CONTABILIDAD II TEMA I. CAJA Y BANCOS SIGNIFICADO DE LOS SALDOS. AUXILIARES DE BANCO. CONCILIACIONES BANCARIAS. LOS AJUSTES EN LAS CONCILIACIONES. MARISOL DEL CARMEN ESCOBAR GUZMÁN LIC. CONTADOR PÚBLICO MODULO II CP. PAULO GONZÁLEZ HERNANDEZ TEMA I. CAJA Y BANCO ¿Por qué conceptos se carga y se abona en caja y banco? CAJA SE CARGA: SE ABONA: Al principio del ejercicio Durante el ejercicio Del valor de la existencia en efectivo. Del valor del dinero efectivo que se egrese de la caja. Durante el ejercicio Del valor del dinero que se ingrese en caja. Al terminar el ejercicio Del valor de los faltantes en efectivo. Al terminar el ejercicio Del valor de su saldo, para saldarla. Del valor de los sobrantes en efectivo. BANCO SE CARGA: SE ABONA: Al principio del ejercicio Durante el ejercicio Del valor de la existencia depositada en los Del valor de cheques expedidos a cargo bancos en cuenta de cheques. de distintos bancos. Del valor de cantidades que los bancos Durante el ejercicio carguen en nuestra cuenta de cheques Del valor de los depósitos en cuenta de por concepto de comisiones, cobranzas, cheques. etc. Del valor de los intereses que los bancos abonen en nuestra cuenta de cheques. Al terminar el ejercicio Del valor de su saldo para saldarla. ¿Cuál es el significado de sus saldos? En la caja el saldo es deudor y expresa el valor de la existencia en efectivo. Un saldo de caja es la cantidad de dinero disponible en una cuenta bancaria. Un saldo positivo en la cuenta indica el efectivo disponible para realizar compras, mientras que un saldo negativo muestra un exceso de deudas provocadas en la cuenta. Una cuenta con un saldo negativo se dice que está sobregirada. Un saldo de efectivo no incluye los depósitos en una cuenta bancaria que la entidad financiera controladora aún tiene que verificar, porque el titular de la cuenta no puede retirar esos fondos como dinero en efectivo. En el banco el saldo es deudor y expresa el valor de las ventas de mercancía a crédito pendientes de cobro. El saldo bancario puede ser a favor del cliente o a favor de la entidad bancaria. De este modo, cuando la suma del haber es superior a la del debe, el saldo es acreedor o a favor del cliente, lo que implica la existencia de fondos a su favor. Por su parte, cuando la suma del debe es superior a la del haber, el saldo de la cuenta bancaria es deudor o a favor del banco. ¿Qué es la conciliación bancaria y el auxiliar de banco? ¿Cuál es su formato? La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. La conciliación bancaria se genera debido a que las transacciones no son registradas por la empresa y el banco en el mismo momento. Modelo de Conciliación Bancaria Saldo según estado de cuenta + Cargos del banco no correspondidos por la empresa y cargos de la empresa no correspondidos por el banco - Abonos del banco no correspondidos por la empresa y abonos de la empresa no correspondidos por el banco = Saldo según auxiliares. EJEMPLO DE CONCILIACION BANCARIA La Mexicana, SA de CV Número de cuenta 8428783-0 Conciliación bancaria al 31/01/2013. Saldo Estado de Cuenta Bancario $ ( + ) Depósitos no registrados en el Estado de Cuenta Bancario $ 6,100.00 31/01/2013 Ventas de contado $ 6,100.00 ( + ) Retiros no registrados en Libros de Contabilidad $ 7,964.00 26/01/2013 Cheque devuelto $ 7,895.00 31/01/2013 Comisiones del mes $ 60.00 31/01/2013 IVA $ 9.00 ( – ) Retiros no registrados en Estado de Cuenta Bancario $ 11,000.00 20/01/2013 Ch.059 Renta del mes $ 6,500.00 31/01/2013 Ch.062 Honorarios profesionales $ 2,500.00 31/01/2013 Ch.063 Reposición de caja chica $ 2,000.00 ( – ) Depósitos no Registrados en Libros de Contabilidad 31/01/2013 Pago de intereses 865.00 $ $ 350.00 350.00 Saldo Estado de Cuenta Bancario Ajustado $ 3,579.00 Saldo Libros de Contabilidad $ 3,579.00 Diferencia $ 0.00 Se denomina registro auxiliar de bancos al instrumento que posee una empresa destinado solo y únicamente a incluir operaciones relacionadas con el giro de cheques, depósitos, cargos y/o abonos efectuados al banco y proporcionar información sobre el saldo de libre disponibilidad por cada operación realizada. El libro auxiliar de banco, al no ser un libro oficial, adopta el rayado que considere cada entidad, de acuerdo con sus necesidades de información. El rayado más simple se presenta como un cuadro dividido en cuatro columnas, en las que se anota en forma continua: La fecha. El concepto de la operación bancaria (depósito, retiro, nota de cargo, nota de abono, saldo inicial, saldo final, etc.) Las cantidades que aumentan o disminuyen la cuenta corriente (DEBE – HABER). El saldo respectivo (DEUDOR- ACREEDOR). FORMATO DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCO EJEMPLO La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares. Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. Errores del banco al liquidar determinados conceptos. ¿Cómo son los ajustes provenientes de la conciliación bancaria? Efectuada la conciliación de la cuenta del banco, procede luego hacer los ajustes necesarios en los libros de la empresa, para que la cuenta del mayor muestre, efectivamente, el saldo correcto encontrado. Los asientos ajustes se harán tomando como base la siguiente información derivada de la conciliación: Partidas no registradas por la empresa: Notas de Débito y Notas de Crédito. Errores u omisiones de la empresa. En resumen, los asientos de ajuste permiten normalizar los valores de la cuenta Banco una vez que se ha realizado el procedimiento de conciliación. Las notas de débito se registran haciendo un abono (crédito) a la cuenta Banco con cargo a la cuenta que recibirá el concepto de la disminución de efectivo realizada por el banco. Las notas de crédito se registran haciendo un cargo (debito) a la cuenta Banco con abono a la cuenta que recibirá el concepto del incremento de efectivo realizado por el banco. Para corregir los errores u omisiones en libros de la empresa a través de un asiento de ajuste, es preciso conocer a través de la conciliación si el error va sumando o restando los valores de banco: o Si el error va sumando saldo de banco, significa que en el asiento de ajuste Banco recibirá un cargo (debito). o Si el error va restando saldo de banco, significa que en el asiento de ajuste Banco recibirá un abono (crédito).
