ÍNDICE Índice 3 Introducción 4 Mantén y cuida a tus clientes 5 Aprovecha tus insumos correctamente Vuelve a calcular tu compra de insumos con las ventas actuales Evita utilizar tarjetas de crédito para comprar insumos Analiza las prórrogas de créditos 9 Adáptate a lo que solicita el consumidor Migra al delivery Haz home office Dirige a un equipo de forma remota 14 Cómo generar liquidez en esta situación Ofrece tarjetas de regalo Ten presencia digital Fondea tu negocio 16 Mantente sano 17 Para el final 2 INTRODUCCIÓN Introducción La llegada del coronavirus al mundo significó un reto, no solo para la industria de la medicina, abarcó a todas por lo que pegó a las economías y sobre todo a nivel local a las micro y pequeñas empresas que de ninguna forma estaban preparadas para un acontecimiento como este. Sin embargo, no solo se trata de lamentarse en estos momentos, también es tiempo de detectar oportunidades que quizá no pasaban por tu cabeza y hasta sumar más productos a tu portafolio de ventas; sin embargo, para que esto suceda, lo primero que debes pensar es cómo librar este primer cambio en tu modelo de negocio. El principal problema con el que te vas a enfrentar es que no habrá gente saliendo y por lo tanto, no irán a tu establecimiento. Además de lo que vendías en tu negocio, ir a tu negocio también significaba un momento agradable para tus consumidores, por ejemplo en el caso de los giros como turismo, alimentos, bebidas, entretenimiento, pedirlo a domicilio no es lo mismo. Así que ¿cómo sustituyes este espacio, cómo ayudas a tus clientes y de qué manera permaneces en el mercado? Para solucionar estas dudas, aquí te compartimos esta guía que te dará unas ideas para adaptarte en tiempos de crisis. 3 MANTÉN Y CUIDA A TUS CLIENTES Mantén y cuida a tus clientes Ya tenías clientes desde antes de que esto ocurriera, ahora te corresponde mantenerlos y ayudarlos durante este momento complicado. Así que todo lo que hagas deberá ser comunicado a ellos, no importa qué sea: cambio de horarios, nuevo envío a domicilio, formas de contacto, cómo operará tu servicio al cliente o un catálogo reducido, deberá ser comunicado. Debes ser claro en todo lo que comuniques, si por algún motivo tendrás que hacer algo que no será visto con buenos ojos (un aumento de precios o que no tendrás la misma producción) lo mejor es ser sincero y explicar el por qué de estos cambios. Verás que muchos entenderán y no tendrán problema en seguir siendo tus clientes. Utiliza la tecnología para ponerte en contacto con tus clientes, hay distintos canales que te pueden ayudar y así dar a conocer todo lo que estás haciendo, utiliza el email, Twitter, Instagram, Facebook y toda la tecnología que consideres necesaria. Eso sí, no llenes de mensajes las redes, porque podrías convertirte en spam. No sólo con tus clientes deberás tener esta información clara, también con tu equipo de trabajo. Ten una constante comunicación para que todos estén por el mismo camino, sepan resolver las mismas dudas y entiendan cómo y por qué se están tomando ciertas acciones en tu negocio. Explica las ideas clave a todos los involucrados para que tu personal realmente entienda y esté encaminado hacia la misma dirección. Cuando te comunicas abiertamente con tu equipo, les da la oportunidad de hacerte preguntas y resolver dudas, lo que impulsará la construcción de confianza, cultura y seguridad. 4 APROVECHA TUS INSUMOS CORRECTAMENTE Aprovecha tus insumos correctamente Importante que no comiences a gastar dinero que no tienes, ya que durante este periodo tu negocio venderá sólo una parte de lo que estabas acostumbrado. Lo importante es que replantees el presupuesto de tu empresa y generes nuevas estrategias de ventas que se adapten a la contingencia, así podrás utilizar menos dinero de tus ahorros o ganancias que ya tenías de meses anteriores. Para ello, toma en consideración estos consejos: Vuelve a calcular tu compra de insumos con las ventas actuales Durante el periodo de contingencia deberás volver a calcular tus costos y proyecciones de ventas. Es muy importante que hagas este cálculo lo más pronto posible, ya que tener esta información te permitirá comprar insumos de manera más inteligente. Es decir, lleva el registro de todo lo que se vende día por día y haz proyecciones con esos datos para hacer un presupuesto adecuado durante los próximos meses. 