CAPITULO II LA PLANIFICACIÓN Según Corredor (2001) “La planificación es un proceso científicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado”. (p. 60). Así pues a través de la planificación se fijan los objetivos y el curso de acción para alcanzarlo. En este capítulo se efectúa la planificación de la investigación en atención a la propuesta o resultado científico que permitirá solventar la problemática identificada en el anterior capitulo. . 2.1 Descripción de la propuesta El propósito de esta propuesta es el de presentar posibilidades o soluciones que se conviertan en el catalizador de cambios, tanto en los participantes que lo protagonizan, como las personas que laboran en la organización, mediante el aporte de alternativas viables para resolver las necesidades del Centro Educativo objeto de estudio, donde su importancia radica en darle respuesta a la necesidad seleccionada en la institución, misma que se logra estableciendo un sistema contable en el Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero en Maracay Estado Aragua, con el fin de optimizar la gestión de las cuentas por Cobrar de la Institución objeto de estudio, es por ello que se consideran las siguientes alternativas de solución en consenso con la directiva y la importancia de mejorar la misma en la Unidad Educativa: como alternativas de solución en la Institución se propone lo siguiente: Establecer un Sistema Contable, para optimizar la gestión de las cuentas por Cobrar del Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero en Maracay Estado Aragua, para su mejor control y 19 cobro mensual de la cuota establecida por la institución, lograr así saber el representante que se encuentra solvente o moroso. 2.2 Objetivo de la propuesta Objetivo general Implementar el Sistema Contable para optimizar la gestión de las cuentas por Cobrar del Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero en Maracay Estado Aragua. Objetivos específicos Indagar la situación actual del proceso de las cuentas por cobrar en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Crear herramientas contables para las cuentas por cobrar, en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Realizar una inducción al personal que labora en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. 2.3 Fundamentación de la Propuesta Fundamentación Teórica Con el propósito de sustentar la investigación, seguidamente se desarrollan una serie de fundamentos teóricos vinculados con las variables objeto de estudio, en función a los objetivos planteados 20 Cuentas Por Cobrar Al hablar de las cuentas por cobrar, Lara (2008) señala que: Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados. (p.25) Por lo tanto, las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y Finanzas Así, las cuentas por cobrar son el total de todo el crédito extendido por una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de Posición Financiera representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa. Una de ellas representa los desembolsos de caja efectuados por la empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la otra, es la diferencia entre los desembolsos de caja y los precios de veta de los productos. La porción de desembolso de caja es la inversión real de la empresa en cuentas por cobrar; lo restante representa utilidades contables Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Balance General como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. Determinación de las Políticas apropiadas en las Cuentas por Cobrar: Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios de sus procesos productivo, Lara (2008) señala que se deben 21 tomar las tres políticas de cuentas por cobrar más comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y neto a 45 días, para analizarlas a fin de ejemplificar cómo puede proceder el director de finanzas. Al mismo tiempo, de acuerdo con el departamento de ventas, la gerencia o encargado de las cuentas por cobrar, puede modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes del plazo máximo concedido. Así, una de las herramientas que tiene un Administrador Financiero para otorgar créditos es determinando montos y tiempos, así como vigilar que la empresa esté trabajando de los lineamientos fijados, para ello podrá hacer uso de Técnicas de Análisis Financiero, dentro de las cuales se encuentran: Análisis Comparativo de Saldos: Este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar cómo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de modificar la política de cobranzas, de otorgamiento de créditos o reafirmarlas. Análisis por Antigüedad pe Saldos: Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Esta clasificación, se puede ampliar o restringir, en vista de las necesidades de cada empresa; pero en cualquier momento permite conocer el estado real de los saldos a cargo de los clientes. Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de Crédito y Cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar las causas que en cada caso originen acumulaciones de saldos. Desde un aspecto del análisis externo de la empresa, en la cual se dispone de la antigüedad de saldos, el índice puede obtenerse mediante 22 comparación periódica del saldo de clientes, con el importe de las ventas a crédito, o mediante la relación existente entre el saldo de clientes y la reserva para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este perfectamente calculada. La deficiencia en la inversión de clientes, se puede deber a diferentes causas y principalmente a las siguientes: 1. Mala situación económica en general. 2. Mala situación económica del mercado especial en el cual opera la empresa. 3. Generosidad en la concesión de créditos. 4. Política equivoca de venta, basada sobre la idea de que el propósito de los negocios en vender en abundancia, olvidando que no son las ventas sino las utilidades el fin o meta de los negocios. 5. Ayuda competencia 6. Deficiente política de cobros. La presencia de estas desventajas, no sólo motiva una reducción de las utilidades por los importes de los créditos, que parcial o totalmente se dejen de cobrar, sino además: 1. Gastos de cobranza en general. 