manual de interventoría

TABLA DE CONTENIDO
ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-152/2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
1.3 ALCANCE DEL CONTRATO
1.3.1 Descripciones y Cantidades
1.3.2 Cronograma del Proceso.
1.4 PRESUPUESTO
1.5 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
1.6 LIMITACIONES PARA CONTRATAR
1.7 ENTREGA DE PROPUESTAS
2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTA
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
3. EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS
3.1.1 Experiencia
3.1.2 Capacidad de Contratación
3.1.3 Valor económico de la oferta
3.2 NEGOCIACION ECONOMICA
3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA
DESIERTA
3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN
4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACION DEL CONTRATO
4.2 FORMA DE PAGO
4.3 INTERVENTORIA
4.4 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Y RECURSOS REQUERIDOS
4.4.1 Información y planos
4.4.2 Medios de transporte, seguridad industrial, equipos, herramientas
y elementos de oficina.
4.4.3 Identificación del personal
4.4.4 Condiciones contractuales del personal
4.5 GARANTIAS
4.6
REQUISITOS DE LAS FACTURAS
4.7 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
4.8 INDEMNIDAD
4.9 DESVIACIONES TECNICAS
4.10 ERRORES ARITMETICOS
4.11 CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS
4.12 LIQUIDACIÓN
ANEXO No. 1 MODELO CARTA DE PRESENTACION
ANEXO No. 2 FORMATO PARA PRESUPUESTO DE MATERIALES Y MANO DE
OBRA
ANEXO No. 3 CONTRATO DE OBRA No ______
ANEXO 4 REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
ANEXO 5 MANUAL DE INTERVENTORÍA
ANEXO 6 MANUAL DE SALUD OCUPACIONAL Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
PARA PROVEEDORES
ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-152/2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Construcción redes eléctricas de media y baja tensión en la vereda Vergel del
Municipio de Paicol.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho
privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,
art. 8, y el Acuerdo No. 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue
expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.3 ALCANCE DEL CONTRATO
Ejecutar las actividades que se determinen y programen, previa aprobación de
ELECTROHUILA, e instale los materiales suministrados por ELECTROHUILA o el
PROVEEDOR.
Las actividades solicitadas por ELECTROHUILA S.A. ES.P. se encuentran listadas
en ítems, las cuales serán liquidadas teniendo en cuenta como unidad de pago el
valor unitario cotizado por el OFERENTE y aceptado por ELECTROHULA S.A.
E.S.P. para cada ítem; dichas actividades y los recursos necesarios para
ejecutarlas podrán variar en cantidad después del Acta de Replanteo.
1.3.1 Descripciones y Cantidades
VER ANEXO 2.
1.3.2 Cronograma del proceso
APERTURA
La apertura de la invitación será el día 1 9 de Julio de 2011, en la página
www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 16 de Julio de
2011.
FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES
Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 19
de Julio de 2011 y hasta el día 26 de Julio de 2011, las cuales serán resueltas
hasta el 27 de Julio de 2011.
Correo electrónico: distribucion@electrohuila.com.co
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web.
VALOR DE LOS PLIEGOS
Los términos de referencia tiene un valor no reembolsable de trescientos mil pesos
($300.000) M/cte, los cuales deberán consignarse en la cuenta a nombre de la
Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente número 39001009-8 del
banco popular, indicando en el comprobante: “VALOR PLIEGOS INVITACION
PUBLICA EHUI-SD-152-2011”. Con copia del recibo de consignación se obtendrá
el derecho de participar en la invitación pública EHUI-SD-152-2011. El plazo
máximo para compra de pliegos será hasta el día 22 de Julio de 2011.
Electrohuila está adelantando actualmente los procesos de contratación EHUI-SD149, EHUI-SD-150, EHUI-SD-151, cuyo objeto es efectuar interventorías a obras
de electrificación, y EHUI-SD-152-2011, EHUI-SD-153-2011, EHUI-SD-154-2011
cuyo objeto son electrificaciones, siendo interés de la compañía asegurar un
adecuado desarrollo operativo de cada contrato, se establece que los proponentes
no podrán presentarse a más de un proceso de contratación de los anteriormente
mencionados, y en el evento de que lo hicieren Electrohuila solamente tendrá en
cuenta para efectos de calificación la primera propuesta radicada.
VISITA TÉCNICA
Se realizará la visita el día 25 de Julio de 2011 a las 08:00 a.m. El sitio de
encuentro será la sede de la División Zona Occidente, ubicado en el municipio de
La Plata. El transporte al sitio de las obras correrá por cuenta de cada proponente.
Será requisito para participar en la visita presentar el documento que acredite la
compra de los pliegos, carta en donde se acredite la representación de la
compañía que compró los pliegos, presentar los documentos de seguro de salud y
riesgos profesionales.
Los proponentes serán representados en la visita por un ingeniero electricista, que
deberá acreditar por escrito dicha representación y demostrará su condición
profesional con las fotocopias de su tarjeta profesional y cédula de ciudadanía. Se
