Guía para la Estructuración de Proyectos y Programas: Cadena de valor y Estandarización y Clasificación de Productos y Actividades Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas 2013 Índice OBJETIVO DE LA GUÍA ................................................................................................................... 3 LA CADENA DE VALOR ................................................................................................................... 4 PASO 1: IDENTIFICACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL ....................................................................... 5 PASO 2: IDENTIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................... 7 PASO 3: IDENTIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS ............................................................................. 9 PASO 4: IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES .......................................................................... 11 PASO 5: CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS ............................................................................. 13 PASO 6: CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................ 15 PASO 7: ORIENTACIONES FINALES .............................................................................................. 17 OBJETIVO DE LA GUÍA El objetivo de la guía es proveer de una manera breve y resumida los pasos necesarios para que las entidades y funcionarios estructuren adecuadamente los proyectos y programas que lideran, a través de la identificación de la cadena de valor de cada uno de ellos, y la estandarización y clasificación de sus productos y actividades. Estructurar adecuadamente las iniciativas de inversión tiene como finalidad mejorar la calidad de la información referente a los proyectos y programas que planean y ejecutan las entidades, facilitando su formulación y la decisión de asignación de recursos entre ellos, tanto por parte de la entidad responsable como por parte de aquella que viabiliza la iniciativa. Otras ventajas adicionales que acarrea el ejercicio para la entidad responsable de las iniciativas son: Alinear las iniciativas de inversión de la entidad con su plan estratégico. Materializar el plan estratégico de la entidad en programas y proyectos de inversión. Sustentar la decisión de inversión de recursos en cada iniciativa. Facilitar y orientar la futura y adecuada formulación de proyectos y programas para el próximo Plan Nacional de Desarrollo (PND). LA CADENA DE VALOR Para estructurar adecuadamente un proyecto o programa de inversión se debe construir su cadena de valor. Para ello se debe identificar el objetivo general de la iniciativa de inversión, los objetivos específicos y los productos que permiten su materialización, y se deben establecer las actividades necesarias para alcanzarlos. Insumos Actividades Productos Objetivo Específico Resultados Objetivo General Impactos Una vez determinadas las cadenas de valor de los proyectos y programas de inversión de la entidad, se deberá proceder a identificar y estandarizar los productos y actividades que típicamente realiza dicha entidad y posteriormente, a su clasificación en la Clasificación Central de Productos - CPC y en la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de Actividades Económicas - CIIU, respectivamente. PASO 1: IDENTIFICACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL Encuentre el problema central que intenta solucionar el proyecto o programa de inversión a través de la construcción del árbol del problema. Una vez construido el árbol del problema, elabore el árbol de objetivos teniendo en cuenta que el problema central deberá transformarse en el objetivo general del proyecto o programa de inversión. Es decir, el objetivo general se originará al convertir en positivo el problema central. También puede identificar el objetivo general respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Cuál es la situación deseada con relación al problema identificado? ¿Cuál es el objetivo detrás del proyecto o programa? ¿Cuál es el objetivo que puede cumplir el proyecto o programa? Verifique que el objetivo general haya quedado adecuadamente