TP-circuito-Ventas

“Circuito de
Ventas”
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Manual de cursograma de Ventas
Formularios
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
F: Factura
NP: Nota de pedido
OC: Orden de compra
RTO: Remito
Archivos transitorios
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
LP (lista de precios), FA (ficha de articulos), FC (ficha de clientes).
CC (cuentas corrientes).
FS (ficha de stock).
NP0.
RTO2.
FC.
CC.
Emisión de documentos
1) El cliente, a través de su circuito de Compras, emite OC original.
2) “Asistencia Comercial”, luego de analizar y aceptar la OC recibida, emite
NP original y copia.
3) “Depósito”, en caso de tener el stock solicitado por “Asistencia Comercial”,
emite RTO original.
4) “Expedición” realiza tres copias del RTO0 recibido.
5) “Contaduría” recibe el RTO1f (remito firmado por el cliente) y con los datos
del mismo emite F, original y tres copias.
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Registro
1) “Contaduría” registra F3 (deuda del cliente), actualizando CC (cuenta
corriente) del mismo.
2) “Asistencia Comercial” registra F2 y actualiza FC del cliente.
Operación y control
1) “Asistencia Comercial” controla los datos de la OC (productos solicitados y
datos de cliente) con LP (lista de precios), FC (ficha de clientes), FA (ficha
de artículos).
2) “Asistencia Comercia” realiza un 2do control sobre el importe total de la OC
con la CC (cuenta corriente) del cliente.
3) “Depósito” realiza un control sobre las cantidades solicitadas de mercadería
contra la FS (ficha de stock).
4) “Expedición” controla que los datos del RTO0 y la mercadería coincidan.
Toma de decisión
1) SI: “Asistencia Comercial” realiza un control sobre el crédito del cliente.
NO: Rechaza la OC recibida detallando los motivos y envía a Cliente.
2) SI: “Asistencia Comercial” acepta las condiciones de venta y emite NP0 y 1.
NO: Rechaza la OC recibida detallando los motivos, y envía a Cliente.
3) SI: Si hay stock, “Depósito” emite RTO0 y la envía junto con la mercadería
a “Expedición”.
NO: Si no hay stock, “Depósito” envía la NP0 a “Producción” (CNR).
4) SI: Si los datos del RTO coinciden con la mercadería enviada, “Expedición”
emite copias del mismo.
NO: Rechaza RTO y mercadería y los retorna a “Depósito”.
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Derivación de documentos
1) “Cliente” envía OC0 a “Asistencia Comercial”.
2) “Asistencia Comercial” le informa al Cliente la no aceptación de la venta
enviándole la OC rechazada.
3) “Asistencia Comercial” envía NP0 a Depósito. El duplicado queda en
“Asistencia Comercial”.
4) “Depósito” envía RTO0 a Expedición junto con la mercadería.
5) “Expedición” envía RTO3 a Depósito, RTO0,1 a Cliente. El triplicado
(RTO2) que en “Expedición”.
6) “Cliente” envía el RTO1f a “Expedición”, en modo de aceptación de la
mercadería enviada.
7) “Expedición” envía a “Contaduría” el RTO1 firmado por el cliente.
8) “Contaduría” envía F2 a “Asistencia Comercial, F0,1 a Cliente.
9) “Contaduría” envía F3 junto con RTO1f a “Administración y Finanzas”.
Archivos definitivos
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
NP1, OC.
RTO3.
RTO3.
RTO2.
F2, FC.
RTO0f, F0 y 1.
RTO1f, F3.
CC.
Firmas de documentos
1) Firma de NP0,1 por parte de “Asistencia Comercial”.
2) Firma de RTO0,1 por cliente como notificación de conformidad de los
productos recibidos.
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Circuitos no relevados
1) Circuito de Compras de Cliente.
2) Circuito de Producción de la empresa.
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Circuito de Ventas
Alcance: Aplica a la venta de insumos a un cliente Obra Social, desde la solicitud
del pedido hasta que se registra la deuda del cliente. No incluye rechazo del
cliente.