expedirá certificación de asistencia a la visita, documento que será requisito
indispensable para presentar la propuesta.
1.4 PRESUPUESTO.
Electrohuila pagara el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03057502001015 denominado “Redes media y baja tensión Zona Occidente” del
Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia 2011.
1.5 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran
alguna o varias de las siguientes circunstancias:
a.
Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de
convocatoria.
b.
Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio
diferente a la entrega personal o mensajería.
c.
El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en
el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d.
Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos en la lista de
cantidades y precios.
1.6 LIMITACIONES PARA CONTRATAR
No podrán contratar con Electrohuila S.A. E.S.P:
a.
Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido
proveedores de la Empresa y durante la ejecución del respectivo contrato
se hubieren presentado diferencias tales que imposibilitaran su liquidación
por mutuo acuerdo.
b.
Quienes hayan promovido acción judicial, extrajudicial o requerida la
resolución de conflictos a través del tribunal de arbitramento.
c.
Consorcios o uniones temporales.
1.7 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 29 de Julio de 2011 a las 10:00
Am.
Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como
hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el
funcionario encargado de recibirla.
2
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:
a. Carta de presentación de la propuesta.
La cual debe contener nombre y firma del representante legal, dirección,
número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al Anexo
No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo
electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se
requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe
presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por
compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes
requisitos:
 Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
 Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
 Vigencia: noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de
cierre de la invitación.
 Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el
documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el
proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la
misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
 Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y aseguradora)
 Anexar el recibo de pago de la prima.
c. La oferta técnica - económica.
La oferta técnica - económica debe relacionar las cantidades de materiales y
mano de obra, de acuerdo al anexo 2 de los presentes términos de referencia.
La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso y magnético.
NOTA: Los anteriores documentos (a, b y c) se consideran “NO SUBSANABLES”
de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la propuesta será
rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración, complementación
o modificación respecto a cualquiera de los documentos anteriores que hubiesen
sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de
“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su
remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el
caso.
d. Certificado de existencia y representación legal y certificado de inscripción en
el registro de proponentes expedido por la Cámara de Comercio.
La fecha de expedición de los anteriores certificados no deberá ser mayor a
los 30 días anteriores a la presentación de la propuesta.
e. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona
Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.
f.
Estados Financieros del último periodo contable (Balance General y Estado de
Resultado).
g. Certificado expedido por la Contraloría General de la República en el que se
acredite que el proponente no se encuentra inscrito en el Boletín de
Responsables Fiscales.
h. Certificado de registro de precios temporal de bienes y servicios prestados.
i.
Registro Único Tributario – RUT
j.
Certificado de asistencia a la visita.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos
de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al
momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son
considerados subsanables el comité evaluador solicitará al correo electrónico
reportado por el proponente en la carta de presentación, o cualquier otro medio
expedito, que estos sean remitidos. El comité evaluador otorgara un término hasta
de cinco (5) días hábiles para la remisión de los documentos, de no ser atendida
la solicitud, la propuesta será descalificada. El comité evaluador solicitará la
remisión de la documentación que se requiera mediante comunicación dirigida al
correo electrónico reportado por el oferente.
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentan en original y copia marcadas con el nombre o razón
social, dirección y correo electrónico del Oferente, debidamente selladas y foliadas
(enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de recepción de
correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para la entrega
de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el numeral 1.7
donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de recibo de la
misma.
Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que
conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:
certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas
(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha
examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta
contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila
S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta
jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
En caso de discrepancia entre la información de la oferta marcada como original y
las marcadas como copias, prevalecerá la información del original.
Como en el edificio ¨El Bote¨ kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control
previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas
instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con
suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido
a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que
puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los
controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la oferta.
3
EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar
las propuestas:
CRITERIO
PUNTAJE
Experiencia
250
Capacidad de contratación
150
Valor económico de la oferta
600
TOTAL
1000
3.1.1 Experiencia
Para la evaluación de la experiencia será calificada de acuerdo al valor de las
constancias presentadas de contratos relacionados con el objeto de la invitación,
que acredite el proponente haber ejecutado, en los últimos cinco años. La
acreditación deberá hacerse mediante copias de actas de liquidación, constancias
o certificaciones.
Se otorgara un máximo de doscientos cincuenta (250) puntos.
Al proponente que acredite más experiencia se le asignará el mayor puntaje y a
los restantes se les calificara en forma proporcional.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones de obras por cada oferente, en
caso de presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos
sean los más representativos a la firma del contrato.
Las certificaciones deberán tener el valor del contrato de manera clara, en caso de
no tenerlo se tomará como cero.
Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como
referencia la fecha de liquidación del mismo.
3.1.2 Capacidad del Contratación
Al proponente que acredite a través del certificado de inscripción en el Registro de
Proponentes, expedido por la Cámara de Comercio, la mayor capacidad de
contratación de acuerdo al objeto de la invitación se le asignará el mayor puntaje y
a los demás oferentes en forma proporcional.
3.1.3 Valor económico de la oferta
Al proponente que presente el menor valor se le asignará seiscientos (600) puntos
y a los demás proponentes se les calificará en forma proporcional.
La evaluación comparativa entre ofertas se hará de acuerdo con el valor total de
cada una de ellas y asigna el mayor puntaje a la más económica y un puntaje
proporcionalmente menor a las demás, de acuerdo a la siguiente fórmula:
Valor más favorable de las ofertas x 600
Puntaje = ----------------------------------------------------------------Valor de la oferta más favorable
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
3.2 NEGOCIACION ECONOMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la
oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique
en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la
invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien
ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con dos (2) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de
forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de
puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá la oferta económicamente más
favorable.
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARLA
DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o
parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación
alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las
invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
Así mismo en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas
en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la
violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para
la entrega de las mismas.
4. Cuando existan motivos para que impidan la escogencia objetiva de la
PROPUESTA más favorable.
3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más
favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,
económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de
referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la
ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la
presente invitación.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no
se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de
2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes
eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que
atenten contra la selección objetiva del proveedor.
c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,
cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se
entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección
será comunicada a los proponentes.
4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACION DEL CONTRATO
El contrato deberá ejecutarse durante el término de ciento veinte (120) días,
contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el interventor y el
proveedor en un término no mayor a diez (10) días una vez legalizado el contrato.
4.2 FORMA DE PAGO.
Electrohuila S.A E.S.P pagará el valor del contrato así:
a. Un anticipo del 30% del valor inicial del contrato dentro de los 30 días
calendarios siguientes a la presentación de cuenta de cobro acompañada del
acta de replanteo aprobada por la interventoría, constancia de cumplimiento
con los programas de salud ocupacional, medicina preventiva y del trabajo
expedida por la interventoría, y previa presentación por el proveedor de la
garantía única del contrato.
b. El 70% restante será pagado mediante actas de recibo parcial suscritas entre
el interventor y el proveedor, dentro de los treinta (30) días siguientes a la
presentación de factura que cumpla los requisitos de ley, acompañada del
acta de recibo parcial a satisfacción, expedida por el interventor, los pagos a la
seguridad social y parafiscal. Del valor de cada acta se descontará el 30%
para amortizar el anticipo y un 5% de retención adicional que se cancelará al
proveedor en el acta de liquidación del contrato. Para el pago de la última
cuenta se requiere el acta de liquidación final y el certificado de modificación
que establezca la vigencia de los amparos de calidad y estabilidad.
4.3 INTERVENTORIA.
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio
personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará
facultada para liquidar el contrato.
4.4 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Y RECURSOS REQUERIDOS
4.4.1 Información y planos
Electrohuila S.A. E.S.P. indicará las características generales de la obra a
ejecutar.
4.4.2 Medios
de
Transporte,
Seguridad
Industrial,
Equipos,
Herramientas y Elementos de Oficina
Será responsabilidad del proveedor la adquisición y suministro de todos los
medios de transporte a utilizar, equipos, herramientas, elementos de oficina y
demás que sean requeridos para el desarrollo del contrato. El proveedor
transportará el personal bajo su responsabilidad observando la reglamentación
que para el efecto expidan las autoridades competentes. Los vehículos deberán
estar en buen estado.
El proveedor deberá garantizar la implementación total del programa de salud
ocupacional, el cual debe como mínimo contemplar los siguientes aspectos:
 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo
 Subprograma de seguridad industrial
 Subprograma de higiene industrial
 Funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional - COPASO
 Panorama de riesgos
Al inicio del contrato el proveedor deberá garantizar el suministro total de los
elementos de protección personal que en cada sitio de trabajo sea necesario para
proteger su integridad.
Previo a la ejecución del contrato, el proveedor deberá suministrar a Electrohuila
S.A. E.S.P. el listado del personal contratado para la ejecución de la obra y anexar
los contratos de trabajo. El personal deberá afiliado al Sistema de Seguridad
Social Integral (Salud, pensiones y riesgos profesionales).
El proveedor se obliga a cumplir con las normas de seguridad de Electrohuila S.A.
E.S.P. y atender las instrucciones que en tal sentido se le impartan de la
Interventoría en este sentido.
La interventoría en el inicio del contrato expedirá constancia de que el contratista
cumple con los programas de salud ocupacional, medicina preventiva y del
trabajo, así como con las normas de protección ambiental. Esta constancia es
requisito para el pago del anticipo.
4.4.3 Identificación del Personal
El personal del proveedor deberá poseer su dotación (ropa de trabajo) en la que
este claramente identificada la firma proveedor y la leyenda "Proveedor ELECTROHUILA S.A. E.S.P.” e igualmente un carnet de doble faz que lo
identifique y lo autoriza para ejecutar los trabajos contratados. El carnet debe
portarse en un lugar visible.
El proveedor reportará a Electrohuila S.A E.S.P la entrega y restitución de carnés
que deberán estar debidamente codificados y numerados.
4.4.4 Condiciones Contractuales del Personal
El proveedor suscribirá contratos laborales con el personal que ocupe. La
asignación salarial no deberá ser inferior al salario mínimo legal.
Desde el inicio, durante su desarrollo y hasta la terminación del contrato, el
proveedor se obliga a mantenerse a paz y salvo en el pago de salarios
correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de
seguridad social integral y aportes parafiscales.
Finalizada la ejecución parcial y cuando el proveedor presente las facturas para el
cobro de actas de recibo parcial, deberá antes del día 20 de cada mes reportar a
Electrohuila S.A. E.S.P., a través de la Interventoría, la relación completa de la
nómina correspondiente al mes inmediatamente finalizado de ejecución del
contrato donde conste su pago a cada trabajador y novedades de carácter laboral
(vinculaciones y desvinculaciones).
El proveedor deberá considerar dentro de su oferta que para la afiliación del
personal a la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP, todos los
trabajadores de carácter operativo se clasifiquen en categoría cuatro (4) y todo el
personal de apoyo y oficina se clasifique en categoría uno (1) conforme al Decreto
1295 de 1994 y en consecuencia se apliquen las tablas establecidas en el Decreto
