Subido por Juan Miguel Magarin Gonzalez

Presentacion Project 2016

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Preliminares
JUAN SEBASTIÁN CARDONA GIRALDO
Ingeniero Informático
Especialista en Gerencia Integral
Certificaciones:
•
•
•
Microsoft Specialist
Microsoft Certified Specialist
Microsoft Certified Technology Specialist
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Preliminares
Presentación de asistentes
-Expectativas, inquietudes, dudas
-Experiencia con Project en cualquiera de sus versiones
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AGENDA
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Qué es Project, para qué sirve?
Repasos de conceptos básicos
Introducción de Project. Entorno.
Navegación de Project. Vistas. Tablas. Barra de herramientas.
Ajustes iniciales de programación.
Creación de un cronograma de actividades
• Clasificación de tareas
• Duración de tareas
• Vínculos entre actividades
Recursos
• Tipos de recursos
• Tipos de tareas
• Asignación de actividades
• Revisión de sobreasignaciones y sub-asignaciones
Línea Base
Ejecución
• Ejecución de cronograma
• Métodos de seguimiento de actividades y proyectos
Talleres
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Definiciones: Proyecto
“Un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal” PMI®
Es decir, tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se
logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto.
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Definiciones: Programa
Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada
para obtener beneficios y control que no se obtendrían si se dirigieran de manera
individual.
Los programas como los proyectos, son medios para alcanzar los objetivos y metas
de las organizaciones comprendidas dentro de la planeación estratégica definida.
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Definiciones: Portafolio
Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para
facilitar la gestión efectiva de ese trabajo a fin de cumplir con los objetivos
estratégicos del negocio.Los componentes del portfolio no tienen por qué ser
interdependientes o estar directamente relacionados.
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Definiciones: Gerencia de Proyectos
Es la aplicación de un
conjunto de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y técnicas
a las actividades para
lograr un resultado.
Las herramientas de
Administración de
Proyectos sirven para
proporcionar a los
miembros del equipo de
trabajo la estructura,
flexibilidad y control
necesarios para alcanzar
resultados balanceando
todas las restricciones
del proyecto
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Definiciones: Elementos del Proyecto
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Ciclo de Vida del Proyecto
INICIACIÓN – PLANEACIÓN – EJECUCIÓN – CONTROL - CIERRE
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Presentación
¿Qué es PROJECT?
Aplicación que esta diseñada para permitir a los directores de proyectos crear y
administrar proyectos. Además tendrá a su disposición herramientas de
programación y seguimiento, Microsoft Project Professional ® provee a los
directores de proyectos de capacidades para la gestión de recursos y del
portafolio de proyectos.
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¿Qué es Project?
Aplicación que esta diseñada para ofrecer unas sólidas herramientas
de administración de proyectos que permite funcionalidad y
flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor
eficacia y eficiencia.
Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación
y las finanzas del proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de
proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los
conocidos programas del sistema Microsoft, las eficaces opciones de
elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas
flexibles.
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Opciones Project
Archivo  Opciones | Programación
•
•
•
Semana laboral
Hora de comienzo y fin, horas por día, horas por semana, días por mes
Programación de tareas: Automáticamente
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Opciones Project
Proyecto Cambiar tiempo de trabajo
•
•
•
Crear nuevo calendario
Definir horario laboral
Ajustar días laborales y no laborales
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Definición Calendario Laboral
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Opciones Project
Archivo  Opciones General
•
Ubicar en formato de fecha, una opción que tenga la hora
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Información del Proyecto
Proyecto  Información del proyecto
Programar a partir de
•
Fecha de Comienzo
•
Calendario: Asociar el previamente creado.
•
Prioridad
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Definición: Tareas
Son paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una tarea
debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha
de entrega definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta
para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificación
temprana de los problemas.
Work Beakdown Structure.
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición
jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será
ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del
proyecto y crear los productos entregables requeridos.
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Definición: Tareas
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Definición: Tareas
Resumen
DEFINICION
DEBEN IR
Agrupan
Subtareas.
En sustantivo
Cla sifica ción de Ta rea s
Norma les Crítica s
Hitos
Repetitiva s
Tienen Holgura,
No tienen
Marcan un con periodos de
se pueden
Holgura,
evento
repetición y
retrasar
indispensables. importante.
fechas fijas
En participio
En infinitivo
En infinitivo
En Plural
pasado
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Definición: Duraciones
“Longitud de tiempo que toma desde la fecha de inicio a la fecha
de fin de una tarea”
Tipos de duraciones:
–
–
–
Hábiles. Ejm 2d, 3m.
Transcurrida. Ejm 2dt, 3mt.
Estimada. Ejm 2d?, 3m?.
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Definición: Tareas Inactivas
Permite cancelar una tarea pero conservar un registro de la tarea en el plan del
proyecto. A esto se le denomina Desactivar la tarea. La tarea permanece en el
plan del proyecto pero no afecta a la disponibilidad del recurso,
la programación del proyecto o el modo en que las demás tareas están
programadas.
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Definición: Vínculos
Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas
vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha inicio de todas
las tareas será la misma que la fecha desde la que se va a
programar el proyecto
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Definición: Tipos de vínculos
“Es el orden que se establece entre ellas para que tengan un lugar y momento”
FC
CC
FF
CF
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Definición: Posposición
El tiempo de posposición es un retraso o adelanto entre tareas que tienen una
dependencia.
