Generacioìn Inteligente de Valor GRP IEA V10

Propuesta Generación inteligente de valor, a través de la reingeniería,
diseño, digitalización y mejora contínua de los procesos de la
Administración Pública en el
Instituto de Educación del Estado de Aguascalientes (IEA)
Versión 10
12 de febrero de 2020
Página 1 de 29 de la propuesta para la Generación inteligente de valor a través de la reingeniería, diseño,
digitalización y mejora continua de los procesos adjetivos del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA)
versión 10
Ciudad de México, a 12 de febrero de 2020
Atención:
Lic. Juan Francisco Larios Esparza
Secretario de Administración
Gobierno del Estado de Aguascalientes
Apreciable : Lic. Juan Francisco Larios Esparza
Por medio del presente, con agrado le hago llegar nuestra propuesta relativa a los
servicios de transferencia del conocimiento, coaching y logística, para la generación
inteligente de valor a través de la reingeniería, diseño, digitalización y mejora continua
de los Procesos de la Administración Pública en el Instituto de Eduación de
Aguascalientes (IEA).
La presente propuesta, incluye servicios de alta especialidad derivados de nuestra
gran experiencia en la materia y basados en técnicas de inteligencia artificial y
organizacional con lo cual, se establecerá en el “Instituto de Educación de
Aguascalientes (IEA)”, la habilidad grupal de aprender y de practicar efectivamente la
mejora continua de los procesos de seguimiento, supervisión y monitoreo ejecutivo.
Estamos a su disposición para cualquier duda o aclaración al respecto.
Reciba un cordial saludo de nuestra parte.
ATENTAMENTE
____________________________________
Ing. Marcos Gerardo Espinosa Muñoz
Director General
IT Complements
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digitalización y mejora continua de los procesos adjetivos del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA)
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Contenido:
Contenido:
Introducción.................................................................................................................................... 4
I.
II. Descripción de la metodología e infraestructura tecnológica a aplicar y los problemas
que resuelve........................................................................................................................................... 6
III.
Metodología ágil de trabajo (SCRUM) ................................................................................. 15
IV.
Funcionalidad general de los procesos a digitalizar .......................................................... 15
V.
Transferencia del conocimiento ................................................................................................ 20
VI.
Ciclo Inicial de Generación de Valor .................................................................................... 21
VII.
Ciclo Continuo de Generación de Valor .............................................................................. 22
VIII.
Calendario de ejecución del servicio: .................................................................................. 24
IX.
Precio del servicio ................................................................................................................... 25
X.
Términos y condiciones.............................................................................................................. 28
Anexo 1. Muestra de la Guía de Pruebas de Liberación ..................................................... 29
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I.
Introducción.
La lectura de este documento, llevará a la conclusión de que nuestra propuesta va
más allá de una típica reingeniería y digitalización de procesos debido a que se trata
del establecimiento de la habilidad grupal de aprender y de constantemente mejorar
el futuro a través del incremento constante de su valor, convirtiendo al “Instituto de
Educación de Aguascalientes” ( IEA ) en un Instituto inteligente.
Según Peter Senge, autor de la quinta disciplina y del pensamiento sistémico, una
organización inteligente es aquella que es capaz de aprender y continuamente
expande su capacidad para crear su futuro. El futuro de cualquier organización, o
dependencia, y en este caso del Instituto de Eduación de Aguascalientes (IEA), estará
determinado en la medida en que dicha organización aporte valor a sus clientes o
usuarios.
El Instituto de Educación de Aguascalientes, (IEA), incrementará su valor en el
mercado, a través de una eficaz coordinación, seguimiento y monitoreo de sus
procesos adjetivos y sustantivos, por lo que es necesario primero realizar una
reingeniería integral de dichos procesos.
Para tal efecto, en la presente propuesta, se contemplan los mencionados procesos
relacionados con la gestión , los cuales serán analizados, diagramados,
documentados y digitalizados bajo una misma metodología y plataforma tecnológica
basada en código abierto con lo cual se evitarán discontinuidades operativas,
interfaces complejas o actividades manuales que generan huecos de seguridad en la
información y deficientes controles operativos.
El entregable de esta propuesta consiste en los “Ciclos Inicial y Contínuo de
Generación de Valor” el cual comprende la reingeniería integral de procesos, su
diseño, documentación, digitalización y liberación a productivo.
Nuestra amplia experiencia en la materia, nos ha enseñado que una reingeniería
integral y la respectiva sistematización de los procesos diseñados, debe ser
acompañada de la implantación de un mecanismo eficaz y permanente de mejora
continua de dichos procesos. A la generación constante del valor entregado a los
usuarios consistente en las mejoras de los procesos, surgidas (estas mejoras) de la
experiencia y el aprendizaje adquirido en el ambiente productivo, le denominamos “El
Ciclo Continuo de Generación de Valor”.
Para habilitar la generación inteligente de valor a través de la reingeniería, diseño,
digitalización y mejora continua de los procesos en el Instituto de Educación de
Aguascalientes (IEA),
la presente propuesta inicia con la transferencia de
conocimiento de una metodología esbelta, para el diseño y documentación de
procesos conocida como la “Red Articulada de Procesos Digitales” perteneciente a la
plataforma informática Hotware. El conocimiento adquirido por el Instituto de
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Educación de Aguascalientes ( IEA ) en el diseño de procesos se complementará con
la transferencia del conocimiento,hacia su personal informático, en el uso de las
herramientas informáticas de código abierto para el mantenimiento operación de las
aplicaciones construidas que efectivamente sistematicen los procesos diseñados.
