máximo de entrega de duplicado de certificado deberá ser de 30 días hábiles para los casos de solicitudes a través de relaciones exteriores, apoyo a migrantes y otros Estados de la República, así como para usuarios(as) que no presenten copia del certificado como antecedente escolar. En caso de que el responsable del procedimiento en CORDE extravíe el formato de duplicado de certificado de preescolar, primaria y secundaria, deberá levantar un acta administrativa ante el área jurídica correspondiente basándose en el anexo 8 del manual de “Normas para el Análisis y Seguimiento de los Documentos de Certificación y Resolución de Equivalencias de Estudio”. Para la entrega del duplicado de certificado será necesario entregar una copia simple del comprobante de pago de la institución financiera, debidamente sellado por el área de Recursos Financieros de la CORDE, así como la presentación del “Comprobante para Recoger Duplicado de Certificado” y/o de la identificación oficial vigente (IFE/INE) del(la) usuario(a) que realizo el trámite. El (la) usuario(a) tiene un plazo máximo de cuatro meses para acudir a recibir su duplicado de certificado de preescolar, primaria y secundaria, si no lo hace, se procederá a la cancelación del mismo. La Identificación del servicio se realizará a través del número consecutivo de referencia. Los expedientes se archivarán en orden ascendente de acuerdo al número de referencia. Los respaldos de los registros electrónicos se realizará de forma trimestral en medios magnéticos. Los servicios no conformes se identificarán con un “post-it” y se depositarán en la charola de escritorio correspondiente. La medición del proceso se hace a través de los Niveles de Calidad en Tiempos de Entrega por Servicio SEP-5-DGDE/PO/01-005. La Solicitud de duplicado podrá tener un nombre diferente al que se manifieste en los documentos probatorios de escolaridad, en caso de que el(la) usuario(a) lo requiera para solicitar ante el área jurídica de la CORDE correspondiente el trámite denominado “expedición de certificados de estudios por rectificación o corrección del nombre del “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 7 de 27 educando” para que posteriormente se elabore su duplicado de certificado con la corrección correspondiente. Para las solicitudes de duplicado de certificado de educación primaria y secundaria emitidos en el ciclo escolar 2014-2015, solo podrán tramitarse cuando el usuario(a) requiera que sea modificado el nombre o la CURP, en caso contrario solo se proporcionara una reimpresión obteniéndolo de la página: http://sisep.puebla.gob.mx/sicepconsulta/. La reimpresión de certificados digitales de Educación Primaria y Secundaria emitidos a partir del ciclo escolar 2014-2015, se realizará en papel bond sin costo alaguno para el usuario(a). La expedición de duplicados de certificados de Educción Preescolar emitidos ante los ciclos escolares 2004-2005 al 2011-2012, se imprimirán papel bond y sin costo alguno para el usuario(a). “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 8 de 27 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos humanos Materiales Maquinaria Información *Requisitos para inicio del trámite: 1.Acta de nacimiento original (solo para cotejo) y una copia simple legible. 2.Una copia simple de la CURP ampliada a tamaño carta. 3. Solicitud de duplicado y cotejo de información de certificado SEP5/DGDE/PO/01-001 debidamente requisitada. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar. Artículos de oficina y papelería. Formato de Certificado Equipo de Cómputo Equipo de Impresión 4.Oficio de solicitud de trámite para duplicado de certificados de otros estados, relaciones exteriores y migrantes, cuando sea aplicable. 5.Una copia simple del certificado o antecedente escolar (en caso de contar con ello). 6. 2 fotografías recientes t/infantil de frente y con el rostro descubierto, en blanco y negro o color, papel mate, ropa clara y fondo claro, no escaneadas ni instantáneas. (excepto preescolar) *Requisitos para entrega de duplicado: 1. Una copia simple del comprobante de pago, sellado por el área de “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 9 de 27 Recursos Financieros de CORDE o de la Secretaría de Finanzas. 2.Presentar el “comprobante para recoger duplicado de certificado” y/o de la identificación oficial vigente (IFE/INE) del(a) usuario(a). *Requisitos para inicio del trámite: 1.Acta de nacimiento original (solo para cotejo) y una copia simple legible. 2.Una copia simple de la CURP ampliada a tamaño carta. 