DOCUMENTO ADMINISTRATIVO JUNTA DE ANDALUCIA

TEMA 15
1. DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE
ANDALUCÍA
1.1. Concepto:
La actividad administrativa de la Junta de Andalucía, como ocurre en cualquier otra
Administración Publica, se materializa en documentos.
Los documentos administrativos, por tanto, son el soporte de los distintos actos de
las Administraciones Publicas.
Los documentos administrativos cumplen dos funciones fundamentales:
– Función de constancia: el documento administrativo asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Con ellos queda garantizada
la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus
posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
– Función de comunicación: los documentos administrativos sirven como medio de
comunicación de los actos de las Administraciones Publicas. Dicha comunicación es tanto
interna (entre las unidades que componen la organización administrativa) como externa (de
la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones).
Se entiende por documento público administrativo, los documentos válidamente
emitidos por los órganos de las Administraciones Publicas. Cada Administración Pública
determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de
expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados. Está regulado en el
Decreto 204/1995, que ya hemos visto en el tema anterior.
Por tanto, el emisor de un documento administrativo (aquél que lo produce) es
siempre uno de los órganos que integran la organizacion de una Administracion Publica.
En consecuencia, no podrán catalogarse como documento administrativo, aquellos
documentos que hagan los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Publicas:
solicitudes, denuncias, alegaciones o recursos, los cuales serían documentos de los
ciudadanos.
Además, los documentos administrativos para ser válidos y producir efectos, deben
cumplir determinados requisitos formales y materiales, los cuales vienen establecidos en la
normativa reguladora de la actividad administrativa.
Por último, se debe indicar que se reconoce y otorga validez a los documentos
emitidos por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, indicando dicho precepto que
los mismos gozaran de la validez y eficacia de documento original siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el
interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por las leyes.
Así el Art. 26.1 de la Ley 39/2015, establece que se entiende por documentos
públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones
Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito,
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a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de
expresión y constancia.
El Art. 26.2: Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos
administrativos deberán:
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico
según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin
perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la
normativa aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos
requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
El Art. 26.3: No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos
emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente
informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo
caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.
Artículo 27: Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones
Públicas.
1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos
administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán
validez en las restantes Administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y
las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o
mediante actuación administrativa automatizada.
Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde
constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que
deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes
Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En
este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten
servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.
Art. 27.2: Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público
administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos
competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del
órgano que ha realizado la copia y su contenido.
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Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos
originales.
Art. 27.3: Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en
papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán
ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema
Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes
reglas:
a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia
electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que
acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no
electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido
digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se
visualicen al consultar el documento.
Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un
documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que
contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las
mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente
u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante
el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se
proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se
encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto
electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.
A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede
electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de
verificación utilizado.
Art. 27.4: Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de
copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente
emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el
documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de
la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de
la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias
auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y
que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
Art. 27.5: Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas
electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.
Art. 27.6: La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales,
registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación
específica.
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Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento
administrativo.
1. Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y
documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la
normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que
estimen conveniente.
2. Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido
elaborados por cualquier Administración, con independencia de que la presentación de los
citados documentos tenga carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se
trate, siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados
o recabados dichos documentos. Se presumirá que la consulta u obtención es autorizada por
los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial
aplicable requiera consentimiento expreso.
En ausencia de oposición del interesado, las Administraciones Públicas deberán
recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante
consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados
al efecto.
Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano
administrativo distinto al que tramita el procedimiento, éstos deberán ser remitidos en el
plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado
de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.
3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos
originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca
lo contrario.
Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o
documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido
aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el
interesado deberá indicar en qué momento y ante que órgano administrativo presentó los
citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a
través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos
u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto. Se presumirá que esta consulta es
autorizada por los interesados, salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o
la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso, debiendo, en ambos casos, ser
informados previamente de sus derechos en materia de protección de datos de carácter
personal. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los
citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.
4. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la
Administración solicitara al interesado la presentación de un documento original y éste
estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los
requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica. La
copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.
5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo
exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán
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solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo
que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.
6. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán
eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.
7. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que
presenten.
