Todo acto administrativo debe tener un expediente como antecedente. El expediente administrativo está conformado por una serie de formalidades: - Formalidades frecuentes o etapas: deben cumplirse siempre y son indispensables para la tramitación. - Formalidades especiales: etapas del trámite que puede tener o no tener lugar, de acuerdo con cada caso. El inicio de un expediente administrativo puede realizarse de oficio o a petición de cualquier persona física o jurídica, pública o privada que invoque un derecho subjetivo o un interés legítimo. ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO 1 La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho tiene la facultad de determinar, registrar y caratular la documentación como trámite interno o expediente administrativo Los agregados, desgloses, acumulación y desacumulación en papel son facultad de la Mesa de Entradas y debe ser solicitados a esta dependencia. El servicio de Mesa de Entradas será en encargado de controlar que la documentación recibida, que formará parte del expediente, cumpla con determinados requisitos. Dentro de ese control, se tienen en cuenta los siguientes pasos: a) Controlar que se cumpla con los requisitos exigidos por las normativas vigentes, es decir, confeccionar la carátula correctamente con nombre y apellido de las partes interesadas y el órgano con responsabilidad primaria encargado del trámite y el plazo para su resolución. b) Registrarlo. c) Armar y foliar el expediente. ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO 2 Los expedientes administrativos serán compaginados en cuerpos foliados de doscientas (200) fojas útiles como máximo. Los cuerpos continuarán con la foliatura correlativa y cada uno tendrá su número de orden, por ejemplo 2.° Cuerpo, 3.° Cuerpo, etc. La creación de cuerpos subsiguientes es facultad de Mesa de Entradas, incluyendo en cada cuerpo constancia de su apertura. Los cuerpos de un expediente siempre viajan juntos. Cuando se realiza una transferencia, se debe aclarar en el remito la cantidad de cuerpos que contiene y dejar registro de ello. La foliatura debe tener las siguientes características: a) Correlación: todas las actuaciones deben foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso con más de un cuerpo de expediente. b) Constancia de copias: las copias de notas, informes o disposiciones que se agreguen junto con el original NO se foliarán, pero deberán ser identificadas con un sello con la inscripción «es copia». Sólo se foliarán los originales. c) Orden cronológico: la foliatura debe disponerse en el orden correlativo a su incorporación. Con relación a la foliatura y refoliatura debe tenerse en cuenta que: ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO 3 Las hojas que integren un expediente administrativo se foliarán sellando el margen superior derecho, siendo la única foliatura válida. La Dirección de Mesa de Entradas es la única autorizada para proceder a refoliar actuaciones, por sí, o previa solicitud efectuada por autoridad jerárquica. Se realiza cuando un expediente contiene documentación que corresponde a otro expediente. Esta puede ser incluida en un expediente ya existente o generar uno nuevo. El desglose de una actuación se debe solicitar a la Dirección de Mesa de Entradas, quien reemplazará por copias certificadas los folios desglosados, confeccionando una providencia donde conste la fecha del acto, el número de expediente y el área que lo solicitó. Cuando las fojas desglosadas pasan a integrar otro expediente, se debe dejar una providencia como constancia en el expediente en el que se desglosaron. ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO 4 Si el pedido de desglose es para dar inicio a un nuevo expediente, los folios desglosados estarán precedidos por una providencia en la que figure la dependencia que lo solicita, las actuaciones de las que proceden, la cantidad de fojas con que se inicia el nuevo expediente y los motivos de desglose. La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho está autorizada para realizar acumulación o desacumulación de expedientes por sí misma o a pedido de alguna dependencia. La acumulación es la unión temporaria de dos o más expedientes que por su correspondencia y relación permitirán llegar a una conclusión o decisión. Mientras subsista esta situación cada expediente conservará su identificación y foliatura, pero se dejará expresa constancia en cada uno de los expedientes que están unidos en forma temporaria, y quedará debidamente registrado. Si el expediente acumulado debiera incorporarse definitivamente se denominará expediente «agregado». Siempre se agrega el expediente nuevo al viejo, para lo cual Mesa de Entradas y Despacho confeccionará y firmará una providencia en la que constará la identificación del expediente agregado y la cantidad de folios que lo componen. ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO 5
