Conciliación bancaria

Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que
la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el
banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un
registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos
esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo
mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa
tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas
por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación
bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos
registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para
determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el
extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del
cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha
abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha
registrado en su auxiliar.
- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las
ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro
auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o
punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente
emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que
pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario:
XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crédito no registradas
(+) Consignaciones pendientes
(+) Notas debito no registradas
(±) Errores en el auxiliar
= Saldo en libros.
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa,
puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es
el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por
la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito
significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago
de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman
aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se
llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a
realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores
encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la
respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder
a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se
debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación
bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego
proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
¿Por qué el saldo del mayor del Efectivo y Equivalente (Banco) no coincide con el
saldo del estado de cuenta bancario?
Esta es la pregunta que se hacen muchos propietarios de negocios e incluso uno que otro
gerente, los cuales no logran entender el manejo y utilización de los fondos bancarios.
Uno de los motivos por los cuales no coinciden ambos saldos todos los meses, es porque
el banco carga o abona cantidades, sin comunicarlo a la empresa en la fecha que lo hace,
si no que hasta que el estado de cuenta llega, la empresa puede saber qué cantidades
aumento y disminuyo el banco y también de donde provienen esas transacciones.
Otro de los motivos es porque diariamente en la empresa se emiten cheques, que al
entregarlos se hace un abono a la cuenta bancos (disminución), estos cheques pueden o
no ser cobrados en las fechas cercanas a la entrega del cheque, si no cobrados, entonces
aparecen disminuidos de la cuenta, pero si no los cobran en el momento el banco no
habrá disminuido esa cantidad.
De lo anterior podemos concluir que se vuelve necesario saber si tanto la empresa como
el banco han registrado en forma correcta las transacciones hechas por medio de
remesas y emisión de cheques, notas de cargo, notas de abono, etc. Para ello se hace la
conciliación bancaria, pues al hacerla, se determina que ambos saldos están correctos, o
sea que se concilian los saldos del banco y la empresa.
La conciliación bancaria forma parte del control interno que se le da al manejo y
custodia del efectivo y nos permite visualizar el porqué de las diferencias que se dan entre
el saldo de la cuenta contable y el estado de cuenta bancario que envía el banco en cada
fecha de corte, que por lo general es al final de cada mes calendario
Cuando se recibe el estado de cuenta bancario y el saldo del efectivo que se tiene según
el banco, no coinciden con el saldo que muestran los registros en los libros de
contabilidad de la empresa. Y se desea comprobar que ambos saldos están correctos, es
necesario formular la conciliación bancaria y notar las diferencias entre ambos saldos.
EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO
Periódicamente (quincenal o mensual), los bancos envían a las empresas un estado de
cuenta que normalmente contiene:
-La cantidad del depósito al principio del mes.
-Los cheques pagados.
-Otras cantidades cargadas (disminuidas) de la cuenta.
-Las remesas hechas por la empresa.
-Otras cantidades abonadas (aumentadas) a la cuenta.
- El saldo de la cuenta al final del mes.
Hay muchos motivos por los cuales el saldo según el estado de cuenta bancario no
coinciden con el saldo según libros, se revisaran las causas más comunes:
-REMESAS PENDIENTES DE REGISTRAR POR PARTE DEL BANCO:
Constante mente las empresas hacen remesas al final del mes, cuando los bancos ya
han hecho su cierre, por lo tanto el banco aplicara esas remesas en el estado de cuenta
del siguiente mes y no aparecerá en el estado de cuenta del mes en curso.
-CHEQUES PENDIENTES DE PAGO POR PARTE DEL BANCO:
Son los cheques que la empresa ya expidió y los registro como salida de efectivo, pero el
librador o beneficiario no se ha presentado al banco a hacerlo efectivo.
-NOTAS DE CARGO (DISMINUCION):
En muchos casos, el banco reduce cantidades por servicios prestados, la comisión que
cobra el banco por algún trámite, la empresa sabe que se le ha deducido esa cantidad
hasta que ha recibido el estado de cuenta bancario.
-NOTAS DE ABONO (AUMENTO):
El banco, algunas ocasiones abona a la cuenta ciertas cantidades, por ejemplo un cliente
de la empresa llega y paga su deuda haciendo una remesa a cuenta de la empresa,
también si la empresa salió premiada en sorteos que hace el banco, lo abona a la cuenta.
Estas son cantidades que la empresa sabe que las tiene hasta que recibe el estado de
cuenta bancario.
-ERRORES:
Los digitadores del banco podrían digitar un número que no sea el correcto, esto alteraría
a favor o a cargo (disminución), esto hace que algunas veces haya diferencia entre el
saldo del banco y el de la empresa. Lo importante aquí es destacar si la cantidad es a
favor o a cargo para poder darle el tratamiento adecuado y avisar al banco para que el
error sea corregido lo antes posible.
PASOS PARA ELABORAR LA CONCILIACION BANCARIA:
1-Comparar las remesas contabilizadas en el libro mayor con las remesas registradas por
el banco……determinar las” REMESAS PENDIENTES” O “REMESAS EN TRANSITO”
2-Determinar cuáles cheques que la empresa emitió, ya fueron pagados por el banco,
estos se hacen comparando el estado de cuenta con el libro mayor auxiliar de
bancos……………...listar los “CHEQUES PENDIENTES” O “CHEQUES PENDIENTES
DE COBRO”
3-Sumar todas las “Notas de cargo”.
4-Sumar todas las “Notas de abono”.
5-Determinar si hay algunas cantidades que equivocadamente se hayan realizado y que
cual quiera de los saldos aumentara o disminuyera.
Con base en el procedimiento anterior, se elabora la conciliación bancaria. A continuación
se presentan algunos lineamientos y un esquema para poder formular la conciliación
bancaria:
En primer lugar hay tener a mano el estado de cuenta del banco y el libro auxiliar de la
cuenta bancos.
Para chequear las cantidades que vamos comparando puede usarse un lápiz de color, se
le pone un chequecito a la cantidad del estado de cuenta y otro chequecito a la cantidad
que se tenga en libros