En la sección II de esta propuesta se describe dicha metodología, las características
de la infraestructura tecnológica a aplicar, así como los problemas que ésta resuelve.
En la seccion III de la presente propuesta se describe la metogología de trabajo agil
que hemos adoptado para el desarrollo de software.
En la sección IV se describe la funcionalidad general de los procesos a digitalizar
materia de esta propuesta.
El contenido general y la duración de los distintos seminarios que incluye esta
propuesta como parte de la capacitación continua, se describe en la sección V de esta
propuesta.
En la sección VI se describe el “El Ciclo Inicial de Generación de Valor” el cual consiste
de todas las actividades que se realizarán en las sesiones de reingeniería, así como
de los elementos de diseño de procesos que se producirán durante estas sesiones de
trabajo grupal. El diseño y documentación de procesos producidos en las sesiones de
reingeniería se entregan a la fábrica de software de la cual se describe su
funcionamiento y capacidades. Finalmente, para concluir este ciclo, se describe el
mecanismo de liberación a productivo y entrega del valor a través de las versiones
puestas a disposición de los usuarios.
En la sección VII se describe cómo el “Ciclo Continuo de Generación de Valor” inicia
con la captación, clasificación y documentación de hallazgos, fallas, omisiones y
experiencias que detonen la oportunidad de realizar lamejora continua de procesos la
cual generará el aprendizaje documentado el cual será un valioso activo de la
organización. Posteriormente, la fábrica de software producirá las modificaciones y
mejoras incrementando de valor de los aplicativos los cuales serán entregados a los
usuarios mediante sesiones de pruebas de liberación a productivo y capacitación.
El calendario general de actividades se describe en la sección VIII.
En la sección IX se presenta el precio de los servicios materia de esta propuesta con
la forma y fecha de pagos. Finalmente, en la sección X de esta propuesta, se
establecen los términos y condiciones generales.
En el anexo 1 de esta propuesta, se presenta una muestra de una guía de pruebas de
liberación.
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II.
Descripción de la metodología e infraestructura
tecnológica a aplicar y los problemas que resuelve.
Somos un grupo tecnológico/empresarial dedicado a la innovación, investigación y
desarrollo de tecnología nacional en la rama de la computación. Iniciamos hace 30
años mediante un proyecto de sustitución de importaciones fondeado por el Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnología. Tenemos fuertes vínculos con centros de
investigación y somos una empresa tractor de la Unidad de Desarrollo Tecnológico
TechnoPoli, del Instituto Politécnico Nacional.
Contamos con tecnología de punta para el desarrollo rápido de sistemas realmente
orientados a procesos empoderando al usuario, es decir: dando todo el control del
diseño, construcción y mejora contínua al dueño de los procesos. Todo esto, sin
depender de programadores especializados por lo que se obtienen resultados a la
medida de forma inmediata.
Nuestra especialidad es la digitalización del conocimiento en forma de procesos que
los propios usuarios, no informáticos, pueden realizar gracias a las avanzadas
técnicas que hemos aplicado como la inteligencia artificial para el manejo de la
complejidad.
La metodología y plataforma informática que se aplicará para este proyecto, está
basada en un exclusivo modelo esbelto para el diseño, digitalización e implantación
de procesos. Dicho modelo consiste en una Red Articulada de Procesos Distribuidos
y es conocido también como la metodología del espagueti. Los diseños resultantes
podrán ser construidos y ejecutados mediante una plataforma informática denominada
Hotware, consistente en las herramientas de software especializadas en cada una de
las etapas de la construcción del sistema informático resultante.
La plataforma informática Hotware está basada en software libre, genera y maneja
código abierto XML y usa datos abiertos,así como manejadores de bases de datos
libres como Postgres.
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La metodología del espagueti consiste fundamentalmente en dos etapas; la primera
es el diseño y documentación de procesos por parte del funcionario dueño de sus
procesos mediante un diagramador y descriptor de tareas y procedimientos muy
poderoso, pero de uso intuitivo y fácil de aprender. La segunda etapa es la
construcción y generación del sistema informático a partir de las descripciones del
funcionario. Esta actividad es realizada por personal con conocimientos básicos de
informática que no requiere tener conocimientos y experiencia en programación ya
que la plataforma provee de “legos” (partes pre-construidas y configurables) cuyo
acomodo en un ambiente fácil de usar, produce el sistema informático con la
funcionalidad precisa descrita por el funcionario no informático.
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Las herramientas tecnológicas que contiene la plataforma Hotware, para el diseño y
digitalización de procesos mediante la metodología del Espagueti son:
•
•
•
•
•
•
•
Diagramador de procesos.
Documentador de tareas y procedimientos.
Editor XML para la descripción y construcción de tareas.
Wizard intérprete de tareas.
Motor ejecutor de procesos. Con módulo de administración de usuarios y
asignación de roles.
Monitor de procesos. Con semaforización.
Gestor de documentos y expedientes electrónicos en arquitectura Hadoop.
