A la contabilidad se le ha denominado el lenguaje de los negocios por cuanto permite medir y presentar los resultados, la situación financiera de una entidad y los cambios en la posición financiera y/o en el flujo del efectivo. La contabilidad registra, clasifica y resume las transacciones o hechos que pueden ser cuantificados en términos monetarios y que afectan a una entidad. Fray Luca Pacioli en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono. La contabilidad es una ciencia aplicada al estudio de las actividades de los negocios. Tiene como finalidad medir monetariamente las actividades cuantificables del negocio, procesar la información convirtiéndola en informes y comunicar sus hallazgos a los encargados de tomar las decisiones. “La contabilidad constituye una actividad de prestación de servicios cuya función es proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas. La información, primordialmente, es de naturaleza Financiera tiene como fin ser útil para la toma de decisiones de carácter económico”[1] [1] APB (Accounting Principles Board) New York, AICPA, 1970 Statement Núm 4. La actividad de la empresa origina las operaciones administrativas Las operaciones tienen un reflejo documental. Los documentos son la base de los registros contables La contabilidad ofrece resúmenes de situación y resultados El análisis contable orienta las decisiones de la gerencia Las decisiones de gerencia determinan la actividad de la empresa Administración de la Empresa Terceros Inversionistas Trabajadores Clientes Prestamistas Público Proveedores Gobierno Una clasificación de la contabilidad es la siguiente : Estructuración de sistemas de contabilidad. Registro de transacciones mercantiles. Auditoría o verificación de los registros. Análisis e interpretación de los resultados. La primera de las herramientas básicas de la cual se vale la contabilidad, es la ecuación fundamental, por cuanto plantea un equilibrio entre los tres elementos de la ecuación que son el activo, el pasivo y el patrimonio. Todas las operaciones de una empresa pueden analizarse en función de este equilibrio. La segunda herramienta de la cual se vale la contabilidad es el sistema de partida doble, el cual establece que se deben afectar al menos dos cuentas para registrar las operaciones. La principal herramienta de la cual dispone la contabilidad para el registro de las operaciones es la cuenta. Se puede definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados. La cuenta para la contabilidad representa el medio a través del cual se controlan todas las transacciones que genera una operación mercantil. Toda transacción debe ser reflejada por medio de cuentas. Las cuentas mantienen un equilibrio entre los débitos y créditos realizados. Las cuentas dependiendo de su saldo normal pueden aumentar o disminuir con cargos o abonos. Las partes de una cuenta son : Nombre o título de la cuenta. Columna de débitos. Columna de créditos. Saldo de la cuenta. La diferencia entre los cargos y abonos realizados a las cuentas representa el saldo de una cuenta. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, son las guías que dictan las pautas para el registro, tratamiento y/o presentación de las transacciones financieras o económicas de las entidades. Los objetivos básicos de los principios contables son los siguientes : Uniformar los criterios contables para el registro de las operaciones. Establecer tratamientos especiales para operaciones específicas. Orientar a los usuarios de los estados financieros. Sistematizar el conocimiento contable. PARTIDA DOBLE OBJETIVIDAD ENTIDAD O ENTE BIENES ECONOMICOS VALUACION AL COSTO EXPOSICION PERIODO CONTABLE UNIFORMIDAD MONEDA COMUN PRUDENCIA EMPRESA EN MARCHA REALIZACION DEVENGADO SIGNIFICANCIA EQUIDAD EQUIDAD Se refiere a la conducta que deben seguir aquellos que deben hacer los registros e informes contables, es decir con igualdad e imparcialidad al mostrar la información sin favorecer a uno u otro de los intereses en juego. Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio, se deben reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en términos monetarios. ENTIDAD O ENTE Los estados financieros se refieren siempre a un ente, donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto al de la persona, ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad. La personalidad de un negocio es independiente de sus accionistas o propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de éste ente económico independiente. VALUACIÓN AL COSTO El valor de costo de adquisición o producción más los costos en que se incurrió al transportarlo o fijarlo o prepararlo para la prestación del servicio requerido, constituye el criterio principal y básico de la valuación que condiciona la formulación de los estados financieros. Los resultados económicos deben computarse cuando la operación que las origina queda perfeccionada legal y comercialmente, considerando sus riesgos inherentes. PERIODO CONTABLE En la empresa en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, en intervalos regulares, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros. El lapso que media entre una fecha y otra se llama período. Para los efectos del Plan Contable General es de doce meses y recibe el nombre de ejercicio. EMPRESA EN MARCHA El proceso de la contabilidad se sustenta en la hipótesis de que el negocio de que se trate va a continuar sus operaciones indefinidamente, por lo tanto, todos los informes contables se efectúan bajo el supuesto, salvo excepciones como liquidación, la empresa se mantiene en actividad continua. Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir sus componentes heterogéneos a una expresión que permite agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una única moneda y valorizar los elementos aplicando un precio por unidad. DEVENGADO Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer los resultados económicos son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho período. Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económica y por ende puedan ser susceptibles de ser valuados en términos monetarios. UNIFORMIDAD Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un período a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto. PRUDENCIA Este principio es conocido también como principio de Conservadorismo o Conservatismo, el cual sostiene que se debe ser conservador en las opiniones y estimaciones y en la selección de sus procedimientos, escogiendo aquellos que no sobrestimen ni subestimen los hechos económicos que se quieren contabilizar. En términos contables este principio establece que al elegir entre dos valores para un activo debe optarse por el valor más bajo. IMPORTANCIA RELATIVA Se refiere a que el registro de algunas transacciones de valor poco significativo y/o su presentación en los Estados Financieros pueden efectuarse sin ceñirse estrictamente a otras reglas contables, pues no van a afectar el resultado final. Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren. Es un proceso sistemático que comprende diversas fases a través de las cuales se debe registrar las transacciones u operaciones que se realizan en los negocios. Este proceso se lleva a cabo con el fin de obtener información referente a la situación financiera de las empresas a una fecha determinada y de los resultados obtenidos en un ejercicio. FASES DEL CICLO CONTABLE Consiste en conocer las características de cada transacción que realiza la empresa, en cuanto a su naturaleza, contenido y los efectos que tendrá en la situación financiera y económica de la entidad. Se refiere al registro de algunas transacciones frecuentes en registros auxiliares, los que se acumulan por períodos mensuales y que al término de cada mes se resumen en un solo asiento de Diario. Esto permite reducir la cantidad de asientos y registros en los libros Diario y Mayor. Cabe indicar que hay transacciones que no necesariamente se registran en libros auxiliares y su asiento se efectúa directamente en el Libro Diario. Tal es el caso de la depreciación, distribución de resultados, entre otras. Consiste en designar las cuentas en que se van a registrar las transacciones efectuadas de acuerdo con principios contables y normas legales que rigen la actividad de las empresas. Consiste en contabilizar en el Libro Diario los resúmenes extraídos de los registros auxiliares u otros tipos de transacciones, utilizándose, para ello el mecanismo de registro del Plan Contable General Revisado. Consiste en registrar, las transacciones que figuran en el Libro diario, acumulándose en cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Pérdidas o Ganancias. De este libro se derivan el Balance de Comprobación, los ajustes contables, las operaciones de cierre y la elaboración de los Estados Financieros. Efectuado el balance de comprobación, este proceso consiste en transferir parcial o totalmente los saldos de las cuentas del Libro Mayor a otras cuentas y en efectuar los asientos de cierre del período, a fin de obtener los saldos finales de dichas cuentas y que éstos integren adecuadamente los Estados Financieros. Fase final del Ciclo Contable, referida a la elaboración de los Estados Financieros con los saldos finales de las cuentas del Mayor, ordenadas según criterios de presentación de la información financiera. La composición y detalle de los saldos de las cuentas del Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias se debe consignar en el Libro de Inventarios y Balances. FLUJO DE LA CONTABILIDAD Hechos económicos Asientos y acumulación de las operaciones Libros Contables Resumen EEFF CONTENIDO DE LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES Libro de Inventarios y Balances Refleja la situación financiera de una empresa a una fecha dada, mostrando: • La relación exacta de los bienes del activo: dinero, valores, mercaderías, muebles e inmuebles, etc. • La relación exacta de los pasivos: deudas con terceros. • EL capital de la empresa: diferencia entre el activo y el pasivo. Libro Diario En este libro se anotan todas las operaciones de la empresa, conservando determinadas caracteristicas: • Anotación de manera cronológica. • A través de asientos contables. • Deben registrarse únicamente las operaciones comerciales de la empresa. Libro Mayor En este libro se anota todas las operaciones de una empresa, manteniendo determinadas caracteristicas: • Se abren todas las cuentas contables con 2 partes: Debe y Haber. • A cada cuenta se trasladarán de manera cronológica los asientos del Libro Diario. Dinámica de los Libros Contables 1. Las transacciones se analizan y registran en el diario. Documentos Diario 2. Las transacciones se pasan del diario al mayor. Diario Mayor 3. Se prepara el balance de comprobación. Balance de Comprobación Estados Financieros Dinámica de los Libros Contables 1. Las transacciones se analizan y registran en el diario. Reg. Ventas Reg. Compras Documentos Diario 2. Las transacciones se pasan del diario al mayor. Diario Mayor 3. Se prepara el balance de comprobación. Balance de Comprobación Estados Financieros Los Estados Financieros Balance General (Cuentas del activo, pasivo y patrimonio acumuladas al fin del periodo) Estado de Ganancias y Pérdidas (Ingresos, Costos y Gastos del periodo) Balance de Comprobación Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Aumentos y disminuciones de las cuentas patrimoniales) Estado de Flujo de Efectivo (Ingresos y salidas de dinero o su equivalente) Fin de la presentación