3. Solicitud de duplicado y cotejo de información de certificado SEP5/DGDE/PO/01-001 debidamente requisitada. Responsable de Artículos de duplicados de oficina y certificados en papelería. CORDE. Formato de Certificado Equipo de Cómputo Equipo de Impresión 4.Una copia simple del certificado o antecedente escolar (en caso de contar con ello). 5. 2 fotografías recientes t/infantil de frente y con el rostro descubierto, en blanco y negro o color, papel mate, ropa clara y fondo claro, no escaneadas ni instantáneas (excepto preescolar). *Requisitos para entrega de duplicado: 1.Una copia simple del comprobante de pago, sellado por el área de Recursos Financieros de CORDE o de la Secretaría “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 10 de 27 de Finanzas. 2.Presentar el “comprobante para recoger duplicado de certificado” y/o de la identificación oficial vigente (IFE/INE) del(a) usuario(a). 1.Relación de expedientes a cotejar. Responsable de Archivo de la Dirección de Control Escolar. Artículos de oficina Equipo de Cómputo. 2.Solicitud de duplicado y cotejo de información de certificado SEP5/DGDE/PO/01-001 debidamente requisitada u Oficio de solicitud de trámite para certificados de otros estados e inmigrantes. 3.Una copia simple del certificado o antecedente escolar cuando se cuente con esa documentación. “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 11 de 27 V. DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE. RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR. USUARIO(A) RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR Inicio NO 11 La petición del(a) usuario(a) ¿Es de una CORDE foránea y/o de la CORDE en la que se presenta Solicita requisitos vía internet, telefónica o presencial para duplicado de preescolar, primaria o secundaria. 1 SI 22 Entrega al(a) usuario(a) el formato de Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001 44 33 2 Presenta la Solicitud de duplicado y cotejo información de certificado requisitada con la documentación necesaria. 1 Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5- Entrega al(a) usuario(a) la Solicitud de Duplicado y Cotejo de información de Certificado y se le orienta a que CORDE del Municipio debe asistir para que le brinden el servicio. 2 Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5- DGDE/PO/01-001 DGDE/PO/01-001 NO ¿En la documentación se adjunto copia del certificado escolar? B SI 55 F Verifica la fecha máxima de disponibilidad y se la coloca a la Solicitud de Duplicado y cotejo de información de certificado Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001 A “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 12 de 27 RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE. RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR. USUARIO(A) RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR A 66 Sella de recibido la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado y entrega el comprobante para recoger el duplicado de certificado debidamente requisitado. Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001 77 Verifica en la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado el ciclo escolar de certificación. 99 Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5- Sella y firma de recibido la Relación de Expedientes a Cotejar. Relación de expedientes a cotejar. SEP-5-DGDE/ DGDE/PO/01-001 PO/01-008 10 10 NO ¿La solicitud es de un ciclo escolar antes del año 1998 ? C Coteja los expedientes recibidos en el archivo semiactivo de la Dirección de Control Escolar. SI 88 K Entrega Entregalos losexpedientes expedientesal al área áreadel delarchivo archivode dela la Dirección Direcciónde deControl ControlEscolar Escolar aamás mástardar tardar33días díashábiles hábiles posteriores posterioresaala lafecha fechade de recepción recepcióndel deltrámite trámite mediante medianteel elformato formato “Relación “Relaciónde deExpedientes Expedientesaa Cotejar” Cotejar” Relación de expedientes a cotejar. SEP-5-DGDE/ PO/01-008 15 15 B Informa a el(la) usuario(a) que también debe requisitar el apartado correspondiente a información adicional de la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado . Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5- 16 16 Requisita la información correspondiente en la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado y la entrega al responsable del proceso. DGDE/PO/01-001 NO ¿Fueron localizados los datos del(la) usuario(a)? D SI 11 11 Requisita el apartado de cotejo de información de la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5DGDE/PO/01-001 12 12 Registra el cotejo en el libro de Validaciones de duplicados de certificado de preescolar, primaria y secundaria. Libro de control de validaciones de duplicados de Preescolar, Primaria y Secundaria. SEP-5-DGDE/PO/01002 Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5- F DGDE/PO/01-001 E “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 13 de 27 RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE. RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR. USUARIO(A) RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR C E 17 17 Solicita el cotejo vía correo electrónico al responsable del proceso de la CORDE foránea y/o coteja la información en el archivo semiactivo de la CORDE o en el SICEP. 