Introducción a las Ingenierías de la Información Apunte de Cursogramas 1 Índice Intro a los circuitos de las empresas Pag. 3 Cursogramas Pag. 4 Cursograma Pago a Proveedores Pag. 5 Cursograma Ventas Pag. 7 2 Introducción a los circuitos de las empresas La palabra “circuito” implica fundamentalmente el seguimiento de un orden secuencial, normalmente bajo la forma de procedimientos burocráticos (emparentados con la prolijidad en el manejo de la documentación). También otorga noción de estar preestablecido a la práctica misma de la operatoria en sí. Por lo tanto, comúnmente se normalizan en manuales de procedimientos y autorizaciones, que les confieren una “formalidad” necesaria para su posterior y correcta aplicación y repetición, confiriendo además la posibilidad de rotar personal en cualquier puesto de la organización con mayor facilidad. Cualquier circuito administrativo que se formule tiene en cuenta las áreas o puestos de trabajo encargadas de llevar a cabo las tareas específicas que los mismos determinan, estableciendo para cada agente de la organización funciones, responsabilidades y autoridad. Estos tres últimos son los pilares sobre los que se basa la división de las tareas o descentralización de funciones. En síntesis, un buen conjunto de Procedimientos Administrativos diseñado a medida de la operatoria de la organización en cuestión, debiera otorgar previsibilidad, orden secuencial y brindar la posibilidad de identificar en que etapa se encuentra cada operación, desde su comienzo hasta su final. Es decir, debería permitir que todas las operaciones que lleva a cabo la empresa sean susceptibles de ser ubicadas dentro del circuito que corresponde en cualquier momento. Los circuitos básicos y primordiales que abarcan a la mayoría de las organizaciones se resumen en: Abastecimientos. Compras. Producción. Almacenaje. Ventas. Expedición Pagos. Tesorería. Gestión de Cobranzas. Cobros 3 Cursogramas El Cursograma es un modelo esquemático de un procedimiento que utiliza la forma gráfica como medio de expresión. Para la confección de los mismos se utilizan símbolos y reglas convencionales. Los símbolos se emplean para caracterizar las diversas acciones o situaciones que se puedan presentar en un procedimiento. Existen normas que rigen la forma de presentación y disposición de los símbolos. Los cursogramas constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del flujo de acciones de un procedimiento, registrando su secuencia y sus relaciones funcionales con las distintas áreas o funciones de la Organización involucradas en el proceso analizado. Un cursograma permite representar gráficamente procedimientos administrativos. Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas. 4 Pago a proveedores Las operaciones de pagos son aquellas que están destinadas a cancelar una deuda contraída con anterioridad y prevista su supresión en fecha cierta. Se caracteriza por utilizar un elemento no identificable y dependiendo el tipo de movimiento utilizado para el mismo, mayor o menor liquidez. El dinero. Alcance Dicho circuito se inicia cuando se genera una obligación de pago, abarca todo el proceso de movimientos de fondos y documentación de los mismos, y concluye cuando el acreedor recibe los documentos necesarios para el cobro de la obligación ( se hace efectivo en pago en el circuito Pago Bancos ) Modalidades El tipo de empresa analizada cumple siguientes modalidades de pago Banco: Se entrega un cheque al Proveedor para que vaya a cobrar a la entidad pertinente. Área de Contaduría: Es la encargada de llevar el registro de todos los pagos efectuados por la empresa y tener contacto con los Proveedores. Gcia. Administrativa: encargada de realizar la segunda firma obligatoria de la autorización de pagos. Tesorería: emisión de cheques. 5 6 Ventas El circuito ejecuta las acciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o canales de distribución para colocar sus productos y servicios e incentiva su consumo. Además realiza investigaciones de mercado, para obtener una planificación de ventas que sirva como punto de inicio para establecer el ritmo de producción. Alcance Dicho circuito se inicia cuando el cliente expresa el pedido de compra, y el sector de ventas procede a procesar ese pedido. La venta se realizara por medio de una caja corriente del cliente en la empresa y por ello se procede a su aprobación. Una vez aprobada, Ventas por medio de la nota de pedido, inicia el circuito para la producción y luego entrega de mercadería (ambos circuitos no relevados en la presente .) Modalidades Según las características del cliente El cliente debe poseer una cuenta corriente en la empresa para este circuito. 7 8