formulado, a través de las siguientes preguntas: ¿El objetivo general provee una definición clara de la solución al problema o necesidad previamente identificado? ¿El objetivo general determina ¿Cuánto?, ¿Cómo? y ¿Cuándo? se va a modificar la situación actual y qué tanto se va a acercar a la situación esperada? Errores comunes: Incluir en el objetivo general del proyecto o programa, las alternativas de solución (e.g mediante…, por intermedio de…., a través de…). Describir el objetivo general del proyecto o programa como el producto que espera entregar (e.g construcción de…..). Describir el objetivo general del proyecto o programa como una acción parcial o desarticulada de la misión de la entidad (e.g adquirir bienes o insumos, o construir infraestructura). Este tipo de acciones generalmente hacen parte de los medios u objetivos específicos para alcanzar un objetivo general más amplio, y por lo tanto, NO deberán constituir el propósito final de la iniciativa de inversión. Describir el objetivo general del proyecto o programa de inversión de forma demasiado amplia. Si este es el caso, probablemente se trata de un plan de acción de la entidad que necesita ser fragmentado en iniciativas más pequeñas o limitadas, con la finalidad de facilitar su comprensión, viabilización y seguimiento. Ejemplos Problema Central Limitado desarrollo de la competitividad de la cadena productiva del cultivo de tomate en Sachica, Boyacá Problema Central Limitado desarrollo de los niños y niñas menores de cinco años de edad en Toribio, Cauca Objetivo General Desarrollar la competitividad de la cadena productiva del cultivo de tomate en Sachica, Boyacá Objetivo General Brindar una atención integral de calidad a niños y niñas menores de cinco años de edad en Toribio, Cauca Recuerde que: Para encontrar tanto el problema central como el objetivo general, puede usar diversas fuentes de información como los objetivos y la misión de la entidad, sus informes, manuales y planes estratégicos. Así mismo, puede revisar la información contenida en los CONPES, Decretos, Leyes, documentos que soportan los Créditos con entidades multilaterales, además de aquella disponible en los sistemas de información. En caso de que se trate de un proyecto o programa ya existente deberá verificar la coherencia entre el problema encontrado y el objetivo planteado en la Ficha EBI, y deberá ajustar el objetivo general en caso de ser necesario. PASO 2: IDENTIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS Regrese al árbol del problema que elaboró para hallar el problema central que intenta solucionar el proyecto o programa de inversión. Extraiga del mismo las causas que ocasionan el problema central. Verifique que las causas identificadas permitan dar una respuesta total y completa a la pregunta: ¿Por qué ocurre esa problemática?. Proceda a describir situaciones deseables que contrarresten las causas o factores negativos identificados. Es decir, cada una de las causas identificadas deberá expresarse de forma positiva y transformarse en un objetivo específico. Identifique cuáles de las situaciones (u objetivos específicos) pueden ser abarcadas por el proyecto o programa y cuáles no, con la finalidad de delimitar el alcance del mismo. Verifique que los objetivos específicos abarcados por el proyecto o programa de inversión permitan alcanzar el objetivo general del mismo. Para ello responda la siguiente pregunta: ¿Si los objetivos específicos se realizan de forma complementaria llevarán al cumplimiento del objetivo central del proyecto o programa? Verifique que los objetivos específicos hayan quedado adecuadamente formulados a través de las siguientes preguntas: ¿Cada uno de los objetivos específicos del proyecto o programa resulta de pasar a positivo una de las causas del problema? ¿El objetivo específico es medible o cuantificable? Errores comunes: Contar con un solo objetivo específico puede indicar que se ha estructurado inadecuadamente la iniciativa debido a que es a través de los objetivos específicos (o medios) que se alcanza la realización del objetivo general. Es decir, que un solo objetivo específico permita lograr el general puede ser una señal de haber identificado incorrectamente el problema y los medios