13 13 Entrega los expedientes cotejados a los responsables de duplicados de certificado en CORDE y/o al(a) responsable de duplicados en la Dirección de Control Escolar, en un máximo de 8 días posteriores a la fecha de recepción. 18 18 Si el cotejo fue de una CORDE foránea, responde vía correo electrónico la información correspondiente. NO 2 ¿Fueron localizados los datos del(la) usuario(a)? H SI 19 19 L Requisita el apartado de “Cotejo de información” de la “Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado” con la información de la CORDE foránea, con la del archivo de CORDE y/o de la escuela. 14 14 D Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. SEP-5- Elabora respuesta y se le entrega a la CORDE correspondiente. G DGDE/PO/01-001 20 20 2 Asigna referencia y Captura la información en la app_duplicados e imprime el Duplicado de certificado. APP_DUPLICADOS SEP-5-DGDE/PO/01007 NO ¿El duplicado de certificado se imprimió con errores? I SI J “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 14 de 27 RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE. RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR. USUARIO(A) RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR J 21 21 Se cancela el formato de duplicado de certificado con dos diagonales de color rojo, se cancela en el Libro de Control de Folio de Certificaciones de Estudio correspondiente así como en la app_duplicados se le coloca el estatus de cancelado. 22 22 Asigna una nueva referencia al trámite y se vuelven a capturar los datos correctamente en la app_duplicados y se imprime el duplicado de certificado. APP_DUPLICADOS SEP-5-DGDE/PO/01007 23 23 H Solicita a la Escuela de donde egreso el(la) alumno(a) el cotejo de la información. NO ¿La escuela le proporciono la información? K SI 24 24 Recibe el cotejo por parte de la escuela. L “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 15 de 27 RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO DE CORDE. RESPONSABLE DE DUPLICADOS DE CERTIFICADO EN LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR. USUARIO(A) 3 RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR I 28 28 Verifica que los datos son correctos. NO ¿Los datos son correctos? 25 25 Se pega la fotografía, se coloca el sello oficial, se rubrica por el responsable de duplicados y se pasa a firma del(la) jefe(a) inmediato(a) superior. 26 26 SI 29 29 Acude al área de Recursos Financieros de CORDE a que le impriman la orden de cobro. 30 30 Realiza el pago correspondiente en las instituciones financieras. Se registra en el Libro de Control de Folio de Certificaciones de Estudio. 27 27 Se le muestra el duplicado de certificado al(a) usuario(a) para que verifique sus datos. 3 31 31 Regresa al área de Recursos Financieros a que le sellen el original y la copia del comprobante de pago. 32 32 Entrega la copia del comprobante de pago debidamente sellado al responsable del área de Duplicados de certificado. 33 33 Verifica el sello en la copia del comprobante de pago, lo adjunta al expediente del(la) usuario(a) y entrega el duplicado al(la) usuario(a). 34 34 Recibe el Duplicado de Certificado y firma de recibido en el Libro de Control de Folio de Certificaciones de Estudio correspondiente. Fin G 35 35 Proporciona copia de la respuesta por parte del área del Archivo de la Dirección de Control Escolar y se la entrega al(a) usuario(a). “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 16 de 27 VI.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas 1 Solicitud de información 2 Entrega de formato de Solicitud de duplicado y validación de certificado Actividad Responsable 1.1 Solicita requisitos vía internet, telefónica o presencial para duplicado de certificado de preescolar, primaria o secundaria. La petición del(a) usuario(a) ¿Es de una CORDE foránea y/o de la CORDE en la que se presenta? Si. Pasar a la actividad 2. No. Pasar a la actividad 4. Usuario 2.1 Entrega al(a) usuario(a) el formato de Solicitud de Duplicado y Cotejo de información de Certificado Formato N/A Responsable de duplicados de certificados en CORDE. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar 3.1 Presenta la Solicitud de Usuario 3 Presentar duplicado y cotejo de solicitud y información de Certificado documentación. requisitada con la documentación necesaria. Solicitud de duplicado y cotejo de información de Certificado SEP5-DGDE/PO/01001 Solicitud de duplicado y cotejo de información de Certificado SEP5-DGDE/PO/01001 ¿En la documentación se adjuntó copia del certificado escolar? 4 Entrega de formato y se Si. Pasar a la actividad 5. No. Pasar a la actividad 15. 4.1 Entrega al(a) usuario(a) la Responsable Solicitud de Duplicado y Cotejo duplicados de Información de Certificado y certificados de Solicitud de de duplicado y cotejo en de información de “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 17 de 27 orienta al usuario se le orienta a que CORDE del Municipio debe asistir para que le brinden el servicio. 5.1 Verifica la fecha máxima de disponibilidad y se la coloca a la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de certificado. 5 verificar la fecha de disponibilidad 6 Sella recibido Solicitud Duplicado Validación Certificado. de la de y de 6.1 Sella de recibido la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado y entrega el comprobante para recoger el duplicado de certificado debidamente requisitado. 7 Verifica el año 7.1 Verifica en la Solicitud de de certificación. Duplicado y Cotejo de Información de Certificado el ciclo escolar de certificación. CORDE. Certificado SEP5-DGDE/PO/01001 Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar de de Solicitud de en duplicado y cotejo de información de de Certificado SEPde 5-DGDE/PO/01en la 001 Control Responsable duplicados certificados CORDE. de Relación de de Expedientes a en Cotejar SEP-5DGDE/PO/01-008 Responsable de Relación de de de Solicitud de en duplicado y cotejo de información de de Certificado SEPde 5-DGDE/PO/01en la 001 Control de de Solicitud de en duplicado y cotejo de información de de Certificado SEPde 5-DGDE/PO/01en la 001 Control ¿La solicitud es de un ciclo escolar antes del año 1998? 8 Entrega los Expedientes al área del archivo de la Dirección de Control Escolar 9 Sella y firma Si. Pasar a la actividad 8. No. Pasar a la actividad 18. 8.1 Entrega los expedientes al área del archivo de la Dirección de Control Escolar a más tardar 3 días hábiles posteriores a la fecha de recepción del trámite mediante el formato “Relación de Expedientes a Cotejar” 9.1 Sella y firma de recibido la “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 18 de 27 la Relación de Relación Expedientes a Cotejar. Cotejar. de Expedientes a Archivo de la Expedientes a Dirección de Control Cotejar SEP-5Escolar. DGDE/PO/01-008 10 Coteja los 10.1 Coteja los expedientes expedientes. recibidos en el archivo semiactivo de la Dirección de Control Escolar. ¿Fueron localizados los datos del usuario? 11 Requisita apartado cotejo información la Solicitud Duplicado Validación Certificado. 12 Registro el Libro. el de de de de y de Si. Pasar a la actividad 11. No. Pasar a la actividad 14. 11.1 Requisita el apartado de cotejo de información de la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. Responsable de Archivo de la Dirección de Control Escolar. N/A Responsable de Archivo de la Solicitud de Dirección de Control duplicado y cotejo Escolar. de información de Certificado SEP5-DGDE/PO/01001 en 12.1 Registra el cotejo en el libro de Validaciones de duplicados de certificado de preescolar, primaria y secundaria. Responsable de Archivo de la Dirección de Control Escolar. 13 Entrega 13.1 Entrega los expedientes expedientes cotejados a los responsables cotejados. de duplicados de certificado en CORDE y/o al(a) responsable de duplicados en la Dirección de Control Escolar, en un máximo de 8 días posteriores a la fecha de recepción. 14 Elabora 14.1 Elabora respuesta y se le respuesta para entrega a la CORDE la CORDE. correspondiente. Responsable de Archivo de la Dirección de Control Escolar. Libro de Control de Validaciones de duplicados de Preescolar, Primaria y Secundaria SEP5-DGDE/PO/01002. N/A Responsable de Archivo de la N/A Dirección de Control Escolar. 15 Entrega 15.1 Informa a el(la) usuario(a) Responsable de Solicitud de formulario que también debe requisitar el duplicados de duplicado y cotejo “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 19 de 27 adicional a la apartado correspondiente a Solicitud de información adicional de la Duplicado y Solicitud de Duplicado y Cotejo Validación de de Información de Certificado. Certificado. certificados en CORDE. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar 16.1 Requisita la información Usuario(a) correspondiente en la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado y la entrega al responsable del proceso. 16 Requisita formulario adicional a la Solicitud de Duplicado y Validación de Certificado. 