FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 ACTA 204 ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DEL FONDO DE EMPLADOS DEL INSTITUTO TECNICO FEINTEC FLORENCIA – CAQUETÁ FECHA: HORA: LUGAR: 15 DE MARZO DEL 2014 8:00 A.M YURUPARY Siendo las 10:15 AM del día 15 de marzo del 2014 en el sitio acordado, se dio inicio a la asamblea General Ordinaria de Socios de Empleados del Instituto Técnico FEINTEC, la cual fue convocada por el presidente dando cumplimiento al artículo 32 de los estatutos que rigen el Fondo para rendir informes y elegir nueva Junta Directiva. ORDEN DEL DÍA: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Himno del Cooperativismo Llamado a lista y verificación del Quorum Lectura del acta anterior Elección de Presidente y Secretario para la Asamblea Nombramiento de un comité verificador de acta Refrigerio Informe de: 7.1 Contador 7.2 Presidente 7.3 Gerente 7.4 Comité de Control Social 7.5 Comité de Crédito 7.6 Comité de Bienestar y Solidaridad 7.7 Comité de educación. 8. Aprobación de los informes 9. ELECCION DE la Junta Directiva y Comités (Control Social, Crédito, educación, Bienestar y Solidaridad) Nombramiento de revisor fiscal. 10. Proposiciones y varios 11. Almuerzo. FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 Se puso en consideración el Orden del Día y fue aprobado por unanimidad. 1. HIMNO AL COOPERATIVISMO Se interpretó el himno al cooperativismo. 2. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUORUM Se llamó a lista y contestaron: ACEVEDO CESAR, CAMARGO ANA OLIDIA, CÁRDENAS EDOLIO, CASTAÑO MARÍA ALICIA, CASTRO PÉREZ GLORIA, CÓRDOBA NOHORA, CUBILLOS AMANDA, DÍAZ LUZ MARINA, FIERRO CUEVAS ALBA LUZ, FIERRO CUEVAS JOSÉ YECID, FLÓREZ DORA AMANDA, GRAJALEZ ORTIZ LUIS ALBERTO, LOAIZA RAMÍREZ LUZ MARINA, LÓPEZ CORREA YOLANDA, LÓPEZ NUNILA, LOZANO DUBER ELÍAS, MARTÍNEZ ISABEL, MARTÍNEZ MARÍA RUBIELA, MENA ORTIZ JESÚS ALITO, MONTEALEGRE LEONARDO, MORALES LUIS CARLOS, MOSQUERA JESUCITA, MUÑOZ JOSÉ MILLER, OCHOA MAURO, REINA ROBINSON, RENTERÍA EDGAR EMILIO, ROJAS JHON HAMILTON, RUBIANO JAMIR, RUIZ HERLMER FABIÁN, RUIZ GUARACA OLIVERIO, TRIVIÑO MARÍA GLADYS TOVAR RICARDO, VARGAS MIRYAM CECILIA, VÁSQUEZ SONIA ELENA, se comprobó la asistencia de socios, necesaria para cumplir el quorum según el artículo 39 de los estatutos, además se leyó una (1) justificación de ausencia, presentadas por escrito que allego la siguiente socia: MARÍA JUDITH URREGO. 3. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR Se leyó el acta anterior, la cual se puso en consideración de los asociados. Ninguno sugirió ningún tema, por lo anterior se aprobó por unanimidad. 4. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO PARA LA ASAMBLEA Se procedió al nombramiento del presidente y secretaria para el ejercicio de la asamblea, voluntariamente se postularon las señoras ALBA LUZ FIERRO CUEVA y MARIA ALICIA CASTAÑO. 5. NOMBRAMIENTO DE UN COMITÉ VERIFICADOR DE ACTA Se realizó el nombramiento del comité verificador el cual fue conformado por los señores ACEVEDO CESAR Y LEONARDO MONTEALEGRE para poder proseguir con la actividad. FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 6. REFRIGERIO Se les dio un receso de 20 minutos para deleitar un pasa-bocas, luego de cumplir el tiempo determinado se comprobó asistencia nuevamente. 7. INFORME DE: 7.1 CONTADOR Hace aclaraciones de la visión general del 2013 apuntando que fue un año de muchos altibajos porque las personas que se retiraron del fondo dejaron un gran vacío económico, más o menos ocho personas retiradas que hacían grandes aportes , el comparativo nos muestra lo que disminuyo. Tenemos una caja menor de $201.509 pesos En bancos hay $4´445.887.78 y vemos que hay una disminución comparado con el año anterior, Un certificado de depósito de ahorro a término fijo desde el 2009, más o menos según balance, por un valor de $2´800.000.oo. Certificado que hace las veces de colchón a lo que se tiene en banco, pero no hay un documento que demuestre su existencia. Aparece en la contabilidad.En los estatutos se debe contemplar el ahorro por ventanilla para que los pensionados no se retiren del fondo. En cartera de créditos los préstamos emergentes son los más delicados porque fácilmente se le olvida pagar al socio o no pueden hacerlo, alrededor de 30 