2. Intereses del capital tomado en préstamos para suplir los medios de acción invertidos en dichos exceso. 3. La pérdida de los clientes morosos. Rotación de Cuentas por Cobrar 23 Respecto a la rotación de cuentas por cobrar, Lara (2008) señala que el Análisis por medio de razones financieras Ayuda a determinar la rotación de las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo promedio de cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las políticas de cobranza y otorgamiento de crédito pactados. (p.3) En el total de las ventas a crédito, dividida entre el promedio mensual de ventas por cobrar, permite conocer las veces en que los créditos otorgados por ventas de artículos son recuperadas. Esta razón financiera únicamente tiene aplicación en las empresas que venden a crédito; la cual permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, así como el atinado de la política en el otorgamiento de los créditos. Al relacionarse la rotación de cuentas por cobrar con un cierto número de días (360), es posible conocer los días que tarda la Rotación de Cuentas por Cobrar. Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por cobrar, es índice de un movimiento económico mayor, mismo que puede traducirse en un incremento en las utilidades. Periodo de Crédito Respecto al período de crédito, Lara (2008) señala que “el agrandar el periodo de crédito estimula las ventas, pero existe un costo en los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar ( saldos)” (p.3). Determinar el periodo óptimo de crédito implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de mantener un monto más elevado de sus saldos. A continuación se mencionaran cuatro funciones principales que, 24 de acuerdo a Lara (2008) toda empresa debe tomar en cuenta dentro de sus políticas: a) Mantenimiento de Límites de Crédito. b) Es sumamente importante, que la función encargada de los pedidos, conozca los límites de crédito de cada cliente. Por esta razón, la primera obligación del departamento de crédito y cobranza, es establecer líneas de crédito apropiadas para cada cliente y revisarlas periódicamente. El soporte teórico sobre crédito y cobranzas le aporta al presente trabajo especial de grado cómo debe funcionar de manera correcta el departamento de cuentas por cobrar dentro de una organización; de esta manera los lineamientos aquí expuestos sirvieron de base para la discusión de resultados y elaboración de la propuesta. CUENTAS POR COBRAR. ASPECTOS CONCEPTUALES En el ámbito organizacional, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de acuerdo a si éstas provienen de la venta de bienes o servicios estando respaldadas por una factura; y aquellas que no se originan como resultado de una venta a crédito. Estas en su mayoría son empleadas por empresas industriales y comerciales, constituyendo el activo más importante de las organizaciones y entidades financieras. Las cuentas por cobrar según lo plantea Redondo (2004, p. 194) “…abarcan los créditos comerciales a favor de la empresa originados por la venta de mercancías o servicios e incluyen los garantizados por facturas, notas de entrega, documentos similares”. En este sentido, lo plantean Meigs et al (2005) al considerar que las cuentas por cobrar representan el activo financiero de mayor relevancia de muchas organizaciones, en gran parte las comerciales; ya que éstas representan activos líquidos capaces de convertirse en efectivo dentro de un periodo de 30 a 60 días en su mayoría. 25 Según Chillida (2003) un aspecto que caracteriza las cuentas por cobrar es el hecho de que el cobro del bien o servicio esté diferido, de manera que la empresa concede a sus clientes un plazo para su cancelación a partir de la entrega del mismo. Sin embargo, este aspecto en ocasiones debe ser tratado con sumo cuidado ya que de la presencia de mayores o menores cantidades de ventas a crédito pendientes de cobro se derivan el incremento de los riesgos para la empresa desencadenando diversas consecuencias financieras, como mayores gastos de cobranza e intereses, cuentas que pasan a ser incobrables por insolvencia por parte del cliente. En cuanto a los efectos financieros, y como resultado de la facilidad crediticia el ciclo financiero que cumple el activo circulante es más largo, por lo que se requiere un empleo de mayor capital de trabajo bruto y neto, retrasando el ciclo de exigibilidad del pasivo circulante, obteniendo mayores plazos de los proveedores y en ocasiones haciendo uso del financiamiento externo. En base a lo planteado, se desprende la importancia de la cobranza de este importante rubro, ya que con frecuencia representa la mayor y más consistente fuente de entradas de efectivo de una compañía; por lo cual es indispensable llevar un correcto seguimiento al cobro de los mismos; en vista de que en la mayoría de los casos la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario que le permita desarrollar cabalmente sus operaciones diarias depende en gran medida del valor, de la recuperabilidad y fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar. De ahí, lo esencial del establecimiento y cumplimiento de controles que aseguren una adecuada administración de las cuentas por cobrar, de manera que la organización pueda disponer de la liquidez necesaria para cumplir sus compromisos a corto plazo sin que se vea afectada la solvencia y capacidad de pago; soportándose en una eficiente y oportuna gestión de crédito y cobranza. 