Creación de registros oficiales Son aquellos libros indispensables que según el artículo no. 2 del Decreto ejecutivo no.34 del 6 de Abril de 1998, establece para todo tipo de empresa ¨naturales, jurídicas y profesionales u oficios¨. Estos son: a. Libro de diario b. Libro mayor c. Libro de registro de actas y el de registro de acciones, accionistas o cuotas de participación patrimonial o social; solo para las empresas jurídicas. Libro de diario Es un libro contable que recoge día a día por resumen mensual las transacciones económicas de una empresa, también se utilizan para registrar diferentes transacciones en forma cronológica, ya sea fecha de cada evento o transacción. Libro Mayor general Es el libro de contabilidad que en el mismo, se clasifican las transacciones según el efecto que producen sobre cada una de las cuentas del negocio débito y crédito, concretamente sobre aquellas partidas constituyen el Balance General. Las formas del mayor pueden ser de dos columnas tipo cuenta T o bien de tres columnas que identifiquen el movimiento del presente saldo. Además, debe contener cada una de las cuentas que integran el sistema de contabilidad. MAYOR GENERAL DELIGENCIA DE APERTURA ACTA DE APERTURA DE LIBROS EL PRESENTE LIBRO CONTIENE: ________________________(_________)FOLIOS Y CONSTITUYE EL TOMO No._________ ____________________ DEL LIBRO ____LIBRO DE ACTAS ______, CUYO TÍTULO O RAZÓN SOCIAL ES:______________________________________, Y SU NOMBRE COMERCIAL ES:__________________________________________, CON RUC__________________________________D.V.______________________, FECHA DE APERTURA:___________________________(______)DÍAS DEL MES DE ______________________DEL AÑO_______________________(______________) ______________________________ _________________________________ FIRMA DEL CONTRIBUYENTE FIRMA DEL CONTADOR REPRESENTANTE LEGAL CÉDULA___________________________ CÉDULA_______________________ LICENCIA DE C.P.A :_________________ Libro de Registro de Actas En este se consignan al pie de la letra los acuerdos que se toman en las juntas, también expresan, el tipo de reunión, la fecha de cada una, los nombres de los asistentes, los votos emitidos y demás eventos que conduzcan al pleno conocimiento acordado. Es de mucha importancia que toda información de la empresa quede consignada en este libro: cualquier cambio, transferencias, acuerdos y otros. Debe llevarse de la siguiente manera: a. Fecha de la citación previa o renuncia a la misma. b. Fecha y lugar donde se tomaron los acuerdos. c. Forma en que los participantes estuvieron en comunicación. d. Circunstancias que conduzcan al exacto conocimiento de lo acordado. e. Nombre de las personas que actuaron como presidente y secretario (art. 71 , 86,203 del Código de Comercio) REGISTRO DE ACTAS DELIGENCIA DE APERTURA ACTA DE APERTURA DE LIBROS EL PRESENTE LIBRO CONTIENE: ________________________(_________)FOLIOS Y CONSTITUYE EL TOMO No._________ ____________________ DEL LIBRO ____LIBRO DE ACTAS ______, CUYO TÍTULO O RAZÓN SOCIAL ES:______________________________________, Y SU NOMBRE COMERCIAL ES:__________________________________________, CON RUC__________________________________D.V.______________________, FECHA DE APERTURA:___________________________(______)DÍAS DEL MES DE ______________________DEL AÑO_______________________(______________) ______________________________ _________________________________ FIRMA DEL CONTRIBUYENTE FIRMA DEL CONTADOR REPRESENTANTE LEGAL CÉDULA___________________________ CÉDULA_______________________ LICENCIA DE C.P.A :_________________ Registro de acciones: Cuando una empresa se ha organizado como sociedad anónima, su capital inicial está representado por las aportaciones hacia sus accionistas; estas aportaciones se denominan capital en acciones y el libro que contiene su registro se denomina Registro de acciones. En este se describirá de que tipo de acciones se trata, su valor, fecha de emisión, nombre de los accionistas y su aporte individual. La venta de cada acción debe ser contabilizada y registrada en este libro que deberá sr refrendado por la ley según lo establece el Código de Comercio. REGISTRO DE ACCIONES DELIGENCIA DE APERTURA ACTA DE APERTURA DE LIBROS EL PRESENTE LIBRO CONTIENE: ________________________(_________)FOLIOS Y CONSTITUYE EL TOMO No._________ ____________________ DEL LIBRO ____LIBRO DE ACTAS ______, CUYO TÍTULO O RAZÓN SOCIAL ES:______________________________________, Y SU NOMBRE COMERCIAL ES:__________________________________________, CON RUC__________________________________D.V.______________________, FECHA DE APERTURA:___________________________(______)DÍAS DEL MES DE ______________________DEL AÑO_______________________(______________) ______________________________ _________________________________ FIRMA DEL CONTRIBUYENTE FIRMA DEL CONTADOR REPRESENTANTE LEGAL CÉDULA___________________________ CÉDULA_______________________ LICENCIA DE C.P.A :_________________ Libros contables auxiliares Se trata de aquellos libros que, a pesar de no ser obligatorios, es conveniente que la empresa cuente con ellos para que le sirvan como apoyo en la gestión de los libros contables obligatorios. Libro de caja. Se utiliza para controlar las salidas y entradas de efectivo de un negocio. Libro de banco. Se utiliza para registrar todas las operaciones que se realizan con el banco o bancos con los que trabaja la empresa. Libro de entradas y salidas de almacén. Sirve para el registro de las operaciones que se realizan en el almacén (en caso de que la empresa lo tuviese). Libro de inventarios. Al menos una vez al año, la empresa está obligada a realizar un inventario que incluya los bienes, derechos, obligaciones y las unidades monetarias de la misma.
