Subido por sonia anapan

Protocolo de llenado del excel de metas 2020

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PROTOCOLO DE LLENADO DEL EXCEL “MONITOREO DE METAS POI 2020”
El presente documento buscar ser una guía que ayude a cada responsable de la DEA IEES a completar
el Excel “Metas 2020”. En él, se muestran cada una de las tareas definidas para el presente año,
organizadas por colores de acuerdo a la actividad operativa a la que respondan. Además, están
numeradas de acuerdo a tres elementos: el número de actividad operativa, el número de la cadena
presupuestal (cc) al que responde dicha actividad y al número de tarea según el POI. Por ejemplo,
la hoja 2.24.4 se desagregaría de la siguiente forma:
Actividad operativa
2
Fortalecimiento de capacidades en
IEES
CC
24
Gestión del fortalecimiento de
capacidades en IEES
Tarea
4
Capacitación
Se espera que el Excel sea completado antes del fin de cada mes. De ser posible, se debería llenar
el mismo día que se entregan las evidencias, ya sean informes, fichas de registros o demás
documentos. Esto, para adquirirlo como costumbre y evitar mayores atrasos. Es importante
mencionar que la misma persona responsable de una tarea es la que debe llenar el Excel
correspondiente. Así, el encargado de hacer el informe de la visita de sensibilización, por ejemplo,
debería ser el mismo que completa los datos en el Excel de esa visita.
Algunas hojas de las tareas serán llenadas por los especialistas de un área, los cuales se centrarán
en los espacios que están dentro del campo “A llenar por responsable de la evidencia”. Luego de
que un especialista entregue un documento de evidencia, la coordinadora de esa área deberá
verificar el documento ingresado para validar su contenido. Esta acción debe estar evidenciada en
el Excel en los espacios que están dentro del campo “A llenar por la coordinación”. Por último, un
especialista del área de GTI se encargará de validar que la evidencia se haya archivado de manera
correcta y que el Excel de monitoreo esté adecuadamente llenado.
Para el adecuado llenado de este instrumento, es necesario que se tenga claro los instrumentos que
proveen la información requerida. Respecto a ello, los encargados pueden guiarse de la celda
“Fuente de verificación”, la cual especifica el tipo de documento en el que se basa la evidencia del
logro de una meta.
A continuación, se explicará el llenado de los campos comunes en todas las hojas de trabajo.
1. Espacios comunes
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Fecha de ejecución: Fecha en la que se realizó la terea. Por ejemplo, la fecha en la que se
llevó a cabo una capacitación, asistencia técnica o visita de seguimiento pos acreditación. Si
el evento se llevó a cabo en más de un día, especificar todas las fechas.
Fecha de reporte de la evidencia: Fecha en que el responsable elaboró el documento que
evidencia la realización de la tarea. Por ejemplo, fecha en que se realizó el informe de
capacitación de una IES.
Responsable: Nombre del responsable de generar la evidencia. Esta debe ser la misma
persona que llena el Excel.
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Cargo: Cargo que ocupa el responsable dentro de la DEA IEES, tomando en cuenta los
cambios realizados a inicios del año 2020.
Tipo de evidencia: Se especifica el tipo de documento reportado: Informe, ficha de registro,
etc.
N° de evidencia: Es el código que reporta el SGD cuando se envía un documento
Ubicación o ruta en la carpeta compartida: Detalla la ubicación donde se puede encontrar
el documento reportado. En el caso esté en la carpeta compartida, colocar la ruta exacta y
no poner “carpeta compartida” solamente.
Cumple meta: El responsable del reporte de la evidencia especifica si la misma ayuda a
cumplir la meta planteada en el POI. Se debe colocar “si” o “no”, de acuerdo a lo que
considere.
N° meta: Debido a que muchas de las metas del POI están planteadas por Programa de
estudios, es posible que un informe incluya a varios de ellos. De ser este el caso, no se pide
que se haga un informe por cada Programa de estudios al que se llegué mediante una misma
intervención, sino que se pide un solo informe por intervención pero en este punto se debe
especificar a cuántos Programas de estudios se llegó, por lo que la meta sumaría más de 1.
2. Espacios específicos de cada tarea
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Tarea 1.18.1: Elaboración de documentos técnicos en IEES
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del tipo de
documento técnico que se reporte. Así, se podría evidenciar un documento técnico del Modelo de
Acreditación o uno de los dos documentos técnicos de soporte a generar.

