EL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del administrador. El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas que buscan aprovechar al máximo cada recurso que posee una empresa de forma correcta, rápida y eficaz. (Raffino, 2019). Puede ser entendido como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa, cuenta con una división cuadripartita: planificación, organización, dirección y control. Este proceso se caracteriza principalmente por: a. Estar formado por un conjunto de fases o pasos de manera cíclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea administrativa. b. En cualquier modelo que analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente encontraremos son las de planeación y control. c. El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia. d. Estimula la innovación y el progreso. e. Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial. La administración pública es la actividad racional, técnica, jurídica y permanente, ejecutada por el Estado, que tiene por objeto planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el funcionamiento de los servicios públicos; siendo parte cardinal de funcionamiento el proceso administrativo. Etapas del proceso administrativo El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), este es el modelo más común sin embargo suele tener variantes de acuerdo al ámbito en el que se desarrolle; estas etapas son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa. Usualmente, estas etapas se agrupan en dos fases, que son: Fase mecánica: En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo. Planificación ¿Qué se debe hacer? Organización ¿Cómo se debe hacer? Fase dinámica: Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente. Dirección ¿Cómo se está haciendo? Control ¿Cómo se realizó? 1. Planeación Se desarrolla un plan que contenga objetivamente las diferentes actividades futuras que se van a realizar; dicho plan deberá implementarse con una visualización previa tomando en cuenta cada característica de la cosa administrada para lo cual es recomendable realizar una investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA). Dentro de esta etapa se incluye Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado. Pronosticar, Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros. Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo. Con la planeación se trata de crear un futuro deseado, Robbins y De Cenzo afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes. La planificación se centra en principios de: previsibilidad, objetividad, medición (los objetivos serán más seguros cuanto más podamos apreciarlos cuantitativamente) de precisión, de flexibilidad, de unidad (se elaboran planes en cada una de las áreas de trabajo, pero estos planes existen para un solo plan general) y por ultimo rentabilidad. 2. Organización Robbins explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones. Samuel L. H. Burk indica que la organización es el análisis y el agrupamiento de todas las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, con el fin de proporcionar una estructura de deberes y responsabilidades”. Algunas de las actividades más importantes de la organización son: Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el opuesto indicado Subdividir cada tarea en unidades operativa Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector Proporcionar de materiales y recursos útiles a cada sector Se desarrolla bajo principios de: especialización, unidad de mando, equilibrio de autoridad-responsabilidad, dirección-control. DIRECCION Finch Stoner, Freeman, y Gilbert dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subsunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación. Las actividades más significativas de la dirección son: Ofrecer motivación al personal. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones. Considerar las necesidades del trabajador. Permitir la participación en el proceso de decisiones. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control. Se desarrolla bajo principios de: coordinación de intereses, impersonalidad del mando, principio de la vía jerárquica, resolución de conflictos, aprovechamiento de conflictos CONTROL El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua. Alegre, Berné Manero, & Galve Górriz; sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para desencadenar las acciones correctoras, que mantengan el sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos. Las actividades más importantes del control son: Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos. Definir e Iniciar acciones correctivas. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias. (Riquelme, 2019) Se orienta en el principio del carácter administrativo del control, principio de los estándares y principio de excepción. Conclusión La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada de modo que sea posible generar beneficios constantes y estables, dotando de eficiencia al ejercicio de las funciones de determinada empresa; para ello es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada etapa se apliquen de manera efectiva de acuerdo con las metas propuestas. (Alegre, Berné Manero, & Galve Górriz, 2000) (Finch Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996) (GestioPolis.com, 2003) (Raffino, 2019) (Riquelme, 2019) (Robbins, Administración, 2005) (Robbins & De Cenzo, Fundamentos de administración: conceptos esenciales y aplicaciones, 2009) Bibliografía Alegre, L., Berné Manero, C., & Galve Górriz, C. (2000). Fundamentos de economía de la empresa: perspectiva funcional. Editorial Ariel. Finch Stoner, J. A., Freeman, R. E., & Gilbert, D. R. (1996). Administración, . Pearson Educación. GestioPolis.com. (13 de Marzo de 2003). ¿Qué es proceso administrativo? Obtenido de https://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/ Raffino, M. E. (04 de Agosto de 2019). Proceso administrativo. Obtenido de Concepto.de.: https://concepto.de/proceso-administrativo/ Riquelme, M. (19 de Marzo de 2019). Proceso Administrativo (Etapas Y Características). Obtenido de Web y Empresas : https://www.webyempresas.com/procesoadministrativo/ Robbins, S. P. (2005). Administración. Pearson Educación. Robbins, S. P., & De Cenzo, D. A. (2009). Fundamentos de administración: conceptos esenciales y aplicaciones. Pearson Educación.