26 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Defliese et al (2005) consideran que estos pueden clasificarse en procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de venta. De igual manera, Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado autor, los cuales se detallan: Procedimientos Administrativos: Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes: - Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar. - Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza. - Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas. - Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable. - Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas. -Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos. Por su parte Redondo (2004) procedimientos: 27 menciona dentro de estos - Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De manera que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no intervengan en las labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorización de notas de crédito y documentación soporte, aprobación de rebajas y devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor. En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de cobranza, pueden mencionarse: - El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las condiciones de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma. - El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y del registro en las cuentas de los clientes. - Se procurará que las facturas estén prenumeradas. - Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros. De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos administrativos dirigidos a las cuentas por cobrar están dirigidos a regular y controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas desde el momento en que se establecen las políticas de crédito, se genera la venta del bien o prestación del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado cumplimiento y apego a los lineamientos prescritos. Procedimientos Contables: 28 Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Santillana (2001) considera: - Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los estados financieros. - Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentación soporte. - Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de de deducibilidad fiscal. Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como procedimientos contables los siguientes: - Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar. - Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados periódicamente. - Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar. En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una relación de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmará y se quedará con una copia. El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará su monto al cajero, firmará dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregará al departamento de cobranzas; el cual enviará al de 29 contabilidad una copia de la relación de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los clientes. Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la correspondiente nota de abono le acreditará en la cuenta del cliente. En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de control contable que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por parte del cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la información registrada, generando información financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma. La Cobranza Definición: Es un proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de un servicio. Esto incluye el pago de documentos tales como: Facturas. Pagarés. Letras de cambio. Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan cierta esta frase que cualquier empresa comercial o de servicios mantiene un adecuado capital de trabajo, cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes, por lo tanto se considera la labor de cobranza de 30 gran importancia en la administración (Espino González, 2014) Políticas de Cobranza Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas. La efectividad de las políticas de cobro de las empresas se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Una efectiva labor de cobranza está relacionada con una política de créditos efectiva, por lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación. Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la permanencia del cliente. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros. Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realice una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política de cobranza se pueden distinguir tres tipos, las cuales son: políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales (González Vera, 2013). Políticas restrictivas. Caracterizadas por la concesión de créditos en periodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye al reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero 31 a su vez este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas, utilidades y cuentas por cobrar (Núñez Morales, 2012). Políticas liberales Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobros y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de periodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las perdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades (Espino González, 2014). Políticas racionales Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas, se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa. Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable (Collaguazo León, 2011). Cobranza efectiva. Una excelente gestión de cobranza se basa en aspecto como: 32 a) Actitud frente a la gestión que realiza y la empresa que representa: Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino también frente a la organización y/o actividad que represente. b) Organización interna hacia el trabajo: Es la importancia de prepararse para una gestión, como el conocimiento de su empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta por cobrar. c) Percepción del cliente: Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una herramienta para mejorar la gestión, en la medida que el cliente puede percibir que la organización monitorea las cuentas, y que existe una política de crédito definida y respetada por sus trabajadores (Espino González, 2014). d) Comunicación como herramienta de persuasión en tu gestión de cobro: Una buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo con el cliente. Es ayudar al cliente a superar situaciones difíciles. El gestor de cobros es el que puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos. El primero de ellos, salvar la relación comercial sin caer en el detrimento de los intereses de la empresa. El segundo es recuperar la totalidad de los montos (Núñez Morales, 2012). Formas y mecanismos de pago Los medios de pago son la herramienta que las empresas adoptan para transferir valor monetario producto de una transacción comercial a fin de lograr el pago por algún bien o servicio. Las empresas comerciales o de servicios deben ofrecer más de un sistema de pago con el fin de ampliar las posibilidades de recuperación de cartera (Vera Andrade, 2013). 