La infraestructura tecnológica contemplada en este proyecto fue creada como una
solución a los siguientes problemas:
Problema: Falta de participación y control efectivo en el diseño y digitalización de
procesos por parte de los usuarios responsables de su operación.
La principal causa de este problema es la barrera cognitiva que se localiza entre
los dueños del proceso (los usuarios quienes los operan) y quienes los diseñan y
sistematizan. (los programadores quienes los digitalizan). Esta barrera consiste
fundamentalmente en el lenguaje y herramientas que usan éstos, no es
comprensible ni manejable por aquellos. Dichos lenguajes son el lenguaje
unificado de modelado (UML, por sus siglas en inglés, Unified Modeling Language)
es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en
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la actualidad. El otro lenguaje especializado en el modelado de procesos de
negocio en un formato de flujo de trabajo (Workflow) es el denominado Business
Process Model and Notation (BPMN) en español Modelo y Notación de Procesos
de Negocio, el cual es una notación gráfica de procesos estandarizada
mundialmente.
Solución: Se diseñó una metodología esbelta de procesos denominada “Red
Articulada de Procesos Distribuidos” conocida también como del “Espagueti”
la cual está basada en BPMN, pero con aplicación de técnicas de manejo de
complejidad, atomización, linealización y manejo de lenguaje natural con lo cual se
ha logrado la suficiente simplicidad, control y comprensión por parte del usuario no
informático dueño de los procesos a digitalizar.
Este método viene acompañado de las herramientas de software pertenecientes a
la plataforma denominada Hotware, que habilitan a dicho personal no informático
en el diseño y documentación de sus procesos haciendo posible un efectivo
empoderamiento del usuario al poder controlar el detalle funcional de sus procesos
digitalizados.
Problema: Ineficiencia y corrupción de las organizaciones verticales.
La verticalización de las organizaciones empresariales genera cotos de poder e
impide la clara visibilidad y control del flujo de los procesos transversales (los que
tocan varias áreas organizacionales) lo cual facilita la corrupción. Además, la
interoperabilidad entre un área y otra es generalmente muy problemática,
generando altos niveles de burocracia a tal grado que llega a atascar el flujo de los
procesos.
Solución: Una importante innovación aportada por la metodología del Espagueti
y que es el elemento fundamental de operación de los sistemas construidos en la
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plataforma Hotware, es el denominado escritorio virtual. Que es la (única) interfaz
universal de todos los usuarios. Mediante el cual los usuarios ejecutan, de manera
forzosa pero intuitiva y natural, las tareas protocolarias básicas del Work Flow:
recibir, revisar, rechazar, aceptar y turnar.
Estas tareas protocolarias “democratizan” la operación de las organizaciones ya
que los asuntos que van mal procesados (ejecutados), serán revisados,
descubiertos y rechazados por cualquiera de los ejecutantes sin necesidad de que
sea un jefe o directivo quien de una instrucción de corrección que generalmente
ocurre a destiempo. Con esto se detectan fácilmente los asuntos que van
“descarrilados” y se eliminan las tareas que se ejecutan fuera de proceso,
generalmente por tratarse actos de corrupción o bien de prácticas no alineadas a
la normatividad.
Además, cada escritorio virtual es supervisado por el monitor de procesos ya
integrado en la plataforma Hotware, encargado de medir el desempeño y de
generar alertas al detectar hallazgos tales como desviaciones al proceso, tiempos
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excedidos en la atención de algún asunto o rechazos continuos, identificando y
ubicando con toda precisión y oportunidad estos comportamientos en una etapa,
tarea y usuario específico.
Problema: El código de programación propietario genera obsolescencia y
dependencia.
Los lenguajes tradicionales de programación son propios de la plataforma
informática específica para los que fueron creados. Por razones comerciales, los
programadores tardan mucho tiempo en dominar un lenguaje específico de
programación generando barreras a la salida para que los programadores puedan
cambiarse y dominar otro lenguaje de programación correspondiente a otra
plataforma informática.
El gran riesgo estriba en la durabilidad del código de programación. Cuando
desaparece una plataforma informática del mercado o es superada por otra más
competitiva, la principal barrera para migrar hacia una nueva plataforma es la recodificación de las pantallas de captura, flujo del sistema y reglas de negocio,
elementos que alojan el conocimiento de la práctica operativa de la institución.
Solución: Código de programación abierto.
Adicionalmente al uso de herramientas de uso libre y de datos abiertos, la
programación de los sistemas incluyendo su flujo, pantallas de captura y las reglas
de negocio debe estar codificado en código abierto que no pertenezca a ningún
lenguaje de programación en particular. Por esta razón, en Hotware, toda la
codificación del sistema, incluyendo la documentación, reglas de negocio, así
como los documentos y expedientes electrónicos generados, se realizan en
lenguaje universal denominado XML (Extensible Markup Language o bien:
Lenguaje de Marcado Extensible). Esto, para asegurar la durabilidad del sistema
y aprovechamiento del conocimiento plasmado en la codificación de programación
de los sistemas. Además, el uso de la codificación descriptiva en XML de Hotware,
permitirá evolucionar a las nuevas tecnologías del futuro sin tener que volver a
codificar, evitando así la rápida obsolescencia del nuevo sistema.
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Problema: Conocimiento no documentado ni actualizado.