consignaciones se han hecho de Enero a Diciembre y no somos adivinos ya que no hacen llegar los recibos y entonces aparecen consignaciones con fecha y cantidad pero sin el nombre del que lo hace. Hay un equipo que ya no se utiliza y debe dar de baja. Se tiene en enseres y equipos $2´053.762.oo Cuando los socios aportan el 60% va para patrimonio y el 40% son pasivos (ahí están deudas por pagar);el patrimonio no se debe disponer para gastos varios. El Patrimonio con que cuenta el fondo es de $ 126.268.808.94 representados de la siguiente forma: APORTES SOCIALES $108.094.079.08 RESERVAS $11.524.987.06 FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 FONDO DE DESTIINACION ESPECIFICA RESULTADO DEL EJERCICIO $153.488.40 $6.496.254.40 Gastos generales son de $ 26.804.806.46 Gastos legales de $140.000 de años atrás (hay que hacer depuración contable) De retención en la fuente se quedó debiendo $26.oo y este dinero se guarda porque no hay necesidad de pagarlos. Por aportes de salud y riesgos profesionales de la secretaria se quedó debiendo desde Diciembre y se le empezó a pagar desde Julio por ley $32.183.oo que es de pasivo Hay una reserva de protección de $11´514.000.oo, un fondo especial donde se gastó de más $1.000.oo. De recreación y gastos $1´000.000.oo Fondo de protección $6´496.000.oo es el 20% por si llega a una pérdida es un colchón contable. Los ingresos operacionales fueron $24´703.839.oo y no operacionales financieros fueron $507.598.00 Los ingresos totales $25.211.437.oo Este año va a ser crítico porque los gastos fueron mayores que los ingresos Los gastos de administración, de personal y de provisiones es de un total de $25´027.000.oo De gastos no operacionales: por manejodel banco de nuestro dinero hay que dar el cuatro por mil, con un total de $294.000.oo Por multa de declaración de renta que no se había presentado, de impuestos y complementarios $534.000.oo y quedamos en rojo en $1´243.684.oo Por depreciación, por programas o por activos de uso, hay consignaciones que están pendientes $4´451.296.oo y también pagos retardados de la secretaría de educación. FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 Todas las platas están circulando y algunos consignan y no están presentando los recibos, Hay alrededor de $4´400.000.oo en consignaciones que no tienen dueño y al banco no podemos llevarles problemas de inconsistencias o no pagos y por eso se da un alto margen de error a pesar que el mismo pagador ha insistido en ese problema y solo los administrativos pueden solucionar. BALANCE COMPARATIVO CUENTA DISPONIBLE INVERSIONES CUENTA POR COBRAR CLIENTES CARTERA DE CREDITOS CUENTAS POR COBRAR PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO AÑO 2013 ANO 2012 4,647,396.78 16,161,362.24 2,800,000.00 2,800,000.00 92,220,558.93 92,220,558.93 29,417,902.63 21,543,493.63 27,312,295.00 29,191,272.00 2,053,762.00 1,532,244.00 DEPOSITOS (27,023,128.40) (2,479,667.60) (5,159,978.00) - (828,000.00) (10,000,00) CUENTAS POR PAGAR FONDO SOCIALES CAPITAL SOCIAL RESERVAS FONDOS DE DESTINACION ESPECIFICA RESULTADOS DEL EJERCICIO OPERACIONALES NO OPERACIONALES GASTOS DE ADMINISTRACION NO OPERACIONALES IMPUESTO DE RENTA (108,094,079.08) (135,977,163.88) (11,524,897.00) (11,524,987.06) (153,488.40) (1,626,373.72) (6,496,294.40) (5,826,229.37) (24,703,839.00) (25,177,316.00) (5,075,998.00) 25,027,121.68 1,243,684.78 5,340,000.00 (55,074.00) 19,121,411.80 553,469.03 381,000.00 El contador sugiere tener una secretaria de tiempo completo ya que el fondo va en crecimiento. Y se hace necesario un revisor fiscal ya que el manejo de dineros es un asunto muy delicado. Se da por aprobado el informe. FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 7.2 PRESIDENTE ALITO MENA tomo la palabra para dar su informe aclarando que asumió el cargo con un gran compromiso personal de eficiencia y servicio pero visualizó al fondo en un punto caótico ya que no fueron claros en la entrega y se empezó a recoger datos de su funcionamiento y a encaminarlo por donde debía seguir. Se hizo vinculación legal al contador y secretaria, y se trabajó en analizar procesos para lograr una organización con herramientas claras a la gerencia. Se nombró una secretaria auxiliar del área contable y ha mejorado bastante la administración en lo económico teniendo