1.2. Tipos de documentos administrativos:
Atendiendo al tipo de declaración que contienen, los documentos administrativos
pueden ser clasificados en:
1.2.1. Documentos de decisión:
Los documentos de decisión pueden ser, a su vez, de dos tipos:
– Resoluciones: aquellos documentos administrativos que contienen las decisiones que
ponen fin al procedimiento administrativo.
Atendiendo a su contenido, las resoluciones pueden clasificarse:
a) Las que amplían las facultades de los ciudadanos (Ejemplo: el reconocimiento de
una pensión de viudedad)
b) Las que restringen las facultades de los ciudadanos (Ejemplo: la imposición de
una sanción administrativa).
– Acuerdos: aquellos documentos administrativos que contienen decisiones sobre la
iniciación de un procedimiento administrativo y sobre cuestiones que se susciten en su
tramitación.
Los Acuerdos pueden clasificarse de la forma siguiente:
a) Acuerdos de iniciación de un procedimiento administrativo
b) Acuerdos instrumentales:
- Acumulación de procedimientos
- Practica simultánea de trámites
- Apertura del periodo de prueba
- Ampliación de plazos
- Tramitación de urgencia
c) Acuerdos sustantivos:
- Adopción de medidas provisionales
- Admisión/rechazo de pruebas propuestas
- Solicitud de informes
- Información pública
- Caducidad del procedimiento
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1.2.2. Documentos de transmisión:
Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas,
órganos o entidades.
En función de la condición del destinatario de la transmisión, se distinguen cuatro
clases de documentos agrupados en dos categorías:
Documentos dirigidos a ciudadanos o entidades privadas:
a) La notificación como trámite por el que el órgano competente comunica al
interesado una resolución o acuerdo que afecta a sus derechos subjetivos o intereses legítimos.
b) La publicación como actuación consistente en la inserción de un acto
administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación, con la
finalidad de comunicarlo.
Documentos dirigidos a órganos o unidades administrativas (comunicaciones).
Las comunicaciones son aquellos documentos administrativos de transmisión en los
que el emisor y el receptor tienen la condición de órgano o unidad administrativa.
Las comunicaciones se emplean también en el supuesto de que el emisor y el receptor
pertenezcan a diferentes Administraciones Publicas.
En función de las relaciones entre los órganos o unidades que actúan como emisor y
receptor de la información, las comunicaciones pueden ser de dos tipos:
a) Oficio: documento administrativo que se utiliza para la comunicación entre órganos
o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Publicas, a entidades o departamentos
y, dentro de estos, a diferentes órganos superiores.
b) Nota o comunicación interior: documento administrativo que se utiliza para la
comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano o entidad.
1.2.3 Documentos de constancia:
– Acta, como documento que acredita hechos, juicios o acuerdos, destacando las
siguientes:
a) Acta de órgano colegiado como documento acreditativo de la sesión celebrada por
un órgano colegiado, levantándose por el Secretario, que especificara los asistentes, el orden
del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos
principales de las deliberaciones y el contenido de los acuerdos adoptados .
b) Acta de infracción, como documento de un funcionario para acreditar, con
presunción de certeza, los hechos constitutivos de infracción administrativa.
.
– Certificado, como documento acreditativo de situaciones de carácter administrativo
cuyo destinatario es una persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en
un procedimiento administrativo o en el marco de las relaciones jurídicas privadas.
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También se utiliza el termino certificación para las acreditaciones emitidas por el
Secretario de un órgano colegiado sobre acuerdos adoptados por este.
1.2.4 Documentos de juicio: (informes)
Los informes son documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto
de un procedimiento administrativo.
Los informes pueden ser clasificados atendiendo a varios criterios:
a) Por la obligatoriedad de solicitarlos, pueden ser:
* Preceptivos, cuando vengan impuestos por disposiciones legales.
* Facultativos, cuando se solicitan sin estar el órgano obligado a ello.
b) Por la vinculación de su contenido, pueden ser:
* Vinculantes, cuando obligan al órgano administrativo a resolver en el sentido
informado.
* No vinculantes, cuando sus conclusiones asesoran al órgano administrativo
que lo solicita, pudiendo resolver en sentido diferente al informado.
Salvo disposición expresa en contrario, los informes son facultativos y no
vinculantes.