En términos generales y en el mejor de los casos, el conocimiento de las buenas
prácticas operativas se encuentra en las cabezas del personal experto y
experimentado y frecuentemente no se encuentra bien documentado ni
actualizado. La falta de sistematización y digitalización de procesos implica que la
ejecución, supervisión y en general de la calidad de la actividad operativa dependa
completamente de las personas, generándose una importante dependencia hacia
cierto personal y gran variabilidad y des continuidad en los niveles de desempeño
de las organizaciones.
Solución: Las herramientas de diseño y descripción de procesos de Hotware,
alineadas a la metodología del Espagueti, permiten documentar el conocimiento
operativo sin ambigüedad, con gran precisión, detalle, profundidad transaccional
y, sobre todo, forzando a la actualización al día de dicha documentación ya que es
a partir de esta documentación que se generan de forma directa los sistemas
informáticos que controlan los procesos operativos de las Organizaciones.
Mediante la infraestructura tecnológica que se aplicará en este proyecto, el usuario
dueño de sus procesos ya puede diagramar sus procesos y describir sus tareas
en lenguaje natural pero guiado por la herramienta de diseño de Hotware, para
que de forma intuitiva formalice la documentación de sus procesos con un gran
nivel de precisión llegando al detalle transaccional plasmando todas las reglas del
negocio.
De esta forma se logrará la homologación o estandarización de la documentación
completa de los procesos y tareas operativas logrando una excelente
administración del conocimiento dando como beneficio el tener siempre
actualizada la documentación del conocimiento con la colaboración activa de todo
el personal involucrado, la capacitación rápida y efectiva del nuevo personal y la
práctica de la mejora continua de los procesos evitando así la dependencia del
personal que posee y no comparte el conocimiento.
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Problema: Respuesta no oportuna a los cambios y necesidades funcionales.
La necesidad de programadores especializados encarece la digitalización de los
procesos y genera cuellos de botella resultando en tiempos de respuesta
inoperantes para las necesidades siempre cambiantes de los usuarios y
organizaciones.
Solución: El exclusivo componente tecnológico denominado “Wizard” que forma
parte de la plataforma Hotware, genera el sistema a partir de la descripción hecha
por el usuario y los constructores. Los beneficios de usar este componente son:
•
•
•
Elimina la necesidad de programadores; sólo se necesitan constructores;
personal técnico de rápida incorporación y entrenamiento en la notación XML.
Se obtiene una gran velocidad en la construcción de procesos digitalizados
punta a punta.
Abatimiento generalizado y sustancial del costo del diseño y digitalización de
procesos.
Problema: Gestión documental no digitalizada o desligada de los sistemas
informáticos.
Las tecnologías tradicionales con las que se desarrollan los sistemas informáticos
están cimentadas en las bases de datos dejando fuera de una sistematización y
digitalización integral a la gestión de documentos y expedientes que generalmente
se encuentran en papel o que, en caso de ya encontrarse digitalizados dichos
documentos y expedientes, se gestionan de forma independiente a los sistemas
informáticos que controlan la operación de las organizaciones. Adicionalmente a
esto, la mayoría de los sistemas informáticos actuales no implementan el flujo
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procesos BPMN, por lo que, en caso de existir diagramas y documentación de
procesos, éstos están desconectados de los sistemas informáticos usados por lo
que dicha documentación de procesos generalmente no corresponde a la realidad
operativa de las organizaciones.
Solución: El gestor nativo de documentos y expedientes de la plataforma Hotware,
que está completamente integrado a los procesos que se digitalizan. En el
siguiente diagrama se muestra cómo la capa de procesos contiene las cápas de
documentos y datos organizada en expedientes electrónicos multimedia con lo que
se evita la gestión documental independiente a la ejecución operativa de los
procesos digitalizados. Para la plataforma Hotware, los datos y documentos son
sólo el rastro informático y documental de que deja un asunto operado a través de
un proceso.
Adicionalmente, todos los documentos que genera la plataforma Hotware, están
codificados en el lenguaje XML (de Extensible Markup Language) lo que, en
conjunto de su lego especializado en el manejo de la firma electrónica y sello
digital, permite eliminar el uso del papel generando grandes ahorros además de
contribuir enormemente al combate contra la corrupción al eliminar la generación
de documentos apócrifos o generados fuera de los procesos.
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III.
Metodología ágil de trabajo (SCRUM)
Hemos adoptado como parte de las mejores prácticas en el desarrollo de software,
la metodología SCRUM para el: mapeo, diagramación, descripción, construcción
y pruebas de los sistemas orientados a procesos. Con el fin de:
1. Contar con la certeza en los tiempos de construcción.
2. Lograr un control efectivo a través del seguimiento periódico en los procesos
de planeación, construcción, verificación y mejora.
3. Fomentar el compromiso y participación del equipo de diseño y construcción.
4. Que a través de la división del trabajo, las capacidades de cada miembro del
equipo sean aprovechas de la mejor manera.
IV.