Reglamentario 1772 de 1994.
El Proveedor será responsable como único patrono, de los salarios, prestaciones
sociales y mantendrá al día y disponibles para la inspección de Electrohuila S.A.
E.S.P. todos los documentos que requiera para verificar el cumplimiento de sus
obligaciones laborales. Al finalizar el contrato o al momento del retiro de cualquier
trabajador del proveedor, éste deberá efectuar la liquidación.
4.5 GARANTIAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el
cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de
Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza
expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los
siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de su firma hasta el término de duración del mismo y
120 días más.
b. De buen manejo e inversión del anticipo. Equivalente al 100% de la suma
anticipada, con vigencia a partir de la firma del contrato, durante el plazo del
mismo y 120 días más.
c. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del
personal a emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma, durante el plazo del mismo y tres años más.
d. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total
del contrato, vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año
más.
e. De calidad de los materiales suministrados. Equivalente al 30% de los
mismos, con vigencia de un año contado a partir de la fecha del acta de recibo
final de las obras.
f.
De estabilidad de la obra. Equivalente al 15% del valor total del contrato con
vigencia de 5 años contados a partir de la fecha del acta de recibo final.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
4.6 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales
vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato
que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto
que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el
servicio facturado, si es el caso.
4.7 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a
cumplir las siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato de
conformidad con los perfiles ofrecidos.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos
necesarios para la adecuada realización del contrato.
El proveedor deberá instalar una valla por cada proyecto en el sitio de la obra de 3
metros de ancha por 2 metros de alta ubicada a 2 metros del piso. La información
y el diseño, igual que el tipo de letra y colores institucionales serán suministrados
por la interventoría. Los costos de la valla deberán estar incluidos en los costos
generales de la oferta.
4.8 INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el
evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a
terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a
este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes
orientadas a su recuperación.
4.9 DESVIACIONES TÉCNICAS
Se entiende como desviaciones técnicas, las características que poseen los
equipos y que difieren de las especificaciones de estos términos de referencia.
Estas desviaciones deben ser declaradas específicamente por los oferentes en
hoja aparte.
Las desviaciones técnicas no declaradas
corresponden
a las desviaciones
presentes en la oferta y no consignadas en los formularios del presente pliego y
que han sido detectadas por LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. en
el proceso del análisis técnico de las ofertas. Si las desviaciones no han sido
declaradas y no son substanciales, se aceptarán, pero exigiendo sin costo
adicional para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. en caso de
adjudicación, el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas.
De todas maneras, en caso de existir desviaciones declaradas o no declaradas,
LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P. se reserva el derecho de
aceptarlas o rechazarlas.
Las desviaciones técnicas declaradas por el oferente y aceptadas por LA
ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., serán la base para suscribir el
contrato.
4.10 ERRORES ARITMÉTICOS
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
4.11 CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS
En caso de que la oferta se aparte de las especificaciones técnicas en aspectos
de fondo, de tal naturaleza que el suministro en los términos propuestos no
satisfacen, el objeto de la Invitación, y que estas desviaciones no sean
convenientes para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., la propuesta
no será tenida en cuenta para el resto de la evaluación ni para la adjudicación
final.
4.12 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)
meses siguientes a su terminación.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de
que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.
ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________
Ciudad y fecha
Neiva
Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo
con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la
siguiente
propuesta
para
la__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora
del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la
Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de
2006).
2. Que tuve conocimiento de los términos de referencia y condiciones de la
presente invitación a través de la página web www.electrohuila.com.co.