5 APROVECHA TUS INSUMOS CORRECTAMENTE Por ejemplo, si en tu restaurante estabas acostumbrado a recibir 140 pedidos por día y ahora estás recibiendo 30 0 40, deberás analizar cómo se traduce esta situación en las compras de insumos. A continuación te compartimos un ejemplo muy simple para calcular una tendencia en una Número de pedidos vs. semana 1. Primero abre una hoja de cálculo y vacía los datos. Dividelos por temporalidad (días) y cantidad. En el ejemplo, ocupamos números de pedido para que cada tipo de negocio pueda adaptarlo a sus necesidades (ingresos, unidades o valor monetario). 2. Crea un gráfico. 3. Despliega el menú para customizar las “Series” (esta opción normalmente aparece del lado derecho de tu pantalla pero dependerá de la versión de hoja de cálculo con la que trabajes). 5. Escoge la opción de línea de tendencia. 6. Hay varios tipos de línea de tendencia la linear (crecimiento que va sumando poco a poco), la exponencial (el crecimiento que se va multiplicando) y la media móvil (un cálculo que utiliza los datos históricos disponibles en un periodo de tiempo). Para este ejercicio selecciona la media móvil. 7. A continuación tu gráfico te mostrará una línea adicional que te puede ayudar a tener una idea de cómo se puede comportar tu negocio con base en los datos históricos. 4.Verifica que la variante para hacer el cálculo sea el valor de cantidad en este caso es el número de pedidos. Recuerda, este ejercicio es algo que te puede ayudar a visualizar 6 APROVECHA TUS INSUMOS CORRECTAMENTE Evita utilizar tarjetas de crédito para comprar insumos Una tarjeta de crédito puede ser una gran herramienta que puede beneficiar tus finanzas personales cuando se ocupa de manera correcta. Sin embargo, cuando ves que tus ingresos decrecieron dramáticamente por un evento que estuvo fuera de tu control o que no tenías previsto, puede ser tentador usar el crédito que tienes disponible para comprar insumos. Pero esto puede terminar afectando tus finanzas personales porque si no cubres el monto completo en la fecha de pago, aumentarás por mucho tus deudas con el interés que se generará. Si en este momento no tienes liquidez, es mejor tomarse uno o dos días para buscar y aplicar a un préstamo ya que en estos casos la tasa de interés son mucho menores en comparación a las tarjetas de crédito. Si decides aplicar esta opción investiga y compara las tasas de interés para encontrar la más baja, ya que de esto dependerá tu deuda total. Analiza las prórrogas de créditos Si ya tenías un crédito (sin importar el tipo), seguramente la entidad financiera que te lo dió ya lanzó una prórroga para pagar y pidió que te registraras para que eso suceda. Sin embargo, piénsalo bien antes de solicitarlo. El objetivo de estos apoyos es que quienes lo necesiten puedan tener liquidez. Es decir, lo que se tiene en mente es que las personas o negocios puedan ocupar el dinero que iban a destinar para pagar la mensualidad de un crédito o préstamo, en insumos básicos. Por ello, es recomendable que si aún puedes pagar tus créditos, hazlo porque estos apoyos tienen condiciones que pueden aumentar o prolongar tu deuda sin que realmente lo necesites. La Condusef señala que hay que tener bien claro las posibilidades que se están dando en las tarjetas de crédito, porque el saldo que no se pague seguirá generando intereses de forma 7 APROVECHA TUS INSUMOS CORRECTAMENTE Las ayudas que están dando los bancos, únicamente te condonan los intereses moratorio y multas por no pagar a tiempo, así que analiza muy bien al realizar las siguientes preguntas a tu banco: 1. ¿Cuánto se va a pagar después de transcurrido el plazo de contingencia? 2. Si va a continuar pagando la misma mensualidad, ¿ésta va a aumentar o podría disminuir? 3. ¿Cuál va a ser el tratamiento que el banco dará a los intereses? Conviene estar seguro que, en su caso, la nueva tasa sea fija y no variable. 4. Para el caso de la tarjeta y si hay una reestructuración del crédito, pregunta si podrás volver a utilizar el nuevo crédito o ya no. 5. Donde quedará por escrito la reestructura acordada, para que se conozcan con claridad los nuevos términos y condiciones del crédito. 