para solucionarlo. Describir los objetivos específicos del proyecto o programa de forma demasiado amplia, es decir, los objetivos específicos parecen proyectos en sí mismos. Si este es el caso, probablemente lo son, y por lo tanto deberán ser formulados de forma independiente facilitando su comprensión, viabilización y seguimiento, incluso si todos hacen parte de un mismo programa. Ejemplos Causa del problema Escaso desarrollo productivo y de post cosecha del cultivo de tomate Limitada articulación a canales de comercialización Débil organización de productores de tomate Causa del problema Espacios limitados para la atención integral a los niños y niñas menores de cinco años Escasa formación de los padres o cuidadores en su rol de educadores del hogar Objetivo Específico Aumentar el desarrollo productivo y de post cosecha del cultivo de tomate Articular eficientemente los canales de comercialización. Establecer una óptima organización de productores de tomate Objetivo Específico Prestar servicios de guardería Formar padres o cuidadores para fortalecer su rol de educadores en el hogar Recuerde que: Si ya había construido el árbol de objetivos, solo deberá extraer de él los objetivos específicos que permiten alcanzar el objetivo general de la iniciativa de inversión. PASO 3: IDENTIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Identifique cuál es el producto que resulta una vez se alcanza cada objetivo específico del proyecto o programa de inversión, o para cada objetivo específico identifique cuál es el producto que le permite alcanzarlo. Verifique que exista al menos un producto por cada objetivo específico planteado. Verifique que cada producto contribuya al logro de al menos uno de los objetivos específicos del proyecto o programa de inversión. Verifique que los productos asociados a un objetivo específico permitan lograr la realización de dicho objetivo. Verifique que cada producto sea el resultado de un conjunto de actividades específicas que transforman unos insumos. Ejemplos Objetivos Específicos Aumentar el desarrollo productivo y de post cosecha del cultivo de tomate Articular eficientemente los canales de comercialización Establecer una óptima organización de productores de tomate Objetivos Específicos Prestar servicios de guardería Formar padres o cuidadores para fortalecer su rol de educadores en el hogar Productos Sistema tecnológico para la producción y cosecha Convenios estratégicos entre los actores de la cadena. Herramientas de gestión agro empresarial Productos Servicios de guardería infantil Servicios de Dirección y Asesoramiento relacionado con niños Una vez identifique y verifique cada producto, proceda a establecer si se trata de un bien o servicio. Para ello responda las siguientes preguntas: ¿El producto es tangible? ¿El producto es almacenable? ¿El producto es transportable? Si respondió afirmativamente a todas las preguntas anteriores, el producto deberá ser clasificado como un BIEN y podrá medirse utilizando una unidad estándar definida como por ejemplo “número”, metros, litros, kilogramos, entre otras que establece el Sistema Internacional de Medidas. Si respondió negativamente a alguna de las preguntas anteriores, el producto deberá clasificarse como un SERVICIO, y por lo tanto, será intangible, inseparable (se producirá y consumirá al mismo tiempo) y heterogéneo (sólo habrá uno de su tipo). Además, se medirá a través de su consumo, de las características de su entrega y/o generación, o a través del número de individuos atendidos. Ejemplos Producto: Bien Unidad de Medida Producto: Servicio Unidad de Medida Desayunos Número de desayunos Servicios de guardería infantil Material didáctico para educación básica primaria Número de Cartillas educativas Servicio de Construcción de Vías Niños y niñas atendidos (individuos atendidos) Kilómetros de vía (entrega)/ Tráfico Promedio Diario (consumo) Errores comunes: Identificar insumos como un producto principal (e.g La maquinaria necesaria para la construcción de una carretera, Los equipos de cómputo para implementar un sistema de información). Extraer un producto por cada actividad formulada. Es decir, considerar al resultado de cada actividad como un producto de la