1.3. Identidad e imagen corporativa en diseño y composición de
textos:
En su momento, la ejecución de las competencias conferidas a la Junta de Andalucía
motivo la aparición de un gran número de formularios impresos, cuyo objetivo fundamental
fue el de facilitar las relaciones de los ciudadanos con la Administración Andaluza, así como
la comunicación interna entre las distintas dependencias administrativas.
A su vez, la puesta en marcha de la actividad administrativa autonómica provoco la
proliferación de documentos administrativos, sin que existiesen instrumentos adecuados de
coordinación, provocando cierta desorientación en su concepción y utilización.
Todo lo dicho, unido a la necesidad de definir y normalizar los elementos de
identificación de la imagen de la Junta de Andalucía, motivo la aparición de distintas normas
que tienen como objeto establecer las directrices necesarias para alcanzar la identidad e
imagen corporativa en el diseño y la composición de textos en el ámbito de la Junta de
Andalucía.
Actualmente, en materia de identidad e imagen corporativa, las principales normas a
tener en cuenta son:
– La Ley 3/1982, de 21 de diciembre, sobre el Himno y el Escudo de Andalucía.
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– El Decreto 212/1983, de 19 de octubre, por el que se regulan las especificaciones técnicas de
los colores del Escudo de Andalucía.
– El Decreto 213/1983, de 19 de octubre, por el que se regulan las especificaciones técnicas de
inserción del Escudo de Andalucía en la Bandera de Andalucía.
– El Decreto 126/1985, de 12 de junio, por el que se regula el logotipo de reproducción
simplificado del Escudo de Andalucía.
– El Decreto 245/1997, de 15 de octubre, por el que se aprueba el Manual de Diseño Gráfico
para su utilización por el Gobierno y la Administración de la Junta de Andalucía.
– El Decreto 96/2017, de 27 de junio, regula la coordinación de la estrategia de la Imagen
Institucional de la Administración de la Junta de Andalucía
– La Orden de 17 de febrero de 1984, de la Consejería de la Presidencia, para normalizar la
utilización gráfica del Escudo de Andalucía y los elementos externos de identificación de la
actuación administrativa de la Junta de Andalucía.
– La Orden de 28 de julio de 1989, de la Consejería de Gobernación, por la que se establecen
los criterios de normalización de formularios y papel impreso, y se crea el Registro de
Formularios de la Junta de Andalucía.
1.3.1. El Manual de Diseño Gráfico
El Manual de Diseño Gráfico recoge las normas y características de reproducción
que deberán tenerse en cuenta para la adecuada identificación de la Administración
Autonómica, ya sea en comunicación, publicaciones, papelería o señalización, y fue
aprobado mediante el Decreto 245/1997, de 15 de octubre.
– El Decreto 245/1997 ha sido modificado por el Decreto 126/2002, de 17 de abril y
por el Decreto 149/2007, de 15 de mayo.
– El Decreto 96/2017, de 27 de junio, regula la coordinación de la estrategia de la
Imagen Institucional de la Administración de la Junta de Andalucía. Su Disposición
Transitoria Única establece que se mantiene vigente el Manual de Diseño Gráfico regulado
por el Decreto 245/97, hasta que se apruebe uno nuevo por Decreto de Consejo de Gobierno.
– Las personas interesadas pueden consultar su contenido actualizado a través del
enlace abajo indicado, recomendándose al menos la lectura de los siguientes apartados del
mismo: Diseño Básico y Papelería.
http://juntadeandalucia.es/organismos/presidencia/areas/comunicacion-social/paginas/manualidentidad-corporativa.html
El Manual de Diseño Gráfico es de obligada observancia por:
a) Las Consejerías, agencias administrativas, entidades de derecho público e
Instituciones, así como cualesquiera otros órganos y entidades públicas con personalidad
jurídica propia que gocen de autonomía orgánica y funcional, dependientes de la
Administración de la Junta de Andalucía o vinculados a ella.
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b) Las sociedades mercantiles participadas mayoritariamente de forma directa o
indirecta por la Junta de Andalucía que no tengan carácter industrial o comercial.
c) Las fundaciones del sector público de la Comunidad Autónoma de Andalucía.
d) Los consorcios y demás entidades con personalidad jurídica propia, distintas de las
anteriores, en las que o bien sus órganos rectores sean designados en su mayoría por la
Administración de la Junta de Andalucía, o bien sea mayoritaria su representación directa o
indirecta.