Funcionalidad general de los procesos a digitalizar
A continuación, se enlistan lo procesos a digitalizar mediante la ejecución del servicio
materia de esta propuesta:
GRP
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Adjudicación Directa
Cancelación Requsición de Bienes o Servicios
Capitalización de Obra
Catálogos de Configuración del Sistema
Devengado de Ingreso de Aportaciones por Ministrar
Devengado de Ingreso
Dispersión de Recaudación
Gestión de Actualizaciones de Almacén
Gestión de Adecuaciones al Presupuesto de Egresos
Gestión de Adecuaciones al Presupuesto de Ingresos
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o Gestión de Adecuaciones al Presupuesto Comprometido
o Gestión de Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores
o Gestión de Cancelación de Documento Único del Ejercicio del
Presupuesto
o Gestión de Cancelación de Proyecto de compra
o Gestión de Cancelación de Solicitud de Viáticos y Gastos por
Comprobar
o Gestión de Catálogos Presupuestales
o Gestión de Catálogos Programáticos
o Gestión de Catálogo Único de Beneficiarios
o Gestión de Catálogo de Recaudación
o Gestión de Cierre Presupuestal
o Gestión de Cierre de Periodo Mensual
o Gestión de Conciliación Bancaria
o Gestión de Consumo de Compromisos Anuales
o Gestión de Devolución de Ingresos (Solo Recaudado)
o Gestión de Emisión de Cuenta Pública
o Gestión de Estructura Clave Presupuestal de Egreso
o Gestión de Estructura del Catálogo de Artículos
o Gestión de Estructura de Catálogo de Recaudación
o Gestión de Estructura de Catálogos Presupuestales
o Gestión de Estructura de Catálogos Programáticos
o Gestión de Estructura Listado de Cuentas Contables
o Gestión de la Estructura Clave Presupuestal del Ingreso
o Gestión de la Ley de Ingresos Estimada
o Gestión de Liberación de Recurso de Orden de Compra o Contrato
o Gestión del Presupuesto de Egresos Aprobado
o Gestión de Modificación de techos de la Requisición
o Gestión de Modificación Listado de Cuentas Contables
o Gestión de Orden de Compra o Pedido
o Gestión de Ordén de Pago de Viáticos y Gastos por Comprobar
o Gestión de Orden de Pago (Ejercido y Pagado)
o Gestión de Pólizas
o Gestión de Proyecto de compra
o Gestión de Reclasificaciones Presupuestales del Ingreso
o Gestión de Reclasificaciones Presupuestales del Egreso
o Gestión de Requisición de Almacén
o Gestión de Requisición de Bienes o Servicios
o Gestión de Solicitud de Ampliación de Contratación
o Gestión de Solicitud de Cancelación de Ingreso Devengado no
Recaudado
o Gestión de Solicitud de Cancelaciones del Ingreso Recaudado
o Gestión de Solicitud del Ejercicio Amortización Deuda Pública
o Gestión de Solicitud del Ejercicio Directo Simultáneo
o Gestión de Solicitud de Viáticos
o Gestión de Solicitud de Cancelación de Contrato
o Gestión de Solicitud de Reducción de Contrato
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o Gestión de Solicitud de Cancelación de Recaudación Simultanea
o Gestión de Solicitud de Comprobación de Viáticos y Gastos por
Comprobar
o Gestión de Solicitud del Ejercicio Directo
o Gestión de Solicitud de Cancelación de Orden de Compra
o Gestión de Transacciones Extrapresupuestales
o Gestión de Validación de Viáticos y Gastos por Comprobar
o Gestión de Cancelación de Ingreso de Aportaciones Pendiente de
Recaudar
o Gestión de Cierre Contable
o Gestión de Compromisos Anuales
o Gestión de Contratación
o Gestión de Depreciaciones
o Gestión de Oficio de Comisión
o Gestión de Periodos Contables
o Gestión de Solicitud de Modificaciones al Patrimonio
o Gestión de Corte de Caja
o Gestión Anticipos
o Gestión de Solicitud de Gastos por Comprobar
o Invitación a Tres Proveedores
o ITP por Excepción
o Licitación Pública
o Modificación de Catálogo Único de Artículos
o Recaudación Simultanea de Ingresos
o Recaudación Simultanea Deuda Publica
o Recaudado de Ingreso de Aportaciones por Ministrar
o Recaudado de Ingreso
o Recepción de Activo Fijo
o Recepción de Bienes o Servicios
o Recepción de Materiales de Almacén
o Recepción de Obra Pública
o Reembolso Faltante de Viáticos
o Reintegro de Sobrantes de Viáticos
o Resguardo de Activo Fijo
o Solicitud de Cancelación de Compromisos Anuales
o Validación de la Documentación del Devengado
o Validación de Garantías
o Gestión de Catálogo de Cuentas Bancarias
Dichos procesos digitalizados, serán integrados a un sistema 100% orientado a
procesos basado en el modelo BPM (Business Process Management). Es decir;
sistematizará la gestión de procesos mediante un motor de workflow.
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La diferencia fundamental entre los aplicativos orientados a procesos, como los
construidos con Hotware, y los sistemas transaccionales tradicionales estriba en la
gestión nativa de procesos BPM a través del innovador “Estritorio Virtual” de “Hotware
Smart Cloud” que constituye la única interface del usuario. A continuación, se
presenta una tabla comparativa mostrando las diferencias entre un sistema orientado
a gestión de procesos, como los construidos en Hotware, y un sistema transaccional
tradicional:
Sistema tradicional:
Sistema de procesos:
Después de que el usuario entra al Después de que el usuario entra al
sistema, se presentan menús de sistema, se presenta el escritorio virtual
opciones del sistema.
como única interface para todos los
usuarios.