6. Si se tiene la oportunidad, ¿se pueden realizar pagos anticipados del nuevo crédito? Estas preguntas son una pequeña guía que te servirán a tomar la decisión si te conviene o no pedir esta ayuda al banco, pero si tienes más dudas de cómo funciona o qué hará en específico tu banco, no dejes nada al aire. Por fortuna, la mayoría de los bancos están poniendo a disposición un teléfono para solucionar todas tus dudas, así que aprovéchalo. 8 A DÁ P TAT E A L O Q U E S O L I C I TA E L C O N S U M I D O R Adáptate a lo que solicita el consumidor Por ahora no te queda más que adaptar tu negocio al momento y lo que está pidiendo el consumidor es entrega a domicilio y, en caso de que sean oficinas, tendrás que migrar al home office. Migra al delivery Designa quién va a hacer qué El primer paso es decidir quién va a entregar y en qué vehículo lo hará (moto, bicicleta, en coche o a pie). Esto lo puedes hacer con el equipo que ya tienes disponible. Define la zona de envíos Para determinar qué distancia necesitas cubrir, debes tomar en cuenta el perímetro en el que puedas garantizar que tus productos lleguen en buen estado. Por lo tanto, esto dependerá del tipo de alimentos que vendas y la zona donde tu cocina se encuentre. Realiza pruebas piloto Modifica tus horarios. Por ejemplo, si abrías de 8 de la mañana a 5 de la tarde, puedes anunciar que abres a las 11 am y de 8 am a 11 am puedes hacer pruebas de los envíos a domicilio con clientes frecuentes o familiares y amigos. Con esto podrás comprobar que tu zona de cobertura es adecuada, verificar que las rutas para entregar son eficientes, así como fijar un proceso adecuado para ti y tus clientes. Anticipa la sobrecarga de pedidos Considera que el número de pedidos puede incrementar a medida que pasan los días de la cuarentena, cuando eso pase tienes que saber qué medidas vas a tomar. Así que, en caso de que se sature, sé honesto con tus clientes e indícales en cuánto tiempo estaría listo su pedido para que estén avisados y ellos tomen la decisión de compra o no. Implementa un proceso para empaquetar Establece un estándar y compártelo con todo tu personal. Piénsalo de esta manera, si ya tienes una receta que funciona todo el personal de la cocina sabe cómo seguir esa receta. 9 A DÁ P TAT E A L O Q U E S O L I C I TA E L C O N S U M I D O R Lo mismo pasa con los empaques, ya que por un producto que vaya empaquetado de forma distinta podría comprometerse la calidad del mismo. Establece un proceso de comunicación Para establecer el punto de contacto con tus clientes te recomendamos que escojas un solo canal y que este sea a través de un medio escrito (como mensajes en WhatsApp o redes sociales) para que tengas registro de todo. Claro, puedes ser flexible con los clientes que lo necesiten y tomar pedidos vía telefónica. Subcontratar el servicio con apps o no Normalmente es una decisión en la que debes evaluar por las comisiones y cuál es la relación costo beneficio para tu negocio. Recuerda las apps y que tú brindes tu propio servicio de entrega a domicilio no están peleadas, sino que pueden complementarse. Haz home office Establece una rutina Para que esto funcione, deberás despertar a la misma hora, sustituir tus tiempos de trayecto con ejercicio, meditación y cualquier cosa que sea para ti, consiéntete y después inicia tu rutina, báñate, desayuna y saca a pasear a tus mascotas o lo que regularmente hacías antes de ir al trabajo. Diseña tu espacio de trabajo Busca un lugar cómodo y que te permita convertirlo en un espacio similar al que tienes en tu oficina. Entre más parecido, más oportunidad tendrás para concentrarte y ser productivo. Date espacios de descanso Pon alarmas que te dejen solo estar sentado de 75 a 90 minutos y toma descansos de 20 minutos, aprovéchalos para tomar un snack, estirarte, relajarte o meditar, lo ideal es desconectarte lo más que puedas de esta rutina que llevabas. 