33 El ejecutivo de cobranza Este debe tener en cuenta: El éxito de su departamento depende de que se logre una cobranza puntual, no deben permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el porcentaje de eficiencia de la cobranza sea alto. Cuanto más tiempo pase la cobranza, mayor será la probabilidad de que se vuelva incobrable. Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin perder al cliente. No debe aplicar tratamientos generales. Cada cliente es un caso especial que requiere estudios de la técnica que debe aplicarse en el momento adecuado. Sus habilidades deben ser similares al ejecutivo del crédito, porque lo más recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza, debe tener conocimientos de los créditos otorgados por la empresa. El cobrador debe tener un conocimiento completo de las técnicas de cobranza y saber cómo y cuándo aplicarla. El cobrador debe tener las siguientes cualidades: honestidad, responsabilidad, integridad, creatividad, iniciática y paciencia entre otros. La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que 34 vende a crédito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa función. Depende del cobrador que las utilidades de la empresa retornen al capital para que la empresa obtenga sus ganancias. El éxito de la cobranza depende del cobrador al desarrollar sistemas para la recaudación de las mismas. Un sistema efectivo que incluya procedimientos de seguimiento rutinario de la mayoría de las cuentas en gestión. El ejecutivo de cobranza tiene como funciones y responsabilidades: Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumplan las metas. Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto de ingresos y de acuerdo con las políticas de plazo de la empresa. Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las políticas señaladas por la dirección. Establecer la política de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General. Llevar el control de sus actividades. Diseñar formularios y reportes. Supervisar los procedimientos de cobro. Llevar el control del grupo de riesgo alto. Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen un riesgo mayor del normal o aceptado. Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de 35 las actividades relacionada con la cobranza. Controles por Clientes.- El cobrador con la finalidad de controlar y mantener al día la información necesaria de un cliente, debe diseñar e implementar una tarjeta al Cliente donde se deben registrar todos los movimientos y al final de cada mes se deben totalizar los saldos. Esta contiene los siguientes datos: Nombre, domicilio, población, estado, teléfono del cliente, condiciones de venta y fecha de la operación. La responsabilidad de contar con un eficiente sistema de control interno recae sobre la alta dirección de la entidad. A la alta dirección, llámese director general, gerente general, administrador, les confían recursos para que los administre en aras de alcanzar los objetivos. Esos recursos deben ser administrados al amparo de sistemas de control interno eficiente y eficaz para que pueda responder por ellos. Si se considera lo que menciona Espino (2014), se puede decir que el control interno abarca en la organización: políticas, procedimientos y prácticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados deseados. Fundamentación Metodológica En este entorno la toma de decisiones de los resultados que se quiere obtener de la propuesta realizada es de gran importancia, es por ello que se pretende generar un sistema contable, como método para determinar si la problemática existente puede disminuir o no, y de esta manera, hacer una mejor optimización de las cuentas por cobrar, para así lograr mejorar sus procesos contables, para lo cual se requiere el uso de técnicas y métodos 36 que permita una valoración objetiva del departamento de cobranza, y con ello lograr al momento de realizar la propuesta una mayor eficiencia laboral en Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero en Maracay Estado Aragua. SISTEMA CONTABLE Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una valiéndose empresa como de recursos como resultado formularios, de sus operaciones, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Importancia del Sistema Contable Un Sistema contable se vale de recursos como formularios, reportes y libros donde se recopila información de la organización, que permite la toma decisiones financieras. Podemos hallar 3 tipos de sistemas contables: 37 SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones según las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y después de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones. SISTEMA COMPLEMENTARIO: amplía la información de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo. Objetivos del Sistema Contable Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la información que de necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información legal, financiera y tributaria de la compañía. La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad dependerán de la manera con la cual sean empleados los mismos y este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema funcional de una entidad comercial. Si hablamos más específicamente de las características que poseen los sistemas de contabilidad debemos decir que las mismas se concentran en los objetivos para los cuales son empleados. El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la empresa. 38 En segundo lugar tiene como tarea la elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas legales correspondientes e implementando diferentes metodologías para lograr una mejor y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se acerque lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la empresa. El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de contabilidad es la preparación de los informes pertinentes, como por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros. No queremos dejar de mencionar el hecho de que implementar los sistemas de contabilidad más adecuados para la empresa representaran un grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organización de una compañía comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestión y a su vez, determinar su posición y situación financiera en el momento que la empresa lo desee y necesite. 