El usuario es quien indica al sistema El sistema es quien indica al usuario
qué actividad realizar y en qué orden de qué actividad realizar y en qué orden de
prioridad.
prioridad.
El sistema administra usuarios con El sistema administra roles asignados
permisos de acceso a los menús.
los usuarios.
Una modificación en los diagramas de Una modificación en los diagramas de
procesos no genera un cambio en el procesos se refleja en el sistema de
sistema.
forma inmediata.
El conocimiento operativo reside en las El conocimiento operativo reside en el
cabezas
de
los
usuarios sistema mismo ya que conocimiento
experimentados. El conocimiento tácito permanecerá documentado en el motor
se pierde cuando el personal de procesos.
experimentado
se
va
de
la
Dependencia.
La calidad de la operación depende de La calidad de la operación depende de
la permanencia de los usuarios la
madurez
de
los
procesos
experimentados.
digitalizados.
Los errores operativos se hacen Los errores operativos se detectan a
visibles demasiado tarde cuando es tiempo y se solucionan modificando
probable que ya no tengan solución.
(enseñándole) a los procesos para que
no vuelvan a ocurrir en el futuro.
La
mejora
continua
no
está La mejora continua es parte intrínseca
sistematizada.
de la operación y supervisión del
sistema.
Expediente Electrónico:
El sistema resultante incluirá un moderno repositorio que resguarda todas las
evidencias organizadas en expedientes electrónicos que contienen documentos,
fotos, videos con soporte de varios formatos.
Dichos expedientes integrarán toda la documentación relativa a los Procesos
(principio a fin). Dichos expedientes, serán ser construidos en formato XML y
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protegidos con sello digital, para garantizar su integridad. Se contará con un motor de
búsqueda que permita localizar y recuperar un expediente, a partir de palabras que lo
identifiquen.
Los expedientes electrónicos, tendrán la capacidad de resguardar todas las
evidencias objetivas de avances físicos en la impartición de los apoyos relativos a los
procesos a digitalizar ya que pueden manejar múltiples formatos de contenidotales
como XML, Word, Excel, PDF, CFDI, fotos y vídeo.
Medios de acceso al sistema:
El acceso y manejo del sistema podrá hacerse remotamente desde navegadores de
internet y dispositivos móviles.
Uso de Firma Electrónica:
El sistema permitiráel uso de la firma electrónica avanzada. la cual será plasmada
sobre los documentos electrónicos en formato XML que se desee proteger. Para tal
fin, se utilizarán los certificados digitales emitidos por el Servicio de Administración
Tributaria o bien se podrán usar los certificados digitales aportados por el Instituto de
Educación de Aguascalientes (IEA). El uso de la firma electrónica debe estar
previamente habilitado por la legislación y normatividad aplicable.
Inteligencia de negocios (BI):
La solución materia de esta propuesta, incluye una herramienta de inteligencia de
negocios (Business Intelligence) o equivalente, que permita satisfacer las necesidades
de análisis específico y generación de tableros de control con el propósito de fortalecer
el proceso de toma de decisiones.
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V.
Transferencia del conocimiento
Seminario de diseño de procesos:
Se incluye la impartición de un seminario para el diseño de procesos usando la
metodología de la Red Articulada de Procesos Digitales de Hotware. La duración de
este seminario será de 20 horas impartidas en 4 días hábiles en las instalaciones que
para este fin habilita el Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA). Este seminario
deberá de impartirse dentro de los diez días posteriores al arranque del proyecto. Al
término de dicho seminario se aplicará la evaluación correspondiente y, a los alumnos
que la aprueben, se les entregarán su certificado avalado por el fabricante de la
plataforma Hotware.
Seminario de construcción de procesos:
Para efectos de que el personal informático del Instituto de Educación de
Aguascalientes (IEA) quede totalmente habilitado para darle mantenimiento y
agregarle funcionalidad adicional al sistema, se incluye la impartición de un seminario
de construcción de procesos usando los descriptores de Hotware. Dicho seminario de
construcción tendrá una duración de 25 horas impartidas en 5 días en las instalaciones
que para este fin habilite el Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA). Los
asistentes a este curso deberán previamente haber aprobado el seminario de
certificación en el diseño y documentación de procesos mediante la metodología
denominada Red Articulada de Procesos Distribuidos. Al término del seminario de
construcción de procesos, se aplicará la evaluación correspondiente y, a los alumnos
que la aprueben, se les entregarán un certificado avalado por el fabricante de la
plataforma Hotware.
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digitalización y mejora continua de los procesos adjetivos del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA)
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VI.
Ciclo Inicial de Generación de Valor
Al primer entregable producto de la Reingeniería integral de procesos, su diseño,
documentación, digitalización y liberación a productivo, le denominamos el “Ciclo
Inicial de Generación de Valor”. Este ciclo incluye:
•
•
•
•
Sesiones de reingeniería de procesos
Digitalización de los procesos descritos en la sección IV de la presente
propuesta mediante la ejecución de Sprints bajo la metodología SCRUM:
o Documentación y descripción de tareas
o Construcción
o Pruebas y Experiencia del usuario (TUX)
Sesiones internas de pruebas de liberación
Entrega y liberación a productivo lo cual contempla las siguientes actividades:
o Sesiones de pruebas de liberación a productivo
o Capacitación a usuarios
El servicio de generación inicial de valor que ITC incluye en esta propuesta consiste
en:
Capacitación: 100% operado por ITC
Reingeniería de procesosrealizado por personal del Instituto de Educación de
Aguascalientes (IEA)con soporte y coaching impartido por ITC.
