CÓMO CONSTRUIR UNA PONENCIA 1 Definición: “La ponencia es una dinámica (Comunicativa) en la cual el ponente hace una presentación, comunicación o propuesta sobre un tema concreto el cual, muchas veces, se somete al examen y resolución de una asamblea”. Pasos previos: Conocer suficientemente el tema que Tener suficiente tiempo Disponer del adecuado soporte en Tener los objetivos claros de lo que se va a comunicar va ha para marcos comunicar prepararlo referenciales Estructura de la ponencia: Título: Permite realizar una ubicación temática al ponente y al público. Resumen (abstrac): Síntesis del trabajo que se elabora en un rango entre 200 y 500 palabras. Introducción: Tiene como objetivo principal el atraer la atención de la audiencia y preparar el camino al mensaje principal. El ponente debe utilizar la Introducción para cautivar el interés de los oyentes y darles una visión del tema que lo haga atractivo. Dar a los oyentes la información que juzgue necesaria a fin de que puedan entender bien el cuerpo de doctrina que se expondrá a continuación. Contenido: Se desarrolla la propuesta en sí, hilando los componentes teóricos con las observaciones realizadas, resaltando la pertinencia de lo expuesto con relación al objetivo central que guía el trabajo. Se debe evitar múltiples enumeraciones particulares o anecdóticas, se recomiendan las generalizaciones y ejemplos pero concretos. Se trata en esencia, de atenerse a lo más importante y recalcarlo. Conclusiones: Conviene indicar a los oyentes cuándo se ha entrado en la recta final, cuándo se ha iniciado la conclusión. En la conclusión se incluirán frases breves y sucintas que resuman lo expuesto, digan por qué es importante y qué aplicación práctica tiene. Las conclusiones deber corresponder a los objetivos o preguntas mencionadas en la Introducción. Nota: Una ponencia que plantee avances de trabajos de investigación, de proyectos de impacto a la comunidad o de resultados de observaciones sistematizadas, debe contener unos referentes teóricos acordes a las temáticas abordadas. Se citan siguiendo las normas Icontec para este caso, en pie de página en el trabajo escrito e igualmente se consolidan al final en los referentes bibliográficos. MG. LUIS FERNANDO QUIROGA PUERTA Presentación: Se debe realizar una observación previa del lugar en el que se va a presentar la ponencia para verificar el espacio y las necesidades logísticas. Si la ponencia requiere de ayudas audiovisuales, estas deben estar claras, sin mucha información y manejando esquemas que sinteticen la información. No es bueno para un ponente que su audiencia se dedique a leer sus soportes visuales y abandone la atención al discurso. Las presentaciones PowerPoint para una ponencia entre 10 y 15 minutos no deben ser mayores a 5 o 6. Antes de pensar en como se escribe una ponencia es necesario saber que es. Una ponencia hace referencia a la presentación de un proyecto o propuesta de trabajo. Una vez diseñado el proyecto de investigación o tesis, y habiendo comenzado con su desarrollo, el investigador generalmente redacta artículos, y envía ponencias a congresos, donde se explicitan los hallazgos más relevantes del proyecto que ha llevado a cabo. El ponente debe decidir y sopesar una propuesta antes de aceptarla, comprendiendo que el halago que le supone el ser invitado, pueda hacerle perder el sentido de su propia realidad o de la realidad a la que le proponen enfrentarse si no se encuentra capacitado para desarrollar la temática de la ponencia. Pensando en la preparación de la ponencia que luego debe ser presentada ante el público hay una serie de pasos que deben ser cumplidos para asegurar el éxito y la claridad de la exposición: conocer suficientemente el tema que se ha elegido o que le han encomendado disponer del tiempo suficiente para deconstruir el tema disponer del adecuado soporte audiovisual conocer el auditorio que espera la exposición para saber si el tema es apropiado para los oyentes. Refiriéndonos a las instancias finales de la exposición de la ponencia, es importante valorar correctamente el espacio para el dialogo. Siempre es recomendable que el ponente Repita para toda la audiencia las preguntas que le hacen en voz fuerte y clara, firme. Si quien pregunta lo hace hablando hacia el ponente, los oyentes situados por detrás de él pueden perder fácilmente sus palabras. Sea breve y claro en las respuestas. De esta forma habrá tiempo para más preguntas. Evite los diálogos con una sola persona del auditorio. Si alguien está interesado en profundizar más, asegure que el punto será ampliado y la duda satisfecha en los momento finales de la ponencia. MG. LUIS FERNANDO QUIROGA PUERTA 2 3 Existen algunas pautas básicas o reglas que definen como escribir una ponencia. La Introducción. La introducción debe contener inmediatamente o en el segundo párrafo cuanto más, el propósito mismo de la ponencia resumiendo los ángulos o enfoques desde los cuales se ha