10 A DÁ P TAT E A L O Q U E S O L I C I TA E L C O N S U M I D O R Sé amable contigo Es verdad que a todos nos está pasando esto, así que ten paciencia, calma y sé amable con tus resultados, quizá al inicio no resulte como lo esperabas pero no te exijas tanto, esto es poco a poco porque debes encontrar el punto para dar lo mejor de ti durante esta temporada. Trabaja con niños en casa Incluye en tu agenda horarios para jugar con ellos, así no solo te distraes, también tienes tiempo de calidad con los pequeños; establece reglas y horarios, así como espacios de descanso y aprovecha para asignarles tareas y te ayuden con el hogar. Mantén la comunicación El home office se trata de trasladar tu trabajo a casa, así que establece tus prioridades y utiliza herramientas que permitan una mejor comunicación con tu equipo. Utiliza tu calendario de Google y cualquiera del equipo podrá ver tus espacios disponibles y oportunidades para conversar, tener una llamada o aclarar cualquier punto. Toma el sol Sí, la idea es que no salgas, pero también tienes azotea, ventanas o balcones y puedes tomar 10 minutos por la mañana y 10 minutos por la tarde para asolearte. No se trata de mantener un buen bronceado, sino de sintetizar bien la vitamina D. Está comprobado que tomar el sol sirve para mejorar nuestro estado de ánimo, así que date unos minutos para salir de tu casa a tomar el sol y relajarte. 11 A DÁ P TAT E A L O Q U E S O L I C I TA E L C O N S U M I D O R No dejes de socializar Todos estamos encerrados y las reuniones no suceden como en la vida diaria, incluso puede pasar que no sepas exactamente en qué día vives, así que utiliza las herramientas que la tecnología te brinda para estar en contacto con tu familia y amigos. Dirige a un equipo de forma remota Para mejorar tu dirección de forma remota puedes apoyarte de los siguientes puntos: Individualiza procesos En la oficina todos pueden hacer ciertas cosas porque está disponible la tecnología y recursos para todos, sin embargo, al trabajar desde casa deberás tomar en cuenta que muchos tienen hijos, su internet se satura o sufren más distracciones por diferentes factores, así que puedes individualizar los trabajos. Es decir, a alguien con hijos no le encargarías la atención telefónica porque posiblemente todo el tiempo haya ruido, así que podrías darle tareas que no choquen con sus responsabilidades en el hogar. Además, podrías establecer horarios más relajados o divididos en muy temprano y muy tarde, pensando en que los niños están dormidos. Pide a tu equipo que sea sincero y cada uno podría darte una idea de qué son capaces de hacer y qué no, así siempre estarán dando lo mejor de sí para impactar positivamente en la organización. Establece una buena comunicación Ten en cuenta que la comunicación escrita y por medio del video son distintas, así que piensa cuál es la que mejor funciona para que no se tergiverse información. Lo que todos recomiendan es el video, pero muchas veces el internet no es el mejor en esta temporada, así que siempre podrás enviar un mensaje con emoticones para dar mayor contexto. Es necesario que siempre estés en constante comunicación con tu equipo, reforzar las prioridades, lo que permitirá comprender y tirar barreras para maximizar el trabajo de tu equipo mientras están fuera de la oficina. Es importante que todo quede claro y deberás establecer los medios oficiales de comunicación, las plataformas a utilizar y preguntarte si está bien usar WhatsApp o escribir fuera del horario de trabajo. No des nada por hecho y comienza a ser proactivo. 12 A DÁ P TAT E A L O Q U E S O L I C I TA E L C O N S U M I D O R Mide la productividad Cuando estás en la oficina puedes ver el trabajo de cada persona, el esfuerzo en equipo y los resultados generados. A distancia puede ser más difícil medir la productividad, pero esta no es razón para que no lo hagas, así que es necesario implementar herramientas para lograrlo. Es importante que todos comprendan la calidad del trabajo que se espera mientras se trabaja a distancia, y que estés preparado para evaluar y hacer responsables a los miembros del equipo por su continuo desempeño. Para ello utiliza tablas de tiempo, deja en claro procesos y asigna encargados. Una de las herramientas que puedes implementar es un software de gestión de proyectos en línea, así todos tienen visibilidad de lo que es importante y puedes tener en claro qué está haciendo cada uno de los que trabajan contigo. 13 CÓMO GENERAR LIQUIDEZ EN ESTA SITUACIÓN Cómo generar liquidez en esta situación Es verdad que el flujo de personas dejó de ser el mismo, pero si estás cerca de una zona residencial eres la primer opción para todos los hogares del área, pero si no tienes esta ventaja, te queremos compartir estos tips para generar ingresos mientras estés fuera de servicio o con un flujo bajo de clientes. Ofrece tarjetas de regalo Una forma de seguir recibiendo dinero es crear tarjetas de regalo, ya sean de forma virtual o física que te permitan recibir entradas en este momento y después realizar el producto o servicio que se compró con anticipación. Para atraer más compras por este medio (porque a nadie le gusta pagar por algo que no va a recibir en mucho tiempo) puedes dar ofertas, regalos extra o descuentos únicos a aquellos que te ayudaron durante este periodo de contingencia. 