Mayorautos S.A.S PROCESO GESTIÓN HUMANA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE AUDITORIA Código: GHF-MF-67 Versión: 1 Fecha: 27/02/2019 DESCRIPCIÓN DEL CARGO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Título del Cargo: Proceso al que pertenece: Cargo del Jefe Inmediato: Cargos o cargo a los que le reporta: Cargos supervisados: Horario: Auxiliar de Auditoría Auditoría Auditora Auditoría / Vicepresidencia Ninguno Lunes a Viernes: 8am – 12:30pm y 2pm – 6pm Sábado: 8am – 1pm OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Revisar y auditar las diferentes operaciones realizadas en los procesos de las unidades misionales y de apoyo. ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ FUNCIONES ✓ ✓ Auditar el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Realizar los inventarios cíclicos de todas las bodegas. Realizar seguimiento de las órdenes de trabajo abiertas. Realizar seguimiento de los descuentos otorgados. Realizar circularización y conciliación de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Verificar y ajustar los pedidos de los vehículos nuevos acorde a las condiciones del negocio. Realizar inventario periódico a los vehículos nuevos. Realizar arqueos de caja. Realizar auditoria documental a aquellos procesos de la empresa que se le indique con el fin de verificar su cumplimiento y elaborar el informe mensual para presentar en el comité. Mantener informada a la Auditora de todas las novedades encontradas durante las auditorías. Revisar y reportar las posibles inconsistencias en los procesos de la empresa, con el fin de que se cumpla su objetivo. Verificar que los documentos del procedimiento que se esté auditando cumplan con los requisitos y procedimientos establecidos por la compañía. Realizar recomendaciones de mejora en los procesos con el fin de evitar daños y perjuicios a la empresa en conjunto con la Coordinadora de Calidad. Velar por el cumplimiento de los procesos establecidos por la Empresa Mantener buenas relaciones interpersonales con los proveedores y empleados de la Empresa. Cumplir con el horario de trabajo establecido por la Empresa. Las demás labores inherentes a su cargo, o asignadas por su jefe inmediato. ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo Procurar el cuidado integral de su salud Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud Cumplir con las normas de seguridad e higiene propias de la empresa Participar en la prevención de riesgos detectadas al jefe inmediato. Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente. ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ROLES EN SALUD OCUPACIONAL Elaboró: Coord. de Calidad Revisó: Coord. Gestión Humana Aprobó: Vicepresidencia Mayorautos S.A.S PROCESO GESTIÓN HUMANA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE AUDITORIA Código: GHF-MF-67 Versión: 1 Fecha: 27/02/2019 RIESGOS EXPUESTOS ✓ Físico Ruido ✓ Psicosocial Condiciones de la tarea (Carga mental, contenido de la tarea) ✓ Biomecánicos Movimientos repetitivos ✓ Condiciones de Seguridad Tecnológico (explosión, fuga, incendio), Accidentes de Tránsito, Públicos (robos, atracos, de orden público) ✓ Fenómenos Naturales Sismos, Precipitaciones (lluvias, granizadas, heladas). RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Cargos Auditora Coordinadora de Calidad ✓ ✓ Motivos Para presentación de informes de las auditorías realizadas a la empresa. Para revisión de los procesos y recomendaciones de mejora. Para la programación de los inventarios cíclicos Para el seguimiento de las órdenes de trabajo Gerente Servicio al Cliente ✓ ✓ Gerente de Movilidad Urbana ✓ Para la realización de las auditorías en el área ✓ Para la verificación de los pedidos de los vehículos Relaciones Externas Entidad Proveedores y Clientes Motivos ✓ Para circularización y verificación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar RELACIONES PARA TOMAR DECISIONES Decisiones tomadas desde el cargo (sin autorización del Jefe inmediato) N/A Decisiones tomadas desde el jefe inmediato ✓ Permisos para diligencias o citas médicas. ✓ Pedir con suficiente anticipación las vacaciones. Equipos y Herramientas Material Documental Otros Recursos ✓ ✓ ✓ ✓ Equipo de cómputo portátil Impresora Calculadora Sumadora Procedimientos de la compañía N/A PERFIL DEL CARGO Educación: Formación: Experiencia: Convalidación: Elaboró: Coord. de Calidad Tecnólogo en Contabilidad Herramientas ofimáticas: Word, Excel, Power Point). Contable y Sistematizada Dos (2) años de experiencia como auxiliar contable o auditoría interna Técnico con 3 años de experiencia en el área contable o auditoría interna Revisó: Coord. Gestión Humana Aprobó: Vicepresidencia Mayorautos S.A.S Competencias: Personas: Dinero: Información: Equipos y Maquinas: Licencia de Conducción: Elaboró: Coord. de Calidad PROCESO GESTIÓN HUMANA MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE AUDITORIA Código: GHF-MF-67 Versión: 1 Fecha: 27/02/2019 Técnicas: ✓ Atención al público ✓ Contabilidad básica ✓ Orientación al cliente ✓ Manejo de Software ✓ Manejo de herramientas ofimáticas Interpersonales: ✓ Capacidad de atender relaciones interpersonales ✓ Comunicación efectiva y veraz ✓ Expresión y vocabulario ✓ Facilidad de Aprendizaje ✓ Organización ✓ Capacidad de adaptación al cambio y entorno ✓ Capacidad de análisis e intuición y objetividad ✓ Proactividad ✓ Liderazgo ✓ Trabajo en equipo Entorno Organizacional: ✓ Conocimiento de la marca. ✓ Conocimiento de la empresa. RESPONSABILIDADES No No Si Si No Revisó: Coord. Gestión Humana Aprobó: Vicepresidencia