tomado el tema investigado. Esto definirá el marco teórico que ha abrazado al proyecto y el lineamiento desde donde se interpretaran los resultados obtenidos. Debe también especificarse la metodología utilizada y el marco institucional que ha respaldado el proyecto. A la hora de pensar como escribir una ponencia es importante incluir en la introducción algunos datos relevantes que capten la atención de los lectores, que cuestionen el tema presentado, que revelen una estadística o que relaten un momento revelador de la investigación. La extensión dependerá de la cuantía del trabajo. El Cuerpo Central o Desarrollo. En el cuerpo central o desarrollo de la ponencia debe estar incluida la información que se desea transmitir o hacer pública. Es importante mantener el interés de los lectores, es entonces clave desarrollar núcleos temáticos o ideas fundamentales que aporten los puntos más novedosos del trabajo expuesto. Es en este punto que debe limitarse la extensión, los ejemplos y los casos experimentales. Es necesario seleccionar los cuadros y/o gráficos a intercalar en la ponencia. No es necesario apabullar al lector. Verifique que estén bien titulados y diagramados. Cuando reproduzca o use datos de otras fuentes, no olvide mencionarlo debajo del cuadro. La Conclusión La conclusión es otra parte importante a la hora de pensar como escribir una ponencia. Una buena idea es iniciar la conclusión con un resumen de las principales conclusiones de los diversos puntos o capítulos. Rescatar el núcleo principal del estudio e ir conectando los distintos pasos desarrollados en el cuerpo principal para evidenciar la coherencia interna o el hilo conductor del trabajo. Recuerde incluir frases breves y concisas que extracten lo expuesto, remarcar el porque de la importante y qué aplicación práctica tiene su trabajo. Las conclusiones deber corresponder a los objetivos o preguntas que usted ha especificado en la Introducción. Cómo preparar una ponencia MG. LUIS FERNANDO QUIROGA PUERTA Los pasos previos Las razones por las que un médico se ve abocado a presentar una ponencia o dar una conferencias son muchas: un congreso donde debe exponer la investigación realizada ante una audiencia generalmente amplia, una mesa redonda a la que se le ha invitado en razón de su experiencia o conocimientos en un área del saber médico, una sesión clínica en la que debe exponer o comentar un caso clínico. Cualquiera que sea la razón por la que un médico debe hablar en público, antes de hacerlo le interesa asegurarse de que: conoce suficientemente el tema que le han encomendado tendrá suficiente tiempo para prepararlo dispondrá del adecuado soporte audiovisual el tema es apropiado para los oyentes. Estos puntos, que parecen tan obvios, no siempre lo son. Quienes preparan y organizan congresos o jornadas científicas, pueden también cometer ciertos errores como por ejemplo, contactar con un experto con poco tiempo de antelación, desconocer cuál es el área de investigación actual de un ponente que otrora investigó sobre el tema que le proponen ahora, o pueden pensar que el tema es interesante para una audiencia cuando el ponente, que conoce bien ese tema, sabe que en realidad no lo es tanto. El ponente debe juzgar y sopesar una propuesta antes de aceptarla, so pena de que el halago que le supone el ser invitado, pueda hacerle perder el sentido de su propia realidad o de la realidad a la que le proponen enfrentarse. El entorno No es lo mismo dar la Conferencia de Clausura de un congreso internacional que exponer una comunicación científica en las reuniones de la Sociedad Científica local, participar en una mesa redonda que en una teleconferencia. Las conferencias de clausura, clases magistrales, etc. permiten una cierta libertad de maniobra, siempre que sigan las normas de cómo hablar en público, o se ajusten a las estructura de una ponencia descrita más adelante. Su contenido se acerca más a lo que es una revisión, un metaanálisis o una ponencia que revela criterios médicos basados en la evidencia. Para ser realmente magistral, además de informar de los aspectos más relevantes del tema escogido, debe servir también para estimular las inquietudes científicas de los oyentes, lanzar interrogantes y señalar las líneas de investigación más actuales sobre la materia. La duración de la exposición no debe ser superior a los 45 minutos, dejando un margen de tiempo razonable para el diálogo. Las mesas redondas se caracterizan porque los ponentes (generalmente cuatro) tienen menos tiempo que el ponente de una conferencia magistral para exponer su tema y porque deben ajustarse a las indicaciones del moderador. La discusión suele ser conjunta y se realiza cuando todos los ponentes han finalizado su exposición. Si participa en una mesa redonda sea breve en los agradecimientos iniciales; tiene poco tiempo para hacer su exposición y no hay cosa más aburrida para el público que oír a todos los ponentes comenzar de la