2.4 Estructura de la Propuesta Fundamentación y Justificación de su necesidad La propuesta tiene como finalidad ofrecer al departamento de cobranzas de dicha institución, optimizar las cuentas por cobrar, para así de esta manera mantener los saldos actualizados en cada una de las transacciones que a diario se realizan dentro de la organización, es importante destacar que la propuesta que se desarrolló de acuerdo a los resultados obtenidos con la aplicación de los instrumentos de recolección de 39 datos, teniendo como finalidad de lograr cubrir las necesidades existentes en la organización. El control interno es necesario para el correcto desempeño de los registros contable, logrando de esta manera la meta de esta propuesta. Para una empresa es indispensable que el Control Interno de las operaciones y transacciones sean ejecutadas en forma efectiva, de lo contrario causaría fallas para las mismas; por lo tanto es importante que las organizaciones posean un control Interno de los registros contable en sus cuentas por cobrar. Objetivo A objeto de consolidar la ejecución de un sistema propuesto en esta parte de la investigación, se ha considerado pertinente desarrollar una estructura operativa; una optimizacion de las cuentas por cobrar, que facilite su consecución en términos realmente viables y factibles. Estructura Indagar la situación actual del proceso de las cuentas por cobrar en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. El desarrollo de este proceso es describir el proceso de las cuentas por cobrar, se llevará a cabo según: metas de la situación actual del proceso y actividades a desarrollar. Estos elementos constituyen ejes matrices para la consolidación de planes futuros relativos a las cuentas por cobrar de la institución. 40 Crear herramientas contables para las cuentas por cobrar, en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Este se llevará a cabo, mediante la implementación de un formato de las cuentas por cobrar, para así lograr determinar su condición de pago. Realizar una inducción al personal que labora en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Se llevará a cabo, mediante una reunión con la directiva de la Institución, personal administrativo y contador externo para la capacitación sobre la implementación de un Sistema Contable, tomando en cuenta cada uno de los objetivos de la misma. 41 Representación Gráfica del Sistema Figura 3. Representación Gráfica del Sistema. Fuente: La Investigadora 2018. Forma de Instrumentación La forma como se va a efectuar el sistema es a través, de la implementación de los formatos y de un sistema de clasificación que permita desarrollar una estructura operativa dentro del Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero, Maracay Estado Aragua, el mismo estará compuesto por dos componentes como lo son: la planificación y el despliegue del sistema. Evaluación Este Sistema será aplicado a través de una clasificación exhaustiva y minuciosa de las cuentas por cobrar, ya que los mismos no cuentas con la actualización de las cuentas, el objetivo principal de esta evaluación es poder diferenciar cuales son los representantes que se encuentren es status solvente y cuáles no en el Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero, Maracay Estado Aragua, los cuales se realizara mediante procedimientos contables relacionados con las políticas de cobranzas, así como también identificar, establecer y definir las normas y los procedimientos administrativos para el control y el manejo eficiente en el departamento de cobranzas. 43 2.5. Matriz de Planificación Objetivos Específicos Indagar la situación actual del proceso de las cuentas por cobrar en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Crear herramientas contables para las cuentas por cobrar, en atención a las fases o componentes del sistema propuesto Realizar una inducción al personal que labora en el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Estrategias Actividades Responsable Recursos Revisión exhaustiva de todos los registros y control de las cuentas por cobrar (Formatos) - Observación directa. Guía de Entrevistas. La Investigadora y el Jefe del Departamento de Cobranza. - Material de Oficina. - Papelería. - Computadora. - Impresión. a) Esquema básico de planificación del proceso de las cuentas por cobrar. b) Estructura organizacional para efectivizar el proceso. - Diálogos. - Elaboración de formatos. La Investigadora y el Jefe del Departamento de Cobranza. - Material de Oficina. - Papelería. - Computadora. - Impresión. Formatos de la relación de representantes solventes e insolventes. - Aplicación de Control. - Elaboración de guía de entrevista. Cuadro 1. Matriz de Planificación Tiem po 02 Meses 02 Meses La Investigadora y el Jefe del Departamento de Cobranza. - Material de Oficina. - Papelería. - Computadora. - Impresión. 02 Meses Metas Orientar al uso de herramientas de control y seguimiento. Lograr que los procedimientos para la clasificación de las cuentas por cobrar del Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua se ejecuten. Direccionar acciones para llevar de manera eficiente la cuentas por cobrar 2.6. Cronograma de Actividades Descripción Conocer la Institución, realizar recorrido por las instalaciones del Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Recopilación de información a través de la observación directa (visitas) y la entrevista al personal que labora del Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Estructurar el planteamiento de problema y su objetivo general y específico. Implementar un sistema, contable para optimizar la gestión de las cuentas por cobrar del Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua. Aplicación de la propuesta en el área de Cobranzas para el mejor manejo de las mismas Cuadro 2. Cronograma de Actividades. 46