La Consejería de la Presidencia, Administración Local y Memoria Democrática, a
través de la Dirección General de Comunicación Social, coordinara las actuaciones
tendentes a la aplicación del Manual de Diseño Gráfico.
La Dirección General de Comunicación Social ejerce la función de dirección de la
estrategia de imagen institucional de la Junta de Andalucía, así como la coordinación y
seguimiento para el correcto uso y aplicación de la Identidad Corporativa de la Junta de
Andalucía.
La Disposición adicional primera del Decreto 96/2017, establece que las referencias a
la Comisión Interdepartamental para la coordinación de la información y divulgación de la
acción institucional que se contemplen en normas y demás disposiciones de desarrollo,
deberán entenderse realizadas a la Comisión Interdepartamental de Comunicación y
Publicidad institucional.
A continuación veremos las señales básicas de identidad de la Junta de Andalucía, es
decir, los elementos gráficos que configuran su imagen y que nos servirán para visualizar
dicha identidad:
1.3.1.1. Escudo Oficial de Andalucía
El Escudo Oficial de Andalucía se encuentra descrito en los artículos 1º y 2º de la Ley
3/1982, de 21 de diciembre, sobre el Himno y Escudo de Andalucía, siendo su modelo el que
figura a continuación:
El Escudo Oficial se reproducirá en la Bandera de Andalucía por ambas caras y en
situación centrada, y tendrá una altura de dos quintas partes de la anchura de la bandera.
El Escudo de Andalucía debe figurar además en todos los documentos, impresos,
sellos y membretes de uso oficial, así como en las publicaciones oficiales de la Junta de
Andalucía (en ocasiones se utiliza una versión simplificada del Escudo de Andalucía, según el
modelo que se establece en el Decreto 126/1985, de 12 de junio).
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1.3.1.2. Imagen Institucional
La Imagen Institucional está constituida por el Logotipo Institucional y el Símbolo
Institucional.
El uso de la Imagen Institucional se circunscribe al ámbito administrativo de las
Consejerías.
El Símbolo Institucional y el Logotipo Institucional se representaran, con carácter
general, de forma separada. Cuando se utilicen juntos ambos elementos, el Logotipo
Institucional asumirá el mayor protagonismo.
– La leyenda del Logotipo Institucional es:
En el Logotipo Institucional, la tipografía o fuente que se utiliza es: “Alfabeto
Andaluz”, que fue diseñada específicamente para tal fin.
– El Símbolo Institucional, está constituido por la reproducción simplificada del
Escudo de Andalucía:
– El Símbolo Institucional junto con el Logotipo Institucional, conforman la Marca
Institucional:
La Marca Institucional tan solo se utilizara en aquellas aplicaciones de carácter
específicamente protocolario en las que su presencia sea imprescindible.
1.3.1.3. Imagen Genérica
La marca genérica está constituida por el Logotipo Institucional (arriba mostrado) y el
Símbolo Genérico (se muestra a continuación).
La Imagen Genérica se utiliza para identificación de la Junta de Andalucía en todas las
actuaciones y servicios que presta a los ciudadanos y, en general, en todas aquellas
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manifestaciones que hacen patente la acción de gobierno. Así, estará presente en todas las
actividades de información y difusión publicitaria, publicaciones, señalización de edificios y
de obras, así como también deberá existir con las identidades propias de organismos y
empresas públicas dependientes de la Junta de Andalucía.
– El Símbolo Genérico:
El Símbolo Genérico se inspira en los elementos definitorios del Escudo de Andalucía:
a) La Bandera, en forma de arco de medio punto, se expande convirtiéndose en ondas
que, en movimiento, se proyectan al exterior.
b) El Hércules se concentra en un triángulo, figura estática, que como una brújula
apunta hacia el Norte.
– La Marca Genérica es la unión del Símbolo Genérico y el Logotipo Institucional:
1.3.1.4. Imagen de Comunidad Autónoma
Como imagen de la Comunidad Autónoma se ha desarrollado una Marca para
identificar la presencia de la Comunidad Autónoma de Andalucía en actuaciones de
promoción en las que intervenga la Junta de Andalucía de forma conjunta con otras Entidades
e Instituciones:
1.3.1.5. Marca de Promoción Turística
La Marca de Promoción Turística será utilizada para la identificación de las
actividades relacionadas con la proyección y promoción turística de Andalucía:
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1.3.2. Los formularios.