misma manera: "agradezco la invitación a participar en esta mesa redonda….". Vaya rápido al grano. MG. LUIS FERNANDO QUIROGA PUERTA 4 Las comunicaciones científicas realizadas en congresos médicos son las ponencias que tienen un tiempo más limitado, generalmente no superior a los 10 minutos y a los que hay que añadir unos 5 minutos más de discusión. En muchos congresos, los 10 minutos ya incluyen el tiempo de discusión por lo que la exposición en sí debe concentrarse en 5-7 minutos. La participación en una teleconferencia no es frecuente aún pero lo será cada vez más. En la teleconferencia, los participantes están cada uno en un hospital, un país o una ciudad diferentes y su conexión es a través de televisión. Junto a los ponentes (generalmente detrás de ellos) se encuentra un publico que también puede participar, siguiendo unas normas. Quien participe en una teleconferencia debe saber que quien habla es quien sale en pantalla (generalmente de forma automática) y que por lo tanto, si varios hablan a la vez, el selector de pantalla no puede funcionar bien. Es pues esencial seguir la norma no1: hablar despacio y no interrumpirse hasta que quien habla haya terminado. Por otra parte, es habitual encontrar un cierto retraso en la transmisión de la voz y de la imagen: el movimiento parece de "cámara lenta" y la voz llega con retraso. Ello hace aconsejable no responder al interlocutor inmediatamente sino hacerlo tras uno o dos segundos de silencio. Al participar en una teleconferencia hay que respetar unas normas básicas: o no interrumpir ni hablar varios a la vez o hablar lentamente o dejar pasar unos segundos entre la intervención anterior y la propia. o mantener el conmutador de voz en modo mudo si no se está hablando. o La estructura de una ponencia Cualquiera que sea el entorno en el que participa, es aconsejable que su ponencia se estructure en los tres apartados clásicos de Introducción, Cuerpo y Conclusiones. La Introducción tiene como objetivo principal el atraer la atención de la audiencia y preparar el camino al mensaje principal. El ponente debe utilizar la Introducción para Cautivar el interés de los oyentes y darles una visión del tema que lo haga atractivo. Dar a los oyentes la información que juzgue necesaria a fin de que puedan entender bien el cuerpo de doctrina que se expondrá a continuación. Hacer los agradecimientos pertinentes de forma breve y educada, especialmente breves si está en una mesa redonda. El Cuerpo central es donde debe incluir el mensaje principal que desea transmitir al auditorio. El error más frecuente por parte de ponentes no experimentados (y de algunos ya experimentados) es el de querer transmitir a la audiencia todo lo que el ponente sabe sobre la materia. Si se cae en la tentación de decirlo todo, la lluvia de información que hará caer sobre la sufrida audiencia será tal, que en muy poco tiempo el ponente habrá conseguido el desinterés de la gran mayoría de oyentes. Tres o cuatro ideas clave, repetidas dos o tres veces con diferentes palabras y desde diferentes perspectivas, deben ser transmitidas antes de que el natural cansancio haga presa en la audiencia y disminuya su atención. Es el momento decir cuáles son las aportaciones principales o más novedosas del trabajo realizado y limitar el fárrago de datos experimentales a aquellos que son esenciales para substanciar lo que se afirma. Se trata en esencia, de atenerse a lo más importante y recalcarlo. MG. LUIS FERNANDO QUIROGA PUERTA 5 La Conclusión es también importante. Conviene indicar a los oyentes cuándo se ha entrado en la recta final, cuándo se ha iniciado la conclusión. En la conclusión se incluirán frases breves y sucintas que resuman lo expuesto, digan porque es importante y qué aplicación práctica tiene. Las conclusiones deber corresponder a los objetivos o preguntas mencionadas en la Introducción. El diálogo Es el momento de la verdad, en el que el ponente se da cuenta si ha llegado o no al público. Y esto no se medirá tanto por la prontitud con la que surjan preguntas o intervenciones (la mayoría de las audiencias son tardas en iniciar preguntas) sino por la viveza y número de las mismas una vez se ha roto el hielo inicial. En el momento del diálogo no hay que olvidar lo siguiente: Repita para toda la audiencia las preguntas que le hacen. Es particularmente importante cuando el sistema de megafonía no es óptimo. Si quien pregunta lo hace hablando hacia el ponente, los oyentes situados por detrás de él pueden fácilmente perder sus palabras. Sea breve y claro en las respuestas. Los oyentes que no estén muy interesados se lo agradecerán y los que sí lo estén, se lo agradecerán también porque de esta forma habrá tiempo para más preguntas. Evite los diálogos con una sola persona de la audiencia. Si alguien está interesado en profundizar más, diga que con mucho gusto le ampliará información o comentará lo que se desea al finalizar. MG. LUIS FERNANDO QUIROGA PUERTA 6