iniciativa. Idealmente, un producto será el resultado de varias actividades, y no de una de ellas. El producto no describe claramente el bien o servicio entregado por el proyecto o programa (e.g Entidades territoriales fortalecidas, Proyectos apoyados). Recuerde que: Siempre deberá existir al menos un producto por cada objetivo específico planteado, sin embargo, para lograr uno de los objetivos específicos se podrá requerir más de un producto. En la actualidad los productos generados por los proyectos y programas del Estado se asocian más a servicios que a bienes. Es decir, en la actualidad el Estado usualmente presta servicios a la población, por ejemplo, de comunicación o de transporte, mas no genera o entrega bienes económicos como lo haría una empresa del sector real. Idealmente, se deben identificar productos que respondan únicamente a la misión de la organización y que no se consideren transversales o realizables por cualquier otra entidad. Esto con el fin de que los productos identificados sirvan para ser usados en futuros ejercicios de formulación de iniciativas de la organización en cuestión. No existe un número ideal de productos pero se esperaría que los programas, en comparación con los proyectos, tengan un mayor número de ellos, ya que se consideran iniciativas de mayor envergadura. PASO 4: IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Liste las actividades (procesos u operaciones) necesarias para obtener cada producto del proyecto o programa, o para cada producto identifique cuáles son las actividades que permiten generarlo. Verifique que cada actividad describa un conjunto de procesos u operaciones mediante los cuales se agrega valor a los insumos y al hacerlo, se contribuye a la generación de un producto (bien o servicio) determinado. Verifique que exista al menos una actividad asociada a cada producto que se va a generar. Verifique que las actividades asociadas a un producto permitan lograr la obtención de dicho producto. Verifique que cada actividad contribuya a la obtención de al menos uno de los productos del proyecto o programa, y por lo tanto al objetivo específico asociado a este último. Ejemplo Productos Actividades Sistema tecnológico para la producción y cosecha Convenios estratégicos entre los actores de la cadena. Herramientas de gestión agro empresarial Instalar parcelas demostrativas. Capacitar en manejo técnico productivo y de post cosecha a través de las buenas prácticas agrícolas. Realizar Asistencias Técnicas. Definir el marco general de los convenios Realizar convocatorias a los actores Formular y definir herramientas de gestión agro empresarial. Realizar asistencia técnica para la implementación de herramientas de gestión agro empresarial. Clasifique las actividades asociadas a un producto en principales y secundarias. Una actividad será principal cuando agregue la mayor parte del valor en la generación del producto, y será secundaria cuando solo genera algo de valor. Ejemplo Producto Actividad Clasificación Servicios de guardería infantil Prestar servicios sociales sin alojamiento Regular las actividades de servicios sociales Principal Secundaria Errores comunes: Centrarse en actividades que NO transforman insumos en productos o que NO son las más importantes para la producción del bien o servicio, por ejemplo, aquellas que se relacionan con la adquisición de insumos (e.g Comprar resmas de papel, Adquirir computadores y proyectores, Viáticos, Contratar personal, Comprar abono, etc.) Describir las actividades usando verbos demasiado generales que no permiten determinar claramente de qué se trata el proceso u operación, por ejemplo, Apropiar, Asegurar, Colaborar, Consolidar, Desarrollar, Fomentar, Fortalecer, Garantizar, Implementar, Impulsar, Mejorar, Movilizar, Proponer, Promover, entre otros. Recuerde que: En algunos casos una actividad podrá asociarse o contribuir a más de un producto y por lo tanto, deberá vincularse a los objetivos específicos correspondientes. Las actividades deben redactarse en verbos infinitivos, es decir, en palabras que expresen acciones y terminen en “ar”, “er” o “ir”. PASO 5: CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Regrese a los productos que identificó en el PASO 3 y que serán el