Se entiende por formulario aquellas hojas de papel que tienen pre impresa
información constante, generalmente relacionada con espacios en blanco para la inserción
ordenada de datos variables.
Mediante la Orden de 28 de julio 1989, de la Consejería de Gobernación, se creó el
Registro de Formularios de la Junta de Andalucía, el cual depende actualmente de la
Dirección General de Planificación y Evaluación, de la Consejería de Hacienda y
Administración Pública, debiendo inscribirse en el mismo todos los formularios que utilicen
los órganos de la Administración de la Junta de Andalucía.
Corresponde al órgano encargado del Registro de Formularios de la Junta de
Andalucía:
a) la normalización de formularios y la inscripción de los mismos.
b) la calificación y clasificación de los formularios, previamente a su inscripción
(como resultado de la calificación del formulario se procederá a la inscripción del mismo en la
correspondiente sección del Registro y como consecuencia de su clasificación se le asignará el
número de inscripción que tendrá carácter descriptivo).
c) la publicidad de los formularios inscritos.
1.3.3. Composición de textos: recomendaciones de estilo y uso no sexista del
lenguaje administrativo
1.3.3.1. Recomendaciones de estilo:
La Orden de 17 de febrero de 1984, de la Consejería de la Presidencia, recoge una
serie de recomendaciones sobre redacción de textos y estilo administrativo que deben seguirse
en la elaboración de documentos administrativos por parte de los órganos y entidades que
forman parte de la Administración de la Junta de Andalucía, entre las que se encuentran las
siguientes:
– La redacción de las comunicaciones deberá ser concisa y de fácil comprensión el
texto. La sencillez ha de ser la norma general, evitándose las expresiones ampulosas, y
recomendándose utilizar la primera persona en lugar de la tercera, así como las formas
personales del verbo con preferencia a las impersonales, especialmente lo que hace
referencia al gerundio.
– Las fórmulas de salutación y despedida, tales como: ≪S.S.≫ (seguro servidor),
≪q.e.s.m.≫ (que estrecha su mano), ≪Atte. le saluda≫, ≪Dios guarde a … muchos años≫,
etc., quedaran suprimidas en los escritos oficiales.
– Se debe utilizar para cada asunto una comunicación oficial distinta.
– Deben constar abreviadamente en todo escrito los nombres de su autor y de quien lo
mecanografió; para ello, basta con indicar en la esquina superior izquierda del documento las
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iniciales de ambos, separadas por una barra. Así por ejemplo, en una comunicación dictada
por José Suárez a Celia Martos, debe escribirse en el lugar indicado ≪JS/CM≫.
– Siempre que se haga expresa referencia a algún órgano concreto de la
Administración Pública (Estatal, Institucional, Autonómica, Provincial o Local), debe ponerse
gran cuidado en escribir su denominación correctamente.
– Al hacer referencia a cualquier disposición legal, debe mencionarse el Boletín Oficial
en que fue objeto de publicación.
1.3.3.2. Uso no sexista del lenguaje administrativo
La Orden de 24 de noviembre de 1992, conjunta de la Consejería de Gobernación y
la Consejería de Asuntos Sociales, establece los criterios necesarios para evitar un uso
sexista del lenguaje en los textos y documentos administrativos. A tal efecto:
– En documentos cerrados (son aquéllos en los que se conoce la persona o personas
destinatarias o a las que hace referencia el texto, y por tanto se sabe el sexo de las mismas), la
mención de puestos y cargos administrativos ocupados por mujeres, así como la
designación de la condición, carácter o calidad en la que los sujetos de sexo femenino
intervienen en el procedimiento administrativo, se hará utilizando el género femenino.
– En documentos abiertos, la mención de puestos y cargos, así como la condición,
carácter o calidad de las personas que intervienen en el procedimiento administrativo, se
formulara en femenino y masculino, conjuntamente.
– Tratándose de un colectivo se utilizara la denominación que corresponde al mismo,
si fuera posible.