14 CÓMO GENERAR LIQUIDEZ EN ESTA SITUACIÓN Ten presencia digital Es momento de sacarle el máximo provecho a tus redes sociales, si todavía no tienes no pierdas ni un minuto, no importa cuáles utilices pero publica muchas cosas; eso sí, todos tus esfuerzos estarán dirigidos a que te sigan y se quieran enterar más de todo lo que harás durante estos momentos. Si eres un bar, puedes ofrecer ideas de tragos, cómo preparalos en casa y que lleven una cuarentena más tranquila preparándose sus bebidas; verás que tus clientes lo agradecerán y cuando esto pase, estarán decididos a probarlas en la barra. Si eres un gimnasio, puedes ofrecer rutinas en casa y tips de alimentación para que más adelante te tomen en cuenta. También puedes establecer dinámicas en donde le preguntes a tus seguidores cosas como lo que tienen en casa para preparar bebidas, así con los ingredientes de su alacena y refrigerador podrías darle una receta. Fondea tu negocio Una de las opciones a las que puedes acceder y de las cuales tendrás que apelar a la bondad de tus consumidores es el fondeo. Aquí deberás publicar en una plataforma digital tu “proyecto”, es decir, explicar por qué es importante que la gente te ayude en estos momentos difíciles y definirás una meta de dinero a la que quieres llegar para sostener tu negocio. En la plataforma podrás decidir que todo aquel que le interese te ayude con la cantidad que quiera o con cifras establecidas, así podrás alcanzar tu meta de forma más sencilla. Incluso, por cada donación y dependiendo el monto puedes ofrecer alguna especie de “regalo” por su contribución. Eso sí, en este tipo de ayuda hay un riesgo de no obtener ni un solo peso, ya que al establecer tu meta, es lo que deberás de juntar para que las plataformas te den el dinero solicitado, en caso contrario, no se te dará nada. Algunas de las plataformas que puedes utilizar en México son Fondeadora, Fondify y Hipgive; básicamente todas funcionan de la misma manera y puedes buscarlas para conocer más información de cómo te pueden ayudar en estos momentos. 15 MANTENTE SANO Mantente sano Lo más importante de todo esto es que te cuides, sin una buena salud podrías comprometer todas las operaciones de tu negocio, así que es indispensable que sigas los protocolos establecidos, así como cuidar a tu personal y ofrecerles lo necesario para que se mantengan sanos. Sigue los protocolos de salud correspondientes a tu industria, cada negocio tendrá sus formas y restricciones, así que por más que te parezcan exageradas, síguelas al pie de la letra, porque lo más importante es que no haya más contagios. Si no puedes mandar a home office a tus empleados, proporciónales todas las medidas sanitarias necesarias, como agua, jabón, mascarillas, gel sanitizante, toallas de papel, cubrebocas y todo lo necesario para que trabajen con las medidas necesarias de limpieza y que tu negocio permita. Sé flexible con tus políticas de faltas y ausencia por enfermedad, estamos viviendo en una crisis y no es que tus colaboradores se enfermen, también tienen familiares y estos momentos de incertidumbre les podría ser de gran ayuda pasar un momento con los que quieren. Finalmente, si alguien de tu equipo o tú se contagiaron y se están recuperando, acéptalo como cualquier otro, ya que muchas personas están creando un estigma alrededor de las personas infectadas y piensan que los podrían contagiar. Por ahora se sabe que una persona que superó el virus, puede vivir normalmente y no representa un riesgo para los que lo rodean. 16 PARA EL FINAL Para el final Recuerda que tus clientes también se encuentran en una etapa de estrés, intentando cubrir sus necesidades básicas, así que tú estás ahí para satisfacerlas, también para brindarle información de confianza y dale la sensación de seguridad e higiene que hay en todos tus productos. Ayúdale y entre ambos podrán ver esto como un espacio para trabajar juntos. Tú eres una solución a uno de los problemas que tienen, así que aprovéchalo. 17 CLIP TIENE UN PRODUCTO IDEAL PARA CADA NEGOCIO www.clip.mx