3. He visitado el sitio de las obras y tomado nota cuidadosa de sus
características y de las condiciones que puedan afectar su ejecución.
4. Conozco los diseños y planos, especificaciones y demás documentos de la
invitación y acepto los requisitos en ellos contenidos.
5. Acepto las cantidades de obra que se indican en el formulario "Lista de
cantidades de obra, precios unitarios y valor total de la propuesta"
entendiendo que son aproximadas y por lo tanto variables, y que podrán
aumentar o disminuir en el desarrollo del contrato y ofrecemos ejecutar todo
el trabajo necesario y suministrar todos los elementos requeridos para la
obra propuesta a los precios unitarios que figuran en el citado formulario.
6. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada
uno) y aceptamos su contenido.
7. Me comprometo a ejecutar totalmente la obra en un plazo de
__________________ (
) meses, contados a partir de la fecha del acta
de iniciación de ejecución de la obra.
8. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la
ley o el l Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en
algún tipo de prohibición especial para contratar.
9. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las
garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos
señalados.
10. En
calidad
de
director
de
____________________________
la
obra
con
estará
matrícula
el
Ingeniero
profesional
No.__________ del Consejo Profesional Nacional de Ingeniarías Eléctrica,
mecánica y profesiones afines de _______________.
11. El valor de la propuesta es de:
___________________________
(Valor básico).
Discriminado así:
Administración
(________%)
Imprevistos
(________%)
Utilidades
(________%)
12. La presente propuesta consta de ________ (
) folios debidamente
numerados.
Atentamente,
Nombre:
________________________________
Nit o C.C. No:
__________________ De_________________
Matrícula No:
_________________________
Dirección:
______________________________
Correo Electrónico ______________________________
Ciudad:
_________________________________
______________________________
FIRMA
NOTA: Cuando el oferente sea una persona natural y no tanga la calidad de
ingeniero electricista, la propuesta deberá ser abonada de la siguiente forma:
Yo _________________________________ Ingeniero Electricista, con matrícula
No. __________del Consejo Profesional Nacional de Ingeniarías Eléctrica,
mecánica y profesiones afines de ___________ e identificado con cedula de
ciudadanía No. ________________ de _________________ manifiesto que
abono la presente propuesta y el contrato que de esta se llegare a suscribir.
Lo anterior conforme a lo dispuesto en ley 51 de 1986 y debido a que el suscriptor
de la presente propuesta, no es ingeniero electricista matriculado.
_________________________________________
FIRMA DE QUIEN ABONA LA PROPUESTA
ANEXO No. 2
FORMATO PARA PRESUPUESTO DE MATERIALES Y MANO DE OBRA
ANEXO No. 3
CONTRATO DE OBRA No ______
CONTRATANTES:
ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P.
NIT: 891.180.001-1
NIT:
OBJETO:
VALOR:
Entre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P, representada por
…………………….., mayor de edad, vecino de Neiva, identificado con cedula de
ciudadanía No …………….. de ………….., en calidad de Gerente General, en
adelante ELECTROHUILA S.A. E.S.P y la firma ……………………, representada
legalmente
por
…………………………………,
ciudadanía
………………………………,
por
identificado
otra
parte,
con
en
cedula
de
adelante
el
PROVEEDOR, se ha celebrado el presente contrato de obra que consta de las
siguientes
cláusulas:
CLAUSULA PRIMERA.
OBJETO:
Construcción
de
………………………….. CLAUSULA SEGUNDA. VALOR DEL CONTRATO: El
valor
total del contrato es de………………………….. ($..................) M/CTE.
incluido IVA, de acuerdo al detalle de cantidad de obra, materiales, precios
unitarios, globales sobre la utilidad y totales que se indica en el presupuesto de
materiales y mano de obra que se presenta en documento anexo que hacen parte
integrante de éste contrato. CLAUSULA TERCERA. FORMA DE PAGO:
ELECTROHUILA S.A. E.S.P pagará al PROVEEDOR el valor total del contrato
así: a) Un anticipo del 30% del valor total del contrato, dineros que Electrohuila
S.A E.S.P pagará al proveedor dentro de los 30 días calendarios siguientes a la
presentación de cuenta de cobro acompañada del acta de replanteo aprobada por
la interventoría, constancia
de cumplimiento
con los programas de salud
ocupacional, medicina preventiva y del trabajo expedida por la interventoría, previa
presentación a Electrohuila por el proveedor en legal forma de la garantía única
del contrato. b) El 70% restante será pagado mediante actas de recibo parcial
suscritas entre el interventor y el proveedor, dentro de los treinta (30) días
siguientes a la presentación de factura que cumpla los requisitos de ley,
acompañada del acta de recibo parcial a satisfacción, expedida por el interventor,
los pagos a la Seguridad Social y parafiscales. PARAGRAFO.- Del valor de cada
acta se descontará el 30% para amortizar el anticipo y un 5% de retención
adicional que se cancelará al proveedor en el acta de liquidación del contrato.
Para el pago de la última cuenta se requiere además el acta de liquidación final y
el certificado de modificación que establezca la vigencia de los amparos de calidad
y estabilidad. CLAUSULA CUARTA. FONDOS: El valor del presente contrato será