– Las ofertas de empleo, relación de puestos de trabajo, convocatorias de
concursos y oposiciones, convocatoria de becas y ayudas y cualquier cuestión relativa a la
Función Pública, así como la publicidad que de ellas se realice, se redactaran de tal forma
que hombres y mujeres se encuentren reflejados sin ambigüedad. Para el mejor
cumplimiento de lo anteriormente citado, se observaran los requisitos siguientes:
a) Mención expresa de la política de igualdad entre hombres y mujeres que practica la
Junta de Andalucía en materia de personal.
b) Inclusión de la formula ≪hombres y mujeres≫ unida a la denominación del tipo de
personal al que la oferta de empleo, el concurso, la oposición y/o la beca vaya dirigida.
Para garantizar su cumplimiento, se crea una Comisión Paritaria Consejería de Justicia
y Administración Pública y el Instituto Andaluz de la Mujer, cuyo presidente es el Consejero
de Justicia y Administración Pública o persona quien delegue y el Vicepresidente es la titular
del IAM o en quien delegue. Además tiene 4 vocales y 1 Secretario (El Viceconsejero de
Justicia y Administración Pública). Se reúne como mínimo 2 veces al año, convocada por el
Presidente.
Asimismo, en esta materia también debe tenerse en cuenta el Acuerdo de 16 de
marzo de 2005, de la Comisión General de Viceconsejeros, por el que se da publicidad a la
instrucción para evitar un uso sexista del lenguaje en las disposiciones de carácter
general de la Junta de Andalucía.
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2. LOS SELLOS OFICIALES
2.1. Regulación
La Orden de 1 de diciembre de 1995, de la Consejería de Gobernación, determina
cuales son los sellos oficiales empleados en la actuación administrativa de los distintos
órganos que integran la Administración de la Junta de Andalucía (art. 3), y las características
que deben reunir los mismos (arts. 4 a 6 y Anexos).
Además, dicha Orden determina los órganos a los corresponde la custodia y el control
de los sellos oficiales (art. 7), el lugar de estampación de los mismos dentro del documento
(art. 9) y las tintas de estampación que deben usarse (art. 10).
Por último, la Orden citada establece el régimen de creación y uso de sellos singulares
(art. 8).
– Hay que tener presente que la Orden de 1 de diciembre de 1995 fue modificada por
la Orden de 20 de abril de 1998, que afectó a los Anexos de la primera.
– Así mismo, en lo que respecta a las características de los sellos oficiales, además de
dicha Orden y de sus Anexos (modificados, como se acaba de decir, en el año 1998), habrá de
tenerse en cuenta lo establecido en el Manual de Diseño Gráfico vigente, especialmente en lo
que concierne a la reproducción simplificada del Escudo de Andalucía, leyenda de «Junta de
Andalucía» y su integración con el escudo, tipos de letras y disposición de las mismas, y
colores.
Los servicios centrales y periféricos de la Administración de la Junta de Andalucía,
observaran las normas recogidas en la Orden de 1 de diciembre de 1995, y, a través de sus
Secretarias Generales Técnicas, Secretarias Generales u órganos de similar naturaleza,
las difundirán y cuidarán de su cumplimiento.
2.2. Tipos
Mediante la Orden de 1 de diciembre de 1995 se normalizan los sellos que a
continuación se relacionan:
– Sellos de pie de firma.
– Sellos de registro de documentos.
– Sellos de compulsa de copias de documentos.
2.2.1. Sellos de pie de firma
Los documentos expedidos por las distintas dependencias de la Administración de la
Junta de Andalucía llevarán estampado el siguiente sello junto a la rúbrica:
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Los sellos de pie de firma no tendrán identificación orgánica inferior a la del centro
directivo a que pertenezca la unidad administrativa emisora del documento, salvo en el caso
de aquellas dependencias que estén constituidas como centros de trabajo de prestación de
servicios diferenciados del centro directivo del cual dependan, y así lo autorice este último.
Siempre circular, con cerramiento de circunferencia de una sola línea de 0’2 mm y un
diámetro de 35 mm. Dentro lleva el escudo y la leyenda Junta de Andalucía de 4mm de altura.