Fábrica de software: 100% operado por ITC con líneas de fabricación de
procesos relativos al seguimiento, supervisión y monitoreo de los procesos
descritos en la sección IV de la presente propuesta. Dicha línea de fabricación
consiste en:
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digitalización y mejora continua de los procesos adjetivos del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA)
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o Un arquitecto de procesos
o Un constructor senior
o Dos constructores junior
o Un documentador probador
o Un SCRUM Master
Entrega y atención a usuarios: realizado por personal del Instituto de Educación
de Aguascalientes (IEA) con coaching impartido por ITC.
VII. Ciclo Continuo de Generación de Valor
El “Ciclo Continuo de Generación de Valor” inicia con la captación, clasificación y
documentación de hallazgos, fallas, omisiones y experiencias que detonen la
oportunidad de realizar la mejora continua de procesos la cual generará el aprendizaje
documentado el cual será un valioso activo de la organización. Posteriormente, el
personal de informática del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA), producirá
las modificaciones y mejoras incrementando de valor de los aplicativos los cuales
serán entregados a los usuarios mediante sesiones de pruebas de liberación a
productivo y capacitación.
Este ciclo contiene las siguientes actividades:
•
•
•
Sesiones de mejora continua de procesos
Incremento de valor de los aplicativos por medio de la modificación de
aplicativos que podrá realizar el personal de informática del Instituto de
Educación de Aguascalientes (IEA)siguiendo la metodología aprendida en el
seminario de construcción:
o Documentación y descripción de tareas
o Construcción
o Pruebas y Experiencia del usuario (TUX)
Entrega y liberación a productivo lo cual contempla las siguientes actividades
realizadas por el personal del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA):
o Sesiones de pruebas de liberación a productivo
o Capacitación a usuarios
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digitalización y mejora continua de los procesos adjetivos del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA)
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El servicio de generación continua de valor que ITC incluye en esta propuesta consiste
en:
Capacitación: 100% operado por ITC
Mejora continuade procesosrealizado por personal del Instituto de Educación
de Aguascalientes (IEA)la con soporte y coaching impartido por ITC.
Fábrica de software: 100% operado por ITC con líneas de fabricación de
procesos. Dichas líneas de fabricación consisten en:
o Un arquitecto de procesos
o Un constructor senior
o Un constructor junior
o Un documentador probador y asu vez encargado de la mesa de ayuda
o Un SCRUM Master
Entrega y atención a usuarios: realizado por personal del Instituto de Educación
de Aguascalientes (IEA) con coaching impartido por ITC.
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digitalización y mejora continua de los procesos adjetivos del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA)
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VIII. Calendario de ejecución del servicio:
A continuación, se muestra el calendario estimado de ejecución de los servicios para
la generación inteligente de valor a través de la reingeniería, diseño, digitalización y
mejora continua de los procesos de administración de recursos financieros y
materiales del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA):
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IX.
Precio del servicio
Los importes que a continuación se muestran, están expresados en moneda nacional
y no incluyen el IVA por lo que deberá agregárseles el 16% del IVA.
El servicio de generación Inicial y Continuo de valor a través de la reingeniería, diseño,
digitalización de los procesosmotivo de la presente propuesta, tendrá un precio de
$23,100,000.00 M.N.+ IVA (veintitres millones cien mil pesos 00/100 M.N. más el
I.V.A.). El pago de este importe se realizará en cuatro etapas conforme a la siguiente
tabla:
Número
de
Descripción del entregable
entregable
Primero
Instalación y habiltación de la
Plataforma de Gobierno Inteligente
de Aguascalientes y del Sistema
Integral de Procesos Articulados
de la Administración Publica.
Transferencia del conocimiento:
• Seminario para el diseño de
procesos
usando
la
metodología de la Red
Articulada de Procesos
Digitales de Hotware. La
duración de este seminario
será de 20 horas impartidas
en 4 días hábiles en las
instalaciones que para este
fin habilita el Instituto de
Educación
de
Aguascalientes (IEA).
• Seminario de construcción
de procesos y manejo de la
plataforma para personal
informático del IEA. Con
duración de 25 horas
impartidas en 5 días en las
instalaciones que para este
fin habilite el Instituto de
Educación
de
Aguascalientes (IEA).
Fecha límite
de entrega
29 de febrero
2020
Importe + IVA
$ 6,930,000.00
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Instalación, en el servidor del IEA,
de la plataforma así como del
Sistema Integral de Procesos
Articulados de la Admnistración
Pública.
Segundo
Reingeniería integral de los
procesos de administración de
recursos financieros y recursos
materiales del IEA. Diseño, y
documentación
conforme
a
metodología de la Red Articulada
de procesos digitales de la
Hotware. Entregables:
Mapa de procesos
Diagramación de procesos
Documentación de cada
proceso
La reingeniería de procesos será
realizada con la participación
activa del personal del Instituto de
Educación de Aguascalientes
(IEA) con soporte y coaching
impartido
por
consultores
especialistas de ITC.