pagado con fondos provenientes del rubro ……………………. denominado
“…………………………… de la vigencia …………. CLAUSULA QUINTA. SITIO Y
PLAZO DE ENTREGA: El PROVEEDOR se obliga a entregar la totalidad de los
trabajos en los sitios de obra indicados en un plazo de ……………. días
calendarios, contados a partir del acta de inicio suscrita entre el INTERVENTOR y
el PROVEEDOR. PARAGRAFO: El PROVEEDOR deberá instalar una valla de 3
mts de ancha por 2 de alta ubicada a 2 mts del piso. La información y el diseño,
igual que el tipo de letra y colores institucionales serán suministrados por la
interventoría. Los costos de la valla deberán estar incluidos en los costos
generales
del
proyecto.
CLAUSULA
SEXTA.
INTERVENTORIA:
ELECTROHUILA S.A. E.S.P.; ejercerá la supervisión del cumplimiento del
contrato a través del Ingeniero ……………………………., Jefe de la …….. o quien
haga sus veces, a fin que los trabajos se realicen conforme a lo contratado.
CLAUSULA SEPTIMA: CUMPLIMIENTO DEL RETIE: El proveedor debe cumplir
con el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE emanado del
Ministerio de Minas y Energía. CLAUSULA OCTAVA. GARANTIAS: El
PROVEEDOR deberá constituir a su consta y a favor de ELECTROHUILA S.A.
E.S.P dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su firma, una garantía -
con el lleno de los requisitos legales - ante una compañía legalmente constituida
en Colombia, que cubran los siguientes amparos: a) De “Cumplimiento del
contrato”, equivalente al 10% del valor total del contrato, con vigencia a partir de
su firma, durante el plazo del mismo y 120 días más. b) De “Buen manejo e
inversión del anticipo” equivalente al 100% de la suma anticipada, con vigencia a
partir de la firma del contrato, durante el plazo del mismo y 120 días más. c) De
“pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal a
emplear”, equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de su
firma, durante el plazo del mismo y tres años más. d) De “Calidad de los
materiales” equivalente al 30% de los mismos, con vigencia de un año contado a
partir de la fecha del acta de recibo final de las obras. e) De “Estabilidad de la
obra”, equivalente al 15% del valor total del contrato con vigencia de 5 años
contados a partir de la fecha del acta de recibo final. f) De “responsabilidad civil
extracontractual”, equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a partir de
su firma, durante el plazo del mismo y un año más. CLAUSULA NOVENA.
CUMPLIMIENTO DE LEY: Durante la ejecución del presente contrato, el
PROVEEDOR se obliga a cumplir con las normas aplicables sobre seguridad
industrial, salud y medio ambiente. CLAUSULA DECIMA. CESION: El
PROVEEDOR no podrá ceder total o parcialmente el presente contrato sin la
autorización expresa de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. CLAUSULA DECIMA
PRIMERA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: El PROVEEDOR
manifiesta conocer y aceptar el Acuerdo 018 del 29 de septiembre de 2006 de
contratación interna de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. y afirma que no se halla
incurso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad prevista en la Constitución
Nacional y la Ley para la celebración del presente contrato. CLAUSULA DECIMA
SEGUNDA –SALARIOS Y PRESTACIONES: El proveedor se obliga a cumplir
con la legislación laboral vigente por el cual deberá pagar los salarios,
prestaciones, indemnizaciones, y demás derechos que ella establezca a favor de
los trabajadores que ocupe en la ejecución de la obra contratada. Conforme a lo
anterior si se llegare a producir alguna condena judicial contra ELECTROHUILA
S.A. E.S.P., los dineros que esta tuviere que pagar, le serán rembolsados por el
proveedor. CLAUSULA DECIMA TERCERA: SOLUCION DE CONTROVERSIAS:
Las diferencias que se presenten entre las partes se resolverán de manera directa;
de ello no ser posible quedaran habilitados para hacer efectivos sus derechos ante
la jurisdicción ordinaria. CLAUSULA DECIMA CUARTA. INDEMINDAD: El
proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus sub proveedores o dependientes. En este sentido, en
el evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a
terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a
este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes
orientadas a su recuperación. CLAUSULA DECIMA QUINTA-DOCUMENTOS
DEL CONTRATO: Forman parte integrante del presente contrato y tienen validez
en su orden los siguientes documentos: a) La invitación a cotizar EHUI……... b)
Anexo de cantidades de obra y materiales. C) La propuesta del PROVEEDOR en
cuanto no sea contraria a lo estipulado en el presente contrato. CLAUSULA
DECIMA SEXTA: PERFECCIONAMIENTO: Este contrato quedará perfeccionado
con la firma de las partes, y su ejecución se iniciará una vez se hayan expedido y
aprobado
las
garantías
del
contrato.
CLAUSULA
DECIMA
SEPTIMA.
DOMICILIO: Para todos los efectos que se puedan derivar del presente contrato,
las partes acuerdan como domicilio contractual la ciudad de Neiva-Huila.
Neiva,
Gerente General
Proveedor
Secretario General - Asesor Legal
ANEXO 4
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).
ANEXO 5
ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P.
MANUAL DE INTERVENTORÍA
INTRODUCCIÓN
I. GENERALIDADES
OBJETO DE LA INTERVENTORÍA