El Órgano Superior en Eras Demi estrecha y condensada con altura de 1’5 mm en
formato de título (primera en mayúscula). El Centro Directivo Eras Médium estrecha y en
mayúsculas, con altura de 1 mm situado en la segunda línea. La Localidad Eras Médium
estrecha y mayúsculas en la tercera línea.
Existirán dos versiones: el sello de pie de firma de uso general y el sello de pie de
firma de tamaño reducido, utilizándose este último únicamente para acompañar a aquellas
firmas que se incluyen en casillas o entre líneas de documentos, de forma periódica y
secuencial, para reconocer circunstancias, derechos, o cualquier otro extremo, donde se
superpondrían los sellos de uso general debido a su tamaño.
La forma y contenidos del sello de pie de firma de tamaño reducido serán los
mismos que las del sello de pie de firma de uso general, y sus dimensiones serán las
adecuadas a su uso, con la única condición de que guarden sus componentes las mismas
proporciones que las del sello de uso general.
El sello de pie de firma de tamaño reducido, será igual que el de uso general, pero más
pequeño: 20 mm de diámetro, con mismos tipos de letra, quedando el Órgano Superior y el
Centro directivo ambos en 1 mm de alto, mientras que la Leyenda Junta de Andalucía en 2
mm.
2.2.2. Sellos de registro de documentos
Los escritos y comunicaciones que se presenten, se reciban o se emitan, así como la
copia que los acompañe, serán diligenciados por el Registro de Documentos mediante el
correspondiente sello de registro en su modalidad de «Recepción» para los presentados o
recibidos y con el de «Salida» para los emitidos.
Las dos modalidades de sellos del registro de documentos serán de forma rectangular
y dispondrán del siguiente contenido y divisiones:
Forma rectangular de 30x50 mm. El cerramiento es de una sola línea de 0’2 mm de
espesor. La inscripción “Recepción” o “Salida” en Eras Médium gruesa y mayúsculas de 2’5
mm en la parte izquierda. La leyenda Junta de Andalucía en 3’5 mm. El Órgano Superior en
Eras Demi estrecha y condensada con altura de 2 mm y tipo título. La identificación del
registro en Eras Médium estrecha y mayúsculas con altura de 1 mm. La localidad en Eras
Médium estrecha, mayúsculas y 1 mm. La hora (sólo en el sello de recepción) igual que la
localidad.
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En sustitución de los sellos de registro de documentos se podrá usar la diligenciación
de los documentos mediante impresiones mecánicas, que deben tener 2 líneas de 70
caracteres cada una, quedando la fecha a la derecha en la línea inferior, y la hora justa
encima (línea superior). En la identificación del registro en la impresión mecánica se utilizara
un máximo de 33 caracteres.
2.2.3. Sellos de compulsa de copias de documentos
El resultado de la operación de autenticar copias de documentos se formalizara
practicando sobre la copia la diligencia de compulsa, la cual podrá realizarse mediante la
estampación del correspondiente sello y posterior cumplimentación del mismo.
Las diligencias de compulsa serán firmadas por el titular del órgano con competencia
para extenderla, el titular del órgano en quien se hubiera delegado o la persona en quien se
hubiera delegado la firma.
Rectangular de 60x50 mm. La leyenda Junta de Andalucía en 3 mm. El Órgano Superior en
Avant Garde Gothic estrecha, y si fuera necesario condensada, tipo título con 2’5 mm. El
Centro directivo en Eras Médium estrecha y mayúsculas con 2 mm. La inscripción “concuerda
con el original” en Eras Médium estrecha 2 mm tipo título. La inscripción “Compulsado” Eras
Médium mayúsculas con 3 mm. El lugar y la fecha en Eras Médium con 2 mm tipo título. La
identificación del funcionario precedida de “Fdo.:” el nombre y los dos apellidos Eras
Médium estrecha 1’5 mm y señalando si es por delegación. El Órgano competente en Eras
Médium, estrecha tipo título 1’5 mm.
Sellos Singulares: La creación y uso de sellos comprensivos de materias distintas o de
tipología diferenciada de las incluidas en la Orden de 1 de diciembre de 1995, especialmente
cuando estos hayan de estamparse en documentos que hayan de trasladarse o ser leídos por los
ciudadanos, deberá limitarse a razones de inaplazable necesidad, tendrán carácter
provisional y se comunicará a la Consejería de la Presidencia.