resultado de alcanzar cada objetivo específico del proyecto o programa de inversión. Retome la clasificación de los productos que realizó en el PASO 3 y que indica para cada uno de ellos si se trata de un bien o servicio. En caso de que el producto corresponda a un BIEN, deberá clasificarlo a nivel de SUBCLASE dentro de la CPC Rev. 1.0. AC del DANE: http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=145 Primero, ubique el bien dentro de las secciones 0 a 4 que se muestran a continuación: CPC Rev. 1.0 AC – DANE Sección Código 0 Productos de la agricultura, silvicultura y la pesca 1 2 3 4 Minerales; electricidad, gas y agua Productos alimenticios, bebidas y tabaco; textiles, prendas de vestir y productos de cuero Otros bienes transportables (excepto productos metálicos, maquinaria y equipo) Productos metálicos, maquinaria y equipo Segundo, una vez seleccionada la sección a la que pertenece el bien, avance en los niveles adicionales que contiene la estructura de la CPC (división, grupo, clase y subclase), tal y como se ejemplifica a continuación. Ejemplo PRODUCTO (BIEN): GASOLINA PARA AUTOMOTORES SECCIÓN DIVISIÓN GRUPO 3 33 333 CLASE 3331 SUBCLASE 33311 Otros bienes transportables (excepto productos metálicos, maquinaria y equipo) Productos de horno de coque; productos de petróleo refinado; combustible nuclear Aceites de petróleo o aceites obtenidos de minerales bituminosos (excepto los aceites crudos); preparados ncp, que contengan por lo menos el 70% de su peso en aceites de esos tipos y cuyos componentes básicos sean esos aceites Gasolina para motores, incluso gasolina de aviación Gasolina para automotores En caso de que el producto corresponda a un SERVICIO, deberá clasificarlo a nivel de SUBCLASE dentro de la CPC Rev. 1.0 internacional en la página de las Naciones Unidas: http://unstats.un.org/unsd/cr/registry/regcst.asp?Cl=3&Top=2&Lg=3 Primero, ubique el servicio dentro de las secciones 5 a 9 que se muestran a continuación: CPC Rev. 1.0 internacional - Naciones Unidas Código 5 Sección Servicios de construcción Servicios comerciales de distribución; alojamiento; servicios de suministro de comidas y bebidas; servicios de transporte; y servicios de distribución de electricidad, gas y agua 6 7 Servicios financieros y servicios conexos; servicios inmobiliarios; y servicios de arrendamiento con o sin opción de compra 8 Servicios prestados a las empresas y servicios de producción 9 Servicios para la comunidad, sociales y personales Segundo, una vez seleccionada la sección a la que pertenece el servicio, avance en los niveles adicionales que contiene la estructura de la CPC (división, grupo, clase y subclase), tal y como se ejemplifica a continuación. Ejemplo CPC REV 1.0 internacional Naciones Unidas SECCIÓN 9 DIVISIÓN 93 GRUPO 933 CLASE 9332 SUBCLASE 93321 PRODUCTO (SERVICIO): SERVICIOS DE GUARDERÍA Servicios para la comunidad, sociales y personales Servicios sociales y de salud Servicios sociales Servicios sociales sin alojamiento Servicios de guardería infantil Errores comunes: Utilizar la versión inadecuada de la CPC para clasificar el producto, ya sea un bien o servicio. Realizar la clasificación del producto, ya sea un bien o servicio, sin llegar hasta el nivel de subclase. Recuerde que: La CPC es una clasificación de productos económicos que comprende bienes y servicios. Las propiedades físicas, las condiciones de generación y producción, y la naturaleza intrínseca de los productos son características que distinguen entre sí las diferentes categorías de bienes y servicios. PASO 6: CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Regrese a las actividades que identificó en el PASO 4 y que son necesarias para obtener o generar cada producto del proyecto o programa de inversión. Retome la clasificación de las actividades que realizó en el PASO 4 y que indica para cada una de ellas, si se trata de una actividad principal o secundaria. Retome el producto que cada actividad principal permite generar, y que ya debe haber sido adecuadamente clasificado en la CPC Encuentre, a través de las correlativas entre CPC y CIIU, la actividad principal que permite la generación de dicho producto. Para BIENES la correlativa entre la CPC Rev. 1.0. AC del DANE y