30 de abril
2020
$ 6,930,000.00
Tercero
Digitalización de los procesos
descritos en la sección IV de la
presente propuesta mediante la
ejecución de Sprints bajo la
metodología SCRUM:
• Documentación
y
descripción de tareas
• Construcción
• Pruebas y Experiencia del
usuario (TUX)
• Sesiones
internas
de
pruebas de liberación
• Entrega y liberación a
productivo
mediante
sesiones de pruebas de
liberación a productivo
Fábrica de software: 100%
operado por ITC. Dichas
líneas
de
fabricación
consisten en:
30 de junio
2020
$6,930,000.00
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digitalización y mejora continua de los procesos adjetivos del Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA)
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Cuarto
o Un
arquitecto
de
procesos.
o Un constructor senior
por línea.
o Dos constructores junior
por línea.
o Un
documentador
probador por línea.
o Un SCRUM Master
o Un consultor senior
especialista
en
contabilidad
gubernamental.
Ciclo Continuo de Generación de
Valor:
Salida a productivo. Captación y
atención a usuarios. Clasificación
y documentación de hallazgos,
fallas, omisiones y experiencias
que detonen la oportunidad de
realizar la mejora continua de
procesos. Este ciclo incluye:
• Sesiones
de
mejora
continua de procesos
• Incremento de valor de los
aplicativos por medio de la
modificación de aplicativos
que podrá realizar la fábrica
de
software
en
combiinación del personal
de informática del IEA
siguiendo la metodología de
la plataform..
18 de
diciembre
2020
Total (mas IVA):
$ 2,310,000.00
$ 23,100,000.00
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X.
Términos y condiciones
1. Los importesde la contraprestación de este servicio, no incluyen el impuesto al
valor agregado ni cualquier otra clase de impuesto aplicable por lo que deberá
agregarse.
2. La vigencia de la presente propuesta es de 60 días naturales a partir de su
entrega.
3. El servicio aquí propuesto, no incluye equipo de cómputo, hardware,
infraestructura de red local, servicio de internet.
4. El servicio aquí propuesto, no incluyeel licenciamiento de cualquier
herramienta, software o componente ajeno a la plataforma denominada
Hotware. Ejemplo de lo no incluido son: servidores, el sistema operativo,
antivirus, suite de Office, entre otros.
5. ITC, entregará al Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA) el código
fuente de los programas aplicativos que se desarrollen durante la ejecución del
servicio. Este entregable consistirá en código abierto XML.
6. ITC, instalará al Instituto de Educación de Aguascalientes (IEA) la herramienta
de software denominada Hotware la cual cuanta con una licencia de uso
usuarios ilimitados y a perpetuidad a favor del Gobierno del Estado de
Aguascalientes.
7. El personal que participe en la impartición de este servicio, no quedarán
impedidos para realizar proyectos similares, o con funcionalidad similar, a otras
empresas, personas o dependencias de gobierno.
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Anexo 1. Muestra de la Guía de Pruebas de Liberación
A continuación, se presenta una muestra parcial de la guía de pruebas que deberá
generarse de común acuerdo según los procesos a digitalizar y liberar materia de esta
propuesta:
Guía de pruebas de liberación
DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO DE EGRESOS
CONFORMIDAD CON LA
FUNCIONALIDAD
SI
1.
NO
Configuración
1.1. Definición de la clave presupuestal de Egresos e Ingresos
1.1.1. Definición de las Claves Presupuestales de Egresos e Ingresos, elementos y longitud.
1.1.2. Definición de elementos de Identificación: País, Estado, Municipio, Dependencia, Ejercicio. (Prefijo para información
de consolidación o salida).
1.1.3. Definición de Clasificación Administrativa: UR, departamentos, niveles jerárquicos para generar CECO/CEGE.
1.1.4. Definición de Clasificación Funcional/Programática: FI, FU, SF, FX, AI, PP, PI, PRI, Extra.
1.1.5. Definición de Clasificación Económica: CRI, COG, TG, FF, FONDO, CEI, Extra.
1.1.6. Definición de Clasificación Geográfica.
2.
X
Importación de Catálogos
2.1 Clasificador administrativo
2.1.1 Centro de costo (CECO)
X
2.2 Clasificadores Funcionales Programáticos
2.2.1 Clasificador funcional (Finalidad, función y subfunción)
X
2.2.2 Catálogo Función de atención
X
2.2.2 Catálogo de Actividad Institucional
X
2.2.3 Catálogo Programa Institucional
X
2.2.4 Catálogo de proyectos de Inversión
X
2.2.5 Catálogo de Programa Presupuestario
X
2.3 Clasificadores económicos
2.3.1 Clasificador por Objeto del Gasto
X
2.3.2 Clasificador por tipo de Gasto
X
2.3.3 Clasificador por Fuente de Financiamiento
X
2.3.4 Clasificador por Fondo de Financiamiento
X
2.4 Clasificadores de extensión auxiliar
2.4.1 Catálogo de Proyecto o Programa transversal
X
2.4.2 Catálogo de Rubros de Seguro Popular
X
2.4.3 Clave de Género
X
2.5 Catálogo de servidores públicos
X
2.6 Mantenimiento a catálogos
X
2.7 Configuración de la interrelación entre elementos presupuestales
X
2.9 Catálogo de documentos y reportes (Asociados a servidores públicos)
X
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