Procedimiento de Circuito Venta a Crédito a Obras Sociales
El cliente (a través de su circuito de compras) emite una OC y remite a la
Asistencia Comercial. El área de Asistencia Comercial procede a controlar el
pedido con la lista de precios (LP), la ficha de artículos (FA), y en fichas de
clientes (FC), de modo de verificar las condiciones de venta y corrige si es
necesario. En caso de no aceptar el pedido, por motivo de no fabricar un
determinado producto o no calificar como cliente para la venta por ser moroso, se
lo informa al cliente. Caso contrario, Asistencia Comercial analiza el crédito del
cliente con respecto al importe de la NP y el saldo de deuda, y si no supera el
monto de crédito disponible, se autoriza y confecciona una NP, guardando una
copia de la misma, envía la nota de pago original (NP0) a Depósito. En caso de
superar el monto de crédito disponible, se informa al cliente que no es factible
realizar la venta.
El área de Depósito controla la NP0 con el stock disponible, si no se encuentran
todos los insumos solicitados se envía la NP0 a Producción. Se espera a que
estén los productos disponibles para continuar con el proceso. Si se encuentran
todos los productos solicitados, se confecciona el remito original (RTO0), se envía
al área de Expedición junto con las mercaderías. La NPO queda demorada en
espera del Remito a ser conformado por Expedición para luego ser archivados.
El área de Expedición controla la mercadería con el Remito Original, realiza tres
copias y si todo está bien envía el triplicado del remito a Depósito. Se prepara la
mercadería y la entrega al transporte con los remitos original (RTO0) y copia.
El Transporte entrega la mercadería al cliente junto con el RTO0, y solicita que
firme el duplicado en señal de conformidad de su recepción. El Transporte regresa
con el Remito firmado, anota observaciones si las hay y lo entrega al área de
Expedición.
El área de Expedición controla el Remito, con una de sus copias, y lo envía a
Contaduría para su registro contable.
El área de Contaduría en base al remito conformado, confecciona la Factura por
cuadruplicado, se envía la (F0) y duplicado al cliente, el triplicado a Asistencia
Comercial. Contaduría efectúa la registración contable con el cuadruplicado de la
Factura y el Remito y envía a Administración y Finanzas los formularios.
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El área de Asistencia Comercial actualiza la ficha del cliente y archiva
definitivamente el triplicado de la factura.
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Formulario Remito
Emisor: Depósito
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Carácter: externo
Sectores receptores:
1. Original: Expedición y Cliente.
2. Duplicado: Expedición, Cliente, Expedición, Contaduría y Finanzas
3. Triplicado: Deposito, Expedición, Deposito
Detalle:
1) Logo de Micromed System.
2) Dirección de Micromed System.
3) Fecha de confección del Remito.
4) CUIT de Micromed System.
5) N° de IIBB de Micromed System.
6) Fecha de inicio de actividades de Micromed System.
7) N° de Remito.
8) Condición ante el IVA de Micromed System.
9) Letra que indica el tipo de formulario, en este caso R (Remito).
10)Razón Social del cliente.
11)Domicilio del cliente.
12)Condición ante el IVA del cliente.
13)CUIT del cliente.
14)Condición de venta .
15)Cantidad de mercadería entregada.
16)Detalle de la mercadería entregada.
17)Total Valor declarado de mercadería.
18)Datos de la imprenta.
19)Color indicador de cada copia.
20)Numeración del talonario.
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Formulario Factura
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Emisor: Contaduría
Carácter: externo
Sectores receptores:
4.
5.
6.
7.
Original: Cliente.
Duplicado: Cliente
Triplicado: Asistencia Comercial
Cuadruplicado: Finanzas
Detalle:
21)Logo de Micromed System.
22)Dirección de Micromed System.
23)Fecha de confección de la Factura.
24)CUIT de Micromed System.
25)N° de IIBB de Micromed System.
26)Fecha de inicio de actividades de Micromed System.
27)N° de Factura.
28)Condición ante el IVA de Micromed System.
29)Letra que indica el tipo de factura, en este caso A.
30)Razón Social del cliente.
31)Domicilio del cliente.
32)Condición ante el IVA del cliente.
33)CUIT del cliente.
34)Condición de venta.
35)Cantidad del ítem facturado.
36)Detalle del ítem facturado.
37)Precio unitario del ítem facturado.
38)Total = Cantidad X Precio Unitario.
39)Subtotal (Sumatoria de la columna de totales).
40)Subtotal sin impuestos ni descuentos.
41)Porcentaje de Descuento a aplicar.
42)Subtotal 2 (con descuento).
43)Discriminación del IVA 21% sobre el subtotal 2.
44)Discriminación del IVA 10.5% sobre el subtotal 2.
45)Total de la factura, con descuentos e impuestos.
46)Datos de la imprenta.
47)Numeración del talonario.
48)Color indicador de cada copia.
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