La Consejería de la Presidencia informará las comunicaciones y propuestas que se le
formulen sobre la creación o modificación de sellos, elaborando en su caso los diseños
alternativos de los mismos.
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2.3. Normas de uso y control
La estampación de los sellos en los documentos se hará en los espacios reservados a
los mismos, o en su defecto en lugares donde no dificulte la clara visión del contenido del
documento y ni del propio sello.
La estampación de sellos en los documentos se hará utilizando tampones de tinta
con el color institucional verde pantone 356.
La impresión mecánica, sustitutiva de los sellos, se realizara en el color gris
habitual de las impresoras; en el caso de ser necesario el color se utilizara también el color
institucional verde pantone 356.
La custodia de cada sello corresponderá al titular del órgano que lo tenga asignado
para su utilización.
El control de los sellos corresponderá:
– En los Servicios Centrales de las Consejerías, a las Secretarias Generales Técnicas.
– En los Servicios Centrales de los Agencias Administrativas, a las Secretarias
Generales.
– En las Delegaciones Territoriales y Gerencias Provinciales, a las Secretarias
Generales.
– En aquellas dependencias donde no existan órganos con las anteriores
denominaciones, la función de control será ejercida por el órgano que tenga encomendadas las
funciones de administración general.
Los órganos de control de los sellos de cada dependencia llevaran un inventario de los
existentes con mención del nombre y apellidos de los funcionarios encargados de su custodia.
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Si las necesidades administrativas exigieran disponer en una dependencia de más de
un sello del mismo tipo, se le asignara e inscribirá en la parte imprimible de cada sello un
número distinto comenzando por el 1 y hasta el total de los que disponga de ese tipo.
3. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS: TIPOS
Definidos como el instrumento mediante el que el ciudadano se relaciona con la
actividad de las Administraciones Publicas, la clasificación más importante de los documentos
de los ciudadanos es la siguiente:
Solicitud:
Documento que contiene una petición de un ciudadano dirigida a promover la acción
de un órgano administrativo para satisfacer una pretensión fundamentada en un derecho
subjetivo o interés legítimo.
Los procedimientos administrativos pueden iniciarse a solicitud de persona interesada,
debiendo tener la solicitud de iniciación el siguiente contenido mínimo:
a) Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, así
como la identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de
notificaciones.
b) Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
c) Lugar y fecha.
d) Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por
cualquier medio.
e) Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.
Denuncia:
Documento por el que el ciudadano pone en conocimiento de un órgano administrativo
la existencia de hechos que pueden determinar la iniciación de un procedimiento
administrativo sancionador.
Alegaciones:
Documento por el que el interesado de un procedimiento administrativo aporta datos o
documentos para su consideración en el mismo.
Los interesados podrán realizar alegaciones:
– En cualquier fase del procedimiento anterior al momento de dictarse la
resolución.
– En el trámite de audiencia, en caso de que se acuerde la realización de dicho trámite.
Recursos:
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Documento por el que el interesado impugna un acto administrativo que afecta a sus
derechos subjetivos o intereses legítimos, reclamando su anulación por incurrir en alguna de
las causas de invalidez previstas en el ordenamiento jurídico.
Los recursos administrativos se clasifican en:
a) Recurso de alzada, cuya finalidad es impugnar resoluciones que no agotan la vía
administrativa y actos de trámite que deciden directa o indirectamente el fondo del asunto,
determinan la imposibilidad de continuar el procedimiento, o producen indefensión o perjuicio
irreparable a derechos e intereses legítimos.
.
b) Recurso potestativo de reposición, que procede contra actos administrativos que
pongan fin a la via administrativa.
c) Recurso extraordinario de revisión, cuya finalidad es impugnar actos firmes en
vía administrativa cuando concurran las circunstancias tasadas en el.
El recurso deberá expresar:
a) El nombre y apellidos del recurrente, así como la identificación personal del mismo.
b) El acto que se recurre y la razón de su impugnación.
c) Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su caso, del lugar
que se señale a efectos de notificaciones.
d) Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.
e) Las demás particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones específicas.
El error en la calificación del recurso por parte del recurrente no será obstáculo para su
tramitación, siempre que se deduzca su verdadero carácter.
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