En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA
S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y
control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones
técnicas
ofrecidas
y
supervisar
la
ejecución
de
las
actividades
administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al
presupuesto asignado.
DEFINICIONES

Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.

Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato,
encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de
éste se deriven.

Interventor externo: Persona con quien la Empresa celebra un contrato de
interventoría. La selección y contratación, se realizará según lo estipulado
en el Acuerdo de Contratación de la Empresa.

Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o
por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de
interventoría.

Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan
obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes
aspectos: denominación d las partes, objeto, valor, alcance, plazos y
compromisos de las partes.

Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente
contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo
con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá
ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.

Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.

Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al
proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente
establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o
durante su desarrollo.

Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el
fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de
anticipo.

Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los
requisitos
necesarios
para
soportar
contablemente
deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.
los
costos
y

Acta de iniciación: Documento que firma el interventor y el proveedor en el
que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a
partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.

Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor
acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.

Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el
proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y
ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el
cese de su desarrollo.

Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el
acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del
contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a
cargo del proveedor.

Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el
proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los
Servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de
la Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan
declararse a paz y salvo.

Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones
efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta
de Liquidación.
DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR
El facultado para contratar designará el interventor del contrato, la División de
Servicios Administrativos le entregará antes de iniciar la ejecución del contrato
los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, tales como: copia
del contrato y de las pólizas, así como los documentos que estime le servirán
de soporte para desarrollar la interventoría.
ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA
TÉCNICAS
Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes
a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad
contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el
efecto se deberá:

Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o Servicios que se
estipule en el contrato.

Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de
ejecución aprobado.

Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y
procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de
construcción y/o fabricación.

Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas
de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se
dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.

Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.

Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos
suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y
cantidad.

Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa
cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.
ADMINISTRATIVAS
Comprende las siguientes actividades:

Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el proveedor y la
Empresa.

Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los
compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la
programación establecida.

Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la
correcta ejecución del contrato.

Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de
personas externas a las áreas de influencia del contrato.

Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la
información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.

La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato,
que deberá contener los siguientes documentos:
1. El contrato debidamente legalizado.
2. Solicitud de ofertas.
3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas.
4. Oferta presentada por el proveedor.
5. Comunicación de adjudicación al proveedor.
6. Garantías del contrato.
7. Cronograma de actividades si se requiere.
8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.
9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice
trabajos o actividades adicionales.
10. Copia de las cuentas de cobro autorizadas.
11. Informes de interventoría.
12. Acta de Recibo y Liquidación.
13. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.
FINANCIERAS Y CONTABLES
Contemplan las siguientes actividades:

Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.

Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Asegurar la amortización total del anticipo.

Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del
valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales.
LEGALES
Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del
Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:

Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores
establecidos.

Controlar la vigencia de las garantías.

Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y
ambientales que sean aplicables.

Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre
afiliado al régimen de seguridad social.

Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la
aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.

Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones
del contrato.

Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren
vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.

Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las
correspondientes soluciones.

Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.
ANEXO 6
MANUAL DE SALUD OCUPACIONAL Y PROTECCIÓN AMBIENTAL PARA
PROVEEDORES