Preliminares JUAN SEBASTIÁN CARDONA GIRALDO Ingeniero Informático Especialista en Gerencia Integral Certificaciones: • • • Microsoft Specialist Microsoft Certified Specialist Microsoft Certified Technology Specialist 2/45 Preliminares Presentación de asistentes -Expectativas, inquietudes, dudas -Experiencia con Project en cualquiera de sus versiones 3/45 AGENDA • • • • • • • • • • Qué es Project, para qué sirve? Repasos de conceptos básicos Introducción de Project. Entorno. Navegación de Project. Vistas. Tablas. Barra de herramientas. Ajustes iniciales de programación. Creación de un cronograma de actividades • Clasificación de tareas • Duración de tareas • Vínculos entre actividades Recursos • Tipos de recursos • Tipos de tareas • Asignación de actividades • Revisión de sobreasignaciones y sub-asignaciones Línea Base Ejecución • Ejecución de cronograma • Métodos de seguimiento de actividades y proyectos Talleres 4/45 Definiciones: Proyecto “Un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal” PMI® Es decir, tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto. 5/45 Definiciones: Programa Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si se dirigieran de manera individual. Los programas como los proyectos, son medios para alcanzar los objetivos y metas de las organizaciones comprendidas dentro de la planeación estratégica definida. 6/45 Definiciones: Portafolio Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.Los componentes del portfolio no tienen por qué ser interdependientes o estar directamente relacionados. 7/45 Definiciones: Gerencia de Proyectos Es la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades para lograr un resultado. Las herramientas de Administración de Proyectos sirven para proporcionar a los miembros del equipo de trabajo la estructura, flexibilidad y control necesarios para alcanzar resultados balanceando todas las restricciones del proyecto 8/45 Definiciones: Elementos del Proyecto 9/45 Ciclo de Vida del Proyecto INICIACIÓN – PLANEACIÓN – EJECUCIÓN – CONTROL - CIERRE 10/45 Presentación ¿Qué es PROJECT? Aplicación que esta diseñada para permitir a los directores de proyectos crear y administrar proyectos. Además tendrá a su disposición herramientas de programación y seguimiento, Microsoft Project Professional ® provee a los directores de proyectos de capacidades para la gestión de recursos y del portafolio de proyectos. 11/45 ¿Qué es Project? Aplicación que esta diseñada para ofrecer unas sólidas herramientas de administración de proyectos que permite funcionalidad y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas del sistema Microsoft, las eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles. 12/45 Opciones Project Archivo Opciones | Programación • • • Semana laboral Hora de comienzo y fin, horas por día, horas por semana, días por mes Programación de tareas: Automáticamente 13/45 Opciones Project Proyecto Cambiar tiempo de trabajo • • • Crear nuevo calendario Definir horario laboral Ajustar días laborales y no laborales 14/45 Definición Calendario Laboral 15/45 Opciones Project Archivo Opciones General • Ubicar en formato de fecha, una opción que tenga la hora 16/45 Información del Proyecto Proyecto Información del proyecto Programar a partir de • Fecha de Comienzo • Calendario: Asociar el previamente creado. • Prioridad 17/45 Definición: Tareas Son paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los problemas. Work Beakdown Structure. La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. 18/45 Definición: Tareas 19/45 Definición: Tareas Resumen DEFINICION DEBEN IR Agrupan Subtareas. En sustantivo Cla sifica ción de Ta rea s Norma les Crítica s Hitos Repetitiva s Tienen Holgura, No tienen Marcan un con periodos de se pueden Holgura, evento repetición y retrasar indispensables. importante. fechas fijas En participio En infinitivo En infinitivo En Plural pasado 20/45 Definición: Duraciones “Longitud de tiempo que toma desde la fecha de inicio a la fecha de fin de una tarea” Tipos de duraciones: – – – Hábiles. Ejm 2d, 3m. Transcurrida. Ejm 2dt, 3mt. Estimada. Ejm 2d?, 3m?. 21/45 Definición: Tareas Inactivas Permite cancelar una tarea pero conservar un registro de la tarea en el plan del proyecto. A esto se le denomina Desactivar la tarea. La tarea permanece en el plan del proyecto pero no afecta a la disponibilidad del recurso, la programación del proyecto o el modo en que las demás tareas están programadas. 22/45 Definición: Vínculos Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha inicio de todas las tareas será la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto 23/45 Definición: Tipos de vínculos “Es el orden que se establece entre ellas para que tengan un lugar y momento” FC CC FF CF 24/45 Definición: Posposición El tiempo de posposición es un retraso o adelanto entre tareas que tienen una dependencia. Puede especificar el tiempo de adelanto o posposición en forma de duración o como un porcentaje de lo que dure la tarea predecesora Se debe colocar Si se desea adelantar una forma negativa tarea, el tiempo o el porcentaje Si se desea atrasar una forma positiva tarea, el tiempo o el porcentaje EJEMPLO -2 Días, -15%. 