Puede especificar el tiempo de adelanto o posposición en forma de duración o
como un porcentaje de lo que dure la tarea predecesora
Se debe colocar
Si se desea
adelantar una forma negativa
tarea, el tiempo
o el porcentaje
Si se desea
atrasar una
forma positiva
tarea, el tiempo
o el porcentaje
EJEMPLO
-2 Días, -15%.
2 Días, 15%.
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Definición: Gestión de Hitos
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un
proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que
tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También
puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración.
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Definición: Relaciones de Tareas
Las relaciones entre las diferentes clases de tareas deben de ser de la siguiente
manera:
RELACIONES PERMITIDAS
RELACIONES NO PERMITIDAS
TAREA(*) A TAREA
RESUMEN A TAREA
TAREA A HITO
TAREA A RESUMEN
HITO A TAREA
HITO A RESUMEN
RESUMEN A HITO
RESUMEN A RESUMEN
HITO A HITO
(*) NORMAL O CRITICA
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Definición: Restricciones
Restricciones (delimitaciones)
Flexibles
(lo antes posible)
No flexibles
(Comenzar el …)
Moderadas
(No comenzar antes del …)
Fecha de restricción
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Definición: Recursos
TIPO
Trabajo
Material
Costo
FUNCION
Función del tiempo
Función del consumo
Función del costo
UNIDAD DE ASIGNACION
% de tiempo que el recurso estará
asignado a la tarea
Hoja de Rec.: Etiqueta de
Material = Unidad de Medición.
Ej. Bultos, Metros
Viáticos, tiquetes de avión,
bonificaciones, comisiones
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Definición: Tipos de Tareas
Con estos tipos se controla cualquier variación de la ecuación estándar
Trabajo = Duración(Horas) * %Unidades Asignación
Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que
los recursos asignados permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el
trabajo de una tarea.
.
Tareas de duración fija: Tarea en la que la duración es un valor fijo que no
resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las
unidades asignadas (es decir, los recursos).
Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor
fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la duración de la
tarea ni por el número de unidades (o recursos) asignadas.
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Asignación de Recursos
Es la asociación de una tarea específica con el recurso concreto que es
responsable de finalizar la tarea.
–
–
Recurso: Asignar Recursos
En Gantt, dividir y activar Formulario de Tareas
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Sobreasignación de recursos
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Resolver sobreasignaciones
Recomendaciones
1
Reducir la duración de una tarea para que los recursos asignados
dispongan de más tiempo para otras tareas.
2
Dividir una tarea.
3
Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso.
4
Asignar más recursos a tareas para redistribuir el trabajo
5
Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado.
6
Quitar un recurso sobreasignado de una asignación.
7
Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso.
(vista Uso de recursos)
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Técnicas: Crashing
Esta técnica analiza los costos y el cronograma para determinar como obtener
la mayor cantidad de compresión del cronograma por el menor incremento del
costo.
Es tratar de involucrar más recursos en actividades de ruta crítica para reducir
duraciones.
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Técnicas: Fast Tracking
Proceso para comprimir la duración total del proyecto ejecutando algunas
actividades en paralelo y que fueron programadas inicialmente Fin – Comienzo.
1.
2.
3.
4.
Posiblemente necesite recursos extras ya que se incrementa el número de
tareas en el mismo período de tiempo.
No necesariamente incrementa los costos puesto que el número de recursos
no varía, lo que cambia es su asignación en el tiempo.
Puede generar Re- trabajos, si una actividad genera un cambio en el
proyecto esto puede modificar el trabajo de actividades que esten en
ejecución y habian sido planeadas bajo otros supuestos.
Se incrementa el riesgo.
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Organizador de equipo
Ofrece a los jefes de proyecto mayor visibilidad y control sobre el trabajo de su
equipo.
Se muestra una fila para cada recurso del proyecto. A la izquierda, aparecen los
nombres de los recursos. Todas las tareas asignadas a un recurso aparecen en la
misma fila a la derecha. Las tareas de recursos que no tengan fecha de inicio o
fecha de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre del recurso.
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Costos de los recursos
La estimación de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los
recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto.
Los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se
llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos (trabajadores
y equipos). En algunos casos, “el éxito” de un proyecto se puede medir por el
acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los
costos presupuestados o previstos.
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Costos de los recursos
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Costos de los recursos
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Ruta Crítica
La ruta crítica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la
fecha de finalización del proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se
retrasa todo el proyecto.
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Ruta Crítica
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Línea Base
Compromiso que el equipo adquiere en cuanto al manejo de los tiempos.
Sirve para medir, analizar y tomar decisiones sobre el rendimiento del
proyecto.
Project cuenta actualmente con 11 líneas de base, cuando se trabaja en
ambiente servidor se protege desde la línea de base 0 hasta la línea de
base .
Proyecto / Establecer Línea de base
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Línea Base
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Seguimiento y Control
Métodos de Seguimiento
Fechas
Porcentajes
% Completado : Duración
Fechas de Comienzo Real y Fin
Real
% Trabajo completado: Trabajo
% Físico completado: Costos
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Seguimiento y Control
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