Tarea 2.24.2: Sensibilización
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de
estudios al que se le hizo la visita de sensibilización, así como el nombre del Instituto al que
pertenece, el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe
colocar la región donde se realizó la visita.
La coordinadora del área de Autoevaluación es la encargada de revisar los informes de
sensibilización y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en
los recuadros en verde.
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Tarea 2.24.3: Registro CUI
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de
estudios inscrito en el registro CUI, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo
(tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Asimismo, se debe colocar la región
donde se realizó la visita. Por último, es crucial colocar tanto el número de CUI asignado como el
número de su expediente. Esto, con la finalidad de poder seguir un registro ordenado.
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Tarea 2.24.4: Capacitación
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de
estudios al que se capacitó, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico
o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región donde se realizó
la intervención. Por último, se colocará el número total de participantes alcanzado y el tipo de
participantes; por ejemplo, comités de calidad o evaluadores externos. Cabe recordar que pueden
evidenciarse más de un programa de estudios por informe.
La coordinadora del área de Autoevaluación es la encargada de revisar los informes de capacitación
y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los recuadros
en verde.
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Tarea 2.24.5: Asistencia técnica
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de
estudios al que se le ofreció asistencia técnica, así como el nombre del Instituto al que pertenece,
el tipo (tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región
donde se realizó la intervención. Asimismo, se colocará el número total de participantes alcanzado
y el tipo de participantes; por ejemplo, equipo directivo, jefes de calidad, etc. Por último, debido a
que se han programado dos (02) asistencias técnicas por cada programa de estudios, se colocará el
número de intervención a la que responde.
La coordinadora del área de Autoevaluación es la encargada de revisar las fichas de asistencia
técnica y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en los
recuadros en verde.
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Tarea 2.24.6: Formación de evaluadores externos
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del número total
de participantes alcanzado y el tipo de participantes; por ejemplo, evaluadores externos con
experiencia o invitados.
La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de
formación de evaluadores externos y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y
fecha de validación en los recuadros en verde.
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Tarea 3.27.2: Visita de verificación de evaluación externa
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de
estudios visitado, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o
pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región y el local donde se
realizó la intervención. Asimismo, se colocará el nombre de los miembros de la Comisión de
Evaluación Externa y la entidad evaluadora a cargo del proceso.
La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de
visita de verificación y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de
validación en los recuadros en verde.
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Tarea 3.27.4: Gestión de la Acreditación
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de
estudios evaluado, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo (tecnológico o
pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región y el local donde se
realizó la intervención. Asimismo, se colocará el nombre de los miembros de la Comisión de
Consistencia y la entidad evaluadora a cargo del proceso. Por último, es importante mencionar que
en la casilla “N° de evidencia”, se colocará el número de la resolución con la que se acredita o no al
programa.
La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de la
gestión de la acreditación y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de
validación en los recuadros en verde.
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Tarea 3.27.5: Supervisión de entidades evaluadoras externas
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación nombre del a
entidad evaluadora, la región donde ejerce sus labores y el número procesos de acreditación en los
que ha participado con el Sineace (N° supervisión).
La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de
supervisión de EEE y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación
en los recuadros en verde.
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Tarea 3.27.6: Seguimiento pos acreditación
El llenado de las evidencias de la ejecución de esta tarea implica la especificación del programa de
estudios al que se hizo seguimiento, así como el nombre del Instituto al que pertenece, el tipo
(tecnológico o pedagógico) y la gestión (público o privado). Además, se debe colocar la región donde
se realizó la intervención. Asimismo, se identificará el tipo de acreditación que obtuvo (acreditación
por el Sineace o reconocimiento), además de la fecha de la acreditación, el tiempo de vigencia y el
número de la resolución, de ser el caso. En la casilla “¿Envió informe anual?”, se colocará “Sí” si
envió el informe anual para el año 2020 y “no” si no lo hizo. Por último, en la siguiente casilla se
colocará una fecha aproximada para la visita de seguimiento del año 2021. De no requerir otra visita
por vencimiento de la acreditación, se colocará “se requiere renovar la acreditación”.
La coordinadora del área de Evaluación y Acreditación es la encargada de revisar los informes de
sensibilización y validar su contenido. Para ello, colocará su nombre, cargo y fecha de validación en
los recuadros en verde.
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