2 Días, 15%. 25/45 Definición: Gestión de Hitos Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración. 26/45 Definición: Relaciones de Tareas Las relaciones entre las diferentes clases de tareas deben de ser de la siguiente manera: RELACIONES PERMITIDAS RELACIONES NO PERMITIDAS TAREA(*) A TAREA RESUMEN A TAREA TAREA A HITO TAREA A RESUMEN HITO A TAREA HITO A RESUMEN RESUMEN A HITO RESUMEN A RESUMEN HITO A HITO (*) NORMAL O CRITICA 27/45 Definición: Restricciones Restricciones (delimitaciones) Flexibles (lo antes posible) No flexibles (Comenzar el …) Moderadas (No comenzar antes del …) Fecha de restricción 28/45 Definición: Recursos TIPO Trabajo Material Costo FUNCION Función del tiempo Función del consumo Función del costo UNIDAD DE ASIGNACION % de tiempo que el recurso estará asignado a la tarea Hoja de Rec.: Etiqueta de Material = Unidad de Medición. Ej. Bultos, Metros Viáticos, tiquetes de avión, bonificaciones, comisiones 29/45 Definición: Tipos de Tareas Con estos tipos se controla cualquier variación de la ecuación estándar Trabajo = Duración(Horas) * %Unidades Asignación Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que los recursos asignados permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea. . Tareas de duración fija: Tarea en la que la duración es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir, los recursos). Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la duración de la tarea ni por el número de unidades (o recursos) asignadas. 30/45 Asignación de Recursos Es la asociación de una tarea específica con el recurso concreto que es responsable de finalizar la tarea. – – Recurso: Asignar Recursos En Gantt, dividir y activar Formulario de Tareas 31/45 Sobreasignación de recursos 32/45 Resolver sobreasignaciones Recomendaciones 1 Reducir la duración de una tarea para que los recursos asignados dispongan de más tiempo para otras tareas. 2 Dividir una tarea. 3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso. 4 Asignar más recursos a tareas para redistribuir el trabajo 5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado. 6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignación. 7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso. (vista Uso de recursos) 33/45 Técnicas: Crashing Esta técnica analiza los costos y el cronograma para determinar como obtener la mayor cantidad de compresión del cronograma por el menor incremento del costo. Es tratar de involucrar más recursos en actividades de ruta crítica para reducir duraciones. 34/45 Técnicas: Fast Tracking Proceso para comprimir la duración total del proyecto ejecutando algunas actividades en paralelo y que fueron programadas inicialmente Fin – Comienzo. 1. 2. 3. 4. Posiblemente necesite recursos extras ya que se incrementa el número de tareas en el mismo período de tiempo. No necesariamente incrementa los costos puesto que el número de recursos no varía, lo que cambia es su asignación en el tiempo. Puede generar Re- trabajos, si una actividad genera un cambio en el proyecto esto puede modificar el trabajo de actividades que esten en ejecución y habian sido planeadas bajo otros supuestos. Se incrementa el riesgo. 35/45 Organizador de equipo Ofrece a los jefes de proyecto mayor visibilidad y control sobre el trabajo de su equipo. Se muestra una fila para cada recurso del proyecto. A la izquierda, aparecen los nombres de los recursos. Todas las tareas asignadas a un recurso aparecen en la misma fila a la derecha. Las tareas de recursos que no tengan fecha de inicio o fecha de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre del recurso. 36/45 Costos de los recursos La estimación de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. Los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos). En algunos casos, “el éxito” de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos. 37/45 Costos de los recursos 38/45 Costos de los recursos 39/45 Ruta Crítica La ruta crítica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalización del proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el proyecto. 40/45 Ruta Crítica 41/45 Línea Base Compromiso que el equipo adquiere en cuanto al manejo de los tiempos. Sirve para medir, analizar y tomar decisiones sobre el rendimiento del proyecto. Project cuenta actualmente con 11 líneas de base, cuando se trabaja en ambiente servidor se protege desde la línea de base 0 hasta la línea de base . Proyecto / Establecer Línea de base 42/45 Línea Base 43/45 Seguimiento y Control Métodos de Seguimiento Fechas Porcentajes % Completado : Duración Fechas de Comienzo Real y Fin Real % Trabajo completado: Trabajo % Físico completado: Costos 44/45 Seguimiento y Control 45/45 www.sistemas-expertos.com