resultados esperados. Lo primero que hizo la auxiliar es que se abrió un sitio de internet y allí se colgaron los estatutos; se adquirió una cámara de video. La negación de créditos era común, ahora se analizan muy bien los motivos y se han saneado en lo posible, se habilitó un código para hacer más eficiente el trabajo y se pagaron extras al contador para tener más claridad en cuestiones contables. Se adecuó un poco la oficina y se procuró que los socios pasaran lo mejor en el paseo a Piscilago Algunos socios son muy descuidados en las obligaciones mínimas para con el fondo pues hasta los regalos que se les otorga por parte del fondo ni van a recogerlos. (Pasó con las anchetas). Se ha solucionado un poco el problema de los deudores morosos y sobre los recibos de pagos Según lo ha apreciado el contador, falta información sobre nombres de algunas consignaciones pero no tenemos claridad con lo que expresó el contador de la necesidad del revisor fiscal y el problema de la Superintendencia, él no fue claro con el fondo en ese aspecto. No hemos aceptado que se le dejen cuotas a la secretaria para que ella las pague ya que eso fue uno de los problemas graves de la administración pasada. Se aprueba por unanimidad. FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 7.3 GERENTE Se ha hecho el mayor esfuerzo por hacer cumplir los estatutos y dar respuesta a las solicitudes de deudas legales. No se ha podido dar el informe a la superintendencia, el último año fue en el 2010 ya que no se ha podido habilitar el programa para solucionar el impase. Se han hecho los pagos oportunos de ley y se ha luchado por un buen desempeño de las tareas contables entre ellas cobro a los deudores morosos. El Fondo paga la licencia de Siigo cada año y con este pago se tiene tres visitas de mantenimiento del sistema, en una de estas visitas sugirió el Técnico de Siigo un cambio de computador puesto que este no tenía la capacidad para el buen funcionamiento de software. Se aprueba por unanimidad el informe. 7.4 COMITÉ DE CONTROL SOCIAL Empieza aclarando que terminó la administración solo ella (Luz Marina Loaiza) porque Ma. Del Carmen Macías nunca se presentó y Yolanda Cuellar se retiró. La desorganización de la administración pasada se solucionó y se hizo control cancelando contratos a personal no idóneo. Uno de los problemas principales que se dio fue que no firmaban créditos sino que daban visto bueno. No se han hecho pagos continuos y a los deudores morosos se le han hecho llegar cartas presionando para que sean cumplidos en estos pagos como también se han hecho algunos ajustes en créditos emergentes para que sean más eficientes y seguros de recoger. Por ignorancia de los socios y especialmente de la administración es que no nos enteramos de los problemas contables y van apareciendo errores que no podemos visualizar, por eso se hace necesario recibir capacitación del programa SIIGO. También sugiere que se contrate un profesional que se ocupe de dar solución a los problemas que está presentando el fondo y que nadie se apersona en solucionar. Este se aprobó por unanimidad. 7.5 COMITÉ DE CRÉDITO FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 Algunos socios no tienen carpetas con las cuentas claras y seguimiento de créditos y los cuatro millones que aparecen sin saber el dueño es de consignaciones que han hecho y no tiene nombre. Hay actualmente 115 préstamos emergentes en $100´400.000.oo y se ha facilitado a algunas personas que no han podido cancelar hacer cruce de cuentas. Se trató de organizar un poco el problema de las consignaciones sin nombre revisando fechas con los tiempos y valores de las mismas, hay algunas que fue imposible reconocer. Se aprobó el informe. 7.6 COMITÉ DE BIENESTAR Y SOLIDARIDAD No pudo estar pero dejó el informe, he sabido por todas las ayudas a deportes y las compras de regalos para cumpleaños y anchetas, algunas están que no se han reclamado. Se aprobó por unanimidad sin ninguna objeción. 7.7 COMITÉ DE EDUCACIÓN El señor Edolio expuso que había creado un portal de internet para dar solución a los problemas de información. S aprobó el informe. 8. APROBACIÓN DE LOS INFORMES La aprobación de cada informe se dio en cada una de las rendiciones respectivas. 