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Curso de Excel – llenado automático de formato – Formulas Excel
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3 – llenado
automático de formato
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noviembre 30, 2018 por Nolberto Lopez — 12 Comentarios
Continuando con el curso de excel, ahora vamos a ver como llenar
automáticamente un formato, lo agradecerían quienes manejan
formatos contables ( factura, remisión, nota de venta…etc, etc ), la idea
es que al ingresar los datos clave, de manera automática se obtengan los
datos relacionados y también haga los cálculos correspondientes si
aplica.
Un ejemplo seria un formato de factura, aunque esto mismo aplica para
cualquier formato que se alimenta de información desde una base de
datos, como lo es en el caso de una factura, remisión o nota de venta, las
cuales se pueden llenar automáticamente tomando información de la
base de datos de clientes y productos.
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En la primera clase vimos cual es la forma mas practica y rápida de
diseñar un formato, así que usaremos ese mismo formato para esta
clase.
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Extraer datos de cliente al poner el código de
cliente en el formato.
Primero debemos hacer que en la celda donde se pone el código de
cliente, este se pueda seleccionar desde una lista desplegable, esto con
el fin de agilizar aun mas la captura y llenado del formato.
Creando lista desplegable para seleccionar código de
cliente.
Como las listas de cliente van creciendo, es necesario que la lista
desplegable que pongamos en la celda pueda ir creciendo
automáticamente y no tener que estar modificando el rango al que esta
ligada esa lista.
Para hacer la lista necesitamos crear un nombre de rango de datos, ya
vimos como hacerlo en clases pasadas, pero ahora lo vamos a hacer con
formula para que ese rango sea dinámico y se actualice solo al ir
creciendo la lista.
La formula de rango dinámico.
=DESREF('pte3-bdclientes'!$A$2,,,CONTARA('pte3bdclientes'!$A$2:$A$65536))
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Debemos ir a menú formulas/ administrador de nombres/ asignar un
nombre al rango/ en se refiere a: debemos poner esa formula.
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Debemos
hacer eso
mismo
para crear laCONTACTO
lista de códigos
de producto,
solo debemos cambiar la referencia a la hoja donde estan los productos.
=DESREF('pte3-bdproductos'!$A$2,,,CONTARA('pte3bdproductos'!$A$2:$A$65536))
Ponerle un nombre al rango de las bases de datos de
clientes y productos
En las formulas del formato con las que vamos a extraer la información,
es necesario hacer referencia a las bases de datos donde esta la
información, esas bases de datos también van creciendo, así que
también debemos crear nombres de rango que sean dinámicos.
Formula para rango dinámico en las bases de datos.
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Para clientes: =DESREF('pte3bdclientes'!$A$2,,,CONTARA('pte3bdclientes'!$A$2:$A$65536),4)
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Para productos: =DESREF('pte3bdproductos'!$A$2,,,CONTARA('pte3bdproductos'!$A$2:$A$1048576),3)
Si vemos las formulas, son casi iguales que las usadas para crear las
listas desplegables de códigos de cliente y productos, solo que en este
caso no sera solo una columna sino toda la tabla de datos.
Poner la lista desplegable en el formato.
En este punto debemos seleccionar la celda donde estará la lista
desplegable/ click en menú datos/ validación de datos/ en permitir
seleccionar “lista”/ en origen pondremos el nombre que le dimos al
rango, en este caso le puse “listclientes”
Formulas para extraer datos de clientes
Descripción:
=SI($G$6="","",BUSCARV($G$6,bdclientes,2,FALSO))
Dirección: =SI($G$6="","",BUSCARV($G$6,bdclientes,3,FALSO))
RFC: =SI($G$6="","",BUSCARV($G$6,bdclientes,4,FALSO))
Esa formula obtiene el nombre del cliente, se debe copiar a las otras
celdas para obtener dirección, RFC, etc., solo sera necesario cambiar el
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numero 2 que es el numero de columna dentro de la base de datos que
indica la ubicación del dato que devolverá, en este caso el nombre esta
en la columna 2, si se pone el 3 devolverá la dirección, esto de acuerdo a
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como yo acomode los datos en la base de datos de clientes.
Lista desplegable de productos.
En esta parte se hace lo mismo que para la lista de clientes, solo que
aquí se debe seleccionar todo el rango de celdas donde se debe poner
código de producto, después click en menú datos/ validación de datos/
en permitir seleccionar “lista”/ en origen pondremos el nombre que le
dimos al rango, en este caso “listproductos”
Formulas para obtener datos de productos.
Descripción: =SI(E12="","",BUSCARV(E12,bdproductos,2,FALSO))
P. Unitario: =SI(E12="","",BUSCARV(E12,bdproductos,3,FALSO))
Importe: =SI(B12="","",SI(E12="","",B12*W12))
Formulas para obtener subtotal, iva, total.
Subtotal: =SUMA(AA12:AD41)
IVA: =AA42*0.16
TOTAL: =AA42+AA43
Obtener el total en letras
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Para obtener el total en letras se requiere de una función personalizada,
en el archivo les dejo el código que hace esa tarea.
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Formula
para convertir
a ACERCA
letras: =letras(AA44,1)
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Espero tu comentario ¿ crees que este
ejemplo te servirá de algo en tu trabajo…?
Categoría: Curso de Excel
About Nolberto Lopez
Experto en Microsoft Excel. Desarrollador de aplicaciones en
Excel con VBA. Autor del sitio formulasexcel.com
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ANDERSON MARTINEZ dice
junio 25, 2019 at 2:37 am
Esta super interesante, me gustó bastante, ya que ayuda bastante con
futuros proyectos y muestra profesionalismo en el mismo. te lo
agradezco, espero sigas subiendo contenido de calidad.
Responder
Humberto Renteria G dice
junio 17, 2019 at 6:45 pm
Hola Nolberto, buenas tardes, excelentes tus cursos, entiendo que para
la conversión del importe a letras se requiere el programa (Rutina),
crees posible me la puedas enviar? de antemano gracias.
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Ponte en contacto conmigo para definir detalles. Esto sera grandioso.
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