la CIIU se encuentra en:1 http://www.dane.gov.co/files/nomenclaturas/cpc/CPCEstructura.pdf Para SERVICIOS la correlativa entre la CPC Rev. 1.0. internacional de las Naciones Unidas y la CIIU la encuentra cuando ubique el producto al nivel de subclase en:2 http://unstats.un.org/unsd/cr/registry/regcst.asp?Cl=3&Top=2&Lg=3 Corrobore que la actividad principal que arroja la correlativa entre CPC y CIIU para obtener el producto, es la misma que Ud. había identificado en el PASO 4. De no ser así, proceda a remplazar la actividad principal identificada por Ud. por aquella que arroja dicha correlativa. Verifique que la actividad principal, que arroja la correlativa CPC y CIIU, este clasificada en la CIIU hasta el nivel de CLASE. En este link se presenta la correlativa entre CPC Rev. 1.0. A.C. y la CIIU REV.3.1 A.C. del DANE. El usuario después deberá buscar la correlativa entre la CIIU REV.3.1 A.C y la CIIU Rev. 4 A.C. del DANE, debido a que esta última es la versión más reciente de la CIIU que ha sido adaptada para Colombia. Dicha correlativa esta disponible en: http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=725&Itemid=92 2El nivel de subclase del producto (servicio) arrojará la correlativa entre la CPC Rev. 1.0. internacional y la CIIU REV.3 internacional de las Naciones Unidas . El usuario después deberá buscar la correlativa entre la CIIU REV.3 internacional de las Naciones Unidas y la CIIU REV.3 A.C. del DANE, y posteriormente, entre la CIIU REV.3 A.C. y la CIIU Rev. 4 A.C del DANE, debido a que esta última es la versión más reciente de la CIIU que ha sido adaptada para Colombia. Dichas correlativas están disponibles en: http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=725&Itemid=92 1 Ejemplo: Del PASO 4: Identificación y Clasificación de Actividades por Producto Producto Servicios de guardería Actividad Clasificación Prestar servicios sociales sin alojamiento Regular las actividades de servicios sociales Principal Secundaria Retome Clasificación del Producto en CPC CPC REV 1.0 internacional Naciones Unidas SECCIÓN 9 DIVISIÓN 93 GRUPO 933 CLASE 9332 SUBCLASE 93321 PRODUCTO (SERVICIO): SERVICIOS DE GUARDERÍA Servicios para la comunidad, sociales y personales Servicios sociales y de salud Servicios sociales Servicios sociales sin alojamiento Servicios de guardería infantil Correlativa CPC – CIIU De CPC Rev. 1.0. internacional a: CIIU REV.3 internacional de las Naciones Unidas. De CIIU REV.3 internacional de las Naciones Unidas a: CIIU REV.3 A.C. del DANE De CIIU REV.3 A.C. a: CIIU Rev. 4 A.C del DANE CIIU Rev. 4 A.C. del DANE. CLASE 8890 GRUPO 889 DIVISIÓN 88 SECCIÓN Q Otras actividades de asistencia social sin alojamiento Otras actividades de asistencia social sin alojamiento Actividades de asistencia social sin alojamiento Actividades de Atención de la Salud Humana y de Asistencia Social Recuerde que: La CIIU es una clasificación de actividades económicas por procesos productivos. La versión vigente es la CIIU Rev. 4 A.C del DANE y se puede encontrar en: http://www.dane.gov.co/files/nomenclaturas/CIIU_Rev4ac.pdf PASO 7: ORIENTACIONES FINALES Verifique que el proyecto o programa de inversión haya quedado adecuadamente estructurado. Para ello, corrobore los siguientes aspectos: La cadena de valor es interpretable y por lo tanto, es fácil comprender qué se busca con la iniciativa y cómo se llegará a ese objetivo. El proyecto o programa esta adecuadamente delimitado: sus objetivos y productos asociados a estos, determinan claramente su alcance. Verifique que las actividades y productos que se identificaron y clasificaron, gracias a la estructuración de la cadena de valor de los proyectos y programas, representan procesos, operaciones y entregables típicos de su entidad, es decir, responden a su misión. Recuerde que: Existen guías adicionales para llevar a cabo el ejercicio de cadena de valor, y de estandarización y clasificación de actividades y productos. Además, existe una guía de preguntas frecuentes que pueden surgir a la hora de realizar dichos ejercicios. Puede recurrir a las Direcciones Técnicas del DNP y a los Sectorialistas de la DIFP de esta misma entidad, para recibir asistencia acerca de cómo desarrollar exitosamente el ejercicio.
