PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO FORMATO IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS VERSIÓN ASFT09 1 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESO: OBJETIVO: Administración de la Gestión Documental Administrar la documentación recibida y producida por la Entidad mediante el uso de los estándares del tratamiento de documentos y la normatividad vigente con el fin de facilitar el trámite, utilización, consulta de la comunidad interesada y la conservación de la memoria institucional de la Superintendencia Nacional de Salud. CAUSAS RIESGO DESCRIPCIÓN CONSECUENCIAS POTENCIALES *Resistencia al cambio Perdida de la memoria Procedimientos sin Insatisfacción de los usuarios (peticiones sin resolver), demandas, por parte del personal institucional por falta aplicar, mala tutelas, procesos disciplinarios, deficiencia en la atención a los de la entidad. de organización de los administración de la entidades de control, ineficiencia institucional, toma de decisiones * Desinterés frente a archivos de gestión documentación, equivocadas las políticas de gestión incumplimiento de documental políticas, personal que * Alta rotación del no se apropia de los personal que apoya procedimientos, poca las actividades de disponibilidad de archivo y recursos para cumplir correspondencia los requisitos, * Deficiencia en la archivos aplicación de los desorganizados, procedimientos que extraviados, mal definen las pautas manipulados. para la gestión Herramienta documental tecnológica * Dificultad para subutilizada, mal adoptar todos los manipulada, requisitos definidos imposibilidad para en la normatividad realizar tareas que Página 1 de 4 vigente * Desconocimiento por parte del personal de la entidad para el manejo de la herramienta tecnológica que apoya la gestión documental. * Herramienta tecnológica inflexible para la aplicación de mejoras. * La herramienta tecnológica no permite la trazabilidad a la gestión de los documentos. * La herramienta tecnológica no permite la alineación con los requerimientos de la policita estatal de cero papel. PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO FORMATO IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS VERSIÓN ASFT09 1 generen trazabilidad, la herramienta obliga en ocasiones a imprimir los documentos Página 2 de 4 PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO FORMATO IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS VERSIÓN ASFT09 1 * Deficiencia en el control de calidad en la digitalización de la documentación Generación de respuestas erróneas a los usuarios u organismos de control Documentos incompletos, legibles, desordenados * Dificultad para la ubicación de los documentos solicitados por los ciudadanos. *Imposibilidad de controlar la producción del proveedor que realiza la digitalización. Imposibilidad para atender eficaz y oportunamente los requerimientos de los usuarios u organismos de control Documentos extraviados, en mal estado, desorganizados, de difícil recuperación, mal clasificados, ineficiencia en la digitalización de los documentos Insatisfacción de los usuarios (peticiones sin resolver), demandas, tutelas, procesos disciplinarios, deficiencia en la atención a los entidades de control, ineficiencia institucional, toma de decisiones equivocadas Perdida o dificultad en la ubicación de la correspondencia y los documentos del Desatención a los requerimientos solicitados por la entidad, respuestas Insatisfacción de los usuarios (peticiones sin resolver), demandas, tutelas, procesos disciplinarios, deficiencia en la atención a los entidades de control, ineficiencia institucional, toma de decisiones equivocadas * Deficiente atención por parte del proveedor que Respuestas incompletas, mal elaborados, clientes insatisfechos no Página 3 de 4 administra el archivo de gestión y central. * Deficiente atención por parte del proveedor que presta el servicio de correspondencia PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO FORMATO IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS VERSIÓN ASFT09 1 archivo central y de por fuera de los gestión tiempos limites, respuestas incompletas, documentos mal clasificados, archivo desorganizado Entrega equivocada Correspondencia mal Reprocesos de entrega, horas hombre mal utilizadas de comunicaciones enrutada Página 4 de 4