17 Solicita 17.1 Solicita el cotejo vía correo cotejo y/o coteja electrónico al responsable del información proceso de la CORDE foránea y/o coteja la información en el archivo semiactivo de la CORDE o en el SICEP. Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar 18 Responde el 18.1 Si el cotejo fue de una Responsable cotejo vía CORDE foránea, responde vía duplicados correo correo electrónico la certificados electrónico. información correspondiente. CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar ¿Fueron localizados los datos del(a) usuario(a)? 19 Requisita apartado Cotejo Información” la “Solicitud Duplicado el de de de de y Si. Pasar a la actividad 19. No. Pasar a la actividad 23. 19.1 Requisita el apartado de “Cotejo de Información” de la “Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado” con la información de la CORDE foránea, con la del Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados de información de Certificado SEP5-DGDE/PO/01001 Solicitud de duplicado y cotejo de información de Certificado SEP5-DGDE/PO/01001 de de en de de en la Control N/A de de en de de en la Control N/A de Solicitud de de duplicado y cotejo en de información de Certificado SEPde 5-DGDE/PO/01de 001 “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 20 de 27 Cotejo de Información de Certificado” 20 Captura información en app_duplicados archivo de CORDE y/o de la escuela. 20.1 Asigna referencia y Captura la información en la app_duplicados e imprime el Duplicado de certificado Certificados Dirección de Escolar Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar en la Control de APP_DUPLICAD de OS SEP-5en DGDE/PO/01-007 de de en la Control ¿El duplicado de certificado se imprimió con errores? Si. Pasar a la actividad 21. No. Pasar a la actividad 25. 21 Cancela 21.1 Se cancela el formato de formato de duplicado de certificado con Certificado. dos diagonales de color rojo, se cancela en el Libro de Control de Folio de Certificaciones de Estudio correspondiente así como en la app_duplicados se le coloca el estatus de cancelado. 22 Asigna nueva referencia y se vuelven a capturar los datos. Responsable de Certificado duplicados de certificados en CORDE. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar 22.1 Asigna una nueva referencia al trámite y se vuelven a capturar los datos correctamente en la app_duplicados y se imprime el duplicado de certificado. Responsable de APP_DUPLICAD duplicados de OS SEP-5certificados en DGDE/PO/01-007 CORDE. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar 23 Solicita 23.1 Solicita a la Escuela de Responsable de información del donde egreso el(la) alumno(a) duplicados de alumno a el cotejo de la información. certificados en escuela. CORDE. N/A Responsable de duplicados de Certificados en la “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 21 de 27 Dirección de Control Escolar ¿La escuela proporcionó la información? 24 Recibe el cotejo por parte de la escuela 25 Pega la fotografía en el certificado. Si. Pasar a la actividad 24. No. Pasar a la actividad 23. 24.1 Recibe el cotejo por parte de la escuela. 25.1 Se pega la fotografía, se coloca el sello oficial, se rubrica por el responsable de duplicados y se pasa a firma del(a) jefe(a) inmediato(a) superior. 26 Registra en 26.1 Se registra en el Libro de el libro de Control de Folio de control de folio Certificaciones de Estudio. de certificaciones de estudio 27 Muestra el 27.1 Se le muestra el duplicado duplicado al de certificado al(a) usuario(a) usuario. para que verifique sus datos. Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar Responsable duplicados certificados CORDE. Responsable duplicados Certificados Dirección de Escolar de de en de de en la Control N/A de de en de de en la Control N/A de de en de de en la Control N/A de de en de de en la Control Certificado “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 22 de 27 28 Verifica que 28.1 Verifica que los datos son Usuario(a) los datos estén correctos. correctos ¿Los datos son correctos? Si. Pasar a la actividad 29. No. Pasar a la actividad 21 29 Acude al 29.1 Acude al área de área de Recursos Financieros de Recursos CORDE a que le impriman la Financieros a orden de cobro. que le impriman la orden de cobro. 30 Realiza el 30.1 Realiza el pago pago. correspondiente en las instituciones financieras. 31 Regresa a 31.1 Regresa al área de que le sellen la Recursos Financieros a que le orden de cobro. sellen el original y la copia del comprobante de pago. 32 Entrega 32.1 Entrega la copia del copia sellada de comprobante de pago la orden de debidamente sellado al cobro. responsable del área de Duplicados de certificado. 