9. ELECCION DE LA JUNTA DIRECTIVA Y COMITÉS (CONTROL SOCIAL, CRÉDITO, EDUCACIÓN, BIENESTAR Y SOLIDARIDAD) NOMBRAMIENTO DE REVISOR FISCAL. JUNTA DIRECTIVA PRINCIPALES NOMBRE RICARDO TOVAR CEDULA 17.646.123 FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 MAURO OCHOA CORREA CESAR ACEVEDO AGREDO SONIA ELENA VÁSQUEZMONTES ISABEL MARTÍNEZ MARTÍNEZ 17.634.732 18.590.716 35.252.552 27.275.679 SUPLENTES ALBA LUZ FIERRO CUEVAS JOSÉ MILLER MUÑOZ VALENZUELA ALITO MENA ORTIZ EDOLIO CÁRDENAS MAVESOY DUBER ELÍAS LOZANO RODRIGUEZ 26.617.785 17.626.710 11.790.346 40.768.648 17.649.365 COMITÉ DE CONTROL SOCIAL PRINCIPAL MARIA RUBIELA MARTÍNEZ VANEGAS DORA AMANDA FLOREZ USECHE MARÍA ALICIA CASTAÑO ARENAS 24.575.957 24.806.290 28.814.848 SUPLENTES COMITÉ DE CONTROL SOCIAL LUZ MARINA DÍAZ JHON HAMILTON ROJAS LLANO EDGAR EMILIO RENTERÍA PALOMEQUE 30.515.125 17.644.436 11.789.558 COMITÉ DE CRÉDITO PRINCIPAL ISABEL MARTÍNEZ MARTINEZ JOSE MILLER MUÑOZ VALENZUELA DUBER ELIAS LOZANO RODRIGUEZ 27.275.679 17.626.710 17.649.365 FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 COMITÉ DE BIENESTAR Y SOLIDARIDAD PRINCIPAL SONIA ELENA VÁSQUEZ MONTES 17.649.365 COMITÉ DE EDUCACIÓN CESAR ACEVEDO AGREDO EDOLIO CÁRDENAS MAVESOY 18.590.716 40.768.648 REVISOR FISCAL El Código de comercio en su artículo 203 establece quienes deben tener revisor fiscal: 1) Las sociedades por acciones; 2) Las sucursales de compañías extranjeras, y 3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del veinte por ciento del capital. De otra parte, la ley 43 del 90, en su Art. 13, parágrafo 2 contempla: Será obligatorio tener Revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos. Por lo anterior no cumplimos con los requisitos para tener la Figura del revisor Fiscal. TODOS LOS ANTERIORMENTE ELEGIDOS ACEPTAN LOS CARGOS. FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 10. PROPOSICIONES Y VARIOS Yesid dice que solo con una demanda de pérdida el banco expide un documento del certificado o devuelve el dinero pero el contador sugiere que se debe aumentar esa cantidad porque es un colchón para los depósitos en el banco que lo exige la ley. Ese certificado deja $24.000 de interés. Oliverio Ruiz dice que se podría utilizar un talonario de recibos para cancelar en el banco y así se puede hacer seguimiento, el banco nos puede facilitar el talonario. Ricardo Tovar dice que de lo que quedó consignado del año pasado, hacer la consulta al banco para depurar esas consignaciones con los datos de valor y fecha. Ricardo Tovar pide explicación de “que si el fondo crece porque los informes muestran lo contrario” Duber Lozano dice: Propone manejar la cuenta del banco en internet para que los asociados hagan las consignaciones desde su casa, la presidente encargada aclara que lo único que mejora las consignaciones a tiempo es ante todo la responsabilidad. Ricardo Tovar preocupado dice: nos puede intervenir y sancionar la superintendencia de economía solidaria y se debe cuanto antes dar solución; puede ser viajando a Bogotá y allí directamente exponer el problema para su urgente solución, cuestiona que ya van tres asambleas y el problema no se ha tratado con la delicadeza que se merece Miller Muñoz expone que los cobros no pasan de cartas y los deudores morosos se debieran judicializar y se debe castigar esa cartera morosa. Robinson Reina dice que escucha que se excedieron en gastos de bienestar y quiere saber qué pasó? Ricardo Tovar dice que para solucionar el impase de la superintendencia se debe hacer una solicitud por escrito y llevar clara las situaciones con sustentaciones lógicas y que sea cuanto antes. Ricardo quiere recibir información acerca de las medidas que se han tomado con respecto a los socios que tienen mora de hasta 48 cuotas y se concluye que no se ha hecho nada. FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO FEINTEC FLORENCIA –CAQUETÁ PERSONERÍA JURÍDICA No.0296 NIT: 828.000.709-7 11. ALMUERZO Siendo las 2:45 P.M se dio por terminada la asamblea. La presente acta fue leída y puesta en consideración aprobó por unanimidad. de los asistentes y se Agotado el orden del día se dio por terminada la asamblea siendo las 2:45 P.M del mismo día. En constancia firman: NOTA: La presente acta es fiel copia de la original. ALBA LUZ FIIERRO CUEVAS C.C 26.617.785 YAGUARA PRESIDENTE MARÍA ALICIA CASTAÑO C.C 28.814.848 LIBANO SECRETARIA