33 Verifica el 33.1 Verifica el sello en la copia sello del comprobante de pago, lo adjunta al expediente del(a) usuario(a) y entrega el duplicado al(a) usuario(a). 34 Recibe duplicado de certificado 35 Proporciona copia de la N/A Usuario(a) N/A Usuario(a) N/A Usuario(a) N/A Usuario(a) Responsable de duplicados de certificados en CORDE. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar 34.1 Recibe el Duplicado de Usuario(a) Certificado y firma de recibido en el Libro de Control de Folio de Certificaciones de Estudio correspondiente. 35.1 Proporciona copia de la Responsable de respuesta por parte del área duplicados de N/A N/A Certificado “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. N/A Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 23 de 27 respuesta. del Archivo de la Dirección de Control Escolar y se la entrega al(a) usuario(a). certificados en CORDE. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar FIN “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 24 de 27 VII. LISTA DE FORMATOS Tiempo de retención Formato Solicitud de duplicado y cotejo de información de certificado Libro de control de validaciones de duplicados de preescolar, primaria y secundaria. Niveles de Calidad en Tiempos de Entrega por Servicio Código de registro 4 meses Responsable de duplicados de certificados en CORDES. SEP-5-DGDE/PO/01Responsable de duplicados 001. de Certificados en la Dirección de Control Escolar. Vigente Responsable de Archivo de SEP-5-DGDE/PO/01la Dirección de Control 002 Escolar. 1 año Vigente APP_DUPLICADOS Ciclo Escolar Relación de expedientes a cotejar Responsable de conservarlo Dirección General Desarrollo Educativo de Responsable de duplicados de certificados en CORDES. Responsable de duplicados de Certificados en la Dirección de Control Escolar. Responsable de duplicados de certificados en CORDES. SEP-5-DGDE/PO/01005. SEP-5-DGDE/PO/01007. SEP-5-DGDE/PO/01008. “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 25 de 27 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización 1 Octubre 2012 2 Enero 2013 3 Abril 2013 4 Julio 2013 5 Agosto 2013 6 Septiembre 2013 7 Enero 2014 8 Marzo 2014 9 Septiembre 2014 10 Febrero 2015 11 Abril 2015 Descripción del cambio Modificación en Normas. Modificación en dos requisitos del Formato SEP8/DGDE/PO/01-001. Modificación en el Diagrama de Flujo Actividad 14 y 16. Modificación en el Indicador de Medida. Agregar en Políticas de Operación: En caso de que el usuario(a) en los requisitos adjunte documentos apócrifos o alterados para la validación de su duplicado de certificado, este trámite no se llevará a cabo y se retendrá el expediente completo para cualquier aclaración futura. Modificar los requisitos en el procedimiento. Modificación en los apartados: Normas y Políticas de Operación, Entradas del procedimiento, Diagrama de Flujo, Descripción en el Procedimiento. Se dan de baja tres registros con códigos: SEP8/DGDE/PO/01-003, SEP-8/DGDE/PO/01-004, SEP8/DGDE/PO/01-006. Se da de alta un registro denominado: “APP_DUPLICADOS”. Cambio de nombre al registro SEP-8/DGDE/PO/01-001. Cambio de nombre al registro SEP-8/DGDE/PO/01-001. Se hicieron modificaciones en las Políticas de Operación. Se dieron de alta dos registros Relación de expedientes a cotejar y Formulario Adicional para la Solicitud de Duplicado y Cotejo de Información de Certificado. Modificaciones en el Diagrama de Flujo y descripción actividades 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34 y 35. Se modifica por nueva estructura. Se agrega una Política de Operación. Cambios en el formato SEP-6-DGDE-/PO/01-001 “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 26 de 27 Baja del formato SEP-6-DGDE-/PO/01-009 Alta del Formato SEP-6-DGDE-/PO/01-010 Se cambia nomenclatura 12 Septiembre 2015 13 Abril 2016 Se elimina el formato SEP-5-DGDE-/PO/01-010, modificación en el apartado de Normas y Políticas de Operación y Entradas del Procedimiento. 14 Mayo 2016 Se hacen modificaciones al Diagrama de flujo y Descripción del procedimiento. “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”. Código : Nombre del documento: Procedimiento para SEP-5-DGDE/PO/01 Duplicado de Certificado de Educación Preescolar, Primaria y Secundaria. Versión : 14 Página 27 de 27 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida del procedimiento: Duplicado de Certificado de preescolar, primaria y secundaria. Indicadores de medida: % DUPLICADOS REALIZADOS EN TIEMPO Total de duplicados disponibles a Tiempo. Total de duplicados solicitados. X 100 % DUPLICADOS REALIZADOS EN TIEMPO Total de duplicados entregados a Tiempo. Total de duplicados solicitados. X 100 “Toda copia en papel es un documento no controlado, salvo el original resguardado